Transcript De parttime CFO: Zinvol?
De parttime CFO: Zinvol?
1.
HET DILEMMA.
Het merendeel van de Nederlandse bedrijven wordt gevormd door het Midden- en Klein Bedrijf (MKB tot ongeveer 250 medewerkers).Vaak bedrijven die willen en kunnen groeien. Zonder uitzondering zijn ze goed thuis in hun markt, hebben ze een gezonde ambitie om te groeien en om goed winstgevend te zijn. Deze bedrijven hebben soms vragen hoe het financieel gaat en hoe ze naar de toekomst moeten kijken, zoals: Kan ik vertrouwen op mijn financiële rapportages? Hoe ontwikkelt mijn cashflow zich? Heb ik ruimte om te investeren? Welk product levert geld op? Is mijn automatisering op orde? Hoe trek ik nieuwe financiering aan? Vragen die elke ondernemer zich regelmatig zal stellen. En dan kan het zijn dat onvoldoende specialistische kennis in huis is op momenten dat het echt nodig is. De simpele reden is vaak dat bedrijven te klein zijn om specialistische kennis op vaste basis in huis te nemen. Of ze zitten in een groeifase waardoor de middelen er nog niet zijn. Of de ondernemer ziet het nut niet van specialistische kennis of vindt de kosten te hoog. Vooral vanuit het idee dat je daarvoor een vaste kracht nodig hebt, die dan altijd op de kosten drukt. Hij belandt dan regelmatig bij zijn accountant. Die heeft een prima inzicht in de financiële situatie van een bedrijf maar is meestal niet ingericht om de ondernemer in operationele zin van dag tot dag bij te staan. Qua bemensing maar ook vanuit kosten geredeneerd. Bovendien mag de accountant dat ook niet, zeker als de ondernemer van een omvang is dat een accountantsverklaring nodig is. Dan moét de ondernemer toch naar iemand anders toe.
2.
RISISCO’S EN UITDAGINGEN
Binnen onze organisatie “ The Perfect Fit “hebben we de ervaring dat er soms dingen gebeuren die de groei van een bedrijf belemmeren of het bedrijf plotseling in de problemen brengen. Zoals bijvoorbeeld: Het goed beheersen van belangrijke projecten, zodat je in een vroeg stadium weet wat het resultaat gaat worden. Regelmatig blijkt pas achteraf hoe het project zich heeft ontwikkeld, maar dan is het vaak te laat; Het organiseren van groeifinanciering of herfinanciering en het onderhouden van de relatie met de bank. Hoe blijft de onderneming binnen de afspraken met de bank? Hoe voer je het
gesprek met de bank? Is er voldoende aandacht voor de zachte kant van de relatie op basis van “harde“ getallen en is er begrip voor de positie van de bank? ; Het kennen van je vaste- en variabele kostenbasis. Maar ook het kunnen maken van een degelijke cashflowplanning die basis is voor een gezonde bedrijfsvoering. Cash is in het MKB toch vaak één van de belangrijkste factoren die bepalend zijn voor de toekomst van een bedrijf; Bedrijfsopvolging of aan-/ verkoop van een bedrijf inclusief een objectieve waardering van het bedrijf; Onvoldoende of onjuiste stuurinformatie om de toekomstige ontwikkelingen van een bedrijf te kunnen beoordelen. Soms in combinatie met een gebrekkige administratie; Een dreigend faillissement; Onvoldoende kennis van algemene regelgeving, subsidies en belastingzaken; Het zelf doen van de boekhouding of het niet goed uitbesteden; Een matig ingerichte automatisering. Hoe ontdek je dat je automatisering niet up to date is? En hoe los je dat dan op?; Het ontbreken van een -onafhankelijk- kritisch oog of een luisterend oor. Iemand die objectief kan oordelen en een sparring partner kan zijn voor de directeur en/of eigenaar.
3.1
3.
WIE KAN HELPEN IN DIT SOORT SITUATIES
De accountant of het administratiekantoor
Op veel gebieden kan de accountant prima ondersteuning bieden. Hij kent het bedrijf goed, heeft op basis van zijn ervaring een gezonde visie en is goed thuis in de meest voorkomende regelgeving. Anderzijds is een accountantskantoor niet altijd ingericht om op regelmatige basis ondersteuning te leveren voor een aantal uren of dagen per week. Bovendien zijn de kosten over het algemeen hoog en kan er een conflict ontstaan tussen controle en advies.
3.2
Iemand uit de omgeving van de directeur of eigenaar
Er zijn altijd financieel geschoolde mensen te vinden die vaak op ad hoc basis hun diensten aanbieden en meestal tegen een laag tarief. Vertrouwd en dichtbij. Maar daardoor niet altijd in staat om voldoende afstand te houden.
3.3 Een parttime CFO, controller of financieel manager
Bij The Perfect Fit weten we uit ervaring dat in een groot aantal gevallen een parttime CFO, controller of financieel manager een goede oplossing kan bieden. Dit is een oplossing waarin een sterke en heel ervaren financial zich voor een onbepaalde tijd verbindt aan een bedrijf om concrete problemen op te lossen, mee te denken over de toekomst van het bedrijf en een sparring partner te zijn voor het management. Zolang of zo kort als nodig is. En flexibel inzetbaar, afhankelijk van de vraagstukken die spelen. Daardoor zullen de kosten lager zijn dan met een vaste kracht. En er is zekerheid dat de ondernemer naar behoefte kan beschikken over financiële deskundigheid. Een parttime CFO, controller of financieel manager onderscheidt zich van een “gewone” interimmer doordat hij/zij zich voor een langere tijd en voor een wisselend aantal uren per periode beschikbaar houdt voor één of enkele opdrachtgevers zodat de continuïteit in de werkzaamheden is gewaarborgd. Bovendien zal het tarief moeten passen bij het soort bedrijf. En, niet onbelangrijk, deze man/vrouw moet zich aan kunnen passen aan de omvang en de cultuur van het bedrijf. En de omvang of
complexiteit van een bedrijf bepaalt of een parttime CFO (overzicht), een parttime controller, (inzicht) of een parttime financieel manager (nadruk op dagelijkse processen) nodig is. Toch zien we een zekere schroom bij de bedrijven die baat zouden hebben bij een parttime CFO, controller of financieel manager. Soms maakt onbekend óók onbemind. Maar ook zal een directeur en/of eigenaar niet graag te koop lopen met zijn problemen. Onze organisatie, The Perfect Fit, heeft een groot bestand aan interim managers die we persoonlijk kennen. Van ervaren tot zeer ervaren en gewend om onder wisselende en lastige omstandigheden te werken. De meeste interim managers hebben ruime ervaring in het MKB. Een aantal van hen verbindt zich aan het concept om zich voor een onbepaalde termijn te verbinden aan een bedrijf op parttime basis. Dus zolang het nodig is en met wisselende uren op basis van het werk dat er ligt. De tarieven zijn heel redelijk en de totale kosten kunnen dus door de ondernemer beïnvloed worden.
4.
WELKE ACTIVITEITEN BIJVOORBEELD?
De volgende activiteiten zijn een greep uit de vragen die ons vanuit het MKB regelmatig bereiken.
4.1
Focus op producten en prijs
De parttime CFO helpt met het maken van keuzes op basis van analyses over de winstgevendheid van activiteiten en producten. Inzicht in de markten en de noodzakelijke kosten van de onderneming die toegerekend moeten worden aan activiteiten en producten is daarbij cruciaal. Vervolgens helpt hij om deze keuzes in de praktijk te brengen.
4.2
Inrichting processen en systemen
Het inrichten en standaardiseren van processen; Volledig benutten van de automatiseringsmogelijkheden; Een degelijke cashflowplanning optuigen als basis voor een gezonde bedrijfsvoering; De opstelling van een gericht debiteuren- en crediteurenbeleid; Het inrichten van de Planning en Control cyclus; Het opstellen van (toekomstgerichte) stuurinformatie zodat je vooruit kunt kijken en bijsturen; Inzichtelijk maken van opbrengstenstromen, die in relatie staan met de (variabele) kostenstructuur; Inzichtelijk maken van de kostenstructuur; De opzet van een goede projectadministratie, waardoor resultaten van een project sneller inzichtelijk worden gemaakt en risico’s beter kunnen worden beheerst.
4.3 Goed inrichten van de ondersteunende diensten in de tweede lijn (in huis of uitbesteed)
HR; Automatisering; Planning & Control.
4.4
Ondersteuning op cruciale momenten voor een bedrijf
Financiering aantrekken voor; o Omzetgroei; o Ten behoeve van de uitkoop van familieleden; o Aankoop van een bedrijf; Mogelijke bedrijfsopvolging of verkoop van het bedrijf; Waardering van het bedrijf; Afwending van een dreigend faillissement; Bijzonder Beheer situaties bij banken voorkomen of begeleiden.
5.
ONZE AANPAK
Twee zaken zijn cruciaal om een bedrijf succesvol bij te staan en waar we op voorhand met het management overeenstemming willen hebben: Een duidelijke analyse van de situatie waarin het bedrijf verkeert en een beschrijving van de belangrijkste financiële vraagstukken die de komende tijd spelen. The Perfect Fit stelt 1 of 2 mensen maximaal twee dagen gratis beschikbaar om met het management een gedegen Casusanalyse op te stellen. Het resultaat is een korte rapportage die met het management wordt besproken. Het beschrijven van het profiel van de parttime CFO of controller en het afstemmen met het management. Het gaat hier meer om de “zachte” kanten van de persoon en de vraag of hij op langere termijn vruchtbaar kan samenwerken met het management. Soms is hij de bijrijder en op andere momenten zal hij het initiatief moeten nemen. Dat kan alleen als de relatie goed is en een stootje kan hebben. Als deze twee punten helder zijn stelt The Perfect Fit een kandidaat voor inclusief een inschatting van het aantal te besteden aantal uren per maand en het tarief.
6. CASES
We hebben een beperkt aantal cases geanonimiseerd beschreven die wij bij MKB bedrijven zijn tegengekomen en waar The Perfect Fit bij betrokken is geweest.
Projectmarges sterk verbeterd
Casus
Bij een aantal projecten bij een installatiebedrijf werd het bedrijf geconfronteerd met slechte resultaten die aan het einde van een project opeens opdoken.
Aanpak
Ingevoerd werd dat de projectmanagers 4-wekelijks per project een onderbouwde resultaatprognose afgaven en deze bespraken met de directeur. Ook werd een sterke focus gelegd op de commerciële (offerte) fase, waarin al 75% van de projectresultaten werden bepaald.
Resultaat
Duidelijke betere projectmarges (-resultaten), en een betere risicobeheersing.
Financiering van opvolging en groei
Casus
Een bedrijf wilde nieuwe financiering aantrekken om de uitkoop van familie te financieren en ten behoeve van werkkapitaal voor een verdere groei. De huisbank stelde eisen, zoals het verpanden van de aandelen van de holding en onderliggende bedrijven met bijbehorende scherpe ratio’s.
Aanpak
We hebben aan diverse banken gevraagd een offerte uit te brengen. Tevens hebben we een bedrijfspresentatie gemaakt, met goed onderbouwde meerjarencijfers (winst-, kasstroom- en balansprojecties). Hierdoor kregen de banken vertrouwen in de business en mogelijkheden. Vervolgens met twee banken verder onderhandeld.
Resultaat
Een mooie financiering met acceptabele bankratio’s, met ruimte om de familie uit te kopen en voor groei door middel van de financiering van het werkkapitaal. En alleen voorraden en debiteuren werden als onderpand gegeven, waardoor er financieringsmogelijkheden over bleven.
Succesvolle verkoop van het bedrijf
Casus
Een zo goed mogelijke verkoopprijs voor een bedrijf realiseren.
Aanpak
Heldere toekomstplannen werden opgesteld. Ook zijn goed onderbouwde meerjarencijfers (winst-, kasstroom- en balansprojecties) opgesteld. Door goede presentaties aan banken en aan kopers kregen deze partijen vertrouwen in de toekomst van het bedrijf.
Resultaat
Een prima koopprijs in de eerste bieding, onder voorbehoud van bevindingen van het boekenonderzoek. De koopprijs bleef vervolgens overeind in het uitgebreide boekenonderzoek. Er werden geen financiële risico’s gevonden, dit vanwege de goed onderbouwde presentaties.
Managementinformatie en voorspelbaarheid van de onderneming Casus
Bij een bedrijf, dat geen controller in dienst had, waren de financiële maandcijfers tevens ook stuurinformatie. Er werd daarom feitelijk achteruit gekeken i.p.v. vooruit. De financiële voorspelbaarheid van het bedrijf was beperkt.
Aanpak
Toen is de slag naar controlling gemaakt. Er werden belangrijke kengetallen, zoals orderinname, omzetten per productlijn, geïntroduceerd. Aan de hand van verwachte orders en omzetten (verkooppijplijn) werd een verwachte omzetprognose en bijbehorende inkoopkosten per maand voor een jaar vooruit gemaakt. Ook werden liquiditeitsprognoses opgesteld.
Resultaat
Hierdoor ontstond een organisatie die in control kwam. Er werd niet alleen meer (achteruit) naar financiële cijfers gekeken, maar ook naar toekomstgerichte kengetallen en prognoses.
Grip op administratie
Casus
Bij een bedrijf in de bouw was de administratie minimaal georganiseerd. Iedere maand werd een map met in- en verkoopfacturen verwerkt door een administratiekantoor. Dit kantoor deed ook de BTW aangifte. De enige stuurinformatie, ongeveer 6 weken na afloop van de maand was een debiteuren- en crediteurenlijst en proef- en saldibalans. Er was geen verlies- en winstrekening en geen balans. De noodzakelijke cashflowprognoses, gezien de marginale resultaten, waren onmogelijk te produceren. Crediteuren werden betaald voor zover de bankrekening dat toe liet. Veel facturen werden in deelbetaling voldaan, zodat het overzicht aan crediteuren onbetrouwbaar werd. De afloop van debiteuren was volstrekt onvoldoende om snel te reageren op wanbetaling of vertraagde betaling.
Aanpak
Eerste actie was om alle facturen te boeken in Excel met een geplande betaaldatum en de benodigde banksaldi daaruit te berekenen. Door alle repeterende vaste kosten een half jaar vooruit te plannen en een projectenadministratie in te richten (in Excel) was een redelijk zuivere cashflowprognose mogelijk. Vervolgens is een administratiekantoor ingeschakeld dat via wekelijks gescande facturen en automatische herkenning van de relevante gegevens, de facturen automatisch boekt. Via de cloud komt er binnenkort op ieder moment van de dag volledig inzicht in de financiële toestand van het bedrijf en dit alles tegen lagere kosten. De inzet van de parttime financieel manager wordt daardoor beperkt tot ongeveer 15 uur per maand.
Resultaat
Een organisatie die weer in control is. De totale inspanning bedraagt voor deze case ongeveer 500 uur over een periode van 16 maanden.
Van zelfstandig opereren naar onderaannemer
Casus
Een bedrijf was door de crisis en het verwaarlozen van de verkoopinspanningen ongeveer 80% van zijn omzet kwijtgeraakt. Alle reserves waren opgebruikt en het bedrijf was eigenlijk failliet. Een opleving in een bepaald deel van de markt leverde een opdracht om voor een grote opdrachtgever halfproducten te maken.
Aanpak
De belangrijkste voordelen die het bedrijf had, waren de lage kostenstructuur en de uitstekende kwaliteit van de geleverde onderdelen. De opdrachtgever had de voordelen van een behoorlijke marge en een kwalitatief hoogwaardige productie. Door de parttime CFO zijn de contacten met de opdrachtgever aangehaald, met name om als “preferred supplier” te fungeren en om (financieel) samen te werken. Op termijn is een meer zelfstandige koers, om minder afhankelijk te zijn van één opdrachtgever, van belang.
Resultaat
Een bedrijfsvoering met een prima marge en voorlopig omzetzekerheid. Voldoende ruimte om weer
vet op de botten te krijgen. Een heroriëntatie naar meer eigen verkoopinspanningen is nog onderhanden.
Een groei-traject op basis van een buy and build strategy
Casus
Een bedrijf was te klein (mede door de crisis) om goed winstgevend te worden, terwijl een zekere omvang de onderneming veel winstgevender kon maken en tevens betere proposities kon aanbieden. Een tweede managementlaag (finance, hrm etc.) was nodig, maar te kostbaar. Groei, en daardoor schaalvoordelen, waren noodzakelijk.
Aanpak
Een autonome groei was wel aanwezig maar in een te laag tempo. Dat betekende dat een paar grote stappen nodig waren. Door enkele ondernemingen over te nemen, is schaalgrootte ontstaan, die tot een grotere specialisatie kon leiden en was een tweede laag financierbaar.
Resultaat
Door de overnames en gedisciplineerde integratie ontstonden schaalvoordelen. Een betere balans in werk/privé voor de DGA werd mogelijk. De absolute winstgevendheid is toegenomen. De kwaliteit van de sales kon daardoor stijgen. Uiteraard is zorgvuldige cashflow planning en herstructurering van de onderneming en integratie van bedrijven nodig. Ook daarvoor is ondersteuning geboden.
Waarderingsonderzoek en mogelijk uitkoop aandeelhouders, maar liever niet door een big 4 kantoor
Casus
Een onderzoek naar de waardering van de onderneming was noodzakelijk. De ondernemer durfde niemand in de omgeving nog te vertrouwen. Twee big 4 kantoren hadden al een Due Diligence onderzoek uitgevoerd, maar in de rapportages stonden zoveel disclaimers dat het nog niets zei. Bovendien was het een hele dure exercitie. Maar de banken eisten het wel.
Aanpak
Na gesprekken met de ondernemer, aandeelhouders en de banken, werd gekozen voor een parttime CFO met veel vlieguren. Hij ging gericht te werk en ging verder, daar waar de big4 stopten. De belangrijkste basis was vertrouwen in de persoon en in de aanpak.
Resultaat
De onderneming werd uiteindelijk op “nul” gewaardeerd, terwijl dat niet uit de Due Diligences onderzoeken naar voren kwam. Daardoor konden eindelijk knopen worden doorgehakt en konden aandeelhouders sneller tot overeenstemming komen en konden de aandeelpakketten worden verkocht. De ondernemer moest wel grote verliezen nemen.
Ruzie tussen aandeelhouders
Casus
Ruzies tussen aandeelhouders leidden tot verstarring in de verhoudingen en tot het weglekken van bedrijfswaarde. Dit kostte ontzettend veel energie van aandeelhouders, directie maar ook personeel, omdat gedeeltelijke informatie de organisatie insijpelde, waardoor personeel meer met de ruzie bezig was dan met de opdrachten. Het risico was groot dat de directie zijn focus zou verliezen en dat de onderneming in de verliezen zou duiken. Dat gebeurde dan ook. Daardoor verloren klanten het vertrouwen in het bedrijf en raakte het in een neerwaartse spiraal.
Aanpak
Een no nonsense aanpak was nodig om alle aandeelhouders met de haren erbij te slepen. In korte tijd volgden intensieve gesprekken die de emotie uit de verhoudingen moesten halen. Er moesten harde afspraken worden gemaakt die in hoog tempo en onder hoge tijdsdruk werden gemaakt om het bedrijf te redden. Immers, de afbraak van de onderneming ging snel en leidde tot weglekken van cash. De onderneming werd in korte tijd topzwaar (teveel overhead en daling van de productiviteit) omdat de omzet niet meer het basiskostenniveau kon dragen.
Resultaat
De onderneming kon door deze aanpak, en door de onpartijdige parttime CFO, worden gered. De aandeelhouders moesten slikken, maar dat was voor de onderneming het beste. Bovendien konden alle aandeelhouders hun energie weer richten op hun eigen activiteiten. Dit heeft uiteindelijk veel (advocaat-)kosten bespaard. Bovendien leidde dat voor iedereen tot een betere psychische gesteldheid. De onderneming kon in afgeslankte vorm snel weer bouwen aan vertrouwen bij een aantal weggelopen klanten.
Crediteurenakkoord
Casus
Een onderneming was op zich gezond, maar het lukte maar niet om er bovenop te komen. De balans was te zwaar en de solvabiliteit penibel. De banken wilden niet meer de financiering bieden, waarmee in het verleden met de nodige vanzelfsprekendheid werd gewerkt. Externe private investors durfden het niet aan. De bestaande aandeelhouders hadden onvoldoende eigen middelen of wilden geen garanties meer bieden.
Aanpak
Om een faillissement te voorkomen werd een pakket maatregelen voorgesteld, waarbij een crediteurenakkoord de kern vormde. Er werd met alle crediteuren afgesproken dat in dit geval 20% van de uitstaande crediteurenbedragen werden betaald tegen finale kwijting. Dat gold ook voor de banken en belastingdienst. Een onderhandse afspraak had de voorkeur. Het was voor de crediteuren en banken slikken of stikken, anders zouden ze alles kwijtraken.
Resultaat
Door het crediteurenakkoord kon de onderneming worden gered. Hierdoor kon de onderneming de schuldenberg in één keer verminderen. En de positie in de markt was niet noemenswaardig aangetast. De banken wilden weer financieren. Deze methode wordt ook “prepack” genoemd,- waar inmiddels een wettelijk kader voor is ontstaan -, Het heet prepack wanneer er afspraken zijn gemaakt met de rechtbank en een bewindvoerder/curator, om het weglekken van waarde te voorkomen, zoals dat bij een faillissement vrijwel altijd het geval is.
7. The Perfect Fit: profiel
The perfect Fit is een netwerkorganisatie waarin ervaren finance en I(T) professionals hun krachten hebben gebundeld en kennis en relaties delen. Perfect Fitters zijn hoog opgeleid, vaak in de accountancy. Mede daardoor zijn we in staat om snel in te springen, op het hoogste niveau te acteren en problemen te fileren. Wij zijn in het bezit van de juiste voelhoorns om op te vangen wat er in uw organisatie leeft en pikken de draad op waar uw accountant en adviseurs als sparringpartners ophouden. Onze gedegen kennis, ervaring en onafhankelijke positie maakt ons tot ideale professional voor financiële en organisatorische vraagstukken, die om heldere pragmatische oplossingen vragen. Bij de invulling van opdrachten kunnen we putten uit een bestand met meer dan vierhonderd actieve interimmers, die we persoonlijk kennen. We vinden het belangrijk dat de professional die u zoekt, past in uw organisatie, snel de weg kent, aanvoelt wat er wordt verwacht en beschikt over de juiste ervaring. Ons vertrekpunt is daarom altijd een persoonlijk gesprek om van gedachten te wisselen over zaken die binnen uw organisatie spelen en met een frisse blik met u mee te denken. Doet zich een concrete vraag voor, dan selecteren wij de juiste kandidaat, gegeven het profiel dat we samen hebben opgesteld.