Transcript verantwoording evaluatie ctc -keurmerk
verantwoording evaluatie ctc
-
keurmerk
Krachtig door kwaliteit
INHOUD
Inleiding Doel van het CTC-Keurmerk Plan van aanpak evaluatie Uitvoering van de evaluatie Contacten met belanghebbenden Keurmerkdocument Wijzingingen keurmerkdocument Juridische documenten RIB-Audit Overige adviezen Conclusie
Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3
Krachtig door kwaliteit
9 10 11 2 2 3 4 5 6 7 8 12 13 14 Colofon
Uitgave van Stichting AQTO september 2016 1
INLEIDING
In het tweede kwartaal van 2016 heeft de evaluatie van het eerste jaar CTC-Keurmerk worden conclusies getrokken.
(Keurmerk) plaatsgevonden. Bij de evaluatie zijn zowel Holland Quaestor, Stichting AQTO als belanghebbenden betrokken. In dit document wordt verantwoording afgelegd over de resultaten van de evaluatie, worden adviezen gegeven ter verbetering en Krachtig door kwaliteit Doel van het CTC-Keurmerk De evaluatie begint bij het doel van het Keurmerk. De doelstelling is als volgt geformuleerd: » » » » Verhoging van
professionaliteit
in de trustsector en bij de trust kantoren; Objectieve borging van
kwaliteit
; Vergroten
geloofwaardigheid
van de sector bij belanghebbenden; Bewustwording
structurele verandering
trustsector.
2
PLAN VAN AANPAK EVALUATIE
Voor de evaluatie is een plan van aanpak geschreven dat is vastgesteld door het bestuur van Holland Quaestor en door het bestuur van Stichting AQTO. In het plan van aanpak is als doelstelling opgenomen: Evaluatie van één jaar Keurmerk HQ ; Wat vinden belanghebbenden en wat zijn hun suggesties; Keurmerk: klopt het formeel en klopt het ook materieel; Toekomstige ontwikkelingen.
In het evaluatieteam zijn vertegenwoordigers opgenomen van zowel grote als kleine trustkantoren. De kwartiermaker van Stichting AQTO heeft het proces begeleid. De samenstelling van het team is weergegeven in bijlage 1 .
» » » Eén jaar Keurmerk HQ » Wat gaat er goed | Wat kan er beter; Rollen van HQ | AQTO | Visiteurs; Update van de keurmerkcriteria; Juridische documenten.
Krachtig door kwaliteit 3
Evaluatieproces De
coördinatie
van het evaluatieproces heeft plaatsgevonden door de kwartiermaker van Stichting AQTO. De kwartiermaker heeft tevens de gesprekken gevoerd met
interne
en
externe belanghebbenden
. De evaluatie heeft plaatsgevonden binnen het afgesproken tijdpad zijnde het tweede kwartaal van 2016.
UITVOERING VAN DE EVALUATIE
Het evaluatieteam heeft gedurende de evaluatie regelmatig contact gehad met de besturen van Holland Quaestor en Stichting AQTO alsmede met de Commissie Gedrag & Cultuur van Holland Quaestor. In de evaluatie is ook aandacht geweest voor de invulling, governance en samenwerking van de verschillende rollen die worden ingevuld door Holland Quaestor | Stichting AQTO | Visiteurs | RIB-Auditors. De keurmerkcriteria zijn opnieuw beoordeeld en alle juridische documenten zijn gereviewed. Met interne en externe belanghebbenden is contact gezocht en/of hebben gesprekken plaatsgevonden. Per aandachtsgebied zijn verschillende teams samengesteld en goede samenwerking heeft plaatsgevonden met de Verenigingsmanager van Holland Quaestor. Naar aanleiding van de eerste visitaties heeft in september 2015 een korte evaluatie plaatsgevonden van de ‘
pilot fase
’ van het Keurmerk. De
uitkomsten
van deze eerdere evaluatie zijn beschreven in bijlage 2 en
vormen het uitgangspunt
voor de nu uitgevoerde evaluatie na één jaar Keurmerk. Krachtig door kwaliteit 4
De vijf hoofdpunten zijn: 1. Verantwoording: Transparantie | Transparantie | Transparantie; 2. 3. 4. 5. Maak (fiscale | morele) ethiek nadrukkelijk onderdeel van het Keurmerk; Zoek structureel de dialoog met (externe) belanghebbenden en maak hier ‘echt’ tijd voor vrij; Investeer substantieel in gedrag & cultuur programma’s voor geïnternaliseerde integere cultuur, zowel met betrekking tot de harde kant als de zachte kant (de combinatie van regels en gedrag als kracht: van, voor en door mensen die werken bij trustkantoren); Verstevig de governance in de trustsector: ontwikkeling van
beroepsorganisatie
en ook bijvoorbeeld
Raad van Commissarissen
voor trustkantoren die wettelijk een OR hebben en
certificering van Stichting AQTO
zelf door Raad van Accreditatie.
Krachtig door kwaliteit
CONTACTEN MET BELANGHEBBENDEN
Een belangrijk onderdeel van het evaluatieproces zijn de gesprekken geweest met interne en externe belanghebbenden. Stichting AQTO en Holland Quaestor zijn verheugd over de tijd die beschikbaar is gesteld en over de constructieve en opbouwende suggesties die zijn geleverd. Deze suggesties zijn voor een groot gedeelte verwerkt in het keurmerkdocument en in de juridische documenten. De aanbevelingen van externe belanghebbenden kunnen in vijf hoofdpunten worden samengevat. Het is aan de leden van Holland Quaestor om te bepalen op welke wijze zij op deze vijf hoofdpunten beleid ontwikkelt. In bijlage 3 zijn de contacten met belanghebbenden verantwoord.
5
Keurmerkdocument 2.0
Na instemming van alle bestuurlijke gremia is het gewijzigde keurmerkdocument op de website van Stichting AQTO gepubliceerd. Leden van Holland Quaestor met een CTC-Keurmerk hebben vanaf 1 juli 2016 circa
één jaar de tijd
zich voor te bereiden op de
tweede ronde van visitaties
die vanaf medio 2017 begint.
KEURMERKDOCUMENT
Op basis van de ervaringen in het eerste jaar en de ontwikkelingen in en rondom de trustsector is het keurmerkdocument grondig gereviseerd naar versie 2.0. Zowel interne als externe belanghebbenden hebben hierin een wezenlijke rol vervult. De belangrijkste wijzigingen in het keurmerkdocument zijn op de volgende pagina weergegeven.
Krachtig door kwaliteit 6
BELANGRIJKSTE WIJZIGINGEN KEURMERKDOCUMENT
Logischer volgorde en verduidelijking; Aanscherping normering (48 van maximaal 54 punten, was 40 van maximaal 60 punten); Verbinding van criteria waardoor iets minder criteria (van 60 naar 54 criteria); Meer voorwaardelijke vragen (27 criteria, was 16 criteria); MVO-beleid ook gericht op (fiscale en morele) ethiek (M-6, voorwaardelijk); Meer inzicht in UBO van trustkantoor zelf (M-16, voorwaardelijk); Familiebanden binnen trustkantoor (M-22, voorwaardelijk); Error management (M-23); Cliëntacceptatie uitgebreid met ethiek en fiscaliteit (C-1, voorwaardelijk); Relatie met banken toegevoegd (C-11); Three lines of defence toegevoegd (W-1, voorwaardelijk); RIB-Audit toelichting en eisen uitgebreid (W-2, voorwaardelijk); Risicomanagement en controlfunctie toegevoegd (W-5, voorwaardelijk); Risicoanalyses verbinding en uitbreiding (W6, voorwaardelijk); Informatiebeveiliging (W-10, voorwaardelijk); Transactiemonitoring (W-12, voorwaardelijk).
Krachtig door kwaliteit 7
JURIDISCHE DOCUMENTEN
De werkgroep juridische evaluatie Stichting AQTO (voor samenstelling zie bijlage 2) heeft de formele
meer in lijn met elkaar gebracht
documenten wijzigingen voortgekomen. De juridische documenten zijn in reglementen. Betere afspraken zijn gemaakt over besproken en beoordeeld. Uit deze review zijn geen materiële . Ook zijn dubbele bepalingen geschrapt die bijvoorbeeld voorkwamen in zowel statuten als
informatie uitwisseling
tussen Holland Quaestor en Stichting AQTO. In het kader van de onafhankelijkheid van de Commissie van Beroep is besloten dat het reglement van de Commissie van Beroep kan worden aangepast door de commissie zelf en geen goedkeuring behoeft van bestuur Stichting AQTO. Tevens is een vast bedrag van € 5.000 vastgesteld dat vooraf dient betaald te worden aan Stichting AQTO voordat een beroepsprocedure kan worden begonnen. De certificatiemethodiek is herzien, mede als gevolg van wijziging van aansturing visiteurs, waarin ook de verschillende rollen zijn beschreven. Tevens zijn in dit document relevante termijnen opgenomen in relatie tot het proces van toekenning van het Keurmerk.
Krachtig door kwaliteit » » » » » » Documenten: » Aanvraagformulier; » Certificatiemethodiek; Keurmerkovereenkomst; Statuten; Reglement van Bestuur; Reglement Commissie van Beroep; Reglement Commissie van Advies; Convenant Stichting AQTO en Holland Quaestor. 8
RIB-Auditors Op 13 juni 2016 heeft Stichting AQTO een bijeenkomst voor interne en externe RIB-Auditors georganiseerd. De
boodschap
tijdens deze bijeenkomst was duidelijk:
werken
en Quaestor.
rapporteren
conform de lijn van de brochure opgesteld door Holland
RIB-AUDIT
De RIB-Audit is een belangrijke pijler onder het CTC-Keurmerk. De kwaliteit van de RIB Audit dient verhoogd te worden. Dit is tijdens de visitaties gebleken en zal vermoedelijk nog duidelijker worden na het thema onderzoek RIB-Audit van DNB. Daarmee vormt de RIB-Audit een belangrijk risico voor de geloofwaardigheid van het CTC-Keurmerk. Stichting AQTO volgt de ontwikkeling en professionalisering van RIB-Auditors nadrukkelijk. Alleen RIB-Auditors mogen de dossiers van de cliënten van de leden van Holland Quaestor beoordelen. Stichting AQTO dient er op te kunnen vertrouwen dat de uitkomst van de RIB-Audit een solide basis vormt voor het wel of niet kunnen toekennen van het CTC-Keurmerk.
Krachtig door kwaliteit 9
OVERIGE ADVIEZEN
Guidance van Holland Quaestor bij de keurmerkcriteria is van groot belang. De brochure RIB-Audit is daarvan een prima voorbeeld. Holland Quaestor wordt geadviseerd meer guidance te ontwikkelen in het algemeen en specifiek voor keurmerkcriteria . In de gesprekken met belanghebbenden is ook regelmatig benoemd dat het de hoogste tijd is dat de trustsector haar verantwoordelijkheid ‘echt’ neemt. Een CTC-Keurmerk is prima en belanghebbenden merken op dat zij niet meer geconfronteerd willen worden met allerlei incidenten die ook met hoge frequentie in het nieuws verschijnen. Dit vraagt een andere manier van denken door de trustsector: ‘
van buiten naar binnen denken en niet meer van binnen naar buiten denken
’. Met dit veranderingstraject zijn investeringen gemoeid. De huidige inrichting van eigendomsstructuur van trustkantoren en de gepercipieerde financiële druk wordt hierin door veel belanghebbenden als belemmerend gezien.
Krachtig door kwaliteit Keurmerkcriteria Een voorbeeld hiervan is criterium M-6 over
maatschappelijk verantwoord ondernemen
. Het ontwikkelen van guidance op dit punt geeft bij de volgende ronde van visitaties duidelijkheid. 10
CONCLUSIE
De evaluatie heeft geleerd dat in een behoorlijk hoog tempo duidelijke stappen zijn gezet naar de
verdere professionalisering
horizontale lijnen van van de trustsector. De evaluatie heeft ook geleerd dat nog behoorlijke stevige stappen zijn te zetten en dat met een tempo dat de afgelopen periode tenminste evenaart. Zowel op de twee verticale lijnen als op de vier de naam van Stichting AQTO ligt een ambitieuze opdracht voor de leden van Holland Quaestor en voor alle partijen die hierbij zijn betrokken. Een ambitieuze opdracht die er voor zorgt dat het op papier klopt en in de praktijk deugd! Alleen door samen de handen in één te slaan kan deze ambitieuze opdracht met succes worden volbracht.
Krachtig door kwaliteit De naam van AQTO is een dubbel vier acroniem:
A
ssured
Q
uality
T
rustworthy
O
rganisations
A
wareness
Q
uotient
T
ransition
O
bservation 11
BIJLAGE 1: SAMENSTELLING EVALUATIETEAM
Commissie evaluatie CTC-Keurmerk
Yanouk Bierens Renate Boelens Birgitte van den Broek Margriet Hogeterp Ewout Langemeijer Jan Willem Taams Trustmoore Netherlands B.V.
TMF Netherlands B.V.
TeslinCS B.V.
Intertrust (Netherlands) B.V.
Three Rivers Management B.V.
Stichting AQTO, voorzitter commissie evaluatie
Werkgroep juridische evaluatie
Willem Bekkers Margriet Hogeterp Ewout Langemeijer Jan Willem Taams Stichting AQTO Intertrust (Netherlands) B.V.
Three Rivers Management B.V.
Stichting AQTO, voorzitter werkgroep juridische evaluatie Krachtig door kwaliteit 12
BIJLAGE 2: OPBRENGST EVALUATIE ‘PILOT FASE’ SEPTEMBER 2015
Positieve punten
Visiteurs ter zake kundig | goed voorbereid Visitatieplan gedetailleerd en helder Communicatie Aan planning gehouden Helder en goede concept rapportage Betrokkenheid | stralen vertrouwen en degelijkheid uit
Verbeterpunten
Meer kritisch zijn en meer uitdagende vragen Meer informatie over trustkantoor in rapportage over visitatie Betere toelichting op de vragen Self Assessment Meer interviews houden met medewerker(s) van trustkantoor Timing (late aanlevering visitatiestukken voor visitatie door trustkantoren) Betere afspraken over opleveren (concept) rapportage
Aandachtpunten
Informatie over wijze uitvoering audit Voldoende waarborgen vertrouwelijkheid Onduidelijkheid over mogelijkheid van beroep Onduidelijkheid over ‘comply or explain’ bij voorwaardelijke vragen Rol van Stichting OAK en Stichting AQTO Keurmerkcriteria in relatie tot omvang en bestaansduur kantoor Krachtig door kwaliteit 13
BIJLAGE 3: CONTACTEN MET BELANGHEBBENDEN
G esprekspartners buiten de trustsector
Rients Abma Directeur Eumedion Karin van Beekum Tanja Bender Jerry Brouwer Maaike van Diepen Frank Jan de Graaf Rogier van der Grinten Arthur de Groot Guiseppe van der Helm Leonard de Jager Ronald Jeurissen Diana van Kleef Jaap Koelewijn Jan van der Kolk Bart Jan Krouwel Ernestine Meijer Arnold Merkies Annemieke Reijngoud Rob Rommelse Nicole van der Scheer Toezichthouder Trustsector DNB Professor Fiscaliteit Universiteit Leiden Directeur Dutch Securities Institute (DSI) Coördinator Tax Justice Lector Corporate Governance & Leadership, HS van A’dam Wilhelmus Enterprises Oprichter | Directeur Institute For Financial Crime (IFFC) Voorzitter Tax Justice Beleidsmedewerker Ministerie van Financiën Hoogleraar Business Ethics, Universiteit Nyenrode Legal Counsel | Beleidsmedewerker Eumedion Professor Corporate Finance Nyenrode; leerstoel HQ Raad van Advies van Holland Quaestor Voorzitter Stichting Morres Wetgevingsjurist Ministerie van Financiën Lid Tweede Kamer namens de Socialistische Partij Vereniging Beleggers Duurzame Ondernemingen (VBDO) Directeur Atrium groep Beleidsmedewerker Ministerie van Financiën Krachtig door kwaliteit 14
VERVOLG
BIJLAGE 3: CONTACTEN MET BELANGHEBBENDEN
Arthur Sonneville Paul van Tongeren Francis Weyzig Marijn Zweegers Toezichthouder Trustsector DNB Emeritus hoogleraar wijsgerige ethiek, Universiteit Nijmegen Beleidsadviseur Oxfam Novib (advies via email ontvangen) Hoofd Bureau Integriteitsbevordering Openbaar Bestuur (BIOS)
Leden van Holland Quaestor
Jochai van Bergen Huug Braamskamp Meine van Dolder Gejo Kamp Wim Langeveld Michael Leers Hans van der Sanden Dennis Sickman DMS (Netherlands B.V.) Citco Nederland B.V.
BK Group International B.V.
BK Group International B.V.
Citco Nederland B.V.
Citco Bank Nederland B.V.
Citco Nederland B.V.
Duma Corporate Services B.V.
Commissie Gedrag & Cultuur Holland Quaestor
Ron Arendsen Vistra Netherlands B.V., voorzitter Commissie Gedrag & Cultuur Evelien Buis Vistra Netherlands B.V.
Karin Jansen Huib de Kanter Suzanne Versluis Hans Peter Visser Dedde Zeelenberg Alter Domus Nederland B.V.
TMF Netherlands B.V.
Euryton Trust Management B.V.
Citco Nederland B.V.
SGG Netherlands B.V.
Krachtig door kwaliteit 15
VERVOLG
BIJLAGE 3: CONTACTEN MET BELANGHEBBENDEN
Commissie van Advies van Stichting AQTO
Anne-Marike van Arkel Directeur NBA, voorzitter Albert Hollander Jeroen Lammers General Counsel Triodos Bank Manager Fiscaliteit, corporate governance en ondernemingsrecht VNO-NCW Marjan van der List Floris Mreijen Jorrit Nijssen Arnout Stal Advocaat van der List Advocaat Secretaris bestuur NVB Compliance Officer SGG Netherlands B.V.
Managing Director Marden Group B.V.
Krachtig door kwaliteit 16