Transcript PowerPoint-presentatie - Succesvol Vrijwilligen

Goede afspraken
maken goede vrienden
Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk
4 maart 2014
Intro
Inhoud
 Aanleiding en doel
 Relatie vrijwilliger - beroepskracht
 Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode
 Ondersteuning
Inhoud
 Relatie vrijwilliger - beroepskracht
 Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode
 Ondersteuning
Aanleiding en doel
Aanleiding
 Vaststellingen tijdens interne audits
 Klachten over ‘gebrekkige’ samenwerking tussen
beroepskrachten en vrijwilligers en v.v.
Doel
 Duidelijkheid scheppen over hoe een vrijwilliger of
personeelslid correct handelt.
 Voor personeelsleden zijn er daarenboven
arbeidscontract en arbeidsreglement.
Inhoud
 Aanleiding en doel
 Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode
 Ondersteuning
Kader
 Correcte positionering van de relatie: beroepskrachten zijn
ondersteunend, niet ondergeschikt
 Duidelijke aansturing:
beroepskrachten door beroepskrachten, vrijwilligers door
vrijwilligers (behoudens enkele uitzonderingen)
 ‘Incidenten’ worden gemeld aan resp. hiërarchie die oplost,
indien nodig indienen klacht (zie verder)
 Consequent optreden tegen inbreuken, indien nodig tot en
met sanctioneren
 Werken aan profiel en competenties, vooral voor de
leidinggevende vrijwilligers
 Coördinator vrijwilligersbeleid
Voettekst
Inhoud
 Aanleiding en doel
 Relatie vrijwilliger - beroepskracht
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode
 Ondersteuning
Basisregel
 Wie zich plichtsbewust engageert, loopt geen
persoonlijk risico
Wat betekent plichtsbewust?
 Plichtsbewust handelen = handelen als goede
huisvader = handelen in overeenstemming met
gedragsregels die Rode Kruis-Vlaanderen voorschrijft
 Algemene gedragsregels:
− Fundamentele beginselen Rode Kruis
− Waarden Rode Kruis-Vlaanderen
 Bijzondere gedragsregels:
− Erecode Rode Kruis-Vlaanderen
− Handvest Rode Kruis-Vlaanderen
− Vademecums, richtlijnen en reglementen
Algemene gedragsregels
Fundamentele beginselen







Menselijkheid
Onpartijdigheid
Neutraliteit
Onafhankelijkheid
Vrijwillige inzet
Eenheid
Universaliteit
Waarden Rode Kruis-Vlaanderen







Integriteit
Teamwerk
Deskundigheid
Efficiëntie
Discretie
Transparantie
Deugdelijk bestuur
Waarde 1: Integriteit
Wij ondernemen nooit iets dat onze organisatie als
geheel zou kunnen schaden.




Wij zijn open, duidelijk, eerlijk en constructief
Wij zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen
We zijn loyaal tegenover collega’s
We zijn loyaal tegenover de
organisatie
 We vermijden elke schijn van
belangenvermenging
 We misbruiken onze positie niet
voor persoonlijke voordelen
 We respecteren de vertrouwelijkheid van informatie
 We zijn aanspreekbaar op ons gedrag
Waarde 2: Teamwerk
We zijn één team dat samen voor
één doel strijdt.
 We creëren een constructieve sfeer en zijn collegiaal
 We helpen mekaar onze
sterktes te gebruiken
 We behandelen mekaar
hoffelijk en met respect
 We communiceren open met
elkaar
 We vermijden roddel en
achterklap
 We beseffen de belangrijke invloed van onze persoonlijke
houding op het functioneren van anderen
Waarde 3: Deskundigheid
Onze acties worden uitgevoerd door bekwame
medewerkers en vrijwilligers.
 Voor elke opdracht zetten we de gepaste vaardigheden in
 We zetten in op continue vorming
Waarde 4: Efficiëntie
We kunnen het ons niet permitteren om niet efficiënt om
te gaan met onze middelen.
 We streven een ideaal na, een wereld waarin iedereen het
goed heeft. Idealisme moet echter ook duurzaam zijn.
 Het geld dat de gemeenschap
ons schenkt zetten we zoveel
mogelijk om in activiteiten!
Waarde 5: Discretie
We springen voorzichtig om met informatie.
 We respecteren het beroepsgeheim en ieders privacy
 We zijn discreet over toekomstige beslissingen en wachten
tot deze officieel bekend gemaakt zijn
 We zijn terughoudend in het gebruik van cc en bcc bij
onze e-mails
 We spreken niet over vertrouwelijke zaken in het bijzijn
van derden
 Persoonlijke zaken bespreken we uitsluitend onder vier
ogen met de betrokkene
Algemene gedragsregels / Waarden /
Waarde 5
Waarde 6: Transparantie
 We nemen onze beslissingen op een objectieve en
doorzichtige manier.
 We verschaffen duidelijke informatie over onze werking en
over onze financiële middelen, zowel intern als ook naar
het publiek toe.
 Wij informeren intern over de besluitvormings-processen
met tijdig beschikbare, toegankelijke en noodzakelijke
informatie aan de belanghebbenden.
Waarde 7: Deugdelijk bestuur




Getrapte democratie en besluitvorming
Duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling
Anticumulatieregel
Gelaagde structuur voor interne controle en besluitvorming
Bijzondere gedragsregels
 Regel 1: Erecode voor vrijwilligers
 Regel 2: Statuten, Handvest en Nationaal Huishoudelijk
reglement
 Regel 3: Vademecums, richtlijnen en reglementen
Erecode
 Aangepast aan de wet- en regelgeving
 Getekend document: engagement
 Duidelijke en afdwingbare regels:
Een vrijwilliger
handelt belangeloos en verantwoordelijk;
houdt zich aan de afspraken over aanwezigheid en taken;
doet niets wat een slachtoffer zelf niet wil;
handelt als een goede huisvader of –moeder;
krijgt informatie, ondersteuning en waardering;
is verzekerd tijdens zijn/haar werk;
krijgt gemaakte kosten volgens een vaste procedure
terugbetaald;
− mag in onderling overleg zijn engagement altijd stoppen.
−
−
−
−
−
−
−
Inhoud
 Aanleiding en doel
 Relatie vrijwilliger - beroepskracht
 Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode
Ondersteuning






Leidraad voor integer handelen
Feedback en waarderingsgesprekken
Autorisatietabel
Zelfevaluatie en interne controle
Interne audit
Procedure voor het beheren en capteren van ‘operationele
klachten’
 Procedure voor klachten over grensoverschrijdend gedrag
 Sanctieprocedure
De leidraad voor integer handelen
 Ben ik er zeker van dat dit niet tegen de wet is?
 Ben ik eerlijk en fair ten opzichte van iedereen?
 Wat zouden mijn vrienden en familie hiervan zeggen? En
hoe komt dit gedrag over op een buitenstaander?
 Breng ik het Rode Kruis schade toe, als anderen te weten
komen wat ik doe?
 Breng ik niemands gezondheid, veiligheid of reputatie in
gevaar?
Feedback en waarderingsgesprekken
Vrijwilligers hebben recht op feedback:
 Directe feedback (na gebeurtenissen)
 Waarderingsgesprek: focus op waardering voor de inzet
en de geleverde prestaties
 Opvolgingsgesprek: afspraken maken over hoe ernstige
tekortkomingen worden aangepakt
 Vorming voorzien voor het performant voeren van deze
gesprekken
 Voor personeelsleden: evaluatiegesprekken
Autorisatietabel
= overzicht wie welke beslissingen mag nemen in
overeenstemming met zijn/haar functie
Zelfevaluatie en interne controle
 Iedere hiërarchische entiteit is verantwoordelijk voor
interne controle binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied
 Voor de 250 Vlaamse afdelingen
is een lijst opgesteld met
controlepunten voor
‘zelfevaluatie’.
Interne audit
 Doel = pijnpunten blootleggen en actie ondernemen
waardoor de werking wordt verbeterd.
 Inkijk op professionele wijze door ‘onafhankelijke derde’
 Auditprocedure
− Auditcomité
− Controle op basis van criteria
− Verslag aan de Raad van Bestuur Humanitaire
Diensten
− Feedback van auditresultaten naar afdeling
Klachtenbus
 Procedure voor het capteren en beheren van
operationele klachten
Belangrijk uitgangspunt
• Wanneer je als vrijwilliger of als personeelslid een
vraag hebt of een probleem wenst te signaleren in
het kader van je activiteiten bij RKV, dan richt je
je naar je verantwoordelijke. Deze besteedt daar
de nodige zorg en aandacht aan om een
antwoord/oplossing te formuleren.
• Ook problemen in de samenwerking tussen
personeelsleden en vrijwilligers (en vice-versa)
volgen deze weg.
• Pas als dit, na het nodige aandringen, niet gebeurt
kun je een klacht formuleren.
Definitie van een klacht
• Een klacht ontstaat wanneer ik op een
gemotiveerde wijze mijn ongenoegen uit over het
feit dat een vraag die ik stelde of een probleem
dat ik signaleerde aan mijn verantwoordelijke
volgens mij door hem niet ernstig werd
opgenomen of opgevolgd.
Rol van de Klachtenbus
• Capteert de klacht.
• Onderzoekt de ontvankelijkheid.
• Neemt kontakt met de betrokken hiërarchie en de
•
•
•
•
onmiddellijk hogere en dringt aan op oplossing.
Volgt op.
Legt, indien de oplossing uitblijft, de klacht voor aan
een nog hogere hiërarchie, indien nodig tot op niveau
van het betrokken DC of de betrokken RVB.
Voor samenwerkingsproblemen tussen vrijwilligers en
personeelsleden, idem, met desnoods voorlegging aan
betrokken DC met als laatste stap betrokken RVB.
Geeft stapsgewijze feedback aan de klager, tot en met
over de oplossing.
Brengt om de 6 maand verslag uit bij de RVB HD over
de klachten en hun oplossingen
Plaats in de organisatie
 Wordt aangesteld door
RVB HD op voorstel van
de voorzitter van het
Auditcomité.
VOORZITTER AUDITCOMITE
 Voorzitter Auditcomité
“coördineert” de
activiteiten van de
klachteninstantie en
rapporteert over de
werking aan de
beleidsorganen.
KLACHTENINSTANTIE
Grensoverschrijdend gedrag (GOG)
 Werknemers
•
•
welzijnswetgeving (4/8/96 en KB 17/5/07)
welzijn - RKV is eindverantwoordelijke
 Vrijwilligers
•
•
•
basiswet op de vrijwilligers stelt dat arbeidswetgeving niet
van toepassing is op vrijwilligerswerk
fair en opportuun om de vrijwilligers dezelfde
bescherming te laten genieten als de personeelsleden
GOG is ook in strijd met het Handvest van Rode KruisVlaanderen en dus ontoelaatbaar
 Beslissing: de voor personeelsleden bestaande
procedure GOG wordt uitgebreid voor alle vrijwilligers
met een externe preventieadviseur (IDW).
Sanctieprocedure voor vrijwilligers
 Niet te tolereren inbreuken moeten gesanctioneerd worden
 Van mondelinge vermaning tot definitieve uitsluiting
 Uitgeschreven ‘sanctieverloop’ met uitgebreid horen van de
betrokken vrijwilliger
 Mogelijkheid van beroep voor schorsing en uitsluiting
 Termijnen:
− Maximum 1 maand
− Maximum 1 week voor ‘zwaarwichtige’ feiten
 Mogelijkheid van eerherstel na 5 jaar