Transcript Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering

Informationsmøde
Udbud af Biler, Esbjerg Kommune
Danhostel Esbjerg den 20. august 2013
Præsentation
Esbjerg Kommune
Octavian Lengyel - Funktionsleder for maskiner og materiel
Line Christiansen – Udbudsjurist
Stine Rahr – Chef for Udbud & Indkøb
Esbjerg Erhvervsudvikling
Jesper Bonnén - Erhvervskonsulent
Orienteringsmøde
Agenda
 Formålet med dagens møde
 Hvad siger reglerne?
 Gennemgang af ukonditionsmæssige tilbud
 Hvad skal være bedre eller anderledes i udbudsmaterialet?
 Hvordan får vi de bedste tilbud fra jer?
 Det fremtidige udbud – tips og ideer
 Spørgsmål?
 Tak for i dag
Formålet med dagens møde
Orientering
 Formålet er at lave bedre udbudsmaterialer, og at der opnås en bedre forståelse af
udbudsmaterialer
 Målet med mødet er at undgå ukonditionsmæssige tilbud
 Baggrund:
 2 udbud
 Begge gange 4 ukonditionsmæssige tilbud
 Seneste udbud
• Ingen biler overholdte kravene ved afprøvningen
• Afhjælpning via forhandling:
o Alene 1 tilbudsgiver overholdt kravene
Formålet med dagens møde
Udfordring
 Det koster tid og penge for jer, og det koster for kommunen
 8 medarbejdere deltog ved afprøvning
 4 medarbejdere har været med til at lave udbudsmateriale, deltaget i spørgemøde,
og har deltaget i forbindelse med afprøvning.
 Der er brugt minimum 2 ugers arbejde hos én medarbejder på at lave
tilbudsevaluering – fremsende skrivelser ved afslag – forhandling og annullation.
 Ovennævnte 4 medarbejdere har været inddraget i evalueringen.
 10 tilbudsgivere har brugt tid på at udarbejde tilbudsmateriale.
 For minimum 5 af jer, ville dette ikke have resulteret i en kontrakt.
 Kommunen fik 0 kontrakter ud af 5.
Hvad siger reglerne?
Udbudsdirektivet
 Offentlige myndigheder skal overholde reglerne om EU-udbud og nationale udbud
 Formålet er at skabe konkurrence på lige vilkår
 Dette sikres ved disse EU-retlige principper:
 Gennemsigtighed
 Ligebehandling
Hvad siger reglerne?
Gennemsigtighed
 Offentlighed om kontrakter
 Anvendelse af procedurerne i direktivet
 Grundlaget for udbuddet skal offentliggøres
 Den offentlige myndighed er forpligtet af grundlaget
Hvad siger reglerne
Ligebehandling
 Er ikke at fordele kontrakterne ligeligt
 Beskytte interesserne for de erhvervsdrivende
 Lige vilkår i konkurrencen
 Ensartede informationer og på samme tid
 Varetagelse af saglige hensyn i henhold til udbudsgrundlaget
 Proceduren skal overholdes – alene anvendelse af offentliggjorte kriterier
 Vurdering på objektiv og ensartet grundlag
 Forhandlingsforbud
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
2.2 Formkrav
 Send ikke tilbud pr. mail
 Send 1 skriftlig eksemplar
 Husk elektronisk version af tilbudsliste i Excel
 LUKKET forsendelse (se afsnit 2.6)
 Vedlæg udfyldt bilag 2 og 4
Sådan så tilbuddene ud:
 1 tilbud var afleveret i åbent chartek
 1 tilbud var afleveret i ringbind (ingen kuvert)
 4 tilbud havde ikke elektronisk tilbudsliste i Excel
 1 havde ikke vedlagt bilag 4
 2 havde ikke positivt angivet at acceptere vedståelsesfristen
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
2.15 Tilbudsgivers forbehold
 Krav: Bilen skal leveres med vinterdæk
 Ved markering af opfyldelse af krav angivet følgende:
 Service aft.
 Problem: Serviceaftale er en option
 Krav: Vilkårene i udbudsmaterialet skal accepteres
 Tilbuddet vedlagt egen serviceaftale med vilkår i strid med kravene i
udbudsmaterialet.
 Ikke skrevet under på at acceptere vilkårene i bilag 4
 Ikke angivet i hvilket omfang denne serviceaftale skulle finde anvendelse
 Henviser til at serviceaftalen er med i tilbuddet.
 Problem: Alle skal behandles på samme vilkår og i henhold til udbudsgrundlaget
 En havde ændret bilag 9
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
2.16 Udvælgelseskriterier
”Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den
krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning.”
Hvad betyder det?
Hvad siger reglerne?
Udbudsdirektivets art. 44
1. Kontrakter tildeles på grundlag af kriterierne i artikel 53
og 55 under hensyn til artikel 24, efter at de ordregivende
myndigheder har undersøgt, om de økonomiske aktører, der
ikke er udelukket i henhold til artikel 45 og 46, er egnede; en
sådan egnethedsundersøgelse udføres i overensstemmelse med
kriterierne om økonomisk og finansiel formåen, faglig og
teknisk viden eller evne som omhandlet i artikel 47-52 og
om nødvendigt i overensstemmelse med de ikke-diskriminerende
regler og kriterier, der er nævnt i stk. 3.
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
2.16 Udvælgelseskriterier
Økonomisk og finansiel kapacitet: (art. 47)

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret
eller startede sin virksomhed, virksomhedens seneste underskrevne
årsrapport i dens fulde omfang. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret og
ikke kan medsende årsrapport, skal der medsendes en aktuel
soliditetserklæring fra tilbudsgivers hovedpengeinstitut eller revisor.

Det er et krav, at tilbudsgiver har positiv egenkapital.
Sådan så tilbuddene ud:
 1 havde ikke vedlagt noget regnskab
 1 havde vedlagt et udkast
 1 havde vedlagt et regnskab, som efter regnskabsåret, næppe var det seneste
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
2.16 Udvælgelseskriterier fortsat

Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring,
police eller certifikat, med en dækningssum på minimum kr. 5 mio.
Sådan så tilbuddene ud:

1 havde ikke vedlagt nogen dokumentation for forsikring.
Teknisk kapacitet: (art. 48)

Beskrivelse af værkstedernes
uddannelse af personale.
kvalitetssikringssystem,
Sådan så tilbuddene ud:

1 havde ikke vedlagt nogen beskrivelse overhovedet

1 havde ikke nævnt noget om uddannelse

I flere tilbud, var det noget som skulle søges frem
herunder
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
3. Kravspecifikation
 Det tilbudte skal leve op til kravene.
 Husk at markere, at der leves op til kravene på tilbudslisten.
Kommunen konstaterede ved afprøvningen manglende overholdelse af følgende krav:
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
Delaftale 1
Skal vedlægges følgende
dokumentation
Billede af farven
Sølvmetal lak
Billede af instrumentbræt
Aircondition eller klimaanlæg
med denne funktion
Tekniske tegninger eller
billeder af kabinen med
2 Sideairbags
markering af, hvor de sidder
Krav
2 Gardinairbags
Tågeforlygter
Fjernbetjent centrallås med
2 sæt nøgler (begge nøgler
med fjernbetjening)
Tekniske tegninger eller
billeder af kabinen med
markering af, hvor de sidder
Billede af biltypen, hvor dette
er monteret, samt billede af
instrumentbræt med
betjening af denne
1 bil overholdt kravet
1 bil overholdte ikke kravet
2 biler havde ikke
dokumenteret begge airbags
med billede
2 biler havde ikke
dokumenteret begge airbags
med billede. 2 biler angav
ikke at have gardinairbags.
3 biler overholdt ikke kravet.
2 biler dokumenterede ikke
betjening.
Ingen havde ved afprøvning
leveret med 2 sæt. Alle
dokumenterede at overholde
kravet.
Bekræftelse på at der
leveres to sæt nøgler
Beskrivelse og billede af
Komplet sæt vinterdæk på
dæk og fælge med angivelse Ingen overholdt kravet ved
fælge (anerkendt mærke
af dimensioner
afprøvning.
med E-mærkning)
Ingen overholdt kravet ved
afprøvning. 4 leverede ikke
Komplet sæt gummimåtter – Beskrivelse og billede med
dokumentation for alle
for, bag og bagagerum
varenummer og
måtter, men alene en
producentnavn.
formåtte og bagagerum.
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
Delaftale 2
 En bil var for lang i forhold til mindstemål
 2 biler overholdt ikke kravet om CD-afspiller
 Dette krav var ikke fraveget for delaftale 2, (spørgsmålet angik alene delaftale 1)
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
Delaftale 3
 Annulleret da alene 1 tilbud
 Dog ikke leveret med 5 døre ved afprøvning
 Vi ville også her have undersøgt nærmere om airbags
Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering
Delaftale 4
Krav
Skal vedlægges
følgende
dokumentation
Billede af
instrumentbræt
Aircondition eller med denne
klimaanlæg
funktion
Varme i begge
Billede af
forsæder
betjening i bilen
Tågeforlygter
Fjernbetjent
centrallås med 2
sæt nøgler
(begge nøgler
med
fjernbetjening)
Automatisk
slukning af
lys/radio (v/
afbrudt tænding)
1 overholdt ikke
1 overholdt ikke
Billede af
biltypen, hvor
dette er monteret,
samt billede af
instrumentbræt
med betjening af
denne
2 overholdt ikke.
Bekræftelse på at
der leveres to
sæt nøgler
2 overholdt ikke.
Tekniske
specifikationer
på, at dette
overholdes
En overholdt ikke.
Hvad skulle have været anderledes eller bedre?
Kommunen starter:
Afprøvning
 Unødvendigt at bilen skulle modsvare kravspecifikationen fuldstændigt ved
afprøvning
 Især på farver, nøgle o. lign
 Kommunen burde have ændret kravet om CD-afspiller for alle delaftaler
Hvad skal være anderledes eller bedre?
BRING IT ON
Det fremtidige udbud – tips og ideer
Hvordan får vi lavet et bedre udbud?
Spørgsmål
?
Tak for i dag
Tak for i dag
Kontakt
Octavian Lengyel, [email protected]
Line Christiansen, [email protected]
Stine Rahr, [email protected]
Jesper Bonnén, [email protected]