Transcript Infosessie calls presentatie tweede deel (Zuid projecten)

Infosessie calls VLIRUOS : projectvoorstel
Dienst Internationalisering Ontwikkelingssamenwerking
3 juli 2014
Structuur van de infosessie
• Annex 1: “Format for a project proposal”
o
o
Overlopen formaat
Tips en voorwaarden voor een sterk voorstel
• Annex 2: “Format for the logical framework and the
indicative operational plan”
o
o
Logisch kader theorie en voorbeelden (Incl. KRA en indicatoren)
Samenhang met operationele planning
• Annex 3: “Budget proposal”
o
o
Korte introductie tot financiële richtlijnen van VLIR-UOS
Veel voorkomende vragen
2
Annex 1: Projectvoorstel
3
Annex 1: Projectvoorstel
• Nieuwigheden:
o
o
Aangeven van sectoren (8) en subsectoren (60)
Probleemanalyse krijgt politiek aspect
• Aandachtspunten:
o
o
o
o
o
Beperkte ruimte (max. 10 blz.): ook gebruik maken van
ruimte in andere formaten
Handtekeningen (en CV’s)
Overeenkomst met andere formaten
Belang van inbreng uit het Zuiden wordt nog groter
Goede titel
4
Annex 1: Projectvoorstel
Selectiecriteria:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wetenschappelijke waarde
Relevantie
Effectiviteit
Efficiëntie
Impact
Duurzaamheid (financieel, institutioneel, politiek en
milieu)
5
Annex 1: Projectvoorstel
Risico’s:
•
•
•
•
•
•
•
Geen synergiën met andere projecten in de buurt
Te ambitieus, niet haalbaar
Gebrek aan duidelijkheid wat betreft de objectieven en activiteiten
Succes afhankelijk van factoren buiten het project
Ontwikkelingsrelevantie, verwijzen naar de noden en prioriteiten van
het partnerland: landenstrategie
De Zuid-partner is niet voldoende betrokken bij het opstellen van het
project (blijkt uit een beperkt op de hoogte zijn van de lokale context)
Gebrek aan efficiëntie (bijv. als er veel geïnvesteerd wordt in zaken
die weinig lijken op te leveren)
6
Annex 1: Projectvoorstel
Kwaliteit:
• Participatie en het analyseren van veronderstellingen en risico’s:
geloofwaardigheid en inzicht in de context
• Planning voor duurzaamheid: op voorhand samen nadenken over
maatregelen die ervoor kunnen zorgen dat behaalde resultaten ook na
het einde van het project blijven bestaan
• Aandacht voor capaciteitsversterking
• Transversale thema’s: Bijv.: Gender en milieubescherming (DGD)
7
Annex 2: Logisch kader en planning
Wat en waarom?
o
Overzicht van de “logica” achter het project:
Activities  Intermediate Results  Specific Objectives
 Overall Objectives
o
Aantonen dat de context gekend is, en “onder controle”:
voorwaarden voor succes
o
Vastleggen van monitoring en evaluatie
8
Annex 2: Logisch kader en planning
9
Annex 2: Logisch kader en planning
• Conceptueel:
o
o
Main activities
Intermediate results: het directe effect van de input en de
activiteiten
o
Specific objective: wat het project wil verwezenlijken. Het
gevolg van het bereiken van een aantal “intermediate results”.
o
Overall objective: verandering op langere termijn, kan niet door
één project alleen bereikt worden
Formulering is belangrijk
10
Annex 2: Logisch kader en planning
• voorbeeld:
o
Main activities: enquête over praktijken rond gezinsplanning,
groepsgesprekken met experten, en literatuuronderzoek
o
Intermediate results: overzicht van praktijken en opvattingen
rond gezinsplanning is beschikbaar
o
Specific objective: de instelling is in staat advies te geven aan
het beleid dat gebaseerd is op onderzoek
o
Overall objective: demografische druk neemt af
Randvoorwaarden op elk niveau waar je geen directe
controle over hebt.
11
Annex 2: Logisch kader en planning
• voorbeeld:
o
Main activities: infosessie over VLIR-UOS calls organiseren,
formaten beschikbaar maken
o
Intermediate results: potentiële indieners hebben alle
informatie om goede voorstellen in te dienen
o
o
Specific objective: meer geselecteerde voorstellen bij deze calls
Overall objective: verbreding van de participatie in universitaire
ontwikkelingssamenwerking aan KU Leuven
Randvoorwaarden op elk niveau waar je geen directe
controle over hebt.
12
Annex 2: Logisch kader en planning
13
Annex 2: Logisch kader en planning
• Assumptions:
o
o
Tussen activiteiten en tussentijdse resultaten: risico’s?
Tussen resultaten en objectieven: context, theorie van
verandering?
• Preconditions: om te kunnen starten met het project
14
Annex 2: Logisch kader en planning
• OVI:
o
o
“SMART”: Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar,
Realistisch, Tijdsgebonden
Zie tabblad 3: “KRA - examples of indicators”
• SOV: wat is de bron van die indicator
15
Annex 2: Logisch kader en planning
Bijv: is het intermediate result “overzicht van praktijken en
opvattingen rond gezinsplanning is beschikbaar” behaald?
• OVI:
In jaar 2 is een elektronisch document beschikbaar met een overzicht
In jaar 3 verschijnen 2 publicaties in een tijdschrift met A-ranking
• SOV:
Website waarop het document gepubliceerd wordt
Journal jaargang X
16
Annex 2: Logisch kader en planning
Bijv: is het specific objective “meer geselecteerde voorstellen bij
deze calls” behaald?
• OVI:
Percentage geselecteerde TEAM-voorstellen t.o.v. het aantal ingediende
voorstellen van KU Leuven ligt hoger dan bij de TEAM-call uit 2013
• SOV:
Verslagen van VLIR-UOS selectiecommissies
17
Annex 3: Budgetvoorstel
18
Annex 3: Budgetvoorstel - Investments
• Duurzame goederen (> 125 €) met lange
gebruikstijd
vb.: computers, kantoormeubelen, duurzaam
labomateriaal, auto*, moto’s, software met lange
duurzaamheid, GSM, fototoestel, etc.
• Voor Z-I: beperkt tot max. 25% van het budget,
geen auto’s en geen “gebouwen”
• Woordje uitleg voor dure zaken is vaak welkom…
19
Annex 3: Budgetvoorstel - Operationals
• B.1. Voorbereidingskosten (max. 2,500€ - aan te raden)
• B.4. Communicatie: geen forfaits, op basis van
bewijsstukken
• B.5. Representatiekosten
• Per diems:
o
o
lokaal (20€/dag): geen “sitting allowances”
internationaal (website VLIR-UOS: afhankelijk van de
bestemming*)
20
Annex 3: Budgetvoorstel - Operationals
• B.9. International travel costs: ticket en andere onkosten
voor het maken van de reis
• B.10. International overnight expenses: internationale per
diem en hotelkosten (max. 21 nachten!)
• Gratis visum voor bezoeken aan België
21
Annex 3: Budgetvoorstel - Personnel
• Maximum 25% van het budget
• Nooit personeelskosten in Vlaanderen
• Personeelskosten in het Zuiden:
o
Service contracts: externen die een welomlijnde opdracht
uitvoeren (consultancy, gidsen, handenarbeid, …)
o
Topping-up van het salaris (max. 40%)
o
Employment contracts: mensen in dienst nemen binnen de
partnerinstelling voor onderzoeksopdrachten, administratie, enz.
Vraag naar duurzaamheid!
22
Annex 3: Budgetvoorstel - Scholarships
3 types:
o
o
o
Short-term funding: 7 dagen tot 6 maanden
Master scholarship*
PhD scholarship*: max. 24 maanden in België, over een
periode van 4 jaar
En:
o
o
lokale beurzen (korte en lange duur)
verplaatsingskosten bursalen (dus niet op B.9)
23
Annex 3: Budgetvoorstel – Administration
5% forfaitair op het oorspronkelijke budget (cfr. contract)
E.1. Coordination costs in Belgium
o
o
o
wordt niet vrijgegeven
2,5% overhead
2,5% voor promotor (na afsluiten project)
E.2. Local coordination costs
o
o
o
kosten voor administratie en coördinatie van project
bv. papier, postzegels, telefoon, verzendingskosten, bankkosten
Reserve voor niet aanvaarde kosten
opgelet bij Z-I: E.2. voorwaarde = openen lokale rekening
waarvan de lokale uitgaven betaald worden
24
Annex 3: Budgetvoorstel
Flexibiliteit:
• Budgetverschuiving: verschuiving van een budget binnen
hetzelfde jaar van één budgetlijn naar een andere
budgetlijn
• Budgetoverdracht: overdracht van een budget van één jaar
naar een ander jaar
• Budgetverlenging: verlenging van het project
(niet mogelijk voor Z-I)
25
Annex 3: Budgetvoorstel
Budgetverschuiving:
•
•
•
verschuiving tussen budgetlijnen
van hetzelfde werkingsjaar = mogelijk tot 20%
overschrijding
mits motivering en goedkeuring door VLIR-UOS/DGD
mogelijkheid om meer dan 20% te verschuiven


elektronisch via VLIR-UOS-formaten:
Word-document: narratieve verantwoording
Excel-document: cijfermatige verantwoording
steeds in te dienen vóór het einde van het betrokken werkingsjaar
26
Annex 3: Budgetvoorstel
Budgetoverdracht:
•
•
onbesteed saldo van een werkingsjaar overdraagbaar
naar volgende werkingsjaren
mits aanvraag en motivering (goedkeuring door VLIRUOS)
elektronisch via VLIR-UOS-formaten:
Word-document: narratieve verantwoording
Excel-document: cijfermatige verantwoording
• in te dienen samen met AFR van het afgelopen
projectjaar
27
Dank voor uw aandacht!
Dienst Internationalisering Ontwikkelingssamenwerking
3 juli 2014