Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Nieuwsbrief juli 2016 voor de leden van de PvdA-afdelingen Leeuwarden, Leeuwarderadeel en deels Littenseradiel.

- - - - - - - -

Inhoud:

Welkom leden Littenseradiel Fusie afdelingen Leeuwarden en Leeuwarderadeel Bestuursverkiezing nieuwe afdeling Leeuwarden Overige agendapunten bij de oprichtingsvergadering Positie leden afdeling Littenseradeel in de komende tijd Tot slot Functieprofielen bestuur Uitnodiging voor de 55+ leden! Blz. 2 Blz. 3 Blz. 3 Blz. 3 Blz. 4 Blz. 4 Blz. 5 Blz. 14 1

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Welkom leden Littenseradeel

Beste partijgenoten, Zoals u wellicht weet is er over anderhalf jaar sprake van een gemeentelijke herindeling waar Littenseradiel ook bij betrokken is. Het oostelijke deel van Littenseradiel gaat samen verder met Leeuwarderadeel en Leeuwarden. De resterende dorpen gaan naar de gemeente Súdwest-Fryslân en de nieuwe gemeente Waadhoeke die ontstaat door de fusie van Het Bildt, Franekeradeel en Menameradiel. In de aanloop naar de verkiezingen in november 2017 moeten de betrokken politieke afdelingen in de gemeenten fuseren. In de praktijk betekent dit voor de PvdA-afdelingen dat we onze leden gaan voorstellen om de oude afdelingen op te heffen en dat er direct erna een nieuwe afdeling wordt opgericht. Op zaterdag 1 oktober dit najaar zullen de afdelingen Leeuwarderadeel en Leeuwarden fuseren tot de nieuwe afdeling Leeuwarden. Zoals het er nu voorstaat zult u vanaf 1 januari 2018, als PvdA-lid woonachtig in oostelijk Littenseradiel, welkom worden geheten in afdeling Leeuwarden! We gaan vanaf nu u kennis laten maken met de afdeling Leeuwarden. Ondanks dat u nog geen lid bent van onze afdeling nemen we u wel mee in de communicatie naar onze leden; waar mogelijk per e-mail maar ook met nieuwsbrieven. Minimaal tweemaal per jaar, of vaker, komt ons afdelingsblad de Rode Peper per post naar u toe waarin belangrijke afdelingsinformatie, nieuws, stukken van fractieleden en wethouders etc. in staan. Hierin staat ook bijvoorbeeld de agenda van de ledenvergadering, zodat u op tijd weet wanneer er een ledenvergadering is. Omdat we vanaf begin 2017 actief bezig moeten gaan met het samenstellen van een kandidatenlijst van kandidaten uit het gehele gebied van de toekomstige gemeente Leeuwarden, zorgen we ervoor dat u reeds inspraak en ledenrechten krijgt om vanaf nu mee te beslissen in deze afdelingszaken. Als u reeds interesse heeft in bestuurs- of fractiezaken dan kunt u gerust een keer aanschuiven bij een bestuurs- of fractievergadering. Actuele informatie en nieuws staan op de afdelingswebsite: www.pvdaleeuwarden.nl Mochten er vragen of opmerkingen zijn neem dan contact op met de secretaris Nanne Andringa. Te bereiken op het telefoonnummer 06-21990041 of per e-mail: [email protected] 2

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Fusie afdelingen Leeuwarden en Leeuwarderadeel

Door de gemeentelijke herindeling per 1 januari 2018 en de daaraan voorafgaande gemeenteraadsverkiezingen in november 2017 is het noodzakelijk om in de aanloop de afdelingen Leeuwarden en Leeuwarderadeel te fuseren. Zo kunnen zowel de huidige leden van Leeuwarden als die van Leeuwarderadeel invloed uitoefenen op de opdracht aan de kandidaatstellingscommissie, de programmacommissie en, nog belangrijker, de uiteindelijke kandidatenlijst waarmee de PvdA de verkiezingen ingaat. In overleg is besloten dit op 1 oktober 2016 te gaan doen. Op die dag, avond, zullen er vier vergaderingen worden gehouden: twee opheffingsvergaderingen van de afdelingen Leeuwarden en Leeuwarderadeel (gelijktijdig), een oprichtingsvergadering van de nieuwe afdeling Leeuwarden waarin het nieuwe bestuur wordt gekozen en aansluitend een constituerende vergadering waarin een aantal praktische besluiten over het proces van de verkiezingen worden genomen. Plaats, tijdstippen en agenda’s zullen begin september via de Rode Peper gepubliceerd worden.

Bestuursverkiezing nieuwe afdeling Leeuwarden

Op 1 oktober wordt de nieuwe afdeling Leeuwarden opgericht (volgens de landelijke reglementen krijgt de afdeling de naam van de nieuwe gemeente). Op die vergadering moet een bestuur gekozen worden. Vanuit de zittende besturen wordt voorgesteld het bestuur als volgt samen te stellen: Voorzitter: Secretaris: Penningm.: R. Groninger, huidige voorzitter afd. Leeuwarden N. Buit, huidige secretaris afd. Leeuwarderadeel G. Haringsma, huidige penningmeester afd. Leeuwarden Lid/vicevz.: Lid: J. Orth-Hoeksema, huidig bestuurslid afd. Leeuwarden L. Kuipers, huidig bestuurslidafd. Leeuwarden Lid: vacature Kandidaten voor de vacante plaats alsmede tegenkandidaten voor de overige functies kunnen zich melden bij de huidige secretaris van de afdeling Leeuwarden, Nanne Andringa (e-mail: [email protected]). In verband met de voorbereidingen op de bijeenkomst van 1 oktober verzoeken wij belangstellenden dat uiterlijk voor 12 september te doen. Aan het eind van deze nieuwsbrief zijn de profielen van de functies als richtlijn opgenomen.

Overige agendapunten op 1 oktober

Na de opheffingsvergadering(en) en oprichtingsvergadering, die vanwege de beperkte agenda kort kunnen duren en meer een symbolische dan inhoudelijke betekenis hebben, wordt nog een vergadering gehouden waarin een aantal besluiten genomen wordt in verband met de herindelingsverkiezingen in november 2017. Reglementair dienen de leden zich uit te spreken over 3

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden de wijze waarop het verkiezingsprogramma en de kandidatenlijst tot stand dienen te komen. Wordt er gekozen voor een lijsttrekkersverkiezing? Komt er een programmacommissie en zo ja wie nemen daar zitting in? Op welke wijze worden leden, maar ook breder de bevolking betrokken bij het tot stand komen van het programma. Dit geldt natuurlijk ook voor een kandidaatstellingscommissie. Kortom, op 1 oktober komt het (nieuwe) bestuur met voorstellen richting leden. In de Rode Peper, die in de eerste/tweede week van september bezorgd zal worden, zullen de agenda’s en voorstellen uitvoerig aandacht krijgen.

Positie leden afdeling Littenseradeel

Na het warme welkom van de leden uit Littenseradeel aan het begin van deze nieuwsbrief hebben we ze bij alle perikelen van de fusie even genegeerd. Niet dat ze ons niet lief zouden zijn, maar meer uit praktische overwegingen. De gemeente Littenseradeel wordt opgedeeld over drie gemeenten. Daarbij komt dat één van die gemeenten nog moet ontstaan uit een herindeling van drie andere gemeenten (Franeker, het Bildt en Menameradeel) en de tweede gemeente uit de samenvoeging van twee gemeenten (Leeuwarden en Leeuwarderadeel) en de derde gemeente (Súd West) het resterende deel toegeschoven krijgt. Knap lastig om al deze bewegingen op één dag te plannen. In overleg met het Partijbureau en het bestuur van de afdeling Littenseradeel is afgesproken dat de leden van de afdeling Littenseradeel administratief worden overgeplaatst op het moment dat de afdeling Littenseradeel zichzelf opheft. Naar de huidige stand betreft dat voor de nieuwe afdeling Leeuwarden 22 leden uit Littenseradeel. Die willen wij graag in de aanloop naar de verkiezingen invloed geven op de besluitvorming binnen de afdeling, ook als zij formeel nog geen lid zijn van de afdeling Leeuwarden. Dat betekent dat wij die leden vanaf 1 oktober dezelfde rechten willen toekennen als de leden van de afdelingen Leeuwarden en Leeuwarderadeel en uiteraard ook van dezelfde informatie zullen voorzien. Concreet: een uitnodiging voor de constituerende vergadering op 1 oktober en daar spreek- en stemrecht als waren zij afdeling lid.

Tot slot

Mochten er naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen zijn dan kunnen die natuurlijk gesteld worden bij of de secretaris of de voorzitter van het bestuur. Respectievelijk Nanne Andringa, e mailadres [email protected]; tel.nr. 06-21990041, of Rolie Groninger, e-mailadres: [email protected]; tel. 06-21875756. Rest ons een ieder een welverdiende en fijne vakantie toe te wensen. Met rode groet, De voorzitters van: Leeuwarderadeel, Karin van der Burg Littenseradiel, Simen Fopma Leeuwarden, Rolie Groninger 4

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Profiel Algemeen Bestuurslid

Het algemeen bestuurslid is belast met de taken op een bepaald, specialistisch, gebied. Het bestuurslid maakt onderdeel uit van het algemeen bestuur, dat collectief de afdeling stuurt. Een algemeen bestuurslid werkt (eventueel in samenwerking met werkgroepen) aan projecten binnen de afdeling. Hij/zij doet verslag tijdens de afdelingsvergadering.

Plaats in de organisatie

Het algemeen bestuurslid is lid van de PvdA en maakt deel uit van het afdelingsbestuur.

Taakinhoud

Het bestuurslid adviseert het bestuur over een bepaald aandachtsgebied. Hij/zij werkt, met of zonder ondersteuning van commissie/werkgroep, in de vorm van een project aan een aandachtsgebied. Verslaglegging vindt plaats op de afdelingsvergadering. Het algemeen bestuurslid neemt actief deel aan de afdelingsbestuursvergadering. Hij/ zij heeft een samenwerkingsgerichte en constructieve houding, zodat hij/zij medebestuursleden enthousiasmeert, informeert en motiveert. Het algemeen bestuurslid stelt een werkplan op voor de activiteiten die binnen het aandachtsgebied vallen. Zaken die hierin bijvoorbeeld in voorkomen zijn: een jaarverslag over het aandachtsgebied en evaluatiemomenten gedurende de periode. De planning wordt gemaakt om het proces te structureren en om te begroten hoeveel fysieke en financiële middelen met het aandachtsgebied gemoeid gaan. Het algemeen bestuurslid bundelt en stelt informatie ter beschikking over het aandachtsgebied. Dit wordt voor de leden openbaar gemaakt en opgeslagen in het archief van de afdeling. Doel hiervan is om eventueel overlappende aandachtsgebieden te herkennen, zodat dubbelwerk wordt vermeden en samenwerking mogelijk wordt gemaakt.

Verantwoordelijkheden/bevoegdheden

Het algemeen bestuurslid is verantwoordelijk voor één of meer aandachtsgebieden. Hij/zij verantwoordt zich periodiek aan het gehele bestuur voor zijn/haar specifieke activiteiten. Het afdelingsbestuur kan op specifieke onderwerpen werkgroepen (themagroepen/commissies) instellen. Het bestuurslid is verantwoordelijk voor het functioneren van de werkgroep. Hij/zij dient ruimschoots van te voren, aan het afdelingsbestuur te communiceren als er complicaties optreden, bijvoorbeeld door een te hoge werkdruk of een aanpassing op het project.

Van Waarde

Een afdelingsbestuurder is Van Waarde en draagt deze waarden in afdeling Leeuwarden dan ook bewust uit. Verbinding met leden en belangstellenden is het kloppend hart van Van Waarde. Het bestuurslid is verbindend in de breedste zin van het woord en ondersteunend in activiteiten rondom deze thema’s: • Bestaanszekerheid • • Sterke Beweging Permanente zichtbaarheid • Sterke wijken & dorpen Een afdelingsbestuurder denkt creatief mee om de rol van de afdeling te doen verschuiven van het besturen van de lokale PvdA naar deelnemen in de denktanks en het uitvoeren van publieke acties. Het ombudswerk draait mee in de denktanks en wordt dus een geïntegreerd onderdeel van PvdA Sterke Beweging. 5

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Functie-eisen (kennis)

Het bestuurslid • heeft de bereidheid, kennis en vaardigheden voor het uitvoeren van algemene bestuurstaken; • heeft bij voorkeur bestuurservaring in een vrijwilligersorganisatie; • heeft het vermogen om signalen uit de afdeling/het gewest en de samenleving te vertalen naar concrete voorstellen. • heeft ervaring en deskundigheid binnen het aandachtsgebied waarbinnen hij/zij actief is; • wil zijn kennis delen; • heeft enthousiasme voor de functie, is creatief in zijn/haar oplossingen en is communicatief ingesteld; • kan zich er bij neerleggen wanneer beslissingen worden genomen, die niet overeenkomen met zijn/haar eigen standpunt. Om de persoonlijk vaardigheden in kaart te brengen, zullen de verschillende aandachtsgebieden apart omschreven worden. Voor de verschillende aandachtsgebieden zijn andere kwaliteiten nodig. Het bestuurslid moet bepaalde, aantoonbare, competenties bezitten voor de functie die hij/zij gaat bekleden. Hieronder wordt uiteengezet wat de verschillende vereiste vaardigheden zijn. Taakvelden, die veel overeenkomstige vaardigheden en werkzaamheden hebben, zijn geclusterd. In kleinere afdelingen zijn algemeen bestuursleden belast met meerdere taken (dit geldt in mindere mate voor het gewest). Om een beeld te geven van mogelijke aandachtsgebieden, zullen zij genoemd worden, gekoppeld aan de vereiste competenties.

Taakveldbestuurder ledenwerving en scouting

• komt met creatieve oplossingen omtrent het bereiken van nieuwe doelgroepen; • heeft een netwerk in de samenleving; • kan motiveren/beargumenteren en enthousiasmeren; • kan helder communiceren; • heeft coachende en sturende kwaliteiten; • geeft uitleg over het beleid van de Partij van de Arbeid; • heeft een kritisch en analytisch denkvermogen.

Taakveldbestuurder Public Relations

• heeft redactionele en communicatieve vaardigheden; • heeft bij voorkeur een netwerk binnen de sprekende en schrijvende pers; • is creatief en vaardig in geschrift en de presentatie van de afdeling/het gewest; • dient zich zowel flexibel als doordacht opstellen; • heeft affiniteit en binding met het vak; • stelt zich luistervaardig en tactvol op; • staat open voor samenwerking; • heeft ervaring op het gebied van computers.

Taakveldbestuurder Permanent Campagne

• heeft kennis en ervaring in het organiseren van activiteiten; • heeft strategisch inzicht in campagnevoeren; • heeft coachende en sturende kwaliteiten; • kan zich inleven in de gedachte van kiezers; • is kundig in het vertalen van de politieke visie van de PvdA in woord en geschrift; 6

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden • is extravert; • heeft een doelgerichte instelling.

Vrijwilligerscoördinator

• heeft coachende en sturende kwaliteiten; • heeft organisatorische eigenschappen; • is geïnteresseerd in en op de hoogte van alle aspecten/gebeurtenissen van de afdeling; • heeft coördinerend/inventarisatievermogen; • kan enthousiasmeren en motiveren. Anders dan bovengenoemde bestuursleden, functioneren bestuursleden belast met specifieke inhoudelijke onderwerpen veelal in werkgroepen, commissies of schaduwfracties.

Bestuurslid belast met thematische werkgroepen

• is inhoudsdeskundig; • heeft organisatorische kwaliteiten; • heeft ervaring in het uitvoeren van algemene bestuurstaken; • is bereid om zijn kennis te verbreden/verdiepen; • kan zich inleven in de gevoelens van anderen; • is leergierig; • heeft coachende en sturende kwaliteiten; • is communicatief sterk.

Speciale gegevens

De tijdbesteding varieert per afdeling. Daarnaast is de kwaliteit en kwantiteit van de vrijwilligers van invloed op het functioneren van de werkgroepen, commissies en en/of schaduwfracties. In verkiezingstijd zal het aantal te besteden uren toenemen. Wanneer weinig actieve leden binnen de afdeling/gewest aanwezig zijn, zullen prioriteiten gesteld moeten worden. De prioriteiten hangen af van de maatschappelijke en actuele gebeurtenissen in de afdeling/het gewest. Het bestuurslid heeft een belangrijke functie binnen de afdeling. Hij/zij kan veel betekenen voor de leden van de afdeling en staat veel met hen in contact. Het bestuurslid is bereid om zijn kennis te delen met andere deskundigen op het vakgebied. Daarnaast zal het bestuurslid veel kennis opdoen door samenwerking in werkgroepen. 7

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Profiel Voorzitter

De voorzitter is belast met de algehele leiding van een afdeling, geeft leiding aan het afdelingsbestuur, regelt de bestuursactiviteiten en treedt op als vertegenwoordiger c.q. woordvoerder van het afdelingsbestuur.

Plaats in de organisatie

De voorzitter is het boegbeeld van de afdeling en draagt zorg voor externe contacten. De voorzitter leidt de afdelingsvergadering en de algemene ledenvergadering.

Taakinhoud

De voorzitter vertaalt landelijk uitgezet beleid door de PvdA naar beleid, dat toepasbaar is op afdelingsniveau. Hierdoor kunnen leden en niet-leden zich identificeren op lokaal niveau. De voorzitter is, samen met de secretaris, verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en de voorbereiding van de vergadering. De voorzitter licht de agendapunten toe en verheldert deze wanneer zij niet duidelijk zijn. De voorzitter woont o.a. de fractievergaderingen bij. De voorzitter ziet toe op en bewaakt de kwaliteit van de uitvoering van taken en activiteiten die worden verricht binnen de afdeling. Daarbij controleert hij/zij de voortgang van de bestuursactiviteiten. Om een inzichtelijk beeld te krijgen van de activiteiten, die zijn ondernomen in het verleden, maar zeker de activiteiten die ondernomen moeten worden in de toekomst, stelt de voorzitter samen met de overige afdelingsbestuurders een werkplan op. Bij onvoldoende voortgang van projecten stelt de voorzitter (mede) vast of er behoefte is aan versterking. De voorzitter dient in het bezit te zijn van een maatschappelijk netwerk, is van plan dit te gebruiken en heeft een samenwerkingsgezinde instelling.

Verantwoordelijkheden/bevoegdheden

De voorzitter handelt in het kader de aan haar verdeelde taken zelfstandig en met eigen verantwoordelijkheid. Hij/ zij voert daarbij ook werkzaamheden uit, die in verband met het niet regelmatig voorkomen niet in de functieomschrijving zijn beschreven, maar die toch tot de functie behoren. De voorzitter van een afdelingsbestuur is bevoegd om bestuursleden ter verantwoording te roepen over beslissingen die zij hebben genomen. Deze bevoegdheid bezitten alle dagelijks bestuursleden, maar de voorzitter is toezichthouder op de bestuurlijke activiteiten en eindverantwoordelijke van de afdeling.

Van Waarde

De voorzitter is Van Waarde en draagt deze waarden in afdeling Leeuwarden dan ook bewust uit. Verbinding met leden en belangstellenden is het kloppend hart van Van Waarde. De voorzitter is verbindend in de breedste zin van het woord en ondersteunend in activiteiten rondom deze thema’s: • • Bestaanszekerheid Sterke Beweging • Permanente zichtbaarheid • Sterke wijken & dorpen De voorzitter denkt creatief mee om de rol van de afdeling te doen verschuiven van het besturen van de lokale PvdA naar deelnemen in de denktanks en het uitvoeren van publieke acties. Het ombudswerk draait mee in de denktanks en wordt dus een geïntegreerd onderdeel van PvdA Sterke Beweging. 8

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Functie-eisen (kennis en vaardigheden)

De voorzitter • heeft aantoonbare bestuurservaring, bij voorkeur binnen een vrijwilligersvereniging; • heeft ervaring met vergaderingen leiden; • kan prioriteiten stellen; • kan delegatie en taakverdeling hanteren; • kan besluitvormingsprocessen hanteren; • kan leidinggeven aan een team met verschillende kwaliteiten; • kan duidelijk en overtuigend communiceren (intern en extern); • heeft ervaring in de omgang met de media; • heeft goede contactuele vaardigheden; • heeft een inspirerende, doortastende, wervende en een samenwerkingsgerichte persoonlijkheid; • kan de belangen van afdeling en vrijwilligers behartigen; • kan omgaan met een tekstverwerker/pc/internet/e-mail.

Speciale gegevens

Tijdsbesteding varieert per afdeling en per periode. Gemiddeld genomen besteedt de voorzitter in een grote afdeling 10 uur per week aan het bekleden van zijn functie. In verkiezingstijd zal het aantal benodigde uren duidelijk meer zijn. De voorzitter onderkent de democratische besluitvorming en kan zich er bij neerleggen wanneer beslissingen worden genomen, die niet overeenkomen met zijn/haar eigen standpunt. 9

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Profiel Penningmeester

De penningmeester draagt zorg voor het financieel beheer van de afdeling en is eindverantwoordelijke voor de begroting en jaarstukken van de afdeling. Daarnaast is de penningmeester belast met de bewaking van het tijdspad, dat daarvoor moeten worden doorlopen. Samen met de voorzitter en secretaris onderneemt de penningmeester acties tot het welslagen van projecten en betalingen.

Plaats in de organisatie

Binnen de afdeling is de penningmeester de verantwoordelijke persoon voor de financiële aspecten.

Taakinhoud

De penningmeester heeft als hoofdtaak om de boekhouding te voeren voor de afdeling waarbinnen hij/zij actief is. Onder boekhouden wordt onder ander verstaan: het verwerken van uitgaven en inkomsten, controle op tijdige betalingen, het opstellen van de jaarrekening en het uitvoeren van financiële transacties. De penningmeester verleent inzage van de boekhouding aan de leden van het bestuur. Buiten het boekhouden heeft de penningmeester tal van andere zaken. Zo adviseert de penningmeester het bestuur inzake het financieel beheer van de afdeling. De penningmeester treedt op als tekenbevoegde samen met de voorzitter. De penningmeester presenteert/brengt verslag uit op de afdelingbestuursvergadering van het financiële beheer over de afgelopen periode. Tevens dient de penningmeester de begroting in voor het volgende jaar. De penningmeester is belast met de taak om betalingen tijdig te laten verlopen. Zowel credit als debet. De penningmeester dient crediteuren op tijd te betalen. Aan de andere kant moet de penningmeester de achterstallige betalers aansporen om hun schuld te voldoen. De penningmeester onderhoudt contacten ten aanzien van de financiële zaken binnen en buiten de Partij van de Arbeid.

Verantwoordelijkheden/ bevoegdheden

De penningmeester treedt op als tekenbevoegde. Een handtekening van de penningmeester staat garant voor een financiële transactie. De penningmeester is de enige persoon binnen een afdeling die transactie mag/kan verwerken in de boeken. Hij/zij is gerechtigd alle uitgaven te doen, welke binnen het raam van de begroting vallen. De penningmeester is verplicht om de boekhoudkundige gegevens te bewaren voor een bepaalde tijd. De penningmeester stelt een meerjaren werkplanning/-begroting en het financiële jaarverslag op conform de afspraken die hierover met het landelijk partijbureau zijn gemaakt. Alles volgens het tijdpad en de normen die landelijk en/of regionaal zijn gesteld.

Van Waarde

De penningmeester is Van Waarde en draagt deze waarden in afdeling Leeuwarden dan ook bewust uit. Verbinding met leden en belangstellenden is het kloppend hart van Van Waarde. De penningmeester is verbindend in de breedste zin van het woord en ondersteunend in activiteiten rondom deze thema’s: • • • Bestaanszekerheid Sterke Beweging Permanente zichtbaarheid 10

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden • Sterke wijken & dorpen De penningmeester denkt creatief mee om de rol van de afdeling te doen verschuiven van het besturen van de lokale PvdA naar deelnemen in de denktanks en het uitvoeren van publieke acties. Het ombudswerk draait mee in de denktanks en wordt dus een geïntegreerd onderdeel van PvdA Sterke Beweging.

Functie-eisen (kennis en vaardigheden)

De penningmeester •heeft aantoonbare ervaring met financieel beheer/financiële administratie bij voorkeur in een vrijwilligersvereniging; •kan een geautomatiseerde boekhouding voeren; •kan een begroting, meerjarenplanning en een financieel jaarverslag opstellen; •heeft enige kennis van en/of ervaring in fondsenwerving; •kan voorstellen voor leden- en fondsenwerving op hun verdienste beoordelen; •heeft een doortastende, samenwerkingsgerichte persoonlijkheid; •is communicatief vaardig.

Speciale gegevens

De penningmeester investeert, net als de voorzitter en secretaris, ongeveer 10 uur per week aan de werkzaamheden die nodig zijn om de afdeling te laten draaien. Net als bij de andere functies zal het aantal uren worden uitgebreid rond de verkiezingen van de gemeenteraad, wanneer grote projecten worden gestart of investeringen worden gedaan. 11

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Profiel Secretaris

De secretaris ondersteunt de voorzitter enerzijds. Anderzijds is één van zijn taken het behoud van leden. De secretaris organiseert, coördineert en zorgt voor de informatiestroom binnen de afdeling. Hij/zij ziet toe op de voortgang en verslaglegging van bestuursactiviteiten. De secretaris is degene die ervoor zorgt dat alle informatie steeds op de goede plaats terecht komt. De secretaris is een "spin in het web" van de afdeling en organiseert (mede) afdelingsvergaderingen en thematische bijeenkomsten.

Plaats in de organisatie

De secretaris is de één van de kritische succesfactoren voor het functioneren van de afdelingsbestuur en de afdeling waarbinnen hij/zij werkzaam is.

Taakinhoud

De secretaris organiseert de bestuurlijke activiteiten die binnen een afdeling verricht dienen te worden. Daarnaast organiseert de secretaris de bijeenkomsten en activiteiten die de afdeling organiseert voor haar leden. De secretaris coördineert en bewaakt de interne en externe informatievoorziening/informatiestroom. De secretaris is belast met de vergaring en uitgifte van informatie. Concrete werkzaamheden van de secretaris kunnen zijn bijvoorbeeld de behandeling van informatie en correspondentie voor en over de afdeling (persbericht/nieuwsbrief) of het bijhouden van het archief. De secretaris is verantwoordelijk voor de (verdeling van) overige werkzaamheden. De secretaris stelt, samen met de voorzitter, de agenda van de bestuursvergadering en de ledenvergadering op. Daarnaast notuleert de secretaris tijdens de vergadering en verwerkt deze in een document. De notulen worden door de secretaris opgeslagen in het archief, verspreidt onder de leden van het afdelingsbestuur en worden openbaar gemaakt aan de leden van de afdeling. De secretaris is beheerder en onderhouder van het archief van de afdeling. Opslag vindt plaats door een fysieke (hard copy) en elektronische opslag van informatie. In dit archief worden alle relevante gegevens opgeslagen uit het verleden en het heden. De secretaris neemt deel aan het opstellen van de (meerjaren) werkplan. Hij/zij stippelt een route uit voor een bepaalde periode zodat aan het einde van de periode de werkzaamheden zijn verricht die van te voren waren ingepland voor de bestuursleden. De secretaris functioneert als klankbord en is behulpzaam in het zoeken naar oplossingen. Daarnaast signaleert de secretaris de overige bestuursleden over zaken die voor hen relevant zijn. Voortgang van zaken wordt gerapporteerd aan de voorzitter.

Verantwoordelijkheden/bevoegdheden

De secretaris is verantwoordelijk voor het notuleren bij bestuurs- en afdelingsvergaderingen. Tevens draagt hij de verantwoordelijkheid voor de communicatie op bestuurlijk niveau en zorgt ervoor dat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt. Daarnaast houdt de secretaris een archief van de afdeling bij en verzendt uitnodigingen voor bijeenkomsten van de afdeling. Het onderhoud van het ledenbestand ligt binnen de verantwoordelijkheid van de secretaris. Hij/zij registreert leden en brengt mutaties aan in hun status/gegevens als lid van de afdeling. De secretaris houdt toezicht op de naleving van de statuten en huishoudelijk reglementen.

Van Waarde

De secretaris is Van Waarde en draagt deze waarden in afdeling Leeuwarden dan ook bewust uit. Verbinding met leden en belangstellenden is het kloppend hart van Van Waarde. 12

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden De secretaris is verbindend in de breedste zin van het woord en ondersteunend in activiteiten rondom deze thema’s: • • • • Bestaanszekerheid Sterke Beweging Permanente zichtbaarheid Sterke wijken & dorpen De secretaris denkt creatief mee om de rol van de afdeling te doen verschuiven van het besturen van de lokale PvdA naar deelnemen in de denktanks en het uitvoeren van publieke acties. Het ombudswerk draait mee in de denktanks en wordt dus een geïntegreerd onderdeel van PvdA Sterke Beweging.

Functie-eisen (kennis en vaardigheden)

De secretaris • heeft aantoonbare bestuurs- en/of secretariële ervaring bij voorkeur binnen een vrijwilligersorganisatie; • kan besluitvormingsprocessen hanteren; • kan notuleren en redigeren; • kan goed organiseren; • heeft aantoonbare ervaring in archivering en redactievoering; • beschikt over goede contactuele vaardigheden; • heeft een doortastende, samenwerkingsgerichte persoonlijkheid; • kan omgaan met een tekstverwerker/PC/internet/e-mail.

Speciale gegevens

Qua tijdsbesteding investeert de secretaris ongeveer 10 uur. Dit is een indicatie. In vele afdelingen zal, om de afdeling optimaal te laten draaien, het aantal uren hoger liggen, zeker in verkiezingstijd. De voorzitter houdt zich voor namelijk bezig met de PR kant van de afdeling, terwijl de secretaris zich richt op de organisatorische aspecten die binnen het afdelingsbestuur spelen .

13

Nieuwsbrief juli 2016 PvdA Leeuwarden

Uitnodiging aan de senioren ( 55+) leden van de PvdA-afdeling Leeuwarden

De werkgroep senioren van de PvdA houdt op

Vrijdag 23 september 2016

de

BOOTTOCHT

Op en afstapplaats : Harlingertrekweg, naast gebouw Kamer van Koophandel in Leeuwarden. Gratis parkeermogelijkheid aanwezig. (Parkeerterrein B2, parkeerkaart meenemen naar de boot, u krijgt op de boot een gratis uitrijkaart). Vertrek: 13.00 uur. Aankomst : 16.00 uur. De boottocht gaat ditmaal richting Bildthoek. De kosten bedragen € 15 per persoon. Iedereen is van harte welkom, ook introducees. Opgave is mogelijk bij Leo Hasz. Per post: Leo Hasz, Bleekhof 29, 8921 MB Leeuwarden Per mail:

[email protected]

(mailto:

[email protected]

) Telefoon: 06 46738433 U kunt ter plekke de bijdrage betalen of overmaken op NL 34 INGB 0000 870468 (ten name van L.Hasz) . Zoals bekend organiseert de werkgroep senioren ongeveer tweemaal per maand een bijeenkomst in Sonnenborg ( Troelstraweg, Leeuwarden). Diverse inleiders over meer of minder actuele onderwerpen komen aan het woord. De bijeenkomsten genieten inmiddels een reputatie. Met de verkiezingen 2017 in aantocht belooft het een spannend jaar te worden. Het programma is in de maak.

De eerste bijeenkomst van het seizoen 2016/17 vindt plaats op 9 september. Lutz Jacobi, Tweede Kamerlid, komt spreken. Aanvang: 14.00 uur.

We hopen u in september te zien. Namens bestuur werkgroep senioren PvdA Leo Hasz Luuk Inberg 14