Transcript Episodio numero 6: Briefing: l`arte di preparare una riunione

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“Self Empowerment – Time management”
Episodio numero 6: Briefing: l’arte di preparare una riunione
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Testo dell’episodio “Briefing: l’arte di preparare una riunione”
Contenuto
An. : Ciao Arianna, ben arrivata, pronta per cominciare?
Ar. : Sì, sono pronta, ti ascolto. Di cosa parliamo oggi?
An. : Di come si prepara una riunione o, per essere più precisi, degli accorgimenti che
migliorano l’efficacia, l’attenzione e l’ascolto reciproco che si sviluppano in quelle particolari
situazioni di lavoro che chiamiamo riunioni.
Ar. : Spiegami meglio.
An. : Riunioni, meeting, breefing…tanti modi di dire che comunemente utilizziamo per indicare
quei momenti in cui ci confrontiamo sull’andamento del lavoro, sulla programmazione delle
attività, sulle analisi di un progetto o di un’azione intrapresa. La necessità di avere momenti
come questi è connessa alle modalità nelle quali è organizzato il lavoro oggi. Sempre più
spesso lavoriamo insieme ad altre persone integrando competenze e conoscenze. E molto
spesso il lavoro si interseca con le richieste dei clienti e dei committenti, anch’essi chiamati a
partecipare agli incontri. Magari è anche la tua esperienza di lavoro, no?
Ar. : Lo è. A volte facciamo riunioni durante le prove, ma non è una regola certa. Facciamo delle
riunioni in fase di preparazione, prima di cominciare le prove, e ancora prima, quando
decidiamo su cosa lavorare. A volte facciamo riunioni anche con gli organizzatori di rassegne
teatrali o con i proprietari del teatro. Siamo molto democratici!
An. : Più che con la democrazia questa abitudine ha a che fare con l’organizzazione del lavoro.
Il problema è che spesso, in queste occasioni, abbiamo la percezione di perdere tempo. E in
quei casi abbiamo l’impressione che le riunioni durino troppo, che siano scarsamente
produttive; la sensazione è quella di sentirsi strappati da qualcosa che riteniamo più
importante. Dimmi che non ti è mai capitato durante una riunione di pensare: “Speriamo
finisca presto perché ho un sacco di cose da fare…”
Ar. : L’ho pensato spesso. Il pensiero più ricorrente però è: “ma perché Marco non la smette di
girare intorno al concetto e non dice dove vuole andare a parare?”
An : Parlare molto, ascoltare poco. Molto spesso si parla a lungo più per chiarirsi le idee che
per esprimerne. E, alla lunga, questo genera una caduta di interesse negli altri.
Ar. : Calano gli ascolti, l’audience. Come al Festival di Sanremo dopo la sigla iniziale!
An. : Il problema è che questo vizio, lasciami dire così, rende poco produttiva non solo la
riunione in corso, ma anche quelle successive, perché rinforza l’aspettativa di inefficacia delle
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riunioni come strumento di lavoro. Ma si può rimediare e devo dire che gli accorgimenti sono
molto semplici e intuitivi.
Ar. : Aspetta che me li scrivo e li mando al mio regista…
An. : Tre regole. Regola numero 1: l’ordine del giorno. Una riunione deve essere fissata con un
ordine del giorno stabilito e comunicato tempestivamente agli altri. E il primo atto, quello di
inizio della riunione, deve essere proprio rileggere e condividere l’ordine del giorno e insieme
fissare gli obiettivi dell’incontro, rispondendo alla domanda “quale risultato si vuole ottenere
da questa riunione?”
Ar. : Ma spesso le riunioni le improvvisiamo!
An. : Anche in quel caso ci deve essere un ordine del giorno che viene condiviso al momento
dell’inizio della riunione ed uno o più obiettivi espliciti.
Ar. : Ah… facciamo un esempio? Noi in genere cominciamo dicendo: “parliamo dello
spettacolo…”
An. : Un po’ vago…L’ordine del giorno deve essere dettagliato e contenere argomenti che
possono essere esauriti nel tempo disponibile della riunione. Esempio: il tuo regista può
convocare una riunione che dura due ore con il seguente ordine del giorno: 1) il movimento
degli attori nella prima scena; 2) la scelta dei costumi di scena per i personaggi; 3) la
progettazione delle luci. Alla fine della riunione devono essere raggiunti i seguenti obiettivi: gli
attori devono essere certi e convinti di come si muoveranno nella prima scena e avere chiaro
come le luci saranno disposte mentre recitano. Naturalmente alla fine della riunione i costumi
saranno stati scelti per tutti.
Ar. : I costumi sono la fonte di maggiore discussione, ognuno vuole dire la sua. Sulle luci invece
non abbiamo voce in capitolo, in genere ascoltiamo e cerchiamo di ricordare.
An. : Questo vuol dire che all’ultimo punto all’ordine del giorno si potrà dare minore importanza,
mentre per il secondo, la scelta dei costumi, dovremo avere più tempo e regolare la
discussione per far parlare tutti. E questo introduce la seconda regola.
Ar. : Aspetta che indovino. Uccidere Antonella quando comincia a tediarci su come starebbe
meglio in scena con una gonna corta invece che con i pantaloni…
An. : Fuochino. La regola numero 2 riguarda in effetti la gestione degli interventi. Tutti devono
poter parlare ed esprimere il loro punto di vista, ma in maniera breve. Ridurre il tempo in cui si
interviene impone una maggiore efficacia nell’esprimere il proprio punto di vista. È una
capacità che può essere allenata ed è certamente aiutata dalla conoscenza dell’oggetto
all’ordine del giorno.
Ar : Insomma se so in anticipo di cosa parleremo e che non avrò molto tempo per discuterne,
cercherò di prepararmi e andare direttamente al nocciolo della questione.
An. : Esatto. Per questo è importante conoscere prima gli argomenti della riunione. Le riunioni
possono richiedere interventi complessi. In un consiglio di amministrazione, ad esempio, si può
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discutere della strategia di vendita di un prodotto, decidere una campagna di comunicazione,
proporre una riduzione dei costi, discutere la riorganizzazione del personale. Sono tutti temi
impegnativi che richiedono una certa preparazione che non si può certo improvvisare.
Richiedono che tutti arrivino all’incontro con le idee chiare, spesso con dati numerici, studi o
relazioni elaborate da esperti, progetti da presentare. La riunione è il momento culminante di
un grande lavoro di preparazione. Il pericolo è che chi partecipa non sia abbastanza informato
da poter interagire e ciò che spesso nella realtà succede è che, per questo motivo, alla fine
della riunione non si possa decidere nulla e che la riunione sia aggiornata.
Ar. : È tanto grave? Noi ci aggiorniamo in continuazione.
An. : Dipende dal valore che dai al tempo. Una cosa che si dimentica spesso è che il tempo
lavorativo ha un valore economico.
Ar. : Oh no! Sai prima di cominciare questa serie avevo scommesso con il mio fidanzato che
avresti detto la frase “il tempo è denaro” entro i primi dieci minuti. Hai resistito fino alla sesta
puntata.
An. : Non l’ho detto e non lo penso. Il valore economico del tempo lavorativo è una cosa certa,
non una frase fatta. Facciamo un esempio?
Ar. : Sì, ti prego, prova a convincermi che non è una frase fatta.
An. : Un esempio molto semplice. Riunione tra il capo divisione di un supermercato e i
responsabili di cinque reparti di vendita. Alla riunione è presente anche il direttore del
personale. Oggetto della riunione è la riorganizzazione degli spazi di vendita nel supermercato
per accogliere due campagne di lancio di nuovi prodotti; hai presente quando al supermercato
trovi le commesse che ti offrono di assaggiare un pezzetto di mortadella o un caffè?
Ar. : Sì, vai avanti.
An. : Ognuna delle persone invitate partecipa alla riunione nel suo orario di lavoro e
naturalmente per partecipare alla riunione non fa altre attività. Ognuna di loro rappresenta un
costo per l’azienda, per la precisione un costo orario. Facciamo una ipotesi, non importa
quanto esatta. I responsabili dei cinque reparti diciamo che hanno lo stesso costo aziendale,
facciamo 25 euro all’ora. Il capodivisione un po’ di più, diciamo 35 euro all’ora e il direttore del
personale arriva a 60 euro all’ora.
Ar. : Accidenti quanto guadagnano!!!
An. : Il costo aziendale non rappresenta il guadagno del lavoratore perché dentro ci sono le
tasse e i contributi. Ma è l’indicatore più importante perché quello che dobbiamo evidenziare è
quanto costa la riunione all’azienda.
Ar. : Procedi non ti interrompo più.
An : Ho finito, non preoccuparti. Riepilogando la somma dei costi di un’ora di riunione di queste
sette persone è 220 euro. Se la riunione dura due ore l’azienda sostiene un costo di 440 euro.
Capisci cosa intendo dire?
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Ar. : Sono sorpresa non avevo mai pensato a questo aspetto. Ho sempre pensato che una
riunione non costasse nulla.
An. : Ora aggiungi qualche altro possibile elemento di costo. Magari il direttore del personale
viene dalla sede centrale che si trova in una città diversa. Deve fare 90 chilometri in auto e gli
ci vuole un’ora ad andare ed un’ora a tornare. Le spese di viaggio dovremo pagargliele non
credi? Abbiamo appena aggiunto altri 200 euro al costo della nostra riunione. Se poi alla
riunione invitiamo anche il consulente esterno che cura le campagne di comunicazione del
nostro supermercato dovremo aggiungere il suo compenso orario.
Ar. : Sai cosa ti dico? Che il tempo è denaro!
An. : Spiritosa. Gestire attentamente una riunione lavorativa è importante anche sotto il profilo
economico, ma l’impatto maggiore è sulle motivazioni e sul rispetto reciproco. In sintesi: una
riunione ben gestita evita il senso di frustrazione e di inutilità da tempo perso; permette a tutti i
partecipanti di poter affermare il proprio ruolo e offrire il proprio contributo valorizzando le
competenze e l’impegno di tutti; evita di sostenere dei costi inutili che pesano sull’azienda.
Ar. : E quando non si è dipendenti? Insomma il ragionamento sul costo del tempo che
impieghiamo nelle riunioni, sta in piedi quando le persone che partecipano alle riunioni hanno
un costo orario, sono dipendenti o consulenti. Ma se non lo sono? Se sono come me che ho
contratti a progetto? Se si tratta di un artigiano o di un piccolo imprenditore che lavora nella
sua attività? O, ancora, se le riunioni sono di volontari in un’associazione o di amici che
Pagina 7 decidono insieme le vacanze?
An. : Mi costringi a fare ancora la parte dell’economista! A parte che anche il tuo tempo di
lavoro o quello dell’artigiano o dell’imprenditore hanno un valore, indipendente dalla possibilità
di calcolare una tariffa o un costo orario, c’è un concetto che ci viene in aiuto e che vale in
queste occasioni. Si chiama costo opportunità. Il costo opportunità è il valore dell’attività che
potrei fare in alternativa a quella che sto facendo. Può essere un’attività che ha un valore di
mercato, e quindi ho una perdita economica, o semplicemente un’attività che ha un valore in
sé, per la mia vita privata.
Ar. : Vuoi dire che il costo di andare ad una riunione serale con i miei colleghi attori è che, in
alternativa, potrei andare a cena con i miei amici?
An. : Esattamente. Oppure per un artigiano ad esempio è il tempo di lavoro che si prolunga; se
va ad una riunione che dura due ore probabilmente dovrà lavorare quelle due ore di sera,
oppure il sabato o la domenica. In generale ogni perdita di efficienza nell’uso del tempo, ovvero
ogni volta che per fare qualcosa ci mettiamo più del necessario, ha un costo diretto valutabile
in termini monetari o un costo opportunità valutabile in termini di alternative che perdiamo.
Ar. : Non avevo mai pensato in questi termini. Sono curiosa di ascoltare la terza regola.
An: Eccoci. Regola numero 3: la riunione deve avere un inizio e una fine certa. Si deve sapere a
che ore comincia e a che ore finisce. È una regola importante da condividere.
Ar. : Neanche un po’ di flessibilità per chi arriva in ritardo?
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An : Anche il ritardo può essere regolato. Si può stabilire la flessibilità iniziale, ma solo quella
iniziale. Una sorta di tolleranza iniziale che dipende dalla durata della riunione. Può essere
dieci minuti, un quarto d’ora, l’importante è che sia condivisa. A questo punto puoi essere tu a
dirmi per quale motivo è importante rispettare la regola numero 3.
Ar. : Che fai mi interroghi? Va bene proviamo. Sapere l’inizio e la fine permette di prendere altri
impegni. Aiuta a programmarsi bene il tempo. Insomma qualcosa che ha un impatto positivo
sulla mia agenda. Giusto?
An. : Corretto. Sono orgoglioso di te!
Ar. : Grazie, grazie… Un secondo aspetto lo abbiamo già segnalato. Costringe i presenti ad
essere concisi perché il tempo a disposizione non è infinito e dobbiamo raggiungere i risultati
che abbiamo concordato con la riunione.
An. : Giusto.
Ar. : Solo tre regole. Facile. Altri suggerimenti?
An. : Solo due altri suggerimenti, non vere e proprie regole, ma utili. Durante le riunioni i
cellulari dovrebbero stare spenti e così tutti gli strumenti di comunicazione che distraggono
come iPhone, computer collegati in rete, iPad… So che è una regola difficile ma aumenta
l’efficienza e la concentrazione riducendo i momenti di interruzione.
Ar. : Sono d’accordo, ma mi pare una regola da rispettare ancora più difficile che cominciare
puntuali. L’altro suggerimento?
An. : Entro un paio di giorni mandare un verbale dell’incontro con i punti salienti, le decisioni
prese ed eventualmente i documenti presentati se non sono stati inviati prima, come sarebbe
opportuno, ai partecipanti alla riunione. Aiuta a fissare le idee e rinforza l’effetto positivo del
buon andamento di una riunione.
E poi dei caffè per tutti che, diciamoci la verità, sono sempre ben accolti.