Transcript 휴복학업무매뉴얼
2015 -2 학기 휴 · 복학 업 무매뉴얼 교무처 학사팀 교무처 학사팀 휴·복학 신청기간 HY-in 로그인 – 신청 – 학적변동 – 신청구분 선택(휴학/복학/자진유급) – 신청사유 입력 – 신청(서류제출 소속대학 행정팀 제출) 구분 일자 복학 2015. 7. 20(월) ~ 7. 31(금) 자진유급 2015. 7. 20(월) ~ 7. 31(금) 휴학 2015. 7. 20(월) ~ 7. 31(금) 제출서류 • 일반휴학・병가휴학 후 복학: 없음 • 입대휴학 후 복학: 복학원서, 전역증 사본 • 자진유급 신청서, 학기별성적조회표 1부, 계절학기 성적폐기 확인서 1부(희망자 - 유의사항참고) • 일반휴학: 없음 • 병가휴학: 휴학원서, 진단서(4주 이상) • 입대휴학: 휴학원서, 입영통지서 사본 • 기타휴학: 기타휴학은 휴학원서, 휴학사유를 2차 휴・복학 학업연장자 휴학 2015. 8. 5(수) ~ 8. 7(금) 2015. 8. 24(월) ~ 8. 26(수) 서류제출 증명할 수 있는 서류 • 일반휴학: 없음 • 특별휴학(6개월): 없음 소속 단과대학 행정팀 제출서류 교무처 학사팀 휴학신청 제출서류 일반휴학 : 제출서류 없음 병가휴학 : 병가휴학신청서(출력물), 종합병원에서 발급한 4주 이상의 진단서 입대휴학 : 입대휴학신청서(출력물), 입영통지서 또는 복무확인서(병무청 발행/ 입영일 한달이내) 특별휴학 : 제출서류 없음(HY-in에서만 신청) 고시2차, 연수원교육 휴학 : 휴학신청서(출력물), 사유를 증빙할수 있는 서류(합격증, 재직확인서) 출산휴학 : 휴학신청서(출력물), 임신진단서 또는 출생증명서 - 여학생에 한함 창업휴학 : 휴학신청서(출력물), 사업자등록증 및 법인등기부등본(개인사업자 예외), 사업계획서, 현장점검신청서(주관부서: 창업센터 031)400-4961) 제출서류 교무처 학사팀 복학신청 제출서류 정규복학 : 일반휴학 및 병가휴학 후 복학은 제출서류 없음 입대휴학 후 복학 : 전역증 사본 또는 병적증명서 자진유급복학 : 유급복학신청서(출력물), 학기별 성적조회표, 계절학기 성적폐기 확인서(희망자에 한함) 자진유급 제출서류 자진유급원서(출력물), 학기별성적조회표, 계절학기 성적폐기 확인서(희망자에 한함) 교무처 학사팀 실무자 참고사항 1. 학적변동 공통사항 가. 학생 신상정보 정정 안내 학생들의 학적변동 전에 신상정보 조회 후 등록된 정보(본인 및 보호자 연락처, 거주지 주소, 이메일 주소 등)를 확 인하고, 연락처와 거주지 주소가 변경된 경우 보호자정보 수정까지 정확하게 정정하게 안내해 주시기 바랍니다. 1) 주민등록 주소 : 소속대학 행정팀에서 변경해 주시기 바랍니다.(‘주민등록등본’ 지참안내) 교내정보 - 학사행정 – 학적기본관리 - 신상기본관리 - 신상정보정정 - 학번조회 - 입력/수정 2) 거주지 주소 : HY-in에서 개별 정정가능 해당학생이 HY-in로그인 - MY홈 - 기본설정 – 신상정보정정 - 입력/수정 3) 학적변동 처리결과는 결재와 동시에 등록되어 있는 학생 이메일로 통보하여 주시기 바랍니다 1 no 2 3 4 4 설명 01 MY 홈 02 기본설정 03 신상정보정정 04-1 주민등록주소(단과대학에서 수정) 04-2 거주지주소(본인이 수정) 교무처 학사팀 실무자 참고사항 나. 학적변동 일정 1) 지정된 휴․복학신청기간 외의 부득이한 휴․복학은 각 단과대학의 사정에 맞추어 처리하되, 매학기 재적생변동보고 기준일(1학기-3.31, 2학기-9.31) 이전까지 결재완료 바랍니다. 단과대학별 휴․복학 신청기간 설정 및 결재 방법 no 1 5 3 2 4 설명 01 학사공통 02 일정관리 03 학적 04 학적변동 05 년도/학기 선택 후 조회 교무처 학사팀 실무자 참고사항 변동결재 방법 1 2 3 5 미결 결재 3 4 간단한 사유작성 no 설명 01 학적변동관리 02 변동결재관리 03 휴학/복학 조회 04 결재결과(미결) → 결재로 선택 05 결재내용에 간단한 사유 작성 교무처 학사팀 실무자 참고사항 학적변동 결재 취소 각 단과대학 행정팀에서 변동결재취소 처리는 재적생변동보고 기준일(1학기-3.31, 2학기-9.31) 이전까지 가능합니다. 변동결재취소처리는 수업정보(수강신청), 등록정보(무등록복학여부), 성적정보(자진유급시), 장학정보와 관련이 있으므로 신중 하게 처리해주시기 바랍니다. 변동결재취소 후 같은 일자에 신규신청(재입력)은 불가능합니다(다음날부터 신청 가능) 학적변동 후 등록을 원하는 학생에게는 신청을 받아 등록금고지서 생성처리 합니다. 매주 1회 업데이트 되므로 처리한 다음 주부터 고지서 출력이 가능함을 안내해주시기 바랍니다 3 1 2 4 ※ 결재취소 후 확인은 변동결재내역조회에서 처리확인 no 설명 01 학적변동관리 02 변동결재취소처리 03 학번/성명 (해당학생 조회) 04 결재구분 → 결재취소로 선택 교무처 학사팀 휴학 휴학의 종류 일반휴학 : 병가휴학 등 개인사정으로 인한 휴학으로 3년을 초과 할 수 없음 병가휴학은 질병 등의 사유로 종합병원에서 4주 이상의 진단서를 첨부하여야 함. 입대휴학 : 순수입대휴학, 일반입대휴학으로 기본 3년이며, 전역일로부터 1년 이내의 해당학기에 복학하 여야 함 순수입대휴학 재학생 상태에서 입대휴학을 신청 일반입대휴학 휴학 상태에서 입대휴학을 신청 ￭ 일반휴학 후 입대휴학으로 전환하는 경우 - 7주 이내 : 휴학기간에 산입하지 않음 / 7주 후 : 휴학기간에 한 학기(6개월)산입. ￭ 입대휴학자의 성적처리 - 학기 개시일로부터 7주간 이내에 휴학 한 경우에는 해당 학기를 이수하지 않은 것으로 처리되며, 기존의 수강신청은 (복학시 등록자에 한하여 무등록 복학이 가능) - 학기 개시일로부터 7주 후 학기말 시험전에 입대 휴학한 자에 한하여는 해당학기 휴학일자 이전의 성적을 기준으로하여 해당학기 성적을인정 ￭ 입대휴학 결재시에는 반드시 입영일자를 확인하여 적합성 여부를 판단 후 처리하여야 하며, 입영일자가 너무 늦은 경우에는 입영연기의 가능성이 있음을 감안 교무처 학사팀 휴학 휴학의 종류 특별휴학 : 학업연장미수강, 유급휴학으로 일반휴학 외에 별도로 부여되는 휴학 학업연장미수강(6개월) 유급휴학(6개월 ) 학업연장자이면서 해당학기에 미필과목이 개설되지 않는 경우에 한함 학사경고로 인하여 강제유급된 학생은 1회에 한하여 한학기 휴학을 실시함 기타휴학( 기타 특정한 사유에 의한 휴학) ￭ 고시 2차준비의 사유로 사법시험, 군법무관임용고시, 5급공채시험(행정직,외무직,기술직), 입법고시, 공인회계사 및 변리사 1차 시험에 합격한 학생에 한하여 1회 1년 휴학 허용 ￭ 연수원교육의 사유로 휴학하고자 하는 학생에게 1회 1년 휴학 허용 ￭ 임신출산의 사유로 휴학하고자 하는 여학생에 대하여 1년 이내의 휴학을 허용 ￭ 창업휴학은 휴학사유가 창업으로 인정되는 경우 2년(4학기)까지 허용하는 휴학을 말하며, 일반휴학기간에 산입하지 않음. ( 주관부서: 창업센터 031)400-4961 ) 창업휴학 신청 : 학생이 창업휴학신청 → 관련서류 주관부서에 제출 → 주관부서 현장실사후 심의의결 → 대학 행정팀으로 창업휴학 대상자 공문발송 → 소속대학 행정팀 결재』 휴학 교무처 학사팀 유의사항 입대휴학을 제외한 모든 휴학신청은 정해진 기간에 신청 일반휴학은 병가휴학 등 개인사정으로 인한 휴학을 신청하는 것으로, 부모님과 충분히 상의한 후에 신 청하도록 안내 신입생은 질병 또는 입대의 사유를 제외하고 입학 당해 학기에는 휴학을 신청할 수 없음 입영일자가 확정되지 않아 가사휴학으로 신청하는 학생은 추후 입영통지서를 받은 후 다시 입대휴학 으로 변경신청을 하여야 함. ※ 입대 후 귀향 조치된 자는 즉시 소속 대학에 신고 후 필요한 조치를 취하여야 함. 학업연장대상자의 경우 졸업사정 및 학업연장자 처리가 필요하므로 정규 휴학기간이 아닌 졸업식 (2015. 8. 20) 이후 별도의 기간에 휴학신청 4학년 졸업예정자의 경우 최종학기 7주 후에는 모든 휴학신청이 불가능 휴학기간을 연장하고자 하는 학생은 복학신청 후 결재가 완료 된 후 다시 휴학신청을 해야 함 휴학 신청기간(2015. 7. 20 ~ 7. 31)에 휴학신청을 한 학생의 경우 등록금 고지서가 생성되지 않으므 로, 등록을 원하는 학생의 경우에는 단과대학 행정팀에서 발급 가진급시기(7월 첫째주, 1월 첫째주)를 기준으로 이전에 처리된 입대휴학 결재를 취소하지 않도록 주의 휴학 교무처 학사팀 유의사항 수강신청기간이후 휴학한 학생이 휴학을 취소할 경우 수강신청 내역은 자동으로 복구되지 않으므로 주의 하여 주시기 바라며, 부득이할 경우 개강 이후 수강정정기간에 본인이 다시 수강신청 해야함을 반드시 공 지 하여야 함 입대휴학자의 성적처리 - 학기 개시일로부터 7주간 이내에 휴학 한 경우에는 해당 학기를 이수하지 않은 것으로 처리되며, 기존의 수강신청은 취소됩니다. (복학시 등록자에 한하여 무등록 복학이 가능) - 학기 개시일로부터 7주 후 학기말 시험전에 입대휴학한 자에 한하여는 해당학기 휴학일자 이전의 성적을 기준으로하여 해당학기 성적을 인정할 수 있습니다. 복학 교무처 학사팀 복학의 종류 휴학 기간이 만료되었을 경우에는 반드시 복학기간 내에 복학 절차를 밟아야 하며 미복학 시 제적 처리 됨 복학 시에는 복학하는 학년과 학기를 구분 입력할 수 있으며 정규 복학, 월반 복학, 자진 유급 복학이 가능 자진유급복학 - 자진유급복학을 하는 경우 선택한 학년/학기의 모든 성적폐기『유급에 관한 학사운영내규 5조의거』 되므로(계절학기 성적은 폐기 선택가능) 선택한 학년/학기가 정확한지 반드시 확인 후 신청 - 자진유급 접수 시 유급하는 사유와 선택한 학년/학기가 맞는지 학생 본인에게 재확인 후(서명확인) 처리 - 자진유급 복학 시 학사경고는 유효함 - 자진유급복학 결재를 취소할 경우 자동으로 성적이 복구되지 않으므로 신중하게 처리하여 함 - 자진유급복학 결재 취소후 성적복구를 요청하는 학생이 있을시 성적복구 가능 여부를 학사팀 성적 담당과 유선으로 확인 후 공문처리 - 자진유급 복학 신청 시 학기는 고정되어 있음 (예: 2015-1학기 신청기간에 2학기로 복학 또는 자진유급 신청은 불가능 함) 복학 교무처 학사팀 복학의 종류 월반복학 - 월반 복학자의 경우에는 월반(건너뛴) 학기에 설강 되는 필수과목을 반드시 이수하여야 하며, 재학 학년 상승으로 인해 추후 수강신청시 제한을 받을 수 있으며, 필수/선수강과목 미이수, 전공학점미달, 교육과정변경, 시간표편성중복 등의 사유로 정규학기 이내에 졸업이 불가능할 수 있으며, 교내 각종 신청 등에서 제한을 받을 수 있으니 신중하게 선택 - 전공 학부로 입학한 학생 중 전공 미 배정자는 2학년으로 월반복학 할 수 없음 (예 : 건축학부, 광고홍보학부, 생활스포츠학부) 복학 교무처 학사팀 복학처리시 주의사항 편제변경으로 분리 또는 통합된 학과의 경우에는 복학하는 학과(부,전공)를 반드시 확인 후 복학결재 개강하고 수강정정기간이후에 복학이 부득이하게 필요한 학생은 반드시 수강신청가능여부를 확인한 후 처리 동일학기에 두 번 복학하는 것은 불가능하므로 이 경우에는 휴학 취소처리 (예: 2학기 복학->휴학->2학기 복학) 개강일 이후 전역예정자 복학 개강이후 전역예정자의 복학처리는 병역의 종류에 따른 휴가일수 및 해당학기 수학여부를 판단하여 아 래 서류를 첨부하여 대학장 재량으로 처리 - 제출서류: 전역예정증명서(또는 소집해제예정일자가 명시된 공익근무요원 복무확인서) 휴가일자 명시된 증빙서류(추후 전역증 사본 또는 병적증명서 제출할 것) 본인각서 : 수업결손이 있을시 ※ 근거1: 병역법 제11장 73조(복학보장) 고등학교이상의 학교의 장은 징집․ 소집 또는 지원에 의하여 입영하거나 소집 등에 의한 보충역복무(공익근 무요원․ 공중보건의사․ 국제협력의사․ 공익법무관․ 전문연구요원․ 산업기능요원으로 복무 또는 의무 종사 하는 것을 말한다)를 하는 학생에 대하여는 입영 또는 복무와 동시에 휴학하게하고, 그 복무를 마친 때에는 원에 의하여 복학시켜야 한다. 등록 기간이 지난 때에도 학사일정에 장이 없는 사람에 대하여는 원에 의하여 복학시켜야 한다. 교무처 학사팀 복학 단과대학 처리사항 복학대상자 통지서 발송 학사행정 → 학적통계관리 → 업무용통지서 및 명부 → 조회(대상자 명단 or 대상자 통지서) 3 4 3 1 2 no 설명 01 학적통계관리 02 업무용통지서 및 명부 03 년도,학기,조직,출력구분 선택 (복학대상자 명단 or 복학대상자 통지서) 04 복학대상자 통지서의 경우 해당학기 복학기간 정확하게 입력 자진유급 교무처 학사팀 유의사항 휴학생이 자진유급하여 복학하고자 하는 경우 : HY-in에서 신청 시 신청구분에서 복학을 선택한 후 희망 하는 학년을 선택 재학생이 자진유급 하고자 하는 경우 : HY-in에서 신청 시 신청구분에서 자진유급을 선택한 후 희망하는 학년을 선택 자진유급 및 자진유급복학을 하는 경우 선택한 학년/학기의 모든 성적폐기『유급에 관한 학사운영내규 5조의거』 되므로(계절학기 성적은 폐기 선택가능) 선택한 학년/학기가 정확한지 학생본인에게 재확인 후(서명확인) 처리 자진유급 또는 자진유급복학 신청 시 학기는 고정되어 있음 (예 : 2015-2학기 신청기간에 1학기로 복학 또는 자진유급 신청은 불가능) 자진유급 결재를 취소할 경우 자동으로 성적이 복구되지 않으므로 신중하게 처리 자진유급 결재 취소후 성적복구를 요청하는 학생이 있을시 성적복구 가능 여부를 학사팀 성적담당과 유선 으로 확인 후 공문처리하여야 함 성적처리 - 유급된 자의 해당학년, 학기에 취득한 학점은 모두 무효로 하고, 전 교과목을 재수강 함을 원칙으로 한다. - 필수과목을 성적상승재수강하여 이전 학년의 낮은 성적이 폐기된 경우에는 이수학점에서는 제외되나, 이수처리는 해준다 - 유급되는 학기의 필수과목은 새로 지정 받는다 - 계절학기 성적은 희망하는 학생의 선택에 따라 폐기가능(단, 부분폐기불가)