Transcript Handleiding urenregistratie ZZP

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
Beste ZZP’er,
Welkom in de handleiding urenregistratie. Deze handleiding beschrijft hoe je jouw maandstaat met gewerkte
uren en eventuele zakelijke kilometers digitaal kunt inleveren bij je opdrachtgever. Aangeboden uren en zakelijke
kilometers worden digitaal door je opdrachtgever goedgekeurd.
Maandelijks, na je laatste werkdag in die betreffende maand, lever je de gewerkte uren en eventuele zakelijke
kilometers digitaal in om hiermee de urenstaat ter goedkeuring aan te bieden bij de opdrachtgever.
Als je meerdere projecten hebt, dienen alle uren van ieder project afzonderlijk te worden verantwoord om daarna
gezamenlijk te worden ingeleverd bij de betreffende opdrachtgevers.
1
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
Inhoudsopgave
1)
2)
Invoeren gewerkte uren en zakelijke kilometers ...................................................................................3
1.1
Inloggen urenportal ........................................................................................................................3
1.2
Gewerkte uren invoeren ..................................................................................................................6
1.3
Onregelmatigheidsuren - ORT.........................................................................................................9
1.4
Invoeren zakelijke kilometers ........................................................................................................10
Inleveren van uren en zakelijke kilometers..........................................................................................11
2.1
3)
Correcties ......................................................................................................................................11
Status urenverwerkingsproces .............................................................................................................12
3.1
De kleurencodering in de urenstaat: .............................................................................................12
4)
Facturatie..............................................................................................................................................14
5)
Contactinformatie ................................................................................................................................15
2
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
1)
1.1
Invoeren gewerkte uren en zakelijke kilometers
Inloggen urenportal
Let op!
 Voor het urenregistratiesysteem heb je als internetbrowser Microsoft Internet Explorer versie 8 of hoger
nodig.
 De urenstaat (PDF bestand) openen kan met Adobe Reader versie 8.2.1 of hoger.
Let op! De urenstaat kan niet gebruikt worden om uren te accorderen. Dit gebeurt enkel nog digitaal. Je
kunt de urenstaat nog wel voor je eigen administratie afdrukken.
Ga naar de Maandag® Urensite: http://uren.maandag.nl
Klik op:
‘naar de ZZP portal’
3
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
Onderstaand venster verschijnt, het Microsoft Forefront:
Log in met de inloggegevens die je per mail toegestuurd hebt gekregen:



De gebruikersnaam start altijd met ‘TLUSR’ gevolgd door een 7-cijferig identificatienummer, bijvoorbeeld
TLUSR0001234.
Ben je het wachtwoord vergeten of blokkeert het inloggen? Of heb je geen inloggegevens ontvangen?
Laat het wachtwoord instellen of resetten door de Maandag® Servicedesk via telefoonnummer 0299405469 of via [email protected]
Wil je je wachtwoord wijzigen? Dit kan nadat je voor de eerste keer bent ingelogd in de portal. Houdt
rekening met de volgende vereisten:
Het wachtwoord moet uit minimaal 8 karakters bestaan;
Het wachtwoord moet minimaal een hoofdletter en een cijfer bevatten
Het wachtwoord mag niet je eigen naam (of één van je eigen namen) bevatten
4
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
Zodra je bent ingelogd, verschijnt onderstaande startpagina, het ‘overzichtsscherm’:
1
2
3
Vanaf het overzichtsscherm kan met behulp van drie iconen naar verschillende vensters genavigeerd worden:
1)
2)
3)
Urenstaten:
Overzicht uren:
Reserveringen:
De urenstaten invullen en inleveren;
Reeds ingeleverde en geaccordeerde uren bekijken;
Dit venster is niet voor toepassing op jouw als ZZP’er, omdat er geen
salarisbetaling maar een factuurbetaling plaatsvindt.
5
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
1.2
Gewerkte uren invoeren
Klik op ‘urenstaten’ om uren in te voeren
Selecteer de in te voeren maand door de gewenste periode te kiezen. Door middel van de buttons
kunnen de vorige of volgende maanden geselecteerd worden. Klik vervolgens achter de juiste maand op ‘open’.
Er opent nu een urenstaat. In deze urenstaat worden voor de gehele maand de uren en zakelijke kilometers
ingevoerd.
Let op: de uren worden per maand ingevuld en ingeleverd, facturering per week is niet mogelijk. Reverse Billing
facturen worden altijd opgemaakt over de eerste tot de laatste gewerkte dag in dezelfde maand.
6
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
Betekenis van de kolommen:
Onder de kolom ‘Klantnaam’ wordt de opdrachtgever weergegeven.
Onder de kolom ‘Project’ wordt de functienaam van het project weergegeven.
Onder de kolom ‘Werksoort’ wordt weergegeven welk type uren er worden invoeren.
Voor normaal gewerkte uren kies je ‘Gewerkte Uren’. Andere werksoorten zijn ORT of zakelijke kilometers.
De regel met ‘Gewerkte Uren’ staat standaard toegevoegd. De regel open je door op het icoon potlood te klikken:
Het icoon van de diskette verschijnt. Dit betekent dat de regel is geopend en klaar is voor invoer van de gewerkte
uren:
7
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
vul per gewerkte dag het aantal gewerkte uren in
uren kunnen per veelvoud van een kwartier worden ingevoerd (,25/,50/,75)
druk op het icoon van de diskette om de ingevoerde werkuren op te slaan.
de urenstaat geeft het aantal opgeslagen werkuren aan en telt de totalen per dag
op.
8
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
1.3
Onregelmatigheidsuren - ORT
Wil je onregelmatigheidsuren (ORT) schrijven op een project, dan voeg je hiervoor een nieuwe projectregel toe
met een nieuwe urensoort.
ORT kan alleen geschreven worden indien Maandag® daar met de opdrachtgever afspraken over heeft gemaakt.
Alleen dan zie je ORT als werksoort terug in jouw urenportal.
Zie je geen ORT, maar wil je deze wel toegoevoegd hebben in de portal, neem dan contact op met je Maandag®
accountmanager.
Toevoegen ORT uren:
Heb je recht op een vergoeding voor ORT uren? Dan maak je voor elk ORT percentage een
nieuwe regel aan.
Kies naast de zwarte plus onder klantnaam voor jouw opdrachtgever en onder werksoort
voor de gewenste urensoort. Met het dropdown menu (V) kun je de gewenste urensoort
kiezen.
Druk op de zwarte plus om de regel toe te voegen aan je urenstaat
Open de rij met het icoon potlood en vul de gewenste uren in
Sla de rij op met het icoon diskette
Druk op de zwarte plus om de regel toe te voegen aan je urenstaat
Open de rij met het icoon potlood en vul de gewenste uren in
Sla de rij op met het icoon diskette
9
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
1.4
Invoeren zakelijke kilometers
Onder zakelijke kilometers worden de gereden ritten verstaan die je in opdracht van je opdrachtgever tijdens
werktijd maakt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld huisbezoeken.
Reiskosten voor verkeer tussen de vestigingsplaats van de opdrachtgever en jouw kantoor/ kantoor aan huis zijn
verwerkt in jouw uurtarief en kunnen niet worden gedeclareerd.
Zakelijke kilometers worden ingevoerd door onder ‘Klantnaam’ voor jouw opdrachtgever te kiezen en onder
‘Werksoort’ voor ‘Kilometers zakelijk-factuur’. Hierbij geldt dezelfde werkwijze als bij het invoeren van de uren;
Drukken op de zwarte plus om de regel toe te voegen. Hierna op het potlood klikken om de regel te openen.
Geef bij het invoeren van zakelijke kilometers naast het aantal kilometers per dag ook altijd een korte
omschrijving aan.
Dit mag een postcodeoverzicht of een kort kenmerk van de gereden rit zijn.
10
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
2)
Inleveren van uren en zakelijke kilometers
Wanneer de urenstaat voor de gehele periode is ingevuld kan deze ingeleverd worden. Door op de knop inleveren
te klikken, worden ingevoerde uren en eventueel ingevoerde zakelijke kilometers ter goedkeuring verzonden naar
de opdrachtgever(s).
Door te klikken op ‘Inleveren’, geef je aan dat jouw urenstaat die periode volledig en correct is ingevuld.
De urenstaat sluit en er kunnen geen aanpassingen meer gedaan worden, tenzij je deze laat openzetten door een
collega op de Maandag® Servicedesk.
Druk dan ook pas op ‘Inleveren’ zodra alle uren bekend zijn, op je laatste werkdag van de maand of na afloop van
de periode.
Pas wanneer op inleveren is geklikt en de zowel de werkuren als eventuele zakelijke kilometers geaccordeerd zijn,
worden de uren in het administratiesysteem verwerkt en kan de Reverse Billing factuur opgemaakt worden.
2.1 Correcties
Uren en zakelijke kilometers die door de opdrachtgever worden afgewezen, moeten gecorrigeerd worden. Het
urenregistratiesysteem verstuurt je direct een email met de melding dat er uren of zakelijke kilometers zijn
afgewezen. In deze email staat ook welke uren en/of kilometers zijn afgewezen en er wordt een reden tot
afwijzing meegegeven door de Opdrachtgever.
Corrigeer de uren en accordeer de urenstaat opnieuw. Je opdrachtgever kan deze dan weer digitaal keuren.
Kom je er niet uit, neem dan contact op met de Maandag® Servicedesk.
!! Het accorderingproces is afgerond, zodra alle ingeleverde uren en eventuele zakelijke kilometers zijn
goedgekeurd door je opdrachtgever. De uren kleuren dan groen. !!
11
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
3)
Status urenverwerkingsproces
Het verloop van het accorderingsproces wordt op 2 manieren weergegeven:
1. Met kleuren in de urenstaten
2. In het overzichtsscherm op de startpagina.
3.1
De kleurencodering in de urenstaat:




Grijs:
Oranje:
Groen:
Rood:
De uren zijn nog niet ingeleverd en kunnen nog aangepast worden.
De uren zijn ingeleverd en wachten op accordering. Aanpassing is niet meer mogelijk.
De ingeleverde uren zijn goedgekeurd.
De ingeleverde uren zijn afgekeurd en moeten gecorrigeerd worden.
Zie onderstaande voorbeelden:
Na inleveren kleuren de uren oranje.
De rode uren zijn afgekeurd. Deze moeten gecorrigeerd en opnieuw ingeleverd en geaccordeerd worden. De
groene uren zijn goedgekeurd.
Ook declaraties worden geaccordeerd.
De rode declaratie is afgewezen en moet gecorrigeerd worden.
12
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
3.2
De status urenverwerking op startpagina:
Klik op de knop overzichtsscherm om terug te keren naar het
startscherm
Hier tref je de actuele status van de urenstaat
Klik op ‘Overzichtsscherm’ om vanuit de urenstaat naar de startpagina te gaan
Onder de kolom ‘Status’ wordt de voortgang van de gehele urenstaat weergegeven:





Er staat niets
Indien er niets vermeld staat, heb je deze urenstaat nog nooit geopend
U.10 - Invoer
De urenstaat staat open voor invoer en is al eerder geopend. Er zijn eventueel uren ingevoerd die verder
aangevuld kunnen worden, maar deze zijn nog niet ingeleverd.
U.20 - Controleren
De urenstaat is ingeleverd en staat ter controle klaar bij de opdrachtgever
U.40 - Geboekt
De urenstaat is geaccordeerd door je opdrachtgever en wordt verwerkt voor de opmaak van de factuur.
13
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
Naast de kolom ‘Status’, vind je in het overzichtsscherm ook kolommen om de actuele voortgang van de
urenstaat in één oogopslag te kunnen zien. De statussen ‘Goedkeuring nodig, Ingeleverd, Goedgekeurd en
Afgekeurd’ geven de voortgang van ingeleverde urenstaat weer zonder deze te hoeven openen.




4)
Goedkeuring nodig
Onder ‘Goedkeuring nodig’ verschijnt een vinkje zodra de uren en/of zakelijke kilometers zijn ingeleverd,
maar nog geaccordeerd moeten worden.
Ingeleverd
Onder ‘Ingeleverd’ verschijnt een vinkje zodra de uren zijn ingeleverd ter accordering, maar nog niet zijn
goedgekeurd.
Goedgekeurd
Onder ‘Goedgekeurd’ verschijnt een vinkje indien alle ingeleverde uren en/of zakelijke kilometers zijn
goedgekeurd.
Afgekeurd
Onder ‘Afgekeurd’ verschijnt een vinkje indien er uren zijn afgekeurd, welke gecorrigeerd moeten
worden. Hierover heb je dan inmiddels bericht ontvangen met meer informatie over de reden van
afkeuring.
Facturatie
Bij Maandag® werken wij met Reverse Billing. Dit houdt in dat jij ons geen factuur hoeft te sturen, maar wij jou op
basis van jouw maandelijks geaccordeerde uren een factuur sturen. Deze wordt vervolgens 14 dagen na de
factuurdatum aan jou uitbetaald. Deze factuur voldoet aan alle wettelijke richtlijnen en kan zonder problemen
toegevoegd worden aan jouw administratie.
De factuurdatum wordt altijd gesteld op de dag van accordering van jouw uren.
Na inlevering van de uren heeft jouw opdrachtgever drie werkdagen de tijd om de uren te accorderen. Doen zij
dit niet binnen deze termijn, dan worden de uren automatisch geaccordeerd.
De Reverse Billing factuur ontvang je altijd uiterlijk een werkdag na accordering van jouw uren, per e-mail
toegestuurd.
14
Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal invoeren in de ZZP Portal
5)

Contactinformatie
Maandag® Servicedesk
T:
0299 – 405 469
E:
[email protected]
Telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.30 uur en 17.00 uur
Vragen m.b.t. de reverse billing factuur, kunnen worden gesteld via [email protected]
15