Transcript Collegebesluit met bijlagen

Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Vaststellen nieuw Inkoopbeleid
Programma
BW-nummer
Bestuur en Middelen
Portefeuillehouder
H. Tiemens
Samenvatting
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
Het bestaande inkoopbeleid dateert uit 2013 en is achterhaald door
onder andere veranderde wetgeving. Het nieuwe Inkoopbeleid
gemeente Nijmegen levert een actueel beleidskader dat als basis dient
voor een rechtmatige en doelmatige inkoop.
De uitwerking van de Inkoopbeleid Nijmegen vindt plaats in het interne
digitale handboek en niet langer in een apart document (de Nijmeegse
Inkoopregels).
FA20, Yvonne Muris, 9574
Datum ambtelijk voorstel
13 juni 2016
Registratienummer
16.0005874
Ter besluitvorming door het college
1. De Kadernota 2013 in te trekken.
2. Het Inkoopbeleid gemeente Nijmegen vast te stellen en in te
laten gaan per 1 juli 2016 onder voorbehoud van het
aannemen van het wetsvoorstel “Wijziging van de
Aanbestedingswet 2012” door het Parlement;
3. De gewijzigde drempelbedragen voor inkoopvolumes onder de
wettelijke grenzen vast te stellen.
4. De informatiebrief aan de Raad over het inkoopbeleid vast te
Steller
stellen.
Yvonne Muris
Paraaf
akkoord
Datum
Paraaf
akkoord
Datum
 Alleen ter besluitvorming door het College
 Actief informeren van de raad
Besluit B&W d.d. 28 juni 2016
 Conform advies
 Aanhouden
 Anders, nl.
nummer: 3.3
Bestuursagenda
Portefeuillehouder
CV inkoopbeleid 3 0
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Om een professionele inkooporganisatie in stand te houden/te realiseren is actueel
inkoopbeleid nodig. Het huidige inkoopbeleid is in 2013 vastgesteld en is door de ambities
van de gemeente Nijmegen en door aangepaste / nieuwe wet- en regelgeving verouderd. Het
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen sluit aan bij de nieuwe aanbestedingswet per 1-7-2016 en
bij de ambitie van de gemeente Nijmegen om maatschappelijke verantwoorde, duurzame
inkoop te realiseren, de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren, en innovatieve en
startende ondernemingen te bevorderen.
2
Juridische aspecten
Het inkoopbeleid sluit aan bij de actuele wetgeving, in het bijzonder de aangepaste
Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit, Gids Proportionaliteit en het
Aanbestedingsreglement Werken 2012. In de Aanbestedingswet 2012 zijn de nieuwe
Europese Richtlijnen voor de Klassieke Overheid (2014-24/EU), Concessies (2014/23/EU) en
voor de Richtlijnen voor overheidsopdrachten in de sectoren water, energie, vervoer en post
(publieke nutsfuncties) (2014/25/EU) verwerkt. Deze laatste Richtlijn is niet van toepassing
voor de gemeente Nijmegen. De aangepaste Aanbestedingswet treedt naar verwachting per
1 juli 2016 in werking. In de Aanbestedingswet 2012 zijn onder andere de volgende
wijzigingen aangebracht:
Het onderscheid tussen 2A en 2B diensten vervalt. In de plaats daarvan komt een nieuwe
procedure voor “sociale en andere specifieke diensten” en een procedure voor
innovatiepartnerschap. De richtlijnen voor het gunnen van concessieovereenkomsten zijn
vernieuwd. Tenslotte zijn er ook nieuwe uitsluitingsgronden en voorwaarden die aan
ondernemingen kunnen worden gesteld opgenomen evenals nieuwe mogelijkheden om
overeenkomsten tussen overheden te sluiten.
Binnen de ruimte die wet- en regelgeving toelaat zijn daarnaast de kaders voor een
Nijmeegse aanpak geformuleerd. Het inkoopbeleid valt binnen de door de Raad vastgestelde
budgettaire kaders en wordt door het College vastgesteld.
3
Doelstelling
Vaststellen van een actueel inkoopbeleid met richtlijnen voor de invulling van de lokale
beleidsruimte als basis voor een rechtmatige en doelmatige inkoop.
4
Argumenten
(1) Kadernota Inkoop 2013 vervalt.
(2) Inkoopbeleid gemeente Nijmegen.
(a) Nieuw beleid is noodzakelijk als basis voor een rechtmatige inkoop. De Europese
wetgeving heeft vastgelegd boven welke inkoopbedragen Europese procedures verplicht
zijn. Ten opzichte van 2013 zijn de Europese drempelbedragen verhoogd van € 200.000
naar € 209.000 voor leveringen en diensten en van € 5.000.000 naar € 5.225.000 voor
werken. Het Europese drempelbedrag voor de procedure voor “sociale en andere
specifieke diensten” bedraagt € 750.000.
De Nijmeegse drempelbedragen voor leveringen en diensten zijn ten opzichte van 2013
in zoverre veranderd dat voor inhuur van personeel de drempel voor meervoudig
onderhands aanbesteden is verhoogd van € 50.000 naar € 100.000. Dit omdat eventuele
inhuur van personeel voorafgaand aan de aanbesteding door de plaatsingscommissie
wordt goedgekeurd.
De drempelbedragen van de inkoopprocedures bedragen hiermee:
A. Diensten (m.u.v. Inhuur Personeel) en leveringen € 209.000 Europees
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
- Tussen € 50.000 en € 209.000 meervoudig onderhands
- Onder € 50.000 enkelvoudig onderhands
B. Inhuur personeel € 209.000 Europees
- Tussen € 100.000 en € 209.000 meervoudig onderhands
- Onder € 100.000 enkelvoudig onderhands
C. Sociale en andere specifieke diensten € 750.000 Europees
- Tussen € 50.000 en € 750.000 meervoudig onderhands
- Onder € 50.000 enkelvoudig onderhands
D. Werken- € 5.225.000 Europees
- Tussen € 5.225.000 en € 1.500.000 nationaal openbaar
- Tussen € 250.000 en € 1.500.000 meervoudig onderhands
Onder € 250.000 enkelvoudig onderhands
(b) In het inkoopbeleid hebben wij de vernieuwde Nijmeegse speerpunten uitgewerkt.
Hieraan zijn onderstaande doelstellingen gekoppeld:
Duurzaam:
- 100% Duurzaam inkopen was ook onze doelstelling in de Kadernota 2013. Nieuw is
het streven naar zoveel mogelijk circulair inkopen. Nieuw is ook het streven om door
middel van inkoop bij te dragen aan de doelstellingen van Nijmegen als een energieneutrale gemeentelijke organisatie in 2013 en energie-neutrale stad in 2045.
Maatschappelijke doelstellingen:
- De eis van social return in aanbestedingen - 5% van de opdrachtwaarde of 7% van
de loonsom - hebben wij gehandhaafd. Nieuw is dat wij opdrachten, voor zover van
toepassing, voorbehouden aan sociale ondernemingen voor zover van toepassing;
- In het Inkoopbeleid 2016 is uitdrukkelijk de eis van een passende beloning voor
zowel bestuurders als werknemers van bedrijven waarmee we zaken doen
opgenomen.
Stimuleren van lokaal en regionaal MKB::
- Uitnodigen van minimaal 2 respectievelijk 3 regionale ondernemers bij iedere
meervoudig onderhandse aanbesteding hebben wij gehandhaafd. Nog nadrukkelijker
dan in 2013 houden wij bij de bundeling van opdrachten, bij het verdelen in percelen
en bij het stellen van minimumeisen en het raadplegen van de rekening met MKB’ers
en zzp’ers. Waar mogelijk biedt de gemeente kansen aan startende ondernemingen,
indien wenselijk als eerste klant.
(c) Organisatie
De leadbuyers (budgethouders die een volmacht hebben om namens de hele gemeente
contracten af te sluiten voor de producten in hun segment) zijn bij collegebesluit van 2005 in
het leven geroepen. In het nieuwe Inkoopbeleid gemeente Nijmegen hebben wij de rol van de
leadbuyer nader omschreven:
- De leadbuyer moet instemmen met de inkoopprocedure (vastgelegd in de
inkoopstartnotitie) van een levering, dienst of werk die het drempelbedrag van
€ 50.000, - (voor leveringen en diensten) of € 250.000 (voor werken) overstijgt.
Pas na instemming van de leadbuyer start de inkoopprocedure;
- Afwijken van de Nijmeegse drempelbedragen is alleen toegestaan met toestemming
van de betrokken leadbuyer.
(d) Contractmanagement.
- Zoals in 2013 is vastgesteld, blijft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het
contract, het contractmanagement, bij de budgethouder. Vanuit inkoop wordt de
implementatie en uitvoering van contractmanagement ondersteund.
Collegevoorstel
Vervolgvel
3
5
Financiën
Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden.
6
Participatie en Communicatie
- Na vaststelling informeren wij de organisatie over de wijzigingen, per afdeling en op
Insite.
- Samen met de afdeling Economische Zaken informeren wij ondernemers en andere
belanghebbenden over de wijzigingen in het Nijmeegse inkoopbeleid.
- Na vaststelling publiceren wij het Inkoopbeleid gemeente Nijmegen in het Nijmeegs
Gemeenteblad en op www.nijmegen.nl.
7
Uitvoering en evaluatie
Een aantal uitvoeringsaspecten zijn verwerkt in de procedures en templates. Het beleid
evalueren wij zowel intern als extern.
8
Risico
Actualisering van het inkoopbeleid is nodig voor doelmatig, maar vooral rechtmatig inkopen,
mede resulterend in een goedkeurende accountantsverklaring op inkoop.
Bijlagen:
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen
Raadsbrief Inkoopbeleid
Financiën
Concernexperts
Korte Nieuwstraat 6
6511 PP Nijmegen
Telefoon 14024
Telefax
(024) 323 59 92
E-mail
[email protected]
Aan de Gemeenteraad van Nijmegen
Postbus 9105
6500 HG Nijmegen
Datum
28 juni 2016
Onderwerp
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen
Ons kenmerk
Contactpersoon
FA20/16.0005883
Yvonne Muris
Datum uw brief
Doorkiesnummer
(024) 3299574
Geachte leden van de raad,
Het inkoopbeleid van de gemeente Nijmegen is vernieuwd om recht te doen aan de Nijmeegse
beleidsprioriteiten en de actuele wetgeving. Het nieuwe inkoopbeleid sluit aan bij de actuele
Nijmeegse speerpunten met betrekking tot maatschappelijk verantwoord inkopen en het
stimuleren van de lokale economie.
Maatschappelijk verantwoord inkopen
Een belangrijk onderdeel van maatschappelijk verantwoord inkopen is duurzaam inkopen,
waarbij we streven naar een energie-neutrale gemeentelijke organisatie en energie-neutrale stad.
Circulaire inkopen en het hanteren van het FSC-convenant en de GPR methodiek dragen hier
aan bij, evenals Nijmegen als fairtrade-gemeente.
Maatschappelijk verantwoord inkopen houdt ook in dat we social return bij aanbestedingen
toepassen en opdrachten voor zover mogelijk voorbehouden aan sociale ondernemingen. Verder
streven we naar een passende beloning voor zowel bestuurders als werknemers van bedrijven
waarmee we zaken doen na. Daar waar van toepassing eisen we naleving van de Wet Normering
Topinkomens, de Code Verantwoord Marktgedrag en algemeen verbindend verklaarde Cao’s.
Stimuleren van de lokale (kennis) economie
Het stimuleren van innovatieve en MKB-bedrijven past bij de ambitie van maatschappelijk
verantwoord inkopen en het bijdragen aan de lokale economie. Door als eerste klant (launching
customer) op te treden voor startende ondernemers (start-ups) kan de gemeente een innovatief
product of innovatieve dienst een kans geven om zich te bewijzen. Ook in de keuze voor de
aanbestedingsprocedures wordt rekening gehouden met het scheppen van kansen voor zowel
het lokale MKB als voor zzp’ers.
www.nijmegen.nl
Raadsbrief Inkoopbeleid
Gemeente Nijmegen
Financiën
Concernexperts
Vervolgvel
1
Actualisatie van wet- en regelgeving op aanbestedingsgebied
In 2016 treden nieuwe Europese richtlijnen in werking, te weten:
 richtlijn Klassieke overheid: over het gunnen van overheidsopdrachten
1
(2014/24/EU)
 richtlijn Concessies: over de gunning van concessies (2014/23/EU)
Deze richtlijnen vormen basis voor de Nederlandse wetgeving met betrekking tot inkoop en
aanbestedingen. Het inkoopbeleid van de gemeente Nijmegen is vernieuwd om zo aan te
sluiten bij de actuele wetgeving, in het bijzonder de aangepaste Aanbestedingswet 2012.
De inkoopprocedures en drempelbedragen die de gemeente Nijmegen hanteert zijn aangepast
aan de actuele wetgeving.
Voor meer informatie verwijzen wij u naar de bijlage: Inkoopbeleid gemeente Nijmegen.
Hoogachtend,
college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen,
De Burgemeester,
De Gemeentesecretaris,
drs. H.M.F. Bruls
mr. drs. A.H. van Hout
1
En voor overheidsopdrachten in de sectoren water, energie, vervoer en post (publieke nutsfuncties) (2014/25/EU), niet
van toepassing voor de gemeente Nijmegen
www.nijmegen.nl
Raadsbrief Inkoopbeleid
Inkoopbeleid
Juli 2016
Inkoopbeleid Inkoop Gemeente Nijmegen | Hoofdstuk
??
www.nijmegen.nl
Inhoudsopgave
2
Hoofdstuk 1 Inleiding
Relatie met andere beleidsterreinen
Borging van het inkoop- een
aanbestedingsbeleid
3
3
3
Hoofdstuk 2 Maatschappelijke aspecten
People
Planet
Profit
4
4
5
5
Hoofdstuk 3 Economische en Bedrijfseconomische aspecten
De keuze voor zelf doen of uitbesteden
Inkoop of subsidie
Kostenbeheersing en -reductie
Vormen van marktbenadering
Omgang met leveranciers
6
6
6
7
7
8
Hoofdstuk 4 Juridische aspecten
Wettelijk kader
Aanbestedingsprocedures en criteria
9
9
10
Hoofdstuk 5 Organisatorische
uitgangspunten
Inrichting inkoopfunctie
Inrichting contractmanagement
12
Bijlages
Bijlage 1 Inkoopprocedures en
drempelbedragen
Bijlage 2 Wet- en regelgeving
Bijlage 3 Toelichting inkoopprocedures
16
16
13
14
17
18
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1
Inleiding
Nijmegen heeft de ambitie om het sociale en
ondernemende profiel van de stad, de groene en
duurzaamheidsambities en het ‘Nijmegengevoel’ bij elkaar te brengen. ‘Zorgen voor
elkaar’ staat daarin centraal. Iedereen die zorg
nodig heeft, moet goede zorg krijgen.
Wonen en zorg zijn belangrijke aandachtspunten
voor Nijmegen. De gemeente zet daarom samen
met bewoners in op een passende en duurzame
woningvoorraad. Dat geldt ook voor kwalitatief goede
openbare ruimte en betaalbaar beschermd wonen.
De inkoopprocessen ondersteunen deze ambities.
Als publiek opdrachtgever gaat Nijmegen uit van
de kracht van ondernemers en overheden en richt
ze het inkoopproces in met het oog op de maatschappelijke effecten die ze wil bereiken. In het
inkoopproces vertaalt ze de gewenste effecten naar
het programma van eisen en gunningscriteria.
Maatschappelijk verantwoorde inkoop staat voorop.
Dit document schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de
gemeente Nijmegen plaatsvindt.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op zowel leveringen, diensten als werken1.
Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende
zaken zoals onderhoud van gemeentelijke panden,
de ontwikkeling van woningbouw, riolering en straatverlichting, maar ook de inkoop van Jeugdhulp.
Basis voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid is
de relevante Europese en nationale wet- en regelgeving, gecombineerd met actuele en specifieke
Nijmeegse beleidsthema’s. Dit leidt tot de volgende
doelstellingen van het Nijmeegse inkoopbeleid.
Met een professionele inkoopfunctie streeft de
gemeente Nijmegen naar:
Maatschappelijk verantwoorde inkoop
Doelmatige en verantwoorde besteding van
publieke gelden
Rechtmatige inkoop
Stimuleren van innovatieve inkoop
Maatschappelijk verantwoorde (duurzame) inkoop
leidt tot een toegevoegde waarde voor de organisatie, voor het milieu en voor de maatschappij.
In hoofdstuk 2 wordt uitgewerkt hoe Nijmegen dit
denkt te realiseren.
Doelmatig inkopen betekent dat de gemeente kiest
voor een optimale verhouding tussen kwaliteit en
prijs en voor daarbij passende aanbestedings- en
contractvormen. Dit wordt in hoofdstuk 3 toegelicht.
Welke wetten, regels en besluiten Nijmegen moet
en wil naleven om rechtmatig in te kopen komt in
hoofdstuk 4 aan bod.
Door het toepassen van innovatieve, flexibele aanbestedingsvormen (zie hoofdstuk 4), door het
zoeken naar innovatieve oplossingen voor (maatschappelijke) problemen (zie hoofdstuk 3) en het
aanschaffen van innovatieve producten (zie hoofdstuk 2) stimuleert de gemeente innovatief inkopen.
Tenslotte komt in hoofdstuk 5 aan bod hoe de inrichting van de gemeentelijke inkoopfunctie bijdraagt aan het bereiken van de inkoopdoelstellingen.
Relatie met andere beleidsterreinen
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid schept kaders
voor de organisatiedoelstellingen en het verhogen
van het gemeentelijk prestatieniveau. Het inkoop- en
aanbestedingsbeleid sluit daarom aan bij andere
beleidsterreinen. Kernpunten komen terug in deze
beleidsnota.
Borging van het inkoop­ een
aanbestedingsbeleid
Het inkoopbeleid wordt periodiek geëvalueerd,
daar waar nodig aangepast en bekrachtigd op het
juiste niveau. Basisvoorwaarde is dat de (lokale)
regelgeving op het gebied van inkoop en het inkoopproces inzichtelijk is, geactualiseerd blijft en berust
op heldere besluitvorming.
1
Zoals gedefinieerd in de Aanbestedingswet (AW) 2012, art. 1
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 1
3
Hoofdstuk 2
Maatschappelijke aspecten
Vanaf 2015 is de gemeente verantwoordelijk
voor de uitvoering van taken rond Participatie,
Jeugdhulp en de WMO. Voor de participatie
maakt het nieuwe regionale Werkbedrijf
afspraken met werkgevers om mensen die
ondersteuning nodig hebben aan werk te
helpen. Binnen het sociale domein stuurt de
gemeente actief op minder concurrentie in de
zorg en op meer gebiedsgerichte samenwerking.
Zo kunnen kwetsbare mensen zoveel mogelijk
profiteren van de beschikbare ondersteuning.
Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent
dat in alle fasen van het inkoopproces de effecten
op people (mensen), planet (planeet/milieu) en
profit/prosperity (winst/welvaart) worden meegenomen zodat levering van duurzame producten,
diensten en werken wordt gerealiseerd.
De gemeente Nijmegen vindt maatschappelijk
verantwoord inkopen belangrijk omdat ze daarmee
duurzaamheid, innovatie en werkgelegenheid en
bedrijvigheid kan stimuleren.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen levert
een bijdrage aan:
het tegengaan van klimaatverandering
het beschermen en duurzaam benutten van
natuurlijk kapitaal
het versterken van werkgelegenheid in stad
en regio
leefbaar loon en het verbeteren van arbeidsomstandigheden
het stimuleren van innovatie, waarbij de overheid
als eerste klant optreedt.
Bij de inkoop past de gemeente daartoe minimaal
landelijke duurzaamheidscriteria van RVO/PIANOO2
toe. Samen met de marktpartijen bekijkt de
gemeente echter ook of zij meer kunnen en willen
bieden dan deze minimale eisen. Ondernemers
kunnen zich op het gebied van MVI positief
onderscheiden door. voorafgaand aan een aanbesteding, tijdens een marktconsultatie, en tijdens
de selectie- en gunningsfase van een aanbesteding
2
4
hoog te scoren op de zogenaamde Nijmeegse Duurzaamheidsladder, waarin deze criteria zijn verwerkt.
People
Social Return
De ambitie van de gemeente Nijmegen is om zoveel
mogelijk mensen fatsoenlijk betaalde arbeid te laten
verrichten en het aantal mensen te verminderen
dat afhankelijk is van een uitkering.
Mensen met afstand tot de arbeidsmarkt worden
geholpen om die achterstand te verkleinen.
Op inkoopgebied betekent dit dat de gemeente
Nijmegen ook rekening houdt met sociale criteria.
Dit gebeurt in elk geval door toepassing van de
door van RVO/PIANOO opgestelde duurzaamheidscriteria op sociaal gebied bij alle relevante
aanbestedingen, tenzij er sprake is van financiële
of technische belemmeringen.
Leveranciers van de gemeente Nijmegen worden
geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Ook hier hoort het stellen van sociale
criteria tot de mogelijkheden. Op zijn minst moeten
leveranciers de maatregelen, grondrechten en
beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie naleven. In de aanbestedingen worden de
sociale criteria gedefinieerd waaraan de potentiële
leverancier minimaal moet voldoen.
Bevorderen van maatschappelijke doelstellingen
gebeurt ook door optimaal gebruik te maken van de
wetgeving op dit punt. Enerzijds door opdrachten
voor te behouden aan sociale ondernemers3.
Anderzijds door criteria te stellen met betrekking
tot beroepsopleiding op de werkplek of arbeidsparticipatie en werkloosheidsbestrijding.
Nijmegen stelt hierbij in beginsel de eis dat 5% van
de aanneemsom wordt ingezet voor Social Returnactiviteiten; bij projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig is, is dit 7% van de in te zetten
arbeidsuren. In het digitale handboek worden de
mogelijkheden verder uitgediept.
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en Expertisecentrum Aanbesteden (PIANOO)
3
Conform AW art. 2,82
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 2
Aanvullend op deze eisen neemt de gemeente –
na consultatie met het Werkbedrijf – waar mogelijk nadere wensen voor Social Return op in de
gunningscriteria.
Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren
Alle inkopen van de gemeente Nijmegen worden op
objectieve, transparante en niet-discriminerende
wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren
dienen een zakelijke relatie te onderhouden met
de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn.
Alle medewerkers dienen zich daarom te houden
aan de ‘Gedragscode ambtenaren Nijmegen’ die
sinds 2005 van kracht is. Hierin staan onder meer
regels met betrekking tot integriteit.
Passende beloning voor bestuurders en
werknemers
De gemeente Nijmegen hecht veel belang aan
goed werkgeverschap en daarmee aan een
passende beloning voor zowel bestuurders als
werknemers van bedrijven waarmee ze zaken
doet. Ze stelt daarom de volgende eisen aan
leveranciers:
Bij de beloning wordt rekening gehouden met de
Wet Normering Topinkomens (WNT), voor zover
die van toepassing is. Deze wet geldt voor topfunctionarissen uit de publieke en semi-publieke
sector en voor instellingen die een groot deel
van hun inkomsten uit subsidie ontvangen.
Voor extern ingehuurde topfunctionarissen die
geen dienstbetrekking bij de gemeente hebben
(‘interimmers’) geldt de WNT ook.4 De WNT is
niet van toepassing op topfunctionarissen uit de
private sector.
Als er sprake is van een algemeen verbindend
verklaarde cao dan wordt deze toegepast bij de
beloning van werknemers.
Daar waar van toepassing hanteren leveranciers
de Code Verantwoord Marktgedrag.
Voor personeel dat wordt ingehuurd als payroll- of
uitzendkracht eisen wij een wettelijke gelijkstelling
wat betreft de beloning. De gemeente Nijmegen
geeft daarmee deze inhuurkrachten recht op de
eindejaarsuitkering en de levensloopbijdrage,
naast de andere arbeidsvoorwaarden die gelden
voor de uitzend-cao(ABU).
4
Planet
Energie-neutrale organisatie
In ons duurzaamheidsbeleid (zie bijlage 2) is
vastgelegd dat de gemeente Nijmegen in 2030
een energie-neutrale gemeentelijke organisatie
wil zijn en in 2045 een energie-neutrale stad.
Om deze doelen te bereiken zullen we energie
besparen, duurzame energie opwekken en de
uitstoot van CO2 reduceren.
In het verlengde hiervan willen we meer circulair
inkopen. In de circulaire economie ‘bestaat afval
niet’. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten
en materialen te maximaliseren en waarde
vernietiging te minimaliseren. Het beschermen
en duurzaam benutten van natuurlijk kapitaal, het
verduurzamen van product- en marktketens en
het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering
zijn eveneens doelstellingen van ons beleid.
De gemeente leeft ook de afspraken na die gemaakt
zijn in het kader van het FSC-convenant, en de GPR
methodiek en Nijmegen als fairtrade-gemeente.
Profit
Innovatie
In de regio Nijmegen zijn een groot aantal innovatieve en MKB-bedrijven gevestigd. De gemeente
vervult waar mogelijk een voortrekkersrol en staat
open voor nieuwe ontwikkelingen, technieken en
innovatieve aanbestedingsmogelijkheden. Door
als eerste klant (‘launching customer’)op te treden
voor startende ondernemers (start-ups) kan de
gemeente een innovatief product of innovatieve
dienst een kans geven om zich te bewijzen.
Deze rol/aanpak wordt verder uitgewerkt.
Het inkoopbeleid is er op gericht dat (innovatief)
ondernemerschap, bedrijvigheid en werkgelegenheid worden versterkt.
Tenderboard MVI Inkopen
De gemeente Nijmegen heeft een stuurgroep
(tenderboard) Maatschappelijk Verantwoord
Inkopen (MVI) in het leven geroepen. Daarin
bespreekt ze kansen, belemmeringen en dilemma’s
van MVI in het algemeen en bij specifieke aanbestedingsprojecten in het bijzonder.
Voor deze topfunctionarissen geldt dat het inkomen de eerste 12 maanden niet meer zijn dan de som van € 24.000 per maand voor de eerste 6 maanden
en € 18.000 per maand voor de volgende 6 maanden. Ook geldt een uurtarief van maximaal € 175,-. Na 12 maanden geldt de algemene WNT-norm.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 2
5
Hoofdstuk 3
Economische en bedrijfseconomische aspecten
Nijmegen heeft een sterke kenniseconomie.
Kennisinstellingen en kennisintensieve
bedrijven vormen samen de ruggengraat van
de werkgelegenheid. Ze hebben veel groei­ en
werkgelegenheidspotentie. Samen met partners
in en buiten de stad maakt de gemeente
Nijmegen gebruik van deze potentie door
middel van het ontwikkelen en uitvoeren van
projecten. Het Nijmeegse inkoopbeleid kan
bijdragen aan innovatie, het oplossen van
maatschappelijke opgaven en de versterking
van de bedrijvigheid in stad en regio.
De gemeente continueert de aanpak waarbij
ze in het inkoopbeleid ruimte biedt aan lokale
en regionale bedrijven en zelf optreedt als
eerste klant (launching customer).
De Nijmeegse inkoopprocessen zijn zo ingericht
dat daarmee de regionale en stedelijke economie
versterkt wordt. Als publiek opdrachtgever gaat de
gemeente uit van de kracht van ondernemers en
overheden bij het creëren van maatschappelijke
waarde.
De realisatie van een doelmatige en verantwoorde
besteding van publieke gelden geschiedt aan de
hand van onderstaande bedrijfseconomische
aspecten (per punt worden ze uitgewerkt):
1. De keuze voor zelf doen of uitbesteden
2. Inkoop of subsidie
3. Kostenbeheersing en –reductie
4. Vormen van marktbenadering
5. De omgang met leveranciers
De keuze voor zelf doen of
uitbesteden
De voorbereiding van het inkoopproces start met
het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens
moet, daar waar relevant, worden bepaald of de
gemeentelijke organisatie zelf in deze behoefte
kan en wil voorzien, of dat er ingekocht moet
worden. De inkoop- en aanbestedingsprocedure
6
start, bij een wezenlijke verandering van de
inkoopbehoefte van de markt, met dit strategische
inkoopvraagstuk van make or buy.
Bepaalde producten of diensten kan of wil de
gemeente niet in eigen beheer uitvoeren. Voordat
de gemeente besluit om zaken uit te besteden dan
wel in te kopen, weegt de gemeente zorgvuldig de
gevolgen af qua integrale kosten, kwaliteit, sociale
aspecten en andere belangen.
Uitbesteden kan leiden tot prijsverlaging en
kwaliteitsverhoging maar ook tot afhankelijkheid
van de leverancier, verlies van kwaliteit en minder
greep op de kosten. Als eenmaal wordt ingekocht,
kan niet zonder meer besloten worden om een en
ander alsnog intern uit te voeren.
In de vernieuwde aanbestedingswet zijn de mogelijkheden tot inbesteden en quasi-inbesteden
verruimd. Nijmegen houdt daar in haar make or
buy-beslissingen rekening mee.
Inkoop of subsidie
Is eenmaal de keuze gemaakt om producten
en diensten niet zelf of door een andere aanbestedende dienst te laten leveren, dan is de
vervolgvraag in de voorbereiding of buy in de
vorm van inkoop of subsidie vorm krijgt.
Als er sprake is van de wens om een organisatie te
stimuleren bepaalde (maatschappelijk wenselijke)
activiteiten te verrichten die het algemene belang
dienen, dan kiest de gemeente in beginsel voor
het verlenen van een financiële bijdrage in de
vorm van een subsidie. Wil de gemeente daarentegen zeker stellen dat bepaalde wenselijke
prestaties inderdaad geleverd worden, dan kiest
de gemeente in beginsel voor inkoop.
Kenmerkend voor een subsidie is namelijk dat
prestaties niet kunnen worden afgedwongen,
wel de manier waarop de activiteit wordt verricht
het vastgestelde doel wordt gerealiseerd.
Daar waar de gemeente kiest voor een subsidie
“met aanvullende uitvoeringsovereenkomst”,
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 3
houdt ze er rekening mee dat subsidieverstrekking
alsnog het karakter van een “overheidsopdracht”
krijgt. In dat geval is op deze subsidieverstrekking
de Aanbestedingswet 2012 en de BTW-wetgeving5 van toepassing.
Bij al haar inkopen streeft de gemeente Nijmegen
naar vermindering
van directe en Gemeente
indirecte kosten
Inkoopbeleid
Nijmegen
zonder dat de kwaliteit van de inkopen daarbij aan
kracht inboet. Terugdringen van de administratieve
lasten van zowel gemeente als ondernemers is een
speerpunt van het inkoopbeleid. Goed contractKostenbeheersing
en
-reductie
is hierbij
onontbeerlijk. Nijmegen zet , houdt
Daar waar de gemeente kiest voor een subsidiemanagement
“met aanvullende
uitvoeringsovereenkomst”
Lagere inkoopkosten en een hogere kwaliteit
de analyse van haar uitgaven in om het inzicht in
ze er rekening mee dat subsidieverstrekking alsnog het karakter van een “overheidsopdracht” krijgt. In
worden bereikt door professionele marktbenadering
de uitgaven te vergroten en daarmee onnodige 5
dat geval is op deze subsidieverstrekking de Aanbestedingswet 2012 en de BTW-wetgeving van
en een beheerst en beheersbaar inkoopproces.
kosten te verminderen.
toepassing.
Het inkoopproces bestaat uit zes stappen:
Vormen van marktbenadering
specificeren, selecteren, contracteren, bestellen,
Kostenbeheersing en -reductie
Wordt besloten tot het inkopen van de behoefte,
bewaken en evalueren. Het inkoopproces is
Lagere
inkoopkosten
en
een
hogere
kwaliteit
worden
door
marktbenadering
en
dan is bereikt
vervolgens
deprofessionele
vraag hoe de gemeente
de
cyclisch; na de bestel- lever- en evaluatiefase
een
en beheersbaar
inkoopproces.
markt het beste kan benaderen. Het vaststellen
start
hetbeheerst
inkoopproces
weer opnieuw.
Daarmee
van de te selecteren,
hanteren aanbestedingsprocedure
is bewaken
zijnHet
inkoop
en contractmanagement
aanstappen:
elkaar specificeren,
inkoopproces
bestaat uit zes
contracteren, bestellen,
onderdeel
heten
vaststellen
van de start
juistehet
gekoppeld.
In de specifi
catiefase wordtisde
en evalueren.
Het inkoopproces
cyclisch; na de
bestel- van
leverevaluatiefase
inkoopstrategie.
vertaalslag
gemaakt
vanopnieuw.
maatschappelijk
effect
inkoopproces
weer
Daarmee
zijn inkoop
en contractmanagement aan elkaar gekoppeld. In
naar
programma
van
eisen
en
gunningscriteria.
de specificatiefase wordt de vertaalslag gemaakt van maatschappelijk effect naar programma van
Drempelbedragen
en waardebepaling
van te betrekken
Door
aanbieders
in een vroeg stadium
van de
eisen
en gunningscriteria.
Door aanbieders
in een
vroeg stadium van
de specificatiefase
een opdracht
specifi
catiefase
te betrekken
bij hetvoor
inkoopproces
bij het
inkoopproces
en door
innovatieve, flexibele
contractvormen te kiezen waarin meer gebruik
Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingsen door voor innovatieve, flexibele contractvormen
wordt gemaakt van de expertise van de aanbieders, ontstaat de mogelijkheid om de kwaliteit van de
wijze moet worden gevolgd, dient de totale
te kiezen waarin meer gebruik wordt gemaakt
inkopen te verhogen en de directe en indirecte inkoopkosten te verlagen.
opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastvan de expertise van de aanbieders, ontstaat de
gesteld conform de Aanbestedingswet 2012.
mogelijkheid om de kwaliteit van de inkopen te
De opdrachtwaarde is gebaseerd op een reële
verhogen en de directe en indirecte inkoopkosten
raming van de kosten, rekening houdend met de
te verlagen.


Besparingsmogelijkheden (€)
BesparingsBesparingsmogelijkmogelijkheden (€)
heden (€)


Besparingspotentieel


100%




25-30%






0%
Voor

bereiden





10-15%






1-2%


Speci Selec Contrac
 Bewaken
 Nazorg

Bestellen
ficeren
teren
teren




Aanbesteden
Tijd
5
Tijd
Wet op de Omzetbelasting 1969 en de Wet op het BTW compensatiefonds.
Bij al haar inkopen streeft de gemeente Nijmegen naar vermindering van directe en indirecte kosten
7
daarbij aan kracht inboet. Terugdringen van de administratieve
Inkoopbeleid
gemeente
Nijmegenvan
| Hoofdstuk
3
zonder dat
de kwaliteit
de inkopen
totale levensduurkosten. Tegelijkertijd houdt de
gemeente Nijmegen bij het bepalen van de juiste
marktbenadering er rekening mee dat opdrachten
niet onnodig samengevoegd worden. Bij deze
afweging wordt conform de Gids Proportionaliteit
acht geslagen op:
a. de samenstelling van de relevante markt en de
invloed van de samenvoeging op de toegang
tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit
het midden- en kleinbedrijf;
b. de organisatorische gevolgen en risico’s van
de samenvoeging van de opdrachten voor de
aanbestedende dienst en de ondernemer;
c. de mate van samenhang van de opdrachten.
Marktbenaderingen
Is eenmaal vastgesteld hoe de markt wordt
benaderd – onderhands, nationaal openbaar of
Europees openbaar – dan wordt de keuze voor een
passende procedure gemaakt. Maatschappelijk
verantwoord inkopen staat daarbij voorop
De Aanbestedingswet onderscheidt een aantal
mogelijke procedures. De gemeente Nijmegen
streeft in haar inkooppraktijk naar het toepassen
van innovatieve aanbestedingsvormen en flexibele
contracten om zo de kwaliteit van haar inkoop te
verbeteren.
In bijlage 1 worden de marktbenaderingen met
bijbehorende drempelbedragen weergegeven.
Iedere twee jaar (elk even jaar) worden de Europese
drempelbedragen aangepast. De nieuwe drempelwaarde heeft een directe werking op de inkopen
van de gemeente Nijmegen.
De gemeente moedigt – daar waar mogelijk –
innovatiegericht inkopen aan. Bij innovatiegericht
inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing
of laten ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.
Omgang met leveranciers
Marktconsulatie
De gemeente Nijmegen gaat uit van de kracht van
ondernemers bij het creëren van maatschappelijke
waarde en innovatieve oplossingen. Ze acht het
daarom essentieel dat er voorafgaande aan een
aanbesteding een marktconsultatie plaatsvindt.
Deze verkenning zal met lokale en landelijke
6
8
leveranciers plaatsvinden. Het MKB wordt hierbij
uitdrukkelijk actief betrokken.
Voorkomen van afhankelijkheid
De gemeente Nijmegen vindt het onwenselijk
dat leveranciers in een te grote mate van haar
afhankelijk zijn. De omzet van een leverancier bij
de gemeente mag daarom bij voorkeur niet groter
dan maximaal 50% van diens gemiddelde jaaromzet in 3 jaar. Hiermee wordt voorkomen, dat de
leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente
Nijmegen, om wat voor reden dan ook, als klant
wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor
gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven
ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers
aan te trekken.
Integriteitseisen aan leveranciers
De gemeente Nijmegen stelt eisen op het gebied
van integriteit aan leveranciers. Deze dienen
betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden
met criminele activiteiten. Leveranciers die hier
niet aan voldoen, worden uitgesloten. Potentiële
leveranciers kunnen hierop worden getoetst met
inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en
de wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door
het Openbaar Bestuur (BIBOB).
De gemeente Nijmegen eist dat de Inschrijver op
een aanbesteding een actuele Gedragsverklaring
Aanbesteden (GVA overlegt, eventueel aangevuld
met een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) voor
individuele werknemers.
MKB6 vriendelijk aanbesteden
Ambitie van de gemeente Nijmegen is de lokale
en regionale werkgelegenheid te stimuleren.
Daartoe wordt gebruikt gemaakt van de mogelijkheid om in aanbestedingen kleinere (gebiedsgerichte) percelen en lichte(re) selectie- en
gunningscriteria te hanteren, voor zover de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering
daarmee niet in het geding komen.
Bij iedere aanbesteding wordt in beginsel de
Nijmeegse Duurzaamheidladder toegepast.
Gebruik daarvan houdt het stellen van eisen en
wensen in op het gebied van duurzaamheid, in
het bijzonder met betrekking tot de reductie van
Een onderneming < 260 werknemers.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 3
CO2-uitstoot. Hierdoor genieten regionale en
Nijmeegse bedrijven een voordeel.
Daar waar dit geen nadrukkelijke meerwaarde
oplevert, worden opdrachten niet gebundeld met
opdrachten van andere aanbestedende diensten.
Opdrachten worden wel opgedeeld in percelen
daar waar dit mogelijk is. Bij deze afweging houdt
de gemeente in elke geval rekening met de toegang
voor het MKB en de organisatorische gevolgen.
Bij meervoudig onderhandse aanbesteding is het
uitgangspunt dat bij deelname van 3 of 4 partijen
minimaal 2 en bij deelname van 5 partijen minimaal
3 regionale of sociale ondernemers worden uitgenodigd. Bij het hanteren van dit uitgangspunt
wordt, conform de al eerder genoemde beleidsinzet,
mede rekening gehouden met de mogelijkheid om
innovatief aan te besteden.
Aanbestedingen worden met een passende mate
van openbaarheid en op de voorgeschreven wijze
gepubliceerd. De administratieve lasten worden
beperkt door digitalisering van het grootste deel
van het aanbestedingsproces, door het gebruik
van de Eigen Verklaring en waar mogelijk het
Europese aanbestedingspaspoort.
De gemeente Nijmegen streeft er specifiek naar
om haar opdrachten voor zoveel mogelijk MKB-ers
en zzp-ers toegankelijk te maken.
Strategische partners
Nijmegen heeft oog voor samenwerking bij inkoop.
Dit geldt zowel voor samenwerking met het
bedrijfsleven, als binnen de eigen organisatie.
Daarom zoekt de gemeente strategische partners,
die helpen de gemeentelijke doelstellingen te
realiseren. De inkoopprocessen ondersteunen
deze ambitie.
Het beleid betekent onder meer dat de gemeente
streeft naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding
bij haar inkopen en die innovatieve of juist traditionele contractvormen kiest die passen bij het
betreffende inkoopsegment.
Hoofdstuk 4
Juridische
aspecten
Uitgangspunt van de gemeente Nijmegen is
rechtmatig handelen, dat wil zeggen handelen
volgens de van toepassing zijnde wet­ en
regelgeving bij alle inkopen van leveringen,
diensten en werken, in het bijzonder de
Europese aanbestedingsrichtlijnen zoals deze
zijn vertaald naar de Aanbestedingswet 2012
en het aanbestedingsreglement Werken 2012
(ARW 2012). De bestuurlijke besluiten die in
Nijmegen zijn vastgesteld voor inkoop en
aanbesteden maken ook deel uit van het juri­
disch kader van het inkoopbeleid. Rechtmatig
handelen is één van de voorwaarden voor het
verkrijgen van een goedkeurende accountants­
verklaring. Een professionele inkoopfunctie
draagt hier nadrukkelijk aan bij.
Wettelijk kader
Op inkopen binnen de gemeente Nijmegen zijn
verschillende nationale en internationale regelingen
van toepassing:
In 2016 treden nieuwe Europese richtlijnen in
werking, te weten:
richtlijn Klassieke overheid: over het gunnen
van overheidsopdrachten (2014/24/EU)7
richtlijn Concessies: over de gunning van
concessies (2014/23/EU)
Deze richtlijnen vormen samen met de bepalingen
uit het Burgerlijk wetboek en de Algemene wet
bestuursrecht de basis voor de Nederlandse
wetgeving en het Nijmeegse inkoopbeleid.
Daarnaast worden op elke inkoop de relevante
inkoopvoorwaarden toegepast. In bijlage 2 zijn
de wetten, regels en voorwaarden verder
gespecificeerd.
Nastreven van transparantie, objectiviteit,
non-discriminatie en proportionaliteit
Vertaald in aanbestedingstermen betekenen de
EU-beginselen van vrij verkeer van goederen,
werknemers, dienstverlening en vestiging dat de
7
En voor overheidsopdrachten in de sectoren water, energie, vervoer en post (publieke nutsfuncties) (2014/25/EU), niet van toepassing voor
de gemeente Nijmegen.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 3 / 4
9
gemeente Nijmegen bij aanbestedingen transparant,
objectief en non-discriminatoir dient te handelen
en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen.
Deze beginselen hanteert de gemeente Nijmegen
voor al haar inkopen, zowel onder als boven de
drempelbedragen voor Europees aanbesteden.
Hiermee onderstreept ze het belang van transparantie en objectiviteit, van gelijke kansen voor
leveranciers, van ambtelijke integriteit en de
doelmatige besteding van publieke gelden. Een
belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning
die noodzakelijk is om aan deze beginselen te
kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen.
In hoofdstuk 4 wordt dit nader ingevuld.
Gemeente Nijmegen als één aanbestedende
dienst
De gemeente Nijmegen wordt wettelijk gezien als
één aanbestedende dienst. Dat brengt de wettelijke
verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te
bundelen, rekening houdende met de Aanbestedingswet 2012. Dit heeft gevolgen voor de keuze van
de juiste aanbestedingsprocedure per inkoop.
Door deze vraagaggregatie zal vaker het drempelbedrag worden overschreden en een grotere
mate van openbaarheid van overheidsopdrachten
worden vereist.
Ook voor opdrachten binnen het sociale domein,
waarvoor tot voor kort geen aankondigingsplicht
gold, geldt vanaf 18 april 2016 de verplichting van
een openbare (voor-) aankondiging indien de inkoopwaarde het bedrag van € 750.000,- overschrijdt.
Toepassen van het inkoop­ en aanbestedings­
reglement
Om gemakkelijk aan de juridische eisen te voldoen,
wordt bij alle aanbestedingen (zowel boven als
onder de drempel voor Europees aanbesteden)
gebruik gemaakt van het inkoop- en aanbestedingsreglement, vervat in de Nijmeegse Inkoopr. Hierin
worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de
inrichting van de aanbestedingsprocedures.
Wanneer andere organisaties inkopen namens
de gemeente Nijmegen is het inkoop- en aanbestedingsreglement ook van toepassing op die
aanbesteding.
8
10
Het Nijmeegse inkoopbeleid is niet van toepassing
op een Gemeenschappelijke Regeling, de Modulaire
gemeenschappelijke regeling (MGR) of een andere
verbonden partij, tenzij dit in een (dienstverlenings-)
overeenkomst is vastgelegd. De MGR en andere
verbonden partijen hebben een eigen juridische
verantwoordelijkheid met analoog daaraan een
zelfstandige bevoegdheid om een eigen inkoopbeleid vast te stellen. De inkoop van de MGR valt
niet onder het Nijmeegse inkoopbeleid.
Besluit de gemeente tot het (quasi) inbesteden of
tot publieke samenwerking, dan is het Nijmeegse
inkoop- en aanbestedingsreglement krachtens de
Aanbestedingswet 2012 beperkt van toepassing.
Dat geldt ook voor aanbestedingen van ‘sociale
en andere specifieke diensten’8, hiervoor geldt
vanaf 18 april 2016 een “verlicht” aanbestedingsregime.
Aanbestedingsprocedures
en criteria
Europese aanbestedingsprocedures
In de hernieuwde Europese Richtlijnen worden
vijf aanbestedingsprocedures voor het plaatsen
van overheidsopdrachten onderscheiden:
openbare procedure
niet-openbare procedure
concurrentiegerichte dialoog
mededingingsprocedure met onderhandeling
procedure van gunning door onderhandelingen
zonder voorafgaande bekendmaking
innovatiepartnerschap
Aanvullende procedures zijn:
concessies voor werken
concessies voor diensten
Voor bedragen onder de drempel onderscheiden we:
enkelvoudig onderhandse procedure
meervoudig onderhandse procedure
nationaal openbare procedure.
In bijlage 3 zijn de procedures met bijhorende
drempelwaarden benoemd. Kenmerkend voor
de herziende aanbestedingswet is dat er meer
Aanbestedingswet artikel 2.24 ev.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 4
ruimte voor innovatief inkopen is ingebouwd,
zoals in de procedure van Innovatiepartnerschap
Afwijken van voorgeschreven markt­
benaderingen
Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de
Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het
mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen
die in de Aanbestedingswet 2012 zijn gedefinieerd.
Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures
onder de Europese drempel is – mits binnen het
kader van de Aanbestedingswet 2012 - slechts
toegestaan bij:
dwingende spoed niet veroorzaakt of te voorzien
door de gemeente Nijmegen
zwaarwegende technische, artistieke of
economische redenen
Gunningcriteria en beoordeling
Het uitgangspunt voor het bepalen van de
gunningscriteria is het realiseren van de laagste
integrale kosten, gegeven het minimale benodigde
kwaliteitsniveau.
De economisch meest voordelige inschrijving
kan volgens de Aanbestedingswet 2012 worden
vastgesteld volgens:
a. d
e beste prijs-kwaliteitverhouding: op basis
van kwaliteit van de ondernemer, de levering
en de levervoorwaarden
b. d
e laagste kosten: berekend op basis van
kosteneffectiviteit (TCO)
c. d
e laagste prijs: alleen toegestaan in uitzonderlijke gevallen en mits goed gemotiveerd.
Afwijken is alleen toegestaan onder opgave van
redenen na advies van Inkoop en met schriftelijke
toestemming van de betrokken leadbuyer. In hoofdstuk 5 lichten wij de rol van de leadbuyer toe.
Te hanteren uitsluitings-, selectie- en
gunningcriteria
Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en
gunningscriteria (beoordeling van de inschrijving)
worden objectief opgesteld en tegelijkertijd met de
offerteaanvraag gepubliceerd.
Selectiecriteria
Voor alle aanbestedingen hanteert de gemeente
zoveel mogelijk standaard selectiecriteria waarbij
rekening wordt gehouden met de eigen maatschappelijke en economische doelstellingen. De
selectiecriteria zijn alle sociale, milieu-, technische,
financiële, organisatorische en economische eisen
waaraan een inschrijver moet voldoen. Speciale
aandacht schenkt de gemeente aan de toepassing
van de nieuwe dwingende en facultatieve uit­
sluitingsgronden. Daaronder valt de uitsluiting van
een onderneming die bij een eerdere opdracht
aanzienlijk of herhaaldelijk tekortgeschoten is.
Waar wenselijk en proportioneel worden deze
criteria toegepast. Leveranciers die voldoen aan
de selectie-eisen worden vervolgens beoordeeld
op de gunningscriteria.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 4
11
Inkoopbeleid Gemeente Nijmegen
Hoofdstuk 5
Organisatorische
uitgangspunten
Hoofdstuk
5 Organisatorische
uitgangspunten
betreft ‘alle handelingen en activiteiten
DeInkoop
inkoopfunctie
bevat vraagstukken rondom in- en uitbesteding,
waar betreft
een factuur
tegenover staat’.
hetfactuur
vaststellen
van eenstaat,.
strategie per inkooppakInkoop
‘alle handelingen
en activiteiten waar een
tegenover
ket, hoofdlijnen van leveranciersmanagement en
De
inkoopfunctie
wordt
gedefi
nieerd
als
het activiteiten
opzetten van
inkoopteams.
De inkoopfunctie wordt gedefinieerd als ‘Het geheel van
die
in organisaties wordt vervuld
‘Het geheel van activiteiten die in organisaties
om producten (leveringen, diensten en werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de
wordt vervuld om producten (leveringen, diensten
Vanuit de visie van Nijmegen als één aanbestegemeente meest gunstige voorwaarden’. De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een
en werken) van externe bronnen te betrekken
dende dienst die niet alleen rechtmatig maar ook
operationeel proces. Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in onderstaande figuur:
tegen de voor de gemeente meest gunstige
doelmatig inkoopt zijn de inkoopdoelstellingen op
voorwaarden’. De inkoopfunctie bestaat uit een
het organisatorische vlak onder meer:
realiseren van optimale samenwerking tussen
strategisch, tactisch en een operationeel proces.
de inkopende organisatieonderdelen;
Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in
Organisatievisie en
optimalisatie van het bedrijfsresultaat en
onderstaande figuur:
-beleid
bedrijfsvoering;
vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten
De kaderstelling en toetsing van het inkoopbeleid
ervan in de eigen organisatie.
is binnen de gemeente Nijmegen op één centrale
plek gepositioneerd. Als afgeleide hiervan kiest de
ondernemingsbelei
d
visie
Organisatievisie en -beleid
Strategische Inkoop
Visie
strategie/doelstellingen/beleid
Strategische inkoop
Strategie/doelstellingen/beleid
inkoopactieplan
Specificeren
Inkoopactieplan
Contracteren
Bestellen
Selecteren
Tactische Inkoop
inkoop
Specificeren
Selecteren
Bewaken/
CM
Nazorg
Operationele Inkoop
inkoop
Contracteren
Tactische Inkoop
Bestellen
Bewaken / CM
Nazorg
Operationele Inkoop
aanbesteden
Aanbesteden
In inkoopactieplannen
wordt aangegeven
hoe deze
vooren
hettoetsing
model van
Deorganisatie
kaderstelling
vangecoördineerde
het inkoopbeleid is binnen
de gemeente Nijmegen
op één centrale
en de eerder genoemde inkoopdoelstellingen
inkoop,
waarbij de gemeente Nijmegen als één
plek
gepositioneerd.
gerealiseerd
gaan worden.inkoop, waarbij de
aanbestedende
dienst
optreedt
en
de
versnippering
Als afgeleide hiervan kiest de organisatie voor het model
van gecoördineerde
van inkopen
wordt teruggebracht.
gemeente
Nijmegen
als één aanbestedende dienst optreedt en de versnippering van inkopen wordt
De tactische inkoop (het aanbestedingsproces) start
Onder strategische inkoop wordt verstaan die
teruggebracht.
vanaf
hetde
vaststellen
vaneen
de inkoopbehoefte
activiteiten
die de positie
eenverstaan
organisatie
Onder
strategische
inkoopvan
wordt
dieopactiviteiten
die
positie van
organisatie open
dehet
opstellen
van
de
inkoopstrategie.
Aanbesteden
de
middellange
en
lange
termijn
beïnvloeden.
Dit
middellange en lange termijn beïnvloeden. Dit bevat vraagstukken rondom in- en uitbesteding, het
vaststellen van een strategie per inkooppakket, hoofdlijnen van leveranciersmanagement en het
opzetten van inkoopteams.
12
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 5
is een vorm van marktbenadering waarin de
opdrachtgever, na vergelijking van meerdere aanbiedingen, een opdracht gunt. De verschillende
fasen van het tactische inkoopproces worden in
een aanbesteding gestructureerd doorlopen en
eindigen met het gunnen van de opdracht.
De operationele inkoop begint met het plaatsen van
een bestelling. Contractbeheer en –management
zijn essentiële facetten van deze fase.
Het inkoopproces zal integer, beheersbaar,
transparant en verifieerbaar plaatsvinden volgens
uniforme inkoopprocedures en bevoegde functionarissen. Alle stappen in het inkoopproces zijn
gericht op het realiseren van de inkoopdoelstellingen.
Inrichting inkoopfunctie
In het model van de gecoördineerde inkoopfunctie
vindt centraal de kaderstelling, advisering,
coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht plaats. En decentraal de feitelijke inkoop,
waarbij inkoopvolumes zoveel mogelijk worden
gebundeld en uitgenut. De volgende spelers
vervullen hierbij een rol:
Strategische rol
Team Inkoop
Team Inkoop formuleert de gemeente brede kaderstelling en is verantwoordelijk voor de toetsing,
coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht. Het afdelingshoofd Financiën is binnen
de organisatie verantwoordelijk voor de kader
stellende rol.
De ondersteuning van Team Inkoop is niet vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of
werk die het drempelbedrag van € 50.000,(leveringen en diensten) of € 250.000,- (werken)
overstijgt,· moet worden aangemeld in de vorm
van een inkoopstartnotitie. Team Inkoop geeft
advies over de te volgen inkoopprocedure en over
de te hanteren inkoopstrategie. Ze registreert deze
aanbestedingen in een centraal overzicht. Op deze
manier wordt het overzicht over de inkoopfunctie
behouden en kan de rechtmatigheid beter worden
gerealiseerd en geborgd.
9
Leadbuyer
De leadbuyers zijn bij collegebesluit van 2005 in
het leven geroepen omwille van de inkoopdoelstellingen doelmatigheid (scherper inkopen, betere
condities; uniforme en structurele afweging van
de te kiezen inkoopstrategie), rechtmatigheid (de
gemeente opereert als één aanbestedende dienst
conform wet- en regelgeving) en omwille van het
creëren van synergie via bij elkaar passende
producten in een productgroep. Verder dragen
leadbuyers bij aan eenduidig inkoopbeleid en
contractbeheer.
De leadbuyer is een budgethouder die een
volmacht heeft om namens de hele gemeente
contracten af te sluiten voor de producten in zijn
segment, binnen budgethouders-besluiten en
mandateringsregels. De leadbuyer bepaalt samen
met de overige budgethouders de inkoopstrategie
voor het betreffende segment.
Per leadbuyersegment wordt een plan ontwikkeld
waarin beschreven wordt hoe de inkoopbeleidsdoelen van de gemeente Nijmegen gedurende de
komende 4 jaar gerealiseerd zullen worden.
Daarnaast accordeert de leadbuyer elke inkoopstartnotitie van een levering, dienst of werk die het
drempelbedrag van € 50.000,- (voor leveringen en
diensten) of € 250.000 (voor werken) overstijgt.
Tactische rol
Team Inkoop
Bij elke inkoop boven de € 50.000 (voor leveringen
en diensten) of € 250.000 (voor werken) adviseert
Team Inkoop over de inhoud en vorm van aanbestedingsprocedure. Ze stelt hiervoor standaard
documenten ter beschikking. Per aanbesteding
wordt - afhankelijkheid van professionaliteit van
het organisatieonderdeel dat inkoopt - de aard en
mate van begeleiding door Team Inkoop bepaald.
Budgethouder
Binnen de gemeente Nijmegen zijn een aantal
budgethouders9 benoemd.
Iedere budgethouder is, binnen de geformuleerde
kaders, verantwoordelijk voor de daadwerkelijke
tactische inkoop (aanbestedingen) die binnen
De functionaris die door of namens het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om het hem toegewezen budget tot
uitvoering te brengen (en daarvoor privaatrechtelijke rechtshandelingen moet verrichten) noemen we: budgethouder.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 5
13
zijn/haar opdracht en budget valt (zie ook Volmachtsbesluit budgethouders, onder volmachtsbesluiten
per afdeling en mandaatbesluiten). De budgethouder verantwoordt zich naar de eigen directeur
en de leadbuyer.
Operationele rol
Budgethouder
Binnen de afspraken die gesteld zijn, kan iedere
budgethouder van de gemeente Nijmegen ‘bestellen’.
Verantwoording hierover vindt via de lijn plaats,
uiteindelijk aan de eigen directeur.
Rechtmatigheid
Ieder beleid kent haar eigen beheersmaatregelen.
Met deze maatregelen wordt bewaakt dat het
beleid wordt uitgevoerd zoals afgesproken.
Team Inkoop, leadbuyer en budgethouder werken
samen om de rechtmatigheid van de gemeentelijke
inkopen te garanderen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de
rechtmatigheid van zijn inkopen.
Bij iedere aanbesteding vanaf € 50.000,- (voor
leveringen en diensten) of € 250.000,- (voor werken)
moet de budgethouder een aanbestedingsdossier
opstellen.
Inkoop klachten loket
Als marktpartijen klachten hebben over de wijze
waarop de gemeente haar opdrachten in de markt
zet dan kan zij deze klachten melden bij het
centrale inkoopklachtenloket bij Team Inkoop,
via [email protected]. Doel hierbij is:
Het in een vroegtijdig stadium in behandeling
nemen van klachten en vragen, aangedragen
door individuele ondernemers, hun brancheorganisaties, dan wel reeds bestaande, al dan
niet branche-gerelateerde aanbestedingsadviescentra, die waar nodig/mogelijk tot aanpassingen
in de procedure kunnen leiden
De naleving van het motiverings- en transparantiebeginsel ter voorkoming van klachten/onduidelijkheden
14
Regionale inkoopsamenwerking
De gemeente Nijmegen streeft niet alleen naar
gemeente brede samenwerking, maar zoekt ook
naar regionale inkoopsamenwerking. Naast
kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke
aanbestedingen uit voortkomen. Daarbij moet wel
rekening worden gehouden met het clusterverbod.
Aanbestedingskalender
Jaarlijks stelt Team Inkoop, op basis van de
informatie van de verschillende organisatieonderdelen, een aanbestedingskalender op en publiceert
deze op www.nijmegen.nl. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te
gebeuren op het gebied van aanbestedingen.
Inrichting contractmanagement
Onder contractmanagement verstaat de gemeente:
het proces waarbij wordt bewaakt of alle partijen
bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun
verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de
operationele doelstellingen van het contract en
de doelstellingen van de gemeente.
Binnen het gecoördineerde inkoopmodel dat de
gemeente hanteert, is het contracteigenaarschap
belegd in de lijn en ondergebracht bij de betrokken
budgethouder. De verantwoordelijkheid voor de
uitvoering van het contract, het contractmanagement, vloeit voort uit dat eigenaarschap.
Het contractmanagement kan door de eigenaar
zelf worden uitgevoerd of worden gedelegeerd
aan een contractmanager, al dan niet als verbijzonderde functie.
Het opstellen en bewaken van beleidskaders en
het voeren van de regie op het gemeentelijk
inkoopproces is (zoals we gezien hebben) belegd
bij het Team Inkoop. Het team is verantwoordelijk
voor de realisatie van de algemene inkoopbeleidskaders. Op dit punt is dus sprake van een paritaire
verantwoordelijkheid voor de inkoop, onverlet het
inhoudelijke contracteigenaarschap en de daaruit
voortvloeiende uitvoeringsverantwoordelijkheid
van de lijnorganisatie.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 5
Naast de beleidsvorming en de advisering bij
aanbestedingen, in de tactische inkoopfase,
wordt ook de implementatie en uitvoering van
contractmanagement gericht ondersteund vanuit
Team Inkoop.
De contractmanagementadviseur van het team
inkoop vervult, zolang er behoefte aan bestaat,
ten behoeve van de lijnorganisatie kaderstellende
en begeleidende taken op het gebied van contractmanagement.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Hoofdstuk 5
15
Bijlage 1
Inkoopprocedures en drempelbedragen
Werken
< € 250.000
Diensten* en
Leveringen
< € 50.000
Inhuur
Procedure
personeel**
< € 100.000 Enkelvoudig Onderhands
aanbesteding
€ 250.000 € 1.500.000
€ 50.000 € 209.000
€ 100.000 € 209.000
(tot € 750.000
voor “sociale en
andere specifieke
diensten”)
nvt
€ 1.500.000 € 5.225.000
> € 5.225.000 > €209.000
> € 209.000
> € 750.000
Sociale en andere
specifieke diensten
Publicatie offerte­
aanvraag
Offerteaanvraag naar
één aanbieder
Meervoudig Onderhandse Offerteaanvraag naar
aanbesteding
minimaal 3 (waarvan
2 regionale) en maximaal
5 (waarvan 3 regionale)
aanbieders
Nationale aanbesteding
TenderNed
Europese aanbesteding
Europese aanbesteding
TenderNed
TenderNed
* Inkopen van diensten zijnde geen inhuur (uitbesteed werk)
** Onder inhuur personeel verstaan we personeel dat onder direct aansturing en verantwoordelijkheid
van een leidinggevende van de gemeente werkt.
16
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Bijlage 1
Bijlage 2
Wet- en regelgeving
Internationale verdragen:
Agreement in Government Procurement (GPA).
Het bevat regels met betrekking tot de aanbestedingspraktijk die zijn ingebed in de Europese
richtlijnen;
Gemeenschapsrecht. EG-verdrag en Europese
Richtlijnen, vooral de Europese Richtlijn betreffende de procedures voor het plaatsen van
overheidsopdrachten voor werken, leveringen en
diensten
Nederlandse wetgeving:
Nederlandse wetgeving, bestaande uit:
- Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe
regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012), op 18 april 2016 herzien in verband
met de implementatie van de nieuwe Richtlijnen;
- Besluit van 11 februari 2013, houdende de
regeling van enkele onderwerpen van de
Aanbestedingswet 2012 (Aanbestedingsbesluit);
- de Gids proportionaliteit, zoals gepubliceerd in
Staatscourant, 2013, nr. 3075;
- het Aanbestedingsreglement Werken 2012,
zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013,
nr. 3075;
Gemeentewet op basis waarvan de gemeentelijke administratie wordt gecontroleerd en waarin
de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is geregeld;
Wet Bibob die integriteitbeoordeling van leveranciers bevordert;
Wet aanpak schijnconstructies om te bevorderen
dat werkgevers het volledige minimumloon
betalen, om de ketenaansprakelijkheid voor het
loon te regelen; de uitwisseling van informatie
over werkgevers te bevorderen en de identiteit
van niet-EU werknemers vast te stellen;
Wet Markt en Overheid met regels voor overheden die economische activiteiten verrichten;
Wet Normering Topinkomens waarin maxima
zijn vastgelegd voor topfunctionarissen uit de
publieke en semi-publieke sector;
BTW wetgeving: Wet op de Omzetbelasting
1969 en de Wet op het BTW compensatiefonds;
10
Algemene wet bestuursrecht (algemene
beginselen van behoorlijk bestuur);
Bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek.
Verordeningen, beleidsregels en door College
of Raad vastgestelde uitgangspunten:
De Economische Innovatie Agenda 2020 is onze
visie op de versterking van de kenniseconomie.
Duurzaamheidagenda 2011-2015 en
Duurzaamheid in Uitvoering 2013-2017.
Inkoopbeleid Afval “Creatief met afval - minder
afval meer grondstoffen - 2013 – 2022”
Gebruik van Inkoopvoorwaarden:
Bij iedere inkoop worden in beginsel de
onderstaande inkoopvoorwaarden van
toepassing verklaard:
Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;
Inkoopvoorwaarden ICT;
UAV 201210 voor het inkopen van werken;
UAV-GC11 2005 voor het inkopen van werken
waarin ontwerp en uitvoering zijn geïntegreerd,
eventueel gecombineerd met meerjarig onderhoud.
Uniforme Administratieve Voorwaarden (deze kunnen worden vervangen door een latere versie).
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen. (deze kunnen vervangen worden door een latere versie)
11
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Bijlage 2
17
Bijlage 3
Toelichting inkoopprocedures
1. Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest
zelf een potentiële leverancier uit. De opdracht
wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake
van concurrentie tussen mogelijke leveranciers.
Deze vorm van marktbenadering wordt slechts
in beperkte mate toegepast;
2. Meervoudig onderhands: de gemeente kiest
minimaal drie en maximaal vijf potentiële
leveranciers uit, die een offerte uitbrengen,
indien mogelijk minimaal 2 regionale of sociale
ondernemers bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding Van 3 of 4 partijen en
3 regionale of sociale ondernemers bij 5 partijen.
Hier is sprake van beperkte concurrentie;
3. Nationaal Openbaar aanbesteden:
de gemeente publiceert de opdracht via
Tenderned of ander medium dat op dat moment
voorgeschreven is. Iedere leverancier mag een
aanbieding doen: er is vrije concurrentie tussen
alle mogelijke leveranciers;
4. A. Europees aanbesteden van diensten,
werken en leveringen: de gemeente plaatst op
Europees niveau een aankondiging voor een
opdracht. De Opdracht is toegankelijk voor alle
leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle
Europese leveranciers;
In de herziende aanbestedingswet zijn de onderstaande procedures gewijzigd dan wel toegevoegd:
B. (Europees) aanbesteden van ”sociale en
andere specifieke diensten”: Het verlichte
regime voor opdrachten met weinig grensoverschrijdend effect (zogenaamde 2B-diensten) is
verdwenen. Zij volgen het gewone aanbestedingsregime, met uitzondering van “sociale en andere
specifieke diensten waarvoor nog steeds een
verlicht regime geldt. Voor opdrachten boven
de € 750.000 geldt op Europees niveau slechts
de verplichting van een aankondiging of een
vooraankondiging en een gunningsbericht.
18
Uitgangspunt in Nijmegen is dat gemeente
minimaal drie leveranciers selecteert die een
offerte uitbrengen voor een opdracht voor
diensten;
5. Niet­openbare (nationale of Europese)
procedure: De gemeente plaatst een openbare
aankondiging waarbij alle ondernemers een
verzoek mogen doen tot deelneming;
6. Procedure van gunning door onderhande­
lingen zonder voorafgaande bekendmaking:
Onder bepaalde voorwaarden nodigt de
gemeente vooraf geselecteerd ondernemers
uit om een aanbod te doen;
7. Concurrentiegerichte dialoog: De gemeente
plaatst een openbare aankondiging waarbij alle
ondernemers een verzoek mogen doen tot
deelneming. Met minimaal drie geselecteerde
ondernemers gaat de gemeente vervolgens
een dialoog aan. De voorwaarden voor het toepassen van deze procedure zijn in de nieuwe
Richtlijnen verruimd;
8. Mededingingsprocedure met onderhandeling
(voorheen de “onderhandelingsprocedure
met voorafgaande kennisgeving”):
De gemeente plaatst een openbare aankondiging
waarbij alle ondernemers een verzoek mogen
doen tot deelneming. De door de gemeente
geselecteerde minimaal drie ondernemers mogen
een eerste inschrijving indienen en waarna
door middel van onderhandelingen met een of
meer van hen naar definitieve inschrijvingen
wordt toegewerkt;
9. Innovatiepartnerschap: De gemeente plaatst
een opdracht voor het ontwikkelen en aankopen
van innovatieve werken, leveringen en diensten.
Zo’n partnerschap moet worden gestructureerd
conform de normale ontwikkelingsfasen van
een innovatie- of researchproject. Na elke fase
mag de gemeente de samenwerking opzeggen.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Bijlage 3
Een partnerschap kan met meer dan één
ondernemer gesloten worden;
Kiest de gemeente voor een vorm van publiek
opdrachtgeverschap waarbij de tegenprestatie
niet uitsluitend uit een betaling bestaat maar uit
het recht het werk of dienst te exploiteren, al dan
niet in combinatie met een betaling, dan kan de
gemeente ook gebruik maken van een concessie
om een opdracht te verlenen12.
10. Concessieopdracht voor werken:
de gemeente plaatst op Europees niveau een
aankondiging voor een opdracht. De Opdracht
is toegankelijk voor alle leveranciers: er is vrije
concurrentie tussen alle Europese leveranciers;
11. Concessieopdracht voor diensten:
de gemeente plaatst op Europees niveau een
aankondiging voor een opdracht. De Opdracht
is toegankelijk voor alle leveranciers: er is vrije
concurrentie tussen alle Europese leveranciers.
Genoemde procedures worden verder uitgewerkt
in het digitale inkoophandboek.
12
De Richtlijn Concessies is alleen van toepassing op concessies met een opdrachtwaarde groter dan € 5,000,000. Voor bedragen met een
lagere opdrachtwaarde zijn de andere Richtlijnen van toepassing.
Inkoopbeleid gemeente Nijmegen | Bijlage 3
19
Uitgave juli 2016
Gemeente Nijmegen, Afdeling Financiën
[email protected]
Inkoopbeleid Inkoop Gemeente Nijmegen | Hoofdstuk ??
www.nijmegen.nl