Transcript 16o Πανελλήνιο Συνέδριο ΙΦΝΕ, πρόσκληση ενδιαφέροντος

Αθήνα, 7 Ιουνίου 2016
Η Ελληνική Ομάδα Μελέτης Ιδιοπαθών Φλεγμονωδών Νοσημάτων Εντέρου (ΕΟΜΙΦΝΕ) σας
προσκαλεί να στείλετε προσφορά για την οργάνωση και διαχείριση του 16ου Πανελληνίου
Συνεδρίου της. ΠΑΡΑΚΑΛΕΙΣΘΕ Η ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΣΑΣ ΝΑ ΚΑΤΑΤΕΘΕΙ ΜΕΧΡΙ ΤΡΙΤΗ 21 ΙΟΥΝΙΟΥ
2016. ΕΧΕΙ ΓΙΝΕΙ ΗΔΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΟ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟ ΑΜΑΛΙΑ ΟΠΟΥ ΜΑΣ ΕΧΟΥΝ
ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΕΙ ΤΑ ΚΑΤΩΘΙ :
Σας ενημερωνουμε ότι εχουμε προβει στην προκράτηση 120-130 δωματίων
στο ξενοδοχείο ΑΜΑΛΙΑ Ναυπλίου 26-28/5/2017 και 9-11/6/2017 καθως
και αιθουσας συνεδρίου εως 280 ατομων σε θεατρική διάταξη.
Αναμενουμε εως τις 24/6 ενημέρωσή σας με επιλογή ημερομηνίας προκειμενου
να οριστικοποιηθεί η κράτηση
ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ
ΔΙΑΡΚΕΙΑ: 3 ημέρες (Παρασκευή πρωί ως Κυριακή μεσημέρι)
ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ: 9-11/6/2017 (Εναλλακτικά και σε περίπτωση κωλύματος με τον ΕΟΦ
έχουμε και την 26-28/5/2017 ως δεύτερη επιλογή)
ΤΟΠΟΣ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ: ΝΑΥΠΛΙΟ (Ξενοδοχείο ΑΜΑΛΙΑ)
ΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ (πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη λήξη του ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ)
 Διαχείριση γραμματείας
• Σχεδιασμός λογότυπου, αφίσας, 1ης ή/και 2ης ανακοίνωσης, δελτίου
συμμετοχής, τελικού προγράμματος, προσκλήσεων τελετής έναρξης,
πιστοποιητικών παρακολούθησης, κονκαρδών συνέδρων και εκθετών.
• Κατασκευή και τοποθέτηση 2 banners (rollup) του συνεδρίου στο
συνεδριακό χώρο
•
Τοποθέτηση υλικού στην τσάντα του συνεδρίου
•
Πλήρης ανάληψη της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του συνεδρίου
(πρόεδροι – ομιλητές – ΕΟΦ, ΠΙΣ, επικοινωνία και αποστολή προγράμματος
1
χορηγιών με φαρμακευτικές εταιρείες- σύνεδροι – ευχαριστήριες επιστολές –
βεβαιώσεις κλπ)
 Εκτυπώσεις (ανακοινώσεων, προγραμμάτων, badges, πιστοποιητικών
κλπ) σύμφωνα με τις αναμενόμενες συμμετοχές
•
•
•
•
•
•
•
100 τετράχρωμες αφίσες 35 Χ 50 εκ.
1η ανακοίνωση – 500 τεμάχια - τετράχρωμη – δίπτυχη- 14 Χ 21 εκ
Προκαταρκτικό πρόγραμμα – 500 τεμάχια – τετράχρωμο – σελίδες 8 –
μέγεθος 14 Χ 21 εκ
Τελικό πρόγραμμα και βιβλίο ομιλιών – 400 τεμάχια – 24 σελίδες
τετράχρωμο και το υπόλοιπο 64 σελίδες μονόχρωμο- μέγεθος 17 Χ 24 εκ.
400 Προσκλήσεις – μονόχρωμες –δίπτυχες- μέγεθος 14 Χ 21 εκ.
400 Πιστοποιητικά παρακολούθησης – μονόχρωμα – μέγεθος Α4
Καρτελάκια εισόδου – 400 τεμάχια - μονόχρωμα
 Προβολή συνεδρίου στο Internet
Κατοχύρωση ονόματος στο διαδίκτυο με κατάληξη [gr, com, net, org κλπ]
• 2 έτη φιλοξενίας στο διαδικτυακό site
• Μία (1) γλώσσα στο διαδικτυακό site
• on line Ηλεκτρονική υποβολή εργασιών
• on line Ηλεκτρονική εγγραφή - διαμονή
• on line Πληρωμές
 Διαχείριση περιλήψεων
• Υποδοχή περιλήψεων σε ηλεκτρονική μορφή
• Ηλεκτρονική διαχείριση με ειδικό πρόγραμμα
• Αποστολή-παραλαβή τυπωμένων περιλήψεων προς και από τους κριτές
• Πλήρης κάλυψη επικοινωνίας με τους συγγραφείς
• Παράδοση όλων των περιλήψεων που θα ανακοινωθούν σε ηλεκτρονική
μορφή, (καθώς και των παρουσιάσεων των ομιλητών) στη γραμματεία της
ΕΟΜΙΦΝΕ και ανάρτησή τους στο δικτυακό τόπο του συνεδρίου
 Γραμματεία κατά τη διάρκεια του συνεδρίου
Διεύθυνση Συνεδρίου, τμήματα προεγγραφών & επί τόπου εγγραφών,
προσκεκλημένων ομιλητών, χορηγών-εκθετών, τουριστικών υπηρεσιών,
έλεγχος εισόδου στις αίθουσες και barcode, σήμανση συνεδριακού χώρου και
stands, προετοιμασία των συνεδριακών αιθουσών, κόστη μεταφορών και
εγκατάστασης
Διάθεση security κυρίως κατά τη διάρκεια της νύκτας
 Οπτικοακουστικά μέσα
Oπτικοακουστική κάλυψη της αίθουσας ομιλιών και γραφείο υποδοχής προβολών.
Αναλυτική περιγραφή υπηρεσιών, τεχνικός, άτομα για (3) μικρόφωνα κλπ .
2
 Έκθεση φαρμακευτικών εταιρειών και έκθεση posters
Αποτύπωση του χώρου της έκθεσης και του χώρου τοποθέτησης posters
καθώς και ηλεκτροδότηση
 Ταξιδιωτική και τουριστική κάλυψη
Μεταφορές με τουριστικά λεωφορεία από αεροδρόμιο ΕΛ. Βενιζέλος –
Ναύπλιο και αντίστροφα (κόστος ανά λεωφορείο και ανά διαδρομή)
 Επισιτιστικά
•
Δεξίωση Υποδοχής (Παρασκευή) - μεσημβρινό ελαφρύ γεύμα (Παρασκευή
και Σάββατο) – 4 Διαλείμματα καφέ (για όλες τις ημέρες) για αριθμό
ατόμων : 300
 Διαμονή Συνέδρων : 120 - 130 ΔΩΜΑΤΙΑ έχουν προκρατηθεί από το
ξενοδοχείο ΑΜΑΛΙΑ (ΠΑΡΑΚΑΛΕΙΣΘΕ ΝΑ ΔΩΣΕΤΕ ΤΙΜΕΣ ΚΑΙ ΣΕ ΠΑΡΑΚΕΙΜΕΝΑ
ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ για σύνολο 300 συνέδρων)
ΣΗΜΑΝΤΙΚΕΣ ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΙΣ :
⇒ Εκτός από το κόστος διαχείρισης του συνεδρίου από το γραφείο σας, τα
κόστη επί μέρους υπηρεσιών που αφορούν προμηθευτές σας (τσάντες,
εκτυπωτικά, οπτικοακουστικά, επισιτιστικά κ.α.) εφόσον ξεπεράσουν
αυτά της προσφοράς σας, θα πρέπει άμεσα να ενημερωθεί η Ο.Ε. και να
εγκριθεί εγγράφως η όποια τυχόν επιπρόσθετη δαπάνη.
⇒ Ενδέχεται κάποιες από τις ζητούμενες υπηρεσίες να μην υλοποιηθούν ή να
προκύψουν άλλες που δεν περιλαμβάνονται στην παρούσα προκήρυξη. Σε
αυτή την περίπτωση θα δίδεται προσφορά σε συνεννόηση με την Ο.Ε.
⇒ Όλα τα είδη πριν την τελική τους παραγγελία πρέπει να εγκρίνονται από
την Ο.Ε. του συνεδρίου π.χ. τσάντες, εκτυπώσεις, menu κλπ
⇒ Στις τιμές των προσφορών να περιλαμβάνεται χρέωση ΦΠΑ όπου υπάρχει.
⇒ Μετά το πέρας του συνεδρίου και εντός εύλογου χρονικού διαστήματος
θα πρέπει να αποσταλεί πλήρης οικονομικός απολογισμός εσόδων /
εξόδων.
⇒ Μετά το πέρας του συνεδρίου και εντός 4 μηνών θα πρέπει να αποσταλούν
όλα τα απαραίτητα απολογιστικά δικαιολογητικά προκειμένου να
εγκριθούν από την Ο.Ε. και να κατατεθούν εγκαίρως στο Ε.Ο.Φ.
⇒ Το πιστωτικό υπόλοιπο του Συνεδρίου αποδίδεται στην ΕΟΜΙΦΝΕ υπό
μορφή ΔΩΡΕΑΣ και λαμβάνετε απόδειξη είσπραξης.
3