Il progetto AURORA Piccoli campi, grandi problemi

Gianni Penzo Doria

Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo

Mantova, 10 marzo 2009

L’acronimo di Aurora

Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

AURORA

Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

I promotori

Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI Università degli Studi di Padova

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L’obiettivo principale

Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la descrizione del corrispondente e la redazione dell’oggetto nel protocollo informatico La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto con la solennità che merita, evitando pressapochismi e sciatterie.

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Le date di avvio

11 dicembre 2007 Archivi 23, lancio dell’iniziativa 31 dicembre 2007 oltre 70 adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008 DDA costitutivo

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Le riunioni nazionali

12 febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria 16 aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente 24 aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto 16 giugno 2008: Roma, Coordinatori 26 giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria 22 settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria 16 dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria

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L’apertura alla comunità scientifica

Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora.

   176 richieste 45 Aurora tester ICA e Archivalia

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La foto di Aurora

Foto di Giuseppe Menardi (Associazione Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003 e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinastelle.it

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Il lessico

Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente.

 Mittente si usa solo per l’arrivo e destinatario solo per la partenza.

  Il corrispondente si descrive l’operazione è procedurale) L’oggetto si redige (date determinate regole, (l’operazione è intellettuale)

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La struttura

Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive.

 7 Raccomandazioni di carattere generale    24 Raccomandazioni per il corrispondente 13 Raccomandazioni per l’oggetto 14 Raccomandazioni per il software

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Le statistiche di Aurora 1/2

Alcuni dati statistici:  1 anno di progetto   8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi 40 amministrazioni pubbliche + ANAI    44 Aurora tester 69 Raccomandazioni 2.700 e-mail scambiate (*)

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Le statistiche di Aurora 2/2

  Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta, modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una media di oltre 85 volte Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo”

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Cosa resta da fare?

La revisione linguistica

Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica:  Semplificazione del testo  Indice di leggibilità

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La revisione editoriale

  

5 marzo 2009 Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”) 31 marzo 2009 Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)” 30 aprile 2009 Rilascio dell'Atlante diplomatico

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La disseminazione 2009

Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD

10 marzo 2009

Lecce - Università del Salento

27 marzo 2009

Napoli - Archivio di Stato

2 aprile 2009

Torino - Regione Piemonte

22 aprile 2009

Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD

27 aprile 2009

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Sito web - Area dei materiali didattici

   Un’area dedicata agli operatori, dalla quale poter scaricare i materiali o i rispettivi link per la formazione interna e per la moltiplicazione culturale: Allegato per il Manuale di gestione Aurora in pillole Slides e materiali per esercitazioni

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

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Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)

ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)

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Piccoli campi, grandi problemi

Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa leggiera, che ’l disputar lungamente delle massime questioni senza conseguir verità nissuna

Galileo Galilei, 1609

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La definizione del problema: il corrispondente

Con l’introduzione dell’informatica, l’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) ha provocato: a) proliferazione di record contradditori o incompleti b) inefficienza nella ricerca c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)

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La definizione del problema: l’oggetto

L’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell’oggetto provoca: a) iper-sintesi o iper-analisi b) inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

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Gli effetti

incertezza tempo ridondanze

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Il perimetro di un piccolo problema

Nell’ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di gestione informatica dei documenti), la redazione dell’anagrafica e la redazione dell’oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo.

Un piccolo problema, però, che genera

enormi effetti negativi

sulla organizzazione e la ricerca documentale.

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Il corrispondente

Il

corrispondente

(mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita banca dati.

La banca dati deve essere implementata in modo da consentire l’efficiente individuazione del soggetto, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.

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Tiscali, in Località Sailletta AURORA

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L’oggetto

L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione.

Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo presente la correttezza della lingua, come in un

algoritmo

.

È

un’operazione intellettuale

, che non prevede la pedestre trascrizione dell’oggetto eventualmente presente.

Serve agli

organi di governo e di gestione

per ragioni di conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.

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Grazie per l’attenzione!

Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo [email protected]

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

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