Transcript Présentation du 2 décembre 2014 - Financial Service SF

Ecole polytechnique
fédérale de Lausanne
Introduction des normes comptables IPSAS
au 1.1.2015
Quelles conséquences?
IPSAS – International Public Sector Accounting Standards
CRM/VPAA – revue annuelle des risques 2013-14 | période janvier-avril 2014
Table des matières
N°
1
2
3
4
5
Thèmes
Exigences IPSAS
Conséquences sur la gestion des fonds de tiers
Conséquences sur la comptabilité
Modifications des documents sur le site du SF
Le mot de la fin
Pégase
IPSAS@EPFL
2
Exigences IPSAS
Adaptations dans la présentation des comptes de l’EPFL et
impacts sur la gestion budgétaire des fonds dès 2015
• La présentation des comptes de l’EPFL répond à des exigences établies par
le domaine des EPF.
• Les comptes des institutions du domaine des EPF doivent être absolument
comparables.
• La valeur des fonds de tiers ne pourra plus être représentée par un
montant unique dans le bilan.
 Quelles conséquences pour vous ?
Pégase
IPSAS@EPFL
3
Conséquences sur la gestion des fonds de tiers
1.
Les fonds de tiers doivent être analysés afin de pouvoir faire la
distinction entre :
• Fonds étrangers  Fonds de tiers pour lesquels des conditions
d’utilisation ont été fixées, soit des clauses de remboursement de
moyens inutilisés (FNS par exemple) et des conditions d’utilisation
strictes : période de projet définie par contrat, types de dépenses
définies par budget, etc.
• Fonds propres  Fonds de tiers pour lesquels aucune clause de
remboursement n’est définie. Même si l’emploi des ressources est
défini par contrat (restrictions), l’institution est totalement libre de la
manière et du moment de l’emploi des fonds (exemple : financement
de chaire).
 Conséquences.



Les contrats devront être fournis systématiquement, tant pour l’ouverture d’un
fonds que pour la facturation.
Toutes les données de base requises devront être renseignées et documentées.
Durant le cycle de vie du projet, toute modification affectant le contrat devra être
documentée dans GrantsDB.
Pégase
IPSAS@EPFL
4
Conséquences sur la gestion des fonds de tiers
2. Les fonds propres doivent être différenciés en 2 catégories :
•
•

Réserves libres  Il s’agit de toutes les réserves disponibles et sans
affectation à un moment donné (fonds réservés).
Réserves affectées  Il s’agit des fonds pour lesquels il existe une
restriction d’utilisation (fonds désignés / mandats divers)
Conséquences.

Chaque unité devra disposer d’un fonds réservé et de fonds désigné.




fonds réservé : 7xxxx1 - tous les autres fonds libellés réservés seront fermés
fonds désigné: 6xxxx1 ou libellé «mandats divers» (choix par factulté)
Les fonds overheads, considérés comme réserves libres, seront fermés et le solde
transféré sur la réserve du labo.
La part de 10% de l’unité sera prélevée automatiquement du fonds projet et
transférée sur le fonds réservé.
Pégase
IPSAS@EPFL
5
Conséquences sur la gestion des fonds de tiers
3. Mise en conformité – novembre 2014 à mars 2015
•
•
•
•
1ère étape. Ouverture des fonds réservés et fonds désignés pour
toutes les unités (hormis les exceptions identifiées). Délai: 12
décembre 2014.
2e étape. Fermeture des anciens fonds réservés 535xxx et transfert
du solde sur les nouveaux fds réservés et/ou désignés.
3e étape. Fermeture des fonds overheads des labos et transfert du
solde sur le fonds réservé du labo (év. fonds désigné).
4e étape. Mise en œuvre du mécanisme de transfert/équilibrage
automatisé entre fonds réservé et fonds désignés/mandats divers.
Pégase
IPSAS@EPFL
6
Conséquences sur la gestion des fonds de tiers
4. Résumé
•
Fonds standards à disposition d’une unité
•
•
•
•
Répartition de l’overhead part unité (10%)
•
•
•
Un fonds budgétaire (RF art. 16). Il est destiné à recevoir le budget annuel de
dépenses directes (budget de fonctionnement).
Un fonds réservé (RF art. 26). Il présente les réserves libres d’une unité et
n’enregistre pas de dépenses.
Un ou plusieurs fonds désignés/mandats divers (RF art. 25). Il présente une partie
des réserves affectées d’une unité et enregistre les dépenses et recettes (<
50KCHF) en-dehors de fonds projets (voir RF art. 24).
Jusqu’à fin 2014: la part unité reste sur le fonds qui a facturé
Dès 2015: la part unité est transférée sur le fonds réservé de l’unité
Autres points
•
•
L’overhead des projets FP7 sera décompté lors du versement et non plus lors du
décompte de la période. Information suivra…
La clôture des fonds de tiers est déterminée par les conditions contractuelles du
projet et non par le solde disponible  La fermeture des fonds de tiers
interviendra en principe dans les 3 mois suivant la fin du contrat.
Pégase
IPSAS@EPFL
7
Conséquences sur la comptabilité
5. Principes comptables
•
Principe de périodicité des charges et produits. Ce qui est déterminant
pour la présentation d’états financiers, ce sont les charges et produits de
l’année comptable, et non les dépenses et recettes des flux monétaires.




•
Séparation claire et correcte des dettes et des fonds propres. La gestion
des fonds de tiers requiert plus de précision:



•
Charges payées par avance
Charges à payer
Produits encaissés d’avance
Produits à recevoir
Dispositions contractuelles complètes
Vision d’ensemble du projet notamment du point de vue des parties
impliquées
Mise à jour du financement
Informations supplémentaires pour expliquer la situation financière
dans les annexes aux comptes


Pégase
Engagements conditionnels
Autres risques
IPSAS@EPFL
8
Conséquences sur la comptabilité
6. Changements dans le plan comptable. Le plan comptable a
été adapté aux nouvelles exigences et les documents
suivants ont été mis à jour:
•
Plan comptable complet avec mise en évidence des changements
intervenus



•
•
Nouveaux comptes
Comptes fermés
Comptes renommés
Plan comptable synthétique qui présente les comptes de charges et
les comptes de diminution de produits utilisés le plus fréquemment
(par ex. reversements aux co-requérants externes)
Explications du plan comptable. Ce document donne plus de détail du
contenu de chaque compte
Pégase
IPSAS@EPFL
9
Conséquences sur la comptabilité
6. Changements dans le plan comptable (2)
•
•
Les comptes de produits touchant les subsides, les mandats de
recherche et les services scientifiques sont nouveaux (exigence de
séparation des produits avec [IPSAS 9] et sans [IPSAS 23]
contrepartie)
Les groupes de comptes ont été créés par source de financement







Pégase
FNS
CTI
Offices Confédération
Programmes de recherche européenne
Economie privé
Dons/donations/sponsoring
Autres contributions - cantons, communes, organisations internationales
IPSAS@EPFL
10
Conséquences sur la comptabilité
6. Changements dans le plan comptable (3)
•
Structure des comptes de produits. Il existe toujours un compte de
produit pour le subside entrant, mais il existe en plus…




781
23
23
23
23
23
Pégase
Un compte pour le reversement aux co-requérants externes (p.ex. cas de
consortiums)
Un compte pour le remboursement de subsides
Un compte de transfert aux co-requérants internes (de fonds à fonds)
Exemple FNS
Contributions FNS
781'010 Fonds National Suisse
781'011 Ajustement CoC FNS
781'012 Remboursements de subsides FNS
781'013 Versements destinés aux co-requérants externes FNS
781'014 Versements aux co-requérants internes FNS (transfert interne)
IPSAS@EPFL
11
Conséquences sur la comptabilité
6. Changements dans le plan comptable (4)

Exemple Recherche Sectorielle (Offices de la Confédération)
782
Recherche Sectorielle (Offices Confédération)
23
23
23
23
23
9
9
9
9

Pégase
782'080 Offices Confédération: subsides de recherche
782'081 Ajustement CoC Offices Confédération: subsides de recherche
782'082 Remboursements Offices Confédération: subsides de recherche
782'083 Versement destinés aux co-requérants externes Offices Confédération
782'084 Versements destinés aux co-requérants internes Offices Confédération
(transfert interne)
782'090 Offices Confédération: contrats de services scientifiques
782'091 Ajustement CoC Offices Confédération: contrats de services scientifiques
782'100 Offices Confédération: contrats de recherche
782'101 Ajustement CoC Offices Confédération: contrats de recherche
La logique des comptes budgétaires est accordée aux définitions des DSCRTT
IPSAS@EPFL
12
Conséquences sur la comptabilité
6. Changements dans le plan comptable (5)
•
Quelques regroupements de comptes de charges et de produits pour
des questions de simplification. Exemples:
551
Manifestations
551'000 Dépenses manifestations et congrès
Fermé 551050 Infrastructures Manifestations
Fermé 551100 Autres dépenses Manifestations
Fermé 551200 Hébergement Manifestations
532
Frais de port
532'400 Frais de port lettres et colis
Fermé 532450 Frais de port colis
532'500 Frais de port courrier rapide
Pégase
IPSAS@EPFL
13
Conséquences sur la comptabilité
6. Changements dans le plan comptable (6)
•
Actifs immobilisés
•
•
•
•
Pégase
Le seuil d’activation des investissements dans la comptabilité passe de CHF
5’000 à CHF 10’000, mais les règles de mise à l’inventaire demeurent
inchangées
L’amortissement standard des machines, appareils, véhicules, et mobilier et
installations est harmonisé à 5 ans; l’informatique reste à 3 ans
Conséquence pour les projets européens: discussions sont en cours et
premières instructions données par le ReO
Le compte «Machines 141100» - amortissement 10 ans - ne sera plus utilisé
pour les nouvelles acquisitions, car les machines seront regroupées dans le
compte 141400 (anciennement «Outillage et appareils»), renommé
«Machines et appareils», dont l’amortissement standard est déjà de 5 ans
IPSAS@EPFL
14
Conséquences sur la comptabilité
7. Autres conséquences en termes d’informations
supplémentaires
•
•
•
Pour les acquisitions dépassant CHF 1 mio., le SF procédera à une
délimitation des éléments ayant une nature différente (p.e.
hardware/software) et une durée de vie utile différente; les éléments
devront être comptabilisés dans des catégories d’immobilisations différentes
et amortis selon leurs durées de vie utiles différentes.
Les investissements de remplacement, p.e. pièce importante de rechange
> CHF 10’000 qui remplace un bien existant, devront être clairement mis en
évidence sur la facture; le SF fera l’analyse pour décider s’il s’agit d’activer la
pièce ou de considérer la pièce comme une charge d’entretien; en cas
d’activation, la partie de l’investissement initial sera dé-comptabilisée.
Tests de dépréciation (impairment): le SF demandera annuellement aux
responsables des inventaires des facultés si certaines machines ou
installations importantes (valeur restante > CHF 100’000) ont subi des
dommages induisant une baisse des performances, ou si elles sont devenues
obsolètes. Une correction de la valeur comptable s’effectuera le cas échéant.
Pégase
IPSAS@EPFL
15
Modifications des documents dès 2015 (site du SF)
•
•
•
•
•
•
Plan comptable complet
Plan comptable synthétique
Explications des comptes budgétaires
Adaptation des comptes budgétaires proposés dans l’Ordre
de paiement A
Adaptation du texte concernant la gestion des
immobilisations
Adaptation du formulaire de transferts
Pégase
IPSAS@EPFL
16
Le mot de la fin
• Questions?
• Remarques?
Merci de votre attention, de votre présence et de votre soutien
Pégase
IPSAS@EPFL
17