Transcript Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA 01/12/2006

SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS
Nueva Política de Recuperación de
Costos Indirectos (RCI) de la OEA
01/12/2006
01/12/2006
Mandato: Resolución de Presupuesto 2007
“ III. DISPOSICIONES GENERALES
7. Recuperación por costos indirectos
Tomando en cuenta la auditoría sobre la recuperación por costos
indirectos, analice la política para recuperar costos por supervisión
técnica y apoyo administrativo de todos los fondos administrados por
la Secretaría General, y presente antes del 30 de septiembre de 2006
un informe para la consideración del Consejo Permanente en el que
se propongan las modificaciones que sean necesarias a las Normas
Generales que correspondan a una nueva política coherente,
consistente y razonable de recuperación de costos. ”
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La Función de la Secretaría de la OEA
 La Secretaría de la OEA traduce los mandatos de los Cuerpos
Gobernantes a servicios, iniciativas, programas y proyectos.
 Estas actividades son financiadas por el Fondo Regular o
Fondos Específicos.
 Programas bien ejecutados, la confianza de nuestros Estados
Miembros y la comunidad internacional son elementos
esenciales para mantener e incrementar el respaldo a la
misión de la OEA, así como para satisfacer las necesidades de
financiamiento de la Organización.
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¿Por qué necesita la OEA Fondos
Específicos?
 El Fondo Regular ha disminuido en términos reales.
 Los mandatos de los Estados Miembros han aumentado.
 Los Fondos Específicos han sido identificados en la
Resolución de Presupuesto como necesarios para
complementar el presupuesto del Fondo Regular.
 El costo de supervisar Fondos Específicos genera costos que
no se contemplan completamente en el presupuesto del
Fondo Regular, y que deben ser cubiertos de alguna manera.
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¿Por qué necesita la OEA una nueva
Política de Recuperación de Costos
Indirectos (RCI)?
 La OEA es financiada por múltiples fuentes de financiamiento
que requieren eficiencia, mantenimiento efectivo de registros
y un ambiente transparente para ganar la confianza de los
donantes y el personal.
 Una política sólida de recuperación de costos indirectos
asegura la transparencia y reduce los “subsidios laterales”
entre proyectos y fondos.
 Uno de los criterios principales para establecer una política de
recuperación de costos indirectos es la distribución equitativa
de todos los costos indirectos entre proyectos y fondos.
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¿Qué es un Costo Indirecto?
 COSTOS DIRECTOS: costos que pueden atribuirse a
una actividad particular con un alto grado de exactitud.
 COSTOS INDIRECTOS: costos que se incurren para un
propósito común y que no son atribuibles fácilmente a
una actividad particular.
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¿Qué es un Costo Indirecto? (cont. )
Ejemplos de costos indirectos incluyen:











Personal que cumple funciones administrativas en la Secretaría
Adquisición de bienes y servicios
Establecimiento y administración de cuentas
Registro y procesamiento de transacciones
Informes financieros
Coordinación de auditoría interna y externa
Revisión legal y financiera de acuerdos
Planificación, monitoreo, revisión y evaluación
Mobilización de recursos
Servicios de edificio y consumos
Uso general de equipo y suministros de oficina
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¿Qué es un Costo Indirecto? (cont. )
 La mayor parte de donantes reconocen la necesidad de
proveer recuperación de costos indirectos a destinatarios de
fondos.
 De hecho, cuando actúa como donante, la OEA reconoce la
necesidad y provee, en algunos casos, hasta un 30% para
sufragar costos indirectos.
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Contexto inmediato
 La Secretaría tiene un mandato de la Asamblea General.
 La Resolución de Presupuesto de 2007 requiere una contribución
adicional por costos indirectos al Presupuesto del Fondo Regular de $
0,7 millones en 2006 a $ 2,5 millones en 2007.
 Para aumentar su limitada capacidad para administrar de Fondos
Específicos, la Secretaría está:
 revisando su política actual de RCI;
 solicitando a la CAAP la aprobación de enmiendas pertinentes de
las Normas Generales para respaldar la política de RCI
actualizada; y,
 simultáneamente, mejorando sus procedimientos administrativos.
 Esta presentación aborda la ejecución de una política actualizada de
RCI.
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Antecedentes
Evolución de Fondos 1994-2005
(en millones de US$)
$111.8
$84.0
$84.3
$88.0
$80.0
$72.9
$78.0
$78.0
$76.0
$76.0
$76.0
$76.6
$74.7
$68.0
678 empleados
$42.6
$47.6
$47.7
605 empleados
$33.3
$28.5
1994
$47.3
$25.4
$15.9
$18.0
1995
1996
1997
1998
1999
Fondo Regular - Presupuesto Aprobado
$76.6
2000
2001
2002
2003
2004
2005
Contribuciones a Fondos Específicos
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Antecedentes (cont. )
Ejemplos de Distribución de Carga de Trabajo entre Fondos Específicos y todos los
otros Fondos:
(volumen estimado en 2005)
FONDOS
ESPECÍFICOS
OTROS
FONDOS
14,880
8,390
23,270
TOTAL % de representación de Fondos Específicos
▪
Órdenes de compra
▪
Solicitudes administrativas y
financieras (tickets)
7,200
830
8,030
▪
Contratos
2,850
400
3,250
▪
Informes financieros
500
40
540
▪
Revisión legal y financiera de
acuerdos
170
160
330
100%
64%
90%
88%
93%
52%
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Política de RCI actual
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Política de RCI actual
 Las Normas Generales requieren que contribuciones a
Fondos Específicos incluyan provisiones de RCI, con la
excepción de contribuciones para emergencias, proyectos
humanitarios y menores a US$100,000.
 Las Normas Generales otorgan autoridad a la Secretaría
para negociar la tasa de RCI.
 El interés devengado por contribuciones a Fondos
Específicos es acreditado para sufragar costos indirectos,
siempre que no se especifique lo contrario en el acuerdo
con el donante.
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Política actual de RCI (cont. )
 La tasa de RCI para apoyo administrativo central es 2%,
mientras que cualquier RCI por encima de 2% es retenido
por las áreas para apoyo técnico y supervisión.
 Algunos donantes no incluyen una provisión para sufragar
costos indirectos, mientras que otros proporcionan hasta
30%.
 Algunos donantes solicitan que la RCI sea asignada
exclusivamente al área técnica que dirige el proyecto, y no
toman en consideración el impacto que estos proyectos
tienen sobre las otras áreas de la Secretaría.
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Cálculo de Costos
Directos e Indirectos
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Transacciones financieras de la Secretaría en
2005 : $181 millones
Excluídos
$31
millones
17%
Elegible
$150
millones
83%


Costos excluidos:
• Fondos fiduciarios (Médico,
Rowe)
• Fondo de Reembolso de
Impuestos
• Renovaciones de Edificio
(relacionado con Res. 831)
• Subvenciones a instituciones
afiliadas (PADF, IADB, Corte
IACHR)
• Fondo de Estacionamiento
• Otros
Excluídos: Actividades especializadas que no forman parte del total de actividades
analizadas en la determinación de costos indirectos de la Secretaría.
Elegibles: Funciones regulares de la Secretaría que generan costos indirectos.
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Costos elegibles para 2005: análisis de los
costos directos e indirectos:
ÁREA POR CAPÍTULO
Secretario General
Seguridad Multidimensional
Organismos Autónomos y Decentralizados
Asuntos Políticos
Desarrollo Integral
Secretario General Adjunto
Asuntos Jurídicos Internacionales
Administración y Finanzas
Infraestructura Básica y Costos Comunes
Gran Total
millones de US$
DIRECTO
INDIRECTO
TOTAL
2.9
6.1
9.0
12.6
2.1
14.7
14.9
2.0
16.9
27.9
3.6
31.5
25.7
7.1
32.8
11.0
10.2
21.2
2.0
0.8
2.8
10.8
10.8
10.3
10.3
97.0
53.0
150.0
64.7%
35.3%
100%
En 2005, la Secretaría requirió $0.53 adicionales para costos de apoyo administrativo por cada $0.97
ejecutados. Por lo tanto, la tasa de costos indirectos fue 54.6% ($0.53 / $0.97).
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Principios de costos indirectos
 La existencia de una tasa alta de costos indirectos es común
(universidades que administran subvenciones, generalmente tienen
tasas de más de 50%).
 No se puede esperar la recuperación total de costos indirectos, pero se
debe lograr una recuperación razonable.
 Ciertos costos de la Secretaría son imputados como costos indirectos
en los presupuestos de proyectos, cuando deberían ser incluidos como
costos directos.
 Conforme los costos se clasifiquen mejor, la tasa de RCI debe
disminuir proporcionalmente.
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Consideraciones para
establecer una política
de RCI de la OEA
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Límites en RCI por donantes
Los donantes tienen diversos límites en RCI:
 Las subvenciones Federales de los Estados Unidos limitan la recuperación
de costos indirectos a 26%, aunque en algunos casos la AID ha permitido
hasta un 33%. Algunas fuentes de financiamiento de los Estados Unidos
permiten la RCI mediante la utilización de intereses devengados por sus
fondos depositados en la OEA.
 La política de CIDA (Canadá) provee una tasa fija de 12%, aunque en la
mayor parte de los casos la Secretaría ha recuperado 2%.
 AECI (España) ha permitido la RCI mediante la utilización de intereses
devengados (los cuales varían), aunque su política permite una RCI de 7%.
 SIDA (Suecia) ha limitado a la Secretaría a una RCI de 3,5%.
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Lo que organizaciones similares hacen …
Las tasas de RCI en organizaciones similares varían entre 4,5 y 21%:






Sistema de ONU
PAHO
PADF
UE
PNUD
IICA
13%
6 – 21%
16%
7 – 20%
5 – 7%
4.5% y más
Sin embargo, estas organizaciones efectúan una mejor y más
precisa clasificación de costos directos e indirectos.
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Existen al menos tres tipos de actividades
entre OEA/donante:
A. Asociación: acuerdos de cooperación mutua que requieren participación
técnica activa por parte de la Secretaría. La Secretaría es responsable del
resultado de la actividad. (Por ejemplo, MAPP, Desminando, CIM-Tráfico de
mujeres/niños).
B. Agencia Ejecutora: acuerdos de cooperación mutua que requieren
menor participación técnica por parte de la Secretaría. La secretaría es
responsable del resultado de la actividad. (Por ejemplo, el Sistema Aquífero
Guaraní, Panamá–SENACYT).
C. Flujo de fondos: fondos canalizados a través de la Secretaría para la
cual la responsabilidad de la Secretaría se limita a la administración y
gestión financiera. La Secretaría no es responsable del resultado de la
actividad. (Por ejemplo, Conferencia de México).
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Base de RCI para 2006
 En 2006, se estima que contribuciones por $27,1 millones, serán
sujetas a RCI, aunque se esperan $58 millones en contribuciones a
Fondos Específicos.
 Se estima que $30,9 millones no serán sujetas a la política de RCI:






contribuciones no programadas (incluye FEMCIDI)
donantes no-contribuyentes
programas aprobados antes de la política de RCI actual
contribuciones inferiores a $100.000
conferencias y reuniones co-financiadas por FR
contribuciones para estudios de factibilidad
$ 10,5 M
8,8
4,7
4,5
1,3
1,1
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¿Qué sucedería en 2007 si la política actual
de RCI permaneciera vigente?
 Se estima que $27,1 millones en contribuciones a Fondos Específicos
sean elegibles (similar a 2006).
RECAUDACIÓN DE RCI ESTIMADA
Apoyo administrativo (tasa de RCI de 2%)
Ingreso por intereses
Apoyo técnico para las áreas (tasa de RCI por encima de 2%)
Total
(en millones)
$
0.5
1.3
1.7
3.5
REQUERIMIENTOS DE RCI
Requerimiento de la Resolución de Presupuesto para financiar parcialmente el FR $
Apoyo técnico actualmente financiado por Fondos Específicos
Apoyo administrativo central actualmente financiado por Fondos Específicos
Total
$
2.5
1.7
1.3
5.5
Déficit proyectado para 2007
$
$
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(2.0)
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Nueva Política de Tasas
de RCI
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 25 -
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Nueva Política de Tasas de RCI
Considerando que:
 la capacidad del Fondo Regular para administrar la creciente cantidad de
recursos provenientes de Fondos Específicos es limitada;
 la Secretaría encara necesidades inmediatas de cubrir $5.5 millones para
2007;
 el interés devengado por los Fondos Específicos puede ser utilizado para
sufragar parcialmente los costos indirectos;
 la tasa de RCI debe ser aplicada a todas las actividades elegibles de
Fondos Específicos; y,
 la política de algunos donantes incluyen límites en RCI.
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 26 -
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Nueva Política de Tasas de RCI (cont.)
La Secretaría…
 hará cumplir la política para que todos los presupuestos de
proyectos de Fondos Específicos elegibles incluyan RCI.
 excluirá las siguientes contribuciones de la RCI: ayuda para
desastres, conferencias y reuniones parcialmente financiadas por
el Fondo Regular y las contribuciones para estudios de
factibilidad.
 podrá aplicar el interés devengado por los fondos específicos y
algunos tipos de contribuciones en especie para sufragar
parcialmente la RCI.
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 27 -
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Nueva Política de Tasas de RCI (cont.)
 Los acuerdos actuales de RCI no serán enmendados, sin
embargo, la renegociación de convenios marcos y de largo
plazo será debidamente considerada.
 El Secretario General podrá aprobar excepciones a la RCI,
basado en la recomendación del Comité de Evaluación de
Proyectos en coordinación con el Comité de Movilización de
Recursos. Cualquier excepción resulta en un aumento
implícito del subsidio del Fondo Regular .
 El Secretario General determinará la distribución de la
recuperación de costos indirectos entre las áreas elegibles
basado en criterios transparentes.
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 28 -
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Nueva Política de Tasas de RCI (cont.)
TASAS DE RCI PARA DIFERENTES TIPOS DE ACUERDOS
Dentro de
mandatos
de la OEA
Participación
técnica de la
OEA
OEA es
responsable del
resultado
Nueva tasa de
RCI

Asociación
SÍ
ACTIVA
SÍ
12%

Agencia
Ejecutora
SÍ
MENOR
SÍ
15%

Flujo de fondos
NO
NINGUNA
NO
20%
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 29 -
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Resultado financiero esperado para
2007 con nueva política
 Contribuciones elegibles de Fondos Específicos
$58.4 millones
 Menos: exclusiones probables a RCI
$10.4 millones




contribuciones no programadas (FEMCIDI)
conferencias y reuniones cofinanciadas por FR
acuerdos existentes
contribuciones para estudios de factibilidad
 Base de RCI proyectada
$4,5
$1,3
$3,5
$1,1
M
M
M
M
$48.0 millones
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 30 -
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Resultado financiero esperado para
2007 con nueva política (cont.)
Nueva tasa de
RCI
Contribuciones
proyectadas
para 2007
Recaudación
proyectada de RCI

Asociación
12%
$47.5
$5.7

Agencia Ejecutora
15%
0.5
0.1

Flujo de fondos
20%
0.0
0.0
$48.0
$5.8
TOTAL
Los intereses devengados y ciertas contribuciones en especie podrán aplicarse para
sufragar parcialmente el RCI.
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 31 -
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Próximos pasos
 Enmendar las Normas Generales y emitir la Orden Ejecutiva
correspondiente antes del 15 de enero de 2007.
 Centralizar las negociaciones entre los donantes y la Secretaría en
temas de RCI.
 Desarrollar antes del 15 de enero de 2007 una política interna que
permita una distribución equitativa y transparente de la
recuperación de costos indirectos a través de la Secretaría (con
excepción de los $2.5 millones que deben transferirse al Fondo
Regular, por Resolución del Presupuesto 2007).
 Mantener la nueva política hasta fines de 2007, cuando sus
resultados serán evaluados.
- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 32 -