MANAJEMEN KOPERASI

I. KONSEPSI MANAJEMEN KOPERASI PENGERTIAN MANAJEMEN

GRIFFIN Adalah proses keputusan, merencanakan mengorganisasikan, dan mengambil memimpin, dan mengendalikan sumberdaya manusia, keuangan, fisik, dan informasi guna mencapai sasaran organisasi secara efektif dan efisien Mc Farland Adalah suatu proses dimana orang-orang yang diberi wewenang menciptakan dan menjalankan organisasi dalam memilih dan mencapai tujuan

PROSES MANAJEMEN

SUMBER DAYA MANUSIA SUMBER DAYA KEUANGAN SUMBER DAYA FISIK SUMBER DAYA INFORMASI

P O A C

MANAJEMEN KOPERASI

Adalah suatu proses manajemen yang diselenggarakan oleh orang-orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk mengelola koperasi, nilai-nilai dan prinsip prinsip koperasi serta kekayaannya untuk mencapai tujuannya (Peter Davis, 1999).

Manajemen koperasi adalah kegiatan profesional yang dilakukan oleh orang-orang yang bertanggung jawab.

dengan mengerahkan kepemimpinannya dan segala memilih kemampuan kebijakan untuk mengembangkan koperasi mencapai tujuan-tujuannya berdasarkan nilai dan prinsip-prinsip koperasi.

TUJUAN DAN OUTPUT MANAJEMEN KOPERASI

1. Output koperasi sebagai perusahaan.

2. Output koperasi sebagai lembaga sosio ekonomi

MANAJEMEN KOPERASI

PENDEKATAN MANAJEMEN KOPERASI

1. Pendekatan Sistem (holistic) 2. Pendekatan Situasional (Contingency)

II. PERANGKAT MANAJEMEN KOPERASI

1) Perangkat Hukum dan Peraturan

• • • •

Perangkat Hukum Eksternal UU No. 25/1992 Peraturan Pemerintah, Inpres.

Keputusan menteri, Perda yang dihubungkan dengan koperasi Bagi pihak manajemen merupakan faktor strategis yang dapat memunculkan peluang dan tantangan bagi koperasi

CONTOH

Usaha simpan pinjam yang diselenggarakan KSP/USP koperasi harus memperhatikan:

• • • • •

UU No. 25/92 tentang perkoperasian PP No. 9/95 tentang kegiatan usaha simpan pinjam Kepmenkop dan PKM No 351/98 tentang juklak usaha simpan pinjam Kepmenkop dan PKM No. 194/98 juklak penilaian kesehatan KSP/USP Koperasi Kepmenkop dan PKM No. 09/99 tentang wasdal Pihak manajemen koperasi tidak dapat menghindar dari ketentuan perundangan yang berlaku, melainkan harus dijadikan faktor pendorong bagi pengembangan koperasi

• •

Perangkat Hukum Internal Anggaran dasar Anggaran rumah tangga Pihak manajemen sedemikian rupa dapat sesuai anggota melakukan dengan penyesuaian keputusan rapat

• • • • • • • • •

Hal-hal yang penting di atur dalam AD/ART Daftar nama pendiri Nama dan tempat kedudukan koperasi Maksud dan tujuan serta bidang usaha koperasi Ketentuan mengenai keanggotaan Ketentuan mengenai rapat anggota Ketentuan mengenai pengelolaan Ketentuan mengenai permodalan Ketentuan mengenai pembagian SHU Ketentuan mengenai sanksi

2) Perangkat Organisasi Koperasi STRUKTUR INTERNAL ORGANISASI KOPERASI RAPAT ANGGOTA DEWAN PENASIHAT PENGURUS PENGAWAS KEPALA UNIT MANAJER KEPALA UNIT KEPALA UNIT STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF

PERANGKAT ORGANISASI KOPERASI

• • •

Rapat Anggota Pengurus Pengawas R A P A T A N G G O T A P E N G A W A S

PENGURUS

RAPAT ANGGOTA

• •

Kekuasaan tertinggi di koperasi.

Minimal dilakukan/diselenggarakan 1 tahun sekali (3 bulan setelah tutup buku).

• • •

RAPAT ANGGOTA MENETAPKAN

• • •

Anggaran dasar koperasi Kebijakan umum bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi Pemilihan, pengangkatan, pengurus dan pengawas serta pemberhentian

• •

Rencana kerja anggaran pendapatan dan belanja Pengesahan/penolakan laporan keuangan Pengesahan/penolakan laporan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya Pembagian SHU Penggabungan, peleburan, pembubaran koperasi pembagian dan

PENGURUS

• • • •

Dipilih dari/dan oleh anggota dalam rapat anggota.

Pengurus sebagai mandataris/pemegang kuasa rapat anggota.

Masa jabatan pengurus paling lama adalah 5 tahun.

Persyaratan menjadi pengurus ditetapkan dalam AD/ART koperasi.

• • • • • •

TUGAS PENGURUS Mengelola koperasi dan usahanya.

Mengajukan rancangan kerja dan RAPBK.

Menyelenggarakan rapat anggota.

Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

Menyelenggarakan pembukuan keuangan inventaris secara tertib.

Memelihara daftar buku anggota dan pengurus.

dan

WEWENANG PENGURUS

• • • •

Mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan.

Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota.

Mengangkat pengelola (manajer yang wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha).

diberi Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan koperasi.

PENGAWAS

• • •

Pengawas dipilih dari/dan oleh anggota.

Pengawas bertanggung jawab kepada rapat anggota.

Persyaratan untuk dapat dipilih menjadi pengawas diatur dalam AD/ART

TUGAS PENGAWAS

• • •

Melakukan pengawasan terhadap kebijakan dan pengelolaan koperasi.

Membuat laporan tertulis pelaksanaan tentang hasil pengawasannya.

Pengawas harus merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ke-3.

WEWENANG PENGAWAS

• •

Meneliti catatan yang ada di koperasi.

Mendapat segala keterangan yang diperlukan.

DALAM KONDISI TERTENTU KOPERASI DAPAT MEMINTA JASA AUDIT KEPADA AKUNTAN PUBLIK

STRUKTUR EKSTERNAL ORGANISASI KOPERASI TINGKAT PUSAT TINGKAT PROPINSI TINGKAT KAB/KOTA KOPERASI GABUNGAN KOP PUSAT INDUK KOPERASI KOPERASI GABUNGAN KOP PUSAT KOPERASI GABUNGAN KOP PUSAT STAFF STAFF STAFF STAFF

DEKOPIN PUSAT DEKOPINWIL DEKOPIN DAERAH STAFF STAFF STAFF STAFF

• • • • • • •

FUNGSI DEKOPIN Juru bicara gerakan koperasi baik dengan pemerintah maupun dengan masyarakat.

Alat perjuangan koperasi dalam meningkatkan kesejahteraan rakyat.

Pembina koperasi baik primer maupun sekunder.

Wadah partisipasi rakyat dalam pembangunan.

Pusat diklat perkoperasian.

Sebagai pusat pemberi jasa konsultasi manajemen dan advokasi kepada koperasi.

Sebagai penghubung koperasi Indonesia dengan gerakan koperasi dan lembaga sponsor internasional.

III. FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN DI KOPERASI

3.1. FUNGSI PERENCANAAN PERENCANAAN

• • •

Suatu perkiraan tentang masa depan yang didasarkan pada harapan yang realistis.

Sejumlah rencana tindakan (strategi taktis) untuk mencapai tujuan organisasi.

Suatu proses pengambilan keputusan yang menjadi dasar bagi aktivitas di waktu yang akan datang.

• • • • •

MANFAAT PERENCANAAN Sebagai perwujudan koordinasi mencapai tujuan organisasi.

diberbagai bagian untuk Dapat menghindarkan keadaan yang tidak terduga.

Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dengan penggunaan metoda kerja yang sesuai.

Memperlancar pendelegasian wewenang karena kebijakan, prosedur serta jadwal yang telah ditetapkan.

Sebagai pedoman pengawasan berpedoman pada tujuan.

agar pelaksanaan adanya selalu

PROSES PERENCANAAN DI KOPERASI

• • • • • • •

Pengurus bersama manajer menyusun rencana strategis dan taktis baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek.

Pengurus meminta manajer menyusun garis besar program operasional, selanjutnya dibahas bersama dengan pengurus dan pengawas.

Manajer juga membuat anggaran untuk mencapai hasil yang dikehendaki, tanpa mengabaikan struktur keuangan yang ada.

Berdasarkan rencana yang ada, dibuatlah kebijakan sebagai pedoman seluruh pelaksanaan.

Secara bersama menetapkan kebijakan personalia, karyawan usaha keuangan dan anggota guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengurus membuat rencana penerimaan dan belanja koperasi (RAPBK).

Rencana yang telah disusun dan RAPBK disampaikan dalam rapat anggota untuk dibahas dan mendapatkan pengesahan.

PROSES PERENCANAAN DI KOPERASI

RENCANA STRATEGIS (5 - 25 TAHUN) RENCANA PROGRAM (2 - 3 TAHUN) RENCANA TAKTIS (TAHUNAN) TM MM LM PENGURUS DAN MANAJER MANAJER DAN KA. UNIT KA. UNIT DAN STAFF

HIRARKHI

RENCANA STRATEGIS RENCANA PROGRAM RENCANA TAKTIS

• • • • • •

TAHAPAN PERENCANAAN

Menetapkan tujuan Pengembangan strategi dan alternatif Pengambilan keputusan untuk menetapkan strategi/ alternatif terbaik.

Merumuskan kebijakan (organisasi, personalia, usaha, keuangan, anggota).

Penganggaran.

Merumuskan pedoman kerja.

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

• •

Perancangan dan pemeliharaan sistem peran.

Proses pengaturan dan pengalokasian kerja, wewenang dan sumber daya di kalangan anggota organisasi dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

FAKTOR PENTING DALAM PROSES PENGORGANISASIAN DI KOPERASI 1. Pembagian tugas (division of work) 2. Departementasi 3. Rentan manajemen/kendali (span of control) - Kompetensi dari pengurus, pengawas dan pengelola - Kompetensi dari bawahan (staff) - Derajat variasi pekerjaan - Teknologi yang digunakan dalam organisasi 4. Pendelegasian wewengan (delegation of authority)

•

Pengurus dan manajer harus mengumpulkan berbagai sumber daya yang ada di koperasi seperti Personalia, dana, fasilitas, inventarisasi tugas-tugas pokok dan tugas penunjang, prioritas tujuan 1. Merancang ulang/penataan struktur organisasi terbaik untuk memenuhi kebutuhan anggota.

2. Organisasi dapat tumbuh dan berkembang secara luwes mengikuti perkembangan.

3. Menetapkan kebutuhan tenaga kerja, mutasinya dan promosi.

4. Menjamin personalia agar tercipta dedikasi, dan loyalitas yang tinggi.

ketenangan,

ACTUATING DAN LEADERSHIP

•

Suatu proses organisasi agar menggerakkan orang-orang dan yang menjalankan diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab dapat bekerja menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

FUNGSI PENTING

•

Mengarahkan (Directing)

• • •

Perintah (Tertulis : SOM, SOP, Juklak, Juknas, Lembar Tugas/disposisi tugas; Lisan) Disiplin Partisipasi

•

Komunikasi (formal, informal, vertikal, horizontal)

•

5 Kebutuhan Manusia (Teori A. Maslow) 1. Kebutuhan fisik dasar 2. Kebutuhan rasa aman 3. Kebutuhan sosial saling bekerja sama 4. Kebutuhan penghargaan/pengakuan 5. Kebutuhan aktualisasi diri

FUNGSI PENGAWASAN DAN KENDALI

“Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksinya dengan maksud agar pelaksanaan pekerjaan ditetapkan.

” sesuai dengan rencana yang telah JENIS PENGAWASAN

•

Pengawasan preventif : pengawasan yang bersifat pencegahan yang dilaksanakan melalui suatu sistem pembinaan SDM pada semua eselon dalam organisasi dan menentukan prosedur, pembagian tugas dan wewenang, termasuk di dalamnya perencanaan dan pelaporan

•

Pengawasan korektif : pengawasan untuk memperbaiki bias, penyimpangan atau kebocoran dari rencana, standar dan prosedur yang sudah ada ditentukan dalam suatu organisasi.

SUMBER PENGAWASAN 1. Pengawasan Internal : Pengawasan yang dirancang dalam struktur organisasi dalam organisasi koperasi pengawasan oleh anggota melalui “Pengawas”.

2. Pengawasan Eksternal : Pengawasan yang dilakukan dari luar organisasi koperasi; contoh dari Kementerian/Dinas Koperasi, akuntan publik dan instansi lain sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

MODEL PENGAWASAN FORMAL 1. Pengawasan untuk standar prestasi - Inspeksi dan supervisi - Penulisan prosedur - Skedul kerja 1. Menjaga aset organisasi koperasi 2. Mengukur pelayanan standar kualitas proses produksi 3. Pendelegasian wewenang - Pelatihan - Pengendalian mutu (TQM, TQS, TQC) 4. Mengukur dan mengarahkan keterampilan pekerjaan : sistem karier, observasi langsung.

- Uraian tugas/pekerjaan - Ketentuan sistem kredit penilaian kenaikan jabatan 5. Mengukur dan mengarahkan keterampilan pekerja : sistem karier, observasi langsung.

PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN 1. Pengawasan harus ekonomis.

2. Fleksibel dan mudah dimengerti.

3. Menjamin diadakannya tindakan korektif.

4. Melaporkan terjadinya adanya penyimpangan, penyimpangan dan penyebab alternatif solusi perbaikan.

5. Mengetahui dengan pasti tentang sifat dan kebutuhan dari setiap kegiatan yang harus diawasi.

PERSONALIA PENGAWASAN DI KOPERASI 1. Anggota koperasi 2. Pengawas 3. Pengurus 4. Manajer 5. Badan penasihat dewan pembina 6. Kementerian Koperasi, Dinas Koperasi, Dekopin dan koperasi sekunder