Transcript pptx - MHCV
28 januari 2015 Algemene Leden Vergadering MHCV Ruud Janssen Eric Vennekens Algemene Leden Vergadering AGENDA 20.00 uur Welkom 20.10 uur Mededelingen 20.45 uur Voorstel voorbereiding nieuwbouw 20.50 uur Besluit 21.00 uur Rondvraag 28 januari 2015 Algemene Leden Vergadering MEDEDELINGEN • Bestuurswijziging • Beknopte analyse van de jaarrekening • Terugblik Zaalcompetitie • Vacature communicatiefunctionaris • Vacature Lustrumfeest 28 januari 2015 Plan van aanpak 28 januari 2015 BESLUITVORMINGSPROCES Duidelijkheid omtrent proces • • Het is evident dat duidelijkheid omtrent het proces en de wijze waarop besluiten genomen worden essentieel zijn voor creëren en behouden van draagvlak van de diverse belanghebbenden Communicatie en bevoegdheden daaromtrent dienen onderdeel te zijn van een master plan Voorgestelde acties • • Er zal een plan opgesteld moeten komen waarin op diverse niveaus (financieel, bouwkundig, juridisch, bestuurlijk) aan een ieder duidelijk gemaakt wordt, wat wanneer nodig is om naar een volgende fase van het proces te gaan Dit proces dient onderdeel uit te maken van de opdracht voor een op te richten project organisatie en dient als basis voor het mandaat van de stuurgroep Plan van aanpak Besluit nodig van leden: 2 ALV’s • Wat vragen we van de ALV vandaag: - opdracht geven aan het bestuur een stuurgroep samen te stellen - instemming met de opdracht aan de stuurgroep - toestemming aan bestuur/stuurgroep investeringen te doen ter voorbereiding op een Go – No Go • In de volgende volgende ALV (na zomer 2015) zullen we het volgende vragen: - besluitvorming: Start nieuwbouw clubhuis Go of een No Go 28 januari 2015 Plan van aanpak: 28 januari 2015 OPDRACHT Stuurgroep • Bereid gedetailleerd voorstel voor de Algemene Ledenvergadering op basis waarvan de leden kunnen besluiten over het al dan niet starten met de bouw van een nieuw clubhuis • Het besluit dient tenminste details te bevatten aangaande de financiële en juridische gevolgen voor de club en haar leden en dient een impressie te geven van het ontwerp. • Uitgangspunt is dat alle in het voorstel genoemde actiepunten, verplichtingen, contracten etc. afgestemd zijn en in beginsel akkoord zijn bevonden door alle partijen waarbij een afwijzend besluit van de ALV de enige ontbindende voorwaarde is. • Het bestuur machtigt de stuurgroep om tot een maximum bedrag van 50.000 euro verplichtingen aan te gaan die de vereniging binden met dien verstanden dat deze verplichtingen uitsluitend dienen te voorbereiding van het eerder genoemde voorstel. Het bedrag zal in termijnen door het bestuur beschikbaar worden gesteld. • Teneinde de voortgang te monitoren maakt de stuurgroep een projectplan met concrete timing en mijlpalen waarover zij het bestuur tenminste iedere twee weken een voortgangsrapportage uitbrengt Plan van aanpak Project organisatie met commissies 28 januari 2015 Uitgangspunten • Drie commissies met elk een duidelijke opdracht en mandaat • In de voorbereiding zullen leden worden betrokken bij selectie van het ontwerp & architect • Bestuur zal voortgang en scope bewaken • Na de zomer definitief voorstel over nieuwbouw Communicatie matrix Plan van aanpak 28 januari 2015 OPDRACHT Bouwcommissie • Bereid in samenspraak met de financiële en juridische commissie een minimum van drie scenario's voor op basis waarvan de stuurgroep voorstel kan voorbereiden ter accordering van het bestuur en ter voorbereiding van besluitvorming in de ALV ten aanzien van de bouw van een nieuw clubhuis • De scenario's dienen bij voorkeur visueel gemaakt te zijn door middel van een schets waarbij de diverse scenario's zijn voorzien van de bouwkundige, juridisch en financiële gevolgen. De scenario's dienen getoetst en financieel haalbaar geacht te zijn door de financiële commissie . • De bouwcommissie is verantwoordelijk voor het benaderen en selecteren van de teams van architecten en bouwers die in aanmerking komen voor het ontwerpen en bouwen van het clubhuis. Uiteindelijke keuze zal door de stuurgroep aan het bestuur worden voorgelegd. • Het wordt de bouwcommissie niet toegestaan de vereniging op enigerlei wijze te binden anders dan binnen het kader genoemd in de opdracht van de stuurcommissie . 28 januari 2015 Plan van aanpak Bouwcommissie Concept Bestaande situatie • • • • • Geheel nieuw clubhuis • Andere locatie op terrein • Onderzoek naar inspeelveld • Toegang via nieuw fietspad • Extra parkeerplaatsen Architectkosten Constructeur Bouwleges Kadastrale metingen • • • Bodemonderzoek Sonderingskosten Wijziging bestemmingsplan Plan van aanpak 28 januari 2015 OPDRACHT Financiële commissie • Bereid in samenspraak met de juridische en bouwcommissie een minimum van drie scenario's voor op basis waarvan de stuurgroep voorstel kan voorbereiden ter accordering van het bestuur en ter voorbereiding van besluitvorming in de ALV ten aanzien van de bouw van een nieuw clubhuis • De financiële scenario's dienen zowel een korte als lange termijn beschouwing te geven van de gevolgen van de bouw van een nieuw clubhuis waarbij expliciet aandacht gegeven dient te worden aan de risico’s voor de leden en de vereniging als geheel • De financiële commissie wordt door het bestuur gemachtigd in contact te treden met derden (bijv. geldverstrekkers, tussenpersonen, overheden, sponsoren) aangaande het ter beschikking krijgen van financiële middelen • Het wordt de financiële commissie niet toegestaan de vereniging op enigerlei wijze te binden anders dan binnen het kader genoemd in de opdracht van de stuurcommissie Plan van aanpak 28 januari 2015 OPDRACHT Juridische commissie • Bereid in samenspraak met de financiële en bouwcommissie een voorstel voor, voor een juridische structuur ten behoeve van de bouw van een nieuwe clubhuis waarbij gestreefd dient te worden naar minimale financiële en bestuurlijk risico’s voor de vereniging en haar leden. • In het voorstel dient rekening gehouden te worden met bestaande juridische overeenkomsten zoals erfpacht, erfdienstbaarheden, huurovereenkomsten etc. . De kosten van een mogelijke aanpassing van de juridische structuur dient onderdeel uit te maken van het totale financiële overzicht van de bouw van het clubhuis • Het voorstel dient te zijn verwoord in terminologie die voor niet juridisch geschoolde leden begrijpelijk is. • Het wordt de juridische commissie niet toegestaan de vereniging op enigerlei wijze te binden anders dan binnen het kader genoemd in de opdracht van de stuurcommissie Plan van aanpak BEZETTING COMMISSIES EN COMMUNICATIE MATRIX 28 januari 2015 Plan van aanpak Project organisatie met commissies 28 januari 2015 Uitgangspunten • Drie commissies met elk een duidelijke opdracht en mandaat • In de voorbereiding zullen leden worden betrokken bij selectie van het ontwerp & architect • Bestuur zal voortgang en scope bewaken • Na de zomer definitief voorstel over nieuwbouw Communicatie matrix 28 januari 2015 Besluiten Besluit 1 De ledenvergadering geeft het bestuur de opdracht stuurgroep samen te stellen met de opdracht een voorstel voor te bereiden op basis waarvan de leden kunnen kiezen over te gaan tot de bouw van een nieuw clubhuis JA NEE 28 januari 2015 Besluiten Besluit 2 Is de ledenvergadering akkoord met de opdracht die het bestuur heeft geformuleerd voor de stuurgroep, inclusief de investeringen die in dat kader noodzakelijk zijn? JA NEE 28 januari 2015 Rondvraag Ruud Janssen Eric Vennekens 28 januari 2015 Dank voor de komst Ruud Janssen Eric Vennekens