Transcript Document 7251944

MEMAHAMI FUNGSI DAN
PENGURUSAN ORGANISASI
Oleh:
DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID
Pendaftar
KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG
1
OBJEKTIF KURSUS
Memahami;
 Definisi Organisasi dan Pengurusan
 Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip)
 Fungsi Pengurusan
 Peranan Pengurus
 Tahap Pengurusan
 Kemahiran pengurusan
 Kepimpinan dalam Pengurusan
 Kaedah
Pengurusan
Organisasi
Berkesan dalam Konteks UMS
yang
2
DEFINISI ORGANISASI?
 Satu unit sosial yang
mengandungi individu
yang bekerjasama dan
saling bergantungan
antara satu sama lain
bagi mencapai
matlamat setiap
individu itu dan
organisasinya
3
CIRI-CIRI ORGANISASI
 Mempunyai identiti sendiri
 Mempunyai hierarki atau
tingkat autoriti
 Mempunyai struktur atau
pembahagian kerja
 Mempunyai peraturan,
dasar, prosedur dan sistem
hubungan bagi
menjalankan aktiviti
organisasi
4
CONTOH ORGANISASI
 FORMAL
 UMS
 Kastam
 Imegresen
 INFORMAL
 Keluarga
 Persatuan Sukarela
(NGO)
 Jawatankuasa Masjid
5
DEFINISI PENGURUSAN?
 Getting things done through other people
 “..is the prosess of achieving organizational
missions and objectives through the
coordinated behaviour of organizational
members.” (Michael & Jones 2000)
 “….. is the process of working with people
and resources to accomplish organizational
goal.” (Snel, Bateman 2000)
6
CIRI-CIRI PENGURUSAN
kecekapan
Proses
Doing the
things right /
Doing the right
things
Keberkesanan
Hasil/Outcome
7
PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN
1. Pembahagian
Kerja
2. Mengutamakan
Kepentingan
Organisasi
3. Kekitaan
4. Pembayaran
Upah
8. Keseimbangan
layanan bagi
melahirkan
ketaatan kepada
organisasi
7. Penurunan
Kuasa
6. Disiplin
5. Autoriti
9. Susunan
Kakitangan
10. Rantai
Pemerintahan
11. Satu Perintah
12. Satu Arahan
HASIL /
OUTPUT
14. Kestabilan
Personel
13. Inisiatif
8
Henry Fayol (1841-1925)
FUNGSI PENGURUSAN?
6.
MISI
/ VISI
5.
Controlling
4.
Evaluating
1.
Planning
MANAGEMENT
Coordinating
3.
2.
Organizing
Directing
9
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan (Planning)
 Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu
dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi
Tujuan &
objektif
Strategi
Mengatur
program/
projek
• Kenal pasti perkara yang hendak dicapai
berdasarkan matlamat penubuhan organisasi
• Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat
• Mengikut strategi berasaskan tujuan organisasi
10
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan bermula di mana??
Perancangan atas ke bawah
• Sebab
pengurusan
atasan
dianggap
paling
berpengetahuan/berpengalaman tentang organisasi
keseluruhan.
Perancangan bawah ke atas
• Kelebihan adalah mereka hampir dengan sistem
operasi, pelanggan dan pembekal
YANG MANA LEBIH BAIK
11
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan :Langkah dan Kawalan??
Langkah 1
Tetapkan
tujuan &
objektif
Tujuan
Langkah 2
Kenalpasti
situasi &
penentuan
Visi/Misi
Langkah 3
Tentukan
kekuatan/
kelemahan/
peluang/
ancaman
(SWOT)
Perancangan
Langkah 4
Bentuk strategi
& tindakan &
pantau/ nilai
T
U
J
U
A
N
Kawalan – ukur
prestasi/bandingkan/
pembetulan
12
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengorganisasian (Organizing)
Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan
melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan.
4W 1 H
Kawalan &
maklumbalas
Membentuk asas
• Menentukan tugas & mendiskripsi tugas
• Mendefinisikan hubungan kerja
Merekabentuk organisasi
• Mengumpul ahli-ahli organisasi
• Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu
• Fokus & membuat keputusan
13
FUNGSI PENGURUSAN
- Memimpin (Directing)
Kebolehan atau kemahiran untuk
mempengaruhi pekerja dalam
mencapai matlamat organisasi bagi
(kebiasaannya tahap penyelia dan ke
atas):
• Menjamin aktiviti organisasi
teratur, lancar dalam suasana
harmoni
• Menentukan arah tuju yang jelas
untuk pekerja dan memahamkan
tentang peranan mereka dalam
mencapai matlamat
• Melibatkan kuasa, motivasi,
kepimpinan dan sistem komunikasi
14
FUNGSI PENGURUSAN
- Penyelarasan (Coordinating)
• Menjadikan unsur-unsur yang
berbeza menjadi satu. Contohnya:
 Penyelarasan
Perancangan
 Penyelarasan
 Penyelarasan
 Penyelarasan
 Penyelarasan
melalui
melalui Penganjur
melalui Kakitangan
melalui Pengarahan
melalui Mengawal
15
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
• Proses mengukur kemajuan
terhadap prestasi matlamat yang
dirancang dan membuat
pembetulan jika aktiviti/kemajuan
tidak selaras/selari dengan objektif
yang ditetapkan
Kitaran Kawalan:
• Awalan – pastikan arahtuju &
sumber input betul
• Semasa – pastikan proses
berjalan mengikut perancangan
• Selepas – pastikan hasil menepati
piawaian
16
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
• Gandingan dengan perancangan
Kawalan:
Pengukuran prestasi
Perancangan:
• Penetapan objektif
• Penentuan kaedah
mencapainya
Tindakan
(Pengorganisasian)
Kawalan:
Bandingkan dengan
perancangan
Kawalan:
Tindakan pembetulan
17
FUNGSI PENGURUSAN
- Contoh: Controlling
Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi
(Audit Negara)
 Struktur Organisasi – Lengkap, isi jawatan yang
layak
 Lembaga Pengarah – Pelantikan
 Pengurusan Sumber Manusia – Waran
diisi/Pelan Peralihan/Latihan
 Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan –
mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT
 MPK/FM – Lengkap/kemas
18
FUNGSI PENGURUSAN
- Penilaian (Evaluating)
“ Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara
berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk
organisasi” James A . F . Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547.
Boleh diukur berdasarkan:
 Kecekapan
 Keberkesanan (sejauh
mana strategi mencapai
matlamat)
 Produktiviti (penggunaan
tenaga manusia)
 Kualiti Prosedur
(kepuasan pelanggan)
 Perkhidmatan yang
ditawarkan
19
Siapa Pengurus?
 Individu
yang terlibat dalam mengurus
perancangan, mengorganisasi, memimpin &
mengawal semua aktiviti organisasi supaya
segala matlamat yang ditetapkan dicapai.
ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??
20
Peranan Pengurus?
Peranan
Interpersonal
• Tunggak
(figurehead)
• Pemimpin
(leader)
• Penghubung
(liason)
Peranan Pemberi
Maklumat
Peranan Pembuat
Keputusan
• Pemantau
(monitor)
• Penyampai
(disseminator)
• Jurucakap
(spokeperson)
• Usahawan
(entrepreneur)
• Pengaman
(disturbance
handle)
• Pengagih
sumber
(resource
allocator)
• Perunding
(negotiator)
Henry Mintzberg, The Manager’s Job: Folklore & Fact
21
Tahap-tahap Pengurusan
Pegawai-pegawai Utama
(Pengurusan Strategik)
Ketua J/S/P/I/U
(Perancangan
Taktikal)
Ketua Seksyen
Ketua Unit
Pengurus Atasan
Pengurus Pertengahan
Perancangan
Operasi
Pengurusan Line
Pertama
Pengurus Peringkat
Operasi
22
KEMAHIRAN PENGURUSAN
MANUSIA
(INTERPERSONAL)
PENGURUS
KONSEPTUAL
TEKNIKAL
23
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Manusia (Interpersonal)
 Keupayaan membentuk kerjasama
dengan individu & kumpulan.
 Kebolehan berkomunikasi dengan
pelbagai golongan manusia atau
masyarakat seperti bertemu
dengan pelbagai jenis pelanggan,
bermesyuarat dengan pegawai
atasan, berbincang dan berhubung
dengan pekerja.
 Mampu memotivasikan
individu/kumpulan yang dipimpin.
24
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Teknikal
 Berupaya mengaplikasikan
pengetahuan & kepakaran khusus
berkaitan dengan proses kerja,
peraturan dan sumber tertentu
dalam menyelesaikan aktiviti yang
menjadi sebahagian tugas
 Berupaya membuat keputusan
 Berupaya mengurus masa
25
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Konseptual
 Berupaya mengeluarkan idea dan
memahami sesuatu yang abstrak
 Berupaya memahami bagaimana
organisasi dapat menyesuaikan
diri dalam persaingan
 Kemampuan untuk melihat
organisasi secara keseluruhan dan
mengintegrasikan hubungan
antara bahagian-bahagian dalam
organisasi
26
KEMAHIRAN PENGURUSAN
PERINGKAT
Pengurus
Atasan
Kemahiran
Konseptual
Kemahiran
Kemanusiaan
Kemahiran
Teknikal
Pengurus
Pertengahan
Pengurus
Bawahan
KEMAHIRAN
27
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN????
YES
√ Pengikut
√ Kuasa
√ Pengaruh
NO
x
Pengikut
x
Kuasa
x
Pengaruh
x
Persekitaran
√ Persekitaran
28
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
JIKA ANDA SEORANG
PEMIMPIN, ANDA HARUS
PERLU:
 Menentukan Visi
 Berupaya menyediakan keperluan dalam
keadaan yang mendesak
 Membentuk gabungan mantap
 Komunikasi berkesan
 Memberi kuasa pada orang lain
(empowerment)
 Mengiktiraf kejayaan
 Mengukuhkan penambahbaikan
29
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ISU
CADANGAN
PENYELESAIAN
 Kebanyakan penyelesaian/
aktiviti telah distrukturkan –
tiada ruang kreativiti
 Latihan kepimpinan
 Kurang kemahiran dalam
memimpin.
 Dapatkan maklumbalas dari
warga kerja
 Gaya kepimpinan yang sama  Perluaskan gaya
kepimpinan.
30
Traditional Manager VS
Contemporary Manager
Traditional Manager
Contemporary Manager

Think of self as a manager or boss

Think of self as a sponsor or internal
consultant

Follow the chain of command

Dealing with necessary people to obtain a
good results

Making decision himself/herself

Invite others in the organization for
decision making

Mastering only one major discipline

Mastering a broad array of managerial
discipline

Look ‘up’ for mere direction and answer

Question, collaborate and negotiate with
others to find solutions

Accept and do repetitive work

Learn new way to contribute

See others primarily as bosses and
competitors

Create relationship based on common
purpose, mutual respect, and exchange of
information (Win-win situation)

Demand long hours without thinking about
the productivity

Result and performance is important
(Quality of the job)
31
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21:
1) Borderless
2) Learning Centric
3) Collaborative
4) Strategically Outsource
5) Geocentric
6) Ethical
7) Network
8) Loosely Couple
9) Self Maintainable
10)Contingency Based
11)Fostering on environment of high care
32
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
Organisasi bertaraf dunia
World Class Organization
Customerbased
focused
Continuous
Improvement
Fluid,
flexible
“Virtual
Organization”
Creative
HRM
Egalitarian
climate
(democtaric)
Tehnological
support
Management
Hodgetts, Luthans & Lee (2000)
-New Paradigm Organization
From Total Quality to Learning to World-Class
33
KAEDAH PENGURUSAN
ORGANISASI YANG BERKESAN
DALAM KONTEKS UMS
34
Bagaimana Organisasi Diurus?
1.
Melalui Perancangan
a)
Pelan Strategik KPM
b)
Pelan Strategik UMS
c)
Pelan Akademik UMS
2.
Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan
mengikut kapasiti masing-masing
a)
Naib Canselor
b)
Timbalan-timbalan Naib Canselor
c)
Pendaftar
d)
Bendahari
e)
Ketua Pustakawan
f)
Ketua J/S/P/I/U
g)
Pentadbir, dan
h)
Semua warga organisasi
35
Bagaimana Organisasi Diurus?
3.
Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan
dilaksana
a)
Naib Canselor
b)
Timbalan-timbalan Naib Canselor
c)
Pendaftar
d)
Bendahari
e)
Ketua Pustakawan
f)
Ketua J/S/P/I/U
4.
Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti &
Jabatan)
a)
Tahunan
b)
Setengah Tahun
c)
Bulanan
36
Bagaimana Organisasi Diurus?
5.
Mengamalkan konsep CUGG (Code of University
Good Governance)
a)
b)
c)
d)
Institutional Governance
Human Resource Governance
Financial Governance
Academic Governance
37
Bagaimana Memantapkan Lagi
Organisasi?
 Visi dan misi yang jelas.
 Tadbir urus yang baik (Good Governance)
Kisah kereta dan
pemandunya
 Kereta = Goverment
 Pemandu = Governer
 Peraturan Penjagaan Kereta = Governance
 Prosedur kerja yang jelas – (FM/MPK)
38
Bagaimana Memantapkan Lagi
Organisasi?
 Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa
bersikap positif (KSA).
 K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to
know)
 S = Skill

A = Attitude
 Berpegang teguh kepada ajaran agama dan
tatasusila yang baik sesama manusia.
 Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi
liku-liku hidup.
39
Setiap perkara atau benda yang
dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai
dan dimanfaatkan bagi mereka yang
berfikir.
40
“A true leader is a person
whose INFLUENCE &
INSPIRES people to do what
is expected of them to do. You
cease to be a leader when
you manipulate with your egos
instead of convincing by your
inspirations”.
- Israelmore Ayivor-
41
42
SEKIAN, TERIMA KASIH
43