Transcript Notulen ALV 08122015

1
Notulen ALV 8 december 2015
1. Opening door de voorzitter.
Voorzitter Rien van den Boom opent de vergadering. Rien geeft aan dat agendapunt 11 komt
te vervallen omdat alle leden inmiddels betaald hebben.
 Rien geeft aan in mei 2016 na 7 jaar het voorzitterschap over te dragen en het
bestuur wil Robert Maasdijk (momenteel penningmeester) voorstellen als nieuwe
voorzitter en Jeroen Smits zal de functie van penningmeester (momenteel secretaris)
overnemen. Hij geeft aan in zijn potentiele opvolger een geschikte kandidaat voor de
vereniging te hebben gevonden voor de komende jaren.
 Afgelopen jaren is een structurelere samenwerking met de STB bereikt.
 De activiteitenkalender 2016 is opgesteld en deze wordt binnenkort door Voets
afgedrukt.




KNLTB
Rien en Henri hebben afgelopen jaar het jaarcongres van de KNLTB bijgewoond. Hij
geeft aan dat de KNLTB afgelopen tijd veel verbeteringen heeft doorgevoerd.
De worldtour wordt aangepast. Voorheen werd deze maandelijks gespeeld. In 2016
zullen deze dagen meer over het jaar heen gespreid worden waardoor een
effectievere bezetting van de speeldata wordt bewerkstelligd.
30% van de nieuwe leden stroomt binnen drie jaar uit. De KNLTB heeft een app
ontwikkeld die dit moet tegengaan. Met de app kunnen mensen sneller integreren in
de vereniging en kunnen ook makkelijker speelmaatjes vinden. De Hockeybond heeft
deze app al in gebruik.
De KNLTB wil de diverse competitievormen terugbrengen zodat deze overzichtelijker
worden voor alle leden.
2. Ingekomen stukken en mededelingen.
 Jeroen meldt 17 afmeldingen te hebben ontvangen.
 De presentielijst telt 34 aanwezigen, exclusief de 5 aanwezige bestuursleden.
3. Notulen van de algemene ledenvergadering d.d. 28 mei 2015.
Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan Jeroen. Rien geeft aan dat het goed gaat met
Jacques Schmidt.
4. Commissie-overzicht.
 Alle commissies hebben ondertussen een draaiboek opgesteld en/of geactualiseerd.
Verzoek aan de commissies om deze zelf tijdig te actualiseren en het bestuur
dienaangaande te informeren.
 Verzoek van Rien aan alle commissies om tijdens de activiteiten foto’s te maken en
deze tijdig door te mailen naar de secretaris. De secretaris kan deze dan op de
website van de vereniging plaatsen. Fototoestel is op het paviljoen aanwezig.
 Als er commissies nog vrijwilligers nodig hebben of als mensen zichzelf willen
aanmelden als vrijwilliger of zich willen inzetten voor aanvullende taken dan kunnen
deze commissies of personen dit afstemmen met de secretaris.
1
2
5. Evaluaties commissies. Iedere aanwezige commissie mag een terugblik geven over het
evenement van het afgelopen jaar – max. 5 minuten per commissie.
ROBBJT, Elsbeth Ritsema: weer een goed verlopen berentoernooi met helaas wat minder
deelnemers. Blijft wel een groot toernooi in de regio. De speelweek is bekend in de regio en
daarom wil de commissie deze handhaven. Elsbeth bedankt Willy voor het zorgdragen voor
het verlengen van het sponsorcontract met de Rabobank. Dit jaar is voor het eerst een
verliezersronde gespeeld bij de dubbels (voor de enkels was dit al het geval).
 Vraag uit de zaal waarom er geen onderscheid gemaakt kan worden op speelsterkte.
Het gebeurt nu wel eens dat niet-selectiespelers tegen selectiespelers moeten spelen
en dan eigenlijk geen kans hebben. Elsbeth geeft aan dat het een open toernooi
betreft waarvoor alle jeugdspelers zich kunnen inschrijven en dat door de
verliezersronde iedereen altijd minstens twee wedstrijden speelt.
 Rien: de KNLTB is zich sterk aan het inzetten voor ledenbehoud en zal waarschijnlijk
flexibeler worden. Hij vraagt of de commissie kan kijken naar mogelijke alternatieven.
Worldtour, Tineke van den Boom: Er is een enquête gehouden door de bond. Hieruit blijkt
dat de eerste zondag van de maand vaak in een vakantie valt. De data worden hierop in
2016 aangepast. Mogelijk dat de opzet in de toekomst aangepast wordt.
Vrijdagavondmix, Frank van Gaal: 1 duo meer ingeschreven ten opzichte van voorgaand
jaar. Wel enkele blessures geweest onder de deelnemers. Mooie afsluitavond gehad.
Frank van Gaal gaat samen met Jan van de Vossenberg in 2016 een interne single-competitie
(laddercompetitie) opzetten. Doelstelling is om competitie uit te smeren over een langere
periode om afzeggingen te voorkomen.
De commissie zoekt hiervoor nieuwe commissieleden!
Training, Eric van Zoggel: trainingen zijn de levensader van de club. Eric ziet vanaf 2011 een
stijging van het aantal deelnemers. Hij verklaart dit hoofdzakelijk door onze trainers.
Inschrijvingen training 2015 zijn constant. In de zomer zijn altijd meer inschrijvingen ten
opzichte van de winter. De reacties op de trainingen zijn positief en wij mogen hier als club
best trots op zijn.
Competitiezaken, Eric van Zoggel: Er zijn weer veel inschrijvingen geweest voor de komende
zomercompetitie. Er hebben zich een aantal nieuwe teams ingeschreven. Enkele teams
hebben we moeten teleurstellen omdat er op vrijdagavond geen plaats meer beschikbaar is.
Momenteel wordt met deze teams gekeken of ze op een andere dag kunnen/willen spelen.
Vrijwilligersdag, Ank van Breugel: Zeer geslaagde dag met diverse workshops. ’s-Avonds viel
de DJ een beetje tegen. Foto’s zijn op de website geplaatst. In 2016 zal er een
vrijwilligersavond gehouden worden en wel op 30 januari 2016.
Kersttoernooi, Sjef Wijgergangs:
 Voor het eerst zal in 2015 een afzonderlijk jeugdkersttoernooi gehouden worden
onder leiding van Eric van Zoggel. De finales van de jeugdleden worden op zaterdag
gespeeld. Jeugd heeft ook eigen activiteiten.
2
3



Toename aantal inschrijvingen. 353 deelnemers hebben zich ingeschreven voor het
kersttoernooi 2015. We hebben 300 poule-uren nodig en er zijn 314 uur beschikbaar.
Wordt een drukke planning.
Met de kerst 2016 zijn er minder uren beschikbaar omdat enkele feestdagen in het
weekend vallen. Aantal beschikbare uren zijn dan circa 230 uur. Het is mogelijk dat de
leden hierdoor in 2016 maar voor één onderdeel kunnen inschrijven.
Alle bekende activiteiten worden weer gehouden.
Open toernooi, Marieke van Herpen: Record aantal inschrijvingen waardoor helaas veel
uitlotingen. Commissie heeft het belang van een reglement ingezien. Het reglement wordt
aangepast en meer verduidelijkt. Inschrijven tot het vol is. Volgend jaar willen ze ook actual
ranking toepassen voor de dubbels. De sponsordag en de tennisclinic met Miriam Oremans
was wederom geslaagd.
Job Göbel verlaat de commissie. De commissie heeft nieuwe commissieleden nodig die
overdag veel tijd hebben!
Joke van Gerven: Ik wacht altijd met inschrijven zodat ik precies weet wanneer ik wel of niet
kan. Reactie: Muteren kan tot laatste dag dus iedereen kan bij publicatie zich meteen
inschrijven.
Stofzuigploeg, Joke van Gerven: enthousiaste ploeg! Ze geeft aan een contactpersoon te
missen. Hans van Helvoirt is haar contactpersoon.
Thuisblijvers tennisinstuif, Joke van Gerven: Geslaagde opkomst. Mensen komen hiervoor
bewust naar de club toe. Waren ook lekkere hapjes na afloop.
Barcommissie, Jacqueline van den Berg: stelt voor om de week na de competitie af te sluiten
met een quiz. Iedereen is hierover positief.
Tenniskamp, Ans van de Sant:
 Ondanks slechte weer zeer geslaagd.
 Helaas kinderen teleur moeten stellen door het max. aantal deelnemers van 80
kinderen.
 Vier nieuwe heren in de commissie.
 Inschrijving is niet goed verlopen. De commissie was te goed van vertrouwen.
Inschrijvingsbeleid wordt aangepast.
 Bertine stopt. Hiervoor zoeken ze nog een vervangster.
45+ toernooi, Henri Smulders: De commissie is weer trots op het toernooi. Het was zeer
gezellig. Echte binding met de lokale horeca. 425 spelers van 44 verenigingen. Aantal is wel
de max voor de toekomst. Geen uitlotingen wel hiervoor alle banen nodig gehad.
De commissie is helemaal op elkaar ingespeeld. Commissie zoekt wel vernieuwing.
Stedentennis, Monique van Os: Vorig jaar zijn ze gepromoveerd ondanks dat ze geen eerste
waren. Nu staan we na drie speeldagen bovenaan.
Versiercommissie, Gerda van Helvoirt: Rien bedankt de dames voor hun geweldige inzet.
Sjef Wijgergangs geeft aan dat de opslag van de versiering soms een probleem is. Robert
3
4
Maasdijk geeft aan dat men hiervoor contact op moet nemen via de geëigende kanalen om
een en ander goed te organiseren en niet zelf rechtstreeks contact op moet nemen.
Gestelse kampioenschappen, Hans van Breugel, Iris Smulders: In 2015 voor 30e keer bij
Gemonde en Donkelaar. Opkomst lager dan voorgaand jaar. Komend jaar wordt toernooi in
Berlicum gespeeld. Meestal dan een veel hogere opkomst. Toernooi start bewust een week
later zodat er een week tussen dit toernooi en de clubkampioenschappen zitten.
6. Beleid aangaande afspraken met commissies over te houden evenementen/toernooien.
Het bestuur heeft een duidelijk en handzaam overzicht gemaakt van alle afspraken en
richtlijnen die van belang zijn voor alle commissies. Deze is opgenomen op de website onder
kopje ‘Over vereniging’ en volgens aan de rechterzijde van de website onder kopje
‘Afspraken toernooien’.
7. a) Vertrouwenspersoon. LTV Berlicum wil een veilige vereniging zijn, waar iedereen met
plezier bezig is met haar of zijn sport. De vereniging wil alles op alles zetten om zaken als
pesten, conflicten, ruzie, discrimineren en seksuele intimidatie te voorkomen. Om te zorgen
dat de sfeer goed blijft, is er een KNLTB vertrouwenspersoon. Een centraal aanspreekpunt
voor ieder lid op de club. Het bestuur heeft hieromtrent een nieuw memo geschreven die is
opgenomen op het prikbord en eveneens terug te vinden is op de website onder kopje ‘Over
vereniging’.
b) Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Het bestuur geeft aan dat wettelijk hiervoor beleid
wordt gevormd. De vraag is of wij als club dit noodzakelijk achten om voor al onze
vrijwilligers op voorhand een VOG op te vragen of hierbij te wachten op de komende
regelgeving.
Als de aanvraag voor een VOG vanuit een vereniging komt zijn deze gratis op te vragen. De
betreffende personen dienen dan wel zelf een VOG aan te vragen.
Voor de trainers is door het bestuur al de VOG’s opgevraagd en ontvangen.
De leden geven aan akkoord te zijn met te willen wachten op verdere regelgeving alvorens
VOG’s moeten worden aangevraagd.
8. Begroting 2016
a. Toelichting begroting 2016:
 Lichte afname verwacht van aantal leden. Wachtlijst is weg.
 Begroting 2016 lijkt realistisch op basis van ledenaantal per 1 januari 2016.
 Sponsoring gelijk dankzij de inspanningen van Willy Bouwman.
 Kosten competitie senioren vrij hoog. De externe competitiekosten zijn
voorgaande jaren altijd betaald door de vereniging. Het bestuur geeft aan deze
kosten (inschrijfgeld, deelnamekosten en koffie en thee) niet meer te willen
betalen. Competitiespelers betreffen een kleine groep van de totale leden van de
club. Daarbij is het logisch dat de ‘gebruikers’ zelf (mee)betalen voor de
competities die ze zelf willen spelen. Henri geeft aan dat 9 van de 10 verenigingen
dit al doen. Dit zal verder worden gecommuniceerd bij de inschrijving voor najaar
4
5



2016 en voorjaar 2017. Beleid bij de jeugd blijft onveranderd, deze kosten
worden door de club betaald.
Per 1 januari 2016 zal er geen verhoging van de contributies plaatsvinden. De
contributies zijn afgelopen vijf jaar ongewijzigd gebleven.
Over het boekjaar 2016 is een positief resultaat begroot van € 914.
De begroting wordt goedgekeurd.
De verkorte jaarrekening 2014 van STB heeft ter inzage gelegen achter de bar van het
paviljoen.
9. Kascommissie.
Jessica Bouwman en Rein Klomp vormen de huidige kascontrolecommissie. Omdat
Jessica na de ALV van mei 2016 aftredend is, stelt het bestuur Paul Schoof voor als
reserve kascommissielid. Paul Schoof is helaas vanavond verhinderd. AANGENOMEN.
10. Reglementswijziging
Het bestuur stelt voor Reglement voor studentenlidmaatschap in zijn geheel te laten
vervallen. Hiervoor komt een ‘verlenging’ van het juniorenlidmaatschap. Leden t/m 22
jaar betalen voor hun lidmaatschap 50% van het seniorenlidmaatschap. Doel: behouden
junioren voor de club. Studenten kregen voorheen ook al een reductie van 50% op de
contributiegelden bij het tijdig verstrekken van een geldige ov-jaarkaart of een ander
geldig inschrijvingsbewijs.
VOORSTEL AANGENOMEN.
Rien geeft aan dat voor nieuwe leden een notitie wordt opgesteld waarin staat welke
activiteiten wanneer plaatsvinden zodat nieuwe leden zich snel thuis gaan voelen.
Nieuwe leden stromen namelijk gedurende het jaar in omdat er geen wachtlijst meer is.
11. Royement.
Dit agendapunt is komen te vervallen.
12. Rondvraag.
Hub Dullens: Het jeugdbeleid vindt hij goed maar hij vraagt zich af waar we als club naar
toe gaan. We willen graag onze jeugd behouden. Gravel schijnt beter te zijn om tennis op
te leren spelen.
Rien van den Boom geeft aan dat dit een serieus punt is voor het bestuur om op te
pakken. Visie van de afgelopen drie jaar was naast recreatief tennis inzet op prestatie.
Het bestuur wilde een sportieve club hebben en een gezonde vereniging. Monique van
Os zal als bestuurslid technische zaken mede deze taak oppakken.
Theo van Leeuwen: De overdekte fietsenstalling is hersteld. Eventuele aanpassing van de
entree van het paviljoen staat op de actielijst van de meerjarenbegroting.
Jaap Bertens: Laatste jaren toename aantal inschrijvingen competitieteams voor de
vrijdagavond. Nu zijn er enkele teams die zijn uitgeloot. Hij vraagt of de club heeft
gekeken naar alternatieven.
Rien van den Boom: de club heeft 10 banen en er kunnen dus max 5 teams tegelijkertijd
5
6
thuis spelen. Dit betekent dat er max 10 teams op vrijdagavond kunnen spelen
(uitgaande dat 50% thuis speelt). Voor komend jaar hebben we helaas vier teams
moeten teleurstellen. Het bestuur zegt toe om te kijken naar alternatieven voor de
competitieronde van volgend jaar.
Iris Smulders: Is er al nagedacht om padel-banen aan te leggen. In Maaspoort heeft een
vereniging twee banen aangelegd als actie tegen weglopen jeugdleden. Betreffende club
is hierdoor gegroeid.
Rien van de Boom geeft aan dat dit gezien het huidige ledenaantal voorlopig niet aan de
orde is. Er is wel ruimte op ons tennispark. Het aanleggen van een paddle-baan is
duurder t.o.v. aanleg van een tennisbaan.
Serve Janssen: vraagt het bestuur om bij een volgende ALV ook de binnenbanen te
sluiten. De huurders kunnen gecompenseerd worden door één week langer door te
spelen. De nieuwe binnencontracten beginnen namelijk pas weer in mei. Het bestuur
neemt dit voorstel mee in de bestuursvergadering en het overleg met STB.
13.Sluiting door de voorzitter.
Rien nodigt iedereen uit voor de nieuwjaarsreceptie op zondag 3 januari om ca. 16.00
uur voor of direct na de prijsuitreiking van het Kersttoernooi senioren. De gewijzigde
datum wordt nog aangepast in de activiteitenkalender en zowel op de website geplaatst
en rondgemaild worden onder de leden.
6