Transcript EASYLEX - Brochure - 24 ORE Software

EASYLEX
EFFICIENZA E CONTROLLO NELLA GESTIONE DELLO STUDIO!
OTTIMIZZA LE RISORSE MIGLIORA LA REDDITIVITÀ GESTISCI LA COMUNICAZIONE
EASYLEX
un punto di riferimento per gli AVVOCATI
Lavorare velocemente, con professionalità e competenza, in una logica di
collaborazione e con clienti fidelizzati: queste sono oggigiorno le priorità
dello studio legale, di qualsiasi dimensione e specializzazione, gli elementi
su cui costruire la strategia di successo e di continuità della propria aività.
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EASYLEX è il sistema gestionale per lo studio legale che migliora le prestazioni
in termini di:
__ tempo e collaborazione
__ relazione e fidelizzazione dei clienti
__ conoscenza
EASYLEX permee di lavorare molto intuitivamente: raccoglie le informazioni che lo studio
gestisce ogni giorno e ne traccia i collegamenti, per utilizzarle su più fronti.
In EASYLEX l’aività quotidiana risulta pianificata al meglio ed è possibile distribuire i
carichi di lavoro, monitorare pratiche e scadenze, rilevare il timesheet e la redditività,
integrarsi con il PCT oltre che comunicare facilmente e tempestivamente con i propri
clienti e adempiere a faurazione e contabilità di studio.
EASYLEX è progeato per funzionare indifferentemente in ambiente Windows, Mac.
Comprende una serie di estensioni web che permeono di accedere ai dati ovunque ci
si trovi, si completa di App per il lavoro in mobilità ed è disponibile anche in Cloud: in
tal modo la portabilità del soware è totale e i costi di gestione si riducono drasticamente.
AGENDA
il cuore operativo dello Studio
L’Agenda è da sempre lo strumento fondamentale per la
pianificazione delle aività all’interno di uno studio
professionale e EASYLEX mantiene questa centralità, con
notevole valore aggiunto in termini di controllo ed efficienza.
Il collegamento con pratiche, contai, documenti, risorse e
l’aivazione di workflow e procedure, permeono di svolgere
e monitorare qualsiasi aività, proprio a partire dall’Agenda.
Facilitano il controllo:
__Agenda personale, ma anche multipla o di studio
__Alert grafici, contatori, colori per organizzare meglio
il tempo tenendo conto di priorità e scadenze
__Segnalazioni e allarmi anche via e-mail e sms
__Calcolo delle prestazioni da portare in parcella a partire
dalla quantificazione delle ore inserite in agenda e lavorate
Incrementano l’efficienza:
__Le aività inevase dei giorni precedenti
sono sempre portate alla data di oggi,
non occorre scorrere all'indietro l'agenda
__Ogni aività può essere trasformata
in prestazione, senza duplicazione di dati
__Se l'aività prevede la redazione
di un documento il modello è già pronto
all'uso e richiamabile direamente
dall'agenda
__Il "meeting manager" individua data
e ora dell'incontro in base alle disponibilità
in agenda dei partecipanti
__Le aività sono consultabili e gestibili
da smartphone e tablet per lavorare anche
in mobilità
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CONTATTI, PRATICHE, DOCUMENTI,
ATTIVITÀ E PROCEDURE STANDARD
Il flusso di lavoro integrato di EASYLEX
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In EASYLEX, contai, pratiche, aività, documenti e risorse sono collegati
fra di loro, per questo è semplice sapere chi segue una pratica o un
cliente, cosa è stato fao e cosa c'è da fare, quali sono i documenti e le
mail associate. Una potente funzione di ricerca e di analisi trova
velocemente qualsiasi informazione e consente di rispondere
immediatamente alle esigenze informative tipiche e cruciali per lo studio.
Anagrafiche:
__Visione di sintesi di indirizzi, recapiti e collegamenti tra i contai
__Recapiti, sedi, contai illimitati associabili ad ogni anagrafica
__Mailing list e invii comulativi di comunicazioni, circolari, sms
__Classificazioni estese per analisi e valutazioni in termini di faurato,
marginalità, strategicità del contao
Pratiche:
__Visione di sintesi dei soggei, dati giudiziali, amministrativi,
antiriciclaggio
__Accesso riservato a specifiche risorse
__Studi di seore desunti automaticamente dalla pratica
__Verifica del conflio d'interesse
__Calcolo e inserimento del Contributo Unificato
__Inserimento nuovi dati senza interruzione del flusso di lavoro
__Creazione di aività in agenda libere o procedure standard predefinite
Documenti:
__ Archiviazione e indicizzazione di tuo il patrimonio
documentale (mail e allegati inclusi)
__ Gestione delle revisioni
__ Controllo degli accessi e policy di gestione (max documenti
scaricabili ogni giorno, max documenti in modifica,
chi e quando ha aperto o modificato un certo documento)
__ Autocomposizione da modelli con i dati dei soggei
e della pratica
__ Collegamento di file di qualsiasi tipo o di intere cartelle
Aività e procedure Standard:
__ Pianificazioni precaricate e personalizzabili delle aività
da inserire in agenda e da assegnare ai collaboratori,
considerando termini e periodo di sospensione dell'aività
giudiziale
__ Indicazione delle prestazioni associate alle aività valorizzate,
a tempo o tariffario personalizzato
__ Suggerimenti dei modelli di comunicazione da redigere
__ Ciò che è dichiarato fao e faurabile viene proposto nella
proforma o nella parcella, evitando errori, perdite di tempo,
doppie imputazioni o perdita di deaglio delle aività eseguite
con conseguente riduzione del faurato
PROCESSO
CIVILE TELEMATICO (PCT)
EASYLEX e i vantaggi del PCT
Consultazione e integrazione con i registri di cancelleria
Grazie alla digitalizzazione dei fascicoli in cancelleria:
__la consultazione dei registri e dei documenti avviene direamente
all'interno di EASYLEX
__i dati e i documenti dei registri possono generare nuove pratiche
in EASYLEX e aggiornare quelle pregresse
Deposito Ai
__Partendo dal documento individuato come “Ao principale” generato
dai modelli o collegato alla pratica si aiva la funzione “Deposito PCT”
che con una veloce procedura guidata appone le firme digitali
e predispone e invia la busta telematica con gli allegati
__Sfruando i dati già presenti in EASYLEX tuo è molto semplice, veloce
e sicuro
Nota di Iscrizione a Ruolo con codice a barre
__Analogamente al deposito e con gli stessi vantaggi può essere predisposta
la NIR sfruando i dati del fascicolo già presenti in EASYLEX
__Una volta generata la NIR viene memorizzata fra i documenti della pratica
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ONE TIME PASSWORD (OTP)
Deposito telematico degli ai senza chiavea
o smartcard
Con EASYLEX il deposito telematico degli ai agli Uffici Giudiziari è ancora più veloce e
sicuro. Il nuovo modulo OTP permee di sostituire smartcard o chiavee USB per la firma
digitale dei documenti con una password usa-e-gea.
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Questo servizio aggira la necessità di chiavi hardware per l'accesso a servizi di firma
digitale, cosa che rende gli OTP strumenti di autenticazione particolarmente indicati anche
per i dispositivi mobili come gli smartphone o i sempre più diffusi tablet.
Una volta installato il nuovo modulo OTP sarà possibile ricevere sul proprio
smartphone/telefono la password per firmare digitalmente i documenti in modo molto
semplice ed immediato. Il sistema consente di rendere ancora più semplice il lavoro di tui
i giorni e di liberarsi dall'utilizzo di chiavi hardware.
PARCELLAZIONE E CONTABILITÀ
Potenza, flessibilità e controllo totale dello Studio.
Flessibilità
__Generazione di una parcella da più pratiche
o più documenti proforma
__Gestione valute, suddivisione importi su più soggei
__Caricamento di prestazioni senza pratica
__Gestione degli acconti da dedurre dalla faura finale
Potenza
__Archiviazione automatica degli importi da portare
in faurazione durante l'utilizzo dell'agenda, dei documenti
e in fase di creazione pratica: nessuna prestazione sfugge
alla faurazione
__Gestione degli incassi parziali, controllo degli insoluti dopo
un certo periodo dall'emissione e gestione dei solleciti
__Emissione di faure periodiche
__Stampa per la compilazione degli studi di seore
__Creazione di preventivi e parcelle al volo
__Modifica interaiva del documento con simulazioni
e ricalcoli delle voci a partire dal totale
__Analisi faurato tenendo conto delle quote
“Office Fee” e “Source of Business”
__Emissione di faure eleroniche nei confronti della PA
Controllo totale dello studio:
contabilità fiscale e analitica integrata
__Multistudio, in partita semplice o doppia,
per cassa o competenza
__Acquisizione automatica delle parcelle,
e delle spese movimenti previsionali
e standard per velocizzare l'inserimento
__Analisi del cash-flow
__Integrazione con agenda e documenti
__Cespiti e ritenute di acconto
__Budget mensile per singolo conto
e confronto con consuntivo
__Ripartizioni automatiche e stampa bilancio
per pratica, centro di costo, sede e ogni altra
dimensione liberamente definita.
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RECUPERO CREDITI
IN SOFFERENZA
Con la soluzione per la gestione dei crediti in sofferenza, si procede direamente
al recupero giudiziale del credito anche su numeri alti di posizioni aperte.
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Alcune caraeristiche del soware:
__Recupero dei Crediti in sofferenza da file
__Calcolo del piano di rientro
__Registrazione degli incassi
__Confronto con il piano di rientro concordato
__Creazione delle scadenze degli incassi in agenda
__Export personalizzabili dei dati sul credito.
La soluzione può essere utilizzata anche da uffici legali di aziende o enti che
devono tenere soo controllo l’affidamento del contezioso a studi legali esterni,
con i quali viene stabilita una comunicazione automatica tramite l’accesso al web.
È possibile realizzare un repository dei documenti e delle informazioni relative alle
pratiche affidate ai legali esterni, per ricevere le informazioni direamente dai
Registri di Cancelleria dei Tribunali coinvolti.
CONTROLLO DI GESTIONE,
STATISTICHE GRAFICI
Analisi a 360° con EASYLEX
Una miniera di informazioni facilmente reperibili e indicatori sintetici pronti all'uso per avere
sempre “il polso della situazione” dello studio.
Report, situazioni contabili, avvisi su scostamenti, grafici e gestione qualità
__Stampe e grafici per analizzare l'aività dello studio e il mercato per orientare le decisioni
strategiche: faurato, margini, scostamenti suddivisi per gruppo practice area, seore,
gruppo clienti
__Analisi di faurato, redditività, cash flow
__Analisi costi e ricavi riferiti alle ore lavorate e previste o sulla quota di lavoro finito,
per pratica e per cliente con allarmi in caso di scostamenti
__Gestione qualità: possibilità di tracciare procedure, non conformità, azioni correive
e preventive, formazione, revisione dei processi e verifiche interne
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PORTALE STUDIO, PORTALE CLIENTE
E EASYLEX APP
Estensioni web e App per il lavoro in mobilità
La possibilità di avere le funzionalità del soware sempre a disposizione è un grande vantaggio offerto da EASYLEX.
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Portale STUDIO
Consente di lavorare con agenda, pratiche, contai, documenti, PCT, timesheet e parcelle anche mentre si è fuori ufficio,
oimizzando il tempo speso in trasferte e spostamenti o impiegato in aività di consulenza e aggiornamento.
Ovunque ci si trovi e in presenza di una connessione è possibile collegarsi al gestionale di ufficio per aingere o inserire
dati. Si può lavorare sui documenti anche in locale, per poi sincronizzarli in un secondo momento.
Portale CLIENTE
Consente ai clienti l’accesso on-line alle proprie pratiche. Aivabile per i soli clienti cui si desidera fornire questo servizio,
Portale CLIENTE di EASYLEX è uno strumento rapido ed efficace con cui lo studio può trasmeere documentazione e
notificare comunicazioni alla propria clientela. In più, tuo è archiviato, aggiornato e sempre consultabile.
EASYLEX App
Per iPhone, iPad e dispositivi Android, consente di disporre dell’agenda e della rubrica di studio anche in mobilità. I dati
sono sincronizzati sul dispositivo ed è possibile lavorare sia in presenza che in assenza di copertura internet.
In presenza di connessione i documenti di studio possono essere scaricati sul dispositivo e visualizzati in anteprima
all'inteno dell'App. Il documento può poi essere condiviso tramite le App installate (es. Dropbox, EverNote,...) inviato
come allegato mail, stampato, ecc.
EASYLEX CLOUD:
UN’OPPORTUNITÀ DA CONSIDERARE
EASYLEX è disponibile anche in Cloud
Il Cloud abbae le barriere che ostacolano la crescita dello studio, sfruando il potenziale e la sicurezza di
infrastruure fino ad oggi disponibili solo per grandi studi. I dati sono protei e sicuri su server farm di TeamSystem
e il soware è accessibile sempre e ovunque.
Aività, condivisione delle risorse e flussi di lavoro restano invariati - dall’agenda al PCT fino alla disponibilità del
Portale CLIENTE - mentre tui gli aspei tecnici di Backup, aggiornamenti soware e obsolescenza dell'hardware
non rappresentano più un problema.
“EASYLEX Cloud mi ha convinto a rinunciare al gestionale che avevo creato
autonomamente, avendo io stesso competenze informatiche, per la sua completezza
e soprauo la sua portabilità, cioè la possibilità di avere le funzionalità del soware
sempre a disposizione. In più, è compatibile con Mac”
Avv. Antonio Tesoro , Messina
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800.90.60.50
www.soware.ilsole24ore.com/avvocati
distribuito da Il Sole 24 ORE Trading Network S.p.A.
Le informazioni contenute in questo documento sono corree alla data di pubblicazione; tuavia sono
passibili di modifiche nel tempo. TeasmSystem si scusa anticipatamente per eventuali inesaezze e/o errori.
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Sede operativa:
Via Raiale, 281 - 65128 Pescara
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