Transcript L`ORGANIZZAZIONE DEL MAGAZZINO di Paola Conti Le scorte

L’ORGANIZZAZIONE DEL MAGAZZINO
di Paola Conti
Le scorte
Anche per l’istituzione scolastica, come per l’impresa privata, il magazzino risulta
essere una immobilizzazione di risorse finanziarie, cioè l’acquisto dei beni che
vengono immagazzinati determina una diminuzione delle risorse finanziarie disponibili
ed un aumento della situazione patrimoniale dell’Istituzione scolastica.
Già nel 1970, nel “Manuale d’amministrazione e contabilità del magazzino”, Michele
Calimeri affermava che “nella pubblica Amministrazione le scorte rappresentano
impieghi finanziari di fondi: ogni errore od esagerazione nel costituirle si traduce in
sottrazione di fondi ad altre esigenze”.
La scorta è un qualsiasi bene che viene temporaneamente accantonato
perché si ritiene di averne bisogno in futuro.
Questo accantonamento consente un flusso continuo di beni verso gli utilizzatori
scolastici (officine, reparti di lavorazione, laboratori, uffici, servizi generali, ecc.)
soprattutto in previsione:
• delle fasi dell’anno in cui vi è maggiore richiesta e le procedure per
l’approvvigionamento non consentono di evadere tempestivamente la richiesta.
Va comunque detto che le procedure per gli acquisti sono state notevolmente
velocizzate in seguito all’introduzione del D.I. 44/2001;
• di consumi imprevisti all’interno dell’istituzione scolastica anche a seguito di
eventi straordinari;
• di maggiori consumi determinati da un inatteso incremento di iscrizioni;
• di un particolare tipo di lavorazione che richieda un maggiore utilizzo di un
macchinario piuttosto di un’altro;
• di una carenza del mercato (il prodotto non è reperibile con la consueta
facilità).
Poiché le scorte vengono generate in previsione di un consumo ipotetico, tenuto conto
che queste costituiscono immobilizzazioni di liquidità, se al termine anno scolastico:
• rimanessero nel magazzino consistenti scorte di beni oppure scarseggiassero;
• se durante il deposito il bene deperisse o fosse inutilizzabile;
• se il magazzino non garantisse un regolare flusso per alimentare l’andamento
dei vari settori della scuola (officine, reparti lavorazione, uffici, laboratori,
servizi generali, ecc.)
si determinerebbe il cattivo funzionamento dell’istituzione scolastica ed il
conseguente disservizio.
Solo se i materiali acquistati vengono utilizzati con flussi regolari si raggiunge lo scopo
del magazzino; cioè impedire arresti delle esercitazioni e del funzionamento generale
della scuola visto che i beni di consumo sono strutturalmente e direttamente legati
all’attività didattica.
La corretta gestione delle scorte può consentire di raggiungere il duplice obiettivo di
garantire il flusso dei rifornimenti - prevenendo, tra l’altro, blocchi dell’attività
didattica e difficoltà di reperimento dei materiali sul mercato – nonché l’impiego di
minori risorse finanziarie.
Per assolvere il proprio fine istituzionale la scuola deve oculatamente gestire le proprie
risorse e diviene, pertanto, indispensabile programmare una corretta dinamica dei
rifornimenti (cd. turnover).
Nelle aziende private il turnover si identifica con la capacità di rotazione delle
scorte all’interno del magazzino. Vale a dire: più i materiali entrano ed escono dal
magazzino, maggiore sarà la redditività dell’azienda e migliore sarà la sua liquidità.
Il turnover non ha dirette implicazioni con la redditività dell’istituzione scolastica e,
sicuramente, ha scarso peso sulla liquidità, ma, per gli Istituti dotati di reparti di
lavorazione, aziende speciali, aziende agrarie e laboratori,
il turnover assume
un’importanza rilevante per la verifica dei flussi di approvvigionamento e di
consumo e per la programmazione del piano acquisti.
Ciò comporta una attenta analisi dei bisogni, una efficiente organizzazione
contabile ed una sistemica metodologia analitica.
Organizzazione e gestione del magazzino
L’organizzazione del magazzino, sotto il profilo contabile, non risulta essere
particolarmente complicata: sono necessarie poche e semplici scritture. Ciò che invece
richiede un attento studio è l’analisi dei bisogni per una puntuale verifica delle
esigenze dell’istituzione scolastica.
Per realizzare una corretta gestione gli organi dirigenziali e direttivi dell’istituzione
scolastica, coadiuvati dai Docenti di laboratorio e dagli Assistenti Tecnici, devono
assolvere ad una serie di passaggi fondamentali per una efficace costituzione del
magazzino:
• Reperimento dei locali e loro ubicazione (affacci sull’esterno e barriere
architettoniche per la movimentazione interna ed esterna dei materiali), lavori
di adattamento, impiantistica (si pensi alle celle frigorifere e alle rimesse) e
sicurezza;
• Costituzione dei cosiddetti magazzini “polmone” (cioè di spazi ove sono
conservate tipologie specifiche di materiali o spazi aggiuntivi per incapienza del
magazzino centrale);
• Suddivisione dei materiali per tipologia merceologica, con riferimento al livello
di pericolosità, voluminosità, ecc.
• Definizione delle scorte minime e massime;
• Definizione dei codici articolo, dei fornitori e dei prelevanti;
• Definizione delle procedure per il prelevamento ed il versamento in magazzino;
• Definizione delle procedure per il controllo e collaudo dei beni;
• Identificazione e reperimento delle strutture e attrezzature per la conservazione
del materiale: scaffalature, armadi, cassettiere, ecc. Adeguate attrezzature
consentono di sfruttare al meglio lo spazio esistente permettendo di
immagazzinare una quantità maggiore di materiali.
Il magazzino può essere indifferentemente collocato in uno o in più locali, anche
distanti tra di loro. Il numero dei locali può determinare la costituzione di sub-settori
che, comunque, dipendono dal magazzino centrale.
Tale strutturazione facilita il costituirsi di tanti piccoli magazzini (cd. magazzini di
reparto): nei reparti di lavorazione, nei laboratori, negli uffici ed anche presso ciascun
collaboratore scolastico per il materiale delle pulizie. In tal modo i materiali non sono
più in carico al magazzino, ma sono assegnati ai reparti o ai dipendenti che li hanno
prelevati.
Laddove il valore del materiale giacente è significativo e quantitativamente rilevante,
soprattutto nei reparti di lavorazione e nei laboratori, è buona norma che il
regolamento d’istituto preveda la rendicontazione dei beni presenti nei magazzini di
reparto.
Di norma è l’assistente tecnico assegnato al laboratorio che riceve il compito di
rendicontare i materiali presenti nel laboratorio tramite scritture di carico e scarico
effettuate su di un registro o su schede mobili.
Preme evidenziare che la pratica dei magazzini di reparto può determinare la
formazione di scorte “occulte” (non conosciute dal magazzino) che non vengono
considerate durante le fasi dell’approvvigionamento. E’ pertanto opportuno prevedere
un controllo periodico del registro o delle schede di reparto per prevenire l’insorgenza
di tale fenomeno.
La gestione del magazzino si distingue in alcune fondamentali fasi:
• Il prelevamento dal magazzino
• Il versamento nel magazzino
• L’approvvigionamento
Tali procedure, salvo minimi scostamenti, seguono tutte un iter ormai consolidato.
Generalmente sono coinvolti i seguenti attori:
• il richiedente il prelevamento o il versamento;
• colui che autorizza l’operazione, assumendosi la responsabilità della
congruità della richiesta;
• l’addetto al magazzino (Assistente Amministrativo) che consegnerà o
riceverà il materiale dietro presentazione di idoneo documento e rilascio della
firma per ricevuta.
La procedura per il prelevamento di un bene dal magazzino si compone di quattro
distinte fasi:
1. richiesta di prelevamento dei beni che può essere presentata da:
a. Responsabile dell’Officina,
b. Responsabile del Reparto di lavorazione;
c. Docente di Laboratorio;
d. Assistente Tecnico;
e. Personale ATA;
f. altro personale autorizzato.
2. concessione dell’autorizzazione al prelevamento da parte ufficio individuato nel
regolamento di istituto (DSGA, DS, Ufficio Tecnico o altro delegato). Se
l’impianto contabile lo consente, l’ufficio, prima dell’autorizzazione, può disporre
la verifica della giacenza. In caso di carenza di materiali sarà attivata la
procedura di approvvigionamento;
3. prelevamento dei beni presenti in magazzino tramite buono di prelevamento.
Nel caso in cui l’impianto contabile non preveda il controllo della giacenza,
l’ufficio preposto rilascerà l’autorizzazione al prelevamento. In tal caso l’addetto
al magazzino consegnerà i beni presenti e per quelli eventualmente mancanti
attiverà la procedura di approvvigionamento;
4. registrazione del mandato di prelevamento sulla scheda articolo e verifica delle
scorte minime. Nel caso in cui le scorte scendano oltre il limite minimo
prestabilito, il Responsabile del laboratorio o l’Assistente tecnico attiveranno le
procedure per l’approvvigionamento.
I beni affluiscono al magazzino in seguito a:
1. acquisti
2. riversaggio dai reparti (restituzione di beni o conferimenti di semilavorati o
beni, cioè prodotti dai reparti per essere successivamente smistati ad altri
reparti o posti in vendita);
3. conferimento da altre scuole o enti.
Le uscite dal magazzino possono avvenire in seguito a:
1. prelevamenti dalle officine, reparti, laboratori, uffici e servizi generali;
2. discarico in seguito al deperimento dei beni o loro obsolescenza o inutilizzo;
3. restituzione dei beni ai fornitori
4. conferimenti ad altre scuole o enti.
Ognuna di queste operazioni deve essere opportunamente documentata, con ciò
significando che l’addetto al magazzino dovrà sempre essere preventivamente
autorizzato dal DSGA, dal DS, dall’Ufficio Tecnico o altro soggetto delegato, secondo il
regolamento d’istituto e le procedure stabilite.
L’acquisizione dei materiali
La procedura di acquisizione dei materiali da parte del magazzino avviene, nella
quasi totalità dei casi, a seguito dell’acquisto di beni. Talvolta, tuttavia, sono i reparti
e/o i laboratori che riconsegnano i beni al magazzino. In questo ultimo caso
l’operazione sarà autorizzata dall’ufficio preposto a rilasciare il benestare al
prelevamento. L’addetto al magazzino avrà cura di annotare nelle scritture
l’operazione di riversaggio e di stoccare nella maniera dovuta il materiale.
Nel caso di beni acquistati, l’addetto al magazzino, eventualmente coadiuvato dal
personale Tecnico, è tenuto a verificare i colli contenenti il materiale acquistato
accertando la rispondenza tra:
• il buono d’ordine rilasciato dall’ufficio preposto agli acquisti;
• la bolla di accompagnamento delle merci;
• i materiali pervenuti verificandone la quantità e la qualità.
Qualora si verificassero evidenti manomissioni ai colli consegnati, è buona norma
verificarne il contenuto alla presenza dello stesso vettore o, se ciò non fosse possibile,
respingere la merce.
Nel caso il materiale presente in magazzino non sia quantitativamente sufficiente a
fare fronte alla richiesta di prelevamento, dopo avere appurato che il materiale
mancante non sia già stato ordinato, l’addetto al magazzino:
• presenterà la richiesta di materiale all’ufficio preposto dall’organigramma
dell’istituzione scolastica;
• l’ufficio preposto (DSGA, l’Ufficio Tecnico o altro delegato) provvederà ad
espletare le operazioni per l’acquisizione del bene secondo le procedure
previste dal D.I. 44/2001.
Dopo il ricevimento e controllo quantitativo dei beni, si procederà con le fasi del
collaudo secondo quanto previsto dalle procedure dell’istituzione scolastica e dal
Regolamento di contabilità.
La sicurezza
Il problema della sicurezza è di fondamentale importanza per la gestione del
magazzino, ma, data la complessità dell’argomento, non è possibile approfondirne la
trattazione in questa sede.
E’ doveroso, comunque, richiamare l’attenzione sulla obbligatorietà dei seguenti
controlli:
• Verificare la tipologia dei materiali conservati e il loro potenziale livello di
pericolosità: vernici, oli, carta, diluenti, solventi, legname e i combustibili (ad
esempio nelle aziende agrarie e nei laboratori di chimica);
• Verificare che i materiali ad alto potenziale di combustione siano stoccati in
locali dotati degli opportuni sistemi di protezione (pareti ignifughe, porte
antincendio, dispositivi antincendio, ecc.)
• Verificare che gli acidi siano conservati in appositi armadi dotati di ventilazione
e di recipienti per la raccolta di eventuali fuoriuscite;
• Verificare se le strutture utilizzate per lo stivaggio dei beni siano congrue (ad
esempio: controllare se il peso del materiale stivato sopra il piano di uno
scaffale rientra nei limiti di carico previsti dalla scaffalatura stessa).
Per completezza di informazione è opportuno precisare che la normativa vigente
dispone in merito ai quantitativi minimi di materiali che si possono conservare senza
avere una particolare struttura per lo stoccaggio. Diviene quindi determinante che nel
piano della sicurezza siano indicati gli adempimenti in materia di magazzino.