Transcript Ploegleidersbrief 3

Nijmegen 1 april 2016
Beste ploegleider,
Over een maand is het zo ver: de 44e Batavierenrace! Hopelijk weer een editie om nooit te
vergeten! In deze mail krijg je de laatste informatie om het weekend van 23 april voor jouw
ploeg soepel te laten verlopen. Lees de brief dus goed door en stuur hem ook door aan je
ploeggenoten.
In deze brief staat o.a. informatie over je startnummer en –groep, fietsverlichtingcontrole,
hesuitgifte, ploegleiderinstructie, bonnen en het deelnemersdiner.
Mededelingen












Let erop dat je een goede fiets hebt, met verlichting, remmen en opgepompte banden.
Uiterlijk 10 april moeten in het inschrijfsysteem de telefoonnummers van de
contactpersonen voor de nacht, ochtend en middag zijn ingevoerd. De telefoon van de
contactpersoon moet tijdens het hele blok bij de ploeg in het busje aanwezig zijn. In
het geval van een calamiteit wordt er namelijk naar dit nummer belangrijke
informatie ge-sms’t.
Als je als team gebruik maakt van het deelnemersdiner en/of het deelnemersontbijt
en er zitten vegetariërs of mensen met een voedselallergie in het team, dient de
ploegleider dit vóór 10 april gemaild te hebben naar [email protected].
Geef duidelijk aan bij welke maaltijden er rekening moet worden gehouden met de
allergieën. Heb je zowel ontbijtbonnen als dinerbonnen besteld? Geef het dan voor
beide door!
Het deelnemersdiner vindt plaats in de pepsi tent (grote tent), vanaf 18.00 uur kan je
hier je maaltijd halen tegen inlevering van je dinerbon.
In het inschrijfsysteem kan je leuke informatie over je team en de lopers van de eerste
en laatste etappe invoeren. De start- en finishspreker kunnen dit gebruiken in hun
presentaties.
Hier kun en op de site kun je de definitieve etappe indeling vinden.
In je ploegleiderstasje dat je bij de hesuitgifte krijgt, zit een fietsersboekje. Het is van
belang dat je dit meegeeft aan je fietser.
Het is aan te raden een extra telefoon mee te nemen om aan de fietser mee te geven.
Als je bij het overdragen van de fiets ook deze telefoon overdraagt (bijvoorbeeld door
de telefoon in een fietstas of iets dergelijks te doen) kan je als ploegleider altijd
achterhalen waar je loper uithangt. Je kunt ook afspreken dat de fietser iemand van
het team belt als de loper bijna bij het wisselpunt is.
Neem tijdens het weekend een EHBO-doos (met paracetamol); veel eten en drinken;
een zaklamp en een van tevoren bestudeerd deelnemersboekje mee.
Een rijbewijs is in Duitsland géén geldig legitimatiebewijs. Vergeet daarom niet je
identiteitskaart/paspoort mee te nemen in de race. Meld dit van tevoren ook aan je
ploeg.
In Nijmegen is het niet mogelijk om te overnachten zonder slaapbandje. Het is niet
toegestaan in Nijmegen, Ulft of Barchem te kamperen.
In Enschede is kamperen op de camping gratis. Om ervoor te zorgen dat ook de
komende jaren het kamperen gratis blijft, is het belangrijk dat de busjes worden
geparkeerd op de aangegeven parkeerplaats, er binnen de lijnen wordt gekampeerd en
de camping netjes achtergelaten wordt. Er mag geen glas meegenomen worden naar
de camping.




Om op tijd op de herstarts te zijn (Herstart Ulft en Herstart Topicus, te Barchem) kun
je het beste niet met het deelnemersbusje naar het wisselpunt ervoor (WP 8 en 16)
gaan. We raden je aan om ervoor te zorgen dat je loper van etappe 8 wisselt met de
fietser (de fietser loopt dan etappe 9) en zo ook bij etappe 15 en 16.
Je moet je busje buiten Barchem (WP 17) parkeren. Dus zorg dat je minstens 10
minuten voordat je loper start, vertrekt vanaf de herstarts. Anders ben je te laat op het
volgende wisselpunt.
Het is niet mogelijk om bij de start (sportcentrum) geld te pinnen.
Zorg dat je met een volle tank vertrekt bij de start! Op de route is de tankmogelijkheid
beperkt.
Regels in de race








Het is op straffe van diskwalificatie van het gehele team ten strengste verboden
(geluids)overlast te veroorzaken gedurende de wedstrijd. Op etappe 1 tot en met 10
wordt hier extra aandacht aan besteed. (Wedstrijdreglement, artikel 29)
Het is niet toegestaan met meer dan één voertuig de race in te gaan.
Wisselpunt 3 is niet toegestaan voor deelnemersbusjes/auto’s. Er is daarom een
verplichte loper-fietser wissel op wisselpunt 3. Dit betekent dat de loper van etappe 3
gaat fietsen op etappe 4 en de fietser van etappe 3 gaat lopen op etappe 4.
De route van dit jaar bevat weer een aantal spoorwegovergangen. Onthoud dat het ten
strengste verboden is om een sluitende of gesloten spoorwegovergang over te steken.
Bij het toch oversteken van de spoorwegovergang zal de loper een straftijd en een
waarschuwing krijgen.
Net als vorig jaar wordt er gebruik gemaakt van een vroegste starttijd (VST) ,
waardoor een loper nooit voor een bepaalde tijd vanuit een wisselpunt mag
vertrekken. Mocht de vorige loper voor die tijd binnen komen, zal de volgende loper
dus moeten wachten met starten. (Wedstrijdreglement, artikel 18)
De route die in het deelnemersboekje staat (aangevuld met errata) moet gevolgd
worden. Dit betekent dat je geen gebruik mag maken van een navigatiesysteem. Let er
op dat je geen medewerkersvoertuig volgt (zie plakaten op de voertuigen). Deze rijden
een andere route!
Het is niet toegestaan dat de loper bij de wisselpuntpoort van etappes 24 en 25
attributen, zoals roeispanen bij zich dragen die tot overlast kunnen zijn voor anderen.
(Wedstrijdreglement, artikel 72)
Er zijn geen fietsers toegestaan op etappe 24 en 25.
Startnummer en –groep
Op de persoonlijke pagina van het team kun je vinden welk startnummer jullie hebben en in
welke startgroep jullie zullen starten. Een aantal teams hebben nog geen startnummer, hier
krijg je uiterlijk de week voor de race bericht over.
De start in Nijmegen
Fietsverlichtingcontrole
Bij de fietsverlichtingcontrole, die tussen 20.00 en 21.45 uur onder de brug naar de
hoofdingang van het Radboud Sportcentrum in Nijmegen plaatsvindt, laat je de fiets van je
ploeg controleren. De locatie van de fietsververlichtingcontrole is ook aangegeven door
middel van bewegwijzering. Deze controle is verplicht. Na de controle ontvang je van een
medewerker een formulier met de gegevens van je ploeg. Als je fietsverlichting niet aan de
norm voldoet wordt dit aangegeven op het formulier. Je ontvangt een voor- en achterlichtje
(hiervoor wordt 7 euro borg ingehouden). Met dit formulier ga je naar de Hesuitgifte.
Controleer onderweg of de gegevens op het formulier juist zijn en pas ze aan
waar nodig.
Hesuitgifte
De hesuitgifte vindt tussen 21.00 en 22.00 uur plaats in Multizaal 1 in het Radboud
Sportcentrum te Nijmegen. Wanneer je je later aanmeldt moet je ter plekke een boete van €
20,- contant betalen.
Multizaal 1 bevindt zich op de begane grond en is aangegeven door middel van
bewegwijzering. Hier geef je het door jou op fouten gecontroleerde formulier af aan een
medewerker. Eventuele onjuistheden kunnen hier nog worden gecorrigeerd. Je ontvang het
ploegleiderstasje met daarin onder andere de hes voor je team, deelnemersboekjes en een
fietsersboekje. Dit is een ander boekje dan het deelnemersboekje en deze moet je aan je
fietser meegeven. Na de Hesuitgifte ga je naar de ploegleidersinstructie.
Ploegleidersinstructie
De ploegleidersinstructie begint om 22.30 uur in de Sportzaal in het Radboud
Sportcentrum in Nijmegen. Hier vertelt de Organisatie de belangrijkste zaken over de race.
Zowel bij de Hesuitgifte als de Ploegleidersinstructie mag alléén de ploegleider aanwezig zijn,
dit vanwege de brandveiligheid. Mocht je niet aanwezig kunnen zijn, dan mag je één ander
persoon van je ploeg afvaardigen. Zorg dat de gegeven informatie door wordt
gecommuniceerd naar de hele ploeg.
Deelnemersboekje, bus-, slaap- en ontbijtbonnen
Het is de bedoeling dat je één deelnemersboekje en de eventueel bestelde bonnen en
slaapbandjes afhaalt bij de aangegeven sportraad. Dit is mogelijk vanaf 5 april. De overige
boekjes worden pas op vrijdagavond 22 april verstrekt bij de Hesuitgifte. In het
deelnemersboekje vind je onder andere de precieze routebeschrijvingen voor lopers en
voertuigen, plattegronden van de (her)starts en finish, de starttijden van de startgroepen en
de vertrektijden van de bussen.
Een deel van het programma is ook online te vinden.
De sportraad uit Leiden is onlangs opgeheven, de ploegen uit Leiden krijgen de bonnen
daarom thuis gestuurd. Heb je Organisatiecommissie Batavierenrace opgegeven als sportraad
en ben je wonende in Enschede, dan kun je de bonnen ophalen bij de organistatie in
Enschede. Heb je geen sportraad en woon je niet in Enschede, dan worden de bonnen naar je
opgestuurd.
Bata4life
Heb jij al een ludieke actie bedacht om geld in te zamelen voor Bata4life? Breng al je
teamgenoten op de hoogte van de actie Bata4life, waarvan de opbrengst via KWF
Kankerbestrijding besteed zal worden aan wetenschappelijk onderzoek. Hierdoor kan de
behandeling van kankerpatiënten worden verbeterd. Jouw actiepagina staat al voor je klaar
op www.bata4life.nl en vraag je teamgenoten om zich hierop aan te melden. Zo sla je twee
vliegen in één klap: een goede teambuildingsactiviteit en een bijdrage aan het goede doel!
Tot zondag 12:00 uur na de Batavierenrace is het mogelijk om te bieden op mooie prijzen via
onze Bata4life veiling. O.a. VIP kaarten voor Lowlands, kaarten voor een concert naar keuze
in de Heineken Music Hall en nog meer grote prijzen worden aangeboden! Like onze pagina,
nodig al je vrienden uit en bied mee!
Tot slot: na de race kan jouw team de borg aan Bata4life doneren. Zo kan het team
gezamenlijk een grote bijdrage leveren aan Bata4life!
Bataradio
BataRadio houdt je de hele estafette lang op de hoogte van alle activiteiten en festiviteiten
rondom de Batavierenrace. Beluister ons via de Bata App, www.batavierenrace.nl of in de
regio Enschede via Enschede FM op 105.1 FM. Daarnaast zijn we nu ook tussen 6:00 en 9:00
te horen tijdens de herstart in Ulft via Optimaal FM op 94.7 FM. Volg ons ook op Facebook!
Wil jij ’s werelds grootste estafetteloop organiseren?
We zijn op zoek naar enthousiaste studenten die de 45e Batavierenrace willen organiseren.
Houd je van een uitdaging en lijkt het jou leuk om samen met 9 anderen de grootste
estafetteloop ter wereld te organiseren en er een mooie lustrumeditie van te maken? Kijk op
de site of neem contact op met de Organisatiecommissie in Nijmegen of in Enschede voor
informatie over de parttime of fulltime functie van jouw keuze.
Vragen?
Mochten er nog onduidelijkheden zijn, kijk dan eerst op onze website, vanwege de drukte kan
de organisatie moeilijk alle mails verwerken. Kom je er toch niet uit, neem dan contact met
ons op. Wij zijn dagelijks te bereiken op onderstaande telefoonnummers en e-mail adressen.
Contact
Voor vragen over de betalingen of bus-, slaap- en ontbijtbonnen:
 Enschede: tel.: 053-4893787
e-mail: [email protected]
Voor specifieke vragen over deelname en inschrijvingen óf algemene vragen:
 Nijmegen: tel.: 024-3615876
e-mail: [email protected]
Het belooft weer een geweldig weekend te worden. Veel succes met de laatste
voorbereidingen!
Met sportieve groet
namens de Organisatiecommissie,
Luca de Munk
Commissaris Wedstrijd, Route & Veiligheid
Batavierenrace ’15-’16
Batavierenrace Nijmegen
T 024 - 36 15876
W http://www.batavierenrace.nl
E [email protected]
Eerst tijd voor de Batavierenrace, daarna voor een flexibele bijbaan. Kijk op www.susa.nl