Transcript ECM - The One

ECM
ENTERPRISE
CONTENT
MANAGEMENT
Krachtiger,
eenvoudiger
www.m-files.com
INHOUDSOPGAVE
HOOGWAARDIGE ECM BEGINT MET DE JUISTE
BASIS, WAARONDER EEN SYSTEEM DAT ZO
EENVOUDIG MOGELIJK TE GEBRUIKEN IS
PAGINA 3
VOORUITGANG BOEKEN MET EEN ECMSYSTEEM DAT WERKNEMERS ACCEPTEREN EN
ZELFS WAARDEREN
PAGINA 6
WERKSTROOMAUTOMATISERING VOOR
GEOPTIMALISEERD BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT (BPM)
PAGINA 9
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT ALS
HULPMIDDEL BIJ PROJECTMANAGEMENT
PAGINA 12
www.m-files.com
Hoogwaardige ECM
03
Als u een groep managers naar de redenen voor het inzetten van software voor
Enterprise Content Management (ECM) vraagt, dan zal dat lijstje vaak worden
aangevoerd door kostenbesparing.
HOOGWAARDIGE ECM
BEGINT MET DE
JUISTE BASIS,
Kostenbesparingen kunnen echter alleen juist worden beoordeeld als er ook
rekening wordt gehouden met het gemak waarmee de software werd uitgerold, en
de mate waarin de eindgebruikers de software ook daadwerkelijk gebruiken. Als een
onderneming onvoldoende ICT'ers tot zijn beschikking heeft om de oplossing uit te
rollen en te beheersen, of wanneer werknemers de voordelen van het ECM-systeem
voor henzelf niet inzien, dan is de oplossing waarschijnlijk gedoemd te mislukken.
Veel ECM-oplossingen zijn omslachtig en ingewikkeld, en soms wegen de tijd
en kosten die ermee gepaard gaan niet op tegen de voordelen. Omdat zakelijke
gebruikers om oplossingen vroegen die gemakkelijker in het gebruik zijn, werden er
alternatieven ontwikkeld die minder ingewikkeld waren.
WAARONDER EEN SYSTEEM DAT
ZO EENVOUDIG MOGELIJK TE
GEBRUIKEN IS
www.m-files.com
Hoogwaardige ECM
Maar ook nu nog zijn er voor veel ECM-oplossingen langdurige en
daardoor kostbare implementatietrajecten nodig. Er wordt heel wat
ICT-capaciteit gevraagd voor het implementatieproces, eindgebruikers
moeten worden opgeleid, en bedrijfsprocedures moeten vaak
worden aangepast aan de ECM-oplossing.
Gelukkig zijn er ook ECM-oplossingen met de juiste
productkenmerken om tegemoet te komen aan de meest veeleisende
bedrijfsomstandigheden. En die ook nog eens over een eenvoudige
en gemakkelijk te bedienen gebruikersinterface beschikken.
VOOR ELK TYPE ONDERNEMING BEVAT DE MEEST
GEBRUIKSVRIENDELIJKE ECM-OPLOSSING FUNCTIONALITEITEN
ZOALS:
SCHAALBAARHEID
Een eenvoudig te implementeren en eenvoudig te gebruiken ECMsysteem kan binnen enkele dagen klaar zijn voor gebruik. Bedrijven
kunnen het systeem uitproberen door hun ECM-initiatief eerst
voor een afzonderlijke afdeling te lanceren of door een of twee
bedrijfskritische processen te automatiseren, en pas na verloop
van tijd de oplossing ook voor andere afdelingen en processen te
introduceren.
EENVOUDIGE INTEGRATIE
Enterprise Content Management-oplossingen moeten niet alleen
eenvoudig in het gebruik, maar ook eenvoudig in te passen zijn in
bestaande bedrijfssystemen zodat content “live” en toegankelijk is in
alle applicaties die werknemers gebruiken.
CONFIGUREERBAAR
Een flexibele architectuur zorgt ervoor dat een ECM-oplossing
aangepast kan worden aan de unieke behoeften van een bedrijf en/
of sector. Veilig. Integratie met Active Directory en configureerbare
autorisaties maakt toegangscontrole tot vertrouwelijke of gevoelige
bedrijfsinformatie mogelijk.
www.m-files.com
04
Hoogwaardige ECM
Voor eindgebruikers biedt een effectieve ECM-oplossing:
KORTE LEERCURVES
Vertrouwde Windows-interfaces laten gebruikers werken op de manier die ze willen, met eenvoudig toegankelijke bestanden en documenten en eenvoudige
drag-and-drop-functionaliteiten.
MEER PRODUCTIVITEIT
De juiste informatie vinden mag voor eindgebruikers geen tijd kosten. Voor het organiseren van bestanden zou geeningewikkelde mappenstructuur nodig
moeten zijn en zouden geen kopiebestanden aangemaakt hoeven worden. De oplossing voor contentbeheer moet ook samenwerking tussen groepen en
projectteams mogelijk maken, zowel binnenals buiten de organisatie.
LOCATIE-ONAFHANKELIJK
Om tegemoet te komen aan de behoeften van mobiele werkers, bieden veel ECM-oplossingen vanaf slimme apparaten overal toegang tot informatie. Mobiele
toegankelijkheid moet in termen van prestaties en algemene capaciteit voldoen aan de verwachtingen van gebruikers.
HOE KUNT U VOORAFGAAND AAN UW AANKOOPBESLUIT
HET GEBRUIKS- EN IMPLEMENTATIEGEMAK
DAADWERKELIJK BEOORDELEN?
Voer een pilot uit en test het concept met gratis proefversies. Als u vindt dat de
beoordeling van de ECM-oplossing te veel tijd in beslag neemt, zie dit dan als een
waarschuwing en streep dit product dan door op uw keuzelijstje.
www.m-files.com
05
Een stap vooruit
EEN STAP VOORUIT
MET EEN ECM-SYSTEEM
DAT GEBRUIKERS ZULLEN
ACCEPTEREN
EN ZELFS WAARDEREN
06
Niet alle platforms voor Enterprise Content Management (ECM) zijn voor
medewerkers gemakkelijk te gebruiken, of voor ICT‘ers eenvoudig uit te rollen.
Hoewel ICT de implementatie-uitdagingen meestal wel aankan, klagen medewerkers
vaak over steile leercurves en de negatieve impact op hun productiviteit. In het
ergste geval verdwijnen complexe en omslachtige informatiemanagementproducten
in een kast of wordt het gebruik ervan vermeden.
Het goede nieuws is dat er ECM-oplossingen op de markt zijn die zowel eenvoudig
uit te rollen als gemakkelijk te gebruiken zijn. In het artikel “High-value ECM
starts with the right foundations, including a system that minimizes complexity”
[Hoogwaardig ECM begint met de juiste basis, waaronder een systeem dat
zo eenvoudig mogelijk te gebruiken is], worden suggesties genoemd voor het
selecteren van een platform dat de belemmeringen met betrekking tot de
acceptatie door gebruikers doorbreekt.
ECM
www.m-files.com
Een stap vooruit
Om de best mogelijke gebruikersacceptatie te bereiken, moet de
implementatie van ECM in eerste instantie gericht zijn op de een juist
gebruik. Het product moet goed passen bij de specifieke behoeften en eisen
van het bedrijf én bij de werkstijl van de werknemers. Zoals toegelicht in het
onderzoeksrapport van Forrester "User Needs Drive a Solid ECM Business
Case", moet er vooraf worden bedacht hoe "gebruikersbehoeften op een lijn
kunnen worden gebracht met de technische capaciteiten".
Het aanpassen van technologie aan de gebruikersbehoeften
klinkt logisch. Maar de geschiedenis leert dat de meeste
informatiemanagementoplossingen voortkomen uit compliancevereisten. Volgens het eerder genoemde Forrester-rapport, verschuift
deze trend de laatste jaren en zijn steeds meer ECM-initiatieven gericht op
productiviteitsverbetering. Of de productiviteit binnen het bedrijf inderdaad
toeneemt, hangt af van een juiste beoordeling van, en of er rekening
gehouden wordt met het perspectief van de eindgebruiker.
www.m-files.com
07
08
Een stap vooruit
Uw bedrijf heeft een oplossing geselecteerd die tegemoetkomt aan de eisen van de eindgebruiker, die hun productiviteit laat toenemen en die op eenvoudige wijze
voldoet aan de compliance-regels. Maar hoe kan een onderneming er nu voor zorgen dat het nieuwe ECM-platform op brede schaal wordt geaccepteerd? Door de
volgende stappen te volgen:
INVESTEER IN DE OPLEIDING EN BEWUSTWORDING VAN MEDEWERKERS
Al vroeg in het project moeten medewerkers worden geïnformeerd over de bedrijfsvoordelen van de Enterprise Content Management-oplossing. Daarnaast moeten
ze tijdens de implementatie volop in de gelegenheid worden gesteld om feedback te geven.
BETREK EINDGEBRUIKERS BIJ EEN PILOT
Een pilot kan ervoor zorgen dat medewerkers het nieuwe platform snel zullen accepteren. Naast het feit dat de gebruikers zelf kennismaken met de voordelen, kan
een pilot de business case onderbouwen met meetbare resultaten.
BENADRUK OVEREENKOMSTEN
Als u voor een ECM-oplossing kiest met een interface die vergelijkbaar is met de interface die uw personeel al kent, dan verloopt de overgang op een intuïtieve
manier en kunnen gebruikers de informatie die ze zoeken, snel en gemakkelijk vinden.
LAAT DE OPLOSSING ZICHZELF VERKOPEN
Ervaren gebruikers worden de voorvechters van deze applicatie als ze anderen kunnen laten zien hoeveel tijd ze ermee besparen en hoe de oplossing ze helpt betere
beslissingen te nemen.
In een eerste fase kan een gerichte pilot de implementatie vereenvoudigen,
maar dat betekent niet dat de ECM-oplossing alleen moet worden getest
voor een eerste gebruikerscase. Vermijd de valkuil van een tunnelvisie.
Dit kan namelijk leiden tot de goedkeuring van een ECM-oplossing die
ongeschikt is voor andere gebruikerscases. Uit een onderzoek van Forrester
blijkt dat 60% van de respondenten met meerdere ECM-oplossingen werkt,
en dat 22% zelfs vier of meer ECM-oplossingen in huis heeft.
RECEIVED
IN REVIEW
APPROVED
PAID
Idealiter wordt een ECM-oplossing beoordeeld op zijn vermogen
bedrijfsbrede gebruikerstoepassingen te vereenvoudigen. De pilot zou deze
voordelen voor diverse afdelingen en werkstromen moeten aantonen. Met
extra voordelen zoals procesautomatisering, verminderd papiergebruik,
vereenvoudigde archivering, en het verbeteren van activiteiten in het
kader van de naleving aan regelgeving, pakt een geoptimaliseerd en
gebruiksvriendelijk ECM-platform bedrijfsbrede uitdagingen op het gebied
van informatiemanagement vanaf de werkvloer aan, en niet alleen vanuit
ICT-oogpunt.
www.m-files.com
Werkstromen
09
Met Enterprise Content Management (ECM-)systemen beheert u
bedrijfsinformatiebronnen en kunt u geautoriseerde gebruikers intuïtieve, snelle
toegang daartoe geven. Ongeacht de bedrijfstak waarin u werkzaam bent.
Gemak en veiligheid zijn echter nog maar het begin. De juiste, fundamentele
ECM-oplossing maakt het mogelijk de activiteiten met betrekking tot het beheer
van werkstromen en bedrijfsprocessen (Business Process Management - BPM)
aanzienlijk te verbeteren.
WERKSTROOM-
Elk bedrijf dat een keuze moet maken uit verschillende ECM-oplossingen zou
moeten zoeken naar een platform waardoor bedrijfskritische, dagelijkse processen
op eenvoudige wijze efficiënter kunnen worden gemaakt met als doel kosten te
besparen, de productiviteit te verbeteren en concurrentievoordeel te behalen.
AUTOMATISERING
VOOR OPTIMAAL BEHEER
VAN BEDRIJFSPROCESSEN
www.m-files.com
Werkstromen
BPM TRANSFORMEREN MET ECM
Een ECM-oplossing kan een bedrijf dynamische hulpmiddelen bieden voor
het automatiseren en beheren van alledaagse, vitale bedrijfsprocessen. Zo
kan een ECM-systeem automatisch formulieren invullen en content waaraan
wordt gewerkt naar de juiste teamleden versturen. Het systeem kan voor
elke stap in een bedrijfsproces deadlines bewaken en e-mailberichten
versturen of herinneringen in een agenda plaatsen. Managers kunnen de
voortgang van teamleden met betrekking tot toegewezen taken bewaken.
Daarnaast kunnen ze een melding ontvangen bij het afronden van een taak
of bij het wijzigen van de inhoud van een document. Binnen een optimaal
ECM-systeem is het instellen van deze automatische taken gemakkelijk aan te
passen aan de behoeften van elke groep, afdeling en het hele bedrijf.
Vergeleken met handmatig uitgevoerde bedrijfsprocessen, zorgen op ECM
gebaseerde werkstromen bedrijfsbreed voor talloze efficiency-verbeteringen.
Aangezien werknemers tegelijkertijd aan een document kunnen werken
zonder verwarring over de versie ervan, zal het aantal knelpunten aanzienlijk
worden teruggebracht of zelfs tot nul worden gereduceerd. Het systeem
bewaakt gedurende het hele proces de samenhang en kwaliteit van de
documenten, en kan werknemers ook helpen fouten te vermijden door ze te
wijzen op bijvoorbeeld overgeslagen stappen.
www.m-files.com
10
Werkstromen
VOORBEELD GEBRUIKERSCASE – FACTUREN VERWERKEN
Binnen een ECM-omgeving begint een geautomatiseerd factuurverwerkingsproces met het vaststellen van de afhandelingsstappen. De statussen die facturen
doorlopen zijn bijvoorbeeld "ontvangen", "ter beoordeling bij inkoop", "goedgekeurd voor betaling", "betaald" of een andere vastgestelde status.
De proceseigenaar kan aangeven welke medewerkers een factuur een bepaalde status mogen toekennen of deze juist mogen opheffen. Goedkeuringen kunnen
bijvoorbeeld worden beperkt tot de daartoe aangewezen inkoopmedewerker, op basis van de leverancier die de factuur indient.
RECEIVED
IN REVIEW
Op basis van de werkstroomdefinities ontvangen alle aangewezen
medewerkers vervolgens een melding via e-mail of een geautomatiseerd
bericht in hun agenda of to-do-lijst. Om de afwikkeling van de stappen
te versnellen, kunnen medewerkers daarnaast gemakkelijk zoeken in de
geschiedenis van gerelateerde taken voor specifieke leveranciers door data,
andere transacties, of leveranciersgegevens in te vullen.
BPM-VRIENDELIJKE FUNCTIES
Moderne ECM-systemen bieden veel functies voor werkstroombeheer.
Let op:
APPROVED
PAID
• Het gebruiksvriendelijk taggen van content (metadata-invoer, voor
statusdefinities en beschrijvingen)
• De mogelijkheid om alle procesgerelateerde content optimaal te
gebruiken en samen te voegen, inclusief documenten (ongestructureerde
content) en andere gegevensobjecten (gestructureerde data)
• Flexibele toepassing (ondersteuning voor cloud- en hybride omgevingen)
• Flexibele gebruikerstoegang, inclusief ondersteuning voor mobiele
apparatuur, zodat mobiele werknemers geen knelpunten worden
• Fijnmazige configuratiemogelijkheden
• Hulpmiddelen voor het opsporen van de oorzaken van
werkstroomproblemen
• De mogelijkheid werkstroomvoorwaarden op te slaan en eenvoudig te
wijzigen
• Veiligheidscontroles (verschillende rollen en bijbehorende autorisaties
voor statusovergangen definiëren)
• De integratie van logs en controlemogelijkheden in
werkstroombeheertools (waarmee managers de resultaten met vorige
cycli kunnen vergelijken)
www.m-files.com
11
Enterprise Content Management 12
Projectmanagement omvat heel veel variabelen. Elk team bestaat uit leden met elk een
unieke achtergrond en vaardigheden die specifieke rollen en verantwoordelijkheden
krijgen toegewezen. Projecten worden aangestuurd door deadlines, en van teamleden
wordt verwacht dat ze diverse projectdocumenten beoordelen en goedkeuren.
ENTERPRISE
CONTENT MANAGEMENT
Het handmatig afwikkelen van projectgerelateerde taken, processen en documenten
kan bijzonder uitdagend zijn. E-mail is vaak het standaard hulpmiddel voor het beheren
van de status van projectdocumentatie en om te controleren of taken op tijd werden
uitgevoerd. Helaas leidt deze aanpak nogal eens tot gemiste deadlines, het gebruik van
onjuiste versies van projectdocumenten en onvoldoende zicht op projectactiviteiten.
Projectdocumentatie, teamleden, processen en taken kunnen daarentegen zeer
effectief worden aangestuurd door een Enterprise Content Management (ECM-)
systeem in te zetten. De toegang tot gegevens kan worden gebaseerd op de
functies van teamleden, werkstromen kunnen worden gedefinieerd aan de hand
van de controle- en goedkeuringscycli van documenten, en taakbeheer kan worden
geautomatiseerd om gemiste deadlines te voorkomen.
ALS HULPMIDDEL VOOR
PROJECTMANAGEMENT
www.m-files.com
Enterprise Content Management 13
EEN MEER FLEXIBELE OPLOSSING VOOR
PROJECTMANAGEMENTSOFTWARE
Flexibiliteit is ontzettend belangrijk omdat projectonderdelen, op te
leveren documenten en deadlines vaak halverwege de rit veranderen.
In dit opzicht komt een ECM-oplossing van begin tot einde goed van pas
bij projectmanagement. Projectonderdelen en regels kunnen eenvoudig
vooraf worden bepaald, en de ECM-oplossing biedt ook de mogelijkheid
projectparameters indien nodig op een later moment te wijzigen. Er
kunnen bijvoorbeeld autorisaties worden gekoppeld aan de persoon die
verantwoordelijk is voor handtekeningen, waarna de teamleden ook
automatisch een bericht ontvangen wanneer die autorisatie moet worden
verlengd. Herinneringen voor deadlines en goedkeuringseisen kunnen
eenvoudig binnen het ECM-systeem worden opgesteld en beheerd.
Regels voor de toegang tot content, versterken de op functie gebaseerde
zichtbaarheid tijdens de looptijd van het project. Zo is bijvoorbeeld direct
zichtbaar wie toegang moet krijgen tot budetgerelateerde bestanden.
WIJZIGINGEN KUNNEN OP ELK MOMENT
EENVOUDIG WORDEN DOORGEVOERD.
Als er een nieuwe contractor wordt geregistreerd, kan deze op
basis van zijn functie onmiddellijk toegang krijgen tot alle relevante
projectstukken.
www.m-files.com
Enterprise Content Management 14
GEPERSONALISEERDE, INTUÏTIEVE SCHERMEN EN SNELLER ZOEKEN
Leden uit een projectteam bekijken en organiseren bestanden op verschillende manieren. In een traditioneel,
op mappen gebaseerd systeem wordt informatie opgeslagen op een specifieke locatie. Het gevolg daarvan is dat
teamleden vaak kopieën van documenten maken en de verschillende versies in diverse mappen terechtkomen.
Als projectdeadlines dichterbij komen, verspillen teamleden kostbare tijd met het zoeken naar de gegevens die
ze nodig hebben, en met het controleren of hun documenten wel de laatste en juiste versies zijn.
Op metadata gebaseerde ECM-oplossingen die één enkele kopie van elke unieke informatiedrager opslaan op
basis van wat het is (en niet waar het is opgeslagen) bieden een veel betere en meer intuïtieve aanpak, zodat de
teamleden de juiste informatie snel vinden. Door gebruik te maken van specifieke metadata-kenmerken (zoals
projectnaam, documentklasse, klant, contractor, enz.) kunnen teamleden de projectdocumenten bovendien op
een gepersonaliseerde en in de context passende manier bekijken en openen.
Denk bijvoorbeeld aan een factuur van een onderaannemer die in januari 2015 een lift installeerde. De installatie
had betrekking op project A in gebouw B (en is onderdeel van fase C). In een traditionele mappenstructuur, kan
de factuur uiteindelijk worden gekopieerd en opgeslagen in de mappen voor facturen met betrekking tot de
onderaannemer, project A, gebouw B, fase C en januari 2015. In een ECM-systeem op basis van metadata, wordt
er daarentegen slechts één exemplaar van de factuur opgeslagen en automatisch opgehaald wanneer iemand
een van deze metadata-kenmerken bekijkt. Documenten zijn zichtbaar wanneer ze nodig zijn, en mappen
worden automatisch aangemaakt op basis van gebruikersparameters.
www.m-files.com
Enterprise Content Management 15
BETER TOEZICHT OP PROJECTTAKEN EN WERKSTROMEN
ECM-systemen zijn een effectief hulpmiddel voor het beheren van bedrijfsprocessen en werkstromen. Regels kunnen voor elk document of projectonderdeel
worden opgesteld. Taken voor materiaalonderhoud kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan bepaalde personen of teams. Op vergelijkbare wijze kunnen
goedkeuringstaken en handtekeningen worden geautomatiseerd, net als resource management. Projectmanagers kunnen snel vaststellen welke middelen
er beschikbaar zijn, en zien onmiddellijk wie de juiste kwalificaties voor een taak heeft. Certificeringen en kwalificaties kunnen worden gevolgd, en managers
kunnen meldingen ontvangen over afgeronde opleidingen (dit zijn de gebruikelijke eisen binnen kwaliteitsprogramma‘s zoals ISO 9001).
RECEIVED
IN REVIEW
APPROVED
PAID
ECM
Met een toonaangevende ECM-oplossing
krijgen teams een projectmanagement-tool in
handen die het volgen en beheren van taken en
hulpmiddelen vereenvoudigt. De zichtbaarheid
van de status van elke taak en de details van
elk af te leveren product of document neemt
enorm toe. En wat misschien nog wel het
belangrijkst is: aangezien projecten uiteindelijk
afhankelijk zijn van de kwaliteit van het team,
verbetert een ECM-systeem de samenwerking
tussen alle projectmedewerkers, voor zowel
eigen werknemers, externe contractors,
onderaannemers, toeleveranciers als andere
partners.
www.m-files.com
Over M-Files
M-FILES CORPORATION
OVER M-FILES
De oplossingen van M-Files Enterprise Information Management
(EIM) voorkomen de opeenhoping van informatie en bieden vanuit
elk bedrijfssysteem en vanaf elk apparaat snelle en eenvoudige
toegang tot de juiste gegevens. Ons gegevensbeheer werkt op basis
van "wat" de informatie is, in plaats van "waar" het is opgeslagen.
Dankzij deze unieke, intuïtieve benadering van EIM bereiken we
een hogere gebruikersacceptatie en daarmee een snellere ROI. Met
flexibele lokale, cloud-gebaseerde en hybride opties legt M-Files de
kracht van EIM in handen van de gebruikers binnen het bedrijf. De
druk op ICT neemt af doordat de gebruikers van de informatie op
basis van hun behoeften toegang tot, en controle over de informatie
krijgen. Duizenden organisaties in meer dan 100 landen gebruiken
het M-Files EIM-systeem als een enkel platform voor het beheer van
hun front office- en back office-activiteiten. Productiviteit en kwaliteit
verbeteren, terwijl de wettelijke eisen en normen van bedrijven zoals
SAS, Elekta en EADS te allen tijde worden nageleefd.
Ga voor meer informatie naar www.m-files.com.
972.516.4210
358.3.3138.7500
www.m-files.com
16