Transcript Per una gestione più semplice ed efficace della documentazione

Per una gestione più
semplice ed efficace
della documentazione
cartacea.
Next 2U Consulting Srl
Marzo 2016
1
Associa a registrazione di
Protocollo
Barcode separation
Scansione e OCR
Scansione
Ogni stampante
multifunzione aziendale
diventa un versatile e
semplice client di sistemi EMC
Documentum per gestire
documenti cartacei.
Next 2U Consulting presenta una soluzione che
permette di capitalizzare i costi di acquisto o
noleggio delle stampanti multifunzione, in tutti quegli ambienti ove è utilizzata la
tecnologia EMC Documentum, aggiungendo potenti funzionalità a tutte le MFP
presenti in azienda, di qualsiasi vendor.
Dal punto di vista tecnico la soluzione consiste in un’applicazione Java Enterprise
Edition, preconfigurata per funzionare in un application server Apache Tomcat o in
alternativa in altri application server Java EE. Se le esigenze di carico e di
affidabilità lo richiedono, l’applicazione può essere configurata in un ambiente
multi-server, aggiungendo nuove istanze. E’ prevista l’esecuzione in Cloud.
I client di quest’applicazione sono rappresentati dalle stampanti multifunzione che
espongono i servizi di stampa e di scansione e che mettono a disposizione
l’interfaccia utente tramite i display LCD con touch screen di cui sono dotate. E’
questo l’aspetto più interessante: gli utenti possono attivare funzionalità anche
molto complesse, con un semplice “click” sul display. In maniera poco evidente,
dietro le scene potrebbero essere coinvolti sistemi complessi come Enterprise
Content Management per l’archiviazione o per interrogare le informazioni gestite.
L’interfaccia utente rende semplice l’interazione: non importa se la scansione di un
documento sarà processata da un motore OCR, convertita in PDF e infine archiviata
in un repository Documentum, perché per l’utente finale l’attivazione di tutte
queste funzionalità si riduce all’inserimento del documento nel vano della
stampante multifunzione e alla selezione del pulsante Scan to Documentum.
Un caso d’uso comune: scansioni e protocollo
informatico
Una funzionalità più articolata potrebbe, ad esempio, essere una integrazione con
sistemi di protocollo informatico. Tipicamente la segnatura del documento
protocollato avviene apponendo un codice a barre contenente il numero di
protocollo, registrato all’interno di sistemi documentali, come Documentum.
next 2u consulting srl – www.next2u.it - [email protected]
2
3
L’esigenza potrebbe essere quella di associare la
scansione del documento cartaceo alla relativa
registrazione. La soluzione proposta da Next 2U
Consulting permette di poter configurare una nuova
logica di business complessa, che prevede:
! La scansione di un documento, ad una
risoluzione prestabilita (ad esempio 300 DPI); la
scelta di definire la risoluzione di acquisizione
semplifica l’interfaccia poiché l’utente non ha
possibilità di scelta e impedisce di commettere
errori, come acquisire ad una più bassa
risoluzione, impedendo il riconoscimento ottico
dei caratteri o, al contrario, ad una risoluzione
molto alta e tale da aumentare inutilmente lo
spazio disco necessario per l’archiviazione del
documento;
! Il riconoscimento ottico di tutti i caratteri
presenti nel documento e consentirne così una
successiva ricerca del documento con criteri
fulltext;
della stampante multifunzione.
E’ immediato notare come per l’utente non sia
necessario un
training particolare per
completare questa complessa funzionalità e ciò
è altrettanto vero anche per un utente che la
utilizza occasionalmente.
Configurabilità
L’implementazione di una logica, semplice o
complessa che sia, non richiede la scrittura di
codice: il tutto si limita alla configurazione di
funzionalità elementari, composte insieme in
un processo configurabile visualmente.
La funzionalità Scan to Documentum non è
altro che la sequenza delle attività di OCR e
conversione in PDF (nodo OCR ABBYY), seguito
dal nodo che permette di creare una nuova
istanza di documento, valorizzarne di metadati
standard o custom e il caricimento del
documento scansionato (nodo Store in
Documentum).
! Il riconoscimento del barcode e l’estrazione del
numero di protocollo;
! L’autenticazione sul repository Documentum
aziendale con le credenziali dell’utente;
! Ricercare, tra tutte le registrazioni di
protocollo, quell’unica registrazione relativa al
documento
appena
scansionato;
se
la
registrazione non esiste o se alla registrazione è
già associato un documento, viene inviata una
notifica, via email, all’utente;
! Convertire il documento scansionato in PDF,
caricarlo nel sistema Documentum e associarlo
alla registrazione di protocollo;
! Modificare i criteri di protezione Documentum,
applicando un’Access Control List che rende il
documento immodificabile da questo momento
in poi.
Semplicità
Configurare, completare i test e rilasciare in
ambiente di produzione il processo è
un’attività veloce e che non richiede
competenze Documentum. Poiché non è
necessario lo sviluppo di codice, per
implementare il processo non sono necessarie
nemmeno competenze di sviluppo di codice
sorgente. La modifica del processo per
specializzarne il comportamento o per risolvere
eventuali malfunzionamenti è questione di
relativamente poco tempo: se ad esempio al
requisito di archiviare il documento in
Documentum si aggiunge anche quello d’invio
di una notifica email all’utente, con
opzionalmente in allegato il documento
scansionato, sarà sufficiente aggiungere un
nodo al processo esistente, effettuare i test e
rendere attiva la modifica completata.
Per l’utente tutte queste operazioni si consolidano nel
semplice click di un nuovo pulsante Associa a
registrazione di protocollo, presente sul display LCD
Utente: Luca Verdi
Scan to
Documentum
Scan to Email
Associa a
registrazione
di protocollo
Scan to
SharePoint
L’implementazione della stessa logica di
business con approccio più “tradizionale”
prevede invece lo sviluppo di una nuova
applicazione, decine di giornate-uomo di costo
e il coinvolgimento di diverse figure
professionali
(responsabile
di
progetto,
analista, sviluppatori). Inoltre, lo svantaggio di
avere un’applicazione comunque chiusa e non
configurabile implica che la manutenzione
correttiva ed evolutiva diventi molto più
costosa rispetto all’approccio presentato.
L’ampia
disponibilità
next 2u consulting srl – www.next2u.it - [email protected]
di
nodi
configurabili
4
6
5
permette di creare logiche di business comunque complesse, integrando sistemi e applicazioni esistenti. È
possibile, ad esempio, leggere e scrivere informazioni su di un database, interrogare un server Ldap, separare
i documenti scansionati in un unico passaggio utilizzando il barcode come separatore di pagina, o anche
integrare il processo con sistemi SAP.
Next 2U Consulting ha realizzato i nodi che abilitano l’integrazione con i sistemi Documentum. Con la
semplice aggiunta e modifica di questi nodi a un processo, è possibile implementare una logica di business
che permette di creare un nuovo documento (standard o custom), un nuovo folder (standard o custom),
aggiornare metadati, leggere e salvare file, cancellare documenti e folder.
L’implementazione realizzata da Next 2U Consulting implementa uno schema di Single Sign-On: tutte le
attività sui sistemi Documentum sono completate con le credenziali dell’utente che effettua le operazioni
tramite la stampante multifunzione. Il caso di uso generale prevede, infatti, che l’utente si autentichi sulla
stampante multifunzione (inserendo la propria user name e password o tramite la lettura del badge oppure
attraverso un dispositivo NFC associato all’utente).
L’integrazione realizzata da Next 2U Consulting fa sì che all’utente non sia richiesto di inserire anche le
credenziali necessarie ad accedere ai sistemi Documentum.
La stessa implementazione permette comunque di completare le funzionalità implementate, con le
credenziali di un’utenza applicativa, se necessario. Questa scelta permette di configurare un processo che
utilizzi sistemi Documentum anche per quegli utenti che non hanno delle credenziali per accedervi o qualora
l’utente autenticato non abbia i necessari permessi per completare l’azione richiesta.
Il sistema supporta tutte
le stampanti multifunzione
del mercato.
L’interfaccia utente presentata sul display LCD
delle stampanti multifunzione si configura
visualmente. E’ possibile aggiungere loghi,
scegliere colori e icone e rendere particolare
l’esperienza dell’utente.
In questo modo l’utente ha la percezione di
utilizzare non un semplice strumento standard
di mercato, ma uno strumento personalizzato
dall’azienda. Anche se in azienda sono
disponibili prodotti multifunzione di più vendor,
l’esperienza dell’utente sarà esattamente la
stessa. Ciò è reso possibile dall’architettura
della soluzione che prevede un livello di
astrazione che fa sì che l’interfaccia utente sia
indipendente dalla piattaforma utilizzata. Il
sistema supporta le stampanti multifunzione di
Xerox, Canon, Kyocera, Konica Minolta,
Samsung, Olivetti, Lanier, Lexmark, Nashuatec,
Ricoh.
Il valore della soluzione presentata è espresso in
termini di:
! Semplicità: l’utente utilizza un’interfaccia e
un dispositivo funzionalmente semplice, anche
per completare logiche di business molto
complesse;
! Configurabilità: sia la logica di business che
l’interfaccia
utente
sono
configurabili
visualmente attraverso un tool grafico;
! Esteso supporto: sono supportate tutte le
stampanti multifunzione del mercato ed il
sistema si integra nell’infrastruttura IT
esistente tramite l’adozione di standard (Ldap,
Active Directory, Smtp, Pop3) e integrazioni
con le applicazioni più utilizzate (Microsoft SQL
Server, MySql, Oracle, Sap).
next 2u consulting srl – www.next2u.it - [email protected]
La soluzione proposta, inoltre, garantisce alcune funzionalità tipiche della gestione dei server di stampa, tra cui:
Pull printing
Grazie alla funzionalità di pull printing quando
si invia una richiesta di stampa, questa viene
memorizzata dal server per un periodo di
tempo definito, entro il quale l’utente può
ritirarlo, previa autenticazione, su qualsiasi
stampante connessa al sistema.
È anche possibile creare un sistema di pull
printing che collega più sedi aziendali: quando
ci si autentica sulla MFP (ovunque essa sia
ubicata), sul pannello della macchina appare la
lista dei job e all’utente basta selezionare
quelli che desidera stampare.
Mobile print
È possibile stampare un documento da un qualsiasi
device mobile abilitato alla connettività dati. E’
sufficiente inviare il documento ad uno specifico
indirizzo mail per ritrovarlo nella lista dei pull
printing dell’utente, che potrà quindi ritirare il
documento nella stampante desiderata.
Accounting
Ad ogni autenticazione viene tenuta traccia dei
dettagli dell’utente (identità utente, tipo di
macchina, indirizzo IP della macchina, tempo di avvio
e termine della sessione, stato della macchina) e al
termine viene rieseguita la lettura dei contatori:
l’esatto numero di pagine stampate dall’utente
durante la sua sessione viene monitorato, fornendo
accurati report.
Il conteggio prevede la valutazione dell’esatto
numero di fogli stampati e non il numero delle pagine
Contingentamento
L’amministratore può definire diversi listini prezzo
per ciascuna stampante (specificando un diverso
costo per le pagine monocromatiche o a colori),
stabilire la soglia massima di spesa (contingente) per
gli utenti e le azioni conseguenti quando questa viene
superata. Per ciascun utente si definisce un tetto
massimo di spesa riferito a un dato periodo di tempo
(mese, trimestre, etc.), al superamento del quale si
possono verificare uno o più dei seguenti eventi:
! Blocco dell’utente
! Email di avviso all’utente
! Invio mail ad un indirizzo specifico
Centri di costo
È possibile definire diversi tipi di centri di costo che
possono riguardare macchine e utenti. Se un utente è
assegnato a più di un centro di costo, può scegliere il
suo centro di costo quando esegue il login.
del lavoro di stampa, in quanto potrebbe non essere
abbastanza accurato e non tener conto di eventuali
problemi (ad es. l’inceppamento della carta).
Il monitoraggio di queste informazioni può essere
rapidamente ottenuto tramite l’utilizzo di tabelle
pivot, in grado di aggregare e visualizzare specifiche
informazioni (stampe, flussi di stampa in bianco/nero
o a colori, dispositivo, centro di costo ecc.).
Il risultato può essere esportato su Excel.
Reporting
È possibile generare sia report standard che
personalizzati con le informazioni inerenti la stampa
dei vari device.
Si può decidere di pianificare la creazione del report
con una frequenza prestabilita oppure di produrre il
report immediatamente attingendo ai dati in tempo
reale e riceverne automaticamente notifica via email;
si possono aggiungere delle politiche di accesso a
questi report, assegnando permessi a gruppi o singoli
utenti per la loro consultazione.
Ogni report può essere generato in uno dei formati
supportati come PDF, Excel o CSV. Questa funzionalità
permette di supportare i diversi dipartimenti nella
definizione di un budget accurato per le spese di
stampa, mettendo a disposizione degli strumenti per
la verifica se quanto ipotizzato durante la definizione
del budget sia attuale o se necessiti di una modifica.
next 2u consulting srl – www.next2u.it - [email protected]
Next 2U Consulting Srl
Next 2U Consulting Srl nasce operativamente a marzo 2011, con sede legale e uffici in Roma.
E’ una società focalizzata al 100% sul tema dell’information management.
Next 2U Consulting fornisce servizi professionali completi, coprendo tutte le aree di
consulenza, dalla formazione, all’implementazione di progetti completi, alla consulenza di
alto livello, alla gestione dei sistemi e delle applicazioni.
Il team di consulenti è eterogeno e si compone di sviluppatori, analisti e architetti di sistemi
di information management.
Next 2U Consulting investe in maniera forte in formazione e crescita delle competenze del
proprio team alternando con frequenza attività lavorative con formazione continua. Inoltre
partecipa regolarmente a conferenze del settore in campo nazionale e internazionale, come
ad esempio a EMC Developer Conference nel 2012 e 2013 in California. Next 2U Consulting ha
partecipato all’evento AIIM Conference 2012, a San Francisco, California, la conferenza
organizzata dalla più importante associazione al mondo tra quelle legate alla gestione delle
informazioni e dei documenti. Nel 2014 Next 2U Consulting partecipa all’evento
GraphConnect a San Francisco, conferenza organizzata da Neo Technology, società
produttrice del graph database Neo4j, uno dei prodotti NoSQL più innovativi del mercato.
Certificazioni
All’interno del gruppo di consulenti fanno parte risorse che hanno raggiunto le seguenti
certificazioni:
-
EMC E20-495 Content Management xCP 2.x Platform Application Development,
EMC E20-465 Content Management System Administration,
EMC E10-110 Enterprise Content Management,
EMC E20-120 Content Management Foundations,
EMC E22-190 xPression Development and System Management,
AIIM SharePoint Practitioner.
Next 2U Consulting lavora direttamente con aziende nazionali e internazionali e collabora
con i più grandi system integrator. Ha inoltre stabilito relazioni commerciali con i più
importanti vendor, tra i quali Adobe, EMC, Genius Bytes.
Contatti
Next 2U Consulting Srl
Piazza Cola di Rienzo 68
00192 Roma
www.next2u.it
[email protected]
Demo: http://goo.gl/oS8gFO
Disclaimer
Documento realizzato nel 2016 da Next 2U Consulting Srl. Tutti i nomi dei marchi citati sono utilizzati esclusivamente a fini identificativi e sono marchi o
marchi registrati dei rispettivi proprietari. TUTTI I DIRITTI RISERVATI. Documento soggetto a modifiche senza preavviso.
Yuri Simione