Transcript E-mail is nog voor één derde technische bedrijven

 E-mail is nog voor één derde technische bedrijven instrument voor
documentbeheer
Gevolgen van slecht documentbeheer in bouw, techniek en offshore zijn lastig
meetbaar
Ede, 1 maart 2016 – Bijna één op de drie bedrijven (35%) in de sectoren bouw,
techniek en offshore deelt documentatie en projectinformatie niet met behulp van een
document management systeem (DMS). Dit blijkt uit onderzoek van CTB xRM. Deze
bedrijven kiezen nog altijd voor e-mail als instrument om informatie en documenten
te delen en omarmen daarmee de nadelige gevolgen van het ontbreken van een
DMS.
Het ontbreken van een strategie en een softwareoplossing voor smart document
management leidt tot hogere zoekkosten, omdat medewerkers meer tijd besteden
aan het zoeken en terugvinden van informatie. In indirecte zin leidt dit tot hogere
faalkosten, doordat in een vergevorderd stadium van projecten blijkt dat informatie
ontbreekt of onjuist is. Het is lastig om op bedrijfsniveau in te schatten hoe hoog de
hieraan verbonden kosten precies zijn. De oorzaken en gevolgen van gebrekkig
documentbeheer en tips om dit op de juiste manier in te richten, worden behandeld in
het eBook: ‘Document management in de bouw, techniek en offshore.’
Terugvinden van informatie
De belangrijkste redenen die technische bedrijven hebben om met een document
management systeem te werken, zijn het verbeteren van vindbaarheid van informatie
(19%), het centraliseren van informatie (18%), het structureren van versiebeheer
(14%) en het verbeteren van samenwerking (10%). Dat de terugvindbaarheid van
informatie belangrijk is, mag geen verrassing zijn. Amerikaans onderzoek heeft laten
zien dat de kosten van het zoeken naar documenten beginnen bij €15,- en oplopen
tot zelfs €180,- per document. Ruim 7 procent van alle documenten verdwijnt
uiteindelijk definitief van de radar.
Yuri Ramdhani, commercieel manager van CTB xRM: “We constateren dat bedrijven
in de bouw, techniek en offshore de noodzaak van smart document management
veelal niet inzien, of er weinig prioriteit aan geven. Deze sectoren lopen hierin
gewoon achter de feiten aan. Dat heeft niets te maken met een gebrek aan
verandervermogen of capaciteit. De oorzaak zit hem in bewustzijn: organisaties zijn
onvoldoende op de hoogte van de achterstand die zij oplopen door gebrekkig
documentbeheer. De kosten zijn lastig te meten en liggen dus meestal in het
verborgene, maar dat betekent niet dat ze er niet zijn.”
eBook
Meer informatie over smart document management, de do’s en don’ts, vijf vereisten
en het resultaat zijn te vinden in het eBook: ‘Document management in de bouw,
techniek en offshore’, dat waardevol is voor alle projectmatig werkende bedrijven in
de gehele bouw- en technische sector. Het eBook is te downloaden via:
http://www.ctbxrm.nl/ebook-document-management-in-de-bouw-techniek-en-offshore
-----Over CTB xRM
CTB xRM is een Microsoft partner met een focus op (internationale) organisaties in de bouw, techniek
en offshore. Met software en diensten helpt zij klanten om sneller rendement te halen uit nieuwe
informatietechnologie. Hiervoor levert CTB xRM advies, diensten en brancheoplossingen gebaseerd
op Microsoft Dynamics CRM, Microsoft SharePoint, Office 365 en Asta Powerproject. Zij hebben
inmiddels een portfolio opgebouwd met meer dan 300 marktbepalende klanten. Het hoofdkantoor van
CTB xRM is gevestigd in Ede. Meer informatie: www.ctbxrm.nl
CTB xRM op Twitter | Facebook | LinkedIn
Meer informatie:
CTB xRM
Yuri Ramdhani
+31 (0) 318 670 250
[email protected]
Marcommit
Reinder Suijker
+31(0)35 582 27 30
[email protected]