Transcript Medarbetarsamtal och lönesamtal - Ledarutveckling över gränserna

Ett case inom projektet
”Ledarskapsutveckling över gränserna”
Av: Susanna Dahlskog & Eva Ekdahl Jillbratt
Caseansvarig: Viktor Dahl
Metod
 Vi har kontaktat Eksjö, Nässjö, Sävsjö, Vetlanda, Aneby, Hultsfred
Vimmerby och Högsbys kommuner i vårt arbete med att jämföra
ovanstående kommuners underlag för medarbetar- och lönesamtal.
 Utifrån fyra grundfrågeställningar har vi fått svar, via mail och
telefonledes, av respektive kommuns representant på personal/HR
avdelningen. Vi har även pratat med andra chefer inom kommunen.
 Vi har sammanställt svaren och gått igenom de underlag vi har fått och
gjort en översiktlig jämförelse mellan våra höglandskommuner när det
gäller arbetet med detta.
 I slutet av vår presentation har vi valt att lyfta fram några relevanta
forskningsresultat inom området samt våra egna tankar kring
utformning och genomförande av löne- och medarbetarsamtal.
Hur arbetar kommunerna med
medarbetarsamtal och lönesamtal?
Vetlanda
Medarbetarsamtalet är framåtsyftande och beskriver vad
medarbetaren ska bidra med det närmaste året. Lönesamtalet
är utvärderande och visar på hur man har uppfyllt
överenskommelserna i medarbetarsamtalet.
Vetlanda har tagit fram två mallar, en för lönesamtal
och en för medarbetarsamtal.
Medarbetarsamtalet och lönesamtalet sker en gång per år.
Nässjö
Varje medarbetare ska ha möjligheter och förutsättningar att
påverka utformningen av sitt eget arbete och den egna
arbetssituationen utifrån verksamhetens krav. Medarbetaren ska
ges förutsättningar att medverka i förändringsarbete och verka för
en god hälsa och arbetsmiljö.
Nässjö kommun har checklistor för medarbetarsamtal men det är
frivilligt om man vill använda sig av dem. Samtliga
medarbetarsamtal ska resultera i ett medarbetarkontrakt utifrån
en obligatorisk mall. Medarbetarsamtalet följs upp i en
medarbetarenkät vartannat år. Vissa förvaltningar har mall för
lönesamtalet.
Medarbetar- och lönesamtalet sker en gång per år.
Sävsjö
Medarbetarsamtalet är en form av direkt samverkan som ska ske i
dialog mellan medarbetare och chef. Medarbetarsamtalet ska vara
väl planlagt och förberett, systematiskt, tillbakablickande och
framför allt framåtsyftande.
Sävsjö kommun har en mall som ska användas vid
medarbetarsamtal. Någon mall för lönesamtal finns inte i
dagsläget.
Sävsjö kommun har ett medarbetarsamtal och ett lönesamtal om
året.
Eksjö
Medarbetarsamtalet är en strukturerad dialog mellan chef och
medarbetare kring medarbetarens resultat, utveckling,
arbetssituation och potential i organisationen.
Eksjö kommun har en generell mall för medarbetarsamtal
men de olika verksamheterna har själva möjlighet att utforma
den utifrån sina behov.
Medarbetarsamtalet och lönesamtalet sker en gång per år.
Vimmerby
Målet är att det ska bli ett tydligt samband mellan lönerevison
och RU-samtalen.
I Vimmerby kommun har man RU-samtal, resultat och
utvecklingssamtal. Det finns mallar som används.
I samtalet talas pratas inte lön i form av kronor, men
arbetsprestationen ska motiveras. Lönen ska sedan motiveras
och grundas på RU-samtalet.
I Vimmerby har man medarbetarsamtal och lönesamtal en
gång per år.
Högsby
Lön- och medarbetarsamtalet är en viktig länk mellan
verksamhetens mål och medarbetarens aktiviteter, med syftet
att skapa både ett bra arbetsresultat och ett gott arbetsklimat.
Högsby kommun har tagit fram en mall för lön- och
medarbetarsamtal men de olika verksamheterna har
utformat dem utifrån sina behov.
I Högsby kommun hålls medarbetarsamtal och lönesamtal
en gång per år.
Aneby
Medarbetarsamtalet syftar till att skapa förståelse mellan
arbetsgivare och arbetstagare av det gemensamma uppdrag och de
gemensamma mål som alla inom verksamheten skall sträva mot
och arbeta med för att uppnå goda resultat.
I Aneby kommun hålls ett utvecklingssamtal som innehåller en
uppföljning av den enskilde medarbetarens
måluppfyllelse/resultat.
Man använder sig av olika mallar beroende på verksamhet.
Aneby kommun har ett medarbetar- och lönesamtal per år.
Hultsfred
Syftet med ett resultat- och utvecklingssamtal är att man
systematiskt går igenom det som är av betydelse för arbete,
utveckling och trivsel för den enskilde individen.
Hultsfreds kommun har en checklista för medarbetarsamtal
samt en mall för lönepåverkande kriterier.
I Hultsfreds kommun har man ett årligt resultat- och
utvecklingssamtal.
Överblick av jämförelse mellan
höglandskommunerna
Har man medarbetar- och lönesamtal
gemensamt?
Vetlanda
Nässjö
Sävsjö
Eksjö
Nej
Nej
Nej, det ska vara två
samtal men ibland
finns det anledningar
att slå samman dem.
Nej, det ska vara
två samtal men när
lönerevision drar
ut på tiden har vi
ibland slagit ihop
dem.
Vimmerby
Högsby
Aneby
Hultsfred
Ja, vi har ett
Det är valfritt, man
gemensamt samtal. kan ha ett kombinerat
RUS-samtal
samtal men
rekommendationen
är två samtal.
Ja, i de flesta
Ja, vi har ett
verksamheter men
gemensamt samtal.
BUA- Barn och
RUS-samtal
utbildningsavdelning
en har utformat en
mall för två samtal.
Har man färdiga mallar?
Vetlanda
Nässjö
Sävsjö
Eksjö
Ja, en för lönesamtal Ja, en checklista för Ja, en för lönesamtal Ja, en för lönesamtal
och en för
medarbetarsamtalet och en för
och en för
medarbetarsamtal.
men det är frivilligt medarbetarsamtal.
medarbetarsamtal.
att använda sig av
dem. Några
förvaltningar har
mall för lönesamtal.
Vimmerby
Högsby
Aneby
Hultsfred
Ja, men det är
frivilligt att använda
sig av dem.
Ja, en gemensam
mall för lön- och
medarbetarsamtal.
De olika
verksamheterna
utformar dem
utifrån sina behov.
Ja, en gemensam
mall för lön- och
medarbetarsamtal.
De olika
verksamheterna
utformar dem
utifrån sina behov.
Ja
Reflektioner från de intervjuade
 ” I dagsläget har jag inga tankar på förändring av dessa samtal, tycker att de
fungerar bra. Det man möjligen skulle kunna tänka är att göra tydligare
koppling läroplansuppdrag.”
Anne-Cathrine Ingström, Verksamhetschef förskola/fritidshem, Vimmerby
 ”Jag tycker det är bra att det finns kommungemensamma kriterier och man
håller kvar i samma under några år.”
Lena Nimhed, Verksamhetschef gymnasium/vuxenutbildning,
Vimmerby
 ”Jag kommer att ta fram mer individuellt underlag som stöd till samtalet. Det
är inte för att jaga ögontjänare utan för att hjälpa alla individer att utvecklas
och belysa områden där vi har en klar förbättringspotential. Vi håller också på
att skaffa oss fler metoder att mäta hur vår verksamhet uppfattas av
omgivningen.”
Anders Helgée, Förvaltningschef, Vimmerby
 ”Jag tror att det för oerfarna medarbetare och oerfarna ledare är till stor hjälp
att ha ett grundläggande häfte. Efter ett par vändor med häftet tror jag att man
kommer att bara ta vissa delar, och sedan komplettera med ”eget” material.”
Birgitta Sahlin, Barn- och ungdomschef, Vimmerby
 ”Vetlanda har en helt ny modell där lönesamtalsmallen användes första gången
inför 2013 års löneöversyn. Det är första gången mallen för medarbetarsamtal
används i kommande samtal. Samtalet har ändrat innehåll och har betydligt
större fokus på vad medarbetaren ska bidra till i verksamheten och
verksamhetens utveckling. Vårt mål är nu att få detta att fungera i hela
kommunen.”
Annika Edvardsson, HR-konsult, Vetlanda
 ”Ständiga förbättringar är honnörsordet så det pågår ständigt en dialog kring
att utveckla verktygen. Hur framtiden ser ut är svårt att sia om, men jag tror att
det kräver mer utbildning för cheferna för att vi ska kunna öka kvalitén i dessa
samtal”
Åke Blomqvist, Personalchef, Sävsjö
 ”Det är viktigt att chef-medarbetare hittar en modell som fungerar i just deras
samtal.”
Gunilla Strömqvist, Personalchef, Nässjö
 ”Vi testar lite olika modeller typ gruppsamtal, sammanslagning av de två
samtalen (detta har skett då lönerevisionen har dragit ut på tiden). Hårdare
koppling till medarbetarundersökningen etc. Men i grunden så är det detta
system som vi tror på”.
Anders Nermo, Personalchef, Eksjö
 ”Min syn på utvecklingen av medarbetar och lönesamtal ligger främst
på tydligheten om målet för verksamheten. Att vi har ett tydligt
definierat mål i organisationen som chefen på ett tydligt sätt kan
beskriva för medarbetaren. Väldigt mycket i dialogen chef-medarbetare
bygger på att förtydliga uppdraget och vad vi ska uppnå.
En annan mer organisatorisk aspekt är att mer se hela dialogen chefmedarbetare som en ständigt pågående process. Chefen ska i så stor
utsträckning som det är nödvändigt föra en dialog med medarbetarna
om vilka krav som ställs och hur chefen bedömer att medarbetarna
uppfyller kraven. Att se ett samtal per år som en lägsta nivå.”
Anders Johansson, Verksamhetschef Mjuk sektor, Högsby
 ”Det pågår ett test av utveckling av mallen/arbetssättet inom
handikappomsorgen där diskussionerna kring detta är väldigt färska.
Framförallt handlar det om att få ihop den röda tråden från styrkort till
verksamhetsplaner och utvecklingssamtal och att göra det hela till en
positiv/stärkande upplevelse för medarbetaren.”
Torbjörn Sundbrandt, HR-Konsult / PA-Ekonomienheten Aneby
Forskning
”Vår studie visar emellertid att frågor kring
arbetsrelaterad stress eller balans mellan arbetsliv och
övrigt liv kolliderar med andra mål och normer i
medarbetarsamtalet, vilket försvårar för medarbetare
att lyfta upplevda problem och för samtalen att fungera
som forum för att hitta konstruktiva lösningar.”
Artikel ”Medarbetarsamtal som arena
för att befästa normer kring
Medarbetarskap” av Jakobsen, Nahnfeldt, mfl.
http://www.personalis.nl/file_uploads/image/flexibel.jpg
”Det är viktigt att vara flexibel med vad som ska tas upp i
medarbetarsamtalet och ge konkret feedback.”
Om utvecklingssamtal, medarbetarsamtal och andra viktiga samtal
av K. Ljungström
I vår undersökning har vi märkt att några kommuner
har mer fokus på resultatet än på individen. Vissa
kommuner satsar mer på detta 2013 än tidigare år. Vi tror
att individen bör vara i fokus. Har vi välmående
medarbetare som blir ”sedda” är det enklare att sträva
mot ett bättre resultat gemensamt. Det bör således vara
en bra balans mellan resultat- och individfokus. Det tror
vi att man uppnår genom att dela upp samtalen i ett
medarbetarsamtal och ett lönesamtal. Det är annars lätt
att fokus hamnar på prestation istället för på person
under medarbetarsamtalet. I de kommuner där man har
separata mallar och en genomförandeplan upplever vi att
fokus på samtalen hamnar ”rätt”.
Vi tror att det är viktigt att vara medveten om att ett
samtal om arbetssituationen kan vara svårt, för att
medarbetaren både ska marknadsföra sig som en god
medarbetare samtidigt som man ska belysa sina
problem/utvecklingsområden. Medarbetaren kan känna
sig orolig för att vara ärlig då man upplever att detta kan
påverka lönesättning och andra karriärmöjligheter. Vi
tror att det är viktigt att använda sig av öppna frågor där
medarbetaren själv får uttrycka sig. Forskning som vi
studerat styrker vår slutsats.
Många chefer väljer idag att testa gruppsamtal som ett
alternativ samt har anonyma frågeställningar inför
samtal för att få fram saker som kanske sitter i väggarna
eller saker som annars inte kommer fram. Detta kan vara
ett bra alternativ eller komplement till de individuella
samtalen.
http://www.svenskakyrkan.se/Sve/Bilder
Stort tack till medverkande
kommuner.