Transcript Gestire con il cuore

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Gestire con il cuore
di Viola Manfredini
Una gestione strategica del business, focalizzata sulle core competence
specialmente nella fase di start up, conduce sempre più di frequente
al crescente ricorso all’esternalizzazione delle attività collaterali.
Nell’ottica di un’organizzazione il più possibile snella, le paghe e
l’amministrazione del personale sono attività che spesso vengono affidate
in outsourcing a società specializzate. Vediamo l’esperienza di Groupon,
leader mondiale negli acquisti scontati via web, che ha scelto Zeta
Service per l’elaborazione dei cedolini.
Un’attività delicata
Zeta Service nasce dall’idea del suo Fondatore e Amministratore –Silvia Bolzoni– di
creare un servizio di paghe e amministrazione del personale
in outsourcing per le medie e grandi aziende del territorio italiano fornendo al cliente tranquillità sulla gestione di normative sempre in evoluzione, conteggi complessi e scadenze da
rispettare ogni mese e garantendo puntualità e correttezza nella produzione del cedolino, nella consapevolezza dell’impatto
che questa delicata attività ha su migliaia di lavoratori e le loro
famiglie.
È così nata e cresciuta un’azienda che oggi conta 150 collaboratori, oltre 300 aziende clienti con dimensioni che oscillano
Silvia Bolzoni
tra i 100 e i 6000 dipendenti e un brand carico di valori: emAmministratore unico
Zeta Service
patia, proattività, collaborazione, creatività, sostenibilità. Il
pregio di questa società è di essere riuscita a mantenere fede a
questi valori anche a fronte della significativa crescita che ha avuto nel corso degli anni;
ciò è stato possibile grazie alla loro diffusione capillare e continua a tutti i collaboratori.
“Quello che volevo fare, credendo nell’importanza delle persone –spiega Bolzoni–, era
creare un ambiente di lavoro dove fosse possibile a tutti stare bene e dare il meglio di sé
e, di conseguenza, un ottimo servizio ai clienti”.
Un cervello a forma di cuore
Un servizio, anche se accompagnato da una solida tecnologia garantita dalla Zucchetti,
resta di per sé un qualcosa di intangibile. Il valore è generato dal modo in cui la persona
che sta dietro al servizio mette in campo non solo le sue competenze e le sue capacità
razionali ma anche la sua sfera emotiva, ovvero empatia e coinvolgimento. “Per comprendere davvero le esigenze dei clienti occorrono sicuramente la competenza e l’immediatezza necessarie per
rispondere alle richieste, ma da sole non sono sufficienti
–spiega Patrizia Miccolis, Direttore del Servizio Clienti–;
pensiamo che sia doveroso comprendere lo stato d’animo
di chi è dall’altra parte del telefono ricordando che i clienti
sono persone che come noi hanno scadenze da rispettare,
richieste da evadere e stati d’animo che li influenzano”.
A questo proposito è curioso notare come dal 2011 Zeta
Service abbia deciso di identificarsi in un cuore rosso con
dentro un cervello, scelta insolita per una società di payroll outsourcing, ma che ha un
senso preciso: “Il nostro cervello a forma di cuore –afferma Bolzoni– è il simbolo delle linee guida secondo cui si muove Zeta Service. È rilevante comunicare ‘cosa’ facciamo, elaboriamo cedolini ed è evidente che dobbiamo farlo bene, ma per noi è ancora
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Green Payroll
Paghe, gestione del personale e… un pensiero fisso per il nostro pianeta.
Anche quest’anno Zeta Service ha contribuito al progetto “Le azioni del buon senso” per la celebrazione della Giornata
Mondiale della Terra che lo scorso 22 aprile ha raggiunto la sua 42° edizione.
Zeta Service è convinta che l’attenzione verso l’ambiente sia una priorità, ed è per questo che si impegna quotidianamente in tale direzione: nel lavoro utilizza sistemi a basso consumo energetico ed applica una rigorosa politica
interna di attenzione agli sprechi che, attraverso la promozione di alternative tecnologiche all’uso della carta, punta a
riflettersi anche nel comportamento dei clienti.
Oltre che sul posto di lavoro, Zeta Service aiuta l’ambiente agevolando gli spostamenti “verdi” di tutti i suoi collaboratori, offrendo loro l’abbonamento ai mezzi pubblici o equipaggiandoli di una bicicletta aziendale.
Passato scrupoloso, presente attivo, futuro proattivo: la nuova sede di Milano sarà infatti costituita da un edificio di
sei piani con il minor impatto possibile sull’ambiente, grazie ad accorgimenti che garantiscono un buon risparmio
energetico e ad un tetto interamente ricoperto di pannelli solari.
La campagna che Zeta Service ha dedicato alla Giornata Mondiale della Terra 2012 è uscita su Il Sole 24 ORE, La
Repubblica, Italia Oggi e Corriere della Sera il giorno 22 aprile, ed è ora disponibile sul sito internet e sulla pagina di
Facebook dell’azienda.
www.zetaservice.com
più importante dimostrare ‘come’ lo facciamo, perché
pensiamo sia proprio la nostra modalità di relazione che
ci ha permesso di instaurare con il cliente un rapporto
solido non solo dal punto di vista lavorativo ma anche
umano”.
Una buona gestione dell’ambiente di lavoro
Il profondo senso di appartenenza che accomuna tutte
le persone di Zeta Service ha portato alla costruzione di
un ambiente di lavoro solare che ottiene grandi risultati
di servizio positivi e concretamente misurabili (la soddisfazione dei clienti tocca quota 98% con una media
di 9/10 alle persone dell’azienda per la relazione con il
cliente). Grazie a buone e semplici regole di gestione
ormai divenute rare, nel panorama imprenditoriale nazionale spicca un’azienda tutta italiana che oggi è uno
dei principali riferimenti del mercato, nonostante in
esso siano presenti anche nomi di spicco a livello internazionale.
Inoltre lo scorso settembre Zeta Service ha ottenuto la
certificazione Statement on Auditing Standards (SAS)
70 Type II (www.sas70.com/sas70_overview.html) per
i propri servizi elaborativi di gestione paghe e amministrazione del personale in outsourcing. Questo importante riconoscimento assicura che Zeta Service ha superato i più rigidi test di controllo da parte dei revisori
e che si attiene a rigorosi processi interni per quel che
riguarda lo sviluppo degli applicativi, la sicurezza dei
dati, le comunicazioni e il servizio ai clienti.
Groupon e il contesto
Groupon è indubbiamente un caso eccezionale per la
crescita straordinaria e la capacità di influenzare i comportamenti dei consumatori. In soli due anni il suo
marchio è diventato sinonimo
di dinamicità e vicinanza alla
persona oltre che di un servizio che è riuscito a rispondere
in modo puntuale e intelligente a una delle principali
esigenze della società: il risparmio.
L’azienda nasce in America nel 2008 dall’idea di Andrew Mason, studente di musica e fondatore del sito internet The Point, creato per aggregare persone intorno
a temi sociali. Le potenzialità commerciali del gruppo
non sfuggono a Mason che, in breve tempo, orienta il
sito verso l’attuale business coniando il nome Groupon
–dall’unione di Gruppo e Coupon– divenuto sinonimo
del fenomeno del social shopping nel mondo.
Il sito ottiene un successo immediato, Groupon cresce
a ritmo straordinario in America e approda in Europa
nel 2010, diffondendosi rapidamente fra utenti ed esercenti locali. Groupon Italia nasce a marzo del 2010, stabilendo a Milano la sede operativa e strategica.
Outsourcing da subito
Con molta lungimiranza, poco dopo l’atto della sua nascita in Italia, Groupon ha scelto di concentrarsi sullo
sviluppo del business e delle risorse e di affidare l’attività di elaborazione dei cedolini a una società specializzata che potesse supportare l’azienda nella delicata fase
di startup, scelta non insolita per le aziende americane
per le quali il tasso di ricorso al servizio di outsourcing
è superiore al 50%.
A fronte della forte crescita che ha da subito caratterizzato l’attività di Groupon, l’esigenza era quella di
riuscire a delegare i processi legati all’amministrazione
del personale pur mantenendo autonomia nella gestione delle informazioni dei propri dipendenti grazie a un
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maggiore supporto tecnologico.
Groupon ha partecipato in prima persona all’analisi dei
possibili partner e ha infine scelto Zeta Service, società
milanese divenuta ormai il principale riferimento del
settore in Italia.
Il progetto realizzato
Zeta Service, dopo avere approfondito le peculiarità
dell’azienda, ha realizzato per Groupon una soluzione
modulata sulle sue esigenze. Inoltre, grazie al supporto
tecnologico innovativo e alla flessibilità della sua organizzazione, è stata per il cliente un vero partner strategico per la sua continua e repentina crescita. Il servizio
di elaborazione cedolini con certificazione proposto
prevede, oltre all’elaborazione dei cedolini, anche la
responsabilità del controllo e della loro certificazione.
Attraverso lo strumento tecnologico Portale Hr, ponte
di comunicazione fra Zeta Service e il cliente, l’ufficio
del personale mantiene inoltre la massima libertà nella
gestione, 24/24h, delle informazioni relative ai propri
dipendenti.
Tutte le variazioni inserite possono essere verificate
immediatamente dal cliente ed è possibile visualizzare l’utente che ha effettuato la modifica, nonché la data
e l’ora di questa; inoltre, è possibile estrarre in pdf o
Excel le variazioni inserite per alcuni dipendenti o per
tutti.
Infine, tutti gli elaborati mensili e periodici vengono
visualizzati in tempo reale sul web in formato elettronico.
Soluzioni adeguate alla realtà aziendale
La necessità di indipendenza di Groupon ha trovato
un’ulteriore risposta nella possibilità di effettuare in
totale autonomia report personalizzati a partire da tutti i dati che transitano sul cedolino, potendo effettuare
estrazioni su Excel e in Html. I report agiscono anche
sulle informazioni inserite nel corso del mese. La gestione degli effettivi prende in carico quindi anche assunzioni, cessazioni e promozioni non ancora calcolate
dalle paghe.
Zeta Service supporta Groupon anche dal punto di vista contabile, inviando ogni mese al cliente un file Excel
di quadratura per la contabilità dei costi del personale.
Punto di forza del servizio è sicuramente la presenza
quotidiana di un referente
dedicato che conosce la realtà
aziendale di Groupon e che se
ne prende cura con competenza, cortesia e disponibilità, organizzando le attività in modo
da raggiungere puntualmente
gli obiettivi concordati.
Zeta Service è orgogliosa di
avere supportato questa inPatrizia Miccolis
teressante realtà durante una
Direttore Servizio Clienti
fase di crescita così importanZeta Service
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Zeta Service
Il 22 marzo Zeta Service ha ritirato, presso l’Aula
Magna dell’Università Bocconi, il premio
Best Place To Work
che le è stato conferito per il terzo anno consecutivo dal Great Place To
Work Institute.
Il prestigioso riconoscimento vede Zeta Service fra
le 25 aziende con il miglior ambiente lavorativo in
Italia. A ritirare il premio Paola Caccia, Responsabile del personale, e Silvia Bolzoni, Amministratore
unico, che ha commentato: “Sebbene questa sia
per noi la terza volta, ogni anno è davvero emozionante ritrovarsi alla premiazione con aziende sane
ed esemplari, non è solo un momento di festeggiamento ma anche uno spazio per potersi confrontare
sulle iniziative per continuare a migliorare il clima
all’interno delle nostre aziende”.
Durante la cerimonia sono stati premiati a sorpresa
anche Patrizia Miccolis, Marco Restelli e Fabio Bomei perché indicati da Zeta Service come persone
che quest’anno hanno dato un grande contributo al
rafforzamento e al mantenimento di un clima aziendale positivo e sereno; in particolare durante il periodo più impegnativo dell’anno.
Zeta Service nel 2011 è rientrata fra le
25 eccellenze italiane che hanno rappresentato il nostro Paese agli European Business Awards.
Questa certificazione internazionale assicura che
Zeta Service ha superato
i più rigidi test di controllo
da parte dei revisori e che
si attiene a rigorosi processi interni per quel che riguarda lo sviluppo degli applicativi, la sicurezza dei
dati, le comunicazioni e il servizio ai clienti.
te: “siamo certi –dichiara Patrizia Miccolis, Direttore
Servizio Clienti di Zeta Service– che Groupon continuerà la sua crescita e noi siamo pronti ad adattare il
servizio a quelle che potranno essere le nuove esigenze
del nostro cliente”.