Transcript Plan van Aanpak

Bolsward, 27 januari 2015
Aan de leden van de IFKS
Beste leden,
Twee werkgroepen gaan de veranderingen in onze vereniging, zoals wij die aan onze
ledenvergadering willen voorleggen voorbereiden. In het, aan onze leden voorgelegde, Plan
Van Aanpak wordt de werkgroep Structuur gevormd door Rob Koekoek, Jan Wybe Marra en
Linda van der Veen. Vanuit ons bestuur nemen Bert Kuiken en Pieter Jansma aan deze
werkgroep deel.
De werkgroep Communicatie wordt gevormd door Tom Coehoorn, Annet Koopmans en
Mirjam Wesselius. Vanuit ons bestuur zijn dat Jesca Lootsma-Terpstra en Sipke Deelstra.
Wij zijn verheugd dat Wietse Bandstra bereid is gevonden de werkgroep Structuur te
versterken.
De deelname van schippers aan deze werkgroepen vinden wij belangrijk.
Wij roepen onze schippers dan ook op om (althans één) zich beschikbaar te stellen voor de
andere werkgroep: Communicatie. Deze werkgroep ontbeert nu nog een schipper.
Met vriendelijke groet,
Bestuur IFKS
Jesca Lootsma-Terpstra (Secretaris)
Bolsward, 20 december 2015
Aan de leden van de IFKS
Beste leden,
afgelopen zomer hebben wij u laten weten dat wij voor de uitwerking van de aanbevelingen
van het rapport “IFKS troch de wyn” een plan van aanpak opstellen.
Ook hebben wij toen leden gevraagd of zij aan werkgroepen, die de aanbevelingen
uitwerken in voorstellen voor onze ledenvergadering, willen deelnemen.
Dat plan van aanpak en een voorstel voor de bemensing van twee werkgroepen sturen wij u
hierbij toe. Uiteraard ontvangen wij graag reacties.
Als er leden zijn die vinden dat dit plan eerst door onze ledenvergadering dient te worden
vastgesteld, kunnen ze contact met ons bestuur zoeken.
Veranderingsvoorstellen, die te zijner tijd door de werkgroepen worden voorgesteld, worden
altijd eerst door onze ledenvergadering besproken en vastgesteld.
Om die reden stellen wij u voor nu kennis te nemen van dit plan van aanpak en de leden, die
wij voorstellen ermee aan het werk te laten gaan.
Wij zijn als bestuur de leden, die met deze forse klus aan de gang gaan, erkentelijk dat zij
aan de toekomst van onze vereniging willen meewerken.
Met vriendelijke groet,
Bestuur IFKS
Jesca Lootsma-Terpstra (Secretaris)
Voorstel aanpak discussie met de leden over de toekomst
van onze vereniging, de IFKS
In maart 2015 verscheen het onderzoeksrapport "IFKS troch de wyn" (zie IFKS site
www.ifks.frl , onder downloads).
Een commissie van betrokken deskundigen (Oebele Brouwer, Sippy Tichelaar, Tom
Wiersma en Joke Wittenberg) lichtte onze organisatie door en gaf advies voor de toekomst
van onze vereniging.
Het levert ons een goed beeld op van het functioneren van onze vereniging. In zowel de
structuur als de cultuur zijn knelpunten benoemd, die ons hinderen of kunnen gaan hinderen.
Binnen de vereniging functioneren organen soms anders dan statutair bedoeld. Het bestuur
acht zichzelf soms niet verantwoordelijk voor onderdelen van de organisatie, waar ze dat
formeel wel zijn.
De commissie doet meerdere aanbevelingen voor veranderingen, waarmee onze organisatie
aan de slag moet.
Zij constateert dat de leden van de IFKS zich zeer betrokken voelen bij onze vereniging.
Maar ook, dat er veel zorg en onvrede is over het gebrekkig functioneren van de
verschillende verenigingsorganen.
Ook geeft de commissie in aan "dat uitvoering van hun aanbevelingen een cultuuromslag
vraagt waarvoor een breed draagvlak een absolute voorwaarde is".
Met sommige aanbevelingen kan ons een bestuur al aan het werk, zoals:
-
het op orde brengen en actualiseren van archieven,
aanpassen website en ledenadministratie, waarbij we meer gebruik kunnen maken
van digitale mogelijkheden.
PLAN VAN AANPAK
In dit plan van aanpak stellen wij onze leden voor, om de structuur en communicatie van
onze organisatie nader uit te werken.
Een tweetal werkgroepen gaan de analyse en aanbevelingen van de commissie uitwerken in
voorstellen. De werkgroepen worden gevormd door drie leden en twee bestuursleden.
Ons bestuur blijft verantwoordelijk voor datgene wat we aan de ledenvergadering gaan
voorstellen.
Over de voorstellen voor verandering en/of verbetering van onze organisatie spreekt en
besluit onze ledenvergadering. Pas daarna wordt dit vertaald in wijzigingsvoorstellen van
statuten en huishoudelijk reglementen.
De werkgroepen moeten zich er wel van vergewissen dat hun voorstellen ook zijn te vertalen
in wijzigingen van statuten en huishoudelijke reglementen.
De werkgroepen gebruiken analyse en aanbevelingen van de commissie als vertrekpunt,
maar hoeven deze niet klakkeloos over te nemen.
De werkgroepen dienen intensief met de organen en geledingen in onze vereniging te
overleggen om ideeën en gevoelens goed te peilen.
Draagvlak voor de voorgestelde veranderingen achten wij heel belangrijk. We moeten een
aantal zaken in onze organisatie veranderen om deze (ook formeel) beter bestuurbaar te
maken. We gaan echter niet veranderen om het veranderen.
Sommige veranderingsvoorstellen kunnen ook met meer varianten aan onze
ledenvergadering worden voorgelegd, zodat de vergadering daar een keuze in kan maken.
1.
Werkgroep STRUCTUUR
Deze werkgroep wordt gevormd door
Rob Koekkoek , de Steeg (Gld), rentmeester/taxateur (Rob heeft vanaf 1994 tot 2007 als
bemanningslid op verschillende IFKS skûtsjes gevaren).
Jan Wybe Marra , Noordwijk (Gn), organisatieadviseur (Jan Wybe heeft 17 jaar als
bemanningslid meegevaren met verschillende IFKS skûtsjes).
Linda van der Veen , Leeuwarden, manager Hago Rail Services (Linda haar vader Douwe de Bruin - was bemanningslid op SKS en IFKS skûtsjes. Haar echtgenoot is schipper
op een IFKS skûtsje).
Wietse Bandstra , Amsterdam. MSc Business Administration. Werkzaam als Marketing
Manager bij scheepsontwerpbureau C-Job Naval Architects. Schipper sinds 2011 (Yde,
Singelier en Redbad).
Vanuit ons bestuur nemen aan deze werkgroep deel:
Beert Kuiken , penningmeester en
Pieter Jansma , bestuurslid en secretaris van de Schippers Vergadering
Deze werkgroep doet voorstellen voor veranderingen in de structuur van de IFKS. Hierbij
speelt de vraag over de verhouding tussen schippers en leden. Over de toekomstige rol,
positie en vormgeving van - de schippersvergadering, - de ledenvergadering, - technisch
commissie en wedstrijdcomité doet zij voorstellen voor verbetering en formalisering.
2. Werkgroep COMMUNICATIE
Deze werkgroep wordt gevormd door
Tom Coehoorn , Sneek, marketingdeskundige en fotograaf (Tom heeft 10 jaar als
schotenman op IFKS skûtsjes gevaren).
Annet Koopmans , Leeuwarden, communicatieadviseur (Annet vaart sinds 1995 als
bemanningslid op de Engelina Smeltekop in de kleine A.
Mirjam Wesselius , Leeuwarden, P&O adviseur Veiligheidsregio Fryslân (vaart sinds
2010 als bemanningslid op skûtsjes in de kleine A).
Vanuit ons bestuur nemen aan deze werkgroep deel:
Sipke Deelstra , vice-voorzitter en
Jesca Lootsma-Terpstra , secretaris.
Deze werkgroep stelt een Communicatiebeleidsplan op en doet voorstellen voor de
toekomstige rol, positie en vormgeving van de Businessclub.
De nieuwe plek van de Businessclub binnen onze organisatie (wat nu formeel binnen onze
vereniging niet is geregeld) moet binnen ons totale nieuwe organisatieplaatje passen. Dat
vraagt een goede afstemming met de werkgroep Structuur.
Vanwege de sterke relatie van de Businessclub met ons nieuwe communicatiebeleid hebben
wij die vraag bij deze werkgroep neergelegd.
Wij vragen hun ook in het bijzonder te overleggen met het huidige "dagelijks bestuur" van de
Businessclub, ons bestuurslid communicatie, Michel Welsing en onze online redacteur, Björn
Sinnema.
PLANNING
Als de leden deze aanpak delen en het niet nodig vinden om hier in een ledenvergadering
over te besluiten, dan kunnen de beide werkgroepen begin 2016 met hun werk beginnen.
Ons bestuur organiseert daartoe een startbijeenkomst. Hier wordt alle benodigde informatie,
achtergronden en ideeën over de aanpak vanuit ons bestuur met de werkgroepen gedeeld.
Vervolgens verdelen de werkgroepen de taken zoals het secretariaat en voorzitterschap en
maken zij hun eigen werkplan.
Zij gaan met intern en extern betrokkenen communiceren.
Als de werkgroepen najaar 2016 hun voorstellen voor de ledenvergadering klaar hebben dan
kunnen we nog in 2016 een extra ledenvergadering organiseren, of deze voorstellen
behandelen in de Algemene Ledenvergadering, begin 2017.
----------------------------