Transcript Handleiding voor de gebruikers SBO-economisch

SBO economisch programmadeel
Handleiding voor de participatie van bedrijven
(versie januari 2016)
1.
Situering van deze handleiding
Voorliggende handleiding is bedoeld voor bedrijven die wensen betrokken te zijn bij een SBO-project. Het doel
is om hun rol in de levenscyclus van een SBO-project te verduidelijken. Naast deze aanvullende handleiding
bestaat er ook een SBO-basishandleiding die primair bedoeld is voor de onderzoekscentra (zie
http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/).
2.
Wat is het SBO-programma?
Het SBO-programma beoogt het subsidiëren van vernieuwend onderzoek dat in geval van wetenschappelijk
succes een vooruitzicht biedt voor latere economische toepassingen in Vlaanderen, zoals de generatie van
nieuwe producten, processen of diensten in de bedrijfswereld. Er zijn twee mogelijke benaderingen om de SBOresultaten te vertalen naar economische toepassingen: (i) gebruik van de resultaten door bestaande bedrijven of
(ii) de oprichting van een nieuw bedrijf. Voorliggende handleiding is bedoeld voor projecten waarin de eerste
benadering gevolgd wordt.
Een SBO-project wordt uitgevoerd door één onderzoekscentrum of door een consortium van onderzoekscentra.
De onderzoekscentra kunnen hiervoor aan 100% gesubsidieerd worden door FWO.
Gezien het SBO-programma gericht is op het realiseren van vervolgtrajecten bij bedrijven, is het belangrijk dat
ook bedrijven betrokken worden bij de SBO-projecten. Dit kan door lid te worden van de
begeleidingscommissie van een SBO-project en daarnaast ook door samenwerking met het SBOonderzoekconsortium waarbij de bedrijven, parallel aan de SBO-projectuitvoering, bepaalde O&O activiteiten
uitvoeren die gerelateerd zijn aan het SBO-project. De bedrijven kunnen hiervoor geen FWO-subsidie
ontvangen. Voor subsidiemogelijkheden voor O&O activiteiten door bedrijven wordt verwezen naar de website
van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (www.vlaio.be).
Bij de beoordeling van een SBO-projectvoorstel hebben de wetenschappelijke kwaliteit en het verwachte
potentieel voor economische toepassingsmogelijkheden een even zwaar gewicht. Het is bijgevolg erg belangrijk
dat reeds bij de projectopzet aandacht wordt besteed aan concrete economische toepassingsmogelijkheden.
3.
Hoe verloopt een SBO-project?
Er zijn 3 stadia in de levenscyclus van een SBO-project:
o het stadium van de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel = SBO-voortraject;
o het stadium van de uitvoering van een SBO-project (maximum 48 maanden);
o het stadium van de vertaling van de SBO-projectresultaten naar concrete toepassingen bij bedrijven =
SBO-natraject.
3.1.
SBO-voortraject
Bij de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers bedrijven contacteren voor een
bilateraal overleg of voor een voorbereidende brainstorming tezamen met andere bedrijven. Bedrijven kunnen
ook op eigen initiatief contact opnemen met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten waarvoor
strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden.
Bij de beoordeling van SBO-projectvoorstellen wordt veel nadruk gelegd op de actieve participatie van
bedrijven vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Door in een vroege fase te
2
interageren met geïnteresseerde bedrijven, kan het projectvoorstel immers afgestemd worden op de reële noden
van de bedrijven en kunnen de kansen op toekomstige benutting van de resultaten gemaximaliseerd worden.
De primaire rol van bedrijven in het stadium van het voortraject is:
 het verduidelijken van de noden van de bedrijven en het preciseren van de wijze waarop strategisch
basisonderzoek een toegevoegde waarde zou kunnen leveren voor deze bedrijven;
 het inbrengen van relevante expertise op vlak van de ontwikkeling van de beoogde nieuwe
producten/processen/diensten;
 het mee nadenken en input leveren over hoe de SBO-resultaten tot effectieve toepassingen zouden
kunnen leiden.
In het voortraject dienen de bedrijven te beslissen over hun rol en inbreng tijdens het project. Wensen ze enkel
lid te zijn van de begeleidingscommissie, of wensen ze daarnaast ook zelf actief O&O activiteiten uit te voeren
die gerelateerd zijn aan het onderwerp van het SBO-project (zie hoofdstuk 4).
Voor het uitvoeren van een SBO-voortraject is geen financiering mogelijk ten laste van het SBO-programma.
3.2.
SBO-projectuitvoering
Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog tussen de onderzoekers en het betrokken
gebruikersveld essentieel om de beoogde kennistransfer van wetenschappelijk onderzoek naar concrete
toepassingen te kunnen realiseren.
De primaire rol van de bedrijven tijdens de uitvoering is:
o het begeleiden van het onderzoek vanuit de economische finaliteit van het project;
o het mee uitwerken en voorbereiden van de vertaalslag van de resultaten naar concrete economische
toepassingen.
Bedrijven kunnen aan de SBO-projectuitvoering bijdragen als lid van de begeleidingscommissie. Daarenboven
kunnen ze beslissen om op eigen kosten parallelle O&O activiteiten uit te voeren die aan het onderwerp van het
SBO-project gerelateerd zijn (zie hoofdstuk 4). Bij deze laatste optie maken de parallelle O&O activiteiten geen
deel uit van het SBO-project. De bedrijven kunnen er eventueel wel voor opteren om hiervoor subsidie aan te
vragen bij Agentschap Innoveren en Ondernemen (www.vlaio.be).
3.3.
SBO-natraject
Na een geslaagd SBO-project zijn verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten van de
resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de bedrijven. Deze verdere trajecten zijn niet
steunbaar binnen het SBO-financieringskanaal, maar kunnen mogelijk welk gesteund worden via
subsidiekanalen bij het Agentschap Innoveren en Ondernemen (O&O bedrijfsprojecten, Baekelandmandaten,…).
4.
De betrokkenheid van bedrijven bij een SBO-project
4.1.
Bijdrage als lid van de begeleidingscommissie van een SBO-project
4.1.1. Taken
Om een interactie met de bedrijfswereld tot stand te brengen, dienen de uitvoerders zich te omringen met een
begeleidingscommissie waarin verschillende bedrijven zetelen die wensen op te treden als klankbord over de
toepassingsmogelijkheden van de resultaten.
3
De leden van de begeleidingscommissie hebben geen sturende bevoegdheid op de uitvoering. Hun rol is om
eigen expertise in te brengen, te fungeren als kritisch klankbord voor de resultaten van de onderzoekers en om
het project te begeleiden zodat de kansen op effectieve toepassingen gemaximaliseerd worden.
4.1.2. Intellectuele eigendomsrechten
Bedrijven die zetelen in de begeleidingscommissie hebben als eerste inzage in de resultaten van het SBOproject, maar hebben a priori geen specifiek of selectief recht op de exploitatie van de projectresultaten. Het
zijn de projectuitvoerders die eigenaar zijn van de resultaten. Een latere transfer naar bedrijven van resultaten
die bekomen werden door de onderzoekscentra dient steeds onder marktconforme voorwaarden te verlopen
(met een betaling van een marktconforme vergoeding) en staat open voor alle bedrijven in de Europese Unie.
Geïnteresseerde bedrijven kunnen van bij de aanvang van het project een “first right of negotiation” of “first
right of refusal” onderhandelen met de uitvoerende onderzoekscentra. Om de dynamiek van de
begeleidingscommissie niet te verstoren, is in dit geval een niet-exclusieve toegang tot de resultaten te
verkiezen. In een aantal sectoren is dat evenwel niet haalbaar. Daarom wordt een exclusieve licentie of transfer
a priori niet uitgesloten zolang dit de dynamiek van de begeleidingscommissie niet verstoort. Dit kan
bijvoorbeeld in een situatie waarbij de leden in de begeleidingscommissie actief zijn in complementaire
toepassingsgebieden, waarbij een bepaald bedrijf exclusiviteit verwerft in zijn eigen niche zonder exclusiviteit
te vragen in andere toepassingsgebieden.
Het is belangrijk om reeds vóór de projectindiening afspraken te maken over de wijze waarop omgegaan zal
worden met intellectuele eigendomsrechten. Deze afspraken dienen ook opgenomen te worden in het
projectvoorstel. Tijdens de projectevaluatie wordt immers veel aandacht besteed aan de waarschijnlijkheid van
het bereiken van de toepassingsmogelijkheden, en deze haalbaarheid is in sterke mate afhankelijk van een goede
verstandhouding tussen de aanvragers en de leden van de begeleidingscommissie en tussen de leden van de
begeleidingscommissie onderling.
4.1.3. Praktische modaliteiten
Het opstellen van een begeleidingscommissie is verplicht omdat het de betrokkenheid van de bedrijfswereld en
de haalbaarheid van de beoogde toepassingen kan onderbouwen.
De begeleidingscommissie staat open voor alle geïnteresseerde bedrijven, ook voor bedrijven gevestigd buiten
het Vlaams gewest.
Indien een bedrijf wenst toe te treden tot de begeleidingscommissie van een SBO-project vereist dit -tijdens de
projectuitvoering- het volgende:
- een beperkte financiële inbreng: alle leden van de begeleidingscommissie dienen een geldelijke bijdrage
in te brengen van minimaal 250 euro/jaar voor een KMO-bedrijf of minimaal 1.000 euro/jaar voor een
groot bedrijf of andere organisatie. Een aantoonbare equivalente inzet van menskracht en middelen ten
behoeve van de projectuitvoering kan eveneens in aanmerking genomen worden.
- een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering om deel te nemen aan bilaterale
overlegmomenten met de projectuitvoerders en/of bijeenkomsten van de begeleidingscommissie.
Bedrijven die wensen te participeren aan de begeleidingscommissie van een SBO-project, dienen hun
engagementen te staven aan de hand van een gemotiveerde intentieverklaring. Deze verklaringen vormen een
integraal deel van een SBO-projectvoorstel (maar worden niet overgemaakt aan de externe experten).
Essentieel is dat de verklaringen goed gemotiveerd zijn en zeker niet beperkt blijven tot een vrijblijvende
algemene interessebetuiging. Er dient uitdrukkelijk aangegeven te worden wat de specifieke meerwaarde van
de verwachte projectresultaten is voor het desbetreffende bedrijf en welke verdere ontwikkelings- en
4
implementatietrajecten haalbaar en realistisch zijn. Tevens dient hierin het engagement voor de verplichte
bijdrage (financieel of in kind) opgenomen te worden. De intentieverklaring voor het lidmaatschap van de
begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bedrijf.
Dit staaft het intern draagvlak binnen het bedrijf voor het engagement in de begeleidingscommissie.
De samenstelling van de begeleidingscommissie is bij voorkeur zo volledig mogelijk op het ogenblik van de
projectindiening (inclusief gemotiveerde intentieverklaringen met engagement voor financiële of in kind
bijdrage). Eventueel ontbrekende intentieverklaringen kunnen nog ingediend worden tot ca 1 maand na de
indiening van de projectaanvragen (deadline voor de intentieverklaringen wordt vermeld in het
oproepdocument). Tijdens de evaluatie zal enkel rekening gehouden worden met de intentieverklaringen die op
deze laatste deadline in het bezit van FWO zijn.
4.1.4. Impact op de evaluatie
Bij de evaluatie van een SBO-projectvoorstel wordt veel aandacht besteed aan de haalbaarheid van de beoogde
economische toepassingen. Een belangrijk hulpmiddel om deze haalbaarheid te kunnen onderbouwen is het
aantonen van een goede betrokkenheid van relevante bedrijven tijdens alle stadia van de levenscyclus van een
SBO-project: dus zowel tijdens het SBO-voortraject en de SBO-projectuitvoering als tijdens het SBO-natraject.
De interacties met de leden van de begeleidingscommissie tijdens deze verschillende stadia vormen dan ook
een belangrijk onderdeel van de evaluatie van de SBO-projectvoorstellen.
De kwaliteit van de begeleidingscommissie (relevantie van de betrokken bedrijven, dynamiek in de commissie)
is veel belangrijker dan het aantal leden in de begeleidingscommissie. Hoewel het zeker aangewezen is om een
toepasbaarheid bij meerdere bedrijven aan te tonen, is het niet de bedoeling om de begeleidingscommissies zo
groot mogelijk te maken. Dit zou immers een goede dynamiek in de begeleidingscommissie kunnen verstoren,
wat de kansen op economische toepassingen zou hypothekeren. Het is belangrijk dat voor elk bedrijf uit de
begeleidingscommissie duidelijk is welke meerwaarde het bedrijf dankzij het SBO-project zou kunnen
realiseren en op welke wijze deze meerwaarde zal nagestreefd worden.
Indien een aantal leden van de begeleidingscommissie –tengevolge van een sterke interesse in het project–
bereid zijn om meer dan de verplichte minimale bijdrage te leveren (zie hoger), dan kan dit in een
selectievoordeel bij de evaluatie resulteren.
4.2.
Samenwerking onder de vorm van het uitvoeren van parallelle O&O activiteiten (niet gesubsidieerd door
FWO) die gerelateerd zijn aan het onderwerp van het SBO-project
4.2.1. Taken
Deze optie richt zich tot bedrijven die zelf O&O activiteiten willen uitvoeren die inhoudelijk gerelateerd zijn
aan het onderwerp van het SBO-project. Het gaat hierbij over parallelle O&O activiteiten (al dan niet
gesubsidieerd door Agentschap Innoveren en Ondernemen) die geen deel uitmaken van het SBO-project.
4.2.2. Intellectuele eigendomsrechten
Gezien de parallelle O&O activiteiten geen deel uitmaken van het SBO-project, dienen afspraken rond de
intellectuele eigendomsrechten op de resultaten van de parallelle O&O activiteiten in een afzonderlijke
overeenkomst geregeld te worden. De mogelijke rechten op de SBO-resultaten maken hier logischerwijs geen
deel van uit. In geval van transfer van de SBO-onderzoeksresultaten van de onderzoekscentra naar de
bedrijfswereld worden bedrijven die parallelle O&O activiteiten uitvoeren op gelijke voet behandeld met de
andere bedrijven uit de begeleidingscommissie (zie §4.1.2.).
5
4.2.3. Impact op de evaluatie
Er wordt een selectievoordeel toegekend aan projecten met een betekenisvolle en relevante samenwerking met
één of meerdere bedrijven tijdens de uitvoering van een SBO-project. Deze interactie verhoogt immers de
waarschijnlijkheid om de beoogde toepassingen op termijn te kunnen realiseren. De samenwerkingen moeten
hiervoor verifieerbaar zijn en overlappen met de voorziene uitvoeringsfase van het SBO-project. De
samenwerkingen dienen toegelicht te worden in de gemotiveerde intentieverklaringen van de betrokken leden
van de begeleidingscommissie.
4.3.
Bijdrage aan de projectuitvoering als onderaannemer
Participatie van bedrijven bij de projectuitvoering is tenslotte ook mogelijk via een methodiek van
onderaanneming. Dit kan een optie zijn wanneer een bepaalde organisatie over een noodzakelijke expertise
beschikt die niet binnen de onderzoekscentra voorhanden is. Dit is evenwel beperkt tot situaties waar diensten
geleverd worden als ondersteuning van de projectuitvoering, zonder dat er valorisatie-opportuniteiten zijn voor
deze bedrijven.
6