Transcript Wat wordt gecontroleerd bij een NEN 4400-1

Wat wordt gecontroleerd bij een NEN 4400-1 inspectie?
(Dit overzicht is bedoeld ter informatie en kan niet worden gebruikt als basis voor het invullen van de Excelsheet voor de
inspecties. De volledige checklists voor de eerste inspectie en voor de vervolginspecties staan op
http://www.bureaucicero.nl/checklist_nen_4400. (Checklist NEN 4400-1 eerste inspectie en Checklist NEN 4400-1
vervolginspectie.))
In het overzicht hieronder leest u welke onderdelen van uw administratie worden
gecontroleerd tijdens de NEN 4400-1-inspectie. Hierbij geldt altijd: "Indien van
toepassing."
Algemeen

Organogram en algemene schriftelijke informatie over de organisatie, waaronder
een schematische weergave van concernverhoudingen.

Kwaliteitshandboek of andere vormen van beschrijving van de bedrijfsprocedures.

De geldende CAO en de procedure om relevante CAO-lonen toe te passen.

De hulpmiddelen die worden gebruikt bij de beoordeling van de echtheid van
identificatiedocumenten (lamp, naslagwerk, geautoriseerde website).

Een uittreksel uit het Handelsregister van de KvK dat niet ouder is dan 3 maanden.

Als de onderneming wordt bestuurd door een rechtspersoon: ook een uittreksel uit
het Handelsregister van de KvK (niet ouder dan 12 maanden) van die
rechtspersoon. Dit herhaalt zich tot het niveau waaruit blijkt wie de uiteindelijke
natuurlijke statutaire bestuurder(s) is (zijn).

De G-rekeningovereenkomst.
Personeelsadministratie





Arbeidsovereenkomsten
Loonbelastingverklaringen
Kopie van identiteitsbewijs/verblijfsdocument geldig op moment van indiensttreding
Voor buitenlandse werknemers: indien het verblijfsdocument is verlopen, een kopie
van een geldig ID-bewijs
Als het ID-bewijs geen BSN vermeldt: een bewijs van vaststelling van het BSN.
Loonadministratie

Een uitdraai van de parameters van het loonpakket (de premie- en
reserveringspercentages en de grondslagen waarmee wordt gerekend).

Beschikking sectorindeling en (indien van toepassing) de risicopremiegroepsindeling
van de Belastingdienst.
1

Beschikking gedifferentieerde premie WGA. Als de onderneming eigen-risicodrager
is voor de WGA, de beschikking van de Belastingdienst waaruit dit blijkt. En als het
eigen risico is herverzekerd dan ook de verzekeringspolis.

De beschikking van de Belastingdienst waaruit dit blijkt dat de onderneming
eigenrisicodrager is voor de ZW. Indien het eigen risico is herverzekerd ook de
verzekeringspolis.

De cumulatieve verzamelloonstaat (per risicopremiegroep) t/m de laatste periode
waarover aangifte loonheffingen is gedaan, met bijbehorende loonjournaalposten.

De ingediende aangiften loonheffingen (met daarop ten minste de grondslagen van
het loon voor de loonheffing en het loon voor SV, de afgedragen premies
werknemersverzekering en de afgedragen loonheffing).

Als op de aangifte loonheffing niet de datum van aangifte is vermeld; een print van
de aangiftesoftware waaruit blijkt op welke datum de aangiften loonheffingen zijn
ingediend

Inzage in de volgende documenten:
- de loonstroken van alle werknemers over de te inspecteren periode en
bijbehorende netto loon uitbetalingen
- de urenregistratie (werkbonnen, werkbriefjes)
- de verlofregistratie (voor zover deze niet blijkt uit de loonstroken)
- in verband met het uitzetten van de steekproef: de verkoopfacturen.
Financiële administratie

De ingediende aangiften omzetbelasting.

Betalingsbewijzen van de afdrachten van de aangiften omzetbelasting.

Kolommenbalans t/m de laatste aangifte omzetbelasting en laatst ingediende
aangifte loonheffing

Saldilijsten van de debiteuren en de crediteuren, die aansluiten met de meest
recente kolommenbalans.

Aansluiting met de grootboekadministratie van de omzet en de af te dragen
omzetbelasting volgens de aangiften omzetbelasting.

Aansluiting met de verzamelstaat van de lonen voor SV en loonheffing volgens de
aangiften loonheffingen.

De laatste twee jaarrekeningen.

Indien voor de omzetbelasting sprake is van een fiscale eenheid, dan een
specificatie van de aansluiting van de aangifte omzetbelasting van de fiscale
eenheid en de cijfers van de te inspecteren onderneming.

Indien van toepassing kasregistratie.
Overige documenten

Verklaringen betalingsgedrag (niet ouder dan 3 maanden) inzake loonheffingen en
omzetbelasting. Indien sprake is van een fiscale eenheid voor de omzetbelasting is
ook daarvan een verklaring van het betalingsgedrag nodig.
2

Controlerapporten en boetebeschikkingen of afspraken en/of getroffen regelingen
met de Belastingdienst, de Inspectie SZW (voorheen de Arbeidsinspectie) en
branche gerelateerde controle-instanties (bijvoorbeeld SNCU).

Als werkzaamheden worden uitbesteed aan ZZP’ers, wordt gekeken naar:
kopie ID-bewijs
VAR-verklaring
overeenkomst met de opdrachtgever
overeenkomst met de ZZP’er
facturen van de ZZP’er
eventueel een recent KvK-uittreksel
een uitdraai van de grootboekrekening (van het lopende jaar en het
voorafgaande jaar) waarop de facturen van de ZZP’er(s) worden geboekt.

Indien ZZP’ers worden bemiddeld, dienen de volgende documenten klaar te liggen:
De bemiddelingsovereenkomst met de ZZP’er en de facturen aan de
opdrachtgever waaruit blijkt dat de onderneming namens de ZZP’er
factureert.

Indien werk wordt uitbesteed aan, of personeel wordt ingeleend van, andere
ondernemingen is een uitdraai nodig van de grootboekrekening waarop de
inkoopfacturen worden geboekt en worden de volgende documenten te gevraagd:


Indien wordt ingeleend van NEN 4400-1- of NEN 4400-2-gecertificeerde
ondernemingen:
- De kopie ID-bewijzen van de werknemers die zijn ingeleend of die het
uitbestede werk hebben verricht (in ieder geval van de werknemers die niet
de Nederlandse nationaliteit hebben).
Indien wordt ingeleend van niet NEN 4400-1- of NEN 4400-2-gecertificeerde
ondernemingen:
- een uitdraai van de grootboekrekening(en) waarop de facturen van de
uitlener/aannemer van werk worden geboekt (van het lopende jaar en het
voorafgaande jaar);
- de schriftelijke overeenkomst met de uitlener of aannemer van het werk;
- een (recent) KvK-uittreksel van de uitlener of aannemer van werk;
- de kopieën van de ID-bewijzen van de werknemers die zijn ingeleend of die
het uitbestede werk hebben verricht (in ieder geval van de werknemers die
niet de Nederlandse nationaliteit hebben);
- een specificatie van het bedrag dat op de G-rekening van de uitlener of
aannemer van werk wordt gestort;
- per uitlener of aannemer van werk een specificatie van het percentage van
de eigen omzet – over de voorgaande 12 maanden – dat wordt
ingeleend/uitbesteed. Dit in verband met het maximumpercentage van 5%
per onderneming waarvan personeel wordt ingeleend en/of waaraan werk
wordt uitbesteed.
3