Transcript Goederen ontvangen en controleren

© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Theorieboek KT1
aantekeningen
Paraaf afgehandeld
HOOFDSTUKKEN Inleiding
Goederen ontvangen en
controleren
Goederen verplaatsen
Ompakken en prijzen
Goederen opslaan
Voorraadbeheer
Werken met
artikelpresentaties
Presentatie en
winkelinterieur
Displays
Winkelexterieur
Promotie
Schoonmaken en hygiëne
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Theoriehoofdstuk
Goederen ontvangen en controleren
In een winkel worden regelmatig goederen binnengebracht. Deze goederen moeten worden gelost en
gecontroleerd.
Voordat artikelen in de winkel staan, hebben ze al een lange weg afgelegd. Tijdens deze weg kan er
veel met de artikelen gebeuren. De artikelen kunnen vies worden of beschadigd raken. Je moet de
goederen bij aankomst daarom altijd controleren. Zo voorkom je dat de winkel moet opdraaien voor de
kosten. Bij het controleren van goederen krijg je te maken met:



de punten waarop je moet controleren;
de vrachtbrief;
de pakbon.
Na het lossen ga je de goederen controleren.
Waarom controleren?
Het is belangrijk dat je goederen bij binnenkomst controleert, om te kijken of de levering in orde is. Het
komt regelmatig voor dat artikelen tijdens het transport of tijdens het lossen beschadigd raken. Als
deze fouten niet op tijd worden ontdekt, moet je als winkel voor deze goederen betalen. De winkel lijdt
daardoor verlies. We noemen dat derving.
1
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Als je niet direct controleert, is de schade voor rekening van de winkel.
Derving is het mislopen van inkomsten door het verlies van geld of goederen. Oorzaken van derving
kunnen zijn:
 Er zijn minder goederen afgeleverd dan er besteld waren.
 De verkeerde goederen zijn afgeleverd.
 De kwaliteit van de goederen is niet goed.
 De goederen zijn tijdens het vervoer beschadigd.
 De goederen raken tijdens het lossen beschadigd.
 Een onbekend persoon neemt goederen uit het magazijn mee zonder dat iemand dit merkt.
Goederen waar niemand op let, lokken diefstal uit.
Als je goed controleert, kun je derving voorkomen. Daarnaast is het belangrijk dat je zorgvuldig werkt.
Zo voorkom je dat jijzelf de oorzaak bent van beschadigingen. Om goederen in het magazijn te
ontvangen, moet je ordelijk en nauwkeurig werken. Niet iedereen die toevallig in de buurt is, mag
goederen in ontvangst nemen. Alleen bepaalde mensen in de zaak hebben die bevoegdheden. Dit is
om fraude te voorkomen.
2
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Soms zijn vrachtauto's met een soort tijdslot uitgerust.
Dan kun je zien of de vrachtwagen onderweg wel of niet is opengemaakt.
Ook tijdens vervoer kan er van alles misgaan. Daarom hebben sommige vrachtauto’s een zegel, zodat
duidelijk is dat er tijdens de rit niets veranderd is aan de voorraad.
Wat controleren?
Het is belangrijk om goederen te controleren. Maar waar moet je nu precies op letten? Bij inkomende
artikelen moet je altijd op de volgende punten controleren: de juistheid, de kwantiteit en de kwaliteit.
Zijn het de juiste goederen?
Soms komt het voor dat de leverancier per ongeluk de verkeerde goederen levert. Controleer daarom
of de geleverde goederen kloppen met de bestelling. Ook kan het gebeuren dat bepaalde goederen
helemaal niet worden geleverd. Daarom is het belangrijk dat je controleert op juistheid. Als de
geleverde artikelen al vooraf geprijsd zijn, moet je ook controleren of die prijs juist is. Je kunt voor de
controle een prijslijst gebruiken.
Is het de juiste hoeveelheid goederen?
Als je niet merkt dat er te weinig goederen zijn geleverd, betaal je voor goederen die je niet hebt
gekregen. Bovendien komen de klanten voor lege vakken te staan. Controleer dus altijd of je de juiste
kwantiteit (hoeveelheid) hebt ontvangen.
Zijn de goederen in goede staat?
Je kunt goederen alleen verkopen als ze in een goede staat verkeren. Het gaat hier om de kwaliteit
van de artikelen. Controleer altijd of de geleverde goederen niet beschadigd of bedorven zijn,
compleet zijn en of ze goed functioneren.
Steekproefcontrole
Het is niet altijd mogelijk om alle goederen te controleren. Dat kost namelijk veel tijd. Het is ook niet
nodig. Je kunt meestal wel een steekproef uitvoeren. Een steekproef is een controle waarbij je enkele
van een groot aantal producten controleert. Als de producten uit de steekproef goed zijn, kun je
aannemen dat dit ook geldt voor de rest van de producten.
3
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Bij een steekproef controleer je van een grote hoeveelheid een beperkt aantal.
Vrachtbrief
Geleidedocumenten zijn de papieren die horen bij de geleverde goederen. Het zijn de vrachtbrief en
de pakbon. Als goederen worden geleverd, zit er altijd een vrachtbrief bij. Een vrachtbrief is een
document waarop staat:
 hoeveel verpakkingseenheden (colli) er geleverd moeten worden;
 wie de leverancier is;
 wat de leveringscondities zijn.
Verpakkingseenheden worden ook wel colli genoemd. Colli is het meervoud van collo. Voorbeelden
van verpakkingseenheden zijn kratten, dozen en kisten.
Krat, doos en kist.
Met de vrachtbrief kun je de ingekomen goederen controleren. Klopt er iets niet met de goederen bij
de controle met de vrachtbrief? Dan is er sprake van een afwijking.
Afwijkingen moet je altijd melden aan je leidinggevende. Wanneer een colli bijvoorbeeld niet geleverd
is of er is een colli beschadigd, dan maakt de leidinggevende hiervan een aantekening op de
vrachtbrief. Zo voorkom je dat de winkel moet betalen voor beschadigde of niet-geleverde colli.
4
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Als goederen worden geleverd, zit er altijd een vrachtbrief bij.
Als alle bestelde goederen geleverd zijn en ze hebben een goede kwaliteit, kan de leidinggevende
een handtekening zetten. De magazijnchef of de administratie krijgt het origineel van de vrachtbrief.
De chauffeur neemt een kopie mee als bewijs dat hij de goederen heeft afgeleverd. Hij neemt ook een
kopie mee voor de leverancier. Iedere betrokkene kan zo controleren of een bestelling correct is
afgeleverd.
Pakbon
Na controle van de colli met de vrachtbrief, worden de goederen zelf gecontroleerd. Dit controleren
gebeurt aan de hand van de pakbon. Een pakbon is een papier waarop staat vermeld hoeveel er van
elk artikel is afgeleverd.
Op een pakbon staat onder andere:
 welke artikelen er precies zijn geleverd (ieder artikelnummer is een ander artikel);
 hoeveel er van elk artikel is geleverd;
 een omschrijving van de artikelen.
Met deze gegevens kun je de afgeleverde goederen controleren. Zijn er afwijkingen met de pakbon,
dan moet je die doorgeven aan je leidinggevende. Deze noteert de afwijkingen op een manco-/breuk/teveellijst. De manco-/breuk-/teveellijst bestaat uit de volgende drie lijsten:



de mancolijst: een lijst voor het noteren van ontbrekende artikelen;
de breuklijst: een lijst voor het noteren van beschadigde artikelen;
de teveellijst: een lijst voor het noteren van te veel ontvangen goederen.
5
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Pakbon
De manco-/breuk-/teveellijst wordt naar de leverancier opgestuurd, zodat hij gemaakte fouten kan
herstellen. Dit is om twee redenen belangrijk:


de winkelier wil niet betalen voor iets wat hij niet gekregen heeft
hij wil niet dat klanten misgrijpen in de winkel.
Andere documenten
Beschadigde, onvolledige of incomplete artikelen, worden teruggestuurd met een aparte retourbon.
Dat is een bon waarop staat wát er teruggestuurd wordt en waarom.
Wanneer alles in orde is bij ontvangst van de bestelde goederen, kan de factuur betaald worden. Dat
is de rekening van de leverancier aan de winkel voor betaling van de geleverde goederen.
Hoe controleren?
Om te zorgen dat de winkel goed gevuld blijft, bestelt de winkelier regelmatig producten bij de
groothandel of bij het distributiecentrum van de eigen keten. Deze pakt het bestelde materiaal in.
Vervolgens worden de goederen gebracht door een vervoerder. Dat kan een ingehuurd
transportbedrijf zijn. Grote winkelbedrijven hebben vaak eigen vrachtwagens die alle filialen afrijden.
Als er goederen binnenkomen, is het belangrijk dat iemand de artikelen in ontvangst neemt en
controleert of de bestelling in orde is.
6
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Stap 1: Controleren met de vrachtbrief
De vrachtwagen of het busje rijdt voor en de chauffeur stapt uit. Meestal overhandigt hij een
vrachtbrief of een ander transportformulier. Het kan ook zijn dat je al een vrachtbrief of pakbon
gemaild hebt gekregen van het distributiecentrum.
Als je goederen in ontvangst neemt, moet je een aantal dingen controleren:






Komt het van een bekende leverancier? Niet alle koeriers mogen zomaar het magazijn in, en
zeker niet zonder begeleiding.
Is deze levering inderdaad voor deze winkel bestemd: klopt het adres?
Klopt het aantal colli of karren met wat er op de vrachtbrief staat? Tel ze bij het uitladen.
Is de zending niet bekend en ook niet aangekondigd: is dit daadwerkelijk besteld bij deze
leverancier?
Zijn de uitgeladen karren, kratten of transporteenheden allemaal bestemd voor dit filiaal? Vaak
belevert een transporteur namelijk een aantal filialen na elkaar.
Ziet alles er zo op het oog goed uit, is er niets beschadigd?
Is alles heel, of is er iets beschadigd tijdens het vervoer? Dat controleer je zo:


Is de verpakking in goede staat?
Zitten er deuken of beschadigingen in de doos of verpakking?



Is de verpakking nat of doorweekt of beschimmeld?
Als er geen verpakking is, zien de producten er dan onbeschadigd uit?
Zijn de artikelen bevroren of goed gekoeld zoals het hoort, bijvoorbeeld bij ijs?

Staat er ‘breekbaar’ op de doos, en hoor je het geluid van rinkelend glas?
Je controleert alles waar de chauffeur bij is. Het moet wel snel gebeuren, want de chauffeur moet ook
weer door. Zoek hierin een balans tussen snel werken en toch goed controleren. Eventueel kun je
steekproefsgewijs controleren op kwaliteit. De hoeveelheden moet je altijd precies checken.
Als iets niet in orde is, noteert de leidinggevende dit op de vrachtbrief. Dat geldt als bewijs dat het niet
jullie schuld is dat iets niet in orde is. Als er iets goed mis is, zal de leidinggevende of de chauffeur
direct contact opnemen met de leverancier, nog voordat hij de verpakking openmaakt. Op dat moment
kun je nog aantonen dat je niet zelf verantwoordelijk bent voor de beschadigingen.
7
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Zijn de dozen vervoerd met deze kant omhoog?
Tekenen van de vrachtbrief
Als een levering of pakketje binnenkomt waar een vrachtbrief of ontvangstbewijs bij zit, moet daarvoor
getekend worden. Dit doet de leidinggevende. Op het doordrukformulier noteert de leidinggevende:
 zijn handtekening;
 zijn naam in blokletters;
 de datum;
 vaak de levertijd.
Is de vrachtbrief of het ontvangstbewijs getekend, dan betekent dit: ‘de levering is in goede staat
ontvangen’. Als de levering niet akkoord is, moet dat erbij zetten op de vrachtbrief. Daarom is het
belangrijk om zorgvuldig te controleren voordat je tekent.
Is de vrachtbrief getekend, dan kan de chauffeur weer vertrekken en de losplaats zo snel mogelijk
worden vrijgemaakt.
Stap 2: Controleren met pakbon
Na het ontvangen van de goederen, moet je alles op de juiste plek zetten. In sommige bedrijven
moeten ontvangen goederen eerst in de administratie worden verwerkt: ze moeten worden ingeboekt.
Pas dan kunnen ze worden uitgepakt, in de winkel gezet of opgeslagen. Pak de pakbon erbij. Hierop
staan de gegevens van de leverancier, ordernummer, klantnummer en datum. Soms staan er heel
veel gegevens op over de artikelen, zoals aantal, artikelnummer, omschrijving, kleur, merk,
typenummer of afmeting. Bij het controleren van de pakbon let je vooral op twee gegevens:
 de juiste aantallen;
 de juiste artikelnummers.
Of je de artikelen ook op kwaliteit controleert, hangt af van de tijd en de ruimte die je daarvoor hebt.
Ook van eerdere ervaringen met deze leverancier. Elke winkel doet dit op zijn eigen manier. Ontbreekt
er iets, is iets beschadigd of bedorven? Tel dan om hoeveel artikelen het gaat: zoveel wel goed
geleverd, zoveel beschadigd of ontbrekend. Dit meld je aan je leidinggevende. Die zet het op de
manco-lijst en neemt dan contact op met de leverancier.
8
© Noordhoff Uitgevers
Elobase Detailhandel Verkoper Kerntaak 1 Theorie- en infoboek
Derving voorkomen
Bij de ontvangst van goederen kan dus veel misgaan. Er kunnen artikelen stukvallen, beschadigd
raken of er wordt minder geleverd dan op de pakbon staat. Als een leverancier steeds te weinig
artikelen aanlevert, kun je overgaan op 100% controle.
Om derving door diefstal te voorkomen, maken sommige winkels ook gebruik van de
achterdeurprocedure, een veiligheidsprocedure bij het ontvangen van de vracht bij de achterdeur:







Zorg dat de achterdeur altijd gesloten is.
De chauffeur dient zich te melden.
Open de magazijndeur alleen nadat gecontroleerd is of de omgeving veilig is.
Tijdens het lossen van de vracht zijn er altijd minstens twee medewerkers aanwezig.
De chauffeur wordt begeleid bij zijn vertrek.
Na het lossen van de goederen sluit je direct de magazijndeur.
Gedurende de tijd van het lossen van de vracht worden er geen geldhandelingen verricht zoals
geldtellen met een open kassalade of een open kluis.
9