Transcript Istruzioni del modulo Nota spese

Istruzioni per la compilazione del modulo per le note spese
Modulo nota spese d'ufficio e di viaggio
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Nella compilazione della nota spese, utilizzare la Normativa per i rimborsi spese dei
governatori distrettuali.
Elencare le singole voci di spesa relative alla visita nel giorno in cui sono state effettuate e
indicare il club visitato.
Allegare il rapporto riunione/visita (M-26.IT) per tutte le riunioni/visite.
Allegare le ricevute dell'albergo, dei pasti e dei mezzi di trasporto utilizzati.
Indicare il numero dei Lions club alla data del 30 giugno come da Rapporto Cumulativo per il
rimborso delle spese d'ufficio.
Note spese
Entro il giorno 20 del mese successivo a quello in cui si effettua la spesa, sarà necessario inviare la
seguente documentazione a Lions Clubs International:
• Nota spese di viaggio e d'ufficio del Governatore Distrettuale (Modulo C-30)
• Rapporto visita/riunione del governatore distrettuale (M-26)
• Documentazione e ricevute
Tale documentazione dovrà essere inviata a:
Lions Clubs International
Eurafrican Department
300 W. 22nd Street
Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA
E-mail: [email protected]
Fax: +1 630-571-1693
Trasporti
Nel caso si utilizzi l'automobile per gli spostamenti, il totale del rimborso non potrà superare il costo
del viaggio aereo in classe economica. Il rimborso delle spese per gallerie, pedaggi autostradali,
parcheggi, traghetti, autolinee, taxi e treni potrà essere richiesto in aggiunta al rimborso chilometrico
previsto. Sarà necessario presentare le ricevute. I biglietti/coupon aerei e gli itinerari per i biglietti
elettronici, insieme alla ricevuta di pagamento con carta di credito, alla ricevuta dell'agenzia viaggi
che provi il pagamento o copia dell'assegno devono essere presentati insieme alla nota spese.
Rappresentanti del governatore distrettuale
Potrà essere effettuato un rimborso spese a favore di un qualsiasi officer distrettuale o membro del
team del governatore distrettuale, che sia diverso dal governatore, unicamente nel caso in cui il
governatore distrettuale stesso abbia autorizzato detto officer a effettuare in sua vece una visita
annuale a un club, o a consegnare una charter, o a partecipare a riunioni in occasione del 25°, 50° o
75° Anniversario della charter. I pagamenti a tali rappresentanti saranno effettuati nel rispetto della
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Normativa per i rimborsi spese dei governatori distrettuali. Tutte le richieste di rimborsi spese
dovranno essere firmate dal governatore e dal rappresentante.
Officer Internazionali in visita presso il vostro distretto
In occasione di visite da parte del presidente internazionale o dei vice-presidenti al distretto
(singolo o sub), è previsto il rimborso per la partecipazione alla riunione cui questi saranno invitati.
Non sono previste norme che prevedono un rimborso per le spese di viaggio sostenute dal
governatore per accompagnare gli officer internazionali o per l’organizzazione di dette visite.
Nel caso delle visite di tali officer al multidistretto, le spese per la partecipazione alla riunione a cui
tali officer sono stati invitati non saranno rimborsate, a meno che il viaggio non sia effettuato in
concomitanza con una riunione del consiglio multidistrettuale che sia rimborsabile.
Spese rimborsabili e spese non rimborsabili
SPESE RIMBORSABILI
• Riunioni del gabinetto e congressi distrettuali
• Visite annuali a club
• Seconde visite previa approvazione
• Visita del Presidente Internazionale in carica o del Vice Presidente al sotto-distretto
• Orientamento degli officer di club
• 25°, 50° e 75° anniversario della charter
• Presentazione della charter a nuovi Lions club o Leo club
• Riunioni per la riorganizzazione o riattivazione di un club
• Visita a club cancellati nel corso dei precedenti 12 mesi previa approvazione
• Visite a club a livello di zona (più di un club nella stessa visita)
• Consigli/congressi/conferenze multidistrettuali o nazionali
• Riunioni per lo status prioritario
• Club satelliti (insieme al club principale)
• Riunione organizzativa
• CEP, GMT, GLT
SPESE NON RIMBORSABILI
• Riunioni di circoscrizione, di zona o di comitato consultivo
• Gemellaggio
• Riunioni del Consiglio d’Amministrazione
• Presentazioni MJF
• Investitura degli officer
• Riunioni SightFirst
• Forum di area
• Riunioni di LCIF
• Funerali
• Seminari Quest
• Soccorsi in caso di disastri
• Scambi giovanili
• Presentazioni di premi
• Cani guida
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Giornata Lions con le Nazioni Unite
Quote d'iscrizione
Carburante
Riunioni di pianificazione
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