Transcript 1 Utilizzo di GFI Archiver

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compiuti sforzi ragionevoli al fine di garantire la precisione dei dati forniti, GFI non garantisce,
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tali dati e non sarà ritenuta responsabile di errori di stampa. GFI non fornisce garanzie, né
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delle informazioni contenute nel presente documento.
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GFI Archiver™ è un copyright di GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Tutti i diritti
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Versione documento: V. 2.3.0
Ultimo aggiornamento (mese/giorno/anno): 27/11/2014
1 Utilizzo di GFI Archiver
1.1 Accesso a GFI Archiver
1.2 Visualizzazione degli elementi archiviati
1.3 Lavorare con gli elementi archiviati
1.4 Ricerca elementi archiviati
1.4.1 Utilizzo di Ricerca semplice
1.4.2 Utilizzo di Ricerca avanzata
1.4.3 Ricerca posta elettronica tramite smartphone
1.5 Accesso a più cassette postali
1.6 GFI MailInsights®
1.6.1 Generazione di rapporti MailInsights
1.6.2 Pianificazione di rapporti MailInsights
1.6.3 Flusso di comunicazione
1.6.4 Utilizzo Webmail
1.6.5 Tempestività e-mail
1.6.6 Utilizzo dell’archiviazione
1.6.7 Account inattivi
1.6.8 Parole inappropriate
1.6.9 Spammer interni
1.6.10 Fuori dagli orari di ufficio
1.6.11 Rilevamento fuga di dati
1.6.12 Ricerca di lavoro
1.6.13 Ricerca frase
1.6.14 Rapporto traffico utente
1.6.15 Rapporto argomenti messaggi
1.6.16 Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica
1.6.17 Rapporto messaggi di grandi dimensioni
1.7 Modifica delle preferenze utente
2 Configurazione dell’accesso client
2.1 Installazione di Outlook Connector
2.1.1 Requisiti di sistema di Outlook® Connector
2.1.2 Software
2.1.3 Hardware
2.1.4 Download di GFI Archiver Archive Assistant
3 Configurazione di Archive Assistant
3.1 Distribuzione di File Archive Assistant
3.1.1 Download di File Archive Assistant
3.1.2 Configurazione di File Archive Assistant
3.1.3 Aggiunta di una cartella di sincronizzazione
3.2 Distribuzione di GFI Archiver App per Windows 8/RT
3.2.1 Requisiti di sistema
3.2.2 Configurazione di GFI Archiver Touch App
3.3 Configurazione dell’accesso client IMAP GFI Archiver IMAP
3.3.1 Configurazione IMAP su Android
3.3.2 Configurazione IMAP in Apple Mail 3.0
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3.3.3 Configurazione IMAP in iOS5
3.3.4 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook® 2003
3.3.5 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook® 2007
3.3.6 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook® 2010
3.3.7 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook 2013
3.3.8 Configurazione IMAP in Outlook® 2011 per Mac
3.3.9 Configurazione IMAP in Mozilla Thunderbird 10
3.3.10 Configurazione IMAP in Windows® Live Mail
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4 Glossario
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5 Indice
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1 Utilizzo di GFI Archiver
GFI Archiver consente di gestire un archivio facilmente accessibile di corrispondenza di posta
elettronica, di elementi di calendario e di documenti, eliminando la necessità di file PST e
soddisfacendo un numero crescente di normative di conformità e di eDiscovery.
Con le funzionalità di creazione rapporti degli strumenti di business intelligence di MailInsights, sarà
possibile trarre il meglio dagli elementi archiviati. Identificare i rischi legali e gestire la produttività
con rapporti basati sulle informazioni critiche per il business all’interno dell’archivio.
Fare riferimento alle seguenti sezioni per informazioni relative a:
accesso a GFI Archiver
Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati
Operazioni con i messaggi
Ricerca dei messaggi archiviati
Accesso a più cassette postali
Generazione di rapporti MailInsights
Modifica della lingua di visualizzazione e di altre opzioni
1.1 Accesso a GFI Archiver
Per accedere a GFI Archiver, selezionare una delle seguenti opzioni:
Fare clic su Start> GFI Archiver > GFI Archiver. L’applicazione verrà caricata nel browser
Internet predefinito. Digitare le credenziali di dominio (nome utente e password utilizzati per
accedere a Windows®) quando richiesto.
In alternativa, nel browser Internet, digitare il seguente URL:
http://<nome host di GFI Archiver>/<nome cartella virtuale di GFI
Archiver>
Ad esempio: http://mydomain.com/Archiver
Per impostazione predefinita, GFI Archiver non richiede credenziali di accesso al momento
dell’accesso. Utilizzerà invece le credenziali dell’utente attualmente connesso. La chiusura della
sessione del browser disconnette da GFI Archiver l’utente attualmente connesso.
NOTA
Per connettersi come utente diverso, disconnettersi dal proprio profilo e connettersi utilizzando un
altro utente di Windows®.
NOTA
Se ci si connette da un computer che non fa parte del dominio dove è installato GFI Archiver, verrà
chiesto di digitare le credenziali utilizzate per accedere al dominio dove è installato GFI Archiver.
1.2 Visualizzazione degli elementi archiviati
1. Da GFI Archiver, selezionare la scheda Archivio.
GFI Archiver
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Schermata 1: Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati
2. Nella scheda Archivio, è possibile visualizzare gli elementi archiviati di tutte le cassette postali a
cui è stato consentito l’accesso. È anche possibile eseguire numerose operazioni, come descritto nella
tabella sottostante.
OPZIONE
DESCRIZIONE
Consente la ricerca dei messaggi di posta elettronica. Digitare le
parole o le frasi da cercare e fare clic su . I risultati vengono
visualizzati nel riquadro dei messaggi di posta elettronica.
Nasconde il riquadro di anteprima dei messaggi.
Visualizza il riquadro di anteprima dei messaggi.
All’interno della pagina di elenco dei messaggi, passa dalla
visualizzazione dei messaggi di posta nella parte inferiore alla
visualizzazione nella parte laterale e viceversa.
Mostra i messaggi nella visualizzazione messaggio.
Mostra i messaggi nella visualizzazione cassetta postale.
Passa alla vista calendario e visualizza gli elementi di calendario
archiviati.
GFI Archiver
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OPZIONE
DESCRIZIONE
Passa alla visualizzazione cronologia file e mostra un elenco dei
file archiviati da File Archive Assistant.
Mostra l’elenco di cassette postali a cui ha accesso l’utente
attualmente connesso. Dall’elenco account, selezionare il
magazzino archivio di cui visualizzare le cassette postali
dall’opzione Elenca account nell’archivio. Per uscire dall’elenco
Account, fare clic su Chiudi.
Elimina i messaggi di posta selezionati, se l’amministratore di
sistema ha abilitato l’eliminazione dei messaggi di posta. Se non
si abilita Eliminazione messaggi di posta, la relativa icona non
viene visualizzata.
NOTA
Non è possibile eliminare i messaggi di posta dai magazzini
archivio di sola lettura o se è abilitata la conservazione legale.
NOTA
Per impostazione predefinita, GFI Archiver visualizza 25 elementi per pagina. Per modificare questo
valore, fare clic sul nome utente visualizzato nell’angolo superiore destro della schermata e modificare
il valore dell’opzione Numero di messaggi da visualizzare per pagina. Fare clic su Salva.
1.3 Lavorare con gli elementi archiviati
All’interno della scheda Archivio di GFI Archiver, è possibile visualizzare ed eseguire operazioni sui
vari tipi di elementi archiviati.
Passare dalle conversazioni e-mail agli elementi di calendario utilizzando i controlli forniti nella barra
attività. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Visualizzazione degli elementi archiviati
(pagina 5).
Per visualizzare un messaggio o un file archiviato, selezionarlo dalla visualizzazione della cassetta
postale o dei messaggi. In tal modo, l’elemento selezionato verrà visualizzato nel riquadro di
anteprima. Fare doppio clic su un messaggio o su un file archiviato per visualizzarlo nella finestra di
visualizzazione messaggi.
GFI Archiver
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Schermata 2: Operazioni con gli elementi archiviati all’interno di GFI MailArchiver
Per aprire un elemento di calendario archiviato, passare alla vista calendario. Selezionare l’elemento
da visualizzare. Per visualizzare i dettagli nella finestra del calendario, fare clic una volta
sull’elemento.
A seconda del tipo di elemento archiviato selezionato, le azioni seguenti potranno essere effettuate
durante la visualizzazione dei contenuti degli elementi archiviati:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Visualizza intestazione di posta elettronica/Visualizza intestazione elemento di
calendario.
Fare clic per visualizzare l’intestazione dell’e-mail o dell’elemento di calendario. Tali
intestazioni vengono visualizzate in un riquadro. Fare nuovamente clic su questo
pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro.
Visualizza thread di conversazione
Fare clic sul pulsante per visualizzare l'intera conversazione nella finestra della vista dei
messaggi di posta elettronica, nella quale sono elencati tutti i messaggi che fanno parte
della conversazione. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi
per chiudere il riquadro.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 8
OPZIONE
DESCRIZIONE
Modificare le etichette dei messaggi di posta elettronica o dell’elemento di
calendario (personale e globale)
Consente di classificare i messaggi di posta elettronica e gli elementi di calendario
mediante l'etichettatura. Questa funzione si rivela utile per ricercare specifici tipi di
messaggi di elementi archiviati. Ad esempio, cercare tutti gli elementi con l’etichetta
“Importante”.
Per aggiungere un'etichetta:
1. Da 'Etichette disponibili', digitare una nuova etichetta oppure selezionarne una
esistente.
2. Fare clic su Etichetta email per assegnare al messaggio di posta elettronica
l'etichetta digitata o selezionata.
Per rimuovere un'etichetta assegnata in precedenza:
1. Selezionare un'etichetta assegnata in precedenza.
2. Fare clic su Rimuovi etichetta.
Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il
riquadro.
NOTA
le etichette vengono visualizzate nel campo 'Etichette' in nero. Le etichette assegnate
a livello di organizzazione mediante i criteri di categorizzazione vengono visualizzate
in rosso. Non è possibile rimuovere le etichette dei criteri di categorizzazione da un
messaggio di posta elettronica.
Ripristinare i messaggi di posta elettronica/elemento di calendario
Ripristina i messaggi di posta elettronica o gli elementi di calendario utilizzando la
funzione OneClick Restore (Ripristino OneClick), che consente di ripristinare un
elemento archiviato in una specifica cassetta postale o di inoltrare una copia a un
indirizzo di posta elettronica.
Nel riquadro Ripristina e-mail, digitare l'indirizzo di posta elettronica al quale inviare la
copia dell’elemento corrente e fare clic su Ripristinare i messaggi di posta
elettronica/elemento di calendario.
Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato EML).
Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in
formato .eml. Questo formato è compatibile con una serie di client di posta, come
Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail e Mozilla Thunderbird. Nella finestra di
dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il
file.
Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato MSG).
Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in
formato .msg, che è compatibile con Microsoft Outlook®. Nella finestra di dialogo
Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file.
Scarica elemento di calendario
Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in
formato .msg, che è compatibile con Microsoft Outlook®. Nella finestra di dialogo
Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file.
Stampa e-mail/elemento di calendario
Visualizza l’elemento archiviato in formato stampabile in una nuova finestra del
browser. Utilizzare la funzione di stampa del browser in uso per stampare l’elemento.
GFI Archiver
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OPZIONE
DESCRIZIONE
Mostrare le immagini presenti nel messaggio di posta elettronica
Utilizzare questo pulsante per visualizzare le immagini incorporate nei messaggi di posta
elettronica.
Contrassegnare come non SPAM
Utilizzare questo pulsante per non contrassegnare come SPAM un messaggio
precedentemente identificato come SPAM da una soluzione antispam. Richiede la
configurazione di un criterio di conservazione SPAM.
Elimina e-mail/elemento di calendario
Elimina l’elemento corrente, se l’amministratore di sistema ha abilitato l’eliminazione
dei messaggi di posta. Se non si abilita Eliminazione messaggi di posta, la relativa icona
non viene visualizzata.
NOTA
Non è possibile eliminare gli elementi archiviati dai magazzini archivio di sola lettura
o se è abilitata la conservazione legale.
Mostra eventi elemento di calendario
Fare clic sul pulsante per visualizzare gli eventi elemento di calendario nella finestra
della vista dei messaggi di posta elettronica.
Scarica
Quando si visualizzano i file archiviati e nel corpo è permesso un collegamento
aggiuntivo di Download. Per scaricare il file e salvarlo su disco, selezionare questo
collegamento.
1.4 Ricerca elementi archiviati
Durante la ricerca degli elementi archiviati, quali messaggi, file, elementi di calendario o fax, GFI
Archiver invierà una query all’indice di ricerca per recuperare qualsiasi elemento corrispondente e il
relativo allegato. All’interno di GFI Archiver, è possibile eseguire le ricerche utilizzando:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ricerca rapida
Usare la casella di testo nella barra degli strumenti per cercare in tutti i
messaggi archiviati per l’utente selezionato e il magazzino archivio.
Nella casella di testo Ricerca rapida, è anche possibile utilizzare i
seguenti caratteri jolly:
? - Corrisponde a un carattere singolo
*: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri.
Ad esempio:
Per trovare i messaggi contenenti la parola ‘Svizzero’, digitare
‘svi????o’ o ‘sv*o’.
Ricerca semplice
Espandere la Ricerca rapida per filtrare la ricerca in base a criteri
semplici, quali mittente, ricevente, oggetto, data e altre informazioni.
Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca semplice
(pagina 11).
Ricerca avanzata
Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, utilizzare le opzioni
avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di
Ricerca avanzata (pagina 13).
I messaggi che corrispondono alla query di ricerca vengono visualizzati nel riquadro dei messaggi di
posta. GFI Archiver visualizza un massimo di 25 messaggi di posta elettronica per pagina. Se per
ciascuna query di ricerca vengono restituiti più di 25 messaggi di posta elettronica, GFI Archiver
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 10
distribuisce i messaggi su pagine separate. Utilizzare il dispositivo di scorrimento posto nella parte
inferiore del riquadro messaggi, per passare da una pagina alla successiva.
1.4.1 Utilizzo di Ricerca semplice
La Ricerca semplice è un’estensione della funzionalità di Ricerca rapida che consente di utilizzare
criteri di ricerca aggiuntivi per la ricerca dei messsaggi, dei file, degli elementi di calendario o dei
fax/messaggi SMS in tutti i magazzini archivi.
Per utilizzare la Ricerca semplice:
1. Dalla scheda Archivio, fare clic sull’icona a discesa
accanto alla casella di testo Cerca.
Schermata 3: opzioni di ricerca semplice
2. Nell’area Cerca, selezionare E-mail per cercare i messaggi in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le
seguenti funzionalità di ricerca:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Contiene
Immettere la parola chiave da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti
caratteri jolly:
? - Corrisponde a un carattere singolo
*: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri.
Oggetto
Ricerca messaggi con uno specifico oggetto.
Data di invio
Indica la data in cui è stato inviato il messaggio da cercare.
Da
Specificare l’indirizzo di posta elettronica o il nome visualizzato di Active Directory ®
del mittente del messaggio di posta elettronica di cui cercare i messaggi.
A
Indicare l’indirizzo di posta elettronica o il nome visualizzato di Active Directory ®
del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi.
Allegato
Cerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico contenuto in un
punto qualsiasi dell’allegato.
Opzioni avanzate
Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni
avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata
(pagina 13).
Reimposta
Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo.
Salva
Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere
attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra
Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio.
Cerca
Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle
condizioni selezionate.
GFI Archiver
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3. Nell’area Cerca, selezionare File per cercare i file archiviati in tutti i magazzini archivi. Utilizzare
le seguenti funzionalità di ricerca:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Nome file
Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile
utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:
? - Corrisponde a un carattere singolo
*: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri.
Tipo di file
Specificare un tipo di file dall’elenco disponibile o selezionare Qualsiasi
(predefinito).
Data ultima modifica
Selezionare un’opzione dall’elenco disponibile oppure selezionare Personalizzato e
indicare un intervallo di date utilizzando i comandi del calendario.
Opzioni avanzate
Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni
avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata
(pagina 13).
Cerca
Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle
condizioni selezionate.
Reimposta
Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo.
Salva
Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere
attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra
Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio.
4. Nell’area Cerca, selezionare Calendario per cercare gli elementi di calendario archiviati in tutti i
magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Contiene
Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile
utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:
? - Corrisponde a un carattere singolo
*: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri.
Organizzatore
Specificare il nome dell’organizzatore dell’evento.
Oggetto
Ricerca gli elementi di calendario con uno specifico oggetto.
Partecipanti invitati
Specificare il nome delle persone invitate all’evento.
Inizio evento
Selezionare un’opzione dall’elenco disponibile oppure selezionare Personalizzato e
indicare un intervallo di date utilizzando i comandi del calendario.
Percorso
Specificare il nome del luogo dove si svolge l’evento.
Opzioni avanzate
Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni
avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata
(pagina 13).
Cerca
Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle
condizioni selezionate.
Reimposta
Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo.
Salva
Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere
attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra
Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio.
5. Nell’area Cerca, selezionare Fax per cercare i fax e i messaggi SMS archiviati in tutti i magazzini
archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca:
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 12
OPZIONE
DESCRIZIONE
Contiene
Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile
utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:
? - Corrisponde a un carattere singolo
*: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri.
Tipo
Passaggio da fax a SMS utilizzando l'elenco a discesa.
Data di invio
Per impostare la data in cui è stato inviato il fax o l’SMS da cercare, scegliere
dall’elenco disponibile.
Da
Specificare l'indirizzo del mittente da cercare.
A
Specificare l'indirizzo del destinatario da cercare.
Opzioni avanzate
Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni
avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata
(pagina 13).
Cerca
Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle
condizioni selezionate.
Reimposta
Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo.
Salva
Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere
attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra
Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio.
NOTA
L’opzione di ricerca fax viene visualizzata solo quando la scheda Ricerca archiviazione di fax è
abilitata dall’amministratore di GFI Archiver.
1.4.2 Utilizzo di Ricerca avanzata
La Ricerca avanzata è un’estensione della funzionalità di Ricerca semplice che consente di utilizzare
una gamma più vasta di criteri di ricerca per gli elementi archiviati.
Per utilizzare la funzione Ricerca avanzata:
1. Dalla scheda Archivo, fare clic sull’icona a discesa
rapida e selezionare Opzioni avanzate.
posta accanto alla casella di testo Ricerca
Schermata 4: Opzioni di ricerca avanzate
2. Nell’area Opzioni di ricerca avanzate, utilizzare le funzionalità di ricerca avanzata descritte di
seguito:
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 13
OPZIONE
DESCRIZIONE
Cerca nei messaggi
di posta elettronica
Seleziona l’utente di Active Directory dall’elenco disponibile.
Magazzino archivio
Indica il magazzino archivio dove verrà eseguita la ricerca. Selezionare uno o più
magazzini archivi dall’elenco di magazzini archivi disponibili.
Data di invio
Indica la data in cui è stato inviato il messaggio da cercare.
Include e/qualsiasi
Indica se visualizzare gli elementi che soddisfano tutte le condizioni o gli elementi
che soddisfano una qualsiasi delle condizioni. Dall’elenco a discesa selezionare:
Qualsiasi: visualizza gli elementi archiviati che soddisfano almeno una delle
condizioni indicate.
E: visualizza gli elementi archiviati che soddisfano tutte le condizioni indicate.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 14
OPZIONE
DESCRIZIONE
Per aggiungere le condizioni, fare clic su questo pulsante. Le condizioni disponibili
sono:
Oggetto: ricerca messaggi con uno specifico oggetto.
Mittente: specificare l’indirizzo e-mail o il nome visualizzato di Active
Directory ® del mittente dell’e-mail di cui cercare i messaggi.
Destinatario: indicare l’indirizzo e-mail o il nome visualizzato di Active
Directory ® del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi.
Ccn: indicare l’indirizzo e-mail o il nome visualizzato di Active Directory ® del
destinatario il cui indirizzo è stato immesso nel campo Ccn.
Data di invio: cercare i messaggi inviati prima, dopo o esattamente in una data
specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È
esattamente.
Data di ricezione: cerca i messaggi ricevuti prima, dopo o esattamente in una
data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È
esattamente.
Data di inizio: ricerca di elementi di calendario che antecedono a una data
specifica.
Dimensioni (KB): cerca elementi superiori, inferiori o uguali a una dimensione
specifica. Immettere una dimensione e selezionare Maggiore di, Inferiore di e È
esattamente.
ID messaggio: cerca tramite il campo ‘ID messaggio’ presente nell’intestazione
del messaggio. Digitare o incollare l’id messaggio dell’e-mail da cercare.
Intera email: per ricercare messaggi di posta elettronica che includono un
contenuto specifico nel corpo del messaggio e negli allegati.
Corpo: cerca messaggi di posta elettronica che includono del contenuto specifico
nel corpo.
Allegato: cerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico
contenuto in un punto qualsiasi dell’allegato.
Contiene documento: cerca solo nei messaggi con documento allegato.
Cartella: cerca gli elementi contenuti in una cartella specifica della cassetta
postale.
Cartella/sottocartella: cerca gli elementi contenuti in una sottocartella
specifica all’interno di una cartella della cassetta postale.
Etichetta: cerca messaggi di posta elettronica a cui è stata assegnata
un'etichetta specifica.
NOTA
Per rimuovere una condizione di ricerca, fare clic sul simbolo
accanto alla condizione.
GFI Archiver
visualizzato
1 Utilizzo di GFI Archiver | 15
OPZIONE
DESCRIZIONE
Esclude tutte le
seguenti condizioni
Indica un elenco di condizioni che NON dovranno essere soddisfatte dagli elementi
archiviati affinché siano restituiti come risultato di ricerca. Selezionare le condizioni
da applicare, quindi fare clic su . Le condizioni che possono essere selezionate sono
simili a quelle del campo di cui sopra.
NOTA
Per rimuovere un criterio di ricerca, fare clic sul simbolo
criterio.
riportato accanto al
Torna alle opzioni
di base
Fare clic sull’opzione per tornare alla funzione di Ricerca semplice. Per ulteriori
informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca semplice (pagina 11).
Reimposta
Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo.
Salva
Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere
attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra
Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio.
Cerca
Inizia la ricerca degli elementi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle
condizioni selezionate.
1.4.3 Ricerca posta elettronica tramite smartphone
All’interno di GFI Archiver, è possibile cercare i messaggi di posta utilizzando uno smartphone.
NOTA
Questa funzionalità è supportata dai seguenti sistemi operativi:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Per effettuare una ricerca semplice:
1. Avviare il browser Internet sul proprio smartphone e inserire l’URL relativo a GFI Archiver,
utilizzando il formato seguente:
http://<nome host di GFI Archiver>/<nome cartella virtuale di GFI
Archiver>
Ad esempio:
http://mydomain.com/Archiver
2. Accedere utilizzando le proprie credenziali.
NOTA
L’interfaccia utente mobile utilizza le medesime impostazioni di lingua configurate dall’utente in GFI
Archiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Modifica delle preferenze utente (pagina 44).
3. Digitare il testo da cercare e fare clic su Cerca.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 16
4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare i risultati riportati. I risultati vengono ordinati
per data in ordine discendente.
NOTA
La funzionalità di ricerca per cellulari restituisce 10 messaggi per pagina. Tramite i comandi forniti, è
possibile visualizzare altre pagine. Il numero massimo di risultati è 5000.
Schermata 5: Visualizzazione conversazione dello smartphone
5. Fare clic sul soggetto del messaggio per visualizzarlo oppure selezionare Visualizza conversazione
per visionare i messaggi correlati.
NOTA
L’interfaccia utente per cellulari è basata sulla ricerca negli archivi di posta elettronica. Per
funzionalità avanzate di ricerca e visualizzazione, accedere a GFI Archiver dal computer.
NOTA
L’interfaccia utente mobile consente agli utenti di accedere SOLO alla loro cassetta postale.
1.5 Accesso a più cassette postali
Dalla scheda Archivio, è possibile visualizzare gli elementi archiviati nelle cassette postali degli altri
utenti, purché si disponga di accesso al loro archivio. Un utente con diritti amministrativi può
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 17
concedere o revocare l’accesso alle cassette postali degli altri utenti dalla funzionalità di Controllo di
accesso di GFI Archiver.
NOTA
La funzione Cerca utente da aggiungere è disabilitata se l’utente attualmente connesso non ha
accesso alle cassette postali degli altri utenti oppure se non vi sono messaggi da visualizzare.
Schermata 6: Accesso a più cassette postali
Per visualizzare gli elementi archiviati per una cassetta postale diversa:
1. Digitare il nome della cassetta postale di cui visualizzare gli elementi archiviati nella casella di
ricerca Cerca utente da aggiungere. Verrà visualizzato un elenco di nomi che corrispondono a quello
digitato e a cui si dispone di accesso.
2. Selezionare l’utente e fare clic sul pulsante
accanto al campo di ricerca.
3. Selezionare l’utente appena aggiunto dal campo Visualizza conversazioni di:.
4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare o effettuare ricerche all’interno degli elementi
archiviati.
1.6 GFI MailInsights®
GFI MailInsights® è una funzionalità di creazione rapporti interna di GFI Archiver che utilizza gli
elementi archiviati per fornire informazioni relative all’utilizzo della posta elettronica e alle
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 18
tendenze. Utilizzare questa funzionalità per generare rapporti di gestione e risorse umane che
forniscano una panoramica dell’utilizzo o dell’abuso della posta elettronica e delle risorse.
NOTA
GFI MailInsights® viene abilitato solo per gli utenti che dispongono dei diritti di accesso richiesti. Per
ulteriori informazioni rivolgersi all'amministratore di sistema.
I rapporti disponibili sono:
NOME RAPPORTO
DESCRIZIONE
Flusso di comunicazione
Monitoraggio degli schemi di comunicazione degli
utenti/gruppi all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
Utilizzo di WebMail
Identificazione degli utenti principali che utilizzano i servizi
webmail per la posta. Identifica le potenziali perdite di dati e
l’uso non appropriato della posta.
Tempestività e-mail
Informazioni sul tempo medio impiegato dagli utenti per
rispondere ai messaggi di posta elettronica interni ed esterni.
Utilizzo dell’archiviazione
Per comprendere l’impatto degli allegati sui costi di
archiviazione della posta. Per creare i criteri di conservazione
appropriati per il controllo dello spazio di archiviazione
relativo alla posta elettronica.
Account inattivi
Restituisce un elenco di account che hanno ricevuto posta ma
non hanno risposto nel tempo specificato.
Parole inappropriate
Monitoraggio del linguaggio inappropriato in un messaggio di
posta che viola le politiche aziendali.
Spammer interni
Per individuare gli utenti interni che includono troppi
destinatari nei campi A/CC/CCn.
Fuori dagli orari di ufficio
Restituisce un elenco di account di posta elettronica interni
con l’attività di invio al di fuori degli orari di ufficio. Per
individuare i comportamenti che potrebbero richiedere esami
più approfonditi.
Rilevamento fuga di dati
Identifica messaggi con codici carta di credito, numeri di
previdenza sociale USA o altri documenti e informazioni
riservate.
Ricerca di lavoro
Identifica i messaggi inviati o ricevuti contenenti curriculum
o inviati a siti di ricerca lavoro.
Ricerca frase
Ricerca di termini o frasi specifici all’interno dei messaggi
archiviati.
Traffico utente
Visualizza il numero di messaggi scambiati tra gli utenti o
gruppi selezionati e i loro contatti.
Argomenti messaggi
Elenca argomenti e parole comuni rilevate nei messaggi
scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti.
Indicatori prestazioni posta elettronica
Analisi messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti allo
scopo di classificare la produttività degli utenti in base a una
serie di indicatori predefiniti delle prestazioni.
Rapporto messaggi di grandi dimensioni
per
Identifica i messaggi di grandi dimensioni che potrebbero
occupare spazio indesiderato all’interno dell’archivio. Gli
allegati dei messaggi di posta vengono classificati in base a
categorie specifiche.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 19
1.6.1 Generazione di rapporti MailInsights
I rapporti generati vengono inviati via posta elettronica all’utente connesso o a un utente specificato
nel campo Inoltra a. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx).
Per generare un rapporto:
1. Selezionare la scheda MailInsights® e scegliere il rapporto desiderato.
2. Utilizzare i filtri disponibili selezionando un valore in base al quale applicare il filtro.
3. (Facoltativo) Nel campo Inoltra, inserire l’indirizzo di posta elettronica del destinatario.
NOTA
Quando si utilizza l’opzione di inoltro della posta elettronica, il rapporto viene ricevuto dall’utente che
lo genera e dagli utenti specificati nel campo Inoltra.
NOTA
Inserire gli indirizzi di posta elettronica separati da “;” (punto e virgola)
4. Fare clic su Invia rapporto, posto nella parte inferiore di ciascuna pagina del rapporto.
1.6.2 Pianificazione di rapporti MailInsights
Ogni rapporto MailInsights® può essere pianificato per l’esecuzione automatica.
Pianificazione di un rapporto:
1. Selezionare la scheda MailInsights® e scegliere il rapporto desiderato.
2. Utilizzare i filtri disponibili selezionando un valore in base al quale applicare il filtro.
3. Fare clic su Pianificazione.
Schermata 7: Pianificazione dei rapporti MailInsights®
4. Nel campo Nome rapporto, immettere un nome significativo per il rapporto.
5. (Facoltativo) Nel campo Inoltra, inserire l’indirizzo di posta elettronica del destinatario (o dei
destinatari).
6. Dall’elenco a discesa Pianificazione rapporto, selezionare la frequenza di esecuzione del
rapporto. Le opzioni disponibili sono: Giornaliera, Settimanale o Mensile.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 20
7. Nel campo Alle, specificare l’ora.
8. Fare clic su Salva & pianifica rapporto.
1.6.3 Flusso di comunicazione
Il grafico Flusso di comunicazione fornisce una panoramica dei messaggi di posta scambiati tra gli
utenti/gruppi selezionati e i relativi contatti.
Schermata 8: Flusso di comunicazione di MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita. È possibile
selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Selezionare l’utente o il gruppo Active Directory ®.
Destinatari
Selezionare Interne, Esterne o Tutti.
Includi
Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari. Il valore predefinito è
Top 20.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF
o Excel (.xlsx).
Il rapporto generato visualizza l’utente selezionato o gruppo come singola entità nel mezzo del
grafico. I contatti vengono separati dai domini. Ciascun cluster di dominio viene visualizzato con un
colore diverso. La larghezza del margine tra i nodi indica la forza della relazione di posta tra entità
diverse.
La tabella sotto il grafico visualizza le seguenti informazioni:
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 21
OPZIONE
DESCRIZIONE
E-mail contatto
Indirizzo e-mail contatto.
E-mail inviate
Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati.
E-mail ricevute
Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti.
Totale messaggi
Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti.
Ultima comunicazione
Data e ora dell’ultimo messaggio di posta inviato/ricevuto.
1.6.4 Utilizzo Webmail
L’area Utilizzo WebMail consente di generare un rapporto che visualizza l’interazione degli utenti
interni con gli account di webmail.
Schermata 9: Utilizzo Webmail MailInsights
Il rapporto può essere filtrato mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita. È possibile
selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Selezionare l’utente o il gruppo Active Directory ®.
Includi
Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è
Top 20.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF
o Excel (.xlsx).
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 22
Il rapporto generato rappresenta i messaggi totali inviati e ricevuti nel periodo specificato. L’area
Riepilogo nella parte superiore del rapporto visualizza i principali provider di WebMail, con un
riepilogo dei messaggi di posta inviati e ricevuti per provider.
La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Utente
Indirizzo e-mail utente.
Totale messaggi
Numero totale di messaggi di contatti interni.
E-mail inviate
Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati.
E-mail ricevute
Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti.
Media/Giorno
Media dei messaggi inviati e ricevuti al giorno.
Percentuale totale
Percentuale dei messaggi totali dal Web.
NOTA
Il rapporto di utilizzo WebMail include i seguenti provider di webmail: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live;
AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com
1.6.5 Tempestività e-mail
Il rapporto Tempestività e-mail indica una media del tempo impiegato dai dipendenti nella risposta ai
messaggi di posta.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 23
Schermata 10: Tempestività e-mail MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (Ultimi 7 giorni). È
possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Selezionare l’utente o il gruppo Active Directory ®.
Includi
Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è
Tutti.
Ordina per
Specificare il metodo di ordinamento. Le opzioni disponibili sono:
Per nome (predefinita)
Per tempestività
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o
Excel (.xlsx).
Il rapporto generato visualizza un grafico a barre che rappresenta gli utenti sull’asse delle y e la
tempestività in ore sull’asse delle x. I dati vengono ordinati in base ai criteri definiti.
I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Utente
Nome o indirizzo di posta elettronica dell’utente.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 24
OPZIONE
DESCRIZIONE
Tempestività media
Tempestività media per tutta la posta (ore).
Tempestività media e-mail interne
Tempo di risposta medio agli utenti interni (ore).
Tempestività media e-mail esterne
Tempo di risposta medio alle e-mail esterne (ore).
1.6.6 Utilizzo dell’archiviazione
Il rapporto Utilizzo dell’archiviazione visualizza lo spazio utilizzato dalle varie categorie di allegato.
Schermata 11: Utilizzo dell’archiviazione di MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (questo mese). È
possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Selezionare Tutti (predefinito), Utente o gruppo di Active Directory ®
Tipo
elemento
Selezionare una delle seguenti opzioni disponibili: E-mail, File o E-mail e file.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o
Excel (.xlsx).
Il rapporto generato è costituito da un grafico con stack che rappresentano le diverse categorie di
allegato. L’asse x del grafico visualizza le parentesi di varie dimensioni e il grafico delle y riporta le
dimensioni dell’allegato.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 25
NOTA
Le categorie dell’allegato per il rapporto Utilizzo dell’archiviazione sono: Immagini, Documenti,
Musica, Video e altri
La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni aggiuntive:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Data
Data di ricezione del messaggio di posta.
Totale dimensione
Dimensioni totali dell’allegato.
Immagini
Dimensioni totali dell’allegato per la categoria Immagini.
Documenti
Dimensioni totali dell’allegato per la categoria Documenti.
Musica
Dimensioni totali dell’allegato per la categoria Musica.
Video
Dimensioni totali dell’allegato per la categoria Video.
Altro
Dimensioni totali dell’allegato per la categoria Altro.
1.6.7 Account inattivi
L’area Account inattivi consente di generare un rapporto che visualizza gli account interni che non
sono più attivi.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 26
Schermata 12: Account inattivi di MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È
possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o
Excel (.xlsx).
NOTA
Un account inattivo è un account che ha ricevuto messaggi di posta ma che non ne ha inviati
nell’intervallo di date in questione.
Il rapporto restituisce un elenco di account inattivi.
1.6.8 Parole inappropriate
L’area Parole inappropriate consente di generare un rapporto che identifica eventuali utilizzi di
linguaggio inappropriato nei messaggi di posta elettronica. Le parole inappropriate possono includere
termini sessisti, razzisti o bestemmie.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 27
Schermata 13: Parole inappropriate di MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (Oggi). È possibile
selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Destinatari
Seleziona tutto, Solo interni, Solo esterni
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF
o Excel (.xlsx).
Il rapporto generato visualizza i dati in una tabella che elenca quanto segue:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Data/ora
Data e ora del messaggio.
Mittente
Indirizzo posta elettronica del mittente.
Oggetto
Oggetto del messaggio.
1.6.9 Spammer interni
Il rapporto Spammer interni consente di generare un elenco che identifica gli account interni di posta
degli utenti che includono un vasto numero di destinatari nei loro messaggi di posta. Questo rapporto
prende in considerazione i destinatari nei campi A, CC o Ccn.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 28
Schermata 14: Spammer interni MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È
possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Includi
Specificare il numero di account di posta per includere fino a un massimo di 1000 utenti.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o
Excel (.xlsx).
I dati del rapporto vengono visualizzati in una tabella che elenca quanto segue:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Nome utente
Nome utente o indirizzo e-mail del mittente.
Numero medio di
destinatari
Numero medio di destinatari che hanno ricevuto posta dal mittente durante il
periodo di tempo specificato.
1.6.10 Fuori dagli orari di ufficio
Utilizzare questo rapporto per identificare gli utenti di posta interni che inviano messaggi al di fuori
degli orari di ufficio.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 29
Schermata 15: Fuori dagli orari di ufficio di MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Rapporto
per
Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i
dipendenti (predefinito) o su un gruppo di Active Directory ®.
Includi
Specificare il numero di risultati da visualizzare, fino a un massimo di 1000. Valore predefinito =
50.
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (questo mese). È
possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o
Excel (.xlsx).
Orari di
ufficio
Inserire un intervallo di tempo che rispecchia le normali ore lavorative della propria
organizzazione.
Settimana
lavorativa
Selezionare i giorni di lavoro della propria organizzazione. I giorni selezionati sono considerati
come parte degli orari di ufficio normali.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 30
OPZIONE
DESCRIZIONE
Giorni
non
lavorativi
Utilizzare il calendario per definire i giorni non lavorativi di date passate e future. Le date
selezionate sono elencate nella finestra fornita. I giorni non lavorativi possono includere festività
pubbliche e giorni di chiusura aziendale.
IMPORTANTE
Le impostazioni saranno salvate solo se verrà completata la generazione del rapporto. Se si
esce dalla pagina prima di generare il rapporto, tutte le impostazioni saranno perdute.
NOTA
Quando si utilizza il pulsante Cancella tutti, le date configurate verranno cancellate per tutti
gli anni.
I seguenti esempi descrivono in che modo il rapporto funzionerà quando viene configurato in scenari
tipici:
Scenario 1: Un’organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì, con orario di inizio e di fine nella
stessa giornata, ad esempio dalle 9.00 alle 18.00.
Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 18.00 e le 9.00 dal lunedì al venerdì e tutta la
giornata di sabato e domenica.
Scenario 2: Un’organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L’orario di inizio e di fine include la
mezzanotte, ad esempio dalle 20.00 alle 5.00.
In questo caso, il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al
venerdì e quelli inviati di sabato e domenica. I messaggi inviati di sabato tra la mezzanotte e le 5.00
non saranno presi in considerazione, poiché sono inclusi nelle normali ore di lavoro.
Scenario 3: Un’organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L’orario di inizio e di fine include la
mezzanotte, il mercoledì è una festività pubblica.
Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al venerdì, i messaggi
inviati di sabato e domenica e tutti i messaggi inviati di mercoledì da mezzanotte a mezzanotte.
I risultati del rapporto generato vengono visualizzati nel grafico a barra orizzontale. Un riepilogo del
rapporto sopra il grafico indica i primi 3 utenti che hanno inviato posta al di fuori degli orari di ufficio.
I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni:
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 31
OPZIONE
DESCRIZIONE
E-mail
Indirizzo e-mail dell’utente
Numero di messaggi posta elettronica
inviati
Numero di messaggi di posta elettronica inviati fuori dagli orari
di ufficio
1.6.11 Rilevamento fuga di dati
Utilizzare questo rapporto per trovare i messaggi di posta che potrebbero contenere dati sensibili. Il
rapporto individuerà i messaggi di posta inviati o ricevuti contenenti:
Numeri delle principali carte di credito (Visa, Mastercard, American Express, Diner’s Club,
Discover)
Numero previdenza sociale USA
Documenti e informazioni confidenziali
NOTA
Il rapporto analizza i messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato.
Schermata 16: Rapporto Rilevamento fuga di dati MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 32
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (Ultimi 3 mesi). È
possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i
dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory ®.
Destinatari
Destinatari interni, esterni o entrambi. L’impostazione predefinita è entrambi.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o
Excel (.xlsx).
I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla
data. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica i primi 3 utenti che hanno inviato posta al di
fuori degli orari di ufficio.
La tabella contiene le informazioni seguenti:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Data
Visualizza la data e l’ora del messaggio di posta.
Mittente
Indirizzo posta elettronica del mittente.
Oggetto
Oggetto del messaggio.
NOTA
Le voci nella colonna dell’oggetto contengono un collegamento per la visualizzazione del
messaggio rilevato.
Tipo di
fuga
Il tipo di fuga può essere: carta di credito, numero di previdenza sociale, dati confidenziali,
sanitari,
NOTA
Se vengono rilevati più tipi di fuga, verrà visualizzato solo il primo tipo.
1.6.12 Ricerca di lavoro
Utilizzare questo rapporto per identificare gli utenti interni che scambiano messaggi di posta con i siti
di ricerca lavoro. Il rapporto rileva i messaggi di posta inviati o ricevuti contenenti curriculum.
NOTA
Il rapporto consente di identificare i messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 33
Schermata 17: Rapporto ricerca di lavoro per MailInsights
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (questo
mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto per
Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su
tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory ®.
Domini
L’elenco di domini riportati in quest’area verrà aggiunto ai criteri di ricerca del
rapporto. Aggiungere i domini digitando l’URL nel campo disponibile e facendo clic su
. Per rimuovere un dominio, fare clic su
elenco.
. Cancella tutti rimuove gli URL riportati in
L’elenco predefinito dei siti di ricerca lavoro include: Monster.com; Jobster.com;
jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com;
jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk;
cityjobs.com.
Formato rapporto
GFI Archiver
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in
formato PDF o Excel (.xlsx).
1 Utilizzo di GFI Archiver | 34
I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla
data. Un riepilogo del rapporto sopra la tabella mostra i primi 3 utenti che hanno scambiato messaggi
di posta con i domini di ricerca lavoro.
La tabella contiene le informazioni seguenti:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Data
Visualizza la data e l’ora del messaggio di posta.
Mittente
Indirizzo posta elettronica del mittente.
Oggetto
Oggetto del messaggio.
NOTA
Le voci nella colonna dell’oggetto contengono un collegamento per la
visualizzazione del messaggio rilevato.
1.6.13 Ricerca frase
Ricerca di termini o frasi specifici all’interno dei messaggi archiviati tramite il rapporto Ricerca frase.
Il rapporto esegue query di ricerca sull’intero corpo del messaggio e sugli allegati allo scopo di
rilevare i messaggi contenenti i termini specificati e visualizza i risultati sotto forma di grafico a torta
o a linee in pila.
NOTA
Il rapporto rileva le frasi nei messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 35
Schermata 18: Rapporto Ricerca frase MailInsights
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita (questo mese).
È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto per
Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i
dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory ®.
Tipo di grafico
Scegliere tra un grafico a porta e a barre in pila. Il grafico a torta illustra la percentuale
totale di messaggi per i risultati trovati mentre il grafico a barre in pila mostra il numero
di messaggi inviati giornalmente.
Frasi
Le frasi possono essere composte da una o più parole. Utilizzare le virgolette (") per
cercare le frasi esatte o inserire le parole senza le virgolette per cercare le parole
immesse. Il limite di 10 frasi assicura che il rapporto non consumi troppe risorse o che
richieda troppo per essere eseguito.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato
PDF o Excel (.xlsx).
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 36
I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla
data. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica il numero totale di messaggi e i messaggi totali
che corrispondevano a una frase.
La tabella contiene le informazioni seguenti:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Data
Visualizza la data e l’ora di invio del messaggio di posta.
Mittente
Indirizzo posta elettronica del mittente.
Oggetto
Visualizza l’oggetto dell’e-mail. Se si dispone dell’autorizzazione per visualizzare l’e-mail,
è possibile selezionare le voci nella colonna dell’oggetto per visualizzare il messaggio
rilevato.
Frase
La frase che è stata trovata nell’e-mail.
1.6.14 Rapporto traffico utente
Il grafico Traffico utente fornisce una panoramica dei messaggi di posta scambiati tra gli utenti
selezionati e i relativi contatti. Elenca inoltre indirizzi di posta elettronica univoci della posta inviata
o ricevuta.
Schermata 19: Traffico utente di MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 37
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita. È possibile
selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Formato
rapporto
Selezionare l’utente o il gruppo Active Directory ®.
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF
o Excel (.xlsx).
Il rapporto generato elenca la comunicazione relativa all’utente o al gruppo selezionato. Gli indirizzi
e-mail elencati nella tabella mostrano le varie comunicazioni scambiate tra quell’indirizzo e-mail
specifico e l’utente o il gruppo selezionato.
La tabella sotto il grafico visualizza le seguenti informazioni:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Indirizzo
Email
Indirizzo di posta elettronica di contatto.
Inviati
Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati.
Ricevuti
Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti.
Interne
Numero totale di messaggi di posta elettronica interni inviati e ricevuti.
In arrivo
Numero totale di messaggi di posta in entrata provenienti dal di fuori dell’organizzazione.
In uscita
Numero totale di messaggi di posta in uscita inviati a indirizzi al di fuori
dell’organizzazione.
1.6.15 Rapporto argomenti messaggi
Il Rapporto argomenti messaggi elenca argomenti rilevati nei messaggi scambiati tra gli utenti o
gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca anche le parole più comuni rilevate all’interno dei
messaggi. Il presente rapporto utilizza gli indici di ricerca per identificare i termini più utilizzati.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 38
Schermata 20: Argomenti messaggi di MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita. È possibile
selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Formato
rapporto
Selezionare l’utente o il gruppo Active Directory ®.
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF
o Excel (.xlsx).
Il rapporto generato mostra la cassetta postale selezionata, che può appartenere a un utente o a un
gruppo e la visualizza nella parte superiore del rapporto. Il rapporto di riepilogo visualizza le 5 parole
chiave principali per l’utente selezionato e il numero totale di messaggi per ogni parola chiave. Un
istogramma in pila mostra le 10 parole chiave principali sull’asse delle x e il numero di volte che sono
state rilevate sull’asse delle y.
I dati vengono suddivisi in due tabelle sottostanti, come segue:
TABELLA
DESCRIZIONE
Parole chiave principali per
l’organizzazione
Una tabella che elenca le parole chiave e le occorrenze totali di ciascuna
parola.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 39
TABELLA
DESCRIZIONE
Argomenti messaggi
Una tabella contenente la data, il mittente e l’oggetto di ogni messaggio
individuato e la frase cercata.
NOTA
La tabella Parole chiave principali per l’organizzazione visualizza le informazioni provenienti dai
magazzini archivi che rientrano in parte o del tutto nel periodo di tempo richiesto. La tabella
Argomenti messaggi mostra le informazioni delle e-mail ricevute solamente durante il periodo
selezionato.
1.6.16 Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica
Gli indicatori di prestazioni dei messaggi di posta elettronica classificano la produttività degli utenti
in base a una serie di indicatori predefiniti delle prestazioni, confrontando le tendenze di utilizzo in
un periodo di tempo. I risultati sono utili quando si esegue il rapporto su un gruppo di persone con la
medesima descrizione del lavoro, dato che tali persone dovrebbero presentare tendenze di utilizzo
della posta simili.
I calcoli delle prestazioni sono basati sui messaggi inviati e ricevuti. I risultati vengono visualizzati in
base ai seguenti indicatori:
OPZIONE
DESCRIZIONE
È socievole
Una persona amichevole, disposta a parlare e a partecipare in attività con altri.
Prende
l’iniziativa
È in grado di valutare e avviare le attività in modo indipendente.
È espressivo
Una persona in grado di esprimere in modo efficace pensieri o emozioni.
È organizzato
Approccio sistematico, apprezza l’ordine ed è in grado di adempiere con efficienza alle
attività assegnate.
È responsabile
Adempie gli obblighi di eseguire un compito come parte del lavoro o del ruolo.
È possibile escludere messaggi specifici dal rapporto, così da eliminare determinati messaggi
irrilevanti, quali le newsletter o le notifiche automatiche.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 40
Schermata 21: Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica MailInsights®
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita. Selezionare Ultimi
6 mesi o Ultimi 12 mesi.
Rapporto
per
GFI Archiver
Selezionare l’utente o il gruppo Active Directory ®.
1 Utilizzo di GFI Archiver | 41
OPZIONE
DESCRIZIONE
Messaggi di
posta
elettronica
esclusi
Immettere gli indirizzi di posta elettronica da escludere dal rapporto. Ad esempio, è possibile
escludere newsletter e notifiche automatiche di sistema. Ad esempio, *@newsletters.com.
Peso
Il peso rappresenta le categorie utente che normalmente definiscono gli utenti con un ruolo
specifico. Ad esempio, un commesso è solito inviare più messaggi di quelli ricevuti, mentre un
account manager riceve più messaggi di quelli che invia. Selezionare dalle opzioni seguenti:
Normale: un utente normale invia e riceve quantitativi uguali di messaggi.
Mittente pesante: un utente che ricopre questo ruolo solitamente invia più messaggi di
quelli che riceve.
Ricevente: un utente che solitamente riceve più messaggi di quelli che invia.
Formato
rapporto
Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o
Excel (.xlsx).
Il rapporto generato visualizza un grafico a barre con i dati contraddistinti da colori. Le informazioni
per la cassetta postale selezionata, che può appartenere a un utente o a un gruppo, vengono
interpretate nelle due tabelle sottostanti al grafico. Le tabelle sono costituite dalle seguenti
informazioni:
TABELLA
DESCRIZIONE
Fattori
Elenca un punteggio per ciascun indicatore di prestazioni per mese (o per utente se il
rapporto viene generato per un gruppo).
Statistiche
raccolte
I messaggi totali vengono elencati per utente (se il rapporto viene generato per un gruppo) o
per mese.
Indirizzo e-mail (utente)/mese
Totale messaggi inviati
Totale messaggi ricevuti
Totale risposte inviate
Messaggi totali indirizzati a destinatari multipli ricevuti
Messaggi totali indirizzati a destinatari multipli inviati
Allegati inviati
Allegati ricevuti
1.6.17 Rapporto messaggi di grandi dimensioni
Il rapporto messaggi di grandi dimensioni visualizza il numero di messaggi superiori a una determinata
dimensione che sono stati scambiati tra utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca inoltre le
categorie di allegati (ad esempio video, immagini, musica, documenti e altro).
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 42
Schermata 22: MailInsights® Messaggi di grandi dimensioni
Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Ambito
Specificare l’intervallo di date oppure utilizzare l’impostazione predefinita. È possibile
selezionare le date degli ultimi 6 mesi.
Rapporto
per
Dimensione
Selezionare l’utente o il gruppo Active Directory ®.
Definisce le dimensioni totali del messaggio in MB (messaggio e allegati). I messaggi superiori
alle dimensioni indicate vengono visualizzati nel rapporto. Le dimensioni minime sono 5 MB e
sono configurate per impostazione predefinita.
Il rapporto generato mostra la cassetta postale per l’utente o il gruppo selezionato nella parte
superiore del rapporto. Il rapporto di riepilogo visualizza i primi cinque utenti e le dimensioni totali
dei messaggi inviati per il periodo specificato. Due grafici visualizzano una rappresentazione grafica
delle dimensioni dei messaggi inviati in percentuali, una per i primi cinque utenti e le altre per le
categorie di allegato. Ad esempio, se l’utente A invia 5 e-mail da 5 MB l’una (totale di 25 MB) e
l’utente B invia 4 e-mail da 10 MB l’una (totale di 40 MB), l’utente B disporrà di più %a nel grafico.
I dati vengono suddivisi nella tabella sottostante come segue:
TABELLA
DESCRIZIONE
Data
Visualizza la data e l’ora di invio del messaggio di posta.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 43
TABELLA
DESCRIZIONE
Mittente
Indirizzo posta elettronica del mittente.
Oggetto
Visualizza l’oggetto dell’e-mail. Se si dispone dell’autorizzazione per
visualizzare l’e-mail, è possibile selezionare le voci nella colonna
dell’oggetto per visualizzare il messaggio rilevato.
Numero di destinatari
Numero totale di destinatari che hanno ricevuto posta dal mittente
durante il periodo di tempo specificato.
Categoria allegato
Le categorie file degli allegati alle e-mail (ad esempio video, immagini,
musica, documenti e altro).
Dimensione
Dimensioni totali dell’e-mail, inclusi gli allegati.
1.7 Modifica delle preferenze utente
1. Selezionare il nome utente visualizzato nell’angolo superiore destro della schermata.
2. Dalla casella di riepilogo a discesa Opzioni lingua, selezionare la lingua da visualizzare.
3. Nella sezione Dimensioni massime pagina, indicare il numero di messaggi di posta da visualizzare
per pagina.
4. Nella sezione Formato data/ora rapporti di controllo (disponibile solo se si effettua l’accesso
come amministratore), modificare il formato di data/ora da visualizzare nei rapporti di controllo.
5. Nell’area Imposta fuso orario, utilizzare l’elenco a discesa per impostare il fuso orario corretto. La
data e l’ora delle e-mail in GFI Archiver verranno visualizzate in base a questa impostazione.
6. Fare clic su Salva.
GFI Archiver
1 Utilizzo di GFI Archiver | 44
2 Configurazione dell’accesso client
GFI Archiver fornisce l’integrazione con vari client e tecnologie di posta elettronica affinché gli utenti
possano accedere ai dati archiviati da posizione remote, in ufficio o quando sono in viaggio. Utilizzare
la pagina “Accesso client” per scaricare e configurare quanto segue:
OPZIONE
DESCRIZIONE
GFI Archiver Outlook
Connector
Un plugin di Microsoft Outlook® che consente agli utenti di visualizzare gli elementi
archiviati dal proprio client Microsoft Outlook.
Assistente archivio
di GFI Archiver
Uno strumento che consente agli utenti di archiviare manualmente i messaggi di posta,
i file e gli elementi di calendario contenuti nell’installazione di Microsoft Outlook®.
GFI Archiver File
Archive Assistant
Un agente che consente agli utenti di archiviare i file automaticamente da una
cartella sincronizzata o manualmente da qualsiasi percorso sul loro computer.
GFI Archiver Touch
App per Windows
8/RT
Un’app che consente agli utenti di cercare i dati archiviati direttamente da Windows 8
o Windows RT.
Accesso IMAP
Configurare un account IMAP sul client di posta elettronica desiderato per visualizzare
gli elementi archiviati nelle cassette postali alle quali è consentito l’accesso.
2.1 Installazione di Outlook Connector
Outlook Connector consente agli utenti di sincronizzare le cartelle Microsoft Outlook® con i dati
archiviati da GFI Archiver.
Outlook Connector può essere scaricato da GFI Archiver:
1. Aprire GFI Archiver.
2. Selezionare la scheda Accesso client.
3. Fare clic sulla scheda Outlook Connector.
4. Selezionare uno dei collegamenti delle opzioni di download disponibili per scaricare Outlook
Connector. Le opzioni disponibili sono:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Outlook Connector (Outlook a 32
bit)
Scaricare Outlook Connector per la versione a 32 bit di Microsoft
Outlook.
Outlook Connector (Outlook a 64
bit)
Scaricare Outlook Connector per la versione a 64 bit di Microsoft
Outlook.
5. Fare doppio clic sul file e seguire la procedura guidata per l’installazione
6. Per controllare l'installazione, in Microsoft Outlook verificare che sia stata creata una nuova
cartella denominata GFI Archiver Mailbox.
NOTA
Per informazioni sull’uso di Outlook Connector, fare riferimento al manuale di Outlook Connector
disponibile all’indirizzo indicato di seguito: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation.
Vedere anche:
Requisiti di sistema di Outlook Connector
GFI Archiver
2 Configurazione dell’accesso client | 45
2.1.1 Requisiti di sistema di Outlook® Connector
2.1.2 Software
NOTA
I computer dove viene distribuito Outlook Connector devono potersi connettere al server di GFI
Archiver.
COMPONENTE
DESCRIZIONE
Versioni supportate di
Microsoft Outlook - 32 bit e
64 bit
Microsoft Outlook® 2003 (compresi i Service Pack 1, 2, 3 o 4)
Microsoft Outlook® 2007 (compresi i Service Pack 1 o 2)
Microsoft Outlook® 2010
Microsoft Outlook® 2013
Sistemi operativi supportati
Windows® 8/8.1
Windows® 7
Windows® Vista
Windows® Server 2003
Windows® Server 2008
Windows® Server 2012
Windows® Server 2012 R2
Altri componenti obbligatori
Internet Explorer® 7 o versioni successive (solo modalità di
compatibilità con Internet Explorer® 9)/Mozilla Firefox/Google
Chrome/Safari®
Porta 80 HTTP (o la porta 443 HTTPS predefinita per connessioni sicure)
- utilizzata da Outlook Connector per la connessione a GFI Archiver.
NOTA
Outlook Connector non può essere installato in un server Microsoft® Exchange Server.
NOTA
Quando viene utilizzato uno strumento di filtro web, dev’essere configurato per consentire tutte le
richieste HTTP tra il server di GFI Archiver e Outlook Connector. Assicurarsi che l’indirizzo IP del
server di GFI Archiver, il nome NETBIOS e DNS non siano bloccati dal filtro web. Per ulteriori
informazioni, fare riferimento a:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
2.1.3 Hardware
COMPONENTE
REQUISITI
Processore
Processore da 1 GHz o superiore.
GFI Archiver
2 Configurazione dell’accesso client | 46
COMPONENTE
REQUISITI
Memoria
Minimo: 512 MB di RAM
Consigliato: 2 GB di RAM
Archiviazione fisica
Sono necessari 20 MB di spazio fisico su disco per l’installazione di Outlook
Connector. Per l’archiviazione delle intestazioni dei messaggi e dei messaggi da
visualizzare non in linea, lo spazio richiesto sarà superiore.
2.1.4 Download di GFI Archiver Archive Assistant
Archive Assistant è un plugin installato in Microsoft Outlook® per consentire agli utenti di archiviare
manualmente i messaggi di posta e gli elementi di calendario dal client Microsoft Outlook in GFI
Archiver. Per impostazione predefinita, gli elementi archiviati in GFI Archiver vengono organizzati in
Microsoft Outlook in una struttura di cartelle identica a quella della cassetta postale dell’utente.
Archive Assistant può essere scaricato da GFI Archiver.
IMPORTANTE
Archive Assistant non è disponibile per il download se Archiviazione manuale non è abilitata
all’interno di GFI Archiver. Contattare l'amministratore di sistema per i dettagli.
1. Nel computer in cui si desidera installare Archive Assistant, accedere a GFI Archiver utilizzando
l’interfaccia utente Web.
2. Accedere a Accesso client > Archive Assistant.
3. Fare clic su Scarica Archive Assistant
4. Attendere il completamento del download. Il file di installazione dovrebbe venire eseguito
automaticamente.
5. Seguire la procedura guidata di installazione per completare l’installazione.
NOTA
È possibile installare Archive Assistant nei sistemi Microsoft Outlook® 2003, 2007, 2010 e 2013.
GFI Archiver
2 Configurazione dell’accesso client | 47
3 Configurazione di Archive Assistant
Quando Archive Assistant è installato, le impostazioni predefinite sono sufficienti per il
funzionamento del componente aggiuntivo. Tuttavia, è possibile personalizzare varie impostazioni in
base alle preferenze dell’utente.
Per modificare le impostazioni predefinite:
1. Aprire Microsoft Outlook®.
2. Nella barra multifunzione di Microsoft Outlook®, fare clic su
Assistente archivio.
3. Nell'elenco a discesa selezionare Impostazioni.
Schermata 23: Archive AssistantImpostazioni di configurazione di .
4. Selezionare la scheda Connessione.
5. Nell’area Autenticazione, specificare uno o entrambi i metodi di autenticazione:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Autenticazione Windows
Archive Assistant utilizza le credenziali Windows® dell’utente per connettersi al
server GFI Archiver. Questo metodo viene utilizzato quando si lavora in un
ambiente Intranet e si è connessi allo stesso dominio Active Directory ® del
server GFI Archiver.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 48
OPZIONE
DESCRIZIONE
Autenticazione
personalizzata
Selezionare questo metodo di autenticazione per connettersi a GFI Archiver da
una posizione remota esterna alla rete dell’organizzazione. Il Nome utente e
la Password forniti qui vengono autenticati nel server GFI Archiver.
IMPORTANTE
Se sul server è configurata l’autenticazione basata su form, Archive
Assistant richiede l’autenticazione personalizzata.
6. Nell’area Indirizzo servizio per GFI Archiver, selezionare dalle opzioni seguenti:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Predefinito
Questo campo contiene l’indirizzo del server se Archive Assistant è
installato tramite Oggetto Criteri di gruppo e l’amministratore di
sistema ha distribuito l’indirizzo server. Se il campo è vuoto,
quando si tenta di archiviare un messaggio di posta, viene
visualizzato un errore.
Personalizzato
Specificare manualmente l’indirizzo di installazione di GFI
Archiver.
Ignora errori criterio SSL
Questa opzione è abilitata per impostazione predefinita. Consente
a Archive Assistant di connettersi a GFI Archiver, ignorando gli
errori del criterio SSL durante la convalida del certificato remoto
fornito da GFI Archiver per l’autenticazione. Consente agli utenti
di connettersi al server GFI Archiver mediante SSL, anche se il
server utilizza un certificato autofirmato, scaduto, cancellato,
danneggiato o altrimenti non valido.
IMPORTANTE
L’indirizzo assistenza per GFI Archiver è sempre impostato su Predefinito, anche se Archive Assistant
è stato installato manualmente. Se il campo è vuoto, effettuare le azioni indicate di seguito:
1. Contattare l’amministratore di sistema e richiedere l’indirizzo server
2. Fare clic sul pulsante Personalizzato e digitare l’indirizzo fornito nel relativo campo.
7. Fare clic sulla scheda Archiviazione manuale. In Generale, configurare le seguenti Opzioni di
archiviazione:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Riprova
automaticamente in caso
di errore reversibile
Una volta selezionato, Archive Assistant effettua in automatico un nuovo
tentativo di archiviazione del messaggio selezionato quando viene rilevato e
risolto un problema.
Chiudi automaticamente
finestra di dialogo al
termine
Per chiudere automaticamente la finestra di dialogo Avanzamento archivio dopo
l’archiviazione del messaggio selezionato, scegliere questa opzione.
8. Fare clic sulla scheda Elimina opzioni.
9. Configurare le opzioni seguenti per i messaggi di posta e per gli elementi di calendario all’interno di
Microsoft Outlook:
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 49
OPZIONE
DESCRIZIONE
Non eliminare i
messaggi
archiviati
Selezionare questa opzione per impedire che tutti i messaggi o gli elementi di calendario
vengano eliminati dopo l’archiviazione.
Elimina subito
in modo
permanente i
messaggi
archiviati
Se selezionata, i messaggi o gli elementi di calendario verranno eliminati non appena
vengono archiviati.
Elimina in modo
permanente i
messaggi
archiviati dopo
N giorni
Specificare il numero di giorni durante i quali mantenere una copia locale dei messaggi o
degli elementi di calendario dopo l’archiviazione (l’impostazione predefinita è 30 giorni).
Esegui criterio
di eliminazione
sui messaggi già
archiviati
Se abilitata, il metodo di conservazione selezionato viene applicato a tutti i messaggi di
posta o elementi di calendario vecchi, archiviati ma non ancora eliminati. Se questa
opzione non viene selezionata, l’eliminazione dei messaggi verrà applicata solo ai
messaggi di posta/elementi di calendario archiviati da tale giorno in poi.
NOTA
Queste impostazioni non influiscono sui messaggi di posta e sugli elementi di calendario memorizzati
nel magazzino archivi di GFI Archiver e a loro volta non sono interessate dai criteri di conservazione
configurati in GFI Archiver.
10. Fare clic su OK.
3.1 Distribuzione di File Archive Assistant
File Archive Assistant consente agli utenti di archiviare i file come documenti e immagini. Questa
operazione può essere eseguita manualmente da qualsiasi percorso sul loro computer o
automaticamente, collocando i file da archiviare in una cartella sincronizzata con GFI Archiver. File
Archive Assistant può essere installato manualmente o tramite gli Oggetti Criteri di gruppo Active
Directory®.
La distribuzione di File Archive Assistant richiede i passaggi seguenti:
PASSAGGIO
DESCRIZIONE
Passaggio 1
Download di File Archive Assistant
Passaggio 2
Installazione di File Archive Assistant nei computer client
Passaggio 3
Configurazione di File Archive Assistant
Passaggio 4
Configurazione ruoli e autorizzazioni per l’archiviazione file in GFI Archiver (questo
passaggio viene effettuato dall’amministratore di sistema)
Passaggio 5
Configurazione impostazioni predefinite di File Archive Assistant in GFI Archiver (questo
passaggio viene effettuato dall’amministratore di sistema)
3.1.1 Download di File Archive Assistant
File Archive Assistant può essere scaricato da GFI Archiver come file eseguibile:
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 50
1. Nel computer in cui si desidera installare File Archive Assistant, accedere a GFI Archiver
utilizzando l’interfaccia utente Web.
2. Accedere a Accesso client > File Archive Assistant.
3. Selezionare una delle seguenti opzioni:
OPZIONE
Scarica la versione a 32 bit
Scarica la versione a 64 bit
4. Selezionare Esegui per avviare immediatamente la procedura guidata di installazione, oppure
Salva per scaricare il file di installazione nel percorso desiderato, quindi fare doppio clic sul file
scaricato per eseguirlo.
5. Seguire la procedura guidata di installazione per completare l’installazione.
Vedere anche:
Configurazione di File Archive Assistant
3.1.2 Configurazione di File Archive Assistant
File Archive Assistant può essere installato manualmente o dall’amministratore di sistema utilizzando
oggetto Criteri di gruppo (GPO). Per entrambi i tipi di installazione, l’URL del server di GFI Archiver
deve essere configurato. Questo è l’indirizzo utilizzato da File Archive Assistant per la connessione a
GFI Archiver.
Al momento di accedere al computer, dovrebbe essere possibile utilizzare File Archive Assistant.
Tuttavia, se l’autenticazione ha esito negativo, è possibile modificare le impostazioni di connessione
che consentono a File Archive Assistant di comunicare con il server di GFI Archiver.
Per configurare manualmente File Archive Assistant:
1. Nella barra degli strumenti del desktop di Microsoft Windows, fare clic con il pulsante destro del
mouse sull’icona File Archive Assistant.
2. Nella scheda Connessione configurare le opzioni seguenti:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Autenticazione
Windows
File Archive Assistant utilizza le credenziali Windows dell’utente per connettersi al server
GFI Archiver. Questo metodo viene utilizzato quando si lavora in un ambiente Intranet e si è
connessi allo stesso dominio Active Directory ® del server GFI Archiver.
Autenticazione
personalizzata
Selezionare questo metodo di autenticazione per connettersi a GFI Archiver da una
posizione remota esterna alla rete dell’organizzazione. Il Nome utente e la Password
forniti qui vengono autenticati nel server GFI Archiver.
Indirizzo
server per GFI
Archiver
Fornire l’indirizzo server dove è installato GFI Archiver. Se File Archive Assistant è
installato tramite Oggetto Criteri di gruppo, l’indirizzo server viene fornito
automaticamente nel campo “Predefinito”. Se il campo è vuoto, quando si tenta di
archiviare un messaggio di posta, viene visualizzato un errore.
Ignora errori
criterio SSL
Quando questa opzione è abilitata, File Archive Assistant ignora gli errori del certificato di
sicurezza mentre tenta la connessione al server di GFI Archiver.
Ciò consente agli utenti di connettersi al server GFI Archiver mediante SSL, anche se il
server utilizza un certificato autofirmato, scaduto, cancellato, danneggiato o altrimenti
non valido.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 51
NOTA
Un utente può selezionare sia il metodo di autenticazione Windows che quello di autenticazione
personalizzata, fermo restando che le credenziali dell’utente inserite nel campo “Autenticazione
personalizzata” siano dello stesso utente connesso al computer. L’applicazione proverà a utilizzare
“Autenticazione Windows” per impostazione predefinita, ma se non dovesse riuscire, tenterà con le
impostazioni di “Autenticazione personalizzata”.
IMPORTANTE
Se si è connessi a Windows e si inseriscono le credenziali di “Autenticazione personalizzata” per un
altro utente, l’intera cronologia attività verrà cancellata e le Cartelle di sincronizzazione saranno
disabilitate. Sarà necessario creare nuove cartelle sincronizzate per il nuovo utente (una cartella
sincronizzata predefinita viene creata automaticamente se questa funzione è configurata in GFI
Archiver).
3. Fare clic su Applica.
4. Fare clic su OK.
3.1.3 Aggiunta di una cartella di sincronizzazione
La sincronizzazione file consente agli utenti di sincronizzare i file tra i loro computer e GFI Archiver. I
file trascinati nelle cartelle di sincronizzazione vengono caricati automaticamente su GFI Archiver.
Per aggiungere le cartelle di sincronizzazione, fare clic con il tasto destro del mouse sull’icona di File
Archive Assistant nella barra delle applicazioni per aprire la finestra di dialogo delle impostazioni.
Nella pagina “Impostazioni” di File Archive Assistant:
1. Fare clic sulla scheda Cartelle di sincronizzazione.
2. Fare clic su Aggiungi per aprire la “Procedura guidata cartella di sincronizzazione”.
3. Fare clic su ...
4. Selezionare la cartella di destinazione sul server di GFI Archiver. Le opzioni aggiuntive includono:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Aggiungi cassetta postale
Questa funzione consente di aggiungere la cassetta postale di un altro
utente come destinazione per gli elementi archiviati. Digitare il nome
dell'utente di Active Directory nel campo Trova cassetta postale. Una
volta selezionato il nome, fare clic su Aggiungi cassetta postale.
NOTA
Per aggiungere la cassetta postale di un altro utente, è necessario disporre
di accesso ad essa.
Nuova cartella
Per creare una nuova cartella di destinazione nel server di GFI Archiver,
fare clic su Nuova cartella.
5. Esaminare il percorso della cartella di destinazione e fare clic su Avanti.
6. Selezionare la cartella locale sul computer. Questa cartella verrà sincronizzata con GFI Archiver e
qualsiasi file collocato all’interno di questa cartella verrà archiviato automaticamente in GFI
Archiver.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 52
7. Esaminare il percorso della cartella locale e fare clic su Avanti.
8. Fare clic su Fine.
3.2 Distribuzione di GFI Archiver App per Windows 8/RT
GFI Archiver Touch App consente agli utenti di connettersi al loro archivio da Windows 8 o Windows
RT. Gli utenti possono cercare nel magazzino archivio di GFI Archiver e accedere ai messaggi, file, fax
e SMS archiviati.
GFI Archiver Touch App può essere scaricato da: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadApp
3.2.1 Requisiti di sistema
OPZIONE
Processori supportati
DESCRIZIONE
x86, x64, ARM
Sistemi operativi supportati
Microsoft Windows 8, 8.1 o RT
Altro
Connessione HTTP al server GFI Archiver
3.2.2 Configurazione di GFI Archiver Touch App
Dopo aver scaricato GFI Archiver Touch App, è necessario configurare le impostazioni di connessione
che consentono all’app di scaricare i dati dal server di GFI Archiver.
1. Aprire GFI Archiver Touch App.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 53
2. Immettere le seguenti informazioni:
OPZIONE
DESCRIZIONE
Host
Digitare il nome del server dove è installato GFI Archiver.
URL
Inserire l’indirizzo per GFI Archiver nel formato http://
[servername]/Archiver
Username/Email Address
Immettere il nome utente utilizzato per accedere all’interfaccia
utente di GFI Archiver o il proprio indirizzo e-mail.
Password
Inserire la password associata al proprio nome utente o indirizzo di
posta elettronica di GFI Archiver.
Domain
Immettere l’indirizzo del dominio Active Directory dove è
installato GFI Archiver:
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 54
OPZIONE
DESCRIZIONE
Number of Search Results
Immettere il numero di risultati che GFI Archiver Touch App deve
visualizzare.
Live Tile Enabled
Selezionare questa opzione per visualizzare i dati dinamici nella
tile di GFI Archiver Touch App sul desktop.
3. (Facoltativo) Se è necessario cancellare i dati precedentemente inseriti, fare clic su Reset.
4. Per continuare, fare clic su Save Settings.
3.3 Configurazione dell’accesso client IMAP GFI Archiver IMAP
GFI Archiver supporta una varietà di client di posta elettronica che utilizzano IMAP per trasferire i
messaggi di posta archiviati dai magazzini archivio al client di posta. Gli utenti possono accedere ai
propri messaggi di posta archiviati, utilizzando uno dei client di posta supportati che seguono:
Applicazioni e-mail Android
Apple Mail
Applicazione di posta iOS5
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2007
Microsoft Outlook® 2010
Microsoft Outlook® 2013
Microsoft Outlook® 2011 per Mac
Mozilla Thunderbird
Windows® Live Mail
NOTA
Internet Message Access Protocol (IMAP) è un protocollo Internet per il recupero dei messaggi di posta
elettronica. Quando IMAP è abilitato per la prima volta, si può notare un ritardo finché il client di
posta non si sincronizza con GFI Archiver per il recupero dei messaggi archiviati.
Visualizzazione delle cassette postali condivise
In qualità di utente con accesso alle cassette postali di altri utenti, è possibile utilizzare l’account
IMAP per visualizzare le cassette di posta condivise alle quali è possibile accedere. A tale scopo, è
necessario configurare un nuovo account per ciascuna cassetta postale condivisa. Seguire le istruzioni
relative alla creazione di un nuovo account per client IMAP del client di posta elettronica desiderato.
In ogni caso, per il nome utente, utilizzare il seguente formato: <indirizzo e-mail
personale> ¦ <indirizzo e-mail utente> e la propria password.
Funzionalità di eliminazione e rinomina cartelle ed eliminazione posta
GFI Archiver 2014 e versioni successive offrono la funzionalità di eliminazione e rinomina cartelle ed
eliminazione posta al momento di connettersi a IMAP con uno dei client supportati.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 55
3.3.1 Configurazione IMAP su Android
Seguire queste istruzioni per configurare IMAP nei dispositivi Android:
NOTA
La configurazione seguente richiede una connessione a Internet.
1. Avviare il client di posta elettronica e selezionare l’opzione per creare un nuovo account di posta
IMAP.
2. Configurare le impostazioni seguenti per il server di posta in entrata:
OPZIONE
VALORE
Indirizzo e-mail:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
3. Nella modalità di installazione manuale immettere le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
Server IMAP:
[Nome server IMAP]
Porta:
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato dall’amministratore
di sistema.
Tipo di
protezione:
Selezionare il tipo di protezione fornito dall’amministratore di sistema.
NOTA
Se Tipo di protezione è impostato su Nessuno, la connessione al server IMAP risulterà
non crittografata.
4. Una volta immessi i parametri di configurazione IMAP, il dispositivo verificherà le impostazioni in
entrata.
5. Quando viene richiesto, inserire le impostazioni del server in uscita fornite dall’amministratore di
sistema. Il dispositivo verifica le impostazioni del server in uscita.
NOTA
Le istruzioni di configurazione dipendono dalla versione del sistema operativo Android. Per maggiori
informazioni sulla configurazione di un nuovo account IMAP, fare riferimento alla documentazione del
dispositivo.
3.3.2 Configurazione IMAP in Apple Mail 3.0
Seguire queste istruzioni per configurare IMAP in Apple Mail 3.0:
NOTA
La configurazione seguente richiede una connessione a Internet.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 56
1. Fare clic su Mail > Preferenze....
2. Dalla scheda Account, fare clic sul pulsante + per aggiungere un nuovo account.
3. Immettere le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome completo:
[nome dell’utente]
Indirizzo e-mail:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
4. Fare clic su Continua.
5. Immettere le informazioni seguenti per il server di posta in entrata:
OPZIONE
VALORE
Tipo account:
Selezionare IMAP
Descrizione
Immettere la descrizione account
Server di posta in entrata:
[Nome server IMAP]
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
6. Fare clic su Continua per visualizzare la schermata Sicurezza della posta in entrata.
7. Selezionare Usa SSL (Secure Sockets Layer) per connettersi a GFI Archiver utilizzando una
connessione crittografata.
NOTA
Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata.
8. Immettere le informazioni seguenti per il server di posta in uscita:
OPZIONE
VALORE
Server di posta in uscita:
[Nome server SMTP server]
Utilizza autenticazione:
selezionato
Nome utente:
[Nome utente]
Password:
[password dell’utente]
9. Fare clic su Continua.
10. Rivedere Riepilogo account e fare clic su Crea.
11. Selezionare l’account appena creato.
12. Nella scheda Avanzate, immettere le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Porta
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato dall’amministratore di
sistema.
Utilizza
SSL
Selezionare per connettersi a GFI Archiver utilizzando una connessione crittografata.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 57
3.3.3 Configurazione IMAP in iOS5
Seguire queste istruzioni per configurare IMAP in iOS5:
NOTA
La configurazione seguente richiede una connessione a Internet.
1. Toccare Impostazioni e selezionare Posta, contatti, calendari.
2. Nella sezione Account, toccareAggiungi account.
3. Dall’elenco, selezionare Altro.
4. Selezionare Aggiungi account Mail e inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome:
[nome dell’utente]
Indirizzo:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
Descrizione:
[descrizione significativa]
5. Toccare Avanti. Il dispositivo si connette a Internet e verifica l’account.
6. Selezionare IMAP e inserire le seguenti informazioni:
DATI SERVER POSTA IN ARRIVO:
VALORE
Nome host:
[Nome server IMAP]
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
DATI SERVER POSTA IN USCITA:
VALORE
Nome host:
[Nome server SMTP server]
Nome utente:
[Nome utente]
Password:
[password dell’utente]
NOTA
È necessario che l’amministratore di sistema fornisca i dettagli del server di posta in uscita.
7. Toccare Avanti. Se si riceve un errore che indica Impossibile connettersi con SSL, toccare Sì per
procedere senza SSL, quindi toccare Salva.
NOTA
SSL può essere configurato dopo il salvataggio del nuovo account di posta elettronica. Se SSL non è
abilitato, la connessione risulterà non crittografata.
8. Da Posta, contatti, calendari, individuare l’account creato nella sezione Account.
9. Toccare il nome account e scorrere fino a Avanzate.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 58
10. In Impostazioni posta in entrata, modificare il numero della porta server nel numero della porta
predefinita44143 o nel numero di porta specificato dall’amministratore di sistema.
11. Toccare Usa SSL per attivarlo.
12. Toccare Avanti. Il dispositivo verificherà le informazioni inserite.
3.3.4 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook® 2003
1. Avviare Outlook®.
2. Nel menu Strumenti, fare clic su Account di posta elettronica.
3. In Account di posta elettronica, fare clic suAggiungi nuovo account di posta elettronica, quindi
fare clic su Avanti.
4. Fare clic su IMAP come tipo di account creato, quindi su Avanti.
5. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome:
[nome dell’utente]
Indirizzo posta elettronica:
[indirizzo di posta elettronica completo]
6. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti:
OPZIONE
VALORE
Server di posta in entrata (IMAP):
[Nome server IMAP]
Server posta in uscita (SMTP):
[Nome server SMTP fornito dall’amministratore di sistema]
7. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
8. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Server di posta in entrata (IMAP):
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato
dall’amministratore di sistema.
Questo server richiede una
connessione crittografata
Selezionare questa opzione per connettersi utilizzando una
connessione crittografata.
NOTA
Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata.
9. Dopo aver completato l’inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti,
quindi su Fine.
3.3.5 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook® 2007
1. Avviare Outlook®.
2. Nel menu Strumenti, fare clic su Opzioni.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 59
3. Nella scheda Impostazioni di posta, fare clic su Account di posta elettronica.
4. Fare clic su Nuovo.
5. Nella finestra di dialogo Configurazione automatica account, selezionare Configura
manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti.
6. Fare clic su Posta Internet, quindi fare clic su Avanti.
7. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome:
[nome dell’utente]
Indirizzo posta elettronica:
[indirizzo di posta elettronica completo]
8. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti:
OPZIONE
VALORE
Tipo account:
IMAP
Server di posta in entrata:
[Nome server IMAP]
Server posta in uscita (SMTP):
[Nome server SMTP fornito dall’amministratore di sistema]
9. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
10. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Server di posta in entrata (IMAP):
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato
dall’amministratore di sistema.
Utilizzare il tipo di connessione
crittografata seguente:
Selezionare il metodo di crittografia fornito dall’amministratore di
sistema.
NOTA
Se richiesto, accettare il certificato di protezione.
NOTA
Se viene selezionato ‘NESSUNO’, la connessione risulterà non crittografata.
11. Dopo aver completato l’inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti,
quindi su Fine.
3.3.6 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook® 2010
1. Avviare Outlook®.
2. Nel menu File, fare clic su Info, quindi su Impostazioni account.
3. Selezionare Impostazioni account dall’elenco.
4. Nella scheda Posta elettronica, fare clic su Nuovo.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 60
5. Selezionare la casella di controllo Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di
server aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti.
6. Fare clic su Posta Internet, quindi fare clic su Avanti.
7. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome:
[nome dell’utente]
Indirizzo posta elettronica:
[indirizzo di posta elettronica completo]
8. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti:
OPZIONE
VALORE
Tipo account:
IMAP
Server di posta in entrata:
[Nome server IMAP]
Server posta in uscita (SMTP):
[Nome server SMTP fornito dall’amministratore di sistema]
9. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
10. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Server di posta in entrata (IMAP):
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato
dall’amministratore di sistema.
Utilizzare il tipo di connessione
crittografata seguente:
Selezionare il metodo di crittografia fornito dall’amministratore di
sistema.
NOTA
Se richiesto, accettare il certificato di protezione.
NOTA
Se viene selezionato ‘NESSUNO’, la connessione risulterà non crittografata.
11. Dopo aver completato l’inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti,
quindi su Fine.
3.3.7 Configurazione IMAP in Microsoft Outlook 2013
1. Avviare Outlook®.
2. Nel menu File, fare clic su Info, quindi su Impostazioni account.
3. Selezionare Impostazioni account dall’elenco.
4. Nella scheda Posta elettronica, fare clic su Nuovo.
5. Selezionare la casella di controllo Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di
server aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti.
6. Fare clic su Posta Internet, quindi fare clic su Avanti.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 61
7. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome:
[nome dell’utente]
Indirizzo posta elettronica:
[indirizzo di posta elettronica completo]
8. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti:
OPZIONE
VALORE
Tipo account:
IMAP
Server di posta in entrata:
[Nome server IMAP]
Server posta in uscita (SMTP):
[Nome server SMTP fornito dall’amministratore di sistema]
9. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
10. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Server di posta in entrata (IMAP):
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato
dall’amministratore di sistema.
Utilizzare il tipo di connessione
crittografata seguente:
Selezionare il metodo di crittografia fornito dall’amministratore di
sistema.
NOTA
Se richiesto, accettare il certificato di protezione.
NOTA
Se viene selezionato ‘NESSUNO’, la connessione risulterà non crittografata.
11. Dopo aver completato l’inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti,
quindi su Fine.
3.3.8 Configurazione IMAP in Outlook® 2011 per Mac
Seguire queste istruzioni per configurare IMAP Outlook® 2011 per Mac:
1. Aprire Outlook® 2011.
2. Se viene visualizzata una schermata di benvenuto in Outlook®, fare clic su Aggiungi account. In
caso contrario, fare clic su Strumenti > Account e su + nella barra del menu.
3. Fare clic su Account di posta.
4. Immettere le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Indirizzo e-mail:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 62
OPZIONE
VALORE
Nome utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Tipo:
Selezionare IMAP
Server posta in entrata:
[Nome server IMAP]
Selezionare Ignora porta predefinita e
inserire il numero della porta:
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello
specificato dall’amministratore di sistema.
Usa SSL per la connessione (consigliato)
Selezionare per connettersi a GFI Archiver utilizzando una
connessione crittografata.
NOTA
Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non
crittografata.
Server di posta in uscita:
[Nome server SMTP fornito dall’amministratore di sistema]
NOTA
Deselezionare Configurare automaticamente.
5. Fare clic su Aggiungi account.
6. Nella finestra Account, fare clic su Altre opzioni e impostare Autenticazione su Usa informazioni
server in entrata.
7. Fare clic su Avanzate e selezionare Usa IMAP IDLE (se il server la supporta) per essere notificati in
presenza di nuovi messaggi.
8. Fare clic su OK.
3.3.9 Configurazione IMAP in Mozilla Thunderbird 10
Seguire queste istruzioni per configurare IMAP in Mozilla Thunderbird 10:
1. In Thunderbird, selezionare File > Nuovo> Account di posta.
2. Nella schermata Impostazione account di posta immettere le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Nome:
[Nome e cognome]
Indirizzo e-mail:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
3. Fare clic su Continua.
NOTA
Fare clic su Interrompi per impedire a Thunderbird di rilevare automaticamente le impostazioni
dell’account, quindi fare clic su Configurazione manuale.
4. In Impostazione account di posta, inserire le informazioni seguenti:
OPZIONE
VALORE
In entrata:
Nell'elenco a discesa , selezionare IMAP.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 63
OPZIONE
VALORE
Nome host server:
[Nome server IMAP]
Porta:
[utilizzare predefinito]
SSL:
Selezionare il tipo di crittografia fornito dall’amministratore di sistema.
NOTA
Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata.
Autenticazione:
[Password normale]
In uscita:
[utilizzare le impostazioni fornite dall’amministratore di sistema]
5. Fare clic su Configurazione avanzata e in Nome account, individuare Impostazioni server.
Immettere le seguenti informazioni:
OPZIONE
VALORE
Porta:
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato dall’amministratore di
sistema.
Nome
utente:
[indirizzo di posta elettronica completo]
6. Una volta che Thunderbird ha verificato le informazioni dell’account, fare clic su Crea account.
7. Fare clic su Ricevi posta per scaricare i messaggi.
3.3.10 Configurazione IMAP in Windows® Live Mail
1. Aprire Windows® Live Mail e dalla scheda Account, fare clic su Posta.
2. Nella finestra Aggiungi i tuoi account di posta elettronica inserire le informazioni seguenti:
OPZIONE
VALORE
Indirizzo e-mail:
[indirizzo di posta elettronica completo]
Password:
[password dell’utente]
Configura manualmente impostazioni server:
[Selezionato]
3. Fare clic su Avanti.
4. Nella finestra Configura impostazioni server immettere le informazioni seguenti:
OPZIONE
VALORE
Informazioni server posta in
entrata:
Tipo di server:
[numero porta]
Indirizzo server:
[Nome server IMAP]
Porta:
Utilizzare il numero di porta predefinito 44143 o quello specificato
dall’amministratore di sistema.
Richiede una connessione
protetta (SSL):
Selezionare per connettersi a GFI Archiver utilizzando una connessione
crittografata.
NOTA
Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata.
Autentica tramite:
[testo non crittografato]
Informazioni server posta in
uscita:
[utilizzare i dati forniti dall’amministratore di sistema]
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 64
5. Fare clic su Avanti, quindi su Fine.
GFI Archiver
3 Configurazione di Archive Assistant | 65
4 Glossario
A
Active Directory
Tecnologia che fornisce numerosi servizi di rete, inclusi servizi per directory simili a LDAP.
AD
Vedere Active Directory
ADM
I file ADM sono file del modello utilizzati da Criteri di gruppo per descrivere dove sono salvate
le impostazioni dei criteri nel registro. I file ADM descrivono inoltre l’interfaccia utente che gli
amministratori vedono nello snap-in Editor oggetti Criteri di gruppo.
Archiviazione istanza singola
Consente di mantenere una copia di un messaggio che viene condivisa tra utenti multipli. È
uno strumento per eliminare la duplicazione dei dati e per incrementare l’efficienza
attraverso la riduzione della quantità di spazio su disco necessaria ad archiviare i messaggi.
C
Cartelle pubbliche
Cartelle comuni condivise tra Microsoft Exchange e un utente, che consentono la condivisione
delle informazioni.
Cassetta postale
Directory o cartella utilizzata per la ricezione, l'archiviazione e la memorizzazione dei
messaggi di posta elettronica.
Controllo attività del database
Sistema che utilizza le funzioni di traccia del server Microsoft SQL per registrare tutte le
attività in un database di archiviazione.
Controllo interazione con l'utente
Sistema che consente di registrare tutte le attività degli utenti mentre utilizzano l'interfaccia
Web di GFI Archiver.
Criteri di categorizzazione
Sistema di categorizzazione in GFI Archiver che consente di classificare i messaggi di posta
elettronica in base alle proprie etichette.
Criteri di conservazione
Sistema che consente di controllare per quanto tempo devono essere mantenuti negli archivi
dei messaggi specifici di posta elettronica.
GFI Archiver
4 Glossario | 66
D
Database Firebird
Sistema di database relazionale open source.
E
ExOLEdb
Vedere Provider OLE DB di Exchange
F
File PST
File utilizzato per memorizzare copie locali di messaggi di posta elettronica, eventi di
calendario, contatti e altri elementi in Microsoft Office Outlook.
G
Gestione degli archivi
Tecnologia di GFI Archiver che consente di creare code e pianificare gli archivi da utilizzare in
base a pianificazioni temporali diverse.
Gestore di sistema di Exchange
Console MMC specializzata che consente di gestire l'organizzazione Exchange.
GFI Archiver Import Service
Strumento di GFI Archiver che consente di importare dati di posta elettronica dal file a GFI
Archiver.
GFI Archiver Outlook Connector
Strumento di GFI Archiver che consente di sincronizzare le cartelle Microsoft Outlook con i
dati di posta elettronica archiviati da GFI Archiver.
GFI MailInsights
Una funzionalità di creazione rapporti interna di GFI Archiver che utilizza i messaggi di posta
archiviati per fornire informazioni relative all’utilizzo della posta elettronica e alle tendenze.
GPO
Vedere Oggetto Criteri di gruppo
I
IMAP
Vedere Internet Message Access Protocol.
Indice di ricerca
Sistema che raccoglie, analizza e memorizza dati per consentire un recupero veloce e
accurato delle informazioni.
GFI Archiver
4 Glossario | 67
Inserimento nel journal
Funzione di Microsoft Exchange Server che memorizza copie dei messaggi di posta elettronica
in una cassetta postale centrale per scopi diversi, inclusa l'archiviazione della posta.
Internet Message Access Protocol
Uno dei due protocolli standard Internet più comuni per il recupero della posta elettronica.
L'altro protocollo è POP3.
Intestazioni
Informazioni che precedono il testo (corpo) del messaggio di posta elettronica. Le
informazioni includono il mittente, il destinatario, l'oggetto, la data e l'ora di invio e ricezione
e così via.
L
Livello funzionalità dominio
I livelli funzionali del dominio offrono una soluzione per abilitare le funzionalità a livello di
dominio nell’ambiente dei servizi di dominio di Active Directory. Sono disponibili livelli diversi
di funzionalità di dominio, a seconda dell’ambiente di rete.
M
Magazzini archivi
Raccolta di origini e metadati di posta elettronica e indici di ricerca in GFI Archiver.
MAIS
Vedere GFI Archiver Import Service
MAPI
Vedere Message Application Programming Interface.
Message Application Programming Interface
Un’architettura di messaggistica per Microsoft Windows che consente di inviare posta
all’interno di un’applicazione Windows e di allegare un documento all’e-mail.
Metadati
Dati che forniscono informazioni su un messaggio di posta elettronica archiviato in GFI
Archiver.
Microsoft SQL Server
Sistema di gestione di database relazionali Microsoft.
MIME
Vedere Multipurpose Internet Mail Extensions.
Modalità Autenticazione mista
Metodo di autenticazione del server SQL che consente l'autenticazione Windows e SQL Server.
GFI Archiver
4 Glossario | 68
Multipurpose Internet Mail Extensions
Standard che estende il formato della posta elettronica per supportare altri formati di testo
oltre ad ASCII, allegati non di testo, corpi dei messaggi con più parti e informazioni delle
intestazioni in gruppi di caratteri diversi da ASCII.
O
Oggetti Criteri di gruppo
Sistema di gestione e configurazione centralizzato di Active Directory che controlla le attività
che possono eseguire gli utenti in una rete di computer.
OneClick Restore (Ripristino OneClick)
Metodo semplice per il ripristino dei messaggi di posta elettronica archiviati nella Posta in
arrivo degli utenti. Il ripristino viene eseguito mantenendo la data e l'ora di eliminazione o di
invio del messaggio all'utente come allegato al messaggio di posta elettronica.
Outlook Web Access
Servizio webmail di Microsoft exchange server. Utilizzato per accedere alla posta elettronica,
ai contatti, alle attività e così via tramite un'interfaccia web quando Microsoft Office Outlook
non è disponibile.
OWA
Vedere Outlook Web Access.
P
POP3
Vedere Post Office Protocol 3.
Post Office Protocol 3
Protocollo utilizzato dai client di posta elettronica locali per recuperare i messaggi di posta
elettronica dalle cassette postali tramite una connessione TCP/IP.
Privilegi di accesso
Autorizzazioni assegnate agli utenti o gruppi di utenti per eseguire diverse operazioni con i
messaggi di posta elettronica.
Provider OLE DB di Exchange
Metodo utilizzato per accedere all'archivio Microsoft Exchange Server locale utilizzando OLE
DB e Microsoft ADO.
PST Exporter
Strumento basato su agenti che una volta distribuito nei computer di destinazione, estrae i
messaggi di posta elettronica dai file PST per l'elaborazione da parte di GFI Archiver Import
Service.
GFI Archiver
4 Glossario | 69
R
Recupero della struttura di cartelle della cassetta postale
Funzione di GFI Archiver che consente di sincronizzare la struttura di cartelle della cassetta
postale in Microsoft Exchange con GFI Archiver.
Responsabili del gruppo
Gruppo di utenti in GFI Archiver i cui membri possono effettuare selezioni e ricerche tra tutti
gli utenti che fanno parte del proprio gruppo Active Directory.
S
Schema del database
Struttura di un database che definisce le tabelle, i campi delle tabelle e le relazioni tra i
campi e le tabelle.
T
Thread di conversazione
Elenco di messaggi di posta elettronica che formano una conversazione tra due o più utenti.
GFI Archiver
4 Glossario | 70
5 Indice
A
Active Directory 11, 14, 21-22, 24-25, 30, 33-34, 36, 3839, 41, 43, 48, 50-52, 54
archivio 5, 7, 10-11, 14, 17, 19, 45, 48, 53, 55
C
cassette postali 5-6, 17, 45, 55
Controllo di accesso 17
criteri di categorizzazione 9
D
destinatario 11, 15, 20
Documentazione 56
E
etichettatura 9
F
Fuso orario 44
G
GFI MailInsights
generazione rapporti 18
Glossario 66
I
IMAP 45, 55-56, 58-64
Indice di ricerca 10
Internet Explorer 46
intestazioni 8, 47
O
OneClick Restore (Ripristino OneClick) 9
P
Preferenze utente 44
R
Rapporti di controllo 44
Requisiti di sistema
Hardware 45-46, 53
X
x86 53
GFI Archiver
Indice | 71
STATI UNITI D’AMERICA, CANADA E AMERICA CENTRALE E DEL SUD
4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA
Telefono: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
REGNO UNITO E REPUBBLICA D'IRLANDA
Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, Regno Unito
Telefono: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EUROPA, MEDIORIENTE E AFRICA
GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta
Telefono: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRALIA E NUOVA ZELANDA
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Telefono: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]