CONFINDUSTRIA   CUNEO   ,   GIOVEDÌ 10   LUGLIO   Convegno

Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva

Loris   SCANFERLA         

Marketing   Manager   di   Siav   SpA  

Soluzioni

 

di

 

dematerializzazione

 

dei

 

processi

 

documentali

Siav

 

– Company

 

profile

S IAV ,   DAL 1989

Con  

oltre   200   collaboratori  

ed   un  

fatturato   di   oltre   15   Mil €

sviluppa   soluzioni   che   organizzano   efficacemente i   contenuti,   le   informazioni   ed   i   processi per   aiutare   le   persone   e   le   aziende   a   risparmiare   tempo   e   denaro

I L NOSTRO IMPEGNO

Ogni   giorno   affianchiamo   i   nostri   Clienti   per   rispondere   alle   loro   necessità.

I   nostri clienti sanno che Siav   è   un   “solution   provider”,   che non   offre solo   un   applicativo software,   ma   un   piattaforma “viva”   customizzata per   loro dai nostri consulenti.

Il   nostro Valore è   l’ESPERIENZA grazie   a   più di   3.000

  installazioni SOLUZIONI E SERVIZI   DI : Gestione   Documentale Gestione   dei   Processi   con   Workflow Riconoscimento   OCR   e   Classificazione   Automatica Conservazione   Sostitutiva Fatturazione   Elettronica   alla   PA   ed   alle   Aziende Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

‐

Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

Siav

 

– Company

 

profile

P RINCIPALI MERCATI VERTICALI MANIFACTURING FINANCE GDO UTILITIES S ANITA ’ PA LOCALE CENTRALE OFFERTA   A   360° ON   PREMISES CLOUD SAAS IBRIDO SERVIZIO

90%

Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

‐

Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

Siav

 

– Company

 

profile

Gartner Magic   Quadrant for   Enterprise   Content   Management   solo   23   compagnie   selezionate   nel   mercato   mondiale Siav   è   l'unica   azienda   italiana   che   è   stata   ammessa

Siav   è   inclusa   nel   Magic   Quadrant   per   la   prima   volta

Y07 Y08 Y09 Y10 Y11 Y12 Y13

Siav   è   inclusa   nel   survey per   la   prima   volta Siav   ottiene   questo   riconoscimento   per   il   quinto   anno   consecutivo   da   uno   dei   principali   analisti   del   mondo   in   ICT,   dopo   essere   stata   selezionata   tra   i   primi   60   player   internazionali .

Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

I

 

benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

Stato   dell’arte   nelle   aziende  

Archiviazione e gestione cartacea dei documenti Difficoltà nella ricerca dei documenti e delle informazioni Logiche analogiche e processi non strutturati

Criticità nella fase decisionale ed analitica Comunicazione interna ed esterna carente Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

I

 

benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

Una   nuova   visione:   governare   i   processi

L’idea: Creazione di un fascicolo

digitale per gestire i

documenti, le informazioni e i processi di business collegati Lo strumento:

Chiavi logiche di ricerca Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

I

 

benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

Una   nuova   visione:   governare   i   processi

Rispetto delle procedure Efficienza

Business Process Management

Sicurezza Riduzione dei costi Flessibilità Performance

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

I

 

benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

Il   valore   della   dematerializzazione

Il Fascicolo Digitale

ƒ Strumento di

archiviazione, consultazione e gestione delle informazioni e dei documenti

(contratti, offerte, informazioni commerciali, documenti legali, amministrativi ecc.).

ƒ Consente di gestire in modo più

efficiente

i

flussi di lavoro

e la produzione delle informazioni utili all’azienda.

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

I

 

benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

La   gestione   digitale   della   documentazione   amministrativa   conviene Conservazione dell’attivo

Benefici: tra 1 e 3€ a documento

FORNITORE Conservazione del passivo

Benefici: tra 1 e 2€ a documento

ORDINE CONSEGNA FATTURA ZIONE PAGAMENTO Fatturazione elettronica strutturata

Benefici: tra 8 e 12€ a fattura

CLIENTE Completa dematerializzazione

Benefici: tra 30 e 80€ a ciclo

Fonte:   Politecnico   di   Milano Dipartimento   di   Ingegneria   Gestionale Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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I

 

benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

E   conviene   ancora   di   più   se   è   un   progetto   di   sistema 100 € /ciclo Benefici   a   progetto I   benefici   crescono   in   modo   superadditivo,   con   l’aumento   del   grado   di   integrazione Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica Integrazione Ordine ‐ Fattura Completa Integrazione Grado   di Integrazione Fonte:   Politecnico   di   Milano Dipartimento   di   Ingegneria   Gestionale Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

I

 

benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Drastica   riduzione   dei   costi   d’esercizio   (carta,   toner,   multifunzioni,   spazio   per   archivi   ecc.) Immediata   disponibilità   dei   documenti   necessari   con   tempi   ridotti   al   minimo   per   attività   di   ricerca Totale   tracciabilità    dei   processi   documentali   in   conformità   alle   procedure   aziendali   con   specifici   criteri   di   riservatezza Eliminazione   del   rischio   di   perdita   di   documenti Importante   aumento   dell’efficienza   organizzativa Significativa   riduzione   dei   costi   di   postalizzazione   attraverso   l’utilizzo   di   nuovi   servizi   (Posta   Elettronica   Certificata,   Posta   On   line,   Posta   Ibrida   etc.) ROI   mediamente   inferiore   ai   12   mesi Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

Dove   agire

Documenti Amministrativi Fascicoli del Personale Posta in uscita e in ingresso Cartelle sanitarie Pratiche di Leasing Sistemi Qualità

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benefici

 

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digitale

Scenario

Conservazione Sostitutiva ICR/OCR Content   Discovery/ Enterprise   Search DMS/BPM BPI Communication/ PEC   Management CRM ERP Web   portal E ‐ mail   server MFP Multichannel Fax   server Other systems BPM   Orchestrator

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benefici

 

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digitale

APPLICATIVI

Gestione   Documentale Fatturazione   Elettronica Gestione   delle   PEC Firma   Grafometrica Workflow   di   processo Portale   Documentale Mobile Content   Discovery Business   Process   Intelligence

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benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

U SE CASES PIÙ FREQUENTI

Conservazione   sostitutiva   delle   fatture   e   di   altri   documenti   amministrativi Approvazione   di   ordini   di   acquisto Registrazione   fatture   passive   con   integrazione   ERP   (tipicamente   SAP) Gestione   documentale   nell’ufficio   HR Gestione   delibere   e   determine   negli   enti   pubblici Gestione   della   qualità   (ISO) Gestione   documentale   per   i   contratti Gestione   della   pratica   di   fido Gestione   documentale   per   l’ufficio   amministrativo   (ordini,   DDT...

Gestione   della   corrispondenza   (sia   privato   che   PA) Gestione   documentale   e   workflow   nella   supply   chain Pre ‐ registrazione   automatica   delle   fatture   (Data   Capture) Gestione   elettronica   delle   fatture   (sia   in   ingresso   che   in   uscita)   con   workflow   di   approvazione Gestione   documentale   nel   Risk   Management   per   gli   ambienti   sanitari Portali   per   il   cittadino   e   le   imprese   nella   PA   e   nel   privato Gestione   documentale   e   workflow   per   la   gestione   dei   prestiti

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benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

N UOVE OPPORTUNIÀ :    F ATTURAZIONE E LETTRONICA Schema   di   funzionamento Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

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benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

N UOVE OPPORTUNIÀ :    F ATTURAZIONE E LETTRONICA Flusso   Operativo Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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benefici

 

della

 

trasformazione

 

digitale

N UOVE OPPORTUNIÀ :    FIRMA   GRAFOMETRICA Flusso   Operativo Quali   sono   i   documenti   «firmabili»?

Direzione   aziendale:   azioni   del   consiglio   direttivo,   comunicazioni   aziendali,   relazioni   pubbliche,   relazioni   degli   investitori Documenti   Risorse   Umane:   documenti   dei   dipendenti   in   azienda   (contratti,   assunzioni,   licenziamenti),   registro   presenze   dipendenti,   formazione   dei   dipendenti Documenti   Legali:   contratti,   accordi,   ordini,   deleghe   e   mandati Contabilità:   fatture,   affitti,   richieste   rimborsi   spese,   DDT,   tasse,   registri   contabili,   libri   giornali,   richieste   di   acquisto Documenti   tecnici:   disegni,   piante,   relazioni   tecniche,   preventivi,   computi,   piani   operativi Appalti:   documenti   di   acquisto,   contratti   e   subappalti Documenti   vendite   e   produzione:   proposte   di   vendita,   contratti   con   i   clienti,   report   e   istruzioni   di   produzione Certificazione   qualità:   documenti   per   il   controllo   della   qualità   (QC),   Certificazioni,   documenti   per   la   formazione,   procedure   di   prova,   visite   ispettive   sul   campo,   manutenzione,   rapporti    di   taratura Sanità: informativa   privacy,   consenso   trattamento   dati,   report   medici,   documentazione   clinica,   report   di   laboratorio,   certificati   di   analisi Banche   e   Assicurazioni:   mutui,   fidejussioni,   gestione   investimenti,   contabili Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

La

 

piattaforma

 

documentale

 

Siav

Documenti in Entrata Internet Fax Server Scanner e-mail PEC Documenti in Uscita Internet e-mail PEC BlackBerry iPad Web Services CRM, ERP… Altre piattaforme Gestione Documentale Elaborazione Documenti Integrazione Office Information Capture Automazione Procedimenti (Workflow) Conversione in PDF Firma Digitale Conservazione Sostitutiva BPI Engine Ricerche e Report BPM Orchestrator Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva     

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

La

 

piattaforma

 

di

 

conservazione

 

Siav

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Soluzioni   di   dematerializzazione   dei   processi   documentali

Soluzioni

 

e

 

Servizi

 

SIAV

 

per

 

la

 

fatturazione

 

elettronica

Soluzioni «in house»

Fatt. PA «Standard» Fatturazione PA

Spedizione

Pec Manager

Standard Edition

Archiflow Fatt PA «Enterprise» Fatturazione PA

Spedizione

Pec Manager

Enterprise Edition

Archiflow Conservazione Sostitutiva Virgilio

Servizi in Outsourcing con applicativi presso DMO SIAV

Fatturazione PA

Spedizione • Normalizzazione XML • Invio / Monitoraggio

Pec Manager

Standard Edition • Gestione Ricevute e Notifiche • Repository Documentale

Archiflow + ADP

• Conservazione sostitutiva

Virgilio

• Servizi personalizzati

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CONFINDUSTRIA   CUNEO   ,   GIOVEDÌ 10   LUGLIO   Convegno

Archiviazione   documentale    e   conservazione   sostitutiva

Grazie

 

per

 

l’attenzione!

Loris   SCANFERLA     Marketing   Manager   di   Siav   SpA [email protected]