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CONFINDUSTRIA CUNEO , GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
Loris SCANFERLA
Marketing Manager di Siav SpA
Soluzioni
di
dematerializzazione
dei
processi
documentali
Siav
– Company
profile
S IAV , DAL 1989
Con
oltre 200 collaboratori
ed un
fatturato di oltre 15 Mil €
sviluppa soluzioni che organizzano efficacemente i contenuti, le informazioni ed i processi per aiutare le persone e le aziende a risparmiare tempo e denaro
I L NOSTRO IMPEGNO
Ogni giorno affianchiamo i nostri Clienti per rispondere alle loro necessità.
I nostri clienti sanno che Siav è un “solution provider”, che non offre solo un applicativo software, ma un piattaforma “viva” customizzata per loro dai nostri consulenti.
Il nostro Valore è l’ESPERIENZA grazie a più di 3.000
installazioni SOLUZIONI E SERVIZI DI : Gestione Documentale Gestione dei Processi con Workflow Riconoscimento OCR e Classificazione Automatica Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica alla PA ed alle Aziende Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
Siav
– Company
profile
P RINCIPALI MERCATI VERTICALI MANIFACTURING FINANCE GDO UTILITIES S ANITA ’ PA LOCALE CENTRALE OFFERTA A 360° ON PREMISES CLOUD SAAS IBRIDO SERVIZIO
90%
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
Siav
– Company
profile
Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management solo 23 compagnie selezionate nel mercato mondiale Siav è l'unica azienda italiana che è stata ammessa
Siav è inclusa nel Magic Quadrant per la prima volta
Y07 Y08 Y09 Y10 Y11 Y12 Y13
Siav è inclusa nel survey per la prima volta Siav ottiene questo riconoscimento per il quinto anno consecutivo da uno dei principali analisti del mondo in ICT, dopo essere stata selezionata tra i primi 60 player internazionali .
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I
benefici
della
trasformazione
digitale
Stato dell’arte nelle aziende
Archiviazione e gestione cartacea dei documenti Difficoltà nella ricerca dei documenti e delle informazioni Logiche analogiche e processi non strutturati
Criticità nella fase decisionale ed analitica Comunicazione interna ed esterna carente Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I
benefici
della
trasformazione
digitale
Una nuova visione: governare i processi
L’idea: Creazione di un fascicolo
digitale per gestire i
documenti, le informazioni e i processi di business collegati Lo strumento:
Chiavi logiche di ricerca Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I
benefici
della
trasformazione
digitale
Una nuova visione: governare i processi
Rispetto delle procedure Efficienza
Business Process Management
Sicurezza Riduzione dei costi Flessibilità Performance
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I
benefici
della
trasformazione
digitale
Il valore della dematerializzazione
Il Fascicolo Digitale
Strumento di
archiviazione, consultazione e gestione delle informazioni e dei documenti
(contratti, offerte, informazioni commerciali, documenti legali, amministrativi ecc.).
Consente di gestire in modo più
efficiente
i
flussi di lavoro
e la produzione delle informazioni utili all’azienda.
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I
benefici
della
trasformazione
digitale
La gestione digitale della documentazione amministrativa conviene Conservazione dell’attivo
Benefici: tra 1 e 3€ a documento
FORNITORE Conservazione del passivo
Benefici: tra 1 e 2€ a documento
ORDINE CONSEGNA FATTURA ZIONE PAGAMENTO Fatturazione elettronica strutturata
Benefici: tra 8 e 12€ a fattura
CLIENTE Completa dematerializzazione
Benefici: tra 30 e 80€ a ciclo
Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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I
benefici
della
trasformazione
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E conviene ancora di più se è un progetto di sistema 100 € /ciclo Benefici a progetto I benefici crescono in modo superadditivo, con l’aumento del grado di integrazione Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica Integrazione Ordine ‐ Fattura Completa Integrazione Grado di Integrazione Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I
benefici
della
trasformazione
digitale
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Drastica riduzione dei costi d’esercizio (carta, toner, multifunzioni, spazio per archivi ecc.) Immediata disponibilità dei documenti necessari con tempi ridotti al minimo per attività di ricerca Totale tracciabilità dei processi documentali in conformità alle procedure aziendali con specifici criteri di riservatezza Eliminazione del rischio di perdita di documenti Importante aumento dell’efficienza organizzativa Significativa riduzione dei costi di postalizzazione attraverso l’utilizzo di nuovi servizi (Posta Elettronica Certificata, Posta On line, Posta Ibrida etc.) ROI mediamente inferiore ai 12 mesi Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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Dove agire
Documenti Amministrativi Fascicoli del Personale Posta in uscita e in ingresso Cartelle sanitarie Pratiche di Leasing Sistemi Qualità
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Scenario
Conservazione Sostitutiva ICR/OCR Content Discovery/ Enterprise Search DMS/BPM BPI Communication/ PEC Management CRM ERP Web portal E ‐ mail server MFP Multichannel Fax server Other systems BPM Orchestrator
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APPLICATIVI
Gestione Documentale Fatturazione Elettronica Gestione delle PEC Firma Grafometrica Workflow di processo Portale Documentale Mobile Content Discovery Business Process Intelligence
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U SE CASES PIÙ FREQUENTI
Conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti amministrativi Approvazione di ordini di acquisto Registrazione fatture passive con integrazione ERP (tipicamente SAP) Gestione documentale nell’ufficio HR Gestione delibere e determine negli enti pubblici Gestione della qualità (ISO) Gestione documentale per i contratti Gestione della pratica di fido Gestione documentale per l’ufficio amministrativo (ordini, DDT...
Gestione della corrispondenza (sia privato che PA) Gestione documentale e workflow nella supply chain Pre ‐ registrazione automatica delle fatture (Data Capture) Gestione elettronica delle fatture (sia in ingresso che in uscita) con workflow di approvazione Gestione documentale nel Risk Management per gli ambienti sanitari Portali per il cittadino e le imprese nella PA e nel privato Gestione documentale e workflow per la gestione dei prestiti
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N UOVE OPPORTUNIÀ : F ATTURAZIONE E LETTRONICA Schema di funzionamento Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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N UOVE OPPORTUNIÀ : F ATTURAZIONE E LETTRONICA Flusso Operativo Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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I
benefici
della
trasformazione
digitale
N UOVE OPPORTUNIÀ : FIRMA GRAFOMETRICA Flusso Operativo Quali sono i documenti «firmabili»?
Direzione aziendale: azioni del consiglio direttivo, comunicazioni aziendali, relazioni pubbliche, relazioni degli investitori Documenti Risorse Umane: documenti dei dipendenti in azienda (contratti, assunzioni, licenziamenti), registro presenze dipendenti, formazione dei dipendenti Documenti Legali: contratti, accordi, ordini, deleghe e mandati Contabilità: fatture, affitti, richieste rimborsi spese, DDT, tasse, registri contabili, libri giornali, richieste di acquisto Documenti tecnici: disegni, piante, relazioni tecniche, preventivi, computi, piani operativi Appalti: documenti di acquisto, contratti e subappalti Documenti vendite e produzione: proposte di vendita, contratti con i clienti, report e istruzioni di produzione Certificazione qualità: documenti per il controllo della qualità (QC), Certificazioni, documenti per la formazione, procedure di prova, visite ispettive sul campo, manutenzione, rapporti di taratura Sanità: informativa privacy, consenso trattamento dati, report medici, documentazione clinica, report di laboratorio, certificati di analisi Banche e Assicurazioni: mutui, fidejussioni, gestione investimenti, contabili Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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La
piattaforma
documentale
Siav
Documenti in Entrata Internet Fax Server Scanner e-mail PEC Documenti in Uscita Internet e-mail PEC BlackBerry iPad Web Services CRM, ERP… Altre piattaforme Gestione Documentale Elaborazione Documenti Integrazione Office Information Capture Automazione Procedimenti (Workflow) Conversione in PDF Firma Digitale Conservazione Sostitutiva BPI Engine Ricerche e Report BPM Orchestrator Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
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La
piattaforma
di
conservazione
Siav
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Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
Soluzioni
e
Servizi
SIAV
per
la
fatturazione
elettronica
Soluzioni «in house»
Fatt. PA «Standard» Fatturazione PA
Spedizione
Pec Manager
Standard Edition
Archiflow Fatt PA «Enterprise» Fatturazione PA
Spedizione
Pec Manager
Enterprise Edition
Archiflow Conservazione Sostitutiva Virgilio
Servizi in Outsourcing con applicativi presso DMO SIAV
Fatturazione PA
Spedizione • Normalizzazione XML • Invio / Monitoraggio
Pec Manager
Standard Edition • Gestione Ricevute e Notifiche • Repository Documentale
Archiflow + ADP
• Conservazione sostitutiva
Virgilio
• Servizi personalizzati
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CONFINDUSTRIA CUNEO , GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno
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Grazie
per
l’attenzione!
Loris SCANFERLA Marketing Manager di Siav SpA [email protected]