Transcript PIANO DI COMUNICAZIONE 2014

PIANO
DI COMUNICAZIONE 2014
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
SOMMARIO
Premessa
I soggetti
♦ I soggetti della comunicazione
♦ La rete dei referenti
Gli strumenti
♦ Il sistema di immagine coordinata
♦ La progettazione degli interventi di comunicazione
♦ Gli strumenti di comunicazione in uso nell'ente
I sistemi di comunicazione
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
L'attività di comunicazione standard
La comunicazione diretta
La gestione di segnalazioni e reclami
La comunicazione on-line
La comunicazione visiva
Le attività di comunicazione sponsorizzate
Il sistema informativo territoriale
La comunicazione degli interventi di governo del territorio
Gli interventi complessi e le campagne di comunicazione
La comunicazione ambientale
La promozione degli eventi
La comunicazione interna
L'Ufficio Stampa
L'attività per il 2014
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Il programma dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico
La comunicazione ambientale
La comunicazione in situazione di emergenza
L'amministrazione trasparente
Le grandi opere
La mia città si muove
La partecipazione a fiere e rassegne
L'apertura della nuova biblioteca comunale
Le attività di comunicazione delle aree organizzative
Il report
♦ Dati sulla comunicazione/informazione del 2013
Pag.
2
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
PREMESSA
Il Piano della Comunicazione annuale del Comune di Calenzano, confermando un sistema metodologico in
funzione ormai da diversi anni:
•
Ribadisce che il sistema della comunicazione dell'ente non può basarsi esclusivamente sull’attività e
sulla professionalità di alcune strutture dedicate. Affinché il sistema esista, e funzioni, è necessario che
la comunicazione divenga patrimonio culturale di tutto il Comune e che ognuno partecipi alla sua
costruzione ed al suo sviluppo;
•
Individua, quindi, quali sono i soggetti chiamati ad assolvere a tali funzioni definendone le competenze;
•
Definisce la dotazione, le modalità di gestione e di utilizzo degli strumenti di comunicazione;
•
Individua i sistemi di comunicazione in uso nell'ente con le rispettive competenze;
•
Specifica gli obiettivi e l'attività dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico e dell'Ufficio Stampa;
•
Evidenzia le attività/campagne di comunicazione nei settori per le quali è stata individuata una specifica
strategia d'azione;
•
Individua quali sono le fiere e rassegne alle quali l'Amministrazione parteciperà con un proprio spazio
informativo istituzionale;
•
Effettua una ricognizione delle attività comunicative programmate dalle singole Aree Organizzative che
comportano l'attivazione di strumenti comunicativi aggiuntivi rispetto alla procedura standard;
•
Riporta una sintesi dei dati sugli accessi ai vari strumenti di comunicazione in uso nell'ente e la relativa
comparazione con quelli dell'anno precedente.
Il processo attraverso cui si perviene all'elaborazione del Piano di Comunicazione annuale vede il
coinvolgimento di tutte le Aree Organizzative che forniscono le informazioni relative all’attività comunicativa
programmata per l’anno in corso con indicazione delle relative modalità operative.
L’Urp coordina tale attività di ricognizione ed effettua l’analisi delle informazioni raccolte finalizzata al
miglioramento del sistema comunicativo ed alla implementazione degli strumenti e processi comunicativi.
Il presente piano di comunicazione dovrà comunque essere rivisto ed integrato conseguentemente
all'elezione della nuova amministrazione comunale a seguito delle elezioni amministrative del maggio 2014
Pag.
3
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
I SOGGETTI
I SOGGETTI DELLA COMUNICAZIONE
Ad ogni servizio erogato dall'ente pubblico è collegata un’attività di comunicazione che ne determina la sua
conoscenza e quindi di conseguenza la sua effettiva possibilità di fruizione.
La comunicazione è quindi elemento essenziale dello stesso servizio cui si riferisce ed è parte integrante
dell’attività dell’ente.
Ogni struttura organizzativa gestisce la propria attività comunicativa esterna seguendo procedure e standard
operativi omogenei in grado di garantire una comunicazione coerente e costante che possa far emergere un
percorso ed una immagine comunicativa riconducibile all’ente istituzionale nel suo complesso.
Da un punto di vista organizzativo il sistema della comunicazione dell’ente si esplicita attraverso le attività
dei seguenti soggetti:
Rete dei referenti della comunicazione
Unità di base del processo comunicativo
↑↓
↑↓
↑↓
Ufficio Relazioni con il Pubblico
Ufficio Stampa
Aree Organizzative
• coordina
le
attività
di • gestisce i rapporti con gli organi
comunicazione, principalmente per di informazione;
mezzo
del
Piano
di
Comunicazione;
• prepara ed emette comunicati
stampa;
• cura il sistema di immagine
coordinata dell’ente;
• organizza conferenze stampa;
• cura la redazione del sito • redige
il
periodico
internet comunale e di tutta la informazione comunale;
comunicazione on-line
• ogni struttura organizzativa
gestisce
la
propria
attività
comunicativa
seguendo
procedure e standard operativi
omogenei in grado di garantire
una comunicazione coerente e
costante che possa far emergere
un percorso ed una immagine
comunicativa riconducibile all’ente
di istituzionale nel suo complesso;
• le
Aree
Organizzative
prepara la rassegna stampa gestiscono
la
propria
• gestisce gli strumenti di delle notizie che riguardano
comunicazione
attraverso
il
comunicazione di competenza;
Calenzano;
proprio
referente
della
comunicazione
utilizzando
• promuove l’adozione di sistemi • cura il flusso di informazioni tra strumenti propri e/o avvalendosi
di comunicazione interna;
l’ente e la stampa attraverso il di strumenti gestiti dall’Urp e
rapporto con la Giunta e gli dall’Ufficio Stampa.
• cura la redazione della rete assessorati.
intranet;
•
• gestisce
direttamente
campagne di comunicazione di
particolare
impatto
sulla
cittadinanza
e
di
interesse
strategico complessivo individuate
in fase di approvazione del piano
della comunicazione.
Pag.
4
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
LA RETE DEI REFERENTI
La rete dei referenti della comunicazione, prevista dal regolamento comunale per il funzionamento dell'Urp,
rappresenta l'unità di base del processo comunicativo, lo strumento utile per costruire un efficace sistema di
relazioni con il pubblico che non può essere attribuito ad un unico servizio, ma deve necessariamente
coinvolgere l’intera struttura organizzativa.
Composizione
L'attuale rete dei referenti, individuati dai rispettivi responsabili delle aree organizzative, risulta così
composta:
Area organizzativa
Comunicazione e promozione
Direzione generale
Gestione del territorio
Servizi alla persona
Risorse
Affari generali e istituzionali
Servizio
Ufficio Relazioni con il Pubblico
Sportello cittadino
Referente
Ilaria Melani - Coordinatore rete
Emiliana Petrolini
Roberta Vannucchi
Sistemi informativi
Ilario Capurso
Personale
Edy Palazzeschi
Risorse umane organizzazione
Claudia Fissi
Edilizia – Urbanistica
Sabrina di Natale
Ambiente
Jessica Leonardi
Sviluppo economico
Marco Niccolai
Assistenza e sicurezza sociale
Elisabetta Morandi
Cultura
Valentina Magherini
Attività educative
Silvia Lascialfari
Economato
Filomena Laurenzano
Servizi finanziari
Sara Martinez
Tributi
Silvana Montelatici
Organi Istituzionali / Affari legali
Maria Lazzerini
Ufficio Stampa
Valentina Baronti
Infrastrutture
Stefania Martines
Vigilanza
Daniela Goi
Funzioni
Le funzioni dei referenti si riassumono come segue:
Ruolo organizzativo
Compiti operativi
• supportare il Responsabile • collaborare alla elaborazione
dell'area
organizzativa
nella del Piano di Comunicazione
progettazione e realizzazione delle annuale in linea con i programmi di
attività di comunicazione esterna attività dell'area organizzativa;
dell'area/servizio;
• realizzare le attività di
Unità di progetto
• elaborare
proposte
di
miglioramento della qualità della
comunicazione interna ed esterna
(ad es.: revisione modulistica,
revisione procedure, ecc.);
Pag.
5
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
Ruolo organizzativo
Compiti operativi
Unità di progetto
comunicazione
esterna
dell'area/servizio;
• essere l'interlocutore di enti
• formulare proposte di percorsi
esterni che gestiscono pubblici
formativi per il personale.
servizi che fanno riferimento alla • collaborare con l’Urp per la
propria area/servizio per quanto realizzazione delle attività di
riguarda l'attività di comunicazione comunicazione esterna di carattere
dagli stessi attuata nell'ambito del generale
che
coinvolgano
territorio comunale;
l'area/servizio;
• essere l’interlocutore dell’Urp e • aggiornare le banca dati delle
degli altri Uffici dell’ente nella procedure e della modulistica;
gestione
dei
flussi
di
comunicazione interna ed esterna; • aggiornare le informazioni sul
sito Web e sulla rete intranet del
• essere
l’interlocutore Comune relative all'area/servizio;
dell’Ufficio
Stampa
per
la
comunicazione esterna;
• gestire le risposte alle
segnalazioni e reclami;
• partecipare a unità di progetto
a valenza trasversale per il • gestire le risposte alle richieste
miglioramento
della di accesso agli atti;
comunicazione interna ed esterna.
• gestire le risposte a richieste di
informazioni di secondo livello
provenienti dall'’Urp;
• collaborare
con
l'Ufficio
Stampa nelle attività inerenti al
servizio
(comunicati
stampa,
pubblicazione periodico comunale
ecc.);
Da questa elencazione di funzioni emergono quindi due tipologie di attività:
• Ordinarie: finalizzate cioè a garantire e pianificare la comunicazione dell'area/servizio di appartenenza.
Sono queste funzioni proprie, di carattere continuativo, che vengono effettuate dal referente della
comunicazione secondo le procedure in uso nell’ente, con l’eventuale supporto dell’Urp.
• Di sviluppo: ovvero riferite all’attivazione di progetti specifici finalizzati al miglioramento della qualità
della comunicazione interna ed esterna dell’ente.
Pag.
6
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
GLI STRUMENTI
Per garantire interventi mirati ed efficaci, l'attività comunicativa deve essere supportata dall’utilizzo di una
serie di strumenti e procedure che permettano di raggiungere la molteplicità di pubblici a cui l'ente deve
rivolgersi.
Nel sistema adottato dal nostro Comune, che vede il coinvolgimento diretto delle singole Aree Organizzative
nella programmazione e gestione delle proprie attività comunicative, particolare importanza assume
l'individuazione di modalità condivise che favoriscano la conoscenza e l'utilizzo dei vari strumenti di
comunicazione.
IL SISTEMA DI IMMAGINE COORDINATA
(vedi manuale operativo pubblicato sulla rete intranet)
A base del sistema di immagine coordinata si colloca il manuale operativo con il quale vengono evidenziati e
disciplinati alcuni metodi comunicativi con lo scopo di:
• promuovere un'immagine unitaria, identificabile e riconducibile all’ente;
• effettuare una semplificazione grafica in modo da ottenere una comunicazione più ordinata, coerente e
quindi anche più comprensibile e fruibile;
• stabilire regole uniformi da condividere con tutti i soggetti, interni ed esterni, che si trovano a dover
promuovere gli interventi comunicativi effettuati dall’ente.
Il sistema è coordinato dall'Ufficio Relazioni con il Pubblico.
LA PROGETTAZIONE DEGLI INTERVENTI DI COMUNICAZIONE
(vedi manuale operativo pubblicato sulla rete intranet)
Gli interventi e le campagne di comunicazione hanno la finalità di informare e promuovere un servizio,
sensibilizzare i cittadini rispetto ad un determinato argomento, dare impulso e favorire comportamenti e
atteggiamenti positivi.
L’attività di comunicazione è una parte integrante del procedimento cui si riferisce ed è, al pari delle altre fasi
procedimentali, elemento sostanziale per il suo perfezionamento. La comunicazione quindi non è un’attività
accessoria ma assume la valenza di "servizio" e come tale deve essere programmata, gestita e misurata.
Per ogni progetto di comunicazione, piccolo o grande, è necessario quindi intraprendere preventivamente
una specifica attività di programmazione articolata in fasi successive.
Nel manuale degli strumenti, pubblicato sulla rete intranet comunale, sono riportate le modalità da seguire
per progettare un intervento di comunicazione, per monitorarne l'andamento ed anche effettuare la
rendicontazione finale.
GLI STRUMENTI DI COMUNICAZIONE IN USO NELL'ENTE
(vedi manuale operativo pubblicato sulla rete intranet)
Nel manuale degli strumenti, pubblicato sulla rete intranet comunale, vengono evidenziati tutti gli strumenti
comunicativi attivi nell'ente a fine 2013, fornite informazioni sulle loro principali caratteristiche ed indicate le
modalità operative per l'attivazione.
Strumenti suddivisi per gestione di competenza
Ufficio Relazioni con il Pubblico
• Sito Web
• Intranet
• Newsletter elettroniche
• Pagina Facebook del Comune
di Calenzano
•
•
•
•
Ufficio Stampa
Comunicati stampa
Conferenza stampa
Periodico Per quale Comune
Rassegna stampa a diffusione
interna per organi istituzionali
•
•
•
Aree Organizzative
Manifesti e altro materiale di
stampa per interventi non
concordati
Striscioni
Inserzioni pubblicitarie
Pag.
7
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
Ufficio Relazioni con il Pubblico
• Supplementi
al
periodico
comunale
•
• La
pagina
dell'Urp
sul
periodico comunale
• Video informativi / Web TV
• Pannelli a messaggio variabile
• Sms
• Guide informative - inserti
redazionali
• Chat
• Stand a fiere e mostre
• Manifesti e altro materiale di
stampa per interventi
concordati
Ufficio Stampa
e servizi comunali
Pagina Facebook dell'ufficio
stampa del Sindaco
•
•
•
Aree Organizzative
Lettera avviso
Assemblee / Incontri
Il Castello di Carta - notiziario
della biblioteca comunale
Pag.
8
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
I SISTEMI DI COMUNICAZIONE
L’ATTIVITA' COMUNICATIVA STANDARD
Con l'attuale sistema organizzativo, per ogni attività, iniziativa, servizio attivato dal Comune o che comunque
riguardi i pubblici servizi erogati sul territorio, siamo oggi in grado di garantire la divulgazione
dell'informazione verso la cittadinanza con l’utilizzo di una molteplicità di strumenti secondo un percorso che
può essere schematicamente così rappresentato:
•
•
Urp
•
Ufficio Stampa
Servizi
(attraverso
il
referente
della
comunicazione)
•
•
•
•
•
•
Sito internet
Pagina Facebook
Newsletter settimanale
Web TV
Pannello a messaggio variabile
Comunicazione diretta per il tramite anche
dello Sportello del cittadino e degli altri
sportelli che svolgono attività di front-office
•
•
Comunicato stampa
Periodico comunale
Nel caso in cui sia necessario attivare percorsi comunicativi più articolati, i servizi potranno utilizzare gli altri
strumenti in uso nell'ente, magari raccordandosi con l'Urp.
LA COMUNICAZIONE DIRETTA
Lo Sportello del Cittadino si rivolge ad una pluralità di utenza per l'erogazione di una molteplicità di servizi
quali anagrafe, protocollo, accesso agli atti, reclami.
Rappresentando la principale interfaccia "fisica" fra cittadino ed ente, è luogo privilegiato dove poter
raggiungere un elevato numero di cittadini per poter sviluppare sistemi di comunicazione diretta.
In questo ambito, infatti, offre informazioni su procedimenti e servizi dell’Ente, fornisce la relativa
modulistica, orienta il cittadino verso le attività del Comune, favorendo quindi l’accesso ai servizi e
l’attivazione di pratiche
Per garantire il flusso informativo interno sono attivate procedure che permettono il costante e reciproco
scambio di comunicazioni fra Ufficio Relazioni con il Pubblico (con funzioni di back office) e lo Sportello del
Cittadino (con funzioni di front office).
Da parte dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico rimane comunque considerevole il rapporto diretto con l'utenza
mantenuto attraverso le comunicazioni telefoniche e le nuove tecnologie informatiche quali la posta
elettronica, la chat e la pagina facebook. Da evidenziare l'intervento diretto effettuato per il supporto fornito
agli utenti che devono iscriversi o accedere ai servizi on-line.
LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI ED I RECLAMI
La procedura di gestione delle segnalazioni e dei reclami è ormai consolidata ed ha consentito nel tempo di
fornire risposte alle criticità esposte dai cittadini e di generare un processo di miglioramento integrale della
qualità dei servizi.
Il presidio della procedura è garantito dallo Sportello del Cittadino in quanto canale privilegiato di
presentazione delle segnalazioni che comunque possono essere presentate anche on-line.
Pag.
9
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
LA COMUNICAZIONE ON-LINE
La comunicazione istituzionale on-line, affiancandosi alle modalità più tradizionali di informazione e di
erogazione dei servizi, rappresenta uno strumento strategico per il miglioramento della relazione tra
amministrazione e cittadino grazie alle sue essenziali caratteristiche di velocità, connettività universale, bassi
costi ed interattività.
In questa direzione sono stati attivati, oltre al sito internet, altri strumenti quali: Pagina Facebook, profilo
Youtube, profilo Flickr, pagina Wikipedia.
Attraverso le funzionalità del sito è possibile inoltre gestire l'invio del notiziario on-line "Calenzano News",
della messaggistica sms e l'aggiornamento delle informazioni sul canale web TV.
LA COMUNICAZIONE VISIVA
Oltre alle consuete forme di comunicazione visiva attraverso materiale informativo cartaceo (manifesti,
volantini, striscioni, guide segnaletica ecc.), il Comune ha attivato un nuovo servizio telematico, denominato
“My City”.
Realizzato in collaborazione con una ditta locale, consiste nella disponibilità gratuita di un canale informativo
per i cittadini visibile attraverso i punti video posizionati in luoghi ad alta frequentazione.
Attualmente tali punti video sono collocati nelle sale di ricevimento al pubblico presso gli uffici del Comune,
in altri esercizi pubblici e presso le gallerie del centro commerciale il Parco di Calenzano e dei Gigli di Campi
Bisenzio.
I contenuti del canale si sviluppano all’interno di una struttura predefinita costituita da 4 aree:
- Area NEWS: informazioni tematiche (a cura del Comune con aggiornamento automatico tramite rss dal
sito internet
- Area FLASH NEWS: notizie i n tempo reale prelevate da altri canali informativi a cura di SE.T Servizi
tecnologici.
- Area VIDEO: spazio per video in rotazione costante con contenuti informativi o pubblicitari
- Area BANNER: spazi per grafica del Comune e per informazioni pubblicitarie o promozionali.
Altro strumento importante per veicolare le informazioni è il pannello a messaggio variabile posizionato nel
centro cittadino, in via Roma, strada ad alta percorribilità, in grado di raggiungere un pubblico molto vasto.
Viene utilizzato per promuovere gli eventi, le scadenze e le informazioni di pubblica utilità e di protezione
civile.
L'Ufficio Relazioni con il Pubblico gestisce il flusso informativo dei due canali
Pag.
10
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
LE ATTIVITA' DI COMUNICAZIONE SPONSORIZZATE
Da alcuni anni l'amministrazione, per favorire
una
migliore
qualità
dei
servizi
di
comunicazione
erogati
consentendo,
contestualmente, un contenimento della spesa,
effettua interventi promozionali avvalendosi
della collaborazione economica di operatori
economici locali.
Con gli interventi di sponsorizzazione il
Comune offre ad un soggetto terzo, che si
obbliga
a
fornire
gratuitamente
una
predeterminata prestazione, la possibilità di
raccogliere inserzioni pubblicitarie
che
vengono inserite in appositi e predefiniti spazi
e prodotti .
In particolare gli interventi realizzati riguardano il sistema di comunicazione tramite punti video, di cui si
approfondisce nel capitolo dedicato alla comunicazione visiva, la realizzazione di prodotti di promozione
territoriale, quali ad esempio il Calendario annuale, la carta stradale ecc.
L'Ufficio Relazioni con il Pubblico coordina la realizzazione dei prodotti sponsorizzati.
IL SISTEMA INFORMATIVO TERRITORIALE
Il Sistema Informativo Territoriale (SIT) è già presente da tempo all'interno del portale del Comune con
un'area dedicata in cui vengono messe a disposizione dei cittadini, degli organi istituzionali, di enti esterni o
di professionisti, le banche dati territoriali gestite dal SIT.
Negli ultimi anni il portale SIT si è sviluppato sostanzialmente in due direzioni: fornendo alla consultazione
una sempre più consistente mole di informazioni e dotandosi di nuovi strumenti di ricerca e di analisi delle
informazioni rappresentate. In particolare la consultazione delle mappe e degli strati informativi è stata
arricchita di nuove funzionalità che consentono l'integrazione con altre importanti banche dati quali il catasto
o l'anagrafe.
Gestisce il portale l'Ufficio SIT.
LA COMUNICAZIONE DEGLI INTERVENTI DI GOVERNO DEL TERRITORIO
(estratto dal regolamento comunale per la disciplina delle funzioni del garante della comunicazione)
Il garante della comunicazione, istituito con la L.R. 1/2005, assicura la partecipazione dei cittadini in ogni
fase dei procedimenti di competenza comunale per la formazione dello strumento della pianificazione
territoriale e sue varianti, nonché per la formazione degli atti di governo del territorio e delle loro varianti. Il
Garante della comunicazione è istituito presso l’Area gestione del territorio.
Per i procedimenti relativi alla formazione del Piano Strutturale e del Regolamento il Garante viene istituito
presso l’Area Comunicazione e Promozione dell’Ente.
Per l'espletamento delle attività il Garante si avvale della collaborazione dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico.
GLI INTERVENTI COMPLESSI E LE CAMPAGNE DI COMUNICAZIONE
Si tratta di interventi comunicativi complessi che prevedono la definizione di uno specifico piano
comunicativo e l’utilizzo di una molteplicità di strumenti. Hanno di norma una lunga durata, possono ripetersi
nel tempo e richiedono un diretto controllo del loro andamento. Riguardano temi di interesse collettivo
ritenuti strategici da parte dell’Amministrazione comunale.
Per tali motivi l’esecuzione è attribuita all’Ufficio Relazioni con il Pubblico sulla base di una programmazione
annuale concordata con i servizi che hanno la “titolarità” dell’intervento.
Pag.
11
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
LA COMUNICAZIONE AMBIENTALE
(estratto dalla procedura gestionale 10 Emas)
La gestione della comunicazione con l'esterno, relativamente agli aspetti ambientali è di competenza delle
seguenti funzioni:
• Responsabile Area Comunicazione e Promozione, relativamente alla definizione e monitoraggio
dell’attuazione del Piano di Comunicazione.
• Responsabile Gestione Ambientale per la identificazione di argomenti e tematiche ambientali per le quali
è necessario effettuare azioni specifiche di comunicazione esterna.
• Responsabili di Area o Responsabili di Servizio per temi ambientali specifici del servizio.
• Responsabile Servizio Relazioni con il Pubblico per l'attuazione dell'attività comunicativa esterna di
particolare interesse strategico, individuata in sede di approvazione del Piano di Comunicazione annuale
come ad esempio consultazioni della cittadinanza, promozione ed organizzazione di seminari e
convegni, attuazione di attività comunicative su temi ambientali specifici.
Annualmente è cura del Responsabile dell’Area Comunicazione e Promozione attivare la procedura per la
definizione del Piano di Comunicazione dell'ente. I Responsabili delle Aree Organizzative devono
trasmettere, tramite i rispettivi Referenti interni della comunicazione, i temi e gli argomenti aventi relazione
con aspetti ed impatti ambientali gestiti dalla propria Area.
E’ cura del Responsabile dell’Area organizzativa proponente, anche tramite il proprio referente interno della
comunicazione attuare le azioni indicate nel Piano di Comunicazione utilizzando gli strumenti in uso nell'ente
secondo le procedure indicate nel manuale di gestione degli strumenti di comunicazione.
La documentazione e gli strumenti necessari allo svolgimento delle attività di comunicazione esterna, a cura
del referente interno della comunicazione deve essere raccolta e mantenuta in disponibilità per i
monitoraggi e verifiche annuali.
LA PROMOZIONE DEGLI EVENTI
Nel nostro Comune vengono annualmente organizzate numerose iniziative
ricreative, sportive, culturali ecc., sia da parte dell’Amministrazione
Comunale che delle associazioni locali, che vanno a definire una
significativa offerta verso i cittadini residenti e nel contempo sviluppano
un’interessante funzione di marketing territoriale richiamando sul territorio
una molteplicità di visitatori provenienti dai territori contermini.
L’attuale sistema di promozione degli eventi prevede l’attivazione di un
sistema di promozione coordinata riconducibile al marchio "Calenzano
Eventi"
Le attività riferite al pacchetto complessivo compete all’Urp che garantisce
la divulgazione delle informazioni verso un pubblico vasto, anche non
residente, attraverso i seguenti strumenti:
• Inserimento di tutte le manifestazioni sul calendario eventi pubblicato sul sito internet;
• Comunicazione del calendario mensile all’azienda provinciale del turismo e alle riviste specializzate;
• Pubblicazione di una sezione tematica, denominata "eventi" sul notiziario settimanale on-line con invio
alle strutture ricettive, ristoranti, associazioni, circoli di Calenzano, alle aziende regionali ed uffici
provinciali di promozione turistica;
• Pubblicazione di sezione tematica sul sito internet
Per le singole iniziative, è prevista invece l'attivazione dei seguenti strumenti:
• manifesti per affissione sul territorio (e comuni limitrofi per eventi più importanti);
• depliant / volantini per distribuzione spazi info e (eventualmente) tramite alunni scuole;
• lettera / invito per invio a target specifico;
• pagina facebook denominata Calenzanoeventi;
• pubblicità radiofonica e inserzioni su quotidiani e riviste per gli eventi più importanti;
• esposizione striscioni stradali per gli eventi più importanti;
• inserimento dell’info sui siti tematici
Per gli eventi minori viene invece effettuata un'attività di comunicazione standard (vedi paragrafo dedicato).
Pag.
12
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Per il miglioramento dei processi di comunicazione
interna è attiva la rete intranet comunale. Denominata
“Luogo in Comune” a rappresentare uno spazio in cui tutti
i dipendenti possono trovare le informazioni e gli
strumenti utili per il proprio lavoro.
I servizi di riferimento per la parte gestionale sono i
seguenti:
- Ufficio Relazioni con il Pubblico – coordinamento redazionale;
- Ced – sviluppi e assistenza tecnica/informatica;
- Tutti i servizi comunali – inserimento e aggiornamento delle informazioni e gestione delle sezioni di
competenza (es. Ufficio Stampa per rassegna giornaliera).
L'UFFICIO STAMPA
L’Ufficio Stampa mantiene i rapporti con i giornalisti di quotidiani, settimanali, radio e tv a diffusione locale.
Promuove eventi, servizi, manifestazioni, interventi pubblici tramite la redazione di comunicati stampa e
l’organizzazione di conferenze stampa.
Svolge una funzione di supporto agli Amministratori e ai servizi nei rapporti da tenere con la stampa, per la
promozione di servizi o per la risposta ad articoli apparsi su quotidiani e settimanali per i quali si vogliono
trasmettere precisazioni o smentite.
Svolge un’attività di informazione gestita in proprio dall’ente, con la pubblicazione sul sito internet dei
comunicati stampa e il loro invio ad una lista di cittadini iscritti alla newsletter dei comunicati stampa e con la
redazione e diffusione del periodico bimestrale “Per Quale Comune”.
Predispone la rassegna stampa degli articoli apparsi su quotidiani o settimanali per una diffusione interna
rivolta a organi istituzionali e servizi.
Gestisce una pagina Facebook dell’ufficio stampa, denominata Calenzano Post, sulla quale saranno
pubblicate notizie, contenuti multimediali e commenti. La pagina è finalizzata ad una comunicazione più
immediata e diretta, a fronte di una sensibile flessione dei mezzi di informazione tradizionali, soprattutto in
ambito locale.
Pag.
13
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
L'ATTIVITA' PER IL 2014
L'ATTIVITA' DELL’UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO
Il programma trova la sua definizione economica all’interno del piano esecutivo di gestione ed ha come
finalità:
• Favorire lo sviluppo della comunicazione esterna ed interna dell’ente attraverso la redazione del Piano di
Comunicazione ed il coordinamento della rete dei referenti;
• Promuovere l’attività e l’immagine dell’intera amministrazione comunale;
• Garantire una corretta informazione sui servizi offerti e sulle modalità per il loro utilizzo attraverso la
gestione coordinata di strumenti ed attività;
• Gestire la comunicazione on-line;
• Gestire le campagne di comunicazione dell’ente rivolte ad una pluralità di utenza o ritenute di interesse
strategico;
• Attuare, mediante l’ascolto del cittadino e lo sviluppo della comunicazione interna, i processi di verifica
della qualità dei servizi.
Di seguito sono elencate le principali attività di sviluppo previste per il 2014:
Sistema di Immagine coordinata
Verrà rinnovato l’incarico ad un soggetto esterno professionalmente competente ad accompagnare l’ente nel
percorso di consolidamento di un sistema unitario e coerente con cui si evidenzi l’immagine del Comune
verso l’esterno.
Così come è stato rinnovato l'incarico ad un unico soggetto per la stampa del materiale editoriale così da
poter ottimizzare procedure e costi di esecuzione degli interventi.
Le procedura, finora applicata solo per la realizzazione della comunicazione istituzionale, sarà allargata
anche ai prodotti editoriali utili per la promozione degli eventi centralizzando in un unico ufficio (Urp) la
gestione degli interventi comunicativi.
Segnaletica di indirizzamento dell'utenza
Completamento del progetto per l'installazione della segnaletica interna ed esterna di indirizzamento
dell'utenza. L'intervento si rende necessario a seguito del trasferimento degli uffici comunali presso la sede
del Municipio.
L'urp ti facilita la rete
L’Urp si occupa della gestione diretta di diversi strumenti di comunicazione fra cui tutti quelli attivati
nell'ambito del web.
Per il 2014 è previsto:
- il consolidamento della nuova struttura del sito internet e relativa revisione delle schede per garantire la
conformità a quanto stabilito dalle linee guida ministeriali per la gestione dei siti internet. Particolare
attenzione verrà posta nel miglioramento dell'esposizione delle informazioni attraverso sezioni tematiche
sui servizi ed attività dell'ente;
- la revisione della sezione tematica dedicata al turismo e territorio;
- l'attivazione di un nuovo calendario degli eventi condiviso anche con soggetti esterni;
- l'aggiornamento dei social network: wikipedia, google maps ecc;
- il completamento della campagna comunicativa relativa all'attivazione della connessione libera alla rete
Wi Fi;
- l'assistenza agli utenti ai servizi on-line sia per quanto riguarda la fase dell'accreditamento che per
l'iscrizione;
- l'attivazione del sistema di accreditamento ai servizi on-line tramite la tessera sanitaria elettronica
- la semplificazione delle modalità di accesso ai servizi on-line attraverso la creazione di un sistema che
raggruppi in un'unica interfaccia tutte le varie modalità.
Pag.
14
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
Campagne di comunicazione
All'Ufficio Relazioni con il Pubblico sono affidati
interventi di
comunicazione su settori ritenuti strategici da parte dell'amministrazione
comunale.
Per il 2014, oltre a quanto indicato nelle sezioni di seguito riportate, sono
previste anche le seguenti attività:
- Il comune informa: cosa fare quando ....... - informazioni sui servizi
offerti e sui procedimenti amministrativi
Per la promozione dei servizi viene riconfermata la pubblicazione della
collana editoriale con la ristampa delle guide tematiche nascita,
residenza, isee, orari, mediazione sociale, matrimonio. Per la ridotta
disponibilità economica la stampa dei prodotti verrà eseguita
internamente.
Tessera sanitaria
Attivazione dello sportello per il rilascio della tessera sanitaria
Mediazione sociale
Rinnovo della campagna di comunicazione per la promozione del servizio.
Promozione del territorio
Nel 2013 è stato assegnato l'incarico esterno per la realizzazione di prodotti comunicativi diversificati con
copertura dei costi (totale o parziale) tramite sponsorizzazioni
La redazione resta nella responsabilità diretta del Comune, mentre la gestione dei rapporti con gli sponsor,
la realizzazione dei prodotti e la conseguente divulgazione sono competenze assegnate al soggetto che si
aggiudicherà il servizio.
Entro il 2014 verranno realizzati e diffusi gli strumenti concordati ovvero la guida turistica, la carta stradale, il
rendiconto di mandato ed il calendario 2014
LA COMUNICAZIONE AMBIENTALE
Servizi di riferimento: Servizio Urp-Comunicazione e Servizio Ambiente
Calenzano Città sostenibile Impariamo a risparmiare l'ambiente
Prosegue il progetto "Le Buone Pratiche" che si inserisce all'interno
della campagna "Calenzano Città sostenibile Impariamo a
risparmiare l'ambiente" attiva ormai da alcuni anni.
Lo slogan utilizzato viene declinato a seconda del luogo fisico in cui si
devono adottare i comportamenti corretti oppure dell'attività svolta da
un gruppo omogeneo di soggetti. Concetti chiari che
mirano
appunto ad evidenziare come l’adozione di comportamenti
consapevoli
e
ambientalmente
corretti
ha
come
conseguenza/beneficio un minor impatto ambientale correlato anche
ad un risparmio di tipo economico sia individuale che collettivo.
Per il 2014 sono previsti i seguenti interventi:
- pubblicazione box tematico all'interno dell'ultima pagina del
periodico comunale;
- adesione alle campagne nazionali: puliamo il mondo ecc.,
M'illumino di meno ecc;
- collaborazione con Quadrifoglio per la promozione della raccolta
differenziata con un particolare intervento in merito agli scarichi
abusivi ed alla promozione del servizio di ritiro ingombranti a
domicilio;
- prosecuzione dell'intervento promozionale sull'utilizzo dei
pannolini ecologici attivato in collaborazione con Farmapiana;
- promozione del servizio di Piedibus.
Festa dell'ambiente
Per l'undicesimo anno consecutivo viene confermata l'organizzazione
della manifestazione con l’obiettivo di promuovere comportamenti
Pag.
15
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
consapevoli da parte della cittadinanza nell'utilizzo delle risorse ambientali e nel contempo far conoscere le
iniziative attivate dalla stessa amministrazione nell’ambito dello sviluppo sostenibile.
L'intervento comunicativo riguarderà la pubblicizzazione dell'iniziativa, la redazione di cartellonistica
promozionale dei progetti attivati dall'ente e l'allestimento di uno spazio informativo.
Certificazioni ambientali (Iso 14001 e Emas)
Adeguamento degli strumenti di comunicazione dell'ente con l'indicazione del marchio della certificazione
ottenuta.
Adozione cani randagi
Prosegue la campagna "Adottiamoli tutti" con interventi mirati in occasione di iniziative locali e presso spazi
pubblici quali mercati e fiere; pubblicazione ripetuta di notizie e di uno "speciale" in occasione della festa
dell'ambiente.
LA COMUNICAZIONE IN SITUAZIONE DI EMERGENZA
Servizi di riferimento: Servizio Urp-Comunicazione e Ufficio Protezione civile
Il servizio di Protezione civile è dotato di uno specifico piano operativo che prevede il coinvolgimento di una
serie di soggetti interni ed esterni per la gestione delle varie situazioni emergenziali.
Piano neve
Particolare attenzione viene posta alle emergenze legate agli eventi meteorologici, fra cui quelle conseguenti
alle precipitazioni nevose che provocano notevoli disagi soprattutto in zone, come la nostra, poco abituate a
tali fenomeni. Per questo è stato approvato il “Piano neve” che individua le competenze che fanno carico
all’ente locale e le attività, talune anche obbligatorie, che invece devono essere eseguite direttamente dagli
stessi cittadini.
Per informare la cittadinanza di tali obblighi e sviluppare la sensibilità verso comportamenti positivi, a cura
dell'ufficio di Protezione Civile e dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico, viene annualmente gestita una
specifica campagna di comunicazione finalizzata appunto fornire le informazioni sugli obblighi sopra
richiamati oltre ad una serie di consigli utili per affrontare l’emergenza e contribuire a velocizzare le
operazioni di soccorso oltre che, ovviamente, il ritorno alla normalità. La campagna si attua attraverso i vari
canali informativi dell'ente ed è prolungata durante tutto il periodo invernale.
Aziende a rischio rilevante
La normativa in materia di controllo dei pericoli di incidente rilevante connessi a determinate attività in cui
vengono utilizzate e stoccate sostanze pericolose, assegna ai Comuni il compito di informare la popolazione.
A Calenzano sono presenti due aziende: il deposito ENI in via Erbosa e la Manetti e Roberts in via
Baldanzese a cui è stata recentemente attribuita la qualifica di azienda a rischio rilevante per il reparto di
stoccaggio di sostanze gassose.
Per questo è necessario rinnovare l'invio a tutte le famiglie dell'informativa con le norme di comportamento in
caso di incidente.
Siccità e pericolo incendi
Durante il periodo estivo viene gestita la comunicazione con i consueti strumenti a disposizione dell'ente
intensificando gli interventi a seconda dell'andamento stagionale e delle direttive che provengono dalla
Regione Toscana.
Pag.
16
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
Norme di comportamento in caso di eventi calamitosi
E' auspicabile una specifica attività di comunicazione ripetuta nel tempo che educhi la popolazione su come
affrontare le situazioni di potenziale pericolo e al tempo stesso richiamare la necessità di come sia
necessaria la collaborazione di tutti nella gestione della "cosa pubblica" (anche con in interventi semplici, ma
non superflui, come ad esempio la pulizia di una caditoia stradale).
In questo senso gli interventi di comunicazione dovranno essere ricondotti ad una specifica grafica
evocativa.
L'AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE
Servizi di riferimento: Servizio Urp-Comunicazione e Garante della Trasparenza
Adeguamento dei contenuti alle disposizioni di legge della sezione amministrazione trasparente e gestione
dell'aggiornamento delle informazioni provenienti da tutte le aree organizzative.
LE GRANDI OPERE
Servizi di riferimento: Gruppo di lavoro sulla terza corsia
A seguito dell'attivazione del gruppo di lavoro interno che segue l'andamento dei lavori autostrada e
elettrodotto, l'attività comunicativa viene presidiata e gestita dall'urp attivando precise metodologie
comunicative condivise fra i diversi servizi comunali interessati dai relativi procedimenti amministrativi.
Per i lavori della terza si segnala che nel 2014, da parte dell'Osservatorio tecnico, è prevista l'attivazione di
un sito web che consenta, in un’area riservata, di archiviare la documentazione di lavoro del Comitato di
Controllo, di visualizzare un calendario dei rilievi e di inserire l’elenco elaborati del progetto. Il nuovo sito
disporrà di una sezione dedicata al pubblico ove saranno presentati i risultati delle attività di monitoraggio in
forma sintetica.
LA MIA CITTA' SI MUOVE
Servizi di riferimento: Servizio Urp-Comunicazione e Servizio Segreteria Organi Istituzionali
Si completa entro la primavera 2014 la campagna di comunicazione "La mia città si muove" voluta
dall'amministrazione comunale per evidenziare gli interventi che via via sono stati realizzati sul territorio
rendendo ben visibili le caratteristiche che sottendono al disegno complessivo di nuova città e alla filosofia di
fondo che l’hanno guidato.
Oltre alle assemblee organizzate per la presentazione del bilancio di previsione 2014, verrà redatto ed
inviato a tutte le famiglie calenzanesi il rendiconto di mandato dell'attuale in modo tale che i cittadini possano
confrontare i risultati raggiunti con gli obiettivi programmati.
LE FIERE E RASSEGNE
Servizi di riferimento: Servizio Urp-Comunicazione e Servizio competente
Per il 2014 sono previsti 4 interventi.
Viene implementato il ricorso a questa importante forma promozionale, effettuando l’allestimento di specifici
spazi informativi in occasione delle principali manifestazioni calenzanesi. Si tratta infatti di un percorso
comunicativo previsto nell'ambito del progetto "la mia città si muove" per la presentazione alla cittadinanza
dei progetti che hanno permesso lo sviluppo della città e al tempo stesso per garantire forme di
comunicazione diretta con l’utenza che da sempre mostra notevole interesse e partecipazione.
inizio aprile
Sesto Fiorentino
Fiera di Primavera
settembre
Centro cittadino
Festa dell'ambiente
novembre
Centro espositivo
Fiera dell'Olio
Pag.
17
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
L'APERTURA DELLA NUOVA BIBLIOTECA COMUNALE
Servizi di riferimento: Servizio Cultura - Urp
Nel corso del 2014 la biblioteca comunale sarà trasferita nei nuovi locali di via Nuova. Sarà quindi
necessario attivare uno specifico intervento di comunicazione per la promozione del nuovo servizio e per
dotare la biblioteca comunale di un sistema di immagine coordinata che permetta di connotarne l'identità.
L'ATTIVITA’ DELLE AREE ORGANIZZATIVE
Nel prospetto che segue vengono evidenziate le iniziative, suddivise per aree organizzative, per le quali è
prevista un'attività di comunicazione di livello avanzato nel senso che comporta un impegno economico o
comunque un'attività complessa o prolungata nel tempo.
Vengono anche indicate le presunte necessità di realizzazione esterna di prodotti di comunicazione
suddivise per tipologia di strumento.
Viene inoltre segnalata l'attivazione di nuove strumenti e modalità di comunicazione.
Affari generali
attività da comunicare
n. da a manifesto volantino striscione altro
specificare
int.
Sedute consiglio comunale
12 1 12
x
Inaugurazioni, presentazioni e pose 10 1 6
prima pietra di nuove opere
pubbliche
Presentazione libri
5 1 6
Assemblee presentazione bilancio
7 1 3
Visita guidata al parco di Villa 1 4 4
Carmine
Celebrazioni istituzionali: XXV aprile
4 4
x
x
sezione sito internet
- festa della Liberazione
Celebrazioni
istituzionali:
6
9 9
x
settembre Liberazione Calenzano
Celebrazione del 200° arma dei
9 9
x
x
carabinieri
Iniziative
presidenza
consiglio
3 3
x
x
comunale: Convegno sulle pari
opportunità
Mostra al centro espositivo nel
12 12
incarico esterno
periodo natalizio
Fiera del bestiame e mercato slow
6 6
incarico esterno
food
Notiziario Per quale comune
5 1 12
giornale
Nuovi strumenti di comunicazione:
Diretta streaming sedute del Consiglio Comunale
Comunicazione
attività da comunicare
n. da a manifesto volantino striscione altro
specificare
int.
Guide informative sui servizi
5 1 12
x
guide solo impianto
grafico
Elezioni politiche
5 5
x pagina su giornalino
con guida al voto
Indirizzamento
dell'utenza:
2 4
x
segnaletica
completamento ed adeguamento
segnaletica interna edifici comunali
Allestimento
spazi
per
la
2 4
x
segnaletica
divulgazione di notizie e la
Promozione di progetti e risorse del
territorio
Ristampa guide informative e 10 1 12
x
guide solo grafica
depliant per informazioni su orari
Pag.
18
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
attività da comunicare
n. da a manifesto volantino striscione altro
int.
uffici e servizi:
Mediazione sociale promozione del
servizio
Fiera dell'olio
11 11
Promozione rete wifi
2 4
Calendario 2015
12 12
Guida turistica
10 10
x
Carta stradale
6 6
x
4 12
x
x
x
x
x
x
x
Annuario statistico
4 4
Festa dell'ambiente - domenica
9 9
x
ecologica
Presentazione
progetti
opere 2 2 5
x
pubbliche (parco Neto, stato di
avanzamento lavori autostrada)
Nuovi servizi on-line:
Autenticazione dell'utenza tramite tessera sanitaria
x
x
x
specificare
sezione tematica
del sito
anche pannelli. Solo
grafica.
Pannelli/stand
pagina su giornalino
con mappa
segnaletica
intervento
sponsorizzato
intervento
sponsorizzato
intervento
sponsorizzato
solo grafica
pannelli/stand
x
Direzione generale
attività da comunicare
n. da a manifesto volantino striscione altro
int.
4 4
1
specificare
n. da a manifesto volantino striscione altro
int.
Anpil Calvana: realizzazione di
x
guida naturalistica (subordinata
all'ottenimento di finanziamento)
Interventi per il risparmio energetico
4 5
x
- attivazione pale eoliche
specificare
Bilancio di sostenibilità
inserto
Nuovi strumenti di comunicazione:
Consultazione dei dati geografici con i servizi offerti dal server geografico Geoserver .
In particolare con il ervizio WMS (Web Map Service), standard internazionale per la
pubblicazione/condivisione di strati informativi geografici, che consente la consultazione e l'integrazione delle
informazione per enti, professionisti o privati cittadini che utilizzando, ad esempio, la tecnologia GIS,
possono agevolmente sovrapporre i dati geografici pubblicati con le proprie mappe.
Nuovi servizi on-line:
Pagamenti On-line
Sistema unico di accreditamento dell'utenza per accesso ai servizi on-line
Gestione del territorio
attività da comunicare
Orto botanico presso l'ecomuseo di
Valibona
Attivazione nuovo centro di raccolta
differenziata presso la stazione
ecologica con nuove modalità
semplificate di conferimento e
l'attivazione di nuovi servizi per
l'utenza.
Buone pratiche: realizzazione guida
ecogenitori
Buone pratiche: l'arte del riciclo -
guida naturalistica
inserto per quale
comune
4 4
x
guida
10 12
x
segnaletica per
esterni immobile
9 9
x
guida
x
pannelli
9 9
x
x
Pag.
19
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
attività da comunicare
mostra aperta a tutti i cittadini
Buone pratiche: laboratori
di
autoproduzione
Buone
pratiche:
adeguamento
segnaletica interna del palazzo del
Municipio
sulle
regole
di
comportamento per il risparmio
ambientale
Ottenimento certificazione Emas
n. da a manifesto volantino striscione altro
int.
9 12
x
specificare
x
4 4
revisione strumenti
immagine
coordinata
Riqualificazione area Dietro Poggio:
2 2
1
1
presentazione progetto di recupero
con le integrazioni dell'A.C.
Festa di primavera
4 4
1
1
1
Fiera dell'Olio
11 11
Venerdì del centro
7 7
1
1
1
x
Centro
commerciale
naturale:
11 11
x
segnaletica e materiale divulgativo
Partecipazione
alla
fiera
di
4 4
x
primavera del comune di Sesto
Fiorentino
Approvazione
del
nuovo
2 3
regolamento edilizio
Nuovi strumenti di comunicazione:
Aggiornamento della sezione sul sito internet dedicata allo sportello unico dell'edilizia
Attivazione di newsletter tematica sulle tematiche edilizie
Attivazione del servizio sms per le comunicazioni con l'utenza
incarico esterno
incarico esterno
pannelli
segnaletica
pannelli/stand
sezione dedicata
sul sito
Gestione risorse
attività da comunicare
n. da a manifesto volantino striscione altro
specificare
int.
Applicazione nuova imposta Iuc 2 6 12
1
guida - segnaletica
(acconto e saldo)
Infrastrutture
attività da comunicare
Parco agricolo di Travalle - parco
della piana
Nuovi strumenti di comunicazione:
Sito internet parco del Neto
n. int. da
9
a manifest volantin striscion altro
specificare
o
o
e
9
1 segnaletica incarico
esterno
Servizi alla persona
attività da comunicare
n. int. da
Bando contributi affitti
Comunicazione ai nuovi nati contributi economici
LR 45/2013
Educazione permanente: promozione dei corsi
Promozione alla lettura: letture animate per adulti
e bambini. Presentazione libri.
Cinema in biblioteca: promozione delle proiezioni
Carnevale medievale
3
1
a manif volant strisci altro
esto
ino
one
3
1
12
1
1
1
12
12
1
3
12
3
Medioevo alle porte di Firenze
1
12
specificare
lettera
incarico
esterno
incarico
esterno
Pag.
20
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
attività da comunicare
n. int. da
Premio Pietro Parigi
1
a manif volant strisci altro
esto
ino
one
12
Teatro amatoriale
3
5
Scrittori al castello
Calenzano estate
5
7
5
8
1
1
1
1
1
Festival Underground
Mediterranea
9
7
9
7
1
1
1
Festa del lettore
Luci d'Inverno
Trasferimento della biblioteca nella nuova sede:
progettazione di un sistema di immagine
coordinata e realizzazione degli impianti di
segnaletica interna ed esterna
Notiziario biblioteca comunale
Iscrizione asilo nido
Soggiorni estivi
Iscrizione ai servizi scolastici
Eventi sportivi
10 10
12 12
6 12
1
1
1
5
1
4
6
5
1
3
12
4
6
5
12
specificare
incarico
esterno
incarico
esterno
incarico
esterno
1
1
1
1
sistema di
immagine
coordinata,
segnaletica
giornale
1
x
lettera
incarico
esterno
Nuovi strumenti di comunicazione:
Spot radiofonici con Controradio per promozione eventi
Attivazione sito internet carta archeologica
Aggiornamento sito internet Museo del figurino storico
Vigilanza
attività da comunicare
n. int. da
Educazione alla legalità: educazione stradale
per gli alunni della scuola
Educazione alla legalità: buone pratiche
civiche
1
a manife volanti strisci altro
sto
no
one
12
x
5
12
Educazione alla legalità: se bevi non puoi
guidare
5
12
x
x
x
specificare
incontri
logo campagna
di
comunicazione /
incontri
incontri
RIEPILOGO
Interventi che necessitano di incarico esterno per impostazione grafica e stampa
manifesti 30
depliant 16
striscioni 6
interventi di segnaletica 5
interventi con pannelli grande formato 5
guide informative 9
giornale 5 pqc - 5 castello di carta - 2 inserti redazionali (D.G. e Ambiente)
guida naturalistica 1 (subordinata all'ottenimento di contributo regionale
guida turistica 1 (sponsor)
calendario 1 (sponsor)
carta stradale (sponsor)
progettazione grafica 1 (campagna educazione legalità)
sistema di immagine coordinata 1 (biblioteca)
Interventi sponsorizzati
- Calendario 2015
Pag.
21
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
-
Carta stradale
Guida turistica
Nuovi strumenti da attivare
- Affari Generali: Diretta streaming sedute del Consiglio Comunale
- Direzione generale: Consultazione dei dati geografici con i servizi offerti dal server geografico
Geoserver; pagamenti on-line
- Gestione del territorio: Aggiornamento della sezione sul sito internet dedicata allo sportello unico
dell'edilizia; Attivazione di newsletter tematica; Attivazione del servizio sms per le comunicazioni con
l'utenza
- Infrastrutture: Sito internet parco del Neto
- Servizi alla persona: Spot radiofonici con Controradio per promozione eventi; Attivazione sito internet
carta archeologica; Aggiornamento sito internet Museo del figurino storico
Attivita’ gestite con incarico esterno
Alcuni interventi di comunicazione sono assegnati a soggetti esterni incaricati della gestione dell'evento.
Non è quindi possibile esaminare nel dettaglio come tali interventi vengono effettuati nè effettuare una
quantificazione economica in quanto l’incarico viene assegnato globalmente.
- Eventi sportivi - 3 interventi nell'anno
- Mediterranea - luglio
- Carnevale medievale - febbraio
- Medioevo alle porte di Firenze
- Premio Pietro Parigi
- Teatro amatoriale - maggio
- Segnaletica Parco agricolo di Travalle (parco della piana) - settembre
- Mostra al centro espositivo nel periodo natalizio - dicembre
- Fiera del bestiame e mercato slow food - giugno
Pag.
22
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
REPORT 2014
SITO INTERNET
Accessi
2010
184.294
Visite sito
2011
201.930
2012
257.758
2013
274.194
+9,57
Pagine visitate
705.515
+27,64
1.019.751
+ 6%
1.120.747
Tempo medio di permanenza utenti sul sito
Pagine maggiormente visitate
Sit
Regolamento urbanistico
Concorsi
Modulistica
La città
Edilizia Privata
Sportello on-line (iscrizioni
Imu
News
Amministrazione trasparente
servizi on-line
Bandi di gara
00:02:35
00:03:17
00:04:09
Servizi erogati
Tipologia
18.336
13.287
11.845
11.673
9.382
8.653
7.954
7.925
7.103
7.055
6.619
6.221
iscritti al
31.12.2011
-
iscritti al
31.12. 2012
-
iscritti al
31.12.2013
-
490
1.160
+670
1.545
+ 385
(vedi nota in
fondo tabella)
136,73%
+33%
1.914
1.998
3059
Ricevimento news eventi
462
+ 12%
685
Ricevimento comunicati stampa
Gruppi stampa
Ricevimento sms
segnalazioni on-line
248
98
956
+ 14%
accorpata a
Calenzano news
412
84
995
817
Consultazione atti amministrativi
Albo pretorio
Pubblicazioni di matrimonio
Consultazione dati anagrafici e
stampa autocertificazione
Consultazione pratiche edilizie
Consultazione dati ICI/IMUP e
stampa modello F24
Iscrizione servizio di pre scuola
Iscrizione Piedibus: a
Richiesta agevolazione tariffaria
servizi scolastici
Iscrizione ai nidi d'infanzia
comunali
- Iscrizione al servizio di trasporto
scolastico
Ricevimento Calenzano news
Modalità di accesso
libero
autenticazione
(ambiente Halley)
iscrizione su
ambiente Halley servizio su Plone
iscrizione (ambiente
Plone)
350
104
982
599
Si segnala in questa sede il notevole incremento delle iscrizioni ai servizi on-line avvenuto in occasione della
scadenza del pagamento della Mini Imu.
Pag.
23
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
Dal 1° al l 26 gennaio 2014, nella sezione IMU (Hal ley), si sono infatti registrati 717 accessi (e quindi pari
numero di F24 scaricati) mentre, ci sono state 446 nuove iscrizioni
Elementi pubblicati sul sito
Totale elementi pubblicati sul sito
al 31.12.2011
3.969
al 31.12 2012
5.586
al 31.12.2013
7.073
2011
74
571
350
258
2012
394
1060
417
317
2013
476
1.798
643
683
Principale attività annuale
Schede inserite
Documenti allegati inseriti
Notizie inserite
Eventi inseriti
Ricerche sul sito
Il 39% degli utenti utilizza la funzione di ricerca, mentre il 51% naviga nelle categorie in cui sono organizzate le
informazioni.
I termini maggiormente utilizzati nell'anno 203 sono stati i seguenti: imu, sit, regolamento urbanistico, suap, IMU,
modulistica, biblioteca, oneri; regolamento edilizio, tares
Nazionalità di provenienza utenti
(Prime 9)
Italia
269.122
Stati uniti
1.080
Gran Bretagna 810
Germania
534
Francia
434
Svizzera
273
Austria
244
Spagna
188
Questionario di gradimento del sito
Il questionario è stato pubblicato on-line dal 30 maggio al 18 agosto 2013 e ha ricevuto 210 risposte.
Il "navigatore" di riferimento risulta essere stata una persona tra i 41 e i 50 anni (seguita a ruota dagli over 60), con
diploma di scuola media superiore, impiegata e residente a Calenzano.
I navigatori più giovani, dai 18 ai 41 anni, utilizzano il sito meno degli over 60: 21% contro il 24%.
L’82% dei navigatori è diplomato o laureato.
Il 60% dei navigatori accede al sito una o più volte a settimana soprattutto per informarsi su uffici e servizi del
comune, notizie ed eventi, e accedere ai servizi online.
Il 93% dei navigatori giudica il sito facilmente accessibile, l’86% pensa che il sito sia strutturato in maniera chiara,
con collegamenti visibili e facilmente navigabile. Il 94% trova che il sito abbia un aspetto gradevole e che il testo
sia facilmente leggibile.
Il 77% pensa che la ricerca delle informazioni sia agevolata, il 90% ha trovato le informazioni che cercava, ritiene i
contenuti utili, aggiornati ed espressi con un linguaggio chiaro.
Nel complesso il 99% dei navigatori è soddisfatto del nuovo sito web del Comune di Calenzano.
Con il questionario sono stati raccolti anche molti suggerimenti, e anche qualche giudizio critico, dei quali ne verrà
tenuto conto per migliorare le funzionalità del sito
Newsletter
Invii
2011
47
2012
43
2013
43
Sms
2013
2011
2012
3
8
28
il servizio viene usato prevalentemente dall'ufficio scuola per le comunicazioni agli iscritti al trasporto e
refezione scolastica.
Messaggi sms inviati
Pag.
24
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
Calenzano Eventi - pagina Facebook del Comune
Utenti iscritti
Valore medio portata dei post
Valore medio portata della pagina
al 31.12 2011
611
al 31.12.2012
793
al 31.12.2013
1048
134
199
Calenzano Post - pagina Facebook ufficio stampa del Sindaco (attiva dal 2.3.2013)
al 31.12 2011
al 31.12.2012
Utenti iscritti
Valore medio portata dei post
Valore medio portata della pagina
al 31.12.2013
676
110
169
Pannello a messaggio variabile
Messaggi pubblicati
2011
2012
2013
250 circa
300 circa
300 circa
Schermi televisivi
Notizie pubblicate
Video pubblicati
2011
2012
350 circa
3
350 circa
3
2013
417
3
2011
2012
2013
32 di cui
4 elettorale
11 consiglio
comunale
4 servizi
2 altro
11 eventi
33 di cui:
10 consiglio
comunale
3 servizi
2 altro
18 eventi
2011
10 circa
2012
9
6
Manifesti
Interventi effettuati
(dati da servizio affissioni)
41
di cui
8 elezioni
10 consiglio
comunale
10 servizi
13 eventi
Striscioni stradali
Iniziative proprie
Iniziative patrocinate
2013
9
6
Guide informative
2011
Interventi effettuati
7 di cui
nascita
residenza
orari
isee
neve
educazione
permanente
annuario
statistico
2013
2012
9 di cui
9
4 (residenza,
di cui
orari, piedibus,
piedibus,
nascita con
nascita
stampa
isee, matrimonio,
tipografica)
Imup, documenti
1 (annuario
per viaggiare
statistico solo (stampa interna)
impostazione
grafica)
annuario
4 (isee,
statistico
matrimonio,
(pubblicato solo
Imup,
on-line)
Pag.
25
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
documenti per
viaggiare con
stampa
interna)
orari, e vita da
cani (stampa
tipografica)
Interventi sponsorizzati
Interventi effettuati
2011
2012
1 Calendario
4 di cui
1 guida Nostro
Comune 1
Carta stradale
1 Calendario
annuale
1 Catalogo
Caciotti
2013
1 calendario
annuale
Ufficio stampa
Comunicati
Conferenze
Inviti
2011
176
23
5
2012
239
16
9
2013
203
17
2
2011
5
3
1 (buone
pratiche Urp/Ambiente)
1 (bilancio di
sostenibilità Direzione
generale)
6.400
2012
5
3
-
2013
5
5
-
6.800
7.297
(n. famiglie)
2011
2012
1.211
3.739
2013
18.530
382
5.425
5.168
Periodici di informazione
Per Quale Comune
Periodico Castello di Carta
Supplemento al periodico
Destinatari
Accessi allo Sportello del Cittadino
Totale accessi (compreso sportello immigrati e Quadrifoglio):
Segnalazioni e reclami ricevuti
Pec ricevute
Pec inviate
Sito intranet Luogo in Comune
Totale elementi pubblicati
Servizi on-line attivi
2011
802
2012
2013
740
757
5
6 di cui
7
1 prenotazione di cui idem 2012
auto + visualizzazione
1 prenotazione
permessi per
sale
accesso uffici
1 prenotazione
altre
attrezzature
1 richieste Ced
Pag.
26
COMUNE DI CALENZANO
Piano di Comunicazione 2014
1
consultazione
presenze e
cartellino
1Globespotter
1 Sit
Pag.
27