DICHIARAZIONE SULLA POLITICA AZIENDALE IN MATERIA DI

Approvato il: 22.02.2010 Controllato da: Rapp. SA8000

RESPONSABILITÀ SOCIALE

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DICHIARAZIONE SULLA POLITICA AZIENDALE IN MATERIA DI RESPONSABILITÁ SOCIALE E DI CONDIZIONI LAVORATIVE

KCS caregiver si ispira, per tutta la propria attività, a principi etici e promuove i valori della qualità della vita nel rispetto dell'ambiente e dell'uomo. Si è volontariamente impegnata a conformarsi ai requisiti dello standard SA8000 in materia di responsabilità sociale e di condizioni lavorative. KCS caregiver considera: dei diritti e promuovendone la crescita professionale e personale; i propri fornitori come partners per lo sviluppo della Responsabilità Sociale; garantendo un servizio che riflette il comportamento etico dell'impresa. A tal fine KCS caregiver si impegna a perseguire una politica orientata al miglioramento continuo mediante le seguenti azioni: applicando le leggi nazionali, le altre leggi vigenti e gli altri requisiti sottoscritti dall'azienda, rispettando gli strumenti internazionali elencati nella sezione II della norma nonchè la loro interpretazione; miglioramento continuo, tenendo in debita considerazione le modifiche legislative, i requisiti del proprio codice di condotta ed ogni altro requisito aziendale; mantenuta attiva, comunicata e resa accessibile in forma comprensibile a tutto il personale, inclusi gli amministratori, i dirigenti, il management, i supervisori, e l'organico operativo, sia esso direttamente assunto dall'azienda, sotto contratto con l'azienda, o altrimenti rappresentante l'azienda; pubblicamente disponibile alle parti interessate, su richiesta. Aldo Frecchiami - Presidente KCS caregiver Pol. Resp. Sociale - Rev. 0 (02.2010)

SA8000:2008 KCS caregiver Cooperativa sociale

Rotonda dei Mille, 1 24121 BERGAMO

DOCUMENTO SA8000:2008 ANNO 2014

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KCS caregiver persegue una strategia per ottenere i seguenti obiettivi: considerare l’anziano o il portatore di handicap quali soggetti attivi e fonte di risorse (vero patrimonio della società); ottimizzare l’integrazione della struttura nel territorio attraverso relazioni e legami sempre più stretti con le strutture pubbliche presenti: ospedali, ASL, amministrazioni comunali, provinciali e regionali fornire servizi personalizzati di elevato standard qualitativo affrontando con metodologie scientifiche le diverse tipologie di bisogni richieste dai clienti sul territorio; ottimizzare l’organizzazione dei servizi di supporto, sanificazione, ristorazione, ecc., garantendo la migliore integrazione tra i servizi sanitari e quelli alberghieri; dotarsi di un modello organizzativo coerente con gli obiettivi da raggiungere e omogeneo sul territorio in cui opera; il modello deve essere in grado di adattarsi alle singole realtà operative per rispondere al meglio alla complessa componente bisogno/domanda. Inoltre KCS caregiver per i propri dipendenti soci persegue i fini di: assicurare ai propri soci lavoro giustamente remunerato; migliorare le condizioni materiali dei soci e delle loro famiglie; stimolare lo spirito di previdenza e di risparmio dei soci; collaborare allo sviluppo e alla propaganda del movimento cooperativo e mutualistico; provvedere all’istruzione professionale e all’assistenza sanitaria, culturale, ricreativa, mutualistica in genere dei soci e dei loro familiari; fornire beni e servizi ai fini di soddisfare le esigenze dei soci e delle loro famiglie.

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STAKEHOLDER INTERNI:

• Soci • Dipendenti • Collaboratori In relazione a questi le aspettative attese come risultato della adozione della norma SA8000 possono così essere sintetizzate: Preservare la credibilità e la reputazione dell’Azienda, allo scopo di dare evidenza oggettiva al rispetto dei diritti umani dei lavoratori, mediante un sistema di gestione della responsabilità sociale, con il fine di confermare la rispettabilità della Azienda; Generare una fiducia ancora più forte da parte degli utenti e dei committenti, dimostrando il rispetto di principi etici e sociali non considerandolo implicito soltanto per la natura del nostro essere impresa sociale; Migliorare i rapporti con le istituzioni facilitando le relazioni con gli Enti deputati al controllo di specifici adempimenti (previdenza, assistenza, controllo della sicurezza); Controllare la correttezza sociale dei propri fornitori; Migliorare il clima aziendale tramite maggiore tutela dei lavoratori e coinvolgimento degli stessi nel raggiungimento degli obiettivi di miglioramento delle condizioni di lavoro.

STAKEHOLDER ESTERNI:

• Committenti pubblici e privati • Le famiglie degli utenti • Fornitori • Istituzioni pubbliche • Le organizzazioni sindacali • Associazioni sul territorio • Mass media Le aspettative degli Stakeholder esterni, seppur differenziate e dipendenti dai ruoli specifici che ognuno di essi assume nei confronti della Cooperativa, possono essere sintetizzate nella consapevolezza di interagire con una impresa la cui attenzione alla Responsabilità Sociale è manifesta, certificata da organismi indipendenti e continuamente dimostrata anche tramite il proprio Bilancio Sociale ed il presente Documento SA8000.

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PERCORSO DI CERTIFICAZIONE QUALITA’ (UNI EN ISO 9001:2008) E AMBIENTALE (UNI EN ISO 14001:2004)

Con la precedente denominazione di “Kursana Residence” l’azienda ha ottenuto, da parte del TUV-Osterreich, prima in Italia nel 1995, la Certificazione ISO 9001:1994 relativa alla “Progettazione e Gestione dei

Servizi Socio-Assistenziali, Sanitari e Alberghieri per strutture Residenziali,

Territoriali e Domiciliari”. L’Azienda nel 2000 ha inoltre ottenuto il riconoscimento della Certificazione dei Piani di Autocontrollo del Sistema HACCP secondo le linee guida del WHO Codex Alimentarius nel rispetto dei requisiti delle Direttive CEE e del D.Lgs. 155/97. Nel luglio 2003 KCS caregiver ha ottenuto il certificato ISO 9001:2000 (meglio conosciuto come ISO 9001 Vision) che riassume le due precedenti certificazioni e rappresenta l’evoluzione del precedente sistema ISO 9001:1994. Nell'anno 2009 è stata aggiornata la certificazione con la versione ISO 9001:2008. Dall’anno 2007, inoltre, KCS caregiver ha ottenuto anche la Certificazione Ambientale ISO 14001:2004.

FINALITÀ DEL: DOCUMENTO SA8000

Il presente Documento SA8000, integra il proprio Bilancio Sociale, strumenti di cui KCS caregiver ha deciso di dotarsi con lo scopo di fornire all’Assemblea dei Soci, agli Stakeholder ed a chiunque sia interessato, un mezzo sintetico di evidenziazione del rispetto dei singoli requisiti della Norma SA8000 adottata dalla cooperativa stessa. La redazione del Documento SA8000, così come il Bilancio Sociale, avranno cadenza annuale, così da evidenziare l’andamento temporale dei parametri interni presi in considerazione e del loro confronto con valori esterni medi presi come riferimento. Il presente Documento SA8000 è sottoscritto dal Legale Rappresentante della cooperativa e sarà reso disponibile agli Stakeholder e al pubblico attraverso la sua pubblicazione sul sito web e ne saranno stampate copie in formato cartaceo.

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POLITICA DI RESPONSABILITÀ SOCIALE DI KCS CAREGIVER COOPERATIVA SOCIALE.

KCS caregiver ribadisce l'importanza di sviluppare un ambiente di lavoro socialmente responsabile e di favorire la crescita professionale di tutti i dipendenti, nel rispetto delle leggi locali e internazionali e dei diritti umani. Per assicurare che tale Politica sia compresa, attuata e sostenuta a tutti i livelli aziendali e da tutti i collaboratori, la Direzione ha messo in atto le seguenti iniziative: Implementazione di un Sistema Etico conforme alla norma SA8000 nell'obiettivo primario di migliorare continuativamente le proprie prestazioni Esposizione in visione a tutto il personale di una copia della propria Politica; Riunioni di Direzione Aziendale e del personale; Formazione al personale; Informazione agli stakeholders della dichiarazione stessa. Per quanto riguarda la formazione i bisogni formativi vengono monitorati e individuati per ogni singola unità operativa dal Caposervizio della stessa con l’eventuale supporto di uno psicologo aziendale. Per una ulteriore qualificazione del personale sia socio-assistenziale che sanitario l’azienda garantisce meccanismi e agevolazioni per fare in modo che il lavoratore possa acquisire la riqualifica in OSS o i crediti ECM. E’ politica aziendale il favorire prioritariamente la crescita di ruolo interna a tutti i livelli. E' volontà di KCS caregiver che i principi di responsabilità sociale siano seguiti da tutti i fornitori coinvolti nella catena di fornitura dei servizi oggetto della sua attività. A tale scopo KCS caregiver si impegna affinché nell'ambiente di lavoro interno e nella catena di fornitura sia garantito il rispetto dei seguenti requisiti inerenti i principi di SA8000. Le Norme di SA8000 si estendono anche agli eventuali sub-contractors.

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SA8000:2008 1.

LAVORO INFANTILE E MINORILE

Convenzioni 138 ILO – 182 ILO - Raccomandazione 146 ILO - Convenzione delle Nazioni Unite sui Diritti dei Bambini

Non impiegare persone di età inferiore ai 15 anni o che sono soggetti ad obbligo scolastico

2.

LAVORO FORZATO E OBBLIGATO

Convenzioni 29 ILO - 105 ILO

E' vietato l'impiego di lavoro forzato o coatto sia proprio che attraverso altre aziende. E' proibito impiegare personale contro la propria volontà e ricorrere ad ogni forma di lavoro sotto la minaccia di punizioni. Non privare i lavoratori della libertà di interrompere il contratto di lavoro, richiedendo loro depositi di denaro o documenti di identità. I lavoratori sono liberi di lasciare il proprio lavoro, previo un ragionevole preavviso. L'azienda non deve essere coinvolta nel traffico di esseri umani.

Convenzioni 155 ILO - 164 ILO

3.

SALUTE E SICUREZZA

Garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre ed adottare misure efficaci per prevenire potenziali incidenti e danni ai lavoratori riducendo al minimo, per quanto ragionevolmente praticabile, le cause dei pericoli inerenti al lavoro, considerando la conoscenza del settore e di eventuali rischi specifici.

4.

LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE

Convenzioni 87 ILO - 98 ILO

Non vietare, ostacolare, penalizzare ed interferire nell’attività sindacale informando in modo efficace il personale che essi sono liberi di aderire ad un'organizzazione di loro scelta e che questo non determinerà alcuna conseguenza negativa o ritorsione. VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 6 / 32

SA8000:2008 5.

DISCRIMINAZIONE

Convenzioni 100 ILO – 111 ILO -177 ILO – 183 ILO

Selezionare i lavoratori in base a competenze e capacità e non in base a razza, ceto, origine nazionale o sociale, religione, disabilità, genere, orientamento sessuale, responsabilità familiare, stato civile appartenenza sindacale, opinione politica, età. Le donne non possono essere discriminate né licenziate a causa del fatto che contraggono matrimonio o che siano in gravidanza.

6.

PRATICHE DISCIPLINARI

Dichiarazione Universale dei Diritti Umani

Trattare tutto il personale con dignità e rispetto. Non ricorrere all’utilizzo di punizioni corporali, coercizione fisica o psichica, abuso verbale. Non consentire alcun trattamento duro e inumano.

7. ORARIO DI LAVORO

Rispettare le leggi e gli standard industriali applicabili sull’orario di lavoro. L’orario di lavoro, straordinari esclusi, non potrà superare le 48 ore settimanali con un giorno di riposo ogni 6 di lavoro. Gli straordinari debbono essere volontari o previsti da contratti collettivi per fare fronte a richieste temporanee ed improvvise e non richiesti abitualmente. VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 7 / 32

SA8000:2008 8.

RETRIBUZIONE

Convenzione 131 ILO

Garantire il minimo legale o contrattuale e assicurare condizioni economiche per condurre una vita dignitosa. Il salario non deve essere sottoposto a trattenute per ragioni disciplinari a meno di una legislazione o di contratti collettivi liberamente trattati che lo prevedano. Garantire che la busta paga sia chiara e comprensibile per tutti e che la retribuzione sia elargita secondo le prescrizioni legali e comunque nella modalità più conveniente ai lavoratori. Tutte le ore di lavoro straordinario devono essere rimborsate. Impegno a non abusare di tipologie contrattuali (lavoro interinale, contratti consecutivi a tempo determinato) o schemi di falso apprendistato al solo scopo di evitare di adempiere gli obblighi contrattuali e contributivi.

9. SISTEMA DI GESTIONE

Esporre le proprie politiche di responsabilità sociale e di adesione volontaria agli standard SA800 in luogo facilmente visibile da tutti e renderle accessibili a chiunque ne faccia richiesta. Nominare un componente della direzione che assicuri il raggiungimento dei requisiti. Per facilitare la comunicazione e il dialogo verrà scelto un rappresentante dei lavoratori da parte delle organizzazioni sindacali. Attivare un sistema di gestione dei propri fornitori. Informare e formare il personale sui principi dell’etica e dello standard. Impegnarsi al miglioramento continuo tramite revisioni periodiche a cui parteciperà il rappresentante dei lavoratori. VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 8 / 32

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1. LAVORO INFANTILE E MINORILE Nell’organizzazione aziendale non è ammessa l’assunzione di personale di età inferiore a 18 anni. Per la tipologia dei servizi erogati (a persone fragili) non è possibile partecipare a progetti rivolti a giovani minori. Presso le strutture gestite, è ammessa ed incentivata la presenza di stagisti nell’ambito dello sviluppo formativo e delle promozione del lavoro giovanile tramite apposite convenzioni di tirocinio con gli istituti di formazione. A tutti i fornitori attuali o futuri con i quali è in essere un Contratto di Fornitura è inviata una lettera (secondo i criteri più avanti indicati) sull’aderenza ai punti della normativa SA8000, con la possibilità di ispezioni presso di loro, tale aderenza ne costituisce parte integrante del Contratto di Fornitura. Nel caso di segnalazione di utilizzo da parte loro di attività minorile, il responsabile aziendale SA8000 procederà subito alle verifiche opportune e, se troverà positivo riscontro, alla segnalazione alle competenti autorità (commissione provinciale o regionale per l’emersione del lavoro irregolare e assessorato comunale politiche sociali), così pure come nel caso di positivo riscontro in caso di verifica diretta. Ci si fa inoltre carico di assicurare, anche presso i fornitori, che in caso di lavoro infantile, vi sia la garanzia che agli stessi sia fornito adeguato sostegno anche economico al fine di garantire la frequenza e la permanenza a scuola fino all'età prevista dalla suddetta definizione di lavoro infantile. Nel caso di impiego di giovani lavoratori, laddove gli stessi siano soggetti ad istruzione obbligatoria, ci si farà carico di assicurare che gli stessi lavorino solo dopo aver effettuato le ore di scuola previste. Verrà altresì assicurato che, in nessun caso comunque il totale delle ore di impiego giornaliero dei giovani lavoratori (inteso come impegno scolastico, impegno lavorativo ed ore di viaggio da/per la scuola ed il luogo di lavoro) sia superiore a 10 ore. Infine, che i giovani lavoratori non lavorino per un tempo superiore alle 8 ore giornaliere e durante il turno notturno.

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La lista dei fornitori a Contratto e le loro dichiarazioni di aderenza saranno aggiornate con periodicità annuale e le eventuali segnalazioni verranno registrate in un apposito documento. OBIETTIVI

Obiettivo MIgliora mento Monito raggio Azione/Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Monitoraggio approfondito interno esterno MO Monitoraggio approfondito interno/esterno Qualità e Sicurezza Dicembre 2015 Resp. aziendale SA8000 Realtà monitorate >/= 75% del totale VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 10 / 32

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2. LAVORO FORZATO E OBBLIGATO

L’azienda non ammette il ricorso al lavoro obbligato di alcun tipo. Il lavoro svolto da tutto il personale impiegato in Cooperativa è assolutamente volontario, nessuno è vittima di minacce o altre intimidazioni che lo costringano in qualunque modo a prestare la propria attività per l’azienda.

STATO ATTUALE

• DEPOSITI: I lavoratori della Cooperativa non lasciano in deposito all’azienda né importi in denaro né documenti personali in originale. • REGOLAMENTO Il personale della Cooperativa, al momento della assunzione, viene informato sui suoi diritti e doveri in quanto lavoratore e gli viene consegnato a questo proposito lo statuto ed il regolamento interno. • CONTRATTO DI LAVORO Una copia del contratto di lavoro applicato è disponibile in ogni sede e struttura ed è a disposizione per la consultazione da parte dei lavoratori. • ANTICIPI SULLO STIPENDIO Su richiesta dei lavoratori sono stati erogati anticipi sullo stipendio annualmente mediamente pari al 5/6 % del monte stipendi. • SOCI La decisione di diventare socio della cooperativa è libera e non vincolata all’ottenimento od al mantenimento del posto di lavoro e prevede una sola quota fissa una tantum pari al minimo di legge. Il socio quindi risponde degli andamenti societari per il solo ammontare di questa quota. • RISTORNI AI SOCI Ai soci viene annualmente riconosciuto il ristorno di parte degli utili aziendali, riproporzionato a seconda del tipo di rapporto di lavoro, part-time o full-time, ed incrementato in base all’anzianità di servizio.

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• FINANZIAMENTI AI SOCI Possono richiedere finanziamenti agevolati i Soci che: Abbiano una anzianità superiore a 24 mesi Non abbiano subito pignoramento di 1/5 dello stipendio fino ad un massimo di € 20.000,00 e comunque non oltre il doppio del TFR disponibile, ad un tasso annuo nominale ed effettivo globale: come da foglio informativo redatto dall’Istituto di credito convenzionato. Al momento nuovi finanziamenti non possono essere elargiti per problematiche legate alle normative in materia. OBIETTIVI

Obiettivo MIglioramento MOnitoraggio Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) People Satisfaction Rilevazione annuale in alcune strutture Qualità e Sicurezza Dicembre 2015 Resp. aziendale SA8000 Numero strutture 20% delle strutture VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 12 / 32

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3. SALUTE E SICUREZZA KCS caregiver, facendo riferimento agli adempimenti normativi vigenti a livello nazionale (D.Lgs. 81/2008 e successivi aggiornamenti) si adopera per garantire un ambiente di lavoro che consenta ai lavoratori di prevenire possibili situazioni di pericolo, e che il luogo dove svolgono la propria mansione rispecchi le condizioni igienico sanitarie delle leggi vigenti in materia.

STATO ATTUALE

KCS caregiver mette a disposizione un posto di lavoro sicuro e salubre, con particolare riferimento ad una attenta valutazione e gestione dei rischi e ad un programma di formazione adeguato. KCS caregiver ha definito procedure per la gestione dei casi di emergenza che possano verificarsi. Nelle attività gli operatori sono guidati da specifiche linee guida, protocolli e procedure operative formalizzate, che evitano situazioni di disorganizzazione, indeterminazione e disagio. La cooperativa si adopera per garantire le misure necessarie a prevenire incidenti e danni alla salute dei lavoratori durante lo svolgimento del loro lavoro, o di rendere minima la possibilità che si verifichi un incidente sul lavoro, temi richiamati nell’art. 20 (Norme sulla sicurezza sul lavoro e sugli indumenti di lavoro) del Regolamento interno consegnato ad ogni lavoratore al momento dell’assunzione. All’art 21 del Regolamento sono specificate le modalità di comunicazione e di trattamento di eventuali infortuni. Evidenza di tale impegno sono: i piani di adeguamento alla legge D.Lgs. 81/2008 (e successivi aggiornamenti) realizzati e monitorati per il loro aggiornamento dal RSPP della cooperativa, la predisposizione dei piani di evacuazione e antincendio per ogni sede di lavoro, con esposte le planimetrie con i percorsi di fuga, la valutazione dei rischi aggiornata per ogni sito aziendale e gli incarichi assegnati a ciascun lavoratore sui servizi da attuarsi in caso di emergenza. Vista l’importanza e l’utilizzo dei guanti quale DPI e il sensibile numero di lavoratori che presentano allergie al lattice l’azienda ha deciso di fornirsi esclusivamente di guanti in vinile, nonostante un aggravio dei costi.

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La formazione per salute e sicurezza viene svolta presso ogni struttura almeno una volta all’anno dal RSPP, calendarizzata nel foglio informativo inviato presso ogni struttura operativa. A supporto di una corretta formazione nell’ambito della sicurezza è utilizzato un sistema informatico che gestisce un data base dei corsi effettuati per ogni persona e per struttura operativa, in grado di segnalare le eventuali carenze e necessità. In fase di assunzione di nuove risorse, la formazione in ambito salute e sicurezza viene preventivamente svolta dal Caposervizio della struttura presso cui il nuovo assunto è inserito. Questo processo di formazione è indicato al punto 6 “Struttura e gestione documenti di sistema” QA01. • INFORTUNI E’ redatta una statistica degli infortuni sul lavoro per ogni struttura operativa da parte del RSPP. La segnalazione degli infortuni è gestita dal Caposervizio che provvede ad annotarli nel libro infortuni ed a comunicarli in sede all’ufficio paghe, e serve ad avviare azioni correttive e di miglioramento, controllando che l’andamento di questi eventi rientri nella normalità da parte dell'RSPP. Procedura espressamente prevista nel Manuale di Sicurezza nel Documento Valutazione Rischi. • MALATTIE PROFESSIONALI Non si sono registrati casi di malattie professionali. Al fine di migliorare la prevenzione viene realizzato un programma di visite mediche periodiche per i dipendenti/soci con cadenza biennale svolte dal medico competente di KCS caregiver. L'RSPP comunica mensilmente al Medico Competente le assunzioni e le dimissioni e questi provvede, oltre che all'effettuazione delle visite di idoneità dei nuovi assunti, alle visite periodiche alle scadenze previste, gestite dal sistema informatico relativo. • PREVENZIONE E FORMAZIONE Ogni anno si tengono corsi di formazione del personale per la prevenzione delle malattia e degli infortuni.

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OBIETTIVI

Obiettivo MIglioramento MOnitoraggio Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Miglioramento dell’efficacia delle azioni MI Formazione personale Qualità e Sicurezza Gennaio 2016 Responsabile Qualità e Sicurezza N° infortuni/ore lavorate Miglioramento del 1% VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 15 / 32

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4. LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E DIRITTO ALLA CONTRATTAZIONE COLLETTIVA

In KCS caregiver sono rispettate la libertà di ciascun lavoratore di formare o aderire a sindacati di sua scelta e il diritto alla contrattazione collettiva. Al tavolo delle trattative o della contrattazione aziendale sono ammesse tutte le Rappresentanze Sindacali costituite in Azienda. Le ore di permesso sindacale sono concesse sulla base degli Accordi Nazionali. Presso le sedi operative i dipendenti possono utilizzare sale all’interno delle singole strutture.

STATO ATTUALE

• SINDACALIZZAZIONE Numero rappresentanti sindacali: circa 120 Numero iscritti alle associazioni sindacali: circa 2.350 Ore di permessi sindacali: 850 (giugno 2014 - ottobre 2014) Ore di assemblea sindacale: 730 (giugno 2014 - ottobre 2014) • VERTENZE Negli ultimi anni non si sono registrate ore di sciopero nei confronti della cooperativa. I contenziosi in corso riguardano essenzialmente l'impugnazione del licenziamento per giusta causa o motivo. Trattasi di una decina di casi annuali. I contenziosi si sono risolti con la conferma del provvedimento assunto. OBIETTIVI

Obiettivo MIglioramento MOnitoraggio Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Comitato Etico aziendale MI VERSIONE 2 Riunioni periodiche Qualità e Sicurezza Gennaio 2016 Resp. aziendale SA8000 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 attività CAUSALE DOC. SA8000 documentazione attività PAGINA 16 / 32

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5. DISCRIMINAZIONE

La Cooperativa non attua alcun tipo di discriminazione nei confronti dei propri lavoratori, garantisce pari opportunità a tutti i dipendenti e non attua né permette interferenze nella loro vita privata. Il personale è assunto sulla base di parametri oggettivi stabiliti nei profili professionali stilati dall’azienda in termini di formazione, esperienze e abilità in relazione alle mansioni da svolgere. Il lavoro è remunerato secondo le indicazioni contenute nei Contratti Collettivi Nazionali del settore di appartenenza. L’accesso alla formazione è garantito tenendo conto delle necessità aziendali. Per tutti i lavoratori, indipendentemente dalle mansioni loro attribuite, sono organizzati corsi di formazione sui temi salute e sicurezza. Non vi è alcuna interferenza con la libertà di ciascun lavoratore di seguire i propri principi. L’integrità dei lavoratori è salvaguardata e non sono ammessi comportamenti offensivi della loro sfera personale Non esistono discriminazioni nei confronti dei lavoratori che contraggono matrimonio o delle maternità. La più ampia tutela viene fornita alle lavoratrici in gravidanza. Nell’ambito delle attività ai sensi del D.Lgs. 231/2001 adottato da KCS caregiver; l'ODV verifica gli eventuali favoritismi e/o discriminazioni quali elementi di gestione del rischio. Tutti questi casi sono trattati come non conformità.

STATO ATTUALE

• PARI OPPORTUNITA’ La numerosa presenza di donne all’interno della Cooperativa è dovuta alla tipologia dei servizi erogati, che da sempre tendenzialmente sono stati svolti da personale femminile. Inoltre i curricula che la cooperativa riceve, e idonei per le mansioni richieste, sono prevalentemente di persone di sesso femminile.

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Il lavoro a tempo determinato costituisce una frazione marginale rispetto al tempo indeterminato e percentualmente negli ultimi 3 anni è costantemente in flessione e viene utilizzato solo per coperture temporanee di assenze. Per la numerosa presenza di personale femminile e per la tipologia del lavoro è presente in maniera molto significativa una quota di lavoro a part-time La suddivisione per provenienza dei lavoratori rispecchia la composizione delle domande di lavoro ricevute che sono conservate e catalogate per data di arrivo presso la Sede per quanto riguarda le qualifiche non "operaio" e presso il Caposervizio delle rispettive strutture operative per la qualifica "operaio". • DIMISSIONI Le principali motivazioni della fuoriuscita, oltre alla cessazione dell'appalto, sono prevalentemente dovute a cambio lavoro, trasferimento di residenza e ritiro dall'attività lavorativa. • LICENZIAMENTI E LORO MOTIVAZIONI Riguardano essenzialmente la giusta causa o motivo. Trattasi di una decina di casi annuali. • PRIVACY Tutti gli obblighi inerenti l'applicazione del D.Lgs. 196/2003 sono puntualmente assolti. Il personale viene adeguatamente informato, sia al momento dell'assunzione che periodicamente, tale attività è documentata. Non si sono registrate violazioni al proposito. OBIETTIVI

Obiettivo Miglioramento MOnitoraggio Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Survey MO VERSIONE 2 Colloqui di verifica situazione nelle principali strutture Direzione Operativa Dicembre 2015 Capiservizio REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 Numero medio lavoratori/strut tura >/= 5% PAGINA 18 / 32

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6. PRATICHE DISCIPLINARI

L’azienda adotta quanto previsto dal CCNL applicato, disponibile per la consultazione da parte di ogni lavoratore, e dal proprio Statuto, consegnato in copia al lavoratore, relativamente alle pratiche disciplinari previste dalla legge.

STATO ATTUALE

Negli ultimi tre anni le azioni disciplinari erogate hanno coinvolto circa il 4% dei dipendenti e si sono mantenute stabili. Le sanzioni riguardano prioritariamente ritardi e assenze ingiustificate dai luoghi di lavoro. Solo in casi particolarmente gravi queste hanno dato luogo a trattenute. • RECLAMI Ai lavoratori è possibile sporgere reclami, direttamente al responsabile sella struttura, attraverso rappresentanti sindacali o anche anonimi, per abusi fisici, verbali o di carattere sessuale da azienda a lavoratore o fra lavoratori. • SEGNALAZIONI Non sono pervenute segnalazioni sotto forma di reclami negli ultimi anni. • ORGANIGRAMMA Presso ogni struttura operativa è esposto l'organigramma con le figure di riferimento inerenti la stessa. All’atto della assunzione ad ogni dipendente, viene consegnata una “lettera di benvenuto” che descrive la struttura presso cui opererà, il suo ruolo, il tipo di lavoro che viene svolto, le figure di riferimento.

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OBIETTIVI

Obiettivo MIglioramento MOnitoraggio Ridurre i provvedimenti disciplinari generali o per tipologia tramite formazione specifica dei Capi Servizio MI Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Formazione Capiservizio Amm. del Personale (Uff. Formazio ne) Gennaio 2016 Formatori Corsi con temi sulla gestione delle risorse umane / N° di provvedimenti e tipo Corso per tutti i Capiservizio VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 20 / 32

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7. ORARIO DI LAVORO

L'orario di lavoro rispetta il monte ore previsto dal contratto nazionale di categoria così come lo straordinario. KCS caregiver attraverso i propri responsabili nelle varie sedi, programma il lavoro con attenzione, cercando di prevedere in modo corretto l’organico necessario, per non costringere i propri dipendenti a straordinari eccessivi e per garantire loro il godimento delle ferie previste, pur tenendo conto della peculiarità della propria attività che non può in nessun caso fare mancare all’utenza fragile la presenza degli operatori. A tale fine ogni unità operativa dispone di un organico comprensivo di adeguato personale anche con funzione di “sostituti/assenti” a copertura delle necessità derivanti da ferie/malattie. La richiesta di prestazioni straordinarie avviene solo su disponibilità del singolo e nel rispetto della normativa vigente. Inoltre KCS caregiver garantisce contrattualmente la pianificazione totale della turnazione e degli orari di lavoro permettendo quindi anche ai part-time di gestire eventuali altre attività lavorative a completamento. Per raggiungere la migliore pianificazione possibile e ridurre il ricorso allo straordinario, in fase di assunzione ogni lavoratore/socio riceve un documento che dettaglia gli orari di lavoro settimanali, mensili ed annuali, e la turnazione con relative fasce orarie. All’inizio della attività lavorativa, in base al piano di produzione della struttura operativa, viene quindi elaborato il “Ciclo di lavoro” che, salvo variazioni concordate con il lavoratore, costituisce un elemento di continuità e di programmazione valido per tutti periodi a venire. In aggiunta, prima dell’inizio del mese, ogni struttura operativa espone il calendario turni di ogni singolo lavoratore/socio redatto sulla base di quanto sopra. • Violazioni del Riposo Settimanale o Giornaliero Si registrano casi di mancato rispetto del riposo oltre il sesto giorno di lavoro settimanale per casi del tutto eccezionali al fine di garantire la continuità assistenziale all’utente fragile. In tal caso si provvede immediatamente con riposo compensativo.

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OBIETTIVI

Obiettivo MIglioramento MOnitoraggio Ridurre le criticità MI Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Ottimizzazione dell’organizzazione del lavoro Direzione Operativa Dicembre 2015 Direttore Operativo % di eventi su totale lavoratori usando il monito raggio in corso Riduzione del 5% VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 22 / 32

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8. RETRIBUZIONE

La retribuzione corrisposta a ciascun lavoratore è sempre corrispondente agli standard definiti nei contratti nazionali e negli accordi aziendali in vigore. Sono, di conseguenza, assicurati i parametri costituzionali di sufficienza ad assicurare a sé e alla propria famiglia un’esistenza dignitosa La corresponsione di premi e superminimi per attività o ruoli specifici permette di migliorare quanto erogato. Il candidato al momento dell’assunzione viene informato sul CCNL, di cui una copia è disponibile presso ogni struttura operativa, e degli aspetti retributivi inerenti da parte del Caposervizio. Tramite il Caposervizio, l’ufficio amministrazione del personale è a disposizione di tutto il personale tutti i giorni lavorativi per ogni chiarimento o informazioni sul rapporto di lavoro e sulla retribuzione. La procedura informatica delle paghe, stante la complessità dell’attività, è stata approntata ad hoc per KCS caregiver ed a breve verrà introdotta la rilevazione automatica delle presenze. In caso di errori nella attribuzione delle ore lavorate e della loro valorizzazione od altri problemi rilevati dal lavoratore la procedura prevede che questi possa rivolgersi direttamente, o tramite un rappresentante sindacale, al Caposervizio, che inoltrerà la segnalazione all’ufficio paghe di sede. Se l’errore viene confermato verrà data risposta scritta, verbale negli altri casi. Si procede a formalizzare sempre la risposta in caso di segnalazione errori, ed a mantenere documentazione ed a registrare il numero eventi con relativa tipologia (informazioni, segnalazioni errori, risposta negativa o positiva,…). OBIETTIVI

Obiettivo MIglioramento MOnitoraggio Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Monitorare gli errori nel calcolo retribuzione Risposte ai quesiti sulla retribuzione VERSIONE 2 MO MO REVISIONE 8 Registrazione errori Registrazione quesiti Amm. del Personale DATA 28.11.2014 Dicembre 2015 Dicembre 2015 Direttore Organizza zione e Per sonale CAUSALE DOC. SA8000 N° buste paga errate N° rich. e % risposte PAGINA 23 / 32 rilevazione comparativa rilevazione comparativa

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9. SISTEMA DI GESTIONE

L’adesione volontaria di KCS caregiver allo standard di responsabilità sociale SA8000 è stata annunciata a tutti i dipendenti tramite apposita comunicazione affissa in ogni sede in cui svolge la propria attività. KCS caregiver da visibilità a tutte le parti interessate al Sistema di Responsabilità Sociale SA8000, tramite comunicazione diretta agli stakeholder definiti in apposita lista aggiornata annualmente e tramite pubblicazione sul sito web www.kcscaregiver.it e la produzione di copie in formato cartaceo, al fine di migliorare continuamente anche attraverso eventuali segnalazioni ricevute. Le segnalazioni e le richieste relative ad SA8000 potranno avvenire anche in forma anonima alla casella mail [email protected], tramite lettera alla sede KCS caregiver di Agrate Brianza, tramite comunicazione alla propria RSA, alla società di certificazione SGS ITALIA S.p.A. (e-mail [email protected] oppure [email protected]), all'Ente di accreditamento internazionale SAAS: SAAS, 220 East 23rd Street, Suite 605, New York, New York 10010, USA (e-mail [email protected]; fax +212-684-1515). E’ garantito l’anonimato del soggetto sporgente. L’Azienda rende noti attraverso il proprio sito web con aggiornamento semestrale, alle parti interessate, i dati relativi alle performances aziendali riguardanti i requisiti della norma, i risultati delle verifiche ispettive, il mantenimento della certificazione, le revisioni semestrali e quant’altro pianificato come progetto di sensibilizzazione nei loro confronti. Ogni neo-assunto viene informato sulla norma e le procedure in materia di Responsabilità Sociale, con riferimento alla politica aziendale e allo standard SA8000 da parte del Caposervizio.

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FORMAZIONE KCS caregiver estende la conoscenza dei requisiti dello standard e l’adesione allo stesso progetto ai propri dipendenti e fornitori di merci e di servizi, con l’obiettivo di sviluppare cultura ed attenzione sui temi della Responsabilità Sociale. I Caposervizio KCS caregiver hanno il compito di estendere a tutti i dipendenti la conoscenza delle norme basilari SA8000 e del rispetto delle stesse. Tutti i dipendenti coinvolti nella fase di formazione sono registrati in apposita lista. Tutti i nuovi assunti sono formati da parte del Caposervizio. RESPONSABILE AZIENDALE SA8000 E’ assegnata la funzione di Responsabile della Social Accountability 8000 ad una specifica figura della Direzione Aziendale indicata nel Sig. Carlo Ferri. RAPPRESENTANTE DEI LAVORATORI PER SA8000 Per quanto riguarda i lavoratori/soci è stata nominata Rappresentante dei Lavoratori per la SA8000 la Signora Gabriella Basteris. Il percorso di nomina seguito ha acquisito la sottoscrizione da parte di un gran numero di lavoratori dell’area di Torino, provincia con registra il maggior numero di lavoratori in forza all’azienda, dell’auto candidatura della Signora Gabriella Basteris. Questa scelta è poi stata comunicata ai lavoratori di tutte le altre unità operative senza opposizioni o candidature diverse e quindi si è considerata ratificata la nomina. Il rappresentante dei lavoratori per la SA8000 resta in carica fino a revoca da parte dei lavoratori stessi, rinuncia all’incarico o cessazione del rapporto lavorativo.

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RISORSE Le risorse per la gestione della normativa SA8000 sono quelle destinate alla Qualità e Sicurezza che ha una propria autonomia di spesa SEGNALAZIONI Le segnalazioni e le richieste relative ad SA8000 potranno avvenire anche in forma anonima alla casella mail [email protected], tramite lettera alla sede KCS caregiver di Agrate Brianza, tramite comunicazione alla propria RSA, alla società di certificazione SGS ITALIA S.p.A. (e-mail [email protected] oppure [email protected]), all'Ente di accreditamento internazionale SAAS: SAAS, 220 East 23rd Street, Suite 605, New York, New York 10010, USA (e-mail [email protected]; fax +212-684-1515). Tutta la documentazione riguardante reclami e segnalazioni di non conformità è conservata per un periodo di tre anni. Viene realizzato un apposito registro per l’archiviazione nel quale i reclami pervenuti sono iscritti completi di oggetto e numero progressivo annuale. E’ garantito l’anonimato del soggetto sporgente reclamo. La documentazione riguardante i reclami, è gestita conformemente ai principi fissati dalla normativa sulla privacy. Il Rappresentante Aziendale risponderà a tutte le segnalazioni fornendo spiegazioni nel caso di reclami non congrui; le risposte saranno fornite direttamente all’interessato nel caso di inoltri firmati. Nessun lavoratore potrà subire alcuna forma di discriminazione o sanzione per aver fornito informazioni riguardanti episodi di non conformità alla norma SA8000. FORNITORI Ai fornitori viene richiesto un impegno formale a rispettare i requisiti normativi imposti da SA8000 ed a garantire la possibilità di verifica da parte della KCS caregiver presso le loro sedi, nonchè la volontà di procedere progressivamente ad una selezione basata sulla adesione ai principi SA8000.

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A tutti i fornitori attuali o futuri con i quali è in essere un Contratto di Fornitura è inviata una lettera (secondo i criteri più avanti indicati) sull’aderenza ai punti della normativa SA8000, con la possibilità di ispezioni presso di loro, tale aderenza ne costituisce parte integrante del Contratto di Fornitura. Sarà tenuta registrazione delle lettere inviate, delle risposte ricevute, delle ispezioni effettuate e delle eventuali verifiche di comportamenti contrari alla norma. L'adesione alla normativa e la possibilità di ispezioni sarà inserita nei Contratti di Fornitura. RIESAME Il riesame interno è lo strumento della direzione per verificare periodicamente l’efficacia del sistema implementato ai requisiti della norma, valutarne l’adeguatezza e l’appropriatezza assieme a verifiche ispettive interne, gestite e pianificate tramite un piano annuale che coinvolge fino al 25% delle strutture operative. La revisione da parte di KCS caregiver avviene semestralmente. I rappresentanti aziendale e dei lavoratori hanno il compito di monitorare, indagare, e intervenire nei casi di non conformità alla norma SA8000. Con cadenza semestrale, si riuniscono al fine di esaminare le non conformità che siano evidenziate e le segnalazioni ricevute mediante i mezzi predisposti anche in forma anonima. Propongono alla Direzione i correttivi strategici da mettere in essere al fine di adeguare le procedure aziendali ed i comportamenti, da quelli aziendali a quelli individuali, alla norma SA8000. La Direzione deve identificare le cause di non conformità (verificate o basate su segnalazioni) o di non raggiungimento degli obiettivi di miglioramento definiti, implementare prontamente azioni correttive tramite la redazione di un piano di azioni utilizzando risorse organizzative ed economiche adeguate alla natura e alla gravità di ogni non-conformità.

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Il presente Documento SA8000 è redatto proprio per rispondere ai requisiti “sistemici” di riesame della direzione e di comunicazione esterna, ed è originata anche dalla partecipazione delle parti sociali all’implementazione del sistema di responsabilità sociale. E’ elaborato dall’Azienda, sottoscritto dai suoi legali rappresentanti, e disponibile in visione alle rappresentanze sindacali presenti in Azienda. OBIETTIVI

Obiettivo MIglioramento MOnitoraggio Azione/ Attività Risorse Tempi responsabile indicatore Target (valore di rif.) Migliorare la comunica zione con gli Stakeholders ed i fornitori MI Aggiornamento sito ed invio ad indirizzario aggiornato stakeholders attività SA8000 Qualità e Sicurezza Gennaio 2016 Resp. aziendale SA8000 Sito ed indirizzario Aggiornamento ed invio VERSIONE 2 REVISIONE 8 DATA 28.11.2014 CAUSALE DOC. SA8000 PAGINA 28 / 32

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Definizioni

1. Definizione di azienda: il complesso di qualsiasi organizzazione e organismo economico responsabile della implementazione dei requisiti della presente normativa, incluso tutto il personale (amministratori, dirigenti, management, supervisori e l’organico non-dirigenziale, sia esso assunto direttamente, a contratto o altrimenti rappresentante l’azienda). 2. Definizione di personale: qualsiasi uomo o donna assunto direttamente o tramite contratto con un’altra società, inclusi direttori, dirigenti, manager, supervisori e lavoratori. 3. Definizione di lavoratore: tutto il personale non direttivo. 4. Definizione di fornitore/ sub-appaltatore: un ente commerciale che rifornisce l’azienda di beni e/o servizi necessari per, e utilizzati in/per, la produzione dei beni e/o servizi dell’azienda. 5. Definizione di subfornitore: una organizzazione della catena di fornitura che, direttamente o indirettamente, procura al fornitore beni e/o servizi necessari per, e utilizzati in/per, la produzione dei beni e/o servizi dell’azienda e/o del fornitore. 6. Definizione di azione correttiva e preventiva: azione immediata o continuativa intrapresa per porre rimedio o per prevenire una non conformità. 7. Definizione di parte interessata (stakeholder): individuo o gruppo interessato a, o che influisce su, l’azione sociale dell’azienda. 8. Definizione di bambino: qualsiasi persona con meno di 15 anni di età, a meno che leggi locali sull’età minima prevedano un’età più alta per il lavoro o per la scuola dell’obbligo, nel qual caso si applica l’età più alta. 9. Definizione di giovane lavoratore: qualsiasi lavoratore che superi l’età di bambino come sopra definito e inferiore ai 18 anni.

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10. Definizione di lavoro infantile: qualsiasi lavoro effettuato da un bambino con un’età inferiore all’età specificata nella definizione di bambino sopra riportata, ad eccezione di ciò che è previsto dalla Raccomandazione ILO 146. 11. Definizione di lavoro forzato e obbligato: Tutti i lavori o servizi che una persona non ha offerto di fare volontariamente e che sono svolti sotto la minaccia di punizione o vendetta, o richiesti a fronte di un rimborso di un debito. 12. Tratta degli esseri umani: Il reclutamento, trasferimento, detenzione o ricezione di persone, per mezzo di minacce, violenze, altre forme di coercizione, o di inganno a scopo di sfruttamento. 13. Definizione di azione di rimedio per i bambini: ogni forma di sostegno e azione necessari a garantire la sicurezza, la salute, l’educazione e lo sviluppo dei bambini che sono stati sottoposti a lavoro infantile, come sopra definito, e che in seguito siano stati allontanati da tale lavoro. 14. Definizione di lavoro a domicilio: una persona che lavora per un’azienda a contratto diretto o indiretto retribuito, non nel sito aziendale, indipendentemente da chi fornisce strumenti, materiali o altri input usati. 15. Rappresentante dei lavoratori per la SA8000: un lavoratore scelto, per agevolare la comunicazione con l’alta direzione in materia di SA8000, dalle organizzazioni sindacali in strutture sindacalizzate e, altrove, da un lavoratore eletto da parte del personale non direttivo per quello scopo. 16. Rappresentante della direzione: un componente del personale dell’alta direzione nominato dalla società per garantire che i requisiti della norma siano rispettati. 17. Organizzazione dei lavoratori: un’associazione volontaria dei lavoratori organizzata su base continuativa allo scopo di mantenere e migliorare le loro condizioni di impiego e del luogo di lavoro.

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18. Contratto collettivo: Un contratto per la mano d'opera negoziato tra un datore di lavoro o tra un gruppo di datori di lavoro ed una più organizzazioni di lavoratori, che specifica i termini e le condizioni di occupazione.

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