Transcript PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN.

PLANEACION
ORGANIZACIÓN
DIRECCION
CONTROL
 *La
planeación es el proceso de decidir de
antemano que se hará y de que manera,
incluye las misiones globales, identificar
resultados claves y fijar objetivos
específicos, así como políticas para el
desarrollo, programas y procedimientos
para alcanzarlos.

*Los principales objetivos de la planeación son:

*Facilitar el control: comparar el desempeño
real contra los objetivos, sin planeación no hay
control.

*Reducir la incertidumbre: Obliga a los
administradores a ver hacia el futuro anticipar
los cambios.
*Reducir la duplicidad de las funciones y la
ineficiencia.
 *Establecer el esfuerzo coordinado.

Los planes representan la intención
de hacer algo o la representación
de un proyecto a futuro.
1.- Planes
por su ámbito de
influencia.
a)
Planes
estratégicos:
logran
alcanzar metas generales de la
organización.
b)Planes operacionales: son aquellos
que
especifican
los
detalles
respecto a la forma como van a
alcanzar los objetivos de la
organización, de ella se derivan de
los planes estratégicos.
 a)
Planes a corto plazo. Cubren periodos
menores a un año.
 b) Planes a mediano plazo. Cubren
periodos entre uno y tres años.
 c) Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres años.
 Los
planes estratégicos generalmente se
establecen a largo plazo y los operacionales
a mediano y corto plazo.
3.- Planes por su especialidad.
a) Planes específicos: Son aquellos que están
claramente definidos y no dan lugar a
interpretaciones.
b) Planes direccionales: Son flexibles y se
establecen como patrones generales, dan
libertad de acción.
Los principios de la planeación son los
lineamientos generales que se han de
tomar en cuenta para realizarla.
o Y los mas importantes son los siguientes:
 1.- Principio de contribución al objetivo.elaboradas en función de los objetivos.
 2.-Principio de primacía de la planeación.la planeación precede a todas las demás
funciones administrativas.
o
 3.-Principio
de eficiencia de los planes.llamado de la rentabilidad implica la
relación – costo- beneficio.
 4.-Principio de adhesión al objetivo.-los
objetivos deben de tener significado y ser
atractivos para los miembros de la
organización.
 5.-Principio de flexibilidad.-se establecen
los márgenes de tolerancia aceptables.
 6.-Principio del cambio de ruta.-revision
periódica los planes y su reelaboración en
caso de que así se requieran.
a) El ciclo de vida de la organización .Las
empresas tienen un ciclo de vida que se
divide en etapas como crecimiento,
maduración, declinación, la planeación no
debe planearse basándose en este ciclo.
b) Grado de incertidumbre en el ambiente.
La incertidumbre se deriva de la
inestabilidad económica, política o social
del medio ambiente que rodea a la
organización los planes deberán ser mas
direccionales y a corto plazo.
c) Efecto de la planeación en el desarrollo
futuro
de
la
organización.
Los
administradores realicen planes a futuro.
d) El nivel de las personas involucradas en el
desarrollo
de
los
planes.
Los
administradores de niveles bajos solo
llevan a cabo la planeación operacional y
conforme se asciende en la jerarquía la
planeación
que
realice
será
más
estratégica.
 La
planeación estratégica es un proceso
sistemático, para la dirección empresarial,
misma que basa la estrategia futura de la
organización
en
la
evaluación
de
alternativas novedosas.
 En este tipo de planeación no se espera
necesariamente que el futuro sea mejor
que el pasado, ni tampoco se supone que
este ultimo pueda extrapolarse por los
tanto se requiere de un análisis profundo
de expectativas de la empresa que
identifica las tendencias , amenazas,
oportunidades y sucesos futuros que
pueden cambiar el entorno de negocios.
 La
planeación estratégica, comienza en la
generación de expectativas por parte de la
alta dirección el cual planea los objetivos
generales, surgen las estrategias, las cuales
generan metas operativas y estratégicas,
con sus respectivos programas
y
presupuestos, su implantación y control.
 La planeación estratégica requiere como
paso previo un análisis diagnostico
SWOT´S,cuyas siglas en ingles significan :
Strenghts,
(fortalezas),
Weaknesses(debilidades), Opportunities (
oportunidades) Threats ( amenazas).
*FODA:
 FACTORES
INTERNOS DE LA EMPRESA:
DEBILIDADES Y FORTALEZAS.
 FACTORES EXTERNOS: AMENAZAS Y
OPORTUNIDADES.
El proceso de la administración estratégica, es
el conjunto de compromisos, decisiones y
acciones que se requieren para que una
empresa logre competitividad estratégica y
rendimientos superiores al promedio.
 La competitividad estratégica se logra cuando
la empresa formula e implanta con éxito una
estrategia para la creación de valor, misma que
sus competidores no pueden duplicar o
considerar demasiado costosas para imitar.
 Por lo cual establece rendimientos superiores
al promedio los cuales exceden lo que un
inversionista
espera
obtener
de otras
inversiones con riesgos similares.

El proceso administrativo consta de nueve
etapas de las cuales las primeras siete
 corresponden a la planeación estratégica, la
octava a la implantación y la novena a la
evaluación.
 1.-IDENTIFICAR
LA
MISION,
OBJETIVOS,
ESTRATEGIAS
ORGANIZACIONLES
DE
LA
EMPRESA.
 2.- ANALIZAR EL AMBIENTE.
 3.-IDENTIFICAR
LAS
OPORTUNIDADES
Y
AMENAZAS.
 4.-ANALIZAR
LOS
RECURSOS
DE
LA
ORGANIAZCION.
 5.-IDENTIFICAR
LAS
FORTALEZAS
Y
DEBILIDADES.

 6.-REVALORAR
LAS MISIONES Y
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
 7.-FORMULAR ESTRATEGIAS.
 8.-IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS.
 9.- EVALUAR RESULTADOS
LOS
 La
práctica de la planeación requiere de la
utilización de herramientas, también
llamadas por algunos autores elementos de
la planeación, mismos que a su vez tienen
técnicas específicas para su desarrollo en
las organizaciones.
1.-Proposito. Las herramientas de planeación
que vamos a analizar son las siguientes:
 s y misión estratégicos.
 Se enfoca en el ambiente interno de la
organización e implica identificar sus
recursos, valores, capacidades y aptitudes,
reflejando lo que esta puede hacer para
aprovecharlos.
 La
misión
se deriva del propósito
estratégico, se enfoca en el exterior e
implica la razón de ser la organización en
términos de los productos a ofrecer y los
mercados a cubrir.
2.- Visión.
 La visión es la orientación que
la alta
dirección le da a la empresa, es decir, expresa
como se quiere idealmente que sea la empresa
en un futuro.
 Se dice que la visión es un sueño puesto en
acción, porque las acciones son visión carecen
de sentido y la visión sin acciones se convierte
en ficción.
3.-Premisas.
 Las premisas de planeación son las condiciones
previstas en que operaran los planes
incluyendo supuestos o pronósticos sobre las
condiciones futuras que afectaran la operación
de los planes.
4.-Objetivos y metas.
 Las metas son generales y expresan los
deseos de la alta dirección busca,
satisfacer, mientras que los objetivos son
considerados como fines específicos que
son cuantificables y están expresados en
función del tiempo necesario para
cubrirlos.
5.- Estrategias.
 En el ámbito militar y en este contexto, el
término se refiere al plan maestro que se
utiliza para librar las batallas contra el
enemigo.
 En el terreno administrativo, una estrategia
es la determinación del propósito, misión,
objetivos básicos a largo plazo de una
empresa, así como la adopción de los
cursos de acción y de los recursos
necesarios para cumplirla.
 *Estrategias de liderazgo de costos. Reducir
costos de operación.





Estrategia de diferenciación. Atributos a productos
y servicios que los hagan únicos en el mercado.
*Estrategia de enfoque. Llamado del punto central
explota un segmento de mercado, limitando su
atención a un grupo especifico de clientes, a una
línea de productos o a una región geográfica.
6.- Reglas y políticas.
Las reglas emiten acciones u omisiones específicas
no sujetas a libertad, pero son normas que dictan
la acción la acción o la abstención y no permiten la
excepción o la elección personal.
Las políticas son criterios generales que orientan o
encauzan el pensamiento durante la toma de
decisiones en la empresa, la esencia de las
políticas es la existencia de cierto grado de
libertad para guiar las decisiones.
7.-Procedimientos.
 Los procedimientos establecen métodos para
el manejo de actividades cotidianas a
diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.
 Los procedimientos son planes que establecen
el método o forma para llevar a cabo una
actividad o serie de actividades. Son series
cronológicas de
acciones requeridas que
detallan la forma exacta en que se deben
realizar ciertas actividades.
8.- Programas.
 Los programas son un conjunto de
actividades
interrelacionadas
y
cronológicamente
ordenadas
que
describen las actividades que se tienen
que realizar, quienes las van a realizar y
cuando van terminarse.
 La
programación es una actividad
cotidiana para los administradores y en
su desarrollo se utilizan diversas
técnicas, la mas conocidas es la de
Gantt y de Pert.
9.- Presupuestos.
 Es un listado que detalla los recursos o dinero
asignado para la realización de una actividad o
proyecto.
 Entre los mas importantes son :
 *Presupuesto de operación.
 Planear y controlar los ingresos y gastos de una
organización.
 *Presupuestos de gastos.
 *Presupuestos de ingresos.
 *Presupuestos de efectivo. Llamado flujo de
efectivo.
 *Presupuesto de capital. Control de grandes o
inversiones , actualizándose cada año.
 Es
la estructuración de las funciones y
actividades organizacionales mediante la
generación de áreas funcionales, puestos,
niveles
jerárquicos
que
faciliten
la
coordinación del esfuerzo de todos los
miembros y propicien mayores niveles de
eficiencia en la distribución y manejo de los
recursos así como en el logro de los objetivos
organizacionales.
 ESTABLECER
DEPARTAMENTOS
O
AREAS
FUNCIONALES.
 *DEFINIR JERARQUIAS.
 *DEFINIR QUE LABOR DEBE DE DESEMPEÑAR
CADA UNO.
 DEFINICION
DE
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL.
 Modelo formal que determina la manera en
que esta dividida la empresa, tanto en áreas
y en jerarquías, como en el flujo del trabajo
y de comunicación entre sus miembros
Las estructuras organizacionales se vuelven más
complejas conforme la empresa crece, esto hace casi
imposible que se transmita verbalmente la manera
como se ha estructurado el desarrollo del trabajo, y por
esta razón se elabora un organigrama que represente a
la empresa en su conjunto.
 El organigrama es un diagrama de estructura
una
organización en el que se muestran las funciones,
departamentos o posiciones dentro de la misma y como
se relacionan.
 Los rectángulos de un organigrama representan el modo
como se distribuye el trabajo en la empresa, a esto se
le llama la dimensión horizontal de la estructura
organizacional cuyos conceptos mas importantes son la
división del trabajo y la departamentalización

 En
esta dimensión también se constituye la
manera de cómo fluyen las órdenes y la
comunicación de la empresa, sus conceptos
más importantes son la jerarquía, autoridad,
responsabilidad y cadena de mando, las
cuales se representan en el organigrama por
las líneas que conectan con los rectángulos.
 En algunos casos también se incluyen la
centralización y descentralización.
 La
dimensión horizontal indica el modo de
estructuración del trabajo que realiza una
empresa, como se divide el trabajo, los
puestos, cuales son los departamentos o
áreas
funcionales
resultantes
de
la
agrupación de puestos, cuya orientación al
logro de los objetivos de la empresa es
similar en cuanto a las actividades que se
llevan acabo.
 *División
del trabajo.
 *Especialización del trabajo
 *Departamentalización.
 Cuatro áreas funcionales de la empresa:
 *Producción.
 *Finanzas.
 *Mercadotecnia
 *Recursos Humanos.
 La
estructura organizacional vertical, se
caracteriza por una línea de mando angosta y
muchos niveles jerárquicos.
 La estructura organizacional horizontal
se
caracteriza por una línea de mando amplia y
pocos niveles jerárquicos.
 1.-
Estructura Funcional. Es el tipo de estructura
mas utilizado, en ella los departamentos o áreas
funcionales representan las tareas sustantivas de la
empresa, agrupa alas personas que tienen una
posición similar dentro de la organización o que
desarrollan funciones semejantes, utilizando
recursos y habilidades del mismo estilo. Puede
definirse como una forma departamentalización en
la que cada persona comprometida con una
actividad funcional se agrupa en una unidad.
 La
departamentalización en la estructura funcional
se apoya en la interdependencia tecnológica de los
trabajos de los puestos y áreas funcionales.
 2.-Estructura divisional o estructura basada en el
mercado. Cuando las empresas son grandes y
complejas generalmente definen su estructura
organizacional por divisiones, las cuales se
estructuran con base en los objetivos que
pretenden lograr con respecto al mercado al que
dirigen sus productos o servicios. A este tipo de
estructura se llama estructura divisional o
estructura basada en el mercado, la cual esta
integrada por unidades autónomas y contenidas.
3.-Estructura divisional
por productos o servicios.
Cuándo las actividades se agrupan con base en los
productos o servicios que comercializa la empresa se
dice que esta presenta una estructura divisional por
productos. Las empresas adoptan este tipo de
estructura cuando su crecimiento hace indispensable
que se nombre a varios gerentes divisionales con
autoridad sobre las funciones de producción, ventas y
servicio respecto a sus líneas de productos.
 4.-Estructura divisional por zona geográfica. Sé genera
cuando las empresas crecen abriendo sucursales o
plantas en lugares geográficos distintos al lugar donde
son originarios o cuando su crecimiento las conduce a
penetrar a mercados nuevos.

 5.-Estructura
divisional por clientes. Cuando
las
empresas
tienen
productos
tas
diversificados que las necesidades de sus
clientes son muy distintas entre si, se adopta
una estructura divisional por clientes.
 6.-Estrucutra
matricial. Agrupa a las personas
simultáneamente por funciones y divisiones, es
aplicable solo para empresas que trabajan por
proyectos, una empresa utiliza una estructura
matricial cuando:
 1.-Quiere desarrollar productos o servicios mas
rápidamente.
 2.-Necesita un alto grado de comunicación
entre los diversos miembros del grupo.
 3.-La innovación y la creatividad son parte de la
ventaja competitiva de la empresa.
1.-Unidad de los objetivos. Que los colaboradores
participen en el logro de objetivos.
 2.-Eficiencia organizacional. Cuándo la empresa es
eficiente porque su estructura se diseño para contribuir
al logro de los objetivos organizacionales.
 3.-Linea
de mando. Los colaboradores que un
administrador puede supervisar eficazmente en la
empresa según loas características de la organización.
 4.-Unidad de mando. Los trabajadores solo tienen un
jefe.
 5.-Paridad de autoridad y responsabilidad. Cada puesto
administrativo debe existir equilibrio entre la autoridad
delegada y la responsabilidad inherente del puesto.
 6.-Responsabilidad absoluta. Responsables de su trabajo
y actividades realizadas.

DIRECCION
 El
control es la función administrativa que
implica el proceso para verificar que los
resultados generados por la organización sean
acordes con los parámetros establecidos en los
planes y programas a fin de corregir las
desviaciones que se presenten y en caso
necesario, formular nuevos planes.
 *Establecer
los parámetros para la evaluación
del desempeño de la organización.
 *Comparar
el desempeño real con los
parámetros establecidos.
 *Detectar desviaciones entre lo real y lo
planeado.
 *Diseñar y aplicar acciones administrativas para
corregir desviaciones en el desempeño o en el
inadecuado establecimiento de parámetros.
 El
proceso de control comprende cuatro
elementos que se vinculan secuencialmente en
un ciclo y lo podemos definir como:
 El proceso para medir el desempeño real
comparándolo con un parámetro y tomar
acciones administrativas para corregir las
desviaciones o los parámetros inadecuados.
 1.-Establecer
parámetros y métodos para
medir el desempeño organizacional.
 2.-Medir el desempeño.
 3.-Determinar si el rendimiento concuerda
con el parámetro
 4.-Tomar medidas correctivas.
 *Enfocados
en el proceso. Controles de avance,
directivos, de aprobación, retroalimentación.
 *Magnitud en el proceso. Miembros de la
organización, subsistemas, sistema total.
 *Grado
de intervención humana. Control
cibernético y no cibernético.
 *Horizonte temporal. Corto plazo, largo plazo.
 *El
presupuesto, auditorias externas, internas,
ciclos de control, diagrama de Pert y de Gantt.
 Un sistema de control es un procedimiento que
consta de varios elementos y se aplica a diversos
tipos de actividades de control. Un sistema ideal
seria aquel que descubriera las desviaciones entre
los parámetros y los resultados reales antes de que
se produjeran.
 1.-Principio
del propósito del control. Qué se
lleve acabo lo planeado y se corrijan las
desviaciones surgidas.
 2.-Responsabilidad de l control.
 3.- Eficiencia de los controles.
 4.-Control preventivo.
 5.-Adecuacion organizacional. Cada empresa
diseña sus propios controles.
 6.-Control de puntos críticos.
 7.-De excepción.
 8.-Principio de acción.