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NOTIFICHE DI SISTEMA
Documento del 14 Febbraio 2014
Applicativi coinvolti: GESTIONE RISORSE UMANE WEB
PREMESSA ..................................................................................................................................................2
NOTIFICHE DI SISTEMA...............................................................................................................................3
◊ Sezione 1 – PROCESSO SCHEDULATO PER INVIO NOTIFICHE.......................................................................6
◊ Sezione 2 – CONFIGURAZIONE MESSAGGIO NOTIFICHE .............................................................................7
◊ Sezione 3 – ESEMPIO DI INVIO NOTIFICA.................................................................................................7
MANTENIMENTO INVIO MAIL......................................................................................................................9
INVIO SMS................................................................................................................................................10
Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A.
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PREMESSA
Tale documento ha lo scopo di evidenziare i passaggi necessari al fine di configurare
correttamente, e successivamente gestire, le notifiche applicative.
Queste ultime, dalla versione 05.02.00 di Gestione Risorse Umane Web, possono infatti
sostituire, o integrare, le mail di sistema utilizzate per inviare comunicazioni agli utenti.
Le mail di sistema possono essere mantenute, oppure convertite in notifiche, in funzione delle
esigenze del cliente. In ogni caso, risulta necessario intervenire sulle impostazioni
precedentemente settate.
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NOTIFICHE DI SISTEMA
Dalla versione 05.02.00 di Gestione Risorse Umane Web, viene data la possibilità di sostituire
le mail di sistema, a notifiche applicative, segnalate all’utente tramite HRPortal.
Per visualizzare l’elenco della mail di sistema, ora rese disponibili come notifiche, è necessario
accedere al punto di menu “Publisher” (Pannello di controllo – Sistema - Notifiche) del portale.
Aprendo questo punto di menu viene visualizzata una tabella, dalla quale selezionando il
record con codice “HRM” vengono visualizzate le notifiche configurabili per l’applicativo Risorse
Umane.
Nella tabella vengono presentate tutte le azioni (topic - descrizioni) che, fino alle versioni
precedenti, venivano comunicate all’utente interessato come e-mail.
Per ognuna di queste, selezionando il flag della colonna “Applicazione” si intende sostituire
l’invio della mail, con le notifiche di sistema; al contrario, selezionando il campo “E-mail”, si
intende mantenere la gestione precedente, quindi inviare una mail nel momento in cui l’azione
in esame si verifica.
Anche se non segnalato dal sistema, la tabella non può essere implementata manualmente.
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I topic disponibili sono:
–
ADDCAND: Aggiunto un nuovo candidato alla campagna
–
ENDAUTO: Mail avviso autovalutazione inviata per responsabile di primo livello
–
ENDCOLLAB1: Mail passaggio della valutazione al collaboratore (Primo Periodo)
–
ENDCOLLAB2: Mail passaggio della valutazione al collaboratore (Secondo Periodo)
–
ENDCOLLAB3: Mail passaggio della valutazione al collaboratore (Terzo Periodo)
–
ENDMIST: Mail fine rilevazione mista primo periodo
–
ENDMIST_2: Mail fine rilevazione mista secondo periodo
–
ENDMIST_3: Mail fine rilevazione mista terzo periodo
–
ENDMISTRE1: Avvisa il responsabile che deve ultimare il processo di valutazione del
primo periodo
–
ENDMISTRE2: Avvisa il responsabile che deve ultimare il processo di valutazione del
secondo periodo
–
ENDMISTRE3: Avvisa il responsabile che deve ultimare il processo di valutazione del
terzo periodo
–
ENDMISTSU1: Avvisa il supervisore che deve ultimare il processo di valutazione del
primo periodo
–
ENDMISTSU2: Avvisa il supervisore che deve ultimare il processo di valutazione del
secondo periodo
–
ENDMISTSU3: Avvisa il supervisore che deve ultimare il processo di valutazione del
terzo periodo
–
ENDMISTVA1: Avvisa il valutato che deve ultimare il processo di valutazione del primo
periodo
–
ENDMISTVA2: Avvisa il valutato che deve ultimare il processo di valutazione del
secondo periodo
–
ENDMISTVA3: Avvisa il valutato che deve ultimare il processo di valutazione del terzo
periodo
–
ENDRESP1: Mail passaggio della valutazione al responsabile (Primo Periodo)
–
ENDRESP2: Mail passaggio della valutazione al responsabile (Secondo Periodo)
–
ENDRESP3: Mail passaggio della valutazione al responsabile (Terzo Periodo)
–
ENDSUPER1: Mail passaggio della valutazione al supervisore (Primo Periodo)
–
ENDSUPER2: Mail passaggio della valutazione al supervisore (Secondo Periodo)
–
ENDSUPER3: Mail passaggio della valutazione al supervisore (Terzo Periodo)
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–
ENDVAGE: Mail fine rilevazione valutazioni generiche
–
ENDVALU1: Mail avviso valutazione inviata per supervisore
–
ENDVALU2: Mail avviso valutazione supervisore inviata per DRU
–
ENDVALU3: Mail avviso autovalutazione singola completata per responsabile
–
INTMIST: Mail inizio rilevazione mista
–
INTVAGE: Mail inizio rilevazione valutazioni generiche
–
SENDRE: Mail invio valutazione al responsabile
–
SENDVAL: Mail invio valutazione al valutato
–
SUPERTORES: Motivazione di restituzione della scheda da supervisore a responsabile
–
FOALERTCOL: Sollecito al partecipante la valutazione del questionario del corso
terminato
–
FOCOLCAN: Informa i partecipanti che l'attività formativa è stata annullata
–
FOCOLMAN: Informa il responsabile che un suo collaboratore si è iscritto ad una attività
formativa
–
FOCONVSIGN: Riepilogo iscrizioni da convalidare al responsabile
–
FOMANCOL: Informa il partecipante che il suo responsabile lo ha iscritto all'attività
–
FOMANMAN: Informa il responsabile superiore che è stata approvata l'iscrizione di un
suo collaboratore
–
FOPATHPUB: Informa i responsabili che il percorso formativo è stato pubblicato
–
FOPLANEPUB: Informa che il piano di formazione è stato pubblicato
–
FOLPLANSCH: Informa che il piano di formazione sta per chiudersi
–
FOREMCOL: Ricorda al collaboratore che a breve inizierà l'attività formativa
–
FOREMMAN: Ricorda al responsabile che a breve inizierà l'attività formativa del
collaboratore
–
FOREMMANH: Ricorda al responsabile di 2° livello che a breve inizierà l'attività
formativa del collaboratore
–
FOSTAFFCOL: Informa il partecipante che è stato iscritto all'attività formativa dalla
direzione
–
FOSTAFFMAN: Informa il responsabile che un suo collaboratore è stato iscritto dalla
direzione
–
UNLOCKPROP: Invio mail ai responsabili dopo lo sblocco delle proposte
–
MAILREMIND: Invio mail ai responsabili dopo lo sblocco delle proposte
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–
REINFOPROP: Invio mail ai responsabili per avvisarli che la proposta è stata modificata
–
RESENDPROP: Invio mail ai responsabili quando la proposta viene rispedita
◊ Sezione 1 – PROCESSO SCHEDULATO PER INVIO NOTIFICHE
Prerequisito fondamentale per il corretto funzionamento delle notifiche, è la schedulazione del
processo “gsfr_bnotify_broker”.
Le operazioni necessarie all’attivazione del processo sono:
–
accedere al punto di menu “Impostazioni” (Pannello di controllo – Sistema Schedulatore) del portale e valorizzare il flag “Abilitato”.
–
Dopo aver attivato lo schedulatore (passaggio precedente) è necessario inserire il
processo che gestisce l’invio delle notifiche, tra quelli attivi.
–
Per effettuare tale operazione, accedere al punto di menu “Schedulazione processi”
(Pannello di controllo – Sistema - Schedulatore), ed attivare il processo
“gsfr_bnotify_broker” con i parametri desiderati: inizio e fine validità, periodo di
ripetizione, ecc…
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◊ Sezione 2 – CONFIGURAZIONE MESSAGGIO NOTIFICHE
I destinatari e il testo delle eventuali notifiche configurate, vengono pilotate dalla tabella
“Messaggio mail” di risorse umane (Sistema – E-mail).
La notifica, se configurata all’interno del publisher, viene inviata, SOLO, se all’interno del
messaggio mail viene indicato come destinatario “Utente di sistema destinatario della
comunicazione”.
Il testo della notifica, invece, segue quanto indicato nell’omonimo campo all’interno della
tabella in esame.
◊ Sezione 3 – ESEMPIO DI INVIO NOTIFICA
Come accadeva in precedenza per le mail di sistema, ogni volta che il processo che gestisce le
notifiche viene eseguito e rileva un’azione corrispondente a uno dei topic impostati, viene
inviata la notifica al soggetto destinatario.
Ad esempio quando un responsabile iscrive un suo collaboratore ad un’attività formativa, viene
inviata una notifica al collaboratore iscritto.
La notifica è visibile dal triangolo in alto a destra, accedendo all’applicativo con l’utenza del
soggetto destinatario.
Tale triangolino in presenza di una notifica lampeggia in giallo e viene mostrata la scritta:
“Attenzione. Sono presenti n.1 notifiche”.
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Cliccando sul triangolino giallo viene visualizzata una tendina dalla quale consultare tutte le
notifiche ricevute.
In questa tendina le notifiche non ancora lette compaiono in grassetto.
Cliccando sulle notifiche si apre una finestra che permette di
consultare il testo della notifica e l’oggetto.
Il link “Mostra tutto” presente in fondo alla tendina delle notifiche, permette di accedere a una
finestra di riepilogo nella quale è possibile visualizzare tutte le notifiche del soggetto.
Cliccando sull’etichetta “Segna tutte come lette” si ha la possibilità di contrassegnare tutte le
notifiche come lette, perdendo così la formattazione in grassetto.
Dall’etichetta “Elimina tutte le notifiche” invece, è possibile procedere con la cancellazione
massiva di tutte le notifiche presenti in questa maschera.
Per eliminare una singola notifica è necessario cliccare sulla X rossa a fianco di ogni notifica, e
quest’ultima verrà cancellata.
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MANTENIMENTO INVIO MAIL
Per ogni topic presente nella tabella “Publisher - HRM”, è possibile, come già accennato:
–
Sostituire l’invio mail di sistema, con la segnalazione di notifiche applicative,
–
Mantenere l’invio mail,
–
Utilizzare in contemporanea sia notifiche che mail di sistema.
Nel caso in cui si voglia mantenere l’invio mail (come nelle versioni precedenti), si rende
necessario, aver configurato il messaggio mail all'interno del menu di Risorse Umane
“Messaggio mail” (Sistema – E-mail), e aver attivato il campo “Email” nella tabella “HRM”
(Pannello di controllo – Sistema – Notifiche) sulla riga relativa all'azione desiderata.
Prerequisito fondamentale per il corretto funzionamento dell'invio mail, risulta essere
configurazione del server SMTP da Portale.
Tale configurazione viene effettuata tramite il punto di menu “Impostazioni” (Pannello
controllo – Applicazione – Impostazioni – Campo: Account Relay SMTP).
Nel campo in esame, deve essere censito il server SMTP utilizzato.
Nel caso fosse già attivo il servizio mail all'interno di Risorse, può essere ripresa
configurazione effettuata all'interno del menu “Configurazione mail” (Sistema - E-mail)
Gestione Risorse Umane Web.
la
di
la
di
Ovviamente, l'invio mail può anche essere combinato con la notifica.
Selezionando infatti tutte e due i campi (Applicazione ed Email), entrambe le funzioni vengono
attivate, ed eseguite nel momento in cui di verifica l'azione in esame.
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INVIO SMS
Tramite il punto di menu “Publisher”, il sistema oltre che notifiche e mail, permette di
configurare l'invio di comunicazioni tramite SMS.
Tale servizio, messo a disposizione dall'HRPortal, viene attivato, selezionando per il tipo di
azione in esame, il campo “SMS” (Pannello di controllo/Sistema/Notifiche/Publisher).
Per attivare tale funzione, oltre che la sezione del campo appena citato, risulta necessaria la
configurazione del gateway SMS.
Al fine di effettuare tale configurazione, accedere al punto di menu “Gateway SMS” (Pannello
di controllo/Sistema/Tabelle di Sistema) e inserire i parametri necessari a garantire la
comunicazione di HRPortal con il gateway ZUUM Zucchetti.
Terminata la configurazione dei parametri, è necessario specificare il gateway predefinito
valorizzando il campo “Gateway SMS” presente nel punto di menu “Impostazioni” (Pannello di
controllo/Applicazione), con il gateway appena creato.
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