Transcript Presentatie gemeente Overpelt, Annemarie Caerts

Lokaal Bestuur
Overpelt
Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO
Efficiency en financiële voordelen
door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt
Automatisering 1990 - samenwerking
LOKAAL BESTUUR
GEMEENTEHUIS
VZW SPORT
CULTUUR
1 server
OCMW
POLITIE
Na
hervorming in
een eigen
netwerk
Afzonderlijke
pakketten
Vanaf 2006 in
gemeentelijk
netwerk
Voordelen van deze parralelle structuren



Gemeenschappelijke servers
Gemeenschappelijke systeembeheerder
Gemeenschappelijk pakketten
Nadelen









Geen transparantie
Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen
Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden
geëvalueerd
Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie
Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is
Onnodige kosten
Dubbele administratie /rapporteringen met specifieke vragen per bestuur
Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende
organisaties met verschillende leidinggevenden.
Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding.
Centralisatie diensten
•
•
•
•
•
•
•
Personeel
Financiën
Onthaal
Inkomende briefwisseling (één centrale dienst)
Postverzendingen
Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie)
ICT
Nieuwe organisatiebehoeften
Geautomatiseerde processen
Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging
Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten
• Duidelijke taakverdelingen
• Nieuwe beleidsaccenten
•
•
•
Organogram Lokaal Bestuur
OCMWRAAD
GEMEENTERAAD
OCMW ontvanger
COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN
OCMW-secretaris
Secretariaat
GEMEENTESECRETARIS
Managementteam
Projectbeheer & Secretariaat
Ondersteuning
GEMEENTE
OCMW
AGB
Interne Zaken
Financiële dienst
Patrimoniumbeheer
Burger-
Vrije tijd &
administratie
evenementen
Ruimtelijke
Ordening en
leefmilieu
Welzijn
Managementteam
GEMEENTEsecretaris
Financieel
Beheerder
Clusterverantwoordelijke
Clusterverantwoordelijke
Clusterverantwoordelijke
ALGEMEEN
GESPECIALISEERD
KLANTENCONTACT
BEHEER EN
ONDERSTEUNING
KLANTENCONTACT
OCMW
secretaris
Dienst-
Dienst-
verantwoordelijke
verantwoordelijke
“SOCIALE ZAKEN”
“WELZIJN”
”NIEUWE” STRUCTUUR
LOKAAL BESTUUR
OCMW
GEMEENTEHUIS
AGB
Bredere samenwerking







De oprichting van het sociaal huis in 2008
De welzijnsdiensten smolten samen
Lokaal sociaal beleidsplan
De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en
personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het
OCMW-gebouw
Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de teamvergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de
secretaris van het OCMW
Sinds 2012 is de samenwerking gemeente overschrijdend en is
Corsa ism gemeente Neerpelt en Opglabbeek opnieuw in
aanbesteding gegaan. Een open marktvraag met een kritische
kijk.
Tussen deze besturen gebeurt uitwisseling van WorkFlows (zie
verder)
Problemen





De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer
gebeuren door het verantwoordelijke bestuur
Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond
een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde
adressering.
De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct
toegewezen worden
De gesplitste databestanden bleven bestaan
Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website
aangebracht te worden
Oprichting AGB
De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer
overgebracht in het AGB
 Einde 2005 was deze vennootschap opgericht
 Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd
 De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het
AGB en de vzw’s gaan in vereffening

Doorlichting






Start van de externe doorlichting in 2009
Bouw van een dienstencentrum
We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien
voor het behoefteplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al
de personeelsleden van de gemeente en het OCMW
Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen
vergaderde om deze audit te begeleiden
Deze audit werd voorgesteld aan al de personeelsleden; en
omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en
OCMW
De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een
gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB.
Stappenplan





01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke
budgetten; ter verhoging van de transparantie
Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van
gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg
Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget
2011.
Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten
Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen







boekhouding
personeel
secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling)
patrimonium
verzekering
overheidsopdrachten
informatica
Audit - PDC opzetten
CORSA (DMS Document-Dossierbeheersysteem)
Corsa is een modulair pakket dat volledig naar eigen behoefte (door eigen
medewerkers) kan worden ingericht
BEVAT oa VOLGENDE ONDERDELEN
 POST : Volledige digitalisering documentenstroom (dmv oa.
Barcodescanning)
 ARCH : Automatische dossiervorming door documenten verplicht aan
dossiers te koppelen
 WHO : Up-to-date klantenbestand door koppeling met lokaal
bevolkingsbestand en VKBO (+ gekoppelde aan GoogleMaps)
 AGENDA : Rechtstreeks koppeling naar agenda’s van CBS,GR …
 WORKFLOW : Hiermee kunnen alle vorige modules op eender welke
wijze van en naar elkaar worden gebonden
BIJKOMENDE (aparte) MODULES
 E-INVOICE : Digitalisering van inkomende facturen, met een XML
koppeling naar de boekhoudingen
 IMPORT/EXPORT : Ter import/export van alle modules (oa. Aansturing
extranet voor gemeenteraadsleden)
WORKFLOWS
Door de eenvoud van gebruik van deze WorkFlow-module werden een reeks
applicaties door onze eigen mensen geschreven, zo oa.
 Bouwvergunningen
 Milieuvergunningen
 Stedenbouwkundige attesten/inlichtingen
 Verkavelingsvergunningen
 Bouw/milieumisdrijven
 Leegstand
 Klachten-Meldingen procedure
 Contractenbeheer
 Bezwaarschriften gemeentebelastingen
 Volledige administratieve opvolging Buitenschoolse Kinderopvang
 OCMW administratieve opvolging documenten (via koppeling uit pakket van Logins/Cevi)
•
•
•
•
•
•
Pedicurecheques
Rolstoelvervoer
Steunaanvragen
Huishoudhulp
Minder Mobielen Centrale
Diverse overeenkomsten mbt serviceflats
Verwarmingstoelage
 Beheer verzekeringen (polissen en schadegevallen)
 ..........

Waar nodig bestaan XML uitwisselingen met externe databases zoals vergunningenregister, EPB ….
CORSA ism WEBSITE en E-GOUVERNEMENT
PDC-structuur
(Producten & Diensten Cataloog)

Via een aparte STUKSOORT (PDC) maken diensten hun eigen fiches, die ism
ICT-dienst kunnen leiden tot volledige interne en/of externe procedures

Eigen ontwikkelde WorkFlows zorgen tevens voor de :
 aansturing “website”
 aansturing “Digi-Balie”

Centrale Balies gebruiken PDC-fiches voor
◦
◦

Informatie voorziening
Effectief starten procedures
200 fiches effectief in gebruik
GEMEENTE
CORSA
WORKFLOW
CORSA PDCFICHES
EXTERNE HOST
CORSA
WORKFLOW
Dank u