Transcript Case History Tozzi Holding

Non rincorrere i tuoi dati. Saranno loro a cercarti.
M-Files è un sistema di gestione documentale e archiviazione sostitutiva
potente e facile da usare, per gestire, trovare e tracciare tutti i tuoi documenti e le tue informazioni.
Dimentica le cartelle di rete e gli archivi di ile disorganizzati: trova i dati
che ti servono, quando ti servono!
Evita la perdita di ile e la generazione di duplicati inutili: il sistema tiene
traccia delle versioni precedenti e gestisce worklow e processi mantenendo tutti i ile in un unico archivio centralizzato, conforme alla normativa.
M-Files: gestione documentale in tutta tranquillità.
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MEGASOFT - Via Giambattista Vico 2 - 20015 San Lorenzo di Parabiago (MI)
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La gestione documentale
centralizzata come elemento
di ottimizzazione dei processi
e uniformità di procedure
di lavoro
La scelta di M-Files, tramite il Premium Solution
Provider Megasoft, per la gestione delle commesse
del Gruppo. Il progetto Tozzi Holding.
di Gildo d’Antuono
l’esigenza di un sistema di gestione documentale nasce dalla
complessità del Gruppo tozzi
che, data la sua storia, è il risultato di più aziende che lavorano
in aree tra loro complementari e
con attività comuni che trasversalmente interessano più aziende all’interno del gruppo.
obiettivo primario era quindi quello di integrare processi
aziendali e documentali differenti, uniformando dove possibile procedure di lavoro, di
condivisione e gestione delle
informazioni e dei documenti
aziendali in maniera tale da creare delle sinergie e ottimizzare il
più possibile i processi interni e
verso l’esterno.
Pur lavorando in ambiti talvolta
completamente differenti (dalla
progettazione di impianti, alla
produzione di turbine eoliche)
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e con background tecnici anche
distanti, alcuni processi all’interno del Gruppo risultano identici.
la gestione centralizzata del
Gestionale aiutava in questa direzione, avendo un collettore di
informazioni e di dati anagrafici
che fanno nascere le commesse
di lavoro per tutte le società del
gruppo.
ogni azienda però inevitabilmente aveva il suo modus operandi e all’interno di essa, ciascun reparto, se non addirittura
operatore, il suo “personale” metodo di archiviazione e condivisione dei documenti.
Anche l’utilizzo dei programmi
risultava particolarmente frammentato, avendo ciascun reparto sviluppato o utilizzato degli
strumenti in base alla storia
aziendale, alle proprie esigenze
e alle competenze della propria
area di lavoro.
l’obiettivo prioritario era quindi ottimizzare i processi al fine
di creare maggior efficienza interna, una migliore organizzazione e gestione dei rapporti con
gli enti esterni (per esempio i
cantieri), al fine di migliorare la
produttività nella gestione delle
commesse e dei rapporti tra le
società del Gruppo.
Prioritari nel progetto di gestione documentale, i documenti
legati alla gestione della commessa (dai documenti di analisi,
documenti commerciali, acquisti e documentazione tecnica di
progettazione, documenti della
Qualità).
il secondo passo del progetto era
quello di affrontare la tematica
della smaterializzazione della do-
Megasoft
In qualità di Premium Solution Provider
di M-Files in Italia, Megasoft si propone non solo di distribuire la soluzione
documentale M-Files, ma di gestirne
tutte le fasi: dall’analisi, implementazione e assistenza sul cliente, allo sviluppo
di moduli ad hoc per il mercato italiano
quali quello della conservazione sostitutiva [ per il quale le viene riconosciuto
il premio di “Best Custom Development
Iniziative” all’M-Files Partner Meeting
di Praga nel Settembre del 2013 ] e
il modulo di firma grafometrica per la
completa smaterializzazione dei documenti contrattuali. Dal 2014, Megasoft
riceve l’incarico da M-Files di costituire
una rete di sub rivenditori per il mercato
del Nord Italia.
Per maggiori informazioni :
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www.mega-soft.it
cumentazione amministrativa,
grazie alle opportunità offerte
dalla conservazione sostitutiva.
dal punto di vista di soluzioni
documentali utilizzate, ciascuna
azienda del gruppo, prima della
scelta di passare a M-Files, aveva
un proprio sistema documentale più o meno strutturato anche
se nella maggior parte dei casi i
documenti venivano semplicemente salvati in cartelle condivise in rete senza regole rigide
di nomenclatura e modalità di
classificazione.
la scelta di M-Files è stata determinata dalla potenza del motore
di indicizzazione, dall’approccio
dinamico basato sui metadati,
ovvero sulle informazioni intrinsecamente legate al documen-
Tozzi Holding
Innovazione e continuità. Sono questi gli aspetti che caratterizzano da sempre (più di 50 anni di storia) l’identità
e la percezione che tutti i portatori di interesse hanno nei
confronti delle aziende che fanno capo a Tozzi Holding.
Partendo con spirito quasi pionieristico dalle attività della
famiglia Tozzi di installazione e manutenzione di impianti e
quadri elettrici, settori che oggi possono essere considerati consolidati, il gruppo ha subito un’evoluzione per “cerchi
concentrici”, entrando in aree di attività e settori di interesse
affini e risalendo anche nel percorso della catena del valore
fino a spostare la sua focalizzazione su attività sempre più
strategiche e a maggiore valore aggiunto. Oggi le aziende
che fanno capo a Tozzi Holding sono presenti, non casualmente, in quei settori dell’attività economica che politici ed
economisti considerano strategici per le dinamiche globali e
il benessere degli stati dell’Occidente industrializzato: progettazione, realizzazione e manutenzione di impianti elettrostrumentali presso i più importanti committenti industriali
in tutto il mondo; progettazione e realizzazione di quadri
elettro-strumentali per conto dei più importanti committenti
industriali in tutto il mondo, ingegneria e contracting per oil
& gas e power generation e energie rinnovabili (produzione
di energia idroelettrica, eolica -on e off-shore-, fotovoltaica,
biomasse e geotermia).
to, che permette di trovare in
maniera semplice il documento
senza duplicazioni: il documento è in cartelle virtuali e quindi
in molteplici posizioni.
Altro elemento distintivo, le
funzionalità di workflow basate
sui metadati, che permettono di
migliorare l’efficienza dei processi di business, eliminando i
colli di bottiglia, garantendo la
consistenza e qualità nella documentazione e assicurando che
gli utenti non saltino accidentalmente uno step in importanti
procedure. non da ultimo la facilità d’uso e di implementazione
pur all’interno di una realtà com-
plessa come quella del Gruppo
tozzi, hanno reso la soluzione
M-Files vincente.
la personalizzazione italiana,
grazie al partner Megasoft, ha
garantito inoltre la completa
aderenza alle normative italiane
in tema di smaterializzazione dei
documenti, garantendo che una
piattaforma internazionale con
solide case history e referenze,
avesse una corretta localizzazione in italia.
GILDO D’ANTUONO
Presidente Megasoft
iged.it
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