Archiviare e condividere documenti Guida introduttiva

Condividere un documento

1. Fare clic sui puntini di sospensione (...) accanto al documento e quindi fare clic su

Condividi

.

2. Nella finestra Condividi immettere il nome di ogni persona che si desidera invitare alla condivisione del documento. Mentre si digitano i nomi, SharePoint cerca possibili corrispondenze nella Rubrica ed elenca le opzioni disponibili. Quando si individua il nome desiderato, fare clic su di esso per aggiungerlo all'elenco degli inviti.

3. Selezionare l'autorizzazione da concedere agli invitati nel menu a discesa. L'autorizzazione concessa ad ogni persona può essere modificata in un secondo momento. 4. Se lo si desidera, digitare un messaggio da inviare a tutti gli invitati tramite posta elettronica. Il messaggio include un collegamento al documento condiviso. 5. Se non si vuole inviare un messaggio di posta elettronica, fare clic su

Mostra opzioni

e quindi deselezionare

Invia invito per posta elettronica

.

Modificare documenti condivisi con l'utente

1. È sufficiente che l'utente faccia clic sul collegamento al documento nel messaggio di posta elettronica ricevuto per informarlo che un collaboratore ha condiviso un documento con lui.

2. Se dispone delle autorizzazioni di modifica, può estrarre il documento e, se necessario, modificarlo in Word, PowerPoint o un'altra applicazione di Office.

Se non dispone delle autorizzazioni di modifica, non sarà in grado di modificarlo ma potrà rivedere e salvare qualsiasi modifica separatamente.

3. Per salvare le modifiche apportate, fare clic su

File > Salva

.

Rivedere un documento che qualcuno ha condiviso con l'utente

1. È sufficiente che l'utente faccia clic sul collegamento al documento nel messaggio di posta elettronica ricevuto per informarlo che un collaboratore ha condiviso un documento con lui. 2. Può quindi rivedere o modificare il documento di sola lettura e salvare le modifiche eventualmente apportate in un file separato. 3. Tramite un messaggio di posta elettronica, l'utente invierà infine un collegamento al file al proprietario del documento e agli eventuali coautori.

Se dispone delle autorizzazioni di modifica, l'utente può modificare il documento. In caso contrario, può salvare le note e le modifiche in un file separato e inviare un collegamento al documento al proprietario del documento e agli eventuali altri collaboratori.

Sincronizzare una raccolta nel computer

1. In OneDrive fare clic sul pulsante

SINCRONIZZA

. Verrà aperta la procedura guidata di sincronizzazione della raccolta. Il nome e l'indirizzo Web della raccolta di OneDrive verranno riconosciuti automaticamente.

2. Fare clic su

Sincronizza ora

a sincronizzare OneDrive. Nella finestra di dialogo fare clic su per iniziare

Mostra file

per aprire la cartella sincronizzata di OneDrive in Esplora risorse. La cartella sincronizzata si trova in Preferiti in una cartella denominata OneDrive for Business.

La procedura guidata di sincronizzazione della raccolta può anche essere aperta dal menu OneDrive for Business nell'area di notifica di Windows.

Se non è ancora stata sincronizzata alcuna raccolta di SharePoint nel computer in uso, la procedura guidata chiederà automaticamente di sincronizzare OneDrive e farà riferimento all'indirizzo Web di OneDrive. Per sincronizzare un'altra raccolta, è possibile fare clic su Sincronizzare una raccolta diversa e quindi immettere l'indirizzo Web della raccolta di SharePoint che si vuole sincronizzare.

Se OneDrive è già stato sincronizzato, la procedura guidata chiederà di specificare l'indirizzo della raccolta da sincronizzare.

Visualizzare la cronologia delle modifiche di un documento in OneDrive for Business

1. Fare clic su OneDrive nell'intestazione che si trova nella parte superiore di qualsiasi sito di SharePoint dell'organizzazione.

2. Fare clic sui puntini di sospensione (…) a destra del documento. Nella finestra del callout verranno visualizzati il nome dell'ultima persona che ha modificato il documento e la data della modifica.

Trovare raccolte sincronizzate nel computer

Se si sincronizza OneDrive con il computer, è sempre possibile trovarlo rapidamente nel modo seguente: 1. Fare clic sull'icona di OneDrive for Business sulla barra delle applicazioni.

2. Fare clic su

Apri cartella di OneDrive for Business

.

Controllare con chi si condivide un documento

1. Selezionare un documento e fare clic su

File > Condiviso con

.

2. Nella finestra Condiviso con verranno elencati tutti gli utenti che condividono il documento e lo stato delle loro autorizzazioni.

3. Nella finestra Condiviso con sono elencati gli utenti che condividono un documento.

Modificare le autorizzazioni degli utenti con cui si è condiviso un documento

Se si sincronizza OneDrive con il computer, è sempre possibile trovarlo rapidamente nel modo seguente: 1. Fare clic sull'icona di OneDrive for Business sulla barra delle applicazioni.

2. Fare clic su

Apri cartella di OneDrive for Business

.

3. Selezionare il documento o la cartella e quindi fare clic su

File > Condiviso con

e fare clic sull'autorizzazione che si desidera assegnare.

.

4. Nella finestra Condiviso con fare clic sulla freccia in giù accanto al nome dell'utente di cui si vuole modificare l'autorizzazione

Interrompere la condivisione di un documento o una cartella

1. Selezionare il documento o la cartella per cui si vuole interrompere la condivisione e quindi fare clic su

File > Condiviso con

.

2. Nella finestra

Condiviso con

dell'utente con cui si vuole interrompere la condivisione e quindi fare clic su

Interrompi condivisione

.

fare clic sulla freccia in giù accanto al nome

Inviare un messaggio di posta elettronica agli utenti con cui si condivide un documento

È possibile inviare rapidamente un messaggio di posta elettronica a tutti gli utenti con cui si condivide un documento. Potrebbe essere necessario eseguire questa operazione ad esempio per comunicare loro determinati dettagli sul documento oppure per ricordare loro che il documento è stato condiviso.

1. Selezionare il documento desiderato e quindi fare clic su

File > Condiviso con

.

2. Nella finestra

Condiviso con

fare clic su

Messaggio di posta elettronica a tutti

.

3. Se viene richiesto, fare clic su

Consenti

elettronica.

nella finestra di dialogo Avviso di sicurezza per consentire a SharePoint di aprire il programma di posta 4. Comporre e inviare il messaggio dal programma di posta elettronica.