Transcript procedura gestione magazzino con software informatizzato

IT
PROCEDURA GESTIONE MAGAZZINO CON SOFTWARE INFORMATIZZATO
COSA FA IL CENTRO CONGRESSI?
Il Capo Progetto dell’evento invia una mail all’organizzatore con il link pagina web e username + password di accesso
al sistema del Magazzino Informatizzato.
COSA FA L’ORGANIZZATORE?
L’organizzatore utilizza il link per inserire la ragione sociale e l’email (fondamentale per le successive comunicazioni)
degli espositori che hanno confermato la partecipazione all’evento, o di chi dovrà spedire pacchi o materiale per
l’evento.
Il sistema invierà all’email di ogni azienda un messaggio esplicativo ed il link alla pagina “Spedizioni” (che serve per
registrare i colli da spedire e per stampare le etichette con codice a barre obbligatorie per il riconoscimento dei colli
presso la nostra sede).
COSA FA L’ESPOSITORE?
L’espositore, tramite il link ricevuto dall’Organizzatore, accede alla pagina dedicata al congresso e completa la propria
anagrafica (tutti i campi, compresa la PROVINCIA e la NAZIONE). Inserisce tanti record quanti sono i colli da spedire
(eventualmente dettagliando nella voce “Note” il contenuto o la destinazione precisa: materiale per stand, reception
per distribuzione, inserimento in cartella…). Al momento della spedizione con l’usuale corriere di sua fiducia stampa
le etichette su supporto cartaceo con il codice a barre e le appone su ogni singolo collo in luogo ben visibile. Nel caso
venga effettuata una spedizione con un unico bancale chiuso che contenga al suo interno più di un collo, sarà sufficiente
applicare un’unica etichetta sul bancale stesso. Al termine della procedura è consigliata la cancellazione dalla schermata
di eventuali record creati in eccesso. Ogni etichetta vale per l’entrata e per l’eventuale uscita del collo.
COSA SUCCEDE ALL’ARRIVO DELL’ESPOSITORE E DELL’ORGANIZZATORE PRESSO IL CENTRO CONGRESSI?
Il Centro Congressi consegna i rispettivi colli ad organizzatore ed espositori, che dovranno apporre la firma digitale sul
palmare del personale del Centro Congressi per ricevuta del materiale.
COSA SUCCEDE A FINE EVENTO?
Al termine dell’evento il Centro Congressi riprende in carico i colli lasciati dall’organizzatore e/o espositori che ne
facessero richiesta e li ricarica con lo stesso codice a barre dell’andata, riconsegnandoli al corriere che deve fare esplicita
richiesta del materiale da ritirare. Nel caso le etichette siano illeggibili devono essere ristampate. Via web è possibile
verificare che i colli siano stati ritirati dal proprio corriere. Dal momento del ritiro del corriere i colli escono dal sistema
di gestione del Centro Congressi.
A COSA SERVE QUESTA PROCEDURA?
Tramite lo stesso link, sia l’azienda espositrice sia l’organizzatore potranno controllare in ogni momento:
- la quantità dei colli in spedizione
- l’avvenuta consegna del materiale al Centro Congressi
- l’avvenuta consegna del materiale all’espositore o la giacenza in magazzino
- la ripresa in carico del materiale da parte del Centro Congressi, al termine dell’evento, per il ritiro organizzato tramite
il proprio corriere di fiducia.
ENG
WAREHOUSING AND SHIPMENT PROCEDURE
WHAT does the CONFERENCE CENTRE do?
The project manager sends an email to the organizer with online link and username + password.
WHAT does the ORGANIZER do?
He goes to the online link and uploads data (ADDRESS AND EMAIL) of exhibitors.
The system sends a message to all uploaded parties explaining the procedure and a link to the page SHIPMENT, where
all goods must be registered.
WHAT does the EXHIBITOR do?
He goes to online link sent by the organizer and completes his data entry (be careful: PROVINCE and NATION are
necessary fields). If necessary, the contents or the destination of the package may be detailed in the box “Note” (for
example: goods for exhibition booth, material for conference bag, etc...).
Before shipping with your trusted carrier, please print out barcoded labels and tape on each single package
in a visible position (one label for each package).
At the end of the procedure, please file the barcoded labels of shipped packages under “imposta come spedito”
(“dispatched goods”) and delete any incorrect entries. The same barcode label will be used for acceptance and for
dispatch of goods.
WHAT HAPPENS WHEN the ORGANIZER AND/OR the EXHIBITORS ARRIVES AT THE CONFERENCE CENTRE?
Conference Centre staff delivers the goods that have been shipped and requests electronic delivery signature
confirmation.
WHAT HAPPENS AT THE END OF THE EVENT?
If requested, goods that are left behind by the organizer and/or the exhibitor are logged onto the system by
conference centre staff by reading the same barcode used at reception. (If barcode is not readable then labels must
be reprinted). The goods are finally logged off our system when your trusted carrier picks them up for shipment to
final destination.
WHY IS THIS PROCEDURE USEFUL?
By following this procedure exhibitors and organizer can check:
- the number of dispatched goods
- the number of goods received by the Conference Centre
- delivery of goods to the exhibitor or goods stocked in warehouse
- the goods left at the conference centre at the end of the event and awaiting pick up by your trusted carrier.