Transcript Handleiding Factuurcontrole WMO303

Handleiding
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
ZorgNed Automatisering BV Nudepark 91a 6702 DZ Wageningen Tel: 0317- 466844
Inhoudsopgave
INHOUDSOPGAVE
1
Van start ............................................................................................................................... 3
1.1
Inleiding ............................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.2
Stappenplan implementatie module....................................................................................... 3
1.2.1
Afspraken met leveranciers maken ................................................................................. 3
1.2.2
Leveranciers voorlichten over het gebruik................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.2.3
Inrichten van het pakket ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.2.4
Leveranciers toegang geven ............................................................................................ 3
1.2.5
Leveranciers testen hun bestand ..................................................................................... 3
1.2.6
Starten ...................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.3
Voorbereidende handelingen ................................................................................................. 3
1.3.1
Licentie...................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.3.2
Toegang leverancier ........................................................................................................ 3
1.3.3
Instellingen ............................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.3.4
Rechten ..................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.3.5
Leveranciers, organisaties, medewerkers ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.3.6
Voorzieningen .................................................................................................................. 4
1.3.7
Contract factuurcontrole WMO303.......................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.3.8
Tarieven factuurcontrole WMO303.......................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2
Werking ................................................................................................................................ 4
2.1
Uitgangspunten ....................................................................................................................... 5
2.1.1
Referentienummer........................................................................................................... 5
2.1.2
Controle over gehele periode .......................................................................................... 5
2.1.3
Rekenmethodiek ....................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2.1.4
Meerdere factuurperioden in 1 factuurregel................................................................... 5
2.1.5
Crediteren ........................................................................................................................ 6
2.1.6
Eenheid stuks ................................................................................................................... 6
2.1.7
Traject factureren ............................................................................................................ 6
2.2
Scherm Overzicht facturen ...................................................................................................... 6
2.3
Excel-bestand voor WMO303 ............................................................................................... 10
2.4
Controles ............................................................................................................................... 11
2.5
Codelijsten ............................................................................................................................. 12
2.6
Factuur exporteren naar Excel WMO303 .............................................................................. 13
2.7
Factuur splitsen naar goed- en afgekeurde regels ................................................................ 13
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
2
ZorgNed Automatisering
1 Van start
1.1 Stappenplan implementatie module
Om de module goed te kunnen laten werken zal er meer dan alleen een goede inrichting nodig zijn.
De volgende stappen moeten worden gezet:
- Afspraken met leveranciers maken
- Leveranciers voorlichten over het gebruik
- Inrichten van het pakket
- Leveranciers toegang geven
- Leveranciers laten testen
De stappen worden hieronder toegelicht.
1.1.1 Afspraken met leveranciers maken
Met de leverancier zal het volgende gecommuniceerd moeten worden:
- De leverancier kan in Wmo-Ned inzien aan welke cliënten er geleverd moet gaan worden (Te
leveren lijst). Het starten van de zorg/levering moet de leverancier vastleggen in Wmo-Ned.
- De leverancier gaat zijn facturen als een WMO303-bericht maken en deze zelf uploaden in WmoNed. Vervolgens gaat de leverancier deze factuur zelf controleren in Wmo-Ned.
- De leverancier zal ten behoeve van het werken in Wmo-Ned van de gemeente een certificaat
en/of inloggegevens krijgen om een beveiligde verbinding te kunnen leggen met Wmo-Ned. De
leverancier zal hiervoor de namen van de medewerkers die deze taak krijgen doorgeven.
- Stem de voorzieningen (productcode + productcategorie) + eenheden af met de leveranciers. Zie
paragraaf 1.2.2.
1.1.2 Leveranciers toegang geven
De gemeente levert de leveranciers de certificaten en/of inloggegevens. De leverancier installeert de
certificaten en test het inloggen. Het is belangrijk dat de leverancier de toegang tot de testomgeving
en de productieomgeving test.
1.1.3 Leveranciers testen hun bestand
De leverancier maakt een test WMO303-bericht aan. De leverancier test het bericht door het te
uploaden in Wmo-Ned. De eerste test hierin is het inlezen van het bestand, als hier problemen in
zijn, voldoet het bestand niet aan de gestelde voorwaarden. De leverancier zal dan zijn bericht
moeten aanpassen.
Als de leverancier geen problemen (meer) heeft met het inlezen van het bericht, kan de inhoud van
het bericht worden gecontroleerd in Wmo-Ned. De leverancier bekijkt de foutmeldingen. Er kunnen
fouten in de samenstelling van het bericht zitten, maar er kunnen ook fouten in de administratie van
de leverancier zitten. De leverancier zorgt dat het bericht correct wordt samengesteld en corrigeert
vervolgens zijn eigen administratie.
Dit testen werkt het beste als zowel de testomgeving van de gemeente als het door de leverancier
gegenereerde WMO303 bericht recente gegevens bevatten.
1.2 Voorbereidende handelingen
1.2.1 Toegang leverancier
De medewerkers van de leveranciers zullen toegang tot Wmo-Ned krijgen. Hiervoor zullen
certificaten moeten worden aangemaakt die de leverancier dan installeert.
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
3
ZorgNed Automatisering
1.2.2 Voorzieningen
Bij de voorzieningen moet worden aangegeven tot welke productcategorie de voorziening behoort.
De lijst waaruit gekozen kan worden is volgens de standaard van de iWmo. Deze is te vinden via
https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo-1.0/Tabellen.html, of zie
paragraaf 2.5.
Tevens is het nieuwe veld productcode toegevoegd. Dit is een vijfcijferig nummer, waar ook een
landelijke lijst van is, die ook te vinden is via bovenstaande link.
Je kunt met je leverancier zelf codes definiëren en afstemmen, voor voorzieningen die niet in de
landelijke lijst staan. Vereiste is wel dat de eerste 2 cijfers van het vijfcijferige nummer gelijk moeten
zijn aan de code van de productcategorie.
De eenheid waarin een voorziening is beschikt moet gelijk zijn aan de eenheid waarin wordt
gefactureerd.
Uitzonderingen op deze regel:
- Er mag wel in minuten worden geïndiceerd en in uren gefactureerd. Andersom mag er ook in
uren geïndiceerd en in minuten gefactureerd worden.
- In het WMO303 bericht kan de eenheid Dagen niet worden gebruikt, gebruik deze eenheid
dan ook niet voor de voorzieningen waarvan je de factuurcontrole met deze module wilt
doen. Hetzelfde geldt voor ‘stuks per jaar’.
- Een andere uitzondering is stuks: als je in stuks indiceert moet je in euro’s declareren.
2 Werking
Met de module factuurcontrole kunnen de facturen voor de begeleidingsvoorzieningen maar ook
voor de HH tot in detail worden gecontroleerd. De facturen worden door de leverancier in Wmo-Ned
geüpload via een bericht, waarna de leverancier met Wmo-Ned de controle doet.
Bij de controle wordt rekening gehouden met de contractafspraken tussen gemeente en leverancier,
de gegevens van de beschikking en de gegevens rond de levering.
Voor de controle kan plaatsvinden zijn de volgende taken gedaan:
-
-
Beschikken en overdragen: De Wmo-consulent heeft een voorziening positief beschikt. Bij
het afsluiten van het afhandelproces wordt deze voorziening overgedragen aan de
leverancier.
Opdracht tot leveren: De leverancier krijgt opdracht tot leveren van deze voorziening, deze
opdracht staat op de te-leveren-lijst.
Voorziening accepteren: De leverancier accepteert de voorziening en geeft aan vanaf
wanneer deze geleverd is/wordt.
De controle bestaat uit de volgende stappen (deze stappen worden verderop verder toegelicht):
-
Leverancier uploadt factuur: De leverancier leest de factuur in in Wmo-Ned door het inlezen
van het verstuurde WMO303-bericht.
Leverancier controleert factuur: De leverancier doet de eerste controle op de factuur. Hierbij
wordt per regel een aantal controles gedaan, dit zijn controles op de cliënt, de beschikking,
en de levering.
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
4
ZorgNed Automatisering
-
-
-
Leverancier corrigeert: De leverancier doet aan de hand van de gevonden fouten een
correctie op de factuur. Bij ten onrechte afgekeurde regels voegt de leverancier een
opmerking toe.
Overdragen: De leverancier draagt de factuur over aan de gemeente.
Gemeente keurt goed/af: De gemeente bekijkt de factuurregels met fouten en/of
opmerkingen van de leverancier. Vervolgens kan de gemeente deze regels goedkeuren of
afkeuren.
Gemeente maakt definitief: Een factuur kan definitief worden gemaakt ook als er nog niet
goedgekeurde regels zijn.
Bij de controles wordt uitgegaan van een aantal uitgangspunten:
-
-
Iedere factuurregel heeft een referentienummer.
Er is de mogelijkheid voor de cliënt (of leverancier) om zorg op te sparen of eerder af te
nemen. Hierbij word gecontroleerd op het totaal van de gehele beschikte periode.
Er zijn meerdere wijzen van omgaan met het factureren van een deel van een
factuurperiode. De te gebruiken rekenmethode hiervoor wordt in Wmo-Ned vastgelegd bij
het contract met de leverancier.
Er kunnen meerdere factuurperioden gegroepeerd in 1 factuurregel worden gezet.
Het is mogelijk te crediteren.
Er kan in stuks worden geïndiceerd, dan moet er in euro’s worden gedeclareerd.
Een traject kan in delen worden gefactureerd.
Deze uitgangspunten zullen hieronder verder worden toegelicht.
2.1
2.1.1
Uitgangspunten
Referentienummer
De leverancier geeft aan iedere factuurregel een uniek nummer: het referentienummer. De
leverancier mag dit nummer 1 keer gebruiken (dus in een volgende factuur niet weer). Verschillende
leveranciers mogen wel ieder hetzelfde nummer gebruiken. Iedere leverancier zou dus mogen
beginnen met tellen bij bijvoorbeeld 1.
2.1.2
Controle over gehele periode
Een voorziening kan nu ook geïndiceerd worden in aantal per periode waarin de beschikking geldig is.
Hiermee kan een cliënt bijvoorbeeld extra begeleiding afnemen wanneer het nodig is en minder als
dit kan, zolang het totaal aantal gefactureerde uren maar niet over het totaal aantal geïndiceerde
uren uitkomt.
Voorbeeld: Er wordt een beschikking voor 1 jaar gegeven, waarbij de cliënt recht heeft op 104
dagdelen individuele begeleiding gedurende dat jaar. In de eerste weken wordt er 1 dagdeel per
week geleverd en gefactureerd, hierna wordt een aantal weken 6 dagdelen per week geleverd en
gefactureerd. Dit wordt goedgekeurd zolang het totaal aantal dagdelen dat voor deze cliënt,
voorziening en periode is gefactureerd niet boven de 104 uit komt. Let op: Het is hiermee mogelijk
om de beschikte dagdelen zorg helemaal in het begin van de periode te laten leveren, waarna er de
rest van de periode geen zorg meer geleverd (gefactureerd) kan worden.
2.1.3
Meerdere factuurperioden in 1 factuurregel
In één factuurregel kunnen meerdere factuurperioden worden aangeleverd. In 1 regel kan
bijvoorbeeld de gehele periode van 1 maart tot en met 31 juli worden gefactureerd. Bij de controle
wordt het gefactureerde bedrag voor die perioden vergeleken met het totaalbedrag dat berekend is
voor die perioden.
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
5
ZorgNed Automatisering
Let op: een factuur mag alleen gegevens van 1 kalenderjaar bevatten. De week van 28 december
2015 tot en met 3 januari 2016 zal moeten worden opgeknipt: een deel in de factuur van december
2015 en een deel in de factuur van januari 2016!
2.1.4
Crediteren
Het is mogelijk om een factuurregel volledig te crediteren (dus niet deels!). Hierbij moet worden
aangegeven op welke factuurregel er wordt gecrediteerd, dit gebeurt door het referentienummer
ervan mee te geven in het bericht. Het bedrag wordt in mindering gebracht op het totaalbedrag van
de factuur waarin de creditregel staat.
2.1.5
Eenheid stuks
Behalve in uren, dagdelen en etmalen kan er ook in stuks worden geïndiceerd. Bijvoorbeeld: een
vorm van begeleiding die geïndiceerd wordt als aantal afspraken, zou met stuks geïndiceerd kunnen
worden. De facturatie gaat dan ook in stuks. Stuks gaat nooit per week of per maand, maar altijd
voor de gehele geldigheidsduur zoals die voor de voorziening beschikt is.
2.1.6
Traject factureren
Bij begeleiding kan het voorkomen dat er niet in dagdelen of uren wordt geïndiceerd, maar dat er
een traject wordt geïndiceerd. Aan zo’n traject is dan een standaardbedrag gekoppeld. In het beheer
wordt er bij de voorziening dan aangegeven dat deze moet worden geïndiceerd in ‘Stuks’. Bij de
tarieven wordt het bedrag van deze voorzieningen vastgelegd.
Dit kan gebruikt worden voor de indicatie en de facturering van bijvoorbeeld een traject Ambulante
begeleiding. Dit traject kan in delen worden gefactureerd zolang het totaalbedrag het
standaardbedrag niet overschrijdt.
2.2
Scherm Overzicht facturen
Dit scherm is te openen vanuit het menu In dit scherm zie je de facturen die zijn ingelezen in WmoNed, ook de facturen die zijn ingelezen met andere modules Factuurcontrole.
Met de filtering bovenin kan worden aangegeven welke facturen je wilt zien.
Stap 1: Leverancier uploadt factuur
De zorgaanbieder zal zelf zorgdragen voor het inlezen van de factuur.
Zet het WMO303-bericht ergens op de computer, dit kan bijvoorbeeld het bureaublad zijn.
In het scherm Intern -> Factuurcontrole klik je op de knop Inlezen. Er opent zich dan een nieuw
scherm.
Indien er maar 1 gemeente in Wmo-Ned werkt, wordt het veld ‘ingediend voor’ automatisch
voorgevuld. Indien dit er meerdere gemeenten zijn waar jij facturen voor indient, worden deze
allemaal getoond en kies je de juiste.
Als je als leverancier inlogt, staat je de naam van je organisatie bij leverancier.
Gemeentemedewerkers kunnen alle organisaties selecteren.
Het factuurnummer moet gelijk zijn aan het factuurnummer zoals dat in het veld Factuurnummer
declarant van het bericht staat.
Zoek met de bladeren knop het WMO303 bericht op.
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
6
ZorgNed Automatisering
Als je een factuurbestand hebt geselecteerd klik je op Opslaan. Het bestand wordt dan ingelezen in
Wmo-Ned.
Het bericht moet aan een aantal eisen voldoen, deze zijn verderop beschreven, paragraaf 2.4. Indien
het formaat niet klopt wordt het factuurbestand als geheel afgekeurd. Als een bestand als geheel
wordt afgekeurd, dan verschijnt er een melding op het scherm en worden er geen gegevens in WmoNed gezet.
Als het bestand wordt goedgekeurd en ingelezen, dan wordt een kopie van het bestand in de map
met facturen gezet. De beheerder heeft bepaald welke map dit is bij de Instellingen. Er zijn aparte
mappen voor de WRV facturen, de HH facturen en de facturen op basis van WMO303. Verder komt
de factuur in het Facturenoverzicht te staan. Daar kun je de factuur en al zijn regels bekijken.
Stap 2: Leverancier controleert factuur
Als de factuur is ingelezen kan de leverancier de factuur controleren. Hiervoor selecteer je in het
scherm factuurcontrole de betreffende factuur en klik je op Controleren.
Op iedere factuuregel worden controles uitgevoerd. Indien er een fout wordt geconstateerd, wordt
er een foutmelding getoond. Indien een factuurregel helemaal correct is, wordt het bedrag gevuld.
In de tabel hieronder staan de controles die worden uitgevoerd op iedere factuurregel van de
factuur. In de kolom Foutmelding staat de melding zoals je die terugziet in Wmo-Ned. In de
toelichting staat het onderliggende probleem beschreven.
Nr Controle
Algemene controles
1. BSN gevonden
Foutmelding
Toelichting
Cliënt met BSN: <BSN> is niet gevonden
2.
De cliënt met BSN <BSN> is niet
woonachtig in een gemeente waarmee
de organisatie <Naam organisatie
waarvoor de factuur is ingediend> een
relatie heeft.
De cliënt met deze BSN komt niet
voor in Wmo-Ned. Het meest
waarschijnlijke is dat de leverancier
een onjuiste BSN in de factuurregel
heeft staan.
Een factuur wordt gestuurd naar een
organisatie. De organisatie is
gekoppeld aan één of meerdere
gemeenten. Indien deze fout bij veel
regels voorkomt in de factuur is een
van de volgende oorzaken het meest
waarschijnlijk:
• bij het uploaden “ingediend voor”
niet juist ingevoerd. Verwijder de
factuur en upload opnieuw.
• Mogelijk is de koppeling
gemeente-organisatie niet goed
gegaan. Oplossen in Organisaties
• De postcode reeksen voor de
gemeente zijn niet goed gevuld.
Oplossen in Gemeentepostcodes
Als deze melding bij een enkele
cliënt staat:
• Mogelijk is de cliënt verhuisd.
Cliënt woont in
juiste gemeente
De cliënt met BSN <BSN> is niet
woonachtig in de gemeente waarvoor de
factuur is verstuurd
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
7
ZorgNed Automatisering
• Mogelijk is de postcode van de
cliënt in Wmo-Ned niet juist
geadministreerd.
3.
4.
5.
6.
Maximaal één
niet beëindigde
cliënt
Eén cliënt met
BSN binnen
datum declaratie
Eén cliënt met
BSN binnen
datum declaratie
Referentienumm
er is uniek
Debet controles
7. Geen
O overlap in
prestatieregels
8.
9.
Voorziening
bekend in WmoNed
Geen overlap in
voorzieningen
10. Stuks geldt maar
voor één
voorziening
11. Er is een actueel
recht
12. Alle
voorzieningen
dezelfde eenheid
13. Voorziening heeft
niet als eenheid
stuks per jaar
14. DeDlevereenheid
is correct
15. Tarief is
vastgelegd
16. De voorziening is
overgedragen
17. De leveropdracht
voor de cliënt is
Het BSN <BSN> komt voor bij meerdere
niet beëindigde cliënten.
Meerdere cliënten met BSN {0}, echter
niet één cliënt valt geheel binnen de
gedeclareerde periode
Meerdere cliënten met het BSN {0} vallen
binnen de gedeclareerde periode.
Het referentienummer
<referentienummer> komt al voor op een
eerdere factuur bij deze leverancier
Er is overlap met de eerder aangeleverde
prestatieregel met referentienummer
<referentienummer>
Het gedeclareerde product met de code
<productcode> is in Wmo-Ned niet
bekend.
Er zijn meerdere voorzieningen
tegelijkertijd actueel gedurende de
prestatieperiode.
Bij één prestatie regel die declareert voor
stuks mogen niet meerdere
voorzieningen horen
Voorziening [voorziening zoeknaam] is
niet geldig in de gehele prestatieperiode
van <startdatum> tot <einddatum>
Er zijn meerdere beschikte voorzieningen
gevonden met een verschillende eenheid.
Het is niet toegestaan dat een beschikte
voorziening geïndiceerd is in stuks per
jaar.
Bij de beschikte levereenheid [eenheid]
kan niet gedeclareerd worden in
<WMO303 eenheid>.
Voor de gedeclareerde levereenheid
<eenheid> en de voorziening
[geïndiceerde voorziening] is niet voor de
gehele prestatieperiode in Wmo-Ned een
tarief vastgelegd.
Er is geen levering.
De leveropdracht voor deze
Cliënt heeft de status te leveren of
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
8
Er is al een factuurregel met dit
referentienummer ingelezen.
Hier wordt het nieuwe veld iWmo
productcode bedoeld
Alleen uren en minuten mogen door
elkaar gebruikt worden.
Indien de voorziening geïndiceerd is
in stuks vervalt deze controle ook.
De beschikte voorziening behorende
bij een factuurregel is nog niet
overgedragen.
De beschikte voorziening behorende
bij een factuurregel zijn
ZorgNed Automatisering
uitgevoerd
18. De leveropdracht
hoort bij deze
leverancier
19. Er is een levering
voor de prestatie
20. Niet te veel
gedeclareerd *
21. Niet te veel
eenheden
gedeclareerd ten
opzichte eerder
ingelezen *
22. Niet te veel euro
gedeclareerd ten
opzichte eerder
ingelezen *
Credit controles
23. Referentienumm
er voorgaande
facuurregel komt
maar één keer
voor.
24. Creditregel
referentienumme
r is gevonden
25. Creditregel
referentienumme
r is gevonden
26. Creditregel
referentienumme
r is gevonden
27. Creditregel
velden correct
gevuld.
geannuleerd.
Er is geen leveropdracht behorende bij
deze leverancier.
Er is geen actuele levering gevonden bij
de gehele prestatieperiode.
Het gedeclareerde aantal <aantal>
<eenheden> is hoger dan het beschikte
aantal [aantal] [eenheden]
Het gedeclareerde aantal van <aantal>
<eenheden> samen met de eerder
betaalde [aantal] [eenheden] en eerder
ingelezen [aantal] [eenheden] is hoger
dan het beschikte aantal [aantal]
[eenheden]
De gedeclareerde <declaratiebedrag>
euro samen met de eerder betaalde
[declaratiebedrag] euro en eerder
ingelezen [declaratiebedrag] euro is
hoger dan het beschikte [aantal] stuks
met een waarde van [aantal] euro.
De creditregel heeft een
referentienummer voorgaand
factuurnummer <xxx> die ook voorkomt
bij een andere creditregel in Wmo-Ned.
Er is geen factuurregel gevonden met
referentienummer <referentienummer
voorgaande prestatie>.
Er is geen factuurregel gevonden met
referentienummer <referentienummer
voorgaande prestatie> zonder een
(goedgekeurde) fout.
Er zijn meerdere factuurregels gevonden
met referentienummer
<referentienummer voorgaande
prestatie> zonder een (goedgekeurde)
fout.
Het veld xxx uit de creditregel heeft de
waarde <veld xxx>
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
9
overgedragen, maar hebben een
status geannuleerd of te leveren
De beschikte voorziening behorende
bij een factuuregel wordt niet
geleverd door de leverancier.
Indien periodiciteit beschikte
voorziening is per week of per
maand
Indien periodiciteit beschikte
voorziening is gedurende looptijd
voorziening en eenheid is niet stuks
Indien periodiciteit beschikte
voorziening is gedurende looptijd
voorziening en eenheid is stuks
Er zijn meerdere credit regels op 1
factuurregel.
Bij een creditregel moeten de velden
productcategorie, begindatum,
einddatum, productcode en
declaratiebedrag (incl. BTW)
overeenkomen met de voorgaande
factuurregel.
ZorgNed Automatisering
2.3
Excel-bestand voor WMO303
Omdat niet zeker is dat alle leveranciers een WMO303-bericht kunnen aanmaken op 1 januari 2015
is het mogelijk om deze gegevens met een Excelbestand aan te leveren. Dit Excelbestand heeft dan
een opbouw en inhoud die gelijk is aan het WMO303 bericht.
Dit betreft een aparte module die werkt bovenop de gewone module factuurcontrole WMO303.
Het factuurbestand is een Excelbestand. Er zit geen controle op de naam van het bestand. Het
bestand mag zijn gemaakt in een Excel 97-formaat (xls-bestand) of in een Excel 2007-formaat (xlsxbestand).
Het Excelbestand heeft een vast aantal kolommen (zie tabel hieronder). In de eerste rij staan de
kolomkoppen die precies aangeven wat er in de kolom wordt verwacht. Niet iedere kolom hoeft
gevuld te worden, maar een lege kolom mag niet verwijderd worden. Van iedere kolom staat vast
van welk type de kolom is. In de tabel hieronder staat precies aangegeven hoe de kolommen gevuld
moeten zijn.
Nr
Naam kolom
Excel cel
Verplicht
Omschrijving
Tekst
Max
lengte
20
A
Factuurnummer
Ja
Gemeentecode
Tekst
4
Ja
C
Periode
Getal, 0
decimalen
6
Ja
D
Kenmerk
prestatieregel
Tekst
20
Ja
E
Kenmerk
voorgaande
prestatieregel
Tekst
20
Nee
F
BSN
9
Ja
G
H
Geboortedatum
Naam
Getal, 0
decimalen
Datum
Tekst
Alle regels moeten dezelfde
waarde bevatten, namelijk de
waarde die bij factuurnr op het
scherm is ingevoerd.
De gemeente waarop de factuur
betrekking heeft.
De periode (jaar+maand) waarop
deze factuur betrekking heeft
YYYYMM.
 Bij alle regels moeten 6 cijfers
bevatten
 Periode mag niet beginnen of
eindigen op een dag in de
toekomst.
De referentie van de
prestatieregel moet uniek zijn over
de facturen heen per leverancier.
dit gebeurt pas bij de controle
onder de controleren knop
De referentie voorgaande
prestatieregel moet bekend zijn in
Wmo-Ned, dit gebeurt pas bij de
controle onder de controleren
knop
Het moet voldoen aan de BSNelfproef
B
50
Nee
Ja
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
10
De samengestelde naam van de
cliënt. Dus bv “G Pieterse-van der
Heide”, deze wordt zonder
controle naar de database
geschreven
ZorgNed Automatisering
J
Huisnummer
Getal, 0
decimalen
Tekst
10
Nee
K
L
Huisnummer
toevoeging
Postcode
10
Nee
Tekst
7
Nee
N
Wet
Tekst
1
Ja
O
Productcategorie
Tekst
2
Ja
P
Productcode
Tekst
5
Ja
Q
Omschrijving
Tekst
100
Nee
R
Startdatum
declaratie
Einddatum
declaratie
Datum
Ja
Datum
Ja
T
U
Aantal
Eenheid
Getal
Tekst
6
2
Ja
Ja
V
Bedrag
Getal, 2
decimalen
10
Ja
W
Toelichting
leverancier
Toelichting
gemeente
Tekst
500
Nee
Tekst
500
Nee
S
X
2.4
formaat mag zonder (1234AB) of
met spatie (1234 AB)
Eén van de twee volgende
waarden:
- W (Wmo)
- J (Jeugd)
De waarde moet voorkomen in
onderstaande codelijst behorende
bij de juiste wet.
De met de gemeente afgesproken
code moet gebruikt worden. (dit
wordt pas bij het controleren
gecontroleerd). De eerste 2 cijfers
moeten overeenstemmen met de
productcategorie.
Aanvullende omschrijving
behorende bij het geleverde
product.
De startdatum moet na 31-12-14
liggen en niet in de toekomst.
De einddatum moet na 31-12-14
liggen (volgt impliciet uit andere
controles), na of op de startdatum
declaratie en niet in de toekomst.
Het aantal uitgevoerde producten
De waarde moet voorkomen in
onderstaande codelijst.
Het declaratiebedrag. Indien dit
een minteken heeft is er sprake
van een creditregel.
Een aanvullende toelichting van de
leverancier
Een aanvullende toelichting van de
gemeente
Controles
Bij het inlezen worden de volgende technische Excel controles uitgevoerd. Als er niet aan deze
voorwaarden wordt voldaan, dan wordt het bestand als geheel niet ingelezen. Er verschijnt een
melding op het scherm.
1. De eerste rij van de tabel bevat de kolomnamen zoals genoemd in bovenstaande tabel.
2. Het type van het gegeven in het Excel bestand komt overeen met bovenstaande tabel.
3. De maximale lengte van een gegeven wordt niet overschreden.
4. Alle rijen van verplichte kolommen bevatten een waarde.
De waarde in de Excel cel voldoet aan de controle, genoemd bij omschrijving.
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
11
ZorgNed Automatisering
We gebruiken voor verschillende controles de controles van het Vektis-bericht. In sommige gevallen
kan dit voor foutmeldingen zorgen die niet helemaal duidelijk zijn omdat hier andere terminologie
wordt gebruikt.
Bij het inlezen worden ook een aantal inhoudelijke controles uitgevoerd. Als er niet aan deze
voorwaarden wordt voldaan, dan wordt het bestand als geheel niet ingelezen. Er verschijnt een
melding op het scherm.
1. Er mag maar één gemeentecode in het bericht voorkomen.
2. De gemeentecode uit het bestand moet overeenkomen met de organisatie waarvoor de factuur
wordt ingelezen.
3. Er mag maar één factuurnummer in het bericht voorkomen.
4. Startdatum declaratie moet na 31-12-2014 liggen.
5. Einddatum declaratie moet na 31-12-2014 liggen, deze wordt impliciet gecontroleerd door
controle 4 in combinatie met 6
6. Startdatum declaratie moet voor of op de einddatum declaratie liggen.
7. Er mag geen overlap in prestatieregels per BSN en productcode zijn uitgezonderd de creditregels.
8. Eén prestatieregel moet betrekking hebben op één jaar. Alleen indien de overgangsweek bij de
jaarwisseling betrekking heeft op 2 jaren zal een prestatieregel ook betrekking hebben op 2
jaren.
9. Het veld kenmerk prestatieregel moet uniek zijn per prestatieregel.
10. Indien er sprake is van een negatief bedrag moet het veld “Kenmerk voorgaande prestatieregel”
gevuld zijn.
11. De waarde in het veld “kenmerk voorgaande prestatieregel” mag maar één keer voorkomen in
een factuur.
12. Het veld “Toelichting gemeente” mag niet gevuld zijn indien de leverancier de factuur upload.
2.5
Codelijsten
Productcategorie:
Indien er sprake is van de Wmo wet
Code
Omschrijving
01
Hulp bij het huishouden
02
Begeleiding
03
Persoonlijke verzorging
04
Kortdurend verblijf
05
Woondiensten
06
Overige ondersteuning gericht op het
individu of huishouden/gezin
07
Dagbesteding
08
Vervoerdiensten
09
Overige groepsgerichte ondersteuning
10
Overige maatwerk arrangementen
11
Rolstoelen
12
Vervoervoorzieningen
13
Woonvoorzieningen
14
Overige hulpmiddelen
15
Beschermd wonen
16
Opvang
17
Spoedopvang
18
Overige beschermd wonen en opvang
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
12
ZorgNed Automatisering
Indien er sprake is van de Jeugd wet
Code
Omschrijving
01
Jeugdhulp zonder verblijf
(groep/individueel)
02
Jeugdhulp met verblijf (groep/individueel)
03
Kinderbeschermingsmaatregel
04
Jeugdreclassering
Eenheid:
Code
01
04
14
16
81
00
2.6
Omschrijving
Minuut
Uur
Etmaal (24 uur)
Dagdeel (4 uur)
Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk
Niet van toepassing
Factuur exporteren naar Excel WMO303
Indien je de module ‘Factuurcontrole met een Excel-factuur’ hebt aangeschaft, is het mogelijk om een
reeds ingelezen WMO303 bericht te exporteren naar een Excelbestand. Dit bestand voldoet dan een
de eisen van het WMOW303-excel zoals die hierboven zijn beschreven.
2.7
Factuur splitsen naar goed- en afgekeurde regels
Een factuur die gedeeltelijk is goedgekeurd kan sneller worden afgehandeld door een splitsing te
maken in goed- en afgekeurde regels. Dit kan door een factuur te exporteren naar Excel met de knop
Export WMO303 Excel. Splits vervolgens met Excel dit bestand in twee bestanden: 1 bestand met
goedgekeurde regels en 1 bestand met afgekeurde regels. Verwijder het oorspronkelijke
factuurbestand uit het factuuroverzicht. Lees beide Excelbestanden in (mogelijk met de module
‘factuurcontrole met een Excel-factuur’). De factuur met goedgekeurde regels kan nu in 1 keer
worden goedgekeurd en uitbetaald. De factuur met afgekeurde regels kan nader worden bekeken
met de leverancier.
Factuurcontrole met een WMO303-bericht
13
ZorgNed Automatisering