Transcript Informatie voor opdrachtgevers van de Hogeschool van Amsterdam

Informatie voor opdrachtgevers van de
Hogeschool van Amsterdam
November 2014
Inhoudsopgave
1
Pag.
1. Inleiding
2
2. Hoe gaat detachering in zijn werk?
3
3. Werknemers uit het buitenland
4
4. Contract (duur, wijziging, beëindiging)
5
5. Vakantiedagen
7
6. Aansprakelijkheid
7
7. Werkgeversgezag
8
8. Wat te doen bij arbeidsongeschiktheid?
8
9. Wat te doen bij zwangerschap?
9
10. Kosten detachering via HvA JobService
9
11. Flexwet en WWZ
10
Meer informatie?
12
1. Inleiding
De Hogeschool van Amsterdam (HvA) heeft voor het inschakelen van tijdelijke en flexibele
arbeid een centrale voorziening: HvA JobService, het detacheringsbureau voor de HvA.
Door te werken met deze centrale voorziening heeft de HvA goed inzicht in de competenties, de beschikbaarheid en de kosten van tijdelijke en flexibele arbeid. HvA JobService
detacheert docenten en personeel binnen de administratie, de boekhouding en het secretariaat.
Tegen een redelijke vergoeding biedt HvA JobService flexibiliteit voor de opdrachtgevers en
zekerheid en duidelijkheid aan werknemers.
Deze brochure geeft opdrachtgevers, zoals leidinggevenden, budgethouders en medewerkers P&O, informatie over de gang van zaken bij detachering en over de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever en HvA JobService. Speciale aandacht is er voor de Wet Flexibiliteit en Zekerheid (Flexwet) en de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) die op 1 januari 2015
de Flexwet vervangt.
2
2. Hoe gaat detachering in zijn werk?
Het detacheringsproces kent de volgende stappen:
1. De opdrachtgever stelt de vacature op.
2. De opdrachtgever verzorgt de werving en selecteert een kandidaat-werknemer.
3.
De opdrachtgever en de kandidaat houden een arbeidsvoorwaardengesprek.
4. P&O van de opdrachtgever meldt de kandidaat-werknemer aan door een volledig
ingevuld formulier naar HvA JobService te sturen. Dit geldt als officiële opdracht
voor detachering. Op verzoek verstrekt HvA JobService eerst een offerte.
5. HvA JobService maakt de arbeidsovereenkomst, ook wel detacheringsovereenkomst genoemd, tussen HvA JobService en de werknemer en nodigt de
werknemer uit voor een gesprek. Tijdens dit gesprek wordt de arbeidsovereenkomst
ondertekend, de loonbelastingverklaring ingevuld, het paspoort en de bankpas
van de werknemer gecontroleerd en gekopieerd, en de gegevens voor pensioenopbouw bij Zwitserleven ingevuld. Omdat HvA JobService binnen de huidige
Flexwet (in de toekomst de WWZ) verplicht gebruik maakt van de ketenregeling,
wordt de werknemer gevraagd ook het formulier arbeidsverleden in te vullen
over de periode van de zes maanden voorafgaand aan het contract
met HvA JobService.
6.
HvA JobService maakt een dienstverleningsovereenkomst tussen Hva JobService
en de opdrachtgever en zorgt voor de ondertekening ervan.
7. HvA JobService verzorgt de salarisbetaling aan de werknemer en factureert aan
de opdrachtgever.
8. Bij beëindiging van het contract betaalt HvA JobService de opgebouwde reser
veringen aan de werknemer uit.
Bij detachering is de opdrachtgever dus geheel verantwoordelijk voor de eerste fase van
het proces (stap 1 t/m 4). Nadat de werknemer officieel is aangemeld (stap 4) begint
de tweede fase: HvA JobService neemt de werknemer in dienst en daarmee is de detachering
een feit.
3
3. Werknemers afkomstig uit het buitenland
Werknemers afkomstig uit het buitenland moeten in bepaalde gevallen een Tewerkstellingsvergunning (TWV) hebben om in Nederland te mogen werken. Een TWV is
alleen nodig voor werkstudenten en onderzoekers, op voorwaarde dat zij op basis van een
verblijfsvergunning of visum rechtsgeldig in Nederland mogen verblijven.
Een TWV is niet nodig voor gastdocenten, voor mensen met een verblijfsvergunning
waarop staat ‘Arbeid is vrij toegestaan, TWV niet vereist’, voor mensen met in
het paspoort een sticker waarop staat ‘Arbeid is vrij toegestaan’ en voor staatsburgers van de EU en EER (met uitzondering van mensen uit Kroatië).
Is een TWV vereist dan vraagt HvA JobService deze bij het UWV aan. Hiertoe moet HvA
JobService van de werknemer het originele, geldige paspoort en de originele, geldige
verblijfsvergunning kunnen inzien, informatie hebben over opleiding en werkervaring,
en (indien van toepassing) de naam en het adres van de laatste werkgever in Nederland.
Werkstudenten - zij mogen maximaal tien uur per week werken - dienen daarnaast de
geldige collegekaart te overleggen en een verklaring van de onderwijsinstelling dat de
betrokkene gedurende de periode van detachering daar ingeschreven staat.
De procedure voor een TWV-aanvraag duurt minimaal vijf weken. Zolang de TWV niet is
afgegeven door het UWV mag de werknemer niet werken.
Voor de werkzaamheden rond de TWV-aanvraag betaalt de opdrachtgever eenmalig een
vergoeding aan HvA JobService.
4
4. Contract (duur, wijziging, beëindiging)
Duur
In een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is de tijdsduur van de detachering vastgelegd.
Dit kan op twee manieren. De eerste en meest voorkomende is het opnemen van een
einddatum in het contract. De tweede is dat de einddatum niet wordt vastgelegd, maar wel
objectief kan worden vastgesteld. In dat geval moet er sprake zijn van een ‘objectief
bepaalbare gebeurtenis’, bijvoorbeeld de duur van een bepaald project of vervanging van
een zieke werknemer. Op de einddatum eindigt ook de detachering van rechtswege, zonder
dat daartoe enige opzegging noodzakelijk is.
Wijziging
Tijdens de contractperiode kunnen zaken gewijzigd worden, waarover opdrachtgever en
werknemer altijd moeten overleggen.
Wijziging van het aantal uren
Bij een uitbreiding van de uren geeft de P&O-afdeling van de opdrachtgever dit door.
HvA JobService zorgt vervolgens voor de aanpassingen in het contract en stelt de
werknemer middels een brief officieel van de urenuitbreiding op de hoogte.
Vermindering van de uren is alleen mogelijk als de werknemer via e-mail of brief aangeeft
hiermee akkoord te gaan. Vermindering van het aantal uren betekent dat er meer stappen
gezet moeten worden, omdat het om een gedeeltelijk ontslag gaat.
Indien de werknemer overuren maakt en dus tijdelijk meer werkt, kan de opdrachtgever
HvA JobService verzoeken hiermee akkoord te gaan en de werknemer kennis geven
ervan op de hoogte te zijn. Ook de werknemer kan HvA JobService per brief van de
overuren in kennis stellen en verzoeken om akkoord. Tenzij dit expliciet wordt
aangevraagd, wordt over overuren geen vakantiegeld berekend.
Wijziging in de kostenplaats
De opdrachtgever kan tussentijds de kostenplaats (WBS-element) wijzigen. Dit moet hij
ruim voordat de facturen verstuurd worden (de 25e van de maand) per e-mail of brief
aan HvA JobService doorgeven. De informatie op de factuur heeft betrekking op de
volledige maand waarover gefactureerd wordt. HvA JobService kan op de factuur geen
aanpassingen vermelden die bijvoorbeeld halverwege de maand ingaan.
5
Wijziging van de inschaling
Omdat de HvA valt onder een CAO (art. B-4, CAO voor het Hoger Beroepsonderwijs), heeft
de werknemer van HvA JobService recht op een salaris conform deze CAO. Om het salaris
vast te stellen, vindt inschaling volgens deze CAO plaats. Als de collectieve salarisschalen
wijzigen, betekent dit dat ook de salarisschaal en daarmee het salaris van de werknemer
worden aangepast.
Ook kan, in opdracht van de opdrachtgever, HvA JobService het salaris van de werknemer
tijdens de contractperiode verhogen. Na elk volledig dienstjaar krijgt iedere werknemer
overigens automatisch een periodieke verhoging, tenzij dit anders is overeengekomen.
Tussentijdse beëindiging
Het kan gebeuren dat het contract tussentijds van rechtswege wordt beëindigd.
In geval van overlijden van de werknemer eindigt de overeenkomst een maand en een dag
na de datum van overlijden. Gedurende deze maand blijft de opdrachtgever de kosten van
de detachering verschuldigd.
Tussentijdse beëindiging van het contract tussen HvA JobService en de opdrachtgever is
ook mogelijk als de overeenkomst tussen HvA JobService en de werknemer eindigt door
opzegging met wettelijke vergunning, ontbinding of met wederzijds goedvinden.
Wanneer de opdrachtgever de werknemer voor de einddatum van het contract zelf in dienst
neemt of een andere contractuele relatie met de werknemer aangaat, betaalt hij eenmalig de
totaal resterende fee aan HvA JobService.
Als HvA JobService onverhoopt en met toestemming van de opdrachtgever een contract
voor onbepaalde tijd met de werknemer aangaat, dan heeft de opdrachtgever meer
inspanningsverplichtingen en financiële verplichtingen. Omdat het hier om maatwerk
gaat, is goed overleg hierover tussen de opdrachtgever en HvA JobService noodzakelijk.
Met de overgang van de Flexwet naar de WWZ krijgt de opdrachtgever te maken met
belangrijke wijzigingen per 1 januari 2015 en 1 juli 2015. Hierover leest u in hoofdstuk 11
Flexwet en WWZ.
6
5. Vakantiedagen
De werknemer heeft bij een fulltime dienstverband (40 uur per week) per kalenderjaar
recht op 428 verlofuren. HvA JobService berekent voor de werknemer het aantal
vakantiedagen naar rato. De dagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar gelden als verplichte
verlofdagen. Daarnaast mag de opdrachtgever nog twee werkdagen per jaar als verplicht
verlof aanmerken.
De opdrachtgever moet de werknemer gelegenheid geven de verlofuren op te nemen en
overlegt daarover met de werknemer. Het verdient aanbeveling dat zowel opdrachtgever
als werknemer dit bijhouden. HvA JobService hoeft hiervan niet op de hoogte gesteld
te worden.
De opdrachtgever is verplicht de kosten van de detachering gedurende de vakantiedagen
door te betalen. Dit geldt ook voor nationale feestdagen en dagen waarop de werknemer
kort verzuim geniet (zoals bedoeld in art. 7:629b BW).
Heeft de werknemer bij het eind van het dienstverband wettelijk recht op uitbetaling van
niet-opgenomen vakantiedagen, dan komen deze kosten ten laste van de opdrachtgever.
Hij ontvangt daarvoor van HvA JobService een extra factuur.
6. Aansprakelijkheid
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor mogelijke schade of verlies die voortvloeit
uit de werkzaamheden van de werknemer. HvA JobService is hierbij van alle aanspraken
gevrijwaard.
Als een werknemer slachtoffer is van een arbeidsongeval, dan valt dit onder de ongevallenverzekering van de opdrachtgever.
7
7. Werkgeversgezag
Gedurende de contractperiode is de opdrachtgever verplicht om toezicht te houden op en
leiding te geven aan de werknemer. De opdrachtgever dient bijvoorbeeld instructies
te geven over de werkplek, de aard en de inhoud van de werkzaamheden, en het
functioneren van de werknemer en de voortgang van de werkzaamheden te evalueren
en te beoordelen. HvA JobService is verantwoordelijk voor het treffen van eventuele
disciplinaire maatregelen, zoals schorsing, en eventuele beëindigingsmaatregelen.
Uiteraard gebeurt dit zoveel mogelijk in overleg met de opdrachtgever, die dan ook
verplicht is mee te werken aan de uitvoering.
8. Wat te doen bij arbeidsongeschiktheid?
Mocht de werknemer tijdens detachering arbeidsongeschikt raken, dan heeft hij de
eerste negen maanden recht op doorbetaling van 100 procent van het loon. Na die
tijd wordt (maximaal twaalf maanden) 70 procent van het loon doorbetaald. Vanaf
de zevende week van de arbeidsongeschiktheid betaalt de opdrachtgever nog maar
30 procent van het brutosalaris van de werknemer, plus de werkgeverslasten en
de fee. HvA JobService neemt dan 70 procent van het brutosalaris voor haar rekening.
De facturatie verloopt overigens zoals voor die tijd. Voor verrekening van de
70 procent ontvangt de opdrachtgever achteraf een creditfactuur. Vanaf het begin van
de arbeidsongeschiktheid tot het einde van het dienstverband (met een maximum
van twee jaar) draagt de opdrachtgever dus de kosten van detachering.
Uiteraard is HvA JobService bij arbeidsongeschiktheid verplicht te zorgen voor een
mogelijke re-integratie van de werknemer en ze dient hiertoe dan ook de benodigde
aanvragen bij het UWV in. Medewerking van de opdrachtgever is in dit proces
onontbeerlijk en zelfs verplicht. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin gezocht
wordt naar passende (vervangende) arbeid.
Wanneer een werknemer ziek uit dienst gaat, meldt HvA JobService dat bij het UWV. Het
UWV bepaalt vervolgens of de werknemer recht heeft op een uitkering uit de Ziektewet.
De opdrachtgever heeft hierbij geen verdere verplichtingen.
8
9. Wat te doen bij zwangerschap?
In geval van een zwangerschap heeft de werkneemster recht op ten minste zestien weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. Tijdens dit verlof krijgt zij een uitkering van
het UWV. Deze bestaat uit 100 procent van het (maximum)dagloon. De basis
van deze regeling is te vinden in de Wet Arbeid en Zorg (WAZO). HvA JobService
vraagt deze uitkering aan.
Als de werkneemster als gevolg van de zwangerschap en/of bevalling ziek is, dan geeft
HvA JobService dit door aan het UWV. Zij heeft in dat geval recht op een uitkering van
de Ziektewet vanaf de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid. Dit geldt zowel voor de
periode voorafgaand aan het zwangerschapsverlof als voor die na het bevallingsverlof.
In bovenstaande situaties verrekent HvA JobService de uitkering met de opdrachtgever
achteraf middels een creditfactuur.
10. Kosten detachering via HvA JobService
De kosten van de werknemer van HvA JobService via detachering zijn opgebouwd uit de
volgende elementen:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
het bruto-maandsalaris van de werknemer
een pro rata deel van de eindejaarsuitkering
een pro rata deel van de vakantietoeslag
de kosten van eventuele afgesproken emolumenten (zoals reiskosten)
het werkgeversdeel van pensioen, sociale lasten en risicopremie
de fee. Hierin zijn de kosten voor de aanzegtermijn en de transitievergoeding bij
contracten voor een bepaalde tijd opgenomen.
Aan het eind van de maand waarin werkzaamheden voor de opdrachtgever zijn verricht,
ontvangt hij van HvA JobService de factuur. Binnen veertien dagen na de factuurdatum moet
deze betaald zijn.
9
11. Flexwet en WWZ
Op 1 januari 1999 trad de Wet Flexibiliteit en Zekerheid (Flexwet) in werking.
De Flexwet bepaalt de regels wanneer contracten voor bepaalde tijd overgaan naar
contracten voor onbepaalde tijd. Vanaf 1 januari 2015 wordt deze wet gefaseerd
vervangen door de Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Belangrijke data voor de wijzigingen
zijn 1 januari 2015, 1 juli 2015 (dan vinden de meeste wijzigingen plaats) en 1 juli 2016.
Bij beëindiging van de overeenkomst tussen HvA JobService en de opdrachtgever
en tussen HvA JobService en de werknemer is een aantal wijzigingen belangrijk.
Wijziging per 1 januari 2015
Per 1 januari 2015 wordt de aanzegtermijn van kracht. Bij tijdelijke contracten van zes
maanden of langer moet de werkgever minimaal een maand voor de einddatum van het
contract schriftelijk laten weten of hij het contract al dan niet gaat verlengen.
Dit betekent dat de opdrachtgever HvA JobService tijdig moet informeren of hij het
contract al dan niet wil verlengen. Vergeet de werkgever de aanzegtermijn en wordt
het contract beëindigd, dan ontvangt de werknemer een vergoeding van één maandsalaris.
De werknemer kan deze vergoeding bij de rechter claimen binnen twee maanden na de
datum waarop de arbeidsovereenkomst is geëindigd.
Wijzigingen per 1 juli 2015
Is de contractduur maximaal zes maanden, dan is er geen proeftijd meer mogelijk.
De uitzondering ten aanzien van het toestemmingsvereiste bij opzeggen voor docenten
vervalt.
Er mogen nog maximaal drie contracten voor bepaalde tijd worden afgesloten
voor een periode van maximaal 24 maanden (tot 1 juli 2015 was dit maximaal
36 maanden). Dit geldt ook voor docenten. Er kan altijd één contract worden afgesloten
voor een periode langer dan twee jaar.
Opeenvolgende arbeidsovereenkomsten waartussen periodes van minder dan zes volle
maanden zitten, tellen mee als schakels in een keten van opeenvolgende contracten. Zit er
tussen de tijdelijke contracten een periode van meer dan zes volle maanden, dan tellen
deze contracten niet mee in de keten.
10
In de ketenregeling wordt een tijdelijk contract automatisch omgezet in een contract
voor onbepaalde tijd indien:
a. er een vierde contract volgt op drie contracten voor bepaalde tijd, die onderling
niet langer zijn onderbroken dan zes maanden.
b.
de totale duur van de opeenvolgende tijdelijke arbeidsovereenkomsten (die
onderling niet langer zijn onderbroken dan zes maanden) 24 maanden of meer is.
In deze totale duur worden de periodes van onderbrekingen meegerekend.
De regel dat de eerste tijdelijke arbeidsovereenkomst verlengd kan worden met drie maanden
blijft gehandhaafd.
Heeft een werknemer een dienstverband van minimaal twee jaar, dan heeft hij recht
op een transitievergoeding als zijn arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever
beëindigd of niet verlengd wordt. De hoogte van deze transitievergoeding is: over de eerste
10 dienstjaren 1/6 maandsalaris per half dienstjaar.
Nota bene:
Contracten die zijn afgesloten voor 1 juli 2015 blijven vallen onder de voorwaarden
zoals de Flexwet die tot die datum kende en kennen dus een periode van maximaal
36 maanden.
Als men werkt voor een volgende werkgever en de aard en omstandigheden van de
werkzaamheden zijn daar in grote lijnen gelijk aan de vorige, dan telt de schakel van
de vorige werkgever gewoon mee in de keten. Van een ‘opvolgende werkgever’ bestaat
overigens geen eenduidige definitie. De wet zegt letterlijk: ‘Werkgevers die t.a.v.
de verrichte arbeid redelijkerwijs geacht moeten worden elkaars opvolgers te zijn’. In de
praktijk betekent dit dat HvA JobService opgebouwde schakels bij andere uitzendbureaus
(zoals Studijob) en bij de HvA in de keten meetelt.
11
Meer informatie?
Heeft u vragen over de informatie in deze brochure of wilt u meer weten over detachering
via HvA JobService, dan kunt u vanzelfsprekend altijd contact met ons opnemen.
HvA JobService
Sarphatistraat 131-B
1018 GD Amsterdam
T. 020 525 32 62
[email protected]
www.uvajobservice.nl
HvA JobService BV
KvK Amsterdam 34139390
De informatie in deze brochure is aan verandering onderhevig. Aan de informatie in deze
brochure kunnen daarom geen rechten worden ontleend.
12