Transcript verslag vergadering 18 juni 2014

Verslag Ouderraad Edugo Sint-Vincentius 18/06/2014
Aanwezig: Kathy, Karen, Juf Ann, Juf Annelies, Juf Veerle, juf Evelien, Juf Ingeborg, Erika, Yolanda,
geert V, Nancy, Ludwig, Mieke, Els, Tamara, Vincent, Magali, juf Marleen, Jeroen, Stefanie
Verontschuldigd: Ann, Olivier, Dirk, Wim , Ester
1/ Ouderraad algemeen:
Belangrijke data schooljaar 2014-2015:
4 september 2014 (donderdag): infoavond nieuw schooljaar
17 september 2014 (woensdag) om 20u: ouderraad in mediatheek
4 oktober 2014 (zaterdag): uitstap ouderraad (middagactiviteit om 13u30 -avondact. om 19u)
21 oktober 2014 (dinsdag) om 20u: ouderraad in mediatheek (voorbereiding K&W)
15 november 2014 (zaterdag): Kaas- en Wijnavond
4 december 2014 (donderdag): ouderraad in mediatheek (nabespreking K&W)
24 januari: Nieuwjaarsfeest Ouderraad
7 maart (Zaterdag): fuif
9 mei 2015 (zaterdag): 1e Communie
23 mei 2015 (zaterdag): Plechtige Communie
31 mei: schoolfeest
Kandidaten bestuur:
Wij namen afscheid van Ludwig De Laruelle, reeds jaren een vaste waarde van het bestuur.
Eind volgend schooljaar zullen we het ook zonder Geert Vernaeve moeten redden. We
zullen met de overblijvers hard moeten werken om hun taken kwalitatief over te nemen,
maar stellen nu reeds vast dat onze werkschema’s niet toelaten om dit met dezelfde
intensiteit te doen.
We zijn blij Stefanie Gallet (mama van Helena 1B) als nieuw bestuurslid te mogen
verwelkomen. We zijn op zoek naar gemotiveerde collega-bestuursleden zoals Stefanie om
op een constructieve, ontspannende manier de verantwoordelijkheid en organisatie van de
evenementen op ons te nemen.
Tijdens het schoolfeest konden we rekenen op een aantal nieuwe helpers, we hechten er
belang aan om die tendens de komende maanden verder te zetten. Vele handen maken het
werk licht en hoe meer zielen, hoe meer vreugd. Des te plezanter werken het is.
Zo genereren we keer op keer weer opbrengst voor de kindjes.
Dat is ons uiteindelijke doel.
Verslag ouderraad 18 juni 2014
Pag 1/6
2/afscheid 6e-jaars 26/06/2014:
gevraagd: 6-tal personen
wanneer: donderdag 26/06 om 18u aan ingang nieuwbouw.
Proclamatie in turnzaal ,receptie in de nieuwbouw
om 22h00 kan er gekeken worden naar de voetbal op groot scherm (voor ouders van laatste
jaars)
Vrijwilligers: Jeroen, Vincent, Tamara, Karen (bij de voorbereiding)
3/Evaluatie Schoolfeest:
*sterke punten:
-traiteur:
Chez Vous – “opwaardering” - zeer verzorgd
Kledij obers
Zeer positief om zelf groenten te kunnen opscheppen.
-voorbereiding:
bezetting/mise-en-place op vrijdagavond verliep zeer vlot. Dank aan de vele helpers
die zich vrijdagavond vrijmaakten. Onze oproep voor meer vrijdaghelpers na de
Kaas- en Wijnavond bleef niet onbeantwoord en dat maakt het aangenaam werken.
-event:
°zeer mooie, verzorgde optredens + mooie versiering tent + podium
°kassa goed opgesteld
°positief dat speelplaats afgesloten was.
°kleiner bedrag drankkaarten
°nieuwere glazen (van Geers)
°gratis speelkaarten + speelkaarten te koop = goeie combi
°mooi speelgoed
°2 springkastelen per leeftijdsgroep
°veel en afwisselende spelletjes + spelenmarkt op voetbalveld
°hoeveelheid wafels (groepsverkoop nadien) – wafels ipv pannenkoeken
°fristi (op vraag ouders toegevoegd, 1 bak genuttigd)
°lekkere hamburgers
°lichte, alluminium nadars
°planken WC wagens
°vlotte samenwerking, iedereen nam verantwoordelijkheid
°Bijzonder lovende opmerkingen vanuit ouderraad omtrent vlotte opkuis na
schoolfeest. Bijzonder veel hulp van de leerkrachten.
Verslag ouderraad 18 juni 2014
Pag 2/6
*werkpunten:
-voorbereiding:
°vele mails met stelselmatige aanvulling helpers is overbodig en soms verwarrend,
beter 1 mail met beginsituatie en pijnpunten + 1 mail met eindtotalen.
Alternatief: publiceren op website van de school + link in mail?
°tombolaprijzen Peter Persoon vroeger afhalen (toevoegen aan takenlijst)
°aankoop Solo voor hamburgerkraam (toevoegen aan boodschappenlijst)
°1 vat augustijn meer bestellen (toevoegen aan bestellijst)
°speelkaarten vroeger meegeven met leerlingen
°vroeger bekijken welke andere spelletjes mogelijk zijn (toevoegen aan takenlijst)
°bezetting spelletjes door ouders (toevoegen aan takenlijst)
°bemanning spelletjes en tombola voorzien van drank (vooral bij warm weer)
°afhalen van pistolets (toevoegen aan takenlijst)
°fruitsapglazen i.p.v. frisdrankglazen vragen
°te weinig glazen in houten bakken (gevaar voor schimmel)
°glazen dienden vóór gebruik afgewassen te worden
°eigen bakken met glazen NIET afsluiten vlak na afwas
°meer handdoeken voorzien voor eigen glazen
°frisco’s aanbieden in kinderbar? (->moeilijk aangezien concurrentie ijscrème-kar)
-opstelling:
°tussentoog creëren met bemanning door 2 personen – doorgeefsysteem (WOF)
°garçons zone geven – achteraan in de tent opnemen (WOF)
°meer plaats voor vuile glazen -> afwassers (WOF)
°Geers: koelwagen dichter zetten (WOF)
°vat Jupiler: eerst vat van 50liter aansluiten, dan pas dat van 30 liter
°drijfkracht BBQ
°afruimen BBQ minder ver opstellen
° lege glazen buiten achtergelaten bij goed weer – gevaarlijk voor spelende kinderen
°extra plankenvloer bestellen
°minder helpers aan koffie
°minder verkopers/rode T-shirts voor verkoop drankkaarten
°helpers: niet iedereen droeg T-shirt van de ouderraad
°3e man aan kassa kan alterneren: rode T-shirt + kassa-bemanning
°scouts/jeugdbeweging inschakelen als hulp indien nog bijkomende obers/hulp
nodig?
°wafelbak te prominent aanwezig – nam aanzienlijke plaats in van hamburger/koffie
°waarom organiseren we niet zelf ijskraam? Meer winst op zonnige dagen zoals deze
editie (tip vanuit ouderraad) + meer standgeld vragen voor ijscrème-kar
°laat afbreken van hamburgerkraam, waardoor verwarring rond plaatsen
opgeruimde tafels ed.
°locatie eendjeskraam: stond in water
-BBQ:
°vlees: hamburgers te rood – temperatuur?
Verslag ouderraad 18 juni 2014
Pag 3/6
°appelmoes vergeten
°voorstel van traiteur zelf om 5 rijen bediening te zetten; alle gasten waren wel
bediend in de voorziene 2 uur ondanks lange wachtrij
Alternatief: 2 shiften/ 2 wachtrijen/bediening bij buffet?
°Fristi: ook tijdens BBQ serveren
-aantallen:
°aantal BBQ-gasten: beperken? Kleiner aantal BBQ-gasten dit jaar werd als positief
ervaren
°aantal pistolets: aanpassen volgens weersverwachting week vooraf???
°speelgoed voor gratis kaarten tov betalende kaarten was verschillend
°aantal planten: veel over – zijn verkocht geweest door school; 2015 minder planten
bestellen???
-algemeen:
°te weinig glazen (doch wel bekers beschikbaar); houten bakken – groot gevaar voor
schimmelvorming.
°hoeveelheid eten dat weggegooid werd. Alternatief: eetpauze voor alle afbraak- en
opruimhelpers ’s avonds?
°te weinig helpers voor afbraak tent zelf
°bindteksten tussen optredens terug invoeren?
°wijziging speelkaarten: 1 consumptie per speelkaart ipv 2 + 4eur ipv
5eur/speelkaart?
*Winstberekening:
-kort overlopen van het overzicht door Tamara
°winst = daling t.o.v. 2013 doch beperkt door onderstaande
°grootste dalers:
-speelkaarten: gratis speelkaarten t.o.v. betalend in 2013
- BBQ: daling door minder inschrijvingen
-drank
Daling winst beperkt door efficiëntie kosten/budgettering
°positief:
-daling aantal BBQ-inschrijvingen veroorzaakte slechts beperkte daling
consumptie
-minder kosten – door recyclage materiaal
-efficiënter gebudgetteerd naar aankopen toe
-meer overname van overschotten (bijv wijn)
door deze positieve punten werd een stuk van het verlies goedgemaakt.
°35% wordt opnieuw aan de school geschonken.
Verslag ouderraad 18 juni 2014
Pag 4/6
4/ varia
*reclamedrukwerk meegeven met leerlingen: op specifieke vraag van een
ouder/lokale ondernemer werd dit onderwerp nogmaals uitvoerig besproken. Een nieuwe
stemming werd niet uitgevoerd, gezien de directie van de school van mening is dat dit geen
materie is die door de ouderraad dient gestemd, noch beslist te worden. Wij noteren dat de
directie erop toeziet dat enkel kindgericht drukwerk (bijvoorbeeld: vakantiekampen,
turnlessen ed) zal meegegeven worden via de boekentas van de kinderen. Het
leerkrachtenteam zal hier bij het nieuwe schooljaar nog eens attent op gemaakt worden.
Bepaalde grootschalige, maatschappelijk gebonden reclamecampagnes kwamen er als
gevolg van een beslissing van de schoolraad en staan op die manier volledig los van de
ouderraad en van de schooldirectie/leerkrachtenteam.
Desalniettemin streeft de ouderraad ernaar om de lokale ondernemers bij onze events
maximaal de gelegenheid te bieden om via het sponsorboekje het lokale publiek te
benaderen zonder hierbij de privacy van de kinderen en hun familie hierbij te schenden.
5/ vragenronde
°Timing van de bouw: vóór bouwverlof: start gieten plateau van de nieuwbouw + afbraak
van oudere aanbouw aan turnzaal .
na bouwverlof: start bouw met 12 werklieden
°ondertekenen van opvanglijst bij afhalen kindjes
- lijst in het leven geroepen teneinde factuuropmaak schoolrekening efficiënter aan
te pakken
- vraag aan ouders om zelf initiatief te nemen om lijst te ondertekenen.
(ophalen kleutertjes vóór moeten ook afgetekend worden voor 17h00 vereist
eveneens handtekening van ouder)
- namen aangeduid met fluo kleur: kinderen die mogen drinken tijdens de avond
opvang.
°Gelieve de poort volledig te sluiten bij het verlaten van de speelplaats na ophalen van de
kinderen ikv veiligheid van groot en klein.
°opvang laatste schooldag: Jammer dat er op de laatste dag geen opvang voorzien is
(opvang tot 15h30) . Enerzijds is er geen ruimte voor luxe verzuim, anderzijds moeten
ouders wel opvang voorzien voor de namiddag.
°Speelblokken: er dient over gewaakt te worden dat de leerlingen de speelblokken op de
speelplaats niet dichter bij elkaar kunnen plaatsen. Gevaarlijk als de kinderen van blok naar
blok springen. Speelblokken verzwaren met water bijvoorbeeld? Vast bevestigen aan
grond?
°foto’s op website: aantal foto’s per klas teveel ongelijk verdeeld. een extra inspanning
gevraagd van het integrale leerkrachtenteam zodat alle klassen eens aan bod komen in de
fotoboeken op de website.
Verslag ouderraad 18 juni 2014
Pag 5/6
Nog een speciale vermelding:
Ludwig, bedankt voor jouw jarenlange toewijding en jouw gigantische
én onvoorwaardelijke inzet al die jaren, we zullen je missen!
Ludwig wenst op zijn beurt iedereen te bedanken voor de mooie jaren.
Hij hoopt op een succesvolle verderzetting van de ouderraad
met nog vele fantastische evenementen en mooie resultaten ten voordele van de kinderen van
EDUGO St-Vincentius Oostakker!
Nogmaals dank aan alle helpende handen tijdens het afgelopen schoolfeest en de
voorbereidingen ervan. Zonder jullie hulp is het onmogelijk dergelijke prestaties neer te
zetten.
Bijkomend dank aan alle ouders, sympathisanten en leerkrachten die meehielpen tijdens
de verhuis van de klassen en aanleg van de speeltuin.
Datum volgende vergadering:
Woensdag 17 september 2014, 20u mediatheek
Een prettige zomervakantie gewenst!
Verslag ouderraad 18 juni 2014
Pag 6/6