PC-Trainers.nl

notuleren in MiCrosoft ExCel

inhoudsoPgave

 Waarom u in Excel beter notuleert  Voorkennis bij deelname  Vergaderen en de snelheid van handelen  Het sjabloon, altijd de juiste gegevens  Statische versus dynamische documenten  Registratie van actiepunten en besluitenlijsten  Filteren van openstaande en afgehandelde actiepunten  Resultaat  Uw training: Klassikaal of InCompany  Inschrijven, voorzieningen en cursusadres

Onze motivatie om succesvol te trainen (bent U)!

U verdient een cursus bij PC-Trainers (terug)!

WorkshoP: notuleren in ExCel

PC-Trainers.nl

Beter notuleren in ExCel

         Statische Word documenten loslaten Excelfuncties voor je laten werken Dynamisch notuleren met behulp van Excelfuncties Filteren in Excel, selecties en weergaveopties Adressen beheren, selecties maken en koppelen Valideren en zoekfuncties gebruiken Zoekfuncties met gegevensvalidatie gebruiken Een 100% foutloos sjabloon voor notuleren Nooit meer namen typen en controleren      Actiepunten invullen Besluitenlijst invullen Agendapunten presenteren Van verslag naar besluitenlijst Een dynamische besluitenlijst maken vereiste voorkennis voor deelnaMe:  Kennis van Excel op het niveau Advanced is gewenst!

 Kennis van Notuleren is vereist!

PC-Trainers Kazerneplein 48 4201 MC Gorinchem Tel. 0183-760932 Fax. 084-8394879 www.pc-trainers.nl [email protected] Rabobank SNS NL85RABO0322206723 NL87SNSB0873548582 KVK Rivierenland: 23087843

WorkshoP: notuleren in ExCel

PC-Trainers.nl

notuleren in ExCel, dé nieuWe Methode

Notuleren is voor de secretaresse of management assistent een tijdrovend onderdeel van de werkzaamheden. Het uitwerken van de stukken na de vergadering vergt vaak veel tijd.

Voor deze workshop hebben wij een in samenwerking met een management assistent een sjabloon ontwikkeld. Het resultaat: snel, overzichtelijk en accuraat een bijgewerkt verslag schrijven. Tijdsdruk en de vereiste snelheid van handelen Snelheid van handelen is tegenwoordig voor veel organisaties een cruciale factor. Door te notuleren in Excel ben je écht de spil binnen de organisatie. Het zelfstandig afwegen van urgentie en relevatie van onderwerpen en het bewaken van prioriteiten zijn hierdoor typische vaardigheden geworden die thuishoren binnen het domein van de secretaresse of management assistent. een 100% foutloos sjaBloon voor notuleren! Tijdens de workshop ontwerp je een sjabloon op maat. Je werkt met werkbladen en stelt een lijst met deelnemers op. Vanaf dit punt nemen de filter- en zoekfuncties al het werk van je over. Het ontwerpen van dit document vereist inzicht in een aantal specifieke mogelijkheden van Excel. Ervaring met Excel is dus gewenst. Je ontwerpt zelf een 100% foutloos sjabloon! StaTisChe Word doCuMenten loslaten Met Word maak je de traditionele (statische) verslagen . In Excel notuleer je uitsluitend informatie, zoals besluiten en actiepunten. Er worden geen discussies uitgeschreven! Voor het maken van de notulen gebruik je het document met bestaande agendapunten en de besluitenlijst. Deze kun je direct aanvullen! Je bijgewerkte notulen zijn dan al klaar. een dynaMisCh Besluitenlijst in ExCel De notulen van de vergaderingen staan in Excel onder elkaar op één blad. Je kunt bepaalde zaken snel en overzichtelijk terugvinden door met Excel te filteren op een bepaald onderwerp. Het filter presenteert je met één druk op de knop de openstaande punten, bij welke deelnemer deze horen en welke datum er aan is gekoppeld. akTiePunten Beheren De openstaande actiepunten zijn eenvoudig te beheren. De geselecteerde onderwerpen stuur je eenvoudig door naar de deelnemer ter verdere behandeling. De actiepunten en besluitenlijst blijven gewoon in het document staan. Het tijdrovend uitwerken van notulen behoort definitief tot het verleden! Consequent van verslag naar Besluitenlijst De werkwijze waarop je registreert vergt een consequente aanpak. Werk je met meerdere secretaresses of management assistenten samen, maak dan afspraken over hoe je de notulen uitwerkt. Door eenduidig te werken krijgt het sjabloon draagvlak in de organisatie. Het gestructureerd bijhouden van dit document is de succesfactor van het notuleren in Excel. PC-Trainers Kazerneplein 48 4201 MC Gorinchem Tel. 0183-760932 Fax. 084-8394879 www.pc-trainers.nl [email protected] Rabobank SNS NL85RABO0322206723 NL87SNSB0873548582 KVK Rivierenland: 23087843

WorkshoP: notuleren in ExCel

PC-Trainers.nl

BedrijfssjaBloon – nooit Meer naMen tyPen en Controleren De deelnemerslijst is de kritische succesfactor. Daarmee begint het opzetten van je sjabloon. Met de functie gegevensvalidatie beschik je altijd over een foutloze namenlijst. Dus nooit meer namen zoeken, typen en controleren, maar direct aanwijzen! Klik Klak Klaar! actiePunten en Besluitenlijst filtreren in ExCel uitgelegd De indeling van het sjabloon is als volgt. In het document voeg je de naam van de vergadering en plaats je het bedrijfslogo. Daaropvolgend voeg je de deelnemers toe zonder maar één letter te typen. Met de zoeklijst plaatst je automatisch de namen van de deelnemers, voorzitter en de notulist in het verslag. Datum, volgnummer en einddatum worden automatisch bijgewerkt. onderWerPen filteren Wil je weten wat er over een bepaald onderwerp is besloten, gebruik dan het filter in de kolom. Het overzicht toont je direct de besluiten die genomen zijn over dit onderwerp. registreren van agenda- en actiePunten De goed registreren van uw agenda- en actiepunten is vereist. Het later te maken overzicht werkt alleen mits uw items goed zijn ingevuld. Openstaande en afgehandelde actiepunt worden elk apart weergegeven door gebruik te maken van een selectiekeuze. actiePunten filteren Openstaande actiepunten kun je snel weergeven door het filter in die kolom te gebruiken. De weergegeven actiepunten kun je selecteren en direct per e-mail versturen. afgehandelde actiePunten Wil je weten welke actiepunten voor een bepaalde datum afgehandeld moeten zijn, gebruik dan het filter in de kolom einddatum. Je kunt oplopend en aflopend sorteren, van oud naar nieuw, zodat de urgente actiepunten bovenaan komen te staan. registreren van agenda- en actiePunten De kolom met de afgehandelde items dien je goed bij te houden. Zijn er bij een agendapunt geen actiepunten, plaats dan een markering in de kolom, bijvoorbeeld “nvt”. Is een actiepunt afgehandeld, zet dan eveneens een markering in de kolom. Het selecteren van openstaande actiepunten doe je door ongebruikte en/of lege cellen te selecteren. resultaat Snel, overzichtelijk en accuraat een bijgewerkt verslag schrijven. Je notulen staan per vergadering onder elkaar op één blad. Je overzicht per dag, week, maand, kwartaal weergeven en direct per e-mail versturen. Dat is Notuleren in Excel! ConClusie De cursus Notuleren in Excel is absoluut de moeite waard. Je leert sneller, efficiënter en foutloos een dynamische besluiten-/actielijst op te stellen die het hele jaar bruikbaar is. inCoMPany Wilt u meer medewerkers efficiënt en tijdbesparend laten notuleren? Met een InCompany workshop bieden wij u een training op maat. Meer informatie over InCompy trainen vindt op de volgende webpagina: www.pc-trainers.nl/incompany.html PC-Trainers Kazerneplein 48 4201 MC Gorinchem Tel. 0183-760932 Fax. 084-8394879 www.pc-trainers.nl [email protected] Rabobank SNS NL85RABO0322206723 NL87SNSB0873548582 KVK Rivierenland: 23087843

WorkshoP: notuleren in ExCel

PC-Trainers.nl

insChrijven WorkshoP Klik hier om u aan te melden voor de workshop Notuleren in Excel Cursusbedrag: € 495,= excl. 21% BTW Kennis van Excel op het niveau Advanced is gewenst! Kennis van Notuleren is vereist! CursusPlaats: gorinChem Ontvangst: Lestijden: 09.00 uur Ochtend 09.15 - 12.30 uur Lunch 12.30 - 13.00 uur Middag 13.00 - 16.15 uur Bij deelnaMe Worden de volgende voorzieningen voor u verzorgd: Gratis parkeren Gratis koffie / thee / frisdrank Gratis lunch

PC-Trainers

Tel. 0183-760932 www.pc-trainers.nl [email protected] Cursusagenda www.pc-trainers.nl/agenda.html

PC-Trainers Kazerneplein 48 4201 MC Gorinchem Tel. 0183-760932 Fax. 084-8394879 www.pc-trainers.nl [email protected] Rabobank SNS NL85RABO0322206723 NL87SNSB0873548582 KVK Rivierenland: 23087843