Transcript Download
NOTULEN BESTUURSVERGADERING TCDF 23 MEI 2014 TE DELFT Presentielijst (tevens emailadressenlijst): Directeur Rosalie Tieges / [email protected] Penningmeester MariekeSmit / [email protected] 0613197638 Secretaris Maria Tieges / [email protected] 0152568985 Bestuurslid Nicole Riviere / [email protected] Bestuurslid Mariëtte Wittenberg / [email protected] 0152139722 Ambassadeurs Ingrid Vos Wendy v. Pamelen Monique Meeuwsen Ingrid van der Straaten Elli Bodewes en Jet [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] 0620181181 [email protected] Afwezig: Xander Kranenburg, bestuurslid / nieuw email adres niet bekend 1. Introductierondje: Roos ; Ingrid vd Str.: Nicole : Maria : directeur TCDF, uitvoerend Thailand medeoprichtster en verantwoordelijke communicatie Thailand/Nederland Voorzitter TCDF achterban in Nederland; contactpersoon voor de ambassadeurs Secretaris TCDF; houdt in Nederland de donateurs en vrienden van... lijsten bij en doet bedankjes etc.; Marieke: Penningmeester TCDF, bankzaken Mariëtte: Algemeen Bestuurslid, Jet: Regelt o.a. donaties van scholen voor TCDF Monique: Oud gast, geinterresseerd in Voorzitterschap achterban Frankrijk; bracht nu 2 dozen nieuwe wervingsfolders voor nederland mee. Wendy: buurvrouw van Maria en via haar webshop nu o.a. yogatassen door TCDF kinderen aan het promoten Ingrid Vos: vriendin van Wendy ; samen met Wendy actief voor promoten producten van TCDF en ex gast TCDF Eco-Logic Elli Bodewes: vorig jaar vrijwilligster geweest en wil graag veel vrienden van TCDF toevoegen. Zal in 2015 weer actief zijn in Paksong als vrijwilligster. 2 Presentatie Ingrid; powerpoint presentatie huidige stand van zaken TCDF Zie bijlage; kort: Wat is op dit moment het meest nodig: Achterban/geld/staf/gemotiveerde vrijwilligers. De hoofdsponsor voor de TCDF is Het Ecologic Guesthouse in Thailand. Dat is iets om echt trots op te zijn; het Guesthouse biedt naast de donaties meer geldelijke garantie; het is goed om niet alleen van donaties afhankelijk te moeten zijn. Maar de politieke omstandigheden in Thailand welke de toeristische branche natuurlijk ook zwaar treft, treft ook het Ecologic Guesthouse. En daardoor dan weer de TCDF ook. De grootste vraag aan Holland is dan ook niet werving van vrijwilligers maar het aanboren van acties voor geld. Uit het jaarplan 2014 zet Roos voor ons nog eens de actiepunten op een rijtje: 1. Verbetering speciale school 2. De beroepstraining van de studenten van de speciale school verbeteren 3. Verbetering v.d. kwaliteit van de sociale begeleiding van studiebeursstudenten. 4. Versterken van de achterban (minimaal 5 grotere bedrijvensponsors vinden) 5. Verwerven van 100 Vrienden van de TCDF (dat zijn er nu ca. 30) 6. Verbeteren marketing guesthouse bezoekers. (Recensies/advertenties op sites/vakantiebeurs in Holland etc.) Doelgroepen: families met kinderen, yoga/ welness, cursisten(groepen) 3. Voorstel terugkoppeling. Geconstateerd werd dat een goede en tijdige terugkoppeling naar de achterban van zaken als : hoe is een bepaalde actie verlopen; hoever is het met plannen n.a.v. een donatie, van groot belang is voor verder succes en betrokkenheid. Over de manier waarop dit het beste kan worden gedaan is heel veel gezegd. Ook dat er af en toe onduidelijkheid is of en door wie grote sponsors/bedrijven/scholen op de hoogte worden gehouden kwam aan de orde. Vanuit Roos en Ingrid is er een grote behoefte dat betrokken ambassadeurs de terugkoppeling naar sponsoren en donateurs op zich nemen/zich daar verantwoordelijk voor voelen. Info kan altijd gestuurd worden op verzoek vanuit Thailand. Maar het initiatief, het contact, en de verantwoordlijkheid ligt bij de ambassadeur in die het meest dichtbij staat. (of te worden doorgegeven in overleg en met duidelijk afspraak.) Mariëtte geeft aan een projectlijst te maken- met verantwoordlijke ambassadeur- voor in de dropbox met emailadressen. Er wordt vaak succesvol gebruik gemaakt door de social media; Facebook en de website worden vaak bezocht. Wat nog beter zou kunnen zijn zaken als b.v. de nieuwsbrief via Chimpmail ; bedankbrieven aan donateurs; eventueel een kerstgroet met door kinderen gemaakte kaarten; 1x per jaar een overzicht uit laten gaan van geslaagde sponsoracties; 1x per jaar een update van het kind dat gesponsord wordt en zo meer..... alles met als doel: nog betere informatie verstrekking waardoor nog grotere betrokkenheid ontstaat en eventueel weer nieuwe donaties.En vooral ook mensen te bedanken voor de betrokkenheid. Ook een idee is om vanuit een goede lijst met namen en adressen van de groep vrienden van..TCDF 4 x per jaar een kortere nieuwsbrief met algemene info te sturen; op dit moment wordt dat maar 1x per jaar gedaan. 4. . Jaarplan: acties. Roos hoopt dat het gaat lukken om meer geld te genereren; dat er plannen kunnen worden uitgevoerd waardoor dat gaat lukken. Er komen wat ideeën / suggesties: Wendy: Proberen bedrijven aan TCDF te verbinden door b.v. voor € 500,- 1 kind te laten adopteren. (TCDF is een Nederlands bedrijf; dus voor bedrijven is dat financieel aantrekkelijk vanwege de aftrekbaarheid van de belasting). Ook kan zoiets aantrekkelijk worden voor bedrijven door b.v. hun logo op de website te plaatsen en/of een poster voor de kantine dan wel korting op eco-lodge verblijf en/of Kerstkaarten in hun Kerstpakketten. Ingrid: Bedrijven vragen i.p.v. het jaarlijkse bedrijfsuitje iets voor een goed doel te doen; dus b.v. dienstenwerving. Er zijn veel mogelijkheden voor sponsorpaketten. Allemaal mogelijkheden voor meer naamsbekendheid voor die bedrijven. TCDF staat voor duurzaam ondernemerschap; Wendy en Roos gaan hiermee aan de slag Monique: Het afmaken van de school in Paksong: iets voor gepensioneerde bouwvakkers? Zij buigt zich hierover. Dit jaar is ook een nieuw project begonnen wat heet: Wellness/Yoga voor groepen; een Nederlandse Yogalerares die met b.v. 10 cursisten een week volledig verzorgd naar het Guesthouse van de hoofdsponsor Eco-Logic komt en daar p.p. € 550,00 voor betaalt waarvan een heel groot deel als donatie bij de Stichting terecht komt. Meerdere groepen van cursisten in contact brengen met de hoofdsponsor Eco-Logic zou geweldig zijn. Verder kwam naar voren dat het van zeer groot belang is dat er een goede marketing komt voor een bezoek aan de stichting - en daarbij de nadruk goed leggen op b.v. Feelgood Holidays. Door een bezoek word de stichting gestuend, en deze mensen vertrekken als nieuwe donateurs wanneer zij met eigen ogen kunnen zien wat een goed effect het werk van TCDF op de kinderen heeft! Met betrekking tot de zgn. 100 vrienden aktie wordt aan de notulen een incassoformulier toegevoegd.Het zou fijn zijn als een eerder plan uitgevoerd zou kunnen worden: n.l.: het benaderen van alle eerdere bezoekers en vrijwilligers van TCDF en het Ecolodge. Mariëtte belooft om samen met Ingrid een lijst op te stellen met onze mailadressen. 5. Rondje plannen: Ingrid:Gaat aantal zaken qua communicatie kortsluiten in combinatie met de genoemde bouwstenen voor een bezoek aan Thailand. Roos: Benadert Travel Bangkok nogmaals, en gaat aan de slag voor bedrijfs sponsoren. Wendy: maakt zich sterk voor benadering van bedrijven + persberichten. Nicole: maakt zich sterk voor bedrijfssponsoren + 100 vrienden actiepunten Maria: gaat door met vrienden werven + de administratie rondom bedankjes etc. Monique: - onderhoud contact met Nicole over Franse contact mogelijkheden. gaat info over verzamelen mbt groepen vrijwilligers naar Thailand. probeert siters te linken met TCDF de folders vertalen in de franse taal promoten reisburo's houdt contact met Wendy over Thaise vissersbroeken Mariëtte: Ingrid: Wendy: Marieke: Elli: Aanbod ontwerp(vriendin) en print incasso formulieren - Maakt overzicht projecten - welke ambassadeurs zijn waar mee bezig? - Stelt bericht op voor werving 100 vrienden ( in samenhang met automatische incasso etc.) -Houdt zich bezig met het uitwerken van de tassen en het promoten op welke manier dan ook binnen eigen netwerk + familie. Verkoop tassen en eventueel andere producten zoals zeep gemaakt door Thaise leerlingen en hun moeders via haar webshop met een opbrengst voor TCDF (volledige verkoopprijs yoga tassen gaat naar TCDF). -Promoten campagne met kortingsbon voor verblijf in Ecolodge. - fondsenwerving bedrijven - Info verzamelen m.b.t. de financiele zijde van fondsenwerving en de 100 vriendenkring van de TCDF groepen enthousiasmeren om naar Thailand te gaan. ze stuurt het incassoformulier op naar Monique -gaat door met vrienden te werven probeert deze notulen een beetje netjes geformuleerd af te leveren: gelukt hoor! 6. Afsluiting Iedereen wordt bedankt voor aanwezigheid en inzet. Met dank in de vorm van een cadeautje aan Remy (vriend van Monique) voor zijn werk aan de folders en voor iedereen een stapel uitdeelfolders in de tassen besluiten we deze bijeenkomst. Delft - Elli Bodewes