Transcript Evaluatie project papierloos vergaderen

Evaluatie
project
“papierloos werken”
Gemeenteraad Borne
Griffie gemeente Borne,
7 februari 2014
0
Inhoudsopgave
Inleiding
2
Beoogd effect
2
Onderzoeksvragen
2
Grondslag voorzieningen aan raads- en commissieleden
3
Keuze laptop vs. iPad
3
Voordelen en mogelijkheden tablet
3
Nadelen en aandachtspunten bij de invoering van de tablet
3
Gebruikerswensen digitaal vergaderen
4
Beschikbaar gestelde hardware
4
Ervaringen papierloos werken
4
Het raadsinformatiesysteem (RIS)
6
Emailaccount gemeente Borne
7
iBabs pro
7
AppleCare Protection Plan
9
Ondersteuning
9
Terugname na beëindiging raadsperiode
9
Gevolgen iPad verstrekking op de loonbelasting
10
Kosten/baten per jaar
10
Conclusies
11
Aanbevelingen
12
1
Inleiding
In juli 2011 heeft de gemeenteraad van Borne ingestemd met de aanschaf van een
raadsinformatiesysteem RIS (ontsluiting van bestuurlijke informatie op internet) en een bestuurlijk
1
informatiesysteem IBIS (workflowmanager) met de daaraan gekoppelde iBabs pro (tablet applicatie ).
Dit was de eerste stap richting papierloos vergadering maar ook een voorwaarde om op effectieve
wijze digitaal te kunnen vergaderen. Met het project ‘Papierloos vergaderen’ is in 2012 de tweede fase
uitgewerkt. Het RIS is operationeel waardoor alle raadsstukken digitaal raadpleegbaar zijn. Het IBIS is
uitgerold die als basis geldt voor iBabs pro. Bij de vaststelling van het project papierloos werken is
afgesproken dat het gebruik van de tablet zal worden geëvalueerd en de uitkomsten worden verwerkt
in de Programmabegroting 2015-2018. Onder raads- en commissieleden is in januari 2014 een
digitale enquête gestart over de ervaringen met de iPad, iBabs pro en het RIS. 14 raads- en
commissieleden hebben de enquête ingevuld. De voorliggende evaluatie heeft betrekking op de
periode april 2012 tot en met januari 2014. Het doel van de evaluatie is om inzicht te krijgen in hoe
papierloos vergaderen wordt ervaren.
Beoogd effect
Met de inzet van de iPads is beoogd de papierstroom drastisch te verminderen. Naast de
kostenbesparing van papier is hiertoe ook besloten vanuit milieuoverwegingen. Met de raad2 is
afgesproken dat de begroting en jaarrekening zowel digitaal als op papier wordt aangeleverd. Enkele
raadsleden hebben aangegeven ook deze stukken niet meer in papiervorm te willen ontvangen. In het
projectvoorstel zijn de volgende doelstellingen geformuleerd.
De raad vergadert met behulp van een tablet (bv. iPad) door gebruik te maken van een
applicatie waardoor papier overbodig is en dus wordt afgeschaft.
De applicatie is zo ingericht dat de gebruiker eenvoudig door de vergaderstukken kan
bladeren en aantekeningen kan maken.
Onderzoeksvragen
In het projectvoorstel (definitiefase) zijn diverse vragen opgenomen ter uitwerking in de pilotfase. In dit
document wordt, voorzover mogelijk, de antwoorden gegeven.
• Wie krijgt uiteindelijk beschikking over een tablet?
• Waarom kiezen we een tablet en geen laptop?
• Wat zijn de voor- en nadelen van een tablet?
• Is een projectleider en/of externe inhuur nodig? Zo ja, wat kost dat en waarmee dan?
• Willen we online en offline kunnen werken?
• Willen we (daarnaast) eveneens een Wifi-netwerk? Zoja, welke capaciteit
(toekomstbestendig)? Voor wie stel je het wifi-netwerk beschikbaar?
• Hoeveel is reëel de te verwachten besparing?
• Hoe dekken wij de kosten voor aanschaf van de tablets en abonnementen?
• Welke tablet is het meest geschikt voor de doelstelling?
• Hoe wordt de ondersteuning geregeld?
• Wanneer is de techniek gereed?
• Koppeling met software pakket of dropbox? Voor- en nadelen en verschil prijs.
• Zijn er beveiligingsrisico’s?
• Gaan we geleidelijk uitrollen met een pilotgroep? Zo ja, wie dan?
• Hoe gaan we de raadsleden begeleiden en opleiden?
• Zijn er kosten voor de gebruiker, zoals belastingdienst? Welke individuele regeling is van
toepassing?
• Wat doen we met vertrouwelijke stukken?
• Welke stukken blijven we op papier verstrekken?
1
2
Aangeduid met de term ‘app’, verkrijgbaar via de ‘Appstore’. De betreffende applicatie wordt bijgeleverd.
Ter bevordering van de leesbaarheid wordt in deze evaluatie raads- en commissieleden als ‘raad’ aangeduid.
2
Grondslag voorzieningen aan raads- en commissieleden
De raad heeft op 8 november 2011 de ‘Verordening rechtspositie wethouder, raads- en
commissieleden 2011’ vastgesteld. In artikelen 8 en 30 is geregeld dat het college aan raads- en
commissieleden ten laste van de gemeente een computer, bijbehorende apparatuur en software in
bruikleen ter beschikking stelt ter uitoefening van het raadslidmaatschap. Daarnaast vergoedt het
college op aanvraag de aanleg- en abonnementskosten voor de internetverbinding voor deze
apparatuur. In de toelichting is aangegeven dat beperkt invulling wordt gegeven aan het in bruikleen
ter beschikking stellen van computer en bijbehorende apparatuur en het vergoeden van aanleg- en
abonnementskosten internetvoorziening in afwachting van het projectplan digitalisering raadswerk.
Keuze laptop vs. iPad
De laptop heeft als voordeel dat de gebruiker in een vertrouwende omgeving werkt. Zo kan de
gebruiker uitgebreid teksten aanmaken en bewerken. De gedachte is echter om papierloos te
vergaderen. Daarbij ligt een handzaam product die daarvoor is ingericht voor dit doel voor de hand.
Daarnaast spelen ook het formaat en andere praktische zaken een rol. De accu van een laptop gaat
over het algemeen minder lang mee. In de raadzaal is geen voorziening waarbij de accu geladen kan
worden tijdens ingebruikname. Hij is groter waardoor het zichtveld mogelijk belemmerd wordt. Je kunt
niet snel door de documenten bladeren, wat een voorwaarde is bij digitale vergaderstukken. De vooren nadelen van de tabled komen hierna uitgebreid aan de orde. De keuze voor een iPad is gemaakt
omdat reeds ambtelijk een pilot liep met iPads en deze keuze is geadviseerd door Phanos
adviesbureau.
Aan de deelnemers van de enquête is gevraagd naar nadelen en/of knelpunten van de iPad.
40% ervaart geen knelpunten. 50% noemt de volgende nadelen/knelpunten:
• Geen Flash player beschikbaar
• Problemen na een update
• Blokkade (incidenteel) van apps zoals Safari en agenda.
Voordelen en mogelijkheden tablet
De iPad doet zijn intrede in allerlei organisaties. iPad is voornamelijk handig om allerlei informatie snel
te raadplegen en eenvoudige e-mails en teksten te maken. Uitgebreid tekstverwerken of presentaties
maken blijft lastig, met name aangezien bestandsbeheer, het navigeren van de cursor en het
selecteren van teksten voor opmaak moeizaam gaat. Het grootste voordeel van de iPad is het
plezierig raadplegen van informatie. Ook de zoeksnelheid is een voordeel van de iPad. Het
raadplegen van de informatie kan via de standaard applicaties die zijn geïnstalleerd op de iPad, te
weten: de webbrowser Safari, het e-mail programma, de standaard agenda, de standaard app voor
contactpersonen en Google maps. Deze Apps kunnen aangevuld worden met Apps waarmee
eenvoudig PDF documenten te organiseren en te lezen zijn. De combinatie van deze Apps is ideaal
om digitaal (en dus papierloos of papierarm) te kunnen vergaderen.
De voordelen van de iPad om digitaal te vergaderen zijn:
- Alle relevante documenten direct paraat;
- Snel relevante passages en informatie vinden;
- Altijd de juiste versie van het document paraat (mits de documentaire informatievoorziening
op orde is); Aantekeningen maken bij de documenten is mogelijk en blijft elektronisch
beschikbaar;
- Besparing van papier en kopieerwerk;
- Een centrale online agenda en e-mail;
- Mogelijkheid om websites (ook BIS en digitale loketten) te doorzoeken;
- Een zware tas vol stukken behoort tot het verleden.
Om bovenstaande redenen doet de tablet snel zijn intrede bij besturen, raden en directies.
Er zijn vele toepassingen te bedenken, die nu vaak al via webtoepassingen beschikbaar zijn. Veel
partijen zijn bezig om nieuwe functionaliteit te ontwikkelen voor de iPad. Hiermee levert de iPad
(tablets) een bijzondere bijdrage aan digitaal werken en aan plaats- en tijdonafhankelijk werken.
Nadelen en aandachtspunten bij de invoering van de tablet
Er zijn diverse nadelen te bedenken die optreden bij de invoering van de tablet. Het belangrijkste
probleem is de verwachting van de gebruiker. Digitaal werken of vergaderen is heel anders is dan
werken vanaf papier. En dit vraagt tijd.
3
1. Sommige mensen ervaren het gebruik van smartphones en tablets als zeer verstorend in een
gesprek, meeting of vergadering. De gebruikers van de devices worden afgeleid door piepjes,
berichtjes en eigen nieuwsgierigheid. Het Reglement van Orde is hierop aangepast. Gebruik
van devices is toegestaan maar het geluid moet zijn uitgeschakeld.
2. De beveiliging van de iPad is minder dan bij PC’s; het is voor gebruikers makkelijker om
allerlei informatie te verzamelen en toegankelijk te maken. Daarom moet het instellen van een
toegangscode verplicht worden ingesteld ander kan bij verlies of diefstal de gegevens
eenvoudig achterhaald worden. Ook leveren de verbindingen mogelijke risico’s op: wifi, 3G en
bluetooth zijn vaak open verbindingen.
Gebruikerswensen digitaal vergaderen
Het uitgangspunt is dat raadsleden zo eenvoudig mogelijk, vanuit huis, de vergaderstukken op hun
iPad willen krijgen. Individuele raadsleden hebben verder de behoefte om alle informatie te
verzamelen die betrekking heeft op hun portefeuille en hen helpt met het bepalen van een standpunt:
correspondentie met burgers, rapportages en literatuur. Het gebruik van de iPad is daarom zo goed
mogelijk ingericht waardoor de overstap gemakkelijker is gemaakt. Ook het lezen van stukken op een
klein scherm vereist enig aanpassingsvermogen. Gebruikers hebben tijd nodig (en geduld van hun
collega’s) om digitaal te leren vergaderen en werken. De orde en de snelheid van de vergadering mag
niet verstoord worden door de relatieve traagheid van gebruikers op de iPad.
De keuze om digitaal vergaderen betekent dat zoveel mogelijk informatie digitaal aangeboden moet
worden. Denk naast de vergaderstukken ook aan ingekomen post, achterliggende stukken,
boekwerken, abonnementen op tijdschriften en kranten, etc. Deze ontwikkeling kan nog verder
uitgewerkt worden, afhankelijk van de kosten.
E-mail, agenda en contactpersonen zijn beschikbaar zijn via de standaard iPad Apps. De
vergaderstukken worden via iBabs pro ontsloten. Wanneer gebruikers offline zijn, zijn de vooraf
geraadpleegde vergaderstukken beschikbaar. Vergaderstukken zijn gemakkelijk toegankelijk zijn via
een overzichtelijke en intuïtieve boomstructuur (bijvoorbeeld jaar, maand, overlegorgaan, specifiek
dossier). De gebruiker kan notities delen met door hem/haar geselecteerde gebruikers. Daarnaast zijn
de stukken toegankelijk zijn via de PC of de laptop via de website www.ibabs.eu. De gebruiker kan
inloggen met inloggegevens van de app inloggen. De notities gemaakt in de iPad zijn raadpleegbaar
via een PC of laptop maar niet aan te vullen. De documenten worden bewaard binnen een beveiligde
omgeving.
Beschikbaar gestelde middelen
Raads-, commissie-, collegeleden en hun ambtelijke ondersteuning hebben een iPad 4G, 32gb + WiFi
met een beschermhoes en een Stylus pen ter beschikking gekregen met een 3G simkaart zodat ook
buiten het bereik van een WiFi netwerk gebruik kan worden gemaakt van alle faciliteiten.
Ervaringen papierloos werken
Uit de evaluatie blijkt dat het niet toegestuurd krijgen van een papieren bundel over het algemeen niet
als een gemis wordt ervaren (91,67%).
Enkele respondenten hebben aangegeven dat ze de papieren stukken missen bij omvangrijke stukken
en/of bij vergaderingen met veel stukken en dat het niet als een gemis wordt gezien maar dat vanaf
papier wel gemakkelijker te lezen is.
De stukken worden door 50% van de respondenten niet geprint of gekopieerd, door 41,8% soms en
door 8,33% altijd.
4
Een respondent merkt op dat de letters soms klein zijn. Aangegeven wordt dat als geprint of
gekopieerd wordt het nog maar enkele pagina’s betreft. Ook wordt de suggestie gedaan om alleen de
agenda op papier te verstrekken zodat het switchen gemakkelijker wordt tijdens de vergadering. Deze
suggestie wordt overgenomen. Het vergroten van letters wordt meegenomen in de training voor de
nieuwe raad.
Een duidelijke meerderheid is van mening dat de stukken digitaal eerder beschikbaar zijn dan de
papieren bundels per post. Sinds de invoering van het digitale werken worden de stukken zodra
beschikbaar, gepubliceerd in iBabs pro, ongeacht of de agenda al beschikbaar is. Een papieren
verzending betekent minimaal een dag vertraging.
Over de tijdsbesteding bij de voorbereiding van het digitaal vergaderen verschillen de meningen.
25% is van mening dat de voorbereiding meer tijd kost en 25% zegt juist minder tijd te hoeven
besteden aan de voorbereiding. 33,3% merkt geen verschil en 16,67% weet het niet of heeft geen
mening.
Aan de deelnemers is gevraagd of het papierloos vergaderen als een verbetering of verslechtering
wordt gezien. Een meerderheid (58,33%) ziet het als een verbetering, 8,33% als een verslechtering en
33,3% merkt geen verschil.
5
Als voordelen van het papierloos werken wordt genoemd:
• Sneller werken (2x)
• Je beschikt over de laatste informatie/wijzigingen
• Minder/geen papier (2x)
• Sneller terug kunnen vinden van informatie (2x)
• Alle informatie bij elkaar (3x)
• Direct kunnen afwerken van de vergadering incl. email.
Naast de voordelen is ook gevraagd naar de nadelen en/of knelpunten. 25% ervaart geen
nadelen/knelpunten, en 8,33% weet het niet of heeft geen mening. De rest (66,67%) benoemd de
volgende knelpunten/nadelen:
• Het niet kunnen aangeven waar men iets heeft gelezen
• Elke maand nieuw wachtwoord invoeren voor email-account van de gemeente
• Niet snel kunnen schakelen tussen documenten
• Moeilijk om een totaaloverzicht te krijgen van de vragen of opmerkingen (annotaties)
• Minder snel opzoeken
• Documenten met veel pagina’s
• Aantekeningen op papier willen maken omdat typen teveel afleidt.
In een later hoofdstuk wordt nader ingegaan op het email-account van de gemeente. Het schakelen
tussen documenten kan wellicht gemakkelijker worden als men de agenda op papier beschikbaar
heeft. In de training zullen suggesties worden meegegeven over efficiënt gebruik van annotaties.
Documenten met veel pagina’s zouden alleen moeten dienen voor diegene die behoefte heeft aan
specifieke achtergrondinformatie. In een digitaal zoeksysteem is het juist gemakkelijker om die
specifieke informatie te vinden in een document.
De respondenten waarderen het papierloos werken over het algemeen met een 7,4.
Het Raadsinformatiesysteem (RIS)
Alhoewel de evaluatie het papierloos werken met de iPad betreft is ook gevraagd naar de ervaringen
met het RIS aangezien de website van toegevoegde waarde kan dienen voor het papierloos werken.
Het RIS is gekoppeld aan de gemeentelijke website en is voor iedereen toegankelijk. Daarnaast is via
een login mogelijk om wijzigingen aan te brengen aan het profiel van de gebruiker. In het RIS zijn
eveneens alle openbare formele vergaderingen gepubliceerd voor belangstellenden. Daarnaast biedt
de website diverse relevante informatie voor burgers, bedrijven en organisaties.
De website wordt door de meerderheid van de respondenten regelmatig bezocht (63,63% vaker dan
1x per maand). Wat door een enkeling gemist wordt is de koppeling met oudere besluiten. Deze
opmerking zal worden meegenomen bij de bespreking van de werkwijze met de nieuwe raad. In
6
principe is het namelijk mogelijk om koppelingen aan te brengen. Maar dan moet deze informatie wel
ambtelijk worden aangeleverd. Het RIS wordt gemiddeld met een 7,1 gewaardeerd.
Emailaccount gemeente Borne
Op verzoek van de meerderheid van de raad is besloten om gemeentelijke gemailaccounts in te
stellen zodat werk en prive beter van elkaar kunnen worden gescheiden. Daarnaast kan door de griffie
gebruik worden gemaakt van de agenda-app die gekoppeld is aan het gemeentelijk emailadres.
Hierdoor ontvangen raadsleden uitnodigingen rechtstreeks in de agenda. Sinds de update van OS 7
zijn echter wel diverse problemen gesignaleerd. Waarschijnlijk door de verouderde versie van Outlook
waarmee gemeente Borne nog werkt. De update zal binnen twee maanden plaatsvinden.
De meeste raads- en commissieleden maken gebruik van de gemeentelijk email-account (90%).
Aan de deelnemers van de enquête is gevraagd of ze het emailadres willen behouden.
Een grote meerderheid (90%) wil graag het emailadres behouden, waarvan 30% een voorbehoud
aangeeft t.a.v. het maandelijks instellen van het wachtwoord. Het wachtwoord dient vanwege de
interne koppeling van het GBA systeem verplicht maandelijks te worden gewijzigd.
Vooral de veelvuldigheid en het acuut moeten wijzigen van het wachtwoord wordt als hinderlijk
ervaren. De gemeente Almelo schijnt een oplossing te hebben voor de maandelijkse wijziging van het
wachtwoord. Zodra de informatie beschikbaar is wordt deze oplossing mogelijk in Borne ook
toegepast.
Een ander punt van zorg is de grote hoeveelheid emailverkeer richting raads- en commissieleden. Het
emailverkeer laat zich lastig structureren en vereist een zekere discipline bij raadsleden om de
emailberichten goed te documenteren.
iBabs pro
Het bestuurlijk informatiesysteem (IBIS) zorgt voor een ontsluiting van informatie naar iBabs pro.
Daarnaast zal binnen afzienbare tijd ook de ontsluiting van IBIS informatie naar RIS worden
gerealiseerd waardoor dit een aanzienlijke efficiencywinst oplevert en een toevoeging van actuele
informatie over o.a. toezeggingen, openstaande en beantwoorde vragen, overzichten van moties.
IBIS en iBabs pro is inmiddels een breed ingebed systeem bij ministeries, provincies, waterschappen
en gemeenten. In Netwerkstad-verband werkt bijna iedere gemeente inmiddels met IBIS en iBabs pro.
iBabs pro wordt door alle respondenten altijd tot heel vaak gebruikt voor de voorbereiding van de
vergaderingen.
7
Onder de respondenten gebruikt 60% iBabs pro heel vaak tijdens de vergadering en 40% redelijk
vaak.
In de nazorg (na afloop van de vergadering) wordt iBabs pro iets minder vaak gebruikt (20% niet en
20% af en toe).
Voor dossiervorming in Persoonlijke documenten wordt iBabs pro nog niet veel gebruikt. Dit is te
verklaren doordat deze toepassing in een later stadium beschikbaar is gekomen waardoor dit niet in
de eerder gegeven training is meegenomen.
Uit de opmerking blijkt ook dat men niet bekend is met de mogelijkheden en behoefte heeft aan een
training. In de training voor de nieuwe raad wordt dit aspect meegenomen.
De deelnemers is gevraagd naar de voordelen van iBabs pro. De reacties verschillen sterk van ‘ik zie
geen enkel voordeel t.o.v. iAnnotate’ tot ‘ideaal, alles bij de hand in één systeem’.
Ook is gevraagd of men knelpunten en/of nadelen ervaart. 50% ervaart geen knelpunten/nadelen.
30% geeft enkele knelpunten aan zoals
• de traagheid na verloop van tijd
• de zoekfunctie
• het niet kunnen openen van meerdere documenten naast elkaar (zoals bij iAnnotate)
• het gebrek van overzicht van de annotaties.
Vanuit de griffie is in 2013 mailing verstuurd hoe de snelheid kan worden verbeterd. In de training zal
hieraan aandacht worden besteed. Overigens worden suggesties voor verbetering doorgegeven aan
de leverancier. Regelmatig vindt een update plaats van iBabs pro. De ervaring is dat de leverancier
waar mogelijk de suggesties doorvoert.
De deelnemers hebben eveneens suggesties gedaan voor verbetering van de applicatie;
• Overzetten van documenten naar iAnnotate met behoud van aantekeningen en vice versa
• Aantekeningen vereenvoudigen
• Tekstverwerking vergelijkbaar met Microsoft.
8
In den lande zijn drie andere leveranciers die een soortgelijke applicatie leveren. Te weten: Notubox,
Muze en GemeenteOplossingen. Deze zijn allen onderzocht voor de aanschaf van iBabs pro maar
boden niet een meerwaarde en/of bleken veel duurder (GemeenteOplossingen en Notubox) of was
nog niet voldoende doorontwikkeld (Muze).
Het gebruikersgemak van de iPad en iBabs pro wordt gemiddeld met een 7,3 gewaardeerd. Eén
deelnemer merkt op dat hij/zij de iPad op een 9 waardeert en iBabs op een 5.
AppleCare Protection Plan
Om een snelle vervanging te waarborgen is gekozen voor het AppleCare protection Plan. Deze
dekking geldt twee jaar na registratie. Ieder raads- en commissielid heeft een unieke code ontvangen,
te registreren via de Apple website. Onder de deelnemers heeft 60% zich daadwerkelijk aangemeld.
Het AppleCare protection Plan is echter minimaal gebruikt. De iPad heeft zich bewezen als een
stabiele device. Voorzover bekend is 1x gebruik gemaakt van de 24-uurs ruilservice. In enkele
gevallen is gebruik gemaakt van de helpdesk waarna het probleem verholpen is. De medewerkers op
de helpdesk van Apple zijn zeer deskundig. Het AppleCare Protection Plan is van te weinig
toegevoegde waarde om te handhaven. Indien nodig is bij de griffie een leen-iPad beschikbaar tijdens
een reparatieperiode.
Verzekering
Bij de start van het project is een bedrag gereserveerd voor het verzekeren van de iPads. Echter, de
dekking is beperkt met een hoog eigen risico per schadegeval (€ 226,-) waarbij de volgende speciale
bepalingen gelden:
1. Uitsluitend verlies van de verzekerde apparatuur als gevolg van diefstal na braak aan het
pand waar de diefstal heeft plaatsgevonden is verzekerd.
2. Daarenboven is diefstal uit een vervoermiddel na braak aan dat vervoermiddel verzekerd, met
dien verstande dat de verzekerde apparatuur:
a. in een afgesloten kofferruimte, niet zichtbaar is opgeborgen
b. in een vervoermiddel achterblijft dat tussen 20:00 uur en 07:00 uur is gestald in een voor
derden niet toegankelijke ruimte.
Ook gezien de relatief hoge kosten (€ 400,- voor 43 iPads per jaar bij dekking binnen Nederland) is
afgezien van het verzekeren van de iPads.
Ondersteuning
Bij de start van de pilot Papierloos werken is een voorziening getroffen voor ondersteuning van de
afdeling ICT omdat niet kon worden voorzien welke en hoeveel ondersteuning noodzakelijk zou zijn.
Sinds de start van de pilot is geen gebruik gemaakt van de afdeling ICT. De ondersteuning kon veelal
door de griffie geboden worden. De iPad bleek stabiel en gebruiksvriendelijk. Bijkomend voordeel is
dat de griffier ook ’s avonds beschikbaar is voor ondersteuning. De deelnemers van de enquête zijn
tevreden met de geboden ondersteuning.
Het advies is om de ondersteuning door de griffie te handhaven. De afdeling ICT deelt dit advies. De
ervaring leert dat na een eerste periode de vraag naar ondersteuning afneemt. De ondersteuning
wordt niet als een onevenredige extra belasting ervaren. Als suggestie voor verbetering is door een
deelnemer meegegeven een intensieve instructie te verzorgen. Overigens is na de uitrol wel meerdere
trainingen gegeven. De toepassingen zijn na verloop van tijd echter uitgebreid. Daarover is wel per
email gecommuniceerd.
9
Terugname na beëindiging raadsperiode
In november 2011 heeft de raad de ‘Verordening rechtspositie wethouder, raads- en commissieleden
2011’ vastgesteld. In artikelen 8 en 30 is geregeld dat het college aan raads- en commissieleden ten
laste van de gemeente een computer, bijbehorende apparatuur en software in bruikleen ter
beschikking stelt ter uitoefening van het raadslidmaatschap. In de bruikleenovereenkomst is bepaald
dat bij beëindiging van het raadslid- of commissielidmaatschap alle in bruikleen overgedragen
eigendommen weer dienen te worden ingeleverd bij de telecombeheerders van de productgroep ICT.
De raad heeft in februari 2013 de Integriteitsnota vastgesteld. Daarin staat onder ‘Spelregels
vrijkomende materialen’ dat wordt uitgegaan van hergebruik van materiaal, passend binnen het beleid
van de gemeente wat betreft duurzaamheid. Als hergebruik niet mogelijk is dan wordt op zorgvuldige
wijze afstand gedaan van materialen. Deze regel kan worden toegepast voor vrijgekomen kleine
materialen zoals computertechnische middelen maar daarvoor zijn nog geen spelregels opgesteld.
Partijen die niet gerelateerd zijn aan werkprocessen binnen de organisatie worden volgens de
daarvoor opgestelde protocol geplaatst op de website. Bornse organisaties en instellingen kunnen
zich daarvoor melden.
Vervanging van hard- en software vindt plaats bij het verstrijken van de functionele levensduur. In de
nota Vaste Activabeleid 2007 is voor hardware en software één afschrijvingstermijn van 4 jaar
vermeld. De marktwaarde van een tweedehands iPad 3, 4G, 32 gb + Wifi is ongeveer € 300,In de enquête is gevraagd aan raadsleden of, indien mogelijk en indien van toepassing, het wenselijk
is de iPad over te kunnen nemen indien men geen zitting meer heeft in de nieuwe raadperiode. Deze
wens is onder de deelnemers nadrukkelijk aanwezig (100%), maar dat hangt ook af van het
overnamebedrag (70%).
Alhoewel de wens voor overname groot is, voorziet het beleid van de gemeente Borne hier niet in.
Indien de raad in afwijking van het beleid kiest voor overname dan ligt het voor de hand de
afschrijftermijn in acht te nemen alsmede de marktwaarde. Het aankoopbedrag in 2012 was € 585,(excl. BTW). Een overnamebedrag van € 295,- is dan reëel. Wel moet er dan rekening mee worden
gehouden dat een voorziening moet worden getroffen voor aanschaf van nieuwe iPads. Uitgaande
3
van een overnamebedrag van € 295,- en uitgaande van een mogelijke overname van 20 ipads moet
een incidentele voorziening worden getroffen van € 6.000,- ter vervanging van de iPads.
Het 3G abonnement kan in geen geval worden overgenomen. De abonnementen zijn afgesloten via
een aanbestedingsprocedure en alleen beschikbaar voor personen werkzaam bij de gemeente Borne.
De simkaarten zijn op naam uitgereikt.
Gevolgen iPad verstrekking op de loonbelasting
De Rechtbank Haarlem heeft onlangs een uitspraak gedaan waaruit blijkt dat de iPad voor de
loonbelasting wordt gerangschikt in de categorie ‘computers en dergelijke apparatuur’. Dit heeft
gevolgen voor de mogelijkheden van werkgevers om de iPad zonder inhouding van loonbelasting te
verstrekken. Sinds 2011 is de zogenoemde werkkostenregeling voor vergoedingen en verstrekkingen
in de loonsfeer van toepassing. De wetgever wil mogelijk via een noodzakelijkheidscriterium handen
en voeten geven aan de toets of een voorziening ter beloning is of niet. Voorzien was dat een
verplichte toepassing van de werkkostenregeling met ingang van 1 januari 2014. Bij brief van
Staatssecretaris Weekers van Financiën van 8 maart 2013 aan de Tweede Kamer4 is bekend
gemaakt dat de verplichte toepassing eerst vanaf 1 januari 2015 gaat gelden. De Staatssecretaris had
de intentie het extra jaar te gebruiken om de werkkostenregeling te verbeteren. Door het aftreden van
3
4
Gebaseerd op verwacht aantal scheidende raads- en commissieleden
Kamerstukken II 2012/13, 33 402, nr. 51
10
de Staatssecretaris ligt het niet in de lijn van de verwachtingen dat deze duidelijkheid over het
noodzakelijkheidscriterium op korte termijn geboden kan worden.
Om te voorkomen dat raadsleden geconfronteerd worden met een bijtelling wordt onderzocht of een
voorlopige afrekening met de belastingdienst mogelijk is totdat duidelijkheid is gegeven over het
noodzakelijkheidscriterium. De gemeente Enschede past deze methode eveneens toe. Naar
verwachting is bij de begrotingsbehandeling in juni hierover gerapporteerd kan worden.
Kosten/baten per jaar
Kosten
Kosten iPad 32 Gb + wifi + 3G, hoesjes en pen, iTunes
giftcard en AppleCare Protection Program aan raadscommissie- en collegeleden en hun ambtelijke
ondersteuning, eenmalig
Installatiekosten, onderhoud en beheer hardware, eenmalig
Begeleidingskosten
Structurele kosten zoals iBabs pro, verzekering, onderhoud
en beheer, jaarlijks
Totaal
Baten
Besparing kopieer- en verzendkosten, jaarlijks
Begroot
€ 24.000
€ 4.000
€ 2.500
€ 7.000
Werkelijke
kosten
€ 24.099
€ 37.500
€ 197
€0
2012:
€ 900
2013: € 2.475
€ 27.671
Geraamd
€ 5.000,-
Werkelijke baten
€ 8.200,-
Het niet meer verzenden van papieren bundels heeft op jaarbasis een besparing van ongeveer
5
6
200.000 kopieën . Gebaseerd op de calculaties reprokosten is de besparing 0,03 per kopie ,
1700 enveloppen en € 2.200,- aan verzendkosten gerealiseerd.
In de berekening is rekening gehouden met het op papier beschikbaar stellen van de jaarrekening en
programmabegroting. De kosten voor het 3G abonnement en emailaccount worden integraal gedekt
uit het daarvoor bestemde ICT budget.
Eenmaal is een reparatie uitgevoerd die niet onder de garantie valt (glasbreuk). De kosten bedroegen
€ 172,-. Eén maal is een adapter vervangen (€ 25,-). De begeleiding heeft plaatsgevonden vanuit
Phanos. Echter, deze is nooit gefactureerd. Waarschijnlijk vanwege het faillissement van Phanos.
In de pilotfase is geen gebruik gemaakt van de afdeling ICT voor de installatiekosten. Het onderhoud
en beheer is door de griffie uitgevoerd vanwege de beschikbaarheid van de griffier in de avonduren.
Zoals reeds aangegeven is afgezien van het verzekeren van de iPads.
Het restant is teruggevloeid in de Algemene middelen.
Conclusies
Via de vragenlijsten en via andere bronnen is de afgelopen periode veel bruikbare informatie
verzameld over het papierloos vergaderen. Hieruit is een aantal duidelijke conclusies te trekken.
Daarnaast zijn veel individuele gevoelens en ervaringen opgetekend, waar absoluut aandacht voor
moet blijven, maar waar ook realisme op zijn plek is.
Op basis van de beschikbare gegevens zijn onderstaande conclusies als belangrijkste conclusies
gedefinieerd.
1. Het besluit om over te gaan op papierloos vergaderen is een goed besluit geweest. 91,67%
van de deelnemers aan de enquête mist de papieren bundel niet. Een deel (41,8%) maakt wel
eens kopieën of print stukken maar niet van de gehele bundel.
2. De stukken zijn digitaal eerder beschikbaar dan op papier. Een papieren bundel maken neemt
meer tijd in beslag en de verzending per post betekent minimaal één dag vertraging.
3. Qua tijdsbesteding aan het raadswerk zijn de meningen verdeeld. Dit kan te maken hebben
met een stuk gewenning. Een verdere doorontwikkeling en meer effectieve informatiestroom
van met name het emailverkeer zal tijdswinst moeten opleveren.
5
6
Voor de start van het project heeft de griffie het aantal kopieen en verzendkosten wekelijks bijgehouden
Gebaseerd op berekeningen van Cluster Facilitair/Repro provincie Limburg en Phanos adviesbureau.
11
4. Het Raadsinformatiesysteem (RIS) wordt redelijk goed gebruikt. In de komende periode wordt
de website verder verbetert door een directe koppeling met IBIS waardoor nog meer relevante
informatie snel wordt ontsloten met achterliggende stukken.
5. Raadsleden vinden het wenselijk het emailaccount (Exchange) van de gemeente Borne te
handhaven (90%) maar het maandelijks wijzigen van het wachtwoord wordt als een groot
nadeel gezien. Daar moet een oplossing voor worden aangedragen.
6. iBabs pro wordt door bijna ieder raadslid gebruikt. Toch zijn kritische reacties gegeven over
bepaalde aspecten. De applicatie wordt steeds verder ontwikkeld waarbij de leverancier
gebruik maakt van de input van klanten. Ter verdere verbetering van het product is het
oprichten van een gebruikersgroep een optie.
7. Een training voor (nieuwe) raadsleden voor een efficiënt gebruik van de iPad is onontbeerlijk.
8. Overname na beëindiging van de raadsperiode is op grond van het huidige gemeentelijk
beleid niet mogelijk. Indien de raad van oordeel is dat deze regels niet van toepassing moet
zijn t.a.v. de iPads dan moet de raad een voorstel doen om deze regels te wijzigen. Daarbij
moet ook een voorziening worden getroffen voor een extra krediet.
9. De iPad is gerangschikt onder de categorie ‘computers en dergelijke apparatuur’ waarover
loonbelasting wordt geheven. Mogelijkheden om de iPad onder de werkkostenregeling onder
te brengen hangt af van het noodzakelijkheidscriterium. Daarover is op dit moment nog geen
duidelijkheid over gegeven door de Staatssecretaris.
10. In 2012 heeft de raad een incidenteel bedrag beschikbaar gesteld voor de aanschaf van de
iPads in structureel uit de besparing van kopieer- en verzendkosten. De structurele kosten
konden op dat moment nog niet worden bepaald. De besparing van reprokosten als gevolg
van het papierloos werken is reeds ingezet voor het papierloos werken. Hieruit worden o.a. de
structurele kosten betaald. Deze kosten zijn lager dan vooraf geschat waardoor deze post
voldoende dekking biedt voor kosten iBabs en onderhoud en beheer. Wel moet een
vervangingsinvestering worden ingeboekt, rekening houdend met een afschrijftermijn van 4
jaar.
11. Als nadeel van het papierloos vergaderen wordt het lezen vanaf een scherm als lastiger
ervaren. Ook de snelheid van digitale documenten wordt als nadeel genoemd en het soms
grote aantal pagina’s van sommige documenten.
12. De raads- en commissieleden zijn tevreden over de geboden ondersteuning door de griffie.
Aanbevelingen
Op basis van de uitgevoerde evaluatie en onderzoeksresultaten worden door het presidium de
volgende aanbevelingen gedaan:
1. Zet de ingezette lijn van papierloze vergaderen door. Neem de vervangingsinvestering
structureel op in de begroting, gebaseerd op een afschrijftermijn van 4 jaar.
2. Geef de griffier opdracht
- de problematiek van de documentgrootte verder te analyseren en vervolgens op te lossen
- een training te organiseren voor leden na de raadsverkiezingen 19 maart 2014
- onderzoek te doen naar de mogelijkheden om in overleg met afdeling ICT om een
programma op de iPads te installeren waardoor verplicht een code moet worden
ingevoerd en op afstand te kunnen bedienen van de iPad ter beveiliging van de
informatie.
- Verdere verbetering van iBabs pro te stimuleren via een bv. een nog op te richten
gebruikersgroep en/of rechtstreeks contact met de leverancier.
- Voor een oplossing te zorgen zodat het verplicht wijzigen van het email-wachtwoord van
de Exchange account eenvoudiger wordt.
- De ontwikkelingen m.b.t de werkkostenregeling te volgen en hiervoor maatregelen te
treffen.
3. Zorg voor een beter gestructureerde informatiestroom via één toegang zoals een
raadsledenwebsite waarbij een raads- of commissielid snel alle voor hem relevante informatie
terug kan vinden en de hoeveelheid emailverkeer kan worden beperkt.
12