Transcript Klik hier voor functieomschrijving medewerker exploitatie

Medewerker exploitatie (M/V)
Afdeling:
Beleidsdomein:
Niveau:
Graad:
Standplaats:
Planning en Coördinatie
Mobiliteit en Openbare Werken
C1
Medewerker
Koning Albert II-laan 20 bus 4, 1000 Brussel
Vacaturenummer: 23971
.
Functiecontext:
De functie van “medewerker exploitatie” situeert zich binnen de afdeling Planning en Coördinatie (PCO).
PCO is een centrale afdeling binnen het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) en vervult de rol van
katalysator naar de andere afdelingen van het agentschap en naar externe belanghebbenden.
Door een functionele en inhoudelijke ondersteuning van de andere afdelingen zorgen wij vanuit PCO voor de
realisatie van de missie en visie van AWV. Hieronder valt het beheer en de exploitatie van het toevertrouwde
wegennet en aanhorigheden dat circa 6970 kilometer gewest- en autosnelwegen en circa 6700 kilometer
fietspaden omvat.
PCO is ingedeeld in volgende pijlers om haar rol optimaal te vervullen:
 Tactische en operationele planning;
 Communicatie;
 Investeringen en Exploitatie;
 HRM-AWV;
 ICT, kennis- en datamanagement;
 Kwaliteitsmanagement;
 Ondersteunende diensten.
Situering van de functie binnen de afdeling Planning en Coördinatie:
Als medewerker exploitatie zal je meewerken in het team districtswerking en het team veiligheid en
preventie. Beide teams situeren zich in de pijler Investeringen en Exploitatie .
Deze pijler staat in voor de coördinatie van de opmaak, de ondersteuning en bewaking van de realisatie van
de investeringsprogramma’s en onderhoudsprogramma’s en de bijhorende budgetten om het toevertrouwde
patrimonium te beheren. Hierbij is specifieke aandacht voor de winterdienst, veiligheid en preventie, natuur
en milieu.
Het team districtswerking werkt coördinerend in het domein van het beheer en onderhoud van de wegen.
Er wordt daarbij steeds gestreefd naar een uniforme werking binnen de districten of in de samenwerking met
derden. Enkele concrete voorbeelden van taken die gecoördineerd worden door het team districtswerking
zijn: beheer van middelen, winterdienst, uitvoering van onderhoud (wegen, groenonderhoud, reinigen van
grachten,…), verhogen van de efficiëntie van de districten door innoverend te werken,…
Het team veiligheid en preventie werkt coördinerend in het domein van welzijn op het werk voor het ganse
agentschap. Bedoeling is om de medewerkers en het management van AWV bij te staan bij de
voorbereiding, uitvoering, opvolging en evaluatie van het veiligheids - en preventiebeleid. Dit met als doel bij
te dragen tot de efficiënte en effectieve realisatie van de organisatiedoelstellingen inzake veiligheid en
preventie. Volgende onderwerpen worden door dit team gecoördineerd: opmaak van globaal preventieplan
en het jaaractieplan, inrichten van de specifieke veiligheidsopleidingen, opvolging van de wet inzake welzijn,
uitwerken van diverse instructies m.b.t. welzijn,…
JE TAKENPAKKET
Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de coördinator districtswerking en de coördinator
veiligheid en preventie teneinde bij te dragen tot het realiseren van de doelstellingen van de afdeling en een
correcte en tijdige afhandeling van dossiers.
1. INFORMATIEVERZAMELING EN -VERWERKING
Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens, en uitvoering van administratieve taken teneinde bij
te dragen tot een correcte en tijdige afhandeling van dossiers binnen het kader van een klantgerichte aanpak
Voorbeelden van activiteiten:












Opmak en van documenten en toetsing aan de reglementering en/of procedures
Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers
Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn
Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten
Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden
Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering en
begrotingsvoorstellen.
Nak ijk en van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijk heid
Statistiek en opmak en en verwerk en
Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail)
Verzamelen van de gegevens met betrek k ing tot welzijn op het werk binnen het Agentschap ten einde
deze te gebruik en bij een analyse
Verzamelen Winterdienstgegevens voor de opmaak van analyses
Verzamelen gegevens voor de opmaak van de inventaris voertuigen en materieel
2. INFORMATIEBEHEER
Invoeren en actualiseren van een klassement teneinde een vlotte toegang tot alle gegevens en documenten
te verzekeren.
Voorbeelden van activiteiten:






Gegevens in bestanden, bijhouden van k lassementen, inventarissen, wetgeving en regelgeving en
omzendbrieven. Inwinnen en verzamelen van de nodige gegevens en adviezen naargelang de te
behandelen problematiek
Verwerk en van gegevens door aanwending van informaticamateriaal (onder andere inventaris
voertuigen en materieel)
Verwerk en van welzijnsgegevens, bv. gegevens rond arbeidsongevallen, gegevens met betrek k ing tot
arbeidsgeneesk unde, …
Verzamelen en verwerk en van de winterdienstgegevens
Klasseren van facturen, bestek k en, brieven, rapporten,…
Artik els rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap
3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN
Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de coördinator districtswerking en de coördinator
veiligheid en preventie bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een
dossier.
Voorbeelden van activiteiten:










Voorbereiden van dossiers m.b.t. Wagenpark
Opmak en van specifiek e rapporten rond gebruik van voertuigen en materieel om toe te laten
beleidsbeslissingen te onderbouwen
Analyse van basisdocumenten en desgevallend inwinnen van bijk omende inlichtingen
Opstellen van documenten m.b.t. districtswerk ing, de winterdienst, wagenpark , … en naderhand de
opvolging ervan
Opmak en en opvolgen van de aank oopprogramma’s voertuigen en materieel
Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie (Bestuurszak en, Facilitair Management)
Beantwoorden van vragen met betrek k ing tot een bepaald dossier
Opstellen van werk gevers - attesten in het k ader diverse veiligheidsopleidingen
Ondersteuning in de organisatie van toolboxmeetings
Ondersteuning in de organisatie van risicoanalyse, verzamelen van gegevens met betrek k ing tot een
functie, boek en van vergaderzalen, contacteren van de deelnemers aan de vergaderzalen, …
4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken,
presentaties, …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
Voorbeelden van activiteiten:







Opmak en van begeleidende brief bij het verzenden van brochures, documentatie
Voorbereiden en verzenden van documenten
Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen
Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, attesten, betalingsnota’s, bestelbons,facturen, …
Opmak en van lay-out van typedocumenten
Publiceren van informatie op het internet
Synthese mak en van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoek opdrachten
5. ONDERSTEUNENDE TAKEN
Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking
van de dienst
Voorbeelden van activiteiten:






Ontvangen, sorteren en verdelen van de briefwisseling
Deelname aan werk groepen en bijwonen van vergaderingen in de hoedanigheid van
verslaggever/secretaris;
Informatie aanreik en, de coördinator districtswerk ing bijstaan bij de besluitvorming, de
adviesverstrek k ing en/of adviesaanvraag.
Aanbieden van materiële en logistiek e ondersteuning van de coördinator districtswerking en de
coördinator veiligheid en preventie (bv. bij winterdienstvergaderingen, zorgen voor drank en broodjes,…)
Deelnemen aan het crisisteam van de winterdienst wanneer noodzak elijk
Ondersteuning bij het onderzoek naar aanleiding van ernstige arbeidsongevallen
6. ONTHAAL / TELEFOON
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago
van het agentschap of de afdeling.
Voorbeelden van activiteiten:





Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie
Beantwoorden van telefonische en schriftelijk e oproepen en vragen van k lanten
Beantwoorden van specifiek e vragen omtrent de reglementering, betwistingen, k lachten, …
Beantwoorden van parlementaire vragen en k abinetsnota’s op basis van intern aangeleverde gegevens
Uitwisselen van informatie met de andere afdelingen (en de districten) van de administratie, verstrek k en
van inlichtingen en/of het ter beschik k ing stellen van documentatie
7. AGENDABEHEER
Beheren van de agenda van de leidinggevende teneinde bij te dragen tot een goed tijdsbeheer en een
efficiënte organisatie van het werk.
Voorbeelden van activiteiten:



Afsprak en mak en
Signaleren of herinneren aan afsprak en
Bij agenda wijzigingen, de betrok k enen informeren en de nodige stappen zetten om afsprak en te
verzetten, derden verwittigen,…
Verwachte competenties:
Binnen de Vlaamse overheid, en dus ook binnen het Agentschap Wegen en Verkeer, staat een goede
dienstverlening aan de burger centraal. Het zijn de personeelsleden die deze dienstverlening dag in dag uit
waarmaken. Om deze reden vinden wij het belangrijk dat al onze personeelsleden beschikken over een
aantal waardegebonden en functiespecifieke competenties en deze dagdagelijks gebruiken in hun
werkzaamheden. Deze competenties voor medewerker exploitatie zijn:
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
1. Voortdurend verbeteren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om
te leren en mee te groeien met veranderingen
Niveau I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrek k ing tot de eigen functie en situatie.
-
Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken
Is bereid om nieuwe methodes aan te leren
Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk
Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is
Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen
2. Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van
een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is
Niveau I. Werk t mee en informeert anderen.
-
Houdt rekening met de mening van anderen
Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen
Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn
Aanvaardt groepsbeslissingen
Toont respect voor de verscheidenheid van mensen
3. Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten
(interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau I. Reageert vriendelijk , adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van k lanten
-
-
Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort
Blijft beleefd bij klachten
Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen
Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv.
houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke
producten af, neemt een lage drempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar)
Stelt zich hulpvaardig op
Reageert snel en gepast op vragen van klanten
Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen,
bejaarden, zieken)
4. Betrouwbaarheid
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en
transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,…)
Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen
Niveau I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en
afsprak en
-
Respecteert formele regels en afspraken
Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …)
Geeft volledige en juiste informatie door
Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie
-
Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na
Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden
5. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
Niveau I. Hanteert een correcte en begrijpelijk e taal.
-
Hanteert een correcte spelling
Hanteert een correcte grammatica
Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie
Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota’s
6. Nauwgezetheid
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen.
Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af.
-
Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit
Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in
Blijft aandachtig bij routineuze taken
Controleert het eigen werk
Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen
van correcties
7. Plannen
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen
Niveau I. Plant eigen werk effectief
-
Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische
agenda …)
Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan
Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd
Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden
Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk
8. Initiatief
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau I. Neemt het initiatief om binnen het eigen tak endomein acties te initiëren (reactief en ad hoc).
-
Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te
roepen
Gaat uit zichzelf achter informatie aan
Ziet werk liggen en gaat over tot actie
Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken
Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen
JE PROFIEL
Formele deelnemingsvoorwaarden
-
Diploma hoger secundair onderwijs in een administratieve richting
1 jaar werkervaring is vereist voor deze functie
Strekt tot aanbeveling
Een grondige kennis van informatica toepassingen zoals:
o Excel: waarin je vlot enkele eenvoudige formules/berekeningen kan invoeren/doen. Ook het
werken in verschillende tabbladen en de nodige linken kunnen leggen mag geen probleem
vormen.
o Word: waarbij het opmaken van een verslag geen probleem mag vormen
o Outlook: waarin je een digitale agenda kan bijhouden.
Pluspunt
Basiskennis van de aankoopprocedures binnen een overheidsinstelling. Binnen de overheid dienen
regels gevolgd te worden om iets aan te kopen. Een basiskennis over de verschillende stappen is een
pluspunt.
Basiskennis van OneNote is een Pluspunt, maar is geen vereiste
HOE SOLLICITEREN?
Solliciteren kan tot en met 20 april 2014
Je cv en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer, per e-mail naar
[email protected] of per post naar de Afdeling Personeel en Logistiek, Team HRM – sollicitaties,
Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel.
Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een
gelijkwaardigheidsattest voor te leggen.
SELECTIEPROCEDURE
-
Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden
Fase 1: Screening op basis van cv en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische
competenties) - eliminerend (week 21/04)
Fase 2: Verkennende gesprekken – eliminerend
Fase 3: Jurygesprek met screening van persoonsgebonden en vaktechnische competenties (o.a.
computergestuurde testen – eliminerend
Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals
vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen
naar een statutaire bevorderings functie.
ONS AANBOD









Een grote verantwoordelijkheid in het mee uitstippelen van het beleid van een groot agentschap (AWV);
De opportuniteit om samen te werken met experten in verschillende vakgebieden, gaande van kwaliteit
over technische bouwkunde naar HRM en communicatie;
De functie is aantrekkelijk omwille van het afwisselende en boeiende takenpakket
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente
verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen
betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal
mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem
van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen,
Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (7 euro per gewerkte dag).
Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal.



Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de
lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je
aanvangssalaris is minimaal 1873,79 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index),
reglementaire toelagen niet inbegrepen.
De eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd
is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je
wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd
of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best
mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de
werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.
MEER WETEN ?
-
Voor extra informatie over de inhoud van de functie en de arbeidsvoorwaarden kun je contact
opnemen met
Jo Roggeman, HRM-deskundige
Adres: Koning Albert II-laan 20, bus 4, 1000 Brussel
Tel.: 02/553.70.64.
E-mail : jo.roggeman@mow. vlaanderen. be
Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken?
Surf naar www.bouwmeeaanvlaanderen.be of www.wegenenverkeer.be/ vacatures
Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op www.wegen.vlaanderen.be.
Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met :
Michiel Smekens, Intern consultant HRM
Adres : Koning Albert II-laan 20, bus 4, 1000 Brussel
Tel.: 02/ 553.06.94.
E-mail :[email protected]