Transcript SUCCESS STORY

SUCCESS STORY
Digitalisering en automatisering van verwerking inkomende facturen:
Grip op factuurproces en
integratie met SAP biedt
VDL Groep grote tijdwinst
VDL Groep, met haar hoofdkantoor in Eindhoven, heeft een flinke slag gemaakt.
In samenwerking met Simac Document Solutions is het internationaal opererende
industriële familiebedrijf erin geslaagd een totaaloplossing te implementeren om
inkomende facturen (decentraal) te digitaliseren, via Palette Invoice te herkennen
en de gegevens beschikbaar te maken voor verdere verwerking in SAP. Daarbij
wordt een kopie van de originele factuur opgeslagen in het digitaal archief.
Edwin Pijnenburg, Financial Controller: ‘Hiermee besparen we fors in de doorlooptijd van de verwerking en bovendien hebben we veel meer inzicht in het
verloop van het proces. Een flinke kwaliteitsverbetering dus.’
Decentraal inkopen
Daarnaast sprak de combinatie van prijs/
Vanuit het hoofdkantoor in Eindhoven
prestatie, functionaliteit en de manier
begeleidt VDL Groep haar werkmaatschap-
waarop Simac Document Solutions met ons
pijen die zelfstandig functioneren en
als gesprekspartner omging erg aan.’
resultaatverantwoordelijk zijn. Pijnenburg:
‘Dat houdt bijvoorbeeld ook in dat alle
Digitaal vervangt papier
werkmaatschappijen zelf hun inkoop doen.
Waar voorheen het hele proces papier
Dat gaat om grote aantallen, in totaal
gestuurd was, is inmiddels een flinke
honderdduizenden inkoopfacturen per jaar.
digitaliseringsslag gemaakt. Er is een
De daaraan gekoppelde inkooporders
scanapplicatie geïmplementeerd (ReadSoft),
werden, met de factuur, tot voor kort nog
gekoppeld aan Palette Invoice, de factuur-
altijd op papier decentraal verwerkt. Daarna
herkennings- en -verwerkingssoftware waar
kwamen die papieren facturen naar het
Simac DS al veel klanten mee heeft bediend.
hoofdkantoor en konden wij de boeking
doen in SAP, onze financiële backbone. Dat
kon soms wel even duren en vooral die
doorlooptijd was een doorn in het oog. We
zochten daarom een oplossing die enerzijds
een snellere en efficiëntere verwerking bood
en anderzijds de weg naar een digitale
toekomst voor de totale digitale factuurverwerking open laat. Bovendien was een
koppeling met SAP noodzakelijk. Op onze
uitnodiging zijn toen drie partijen gekomen
om hun oplossing te tonen.
Simac Document Solutions stak daar
bovenuit, omdat die in staat was een
totaaloplossing te bieden, gekoppeld aan
SAP en daarbij zelf ook de specialistische
kennis van zaken over SAP in huis hadden.
VDL Groep
De papieren facturen worden nu decentraal
Het zal iedereen echter duidelijk zijn dat als
VDL Groep is een innovatieve,
op kantoor bij de werkmaatschappijen
die P2P-matching ook digitaal en geautoma-
succesvolle internationaal
gescand en vervolgens komen die bestan-
tiseerd kan verlopen er nog een flinke
opererende industriële onderneming
den in Palette Invoice. De Palette-software
efficiencyslag te behalen is. Niet alleen qua
die zich toelegt op de ontwikkeling,
haalt de relevante gegevens uit de scan- en
tijd, maar ook in kwaliteit. Handmatige
productie en verkoop van
OCR-bestanden en via een koppeling met
verwerking is nu eenmaal foutgevoeliger
halffabricaten, bussen en overige
SAP komen die gegevens via een daarvoor
dan geautomatiseerde verwerking, mits de
eindproducten en de assemblage van
ingerichte workflow direct op de juiste
systemen goed op elkaar zijn afgestemd.
personenauto's. In totaal maken 82
plaats in het financiële systeem. Pijnenburg:
En dat is de kracht van Simac Document
werkmaatschappijen verspreid over
‘In principe hebben we nu op het hoofdkan-
Solutions, zij hebben veel ervaring en stellen
18 landen en met ruim 9.100
toor dezelfde dag nog de gegevens van de
zich naar hun klant toe op als partner.
medewerkers deel uit van dit
die dag lokaal verwerkte facturen. Dat gaat
Ze denken mee. Dat is wat anders dan een
familiebedrijf. In Nederland gaat het
dagelijks toch om serieuze aantallen en
scanner goed instellen en draaien maar.
om 51 werkmaatschappijen.
scheelt dus veel tijd. Voorheen duurde dat
Voor VDL Groep zijn dit cruciale processen
soms wel een week. Als dan een toeleveran-
en dan wil je je vertrouwen kunnen stellen
Op het terrein van toeleveringen is
cier belde met een vraag konden wij daar
in een partij die bereid is om het onderste
VDL toonaangevend in metaal-
eigenlijk geen antwoord op geven. Via
uit de kan te halen voor je. Simac Document
bewerking, mechatronische systemen
Palette Invoice en de koppeling met SAP
Solutions had ook het voordeel dat ze
en modulebouw, kunststofverwer-
hebben we niet alleen sneller die gegevens,
beschikt over specialistische SAP-kennis.
king en oppervlaktebehandeling.
maar hebben we meteen overzicht over wat
Dat schakelt wel een stuk makkelijker.’
Onder de divisie autoassemblage valt
er speelt. Ook als een factuur niet akkoord
het produceren van personenauto’s
is. Dan kunnen we in het systeem zien wat
voor derden. De busdivisie bestaat uit
er aan mankeert en wat de status is, omdat
chassis & chassis modules,
nu alles digitaal bereikbaar is, zowel centraal
touringcars, openbaarvervoerbussen,
als decentraal bij de werkmaatschappijen.
mini- & midibussen, speciale
Een kopie van de digitaal gemaakte factuur
voertuigen en gebruikte bussen.
gaat tegelijkertijd naar het digitale archief
De divisie eindproducten is
dat voor alle betrokkenen te raadplegen is.
veelomvattend: veersystemen voor
Iedereen beschikt over dezelfde actuele
de automotive industrie, warmte-,
informatie.’
koel- en luchttechnische installaties,
productie-automatiseringssystemen,
Inkooporders
installaties voor de olie-, gas- en
Nu wordt het controleren van de factuur
petrochemische industrie, systemen
aan de inkooporder (het Purchase-to-Pay,
voor de agrarische sector,
P2P-proces) nog handmatig gedaan, maar
zonnebanken, dakkoffers,
daar ligt voor VDL Groep in de nabije
containerhandlingsystemen,
toekomst nog een mooie winst in het
sigaren- en verpakkingsmachines,
verschiet, ziet ook Pijnenburg. ‘Dat het nog
componenten voor bulkhandling en
niet gebeurt, heeft twee redenen: allereerst
afzuiginstallaties en systemen voor
is er nog (te) weinig eenduidigheid in de
explosie- en brandbeveiliging. Al die
inkooporders bij alle verschillende werk-
activiteiten brengen een omvangrijke
maatschappijen, dus dat maakt het erg
(financiële) administratie met zich
lastig. En anderzijds kan ons logistiek
mee. Daar gebruikt het hoofdkantoor
systeem die verandering op dit moment
en het leeuwendeel van de
nog niet aan.
werkmaatschappijen SAP voor.
Simac Document Solutions bv
Ampèrestraat 36, 6716 BN Ede
Postbus 606, 6710 BP Ede
T +31 (0)318 64 96 99
E [email protected]
www.simacdocumentsolutions.nl