Transcript OBA - Nationaal Register

Profielschets en informatiememorandum
Lid Raad van Toezicht
Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA)
1. Algemeen
De Stichting Openbare Bibliotheken Amsterdam (OBA) is een culturele instelling, die zich ten doel
stelt het vrije verkeer van informatie in de Amsterdamse samenleving te bevorderen. De eerste
Amsterdamse Openbare Leeszaal en Bibliotheek ging open op 8 februari 1919. Gedurende de
verschillende decennia van haar bestaan heeft de OBA afwisselend te maken gehad met onder
andere groei, concurrentie, de 2e wereldoorlog, politieke steun en forse bezuinigingen.
In de jaren negentig ging de OBA digitaliseren en daarna brak een nieuw millennium aan. In 2007
opende de nieuwe Centrale Bibliotheek haar deuren op Oosterdokseiland. De huidige OBA bestaat
uit één hoofdvestiging met 25 filialen en is een informatiecentrum geworden. De Centrale
Bibliotheek en de diverse wijkbibliotheken verzorgen samen het bibliotheekwerk in de gemeenten
Amsterdam, Diemen en Ouder-Amstel.
2. Missie
"De OBA biedt in de dynamische Amsterdamse samenleving vrije toegang tot informatie, kennis en
cultuur voor iedereen, door het leveren van hoogwaardige bibliotheekdiensten voor educatie,
participatie, ontmoeting en cultuurbeleving."
Daarnaast wil zij een centrum voor ontmoeting en educatie voor alle geledingen in de bevolking zijn.
Hieruit vloeien tal van promotionele en culturele activiteiten voort in het kader van de
leesbevordering, educatie en overdracht van kennis en cultuur.
Naast de traditionele vormen van mondelinge en schriftelijke overdracht ontwikkelt de elektronische
informatievoorziening zich in een razendsnel tempo. De OBA vervult hierin, ook landelijk, een
voortrekkersrol.
Het culturele aanbod is flink uitgebreid. De collectie is multimediaal; bestaat allang niet meer uit
boeken en kranten alleen. Hiermee speelt de OBA in op de behoefte van de consument, die naast het
lezen van boeken ook tijd gebruikt voor internet, games, muziek, films en televisie. De belangrijkste
voorwaarde om haar rol ook in de toekomst te kunnen blijven vervullen is een overheid die dat weet
te waarderen.
1
3. Actuele ontwikkelingen
Op 1 juli is de nieuwe directeur/bestuurder van de OBA de heer mr. Martin Berendse aangetreden.
Hij volgt de heer drs. Hans van Velzen op die per die datum is teruggetreden na 26 jaar directeur te
zijn geweest van de OBA.
De komst van de nieuwe directeur/bestuurder valt samen met een aantal belangrijke veranderingen
waar de OBA mee te maken krijgt. Aan de ene kant spelen belangrijke landelijke ontwikkelingen in de
bibliotheeksector, en daarnaast zijn er de lokale ontwikkelingen in Amsterdam, waar de gemeente
druk bezig is met een reorganisatie van het bestuurlijk stelsel.
Op 21 januari dit jaar verscheen het landelijke rapport van de commissie Cohen, dat een blik vooruit
werpt naar het bibliotheekwerk in 2025. Met de komende bibliotheekwet (die per 1 januari 2015
ingaat) en nieuwe gemeenteraden vanaf maart dit jaar, breekt een bestuurlijk nieuwe periode voor
de bibliotheken aan. Met de nieuwe Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) neemt
het Rijk de verantwoordelijkheid voor de digitalisering van openbare bibliotheken voor haar
rekening. De gemeenten zijn dan als belangrijkste financier verantwoordelijk voor de openbare
bibliotheken. Gezien deze veranderingen zal de OBA voor de komende jaren haar meerjarenbeleid
afstemmen op de nieuwe situatie.
Dit jaar loopt het huidige beleidsplan van de OBA af en zal een nieuw beleidsplan voor de periode
2015-2018 worden opgesteld. Bij het maken van de toekomstplannen zullen met name twee zaken
een belangrijke rol spelen:
1. Gezien de nieuwe bibliotheekwet en de verandering in de landelijke infrastructuur dient de
OBA te borgen, dat de geschetste functies in de toekomst waargemaakt kunnen blijven.
Belangrijke thema’s zijn de centrale rol van de Koninklijke Bibliotheek en het in tact houden
van het netwerk, de infrastructuur van bibliotheekvoorzieningen.
2. De stadsdelen gaan niet meer over de bibliotheek in hun stadsdeel, maar de Centrale stad
bepaalt de koers (subsidie stroom).
Informatie over de Bibliotheekwet (Wsob), zie o.a. link:
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/letteren-en-bibliotheken/documenten-enpublicaties/kamerstukken/2014/01/17/wetsvoorstel-wet-stelsel-openbarebibliotheekvoorzieningen.html
http://www.debibliotheken.nl/belangenbehartiging/bibliotheekwet/wetsvoorstel-naar-kamer/
Uitgebreide informatie over het rapport van de Commissie Cohen ‘Bibliotheek van de Toekomst’:
http://www.siob.nl/kennisbank/documenten/auteurs/commissie-cohen/item2583
Het beleidsplan 2011-2014 is te vinden via de link van de OBA:
http://www.oba.nl/pagina/22475.over-de-oba.html
4. Organisatie en cijfers
De organisatie omvat een centrale bibliotheek en 25 wijkbibliotheken. Er zijn 285 medewerkers
werkzaam en het jaarlijkse budget bedraagt 33 miljoen euro (2013). Met ruim 4 miljoen bezoekers is
de bibliotheek de meest bezochte culturele instelling in Amsterdam. De Centrale Bibliotheek trekt
dagelijks rond de 5.000 bezoekers.
2
Het organogram in bijlage 1 biedt een schematische weergave van de huidige organisatiestructuur
van de OBA. De functies in de vakjes met dubbel omlijnde kaders zijn vertegenwoordigd in het MT.
Dit betreft de volgende vier functies: Directeur/bestuurder; Managers Marketing, Communicatie en
PR; Financiën & Controle; ICT en Kantoor Automatisering.
De twee in het ‘rood’ geschreven functies zijn tijdelijk niet in het MT vertegenwoordigd: Manager
Frontoffice en Manager Informatie & Innovatie.
Enkele cijfers en feiten:
 1 Centrale Bibliotheek
 25 filialen
 1 digitale bibliotheek
 30 uitleenpunten, onder andere in woon- en zorgcentra
 5.000 culturele activiteiten zoals theatervoorstellingen, game-events en workshops
 meer dan 500 exposities
 collectie van 1,6 miljoen materialen
 285 personeelsleden vervullen gezamenlijk 231 fulltime functies
 jaarlijks ruim 4 miljoen bezoekers
 172.000 leden
 1,2 miljoen internetgebruikers
 3,5 miljoen uitleningen
 2,5 miljoen hits op www.oba.nl
 ruim 23.000 leden e-mail nieuwsbrief
 93 OBA-filmpjes op YouTube
5. Jaarverslag
De OBA heeft een overzichtelijk jaarverslag gemaakt over haar activiteiten in 2013. In dit jaarverslag
wordt duidelijk dat de OBA zich heeft weten te handhaven in deze tijd van bezuinigingen en zelfs
sluitingen in de Nederlandse bibliotheeksector. Bij de verschillende stakeholders heeft OBA zich
onverminderd en zelfbewust bewezen als betrokken en betrouwbare partner.
Zie voor meer informatie de jaarverslagen en jaarrekening van de OBA.
6. Jaarrekening / begroting
Voor het boekjaar 2013 is de omzet van de OBA 33,4 miljoen. Daarvan is 29,5 miljoen subsidie en 3,9
miljoen eigen inkomsten (13%). Voor het boekjaar 2014 is een omzet begroot van 31,6 miljoen.
De bezuinigingen (10%) zijn in de afgelopen jaren vooral opgevangen door kostenbeheersing. Voor
de komende jaren streeft OBA naar een stijging van de eigen inkomsten (15%).
De OBA heeft nu 172.000 leden. De helft daarvan zijn jeugdleden. Het lidmaatschap t/m 18 jaar is
gratis. De taakstelling voor 2014 is 190.000 leden.
Het resultaat van het boekjaar 2013 is 0,5 miljoen. Voor de filialen en de Centrale Bibliotheek is een
meer jaren onderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Op basis van dit MJOP is 3,1 miljoen toegevoegd aan
de bestemmingsreserves voor groot onderhoud.
De jaarrekening 2013 is gecontroleerd door KPMG. De accountant heeft over het boekjaar 2013 een
goedkeurende controleverklaring gegeven.
3
7. Statutair bestuur
De OBA kent een Raad van Toezichtmodel met een directeur/bestuurder. Het bestuur van de
stichting ligt bij de directeur. Hij heeft de dagelijkse leiding en eindverantwoordelijkheid voor
uitvoering van het beleidsplan en de activiteiten. Het directiereglement, dat is goedgekeurd door de
Raad van Toezicht, geeft een nadere uitwerking van de richtlijnen voor de directievoering van de
Stichting. Het functioneren van de directie wordt jaarlijks geëvalueerd door de Raad van Toezicht.
8. Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht van de OBA bestaat uit vijf leden. Leden van de Raad van Toezicht worden
benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen éénmaal worden herbenoemd voor eenzelfde
termijn. Het betreft een onbezoldigde functie. Bij de samenstelling van de Raad van Toezicht wordt
een brede maatschappelijke afspiegeling nagestreefd. De belangrijkste taak van de Raad van Toezicht
is toezicht houden op het beleid van de directie en de algemene gang van zaken in de Stichting. In de
statuten van de Stichting Openbare Bibliotheek Amsterdam is opgenomen welke besluiten van de
directie door de Raad van Toezicht moeten worden goedgekeurd. De Raad van Toezicht vergadert
vier maal per jaar met de directeur/bestuurder.
Culturele Governance Code
Onder Culturele Governance wordt verstaan: goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht
in de culturele sector. De professionalisering en verzakelijking van de sector maakt nadenken over de
kwaliteit van besturen en toezicht belangrijk. Culturele governance sluit dan ook aan op de
maatschappelijke trend om een helder onderscheid te maken tussen taken en bevoegdheden van de
directie/het bestuur en de Raad van Toezicht (RvT). Dit geldt zeker voor instellingen die afhankelijk
zijn van overheidsgelden. Zie hiervoor verder: www.culturalgovernance.nl
De RvT en directie ondersteunen de conclusies van de ingestelde commissie en hebben ervoor
gekozen de code te volgen.
Huidige samenstelling Raad van Toezicht van de OBA
- de heer mr. dr. M.J. (Job) Cohen, voorzitter [benoemd in 2013, 1e termijn];
- mevrouw drs. O. (Özden) Yalim [aftredend in 2014];
- mevrouw drs. S. (Saskia) Groenewegen [benoemd in 2009; nu in 2e termijn];
- de heer Jonkheer drs. R.M.M. (René) van Rijckevorsel [benoemd in 2009; nu in 2e termijn];
- mevrouw drs. F.C.N.M (Femke) den Boer [benoemd in 2011; 1e termijn].
Aanleiding vacature Raad van Toezicht
Eind augustus loopt de tweede zittingstermijn van de mevrouw Özden Yalim af en ontstaat een
vacature. Daarom wordt gezocht naar een nieuw lid Raad van Toezicht. De OBA hanteert hiervoor
een profielenmix Raad van Toezicht, dat door de RvT in 2008 is vastgesteld. Deze wordt in punt 9
nader toegelicht.
9. Profielenmix Raad van Toezicht
De RvT van de OBA gebruikt een profielenmix waarin het geheel van kwaliteiten dat in de raad
vertegenwoordigd moet zijn is opgenomen en beschreven. Bij het benoemen van deze kwaliteiten
wordt onderscheid gemaakt tussen drie invalshoeken: functionele aspecten, persoonsgebonden
aspecten en team-gebonden aspecten. De opsomming van deze aspecten vormt de profielenmix.
4
Het functionele aspect
Basisprofiel (voor alle leden RvT):
- optimale betrokkenheid met cultureel besef, maximale distantie;
- bestuurlijke ervaring;
- affiniteit met het bibliotheekwezen in het algemeen en de doelstelling van de Stichting OBA
in het bijzonder;
- het kunnen functioneren als adviseur in relatie tot de directie;
- in staat tot zelfreflectie;
- zelfcontrole en evaluatie van het eigen functioneren van de RvT als voorwaarde beschouwen
van goed toezichthouderschap.
Specifieke eisen (die door tenminste één van de leden van de RvT ingevuld zouden moeten worden):
- kennis van en ervaring met het beoordelen van zowel de inrichting als de uitkomsten van de
planning & control cyclus;
- kennis van en ervaring met werkgeverschap waaronder alle aspecten van in-, door- en
uitstroom van topmanagement;
- kennis van statuten, reglementen en relevante externe regelgeving, specifiek die omtrent
financiële en juridische aspecten van de besturing;
- inzicht hebben in de governance systematiek en de ontwikkelingen daarin en het op basis
daarvan kunnen concipiëren én realiseren van het nieuwe toezicht, alsmede het monitoren
en analyseren van de kwaliteit daarvan;
- ervaring met leiding geven aan het toezichthoudende team in vergaderingen, besluitvorming
en informatievoorziening;
- een goed ontwikkeld gevoel voor verhoudingen en in staat om op een constructieve wijze
om te gaan met het spanningsveld tussen toezicht (RvT) en operatie (directie);
- specifieke kennis van het boekenvak en/of het medialandschap;
- specifieke kennis van de hospitality business.
Het persoonsgebonden aspect
Diversiteit
De OBA verleent haar diensten in principe aan de gehele bevolking van Amsterdam. Daarom is het
gepast en nuttig dat tenminste één lid van de RvT aantoonbare kennis heeft van de diversiteit van de
doelgroepen en er ook daadwerkelijk voeling mee heeft.
Inhoudelijke deskundigheden en verschillende netwerken (die door tenminste één van de leden van
de RvT ingebracht zouden moeten worden):
- inzicht in samenstelling, kenmerken, gedrag, voorkeuren en behoeften van de doelgroep (en) van de OBA én in de ontwikkelingen daarvan;
- kennis van/netwerk in de wereld van de subsidiënten van de OBA, de ontwikkeling van de
prioriteiten aldaar op de middellange termijn;
- kennis van/netwerk in de wereld van digitale ontwikkelingen en de bijbehorende
businessmodellen;
- inzicht in de HRM-aspecten van klant en marktgerichte organisaties.
Het team-gebonden aspect
De RvT is een orgaan dat collectieve besluiten neemt, waarvoor de leden als collectief, maar ook
individueel zijn aan te spreken. Bij het beoordelen van kandidaten moet daarom naast de functionele
en persoonsgebonden aspecten, ook aandacht besteed worden aan de vraag: ‘Hoe past het in de
groep en hoe vullen de persoonlijkheden in het team elkaar goed aan?’.
5
10. Vacature specifiek profiel aan te trekken lid Raad van Toezicht
Op basis van deze profielenmix heeft de RvT bekeken wat nodig is met het vertrek van het
betreffende lid (wat is er al in huis en wat is nog nodig).
Dit betekent dat bij de werving en selectie van kandidaten voor de vacature die ontstaat, in ieder
geval de volgende persoonsgebonden aspecten worden betrokken:
diversiteit (evenwichtige spreiding in de RvT over gender, leeftijd en maatschappelijke achtergrond),
inhoudelijke deskundigheid en relevante netwerken (kennis van en relaties met specifieke
doelgroepen van de OBA).
Concreet betekent het dat voor de vervulling van deze vacature naar een kandidaat wordt gezocht
met een sterke affiniteit voor- en kennis van de verschillende etnisch-culturele groepen in
Amsterdam (en zo mogelijk afkomstig uit een van de doelgroepen). Daarnaast dient de kandidaat
ingangen te hebben in netwerken van de verschillende doelgroepen.
11. Vergoeding
De Raad van Toezicht heeft een eigen honoreringsbeleid dat past binnen de door de minister
gestelde maximale jaarvergoeding. De vergoeding voor een lid is op jaarbasis € 1.000,-. Een
bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is van toepassing.
12. Procedure
Aan Nationaal Register (NR) is door de OBA gevraagd het proces voor de werving en selectie voor
deze vacature te begeleiden. De betrokken adviseur is mevrouw drs. Carla Aalse.
De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden met de voorzitter en een lid van de RvT. De procedure
wordt ambtelijk begeleid door de nieuwe directeur/bestuurder de heer mr. Martin Berendse. De
door de commissie geselecteerde kandidaat wordt vervolgens ter benoeming voorgedragen aan de
Raad van Toezicht.
De selectiegesprekken worden gepland in begin september, week 36 van 2014 in Amsterdam.
13. Uw reactie
Heeft u belangstelling voor deze functie en voldoet u aan het gevraagde profiel, dan nodigen wij u uit
vóór 1 augustus 2014 uw belangstelling via onze website bij ons kenbaar te maken. Via deze link kunt
u online solliciteren en krijgt u direct een ontvangstbevestiging van uw sollicitatie.
Meer informatie:
Nationaal Register
Adviseur:
Mevrouw drs. Carla Aalse
Telefoon:
070 324 30 91
E-mail:
[email protected]
Website:
www.nationaalregister.nl
6
Bijlage 1: Organogram OBA
Raad van Toezicht
Ondernemings
raad
Bestuur/alg.
Directeur
Managementteam
Interne
communicatie
Secretariaat/
Directiesecretaresse
P&O
P&O advies
Marketing
Communicatie
en PR
Marketing en PR
Financiën en
Controle
ICT
Kantoor
Automatisering
Manager Informatie
en Innovatie
Frontoffice
Beheer
Theater
Programmering
Regio (4)
Informatie
management
ODE
Innovatie en
Ontwikkeling
Postkamer en transport
Digitale
Bibliotheek
Schoonmaak en beveiliging
Technische dienst
ODE Congres
Exposities
Theatertechnici
Garderobe
Mobiliteitscentrum
Drukkerij
Communicatie
Plein
7